Spolupráce v PDF Prostory

Pracovní postupy s dokumenty se často rozpadají kvůli roztříštěným návrhům, rozptýlené zpětné vazbě a odpojeným konverzacím. PDF Prostory spojují soubory, kontext, poznatky založené na AI a aktivitu do jednoho sdíleného workspace, takže týmy mohou spolupracovat s jasností a zůstat sladěné.

Proč spolupracovat v PDF Prostory

PDF Prostory jsou vytvořeny pro smysluplnou spolupráci a bohatší výměnu znalostí. Týmy mohou shromažďovat zpětnou vazbu, přidávat poznatky a společně rozvíjet nápady, což vede k rychlejšímu porozumění, lepšímu sladění a jasnějším rozhodnutím.

S různými úrovněmi oprávnění můžete přesně kontrolovat, jak se účastníci zapojují, ať už poskytují zpětnou vazbu nebo aktivně formují projekt.

Jak spolupráce funguje

Spolupráce v PDF Prostory probíhá uvnitř jediného sdíleného prostředí, kde váš tým pracuje se stejnými soubory, kontextem a poznatky—bez přepínání nástrojů nebo ztráty přehledu o konverzacích. Začnete vytvořením PDF Prostory, které spojí soubory vašeho projektu, poznámky a odkazy a vytvoří jediný zdroj pravdy.

Jakmile je PDF Prostor připraven, můžete sdílet buď celý workspace nebo odkazy na konkrétní soubory či poznámky, v závislosti na tom, co příjemci potřebují vidět. Odtud kontrolujete, jak se účastníci zapojují, nastavením rolí a přizpůsobením úvodního zobrazení s pokyny a kontextem. Pro soukromé nebo pouze organizační odkazy mohou noví uživatelé požádat o přístup k PDF Prostoru pomocí Požádat o přístup. Tvůrce pak může žádost schválit nebo odmítnout. 

Jako vlastník můžete do PDF Prostoru přidat více spolupracovníků a přiřadit role Prohlížeč, Recenzent nebo Přispěvatel podle potřeb každé osoby. Členové týmu mohou kontrolovat obsah, přidávat komentáře a používat vestavěný AI Asistent k shrnutí dokumentů, kladení otázek nebo extrakci poznatků, což pomáhá všem rychle se zorientovat.

Úrovně přístupu a oprávnění

PDF Prostory vám umožňují kontrolovat jak to, kdo má přístup k Prostoru, tak to, co v něm může dělat.

Úrovně přístupu určují publikum: PDF Prostor můžete udržet soukromý pozváním konkrétních osob prostřednictvím e-mailu, což je ideální pro důvěrnou nebo počáteční práci. Pro širší spolupráci jej otevřete své organizaci, aby k němu kdokoli ve vaší společnosti mohl přistupovat prostřednictvím odkazu. Když potřebujete sdílet vzdělávací zdroje nebo veřejně přístupný materiál, nastavte PDF Prostor jako veřejný, aby byl dostupný komukoli s odkazem. 

Úrovně oprávnění definují účast: Jakmile lidé mají přístup, vybíráte, jak se zapojují. Oprávnění se vztahují na celý PDF Prostor, nikoli na jednotlivé soubory. 

• Prohlížeči mohou pouze číst soubory. Tuto roli použijte pro zúčastněné strany, které potřebují přístup pouze ke čtení.
• Recenzenti mohou prohlížet soubory a přidávat poznámky. Přiřaďte tuto roli komukoli, kdo poskytuje zpětnou vazbu. 
• Přispěvatelé mohou přidávat, aktualizovat nebo mazat obsah projektu, včetně souborů přidaných vlastníky a poznámek, které vytvářejí. Je ideální pro členy týmu aktivně formující projekt. Oprávnění přispěvatele nejsou podporována pro odkazy s veřejným přístupem.

Společně nastavení přístupu a oprávnění pomáhají rozhodnout, kdo projekt vidí a jak hluboko může spolupracovat. Zkušenost příjemce je zcela založena na oprávnění, které přiřadíte.

Naučte se, jak recenzovat sdílené PDF Prostory.

Pozvání spolupracovníků

Do svého PDF Prostoru můžete přizvat další osoby odesláním pozvánky prostřednictvím Pozvat osoby, kde můžete také zahrnout volitelnou zprávu pro kontext. Pokud dáváte přednost rychlému sdílení, můžete generovat odkaz nebo jej odeslat přímo prostřednictvím aplikací jako Outlook, Gmail, Teams nebo WhatsApp. U omezených PDF Prostorů mohou lidé bez přístupu požádat o přístup a vy můžete jejich žádost podle potřeby schválit nebo odmítnout.

Naučte se, jak sdílet PDF Prostory.

Udržování synchronizace

Spolupracovníci mohou snadno sledovat aktualizace:

• Zobrazení a odpovídání na komentáře. Soubory nebo poznámky s komentáři zobrazují ikonu Komentáře, kterou můžete vybrat pro zobrazení a odpověď na komentáře.
• Použijte @zmínky k upozornění členů týmu nebo přivedení nových recenzentů do konverzace.
• Získejte oznámení o nových komentářích a odpovědích.

Správa sdíleného PDF Prostoru

Jako vlastník PDF Prostoru si zachováváte kontrolu nad přístupem a účastí. PDF Prostor můžete kdykoli zrušit sdílení, abyste okamžitě odvolali přístup, nebo jej zcela smazat po dokončení projektu. Jen se ujistěte, že si nejprve stáhnete všechny potřebné soubory. Pokud se role změní, můžete upravit oprávnění účastníků nebo odebrat osoby prostřednictvím nastavení Sdílet. Kdykoli budete potřebovat, můžete také zkontrolovat, kdo má aktuálně přístup.