Průvodce konfigurací šablon a funkcí mapování dat/sloučení aplikace Adobe Sign for Salesforce

Přehled

Služba Adobe Sign umožňuje používat interaktivní formuláře ke shromažďování dat od autorů podpisů, k umístění polí pro podpis a iniciály v dokumentech, ke shromažďování informací od odesílatele i autora podpisu a dalším.

Ukládáním šablon a formulářů aplikace Adobe Sign na kartě Dokumenty služby Salesforce si můžete vytvořit svoji vlastní knihovnu šablon Adobe Sign.

Textové značky aplikace Adobe Sign nabízejí následující výhody:

  • Nastavení určitých umístění, ve kterých mohou zákazníci dokumenty podepsat a označit iniciály
  • Shromažďování údajů od autorů podpisů, které lze později odeslat zpět do účtu ve službě Salesforce. (Viz mapování dat)
  • Sloučení dat ze služby Salesforce do polí dokumentu před jeho odesláním k podpisu. (Viz mapování sloučení)

Formuláře aplikace Adobe Sign můžete vytvářet přidáváním speciálních textových značek do libovolného dokumentu odeslaného prostřednictvím služby Adobe Sign (dokument Word, PDF, textový dokument, atd.). Další podrobnosti najdete v dokumentaci k textovým značkám.

Poznámka:

Existují dvě volitelná nastavení pro mapování dat a slučování. Každé nastavení může být nakonfigurováno podle vašich potřeb v nabídce Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení:

1. Chcete v případě selhání mapování dat nebo sloučení obdržet e-mail?

  • Povolit upozornění na chybu mapování (ve výchozím nastavení povoleno) – Povolením tohoto nastavení umožníte odesílání e-mailových upozornění vlastníkovi mapování dat nebo mapování sloučení vždy, když dojde k chybám při mapování.

2. Chcete mít názvy rozhraní API zobrazené při výběru polí v mapování dat/sloučení?

  • Zobrazit názvy polí rozhraní API (ve výchozím nastavení vypnuto) – Povolte tuto možnost pro zobrazení názvu rozhraní API pro každé pole a vztah mezi objekty služby Salesforce při nastavování mapování dat a mapování sloučení.

Proveďte mě

Walk me thru

Všimněte si, že se na některých stránkách nachází tlačítko „Walk Me Through“ (Proveďte mě).

Toto tlačítko vás provede kroky vysoké úrovně, pro které je tato stránka navržena. Nejedná se o kontrolu správnosti vámi zadávaných hodnot, ale o představení procesu ve správném pořadí tak, abyste nezapomněli na žádné povinné položky.


Poznámka:

Mapování názvů polí sloučení nebo dat do polí objektů SFDC lze urychlit „odesláním“ názvů polí do služby Salesforce. Potom můžete vybírat názvy polí ze seznamu pro výběr a nemusíte je ručně zadávat do textového pole. Postupujte následujícím způsobem:

  1. Vytvořte formulář s nadefinovanými všemi poli
  2. Odešlete formulář k podpisu prostřednictvím služby Salesforce s jednoznačným názvem smlouvy, například Šablona pole W4
    • Pomůže vám to s vyhledáním správné šablony při mapování polí
  3. Do každého pole, které chcete namapovat, zadejte nějaký obsah, a smlouvu podepište, aby se ve službě Salesforce zaregistrovala jako dokončená.
    • Proces dokončení vytvoří ve službě Salesforce zdroj, ze kterého lze načíst názvy polí
  4. Tato šablona by se nyní měla zobrazit při použití funkce Importovat v mapování dat nebo sloučení

Stručná poznámka k formulářům a textovým značkám

Úspěšné mapování vyžaduje mít předem vytvořené formuláře s definovanými názvy polí tak, abyste mohli logicky propojit pole objektu SFDC s polem formuláře služby Adobe Sign. 

Na obrázku níže vidíte jednoduchý formulář.  Pole jsou definována dvojicemi složených závorek na jedné straně (definuje šířku pole) a názvem pole (řetězec znaků mezi složenými závorkami). 

Příklady textových značek

Textové značky mohou kromě hodnoty názvu obsahovat i další argumenty, například ověřování, výpočty a regulární výrazy. Podrobné vysvětlení postupu vytváření formulářů naleznete zde a jeho správné používání může významně zvýšit kvalitu dat zachycených v průběhu procesu podepisování.

Poznámka:

Při návrhu formuláře a mapování polí může být velice užitečná funkce Zkrácení textové značky, protože vytváří zásadu pro názvy polí, které se opakují v každém dokumentu (a šetří čas, protože nemusíte znovu vytvářet formální značku). Tím se výslovně zlepšuje mapování dat ve více formulářích a vytváří kotva pro budoucí formuláře.

Mapování sloučení – Generování dokumentů pomocí dat ze služby Salesforce

Mapování sloučení služby Adobe Sign umožňuje slučovat data polí ze služby Salesforce do polí dokumentů před jejich odesláním k podpisu.

Můžete například do smlouvy automaticky doplnit adresu a telefonní číslo zájemce ze záznamu ve službě Salesforce a poté tuto smlouvu zájemci odeslat k podpisu. Po podepsání a dokončení smlouvy můžete také změnit stav příležitosti. Pokud namapujete aktualizace autorů podpisů zpět do služby Salesforce, mohou autoři podpisů sloučená datová pole volitelně aktualizovat.

Pomocí sloučení mapování můžete rovněž automaticky přidávat seznamy produktů spojené s příležitostí. Můžete nastavit, které atributy produktů (například množství a cena) se zahrnou do smluv, stejně jako můžete určit způsob řazení a filtrování přiřazených produktů. 

O mapování sloučení

Typem zdroje dat pro mapování sloučení může být určitá konstantní hodnota nebo hodnota z pole objektu služby Salesforce, na kterou lze odkazovat ze smlouvy Adobe Sign. Cílem každé položky mapování sloučení je určené pole ve smlouvě Adobe Sign.

Níže uvedené mapování například aktualizuje pole dokumentu Adobe Sign „Jméno“ a „Příjmení“ daty z pole příjemce (kontaktu) ve službě Salesforce. Vyplní také pole společnosti v dokumentu názvem účtu.

Ukázka sloučení polí

Poznámka:

Při výběru objektu k mapování začnete u objektu smlouvy a postupujete k nadřazenému objektu nebo objektu vyhledávání. Propojení mezi těmito objekty musí být při běhu již navázáno.

Vytvoření mapování sloučení

Vytvoření nového mapování sloučení:

    1. V nástroji Spouštěč aplikací v levém horním rohu obrazovky vyberte možnost Adobe Sign

    2. Klikněte na kartu Mapování sloučení

    3. Na domovské stránce mapování sloučení klikněte na možnost Nové.

Tlačítko Nové na stránce Mapování sloučení

Zobrazí se stránka Nové mapování sloučení.

Stránka Nové mapování sloučení

    4. V části Informace o mapování zadejte název tohoto mapování a rozhodněte, jestli chcete, aby se jednalo o výchozí mapování. Zaškrtnete-li možnost Výchozí mapování sloučení, bude se toto mapování spouštět ve výchozím nastavení při odeslání smlouvy k podpisu.

Název mapování

    5. Chcete-li importovat a mapovat názvy polí formuláře z existujícího dokumentu, můžete vybrat smlouvu, která byla odeslána k podpisu a podepsána. Chcete-li přidávat další pole, můžete importovat pole z dalších smluv. Pole s duplicitními názvy nebudou importována dvakrát. Při importu polí formuláře postupujte následujícím způsobem:

        a. Kliknutím na přepínač zobrazení přepněte zobrazení části Import polí formuláře dokumentu.

Import polí formuláře dokumentu

        b. Klikněte na ikonu Hledat za polem, ve kterém je uveden text Importovat pole z

        c. Vyberte smlouvu, ze které chcete pole importovat

        d. Klikněte na tlačítko Importovat pole formuláře.

Zobrazí se počet importovaných polí.

Zobrazí se počet importovaných polí.

    6. V části Mapování polí objektu Salesforce do polí dokumentu můžete vytvořit mapování z polí, na která lze odkazovat z objektu smlouvy Adobe Sign (včetně vlastních polí). Můžete rovněž přidat pravidla mapování pro slučování dat do dokumentů Adobe Sign.

Část Mapování polí objektu Salesforce do polí dokumentu

Chcete-li vytvořit řádek mapování sloučení pole, postupujte následujícím způsobem:

    1. Kliknutím na možnost Přidat mapování pole přidejte nový, prázdný řádek.

Přidání mapování pole

    2. Pomocí následujících výběrů nadefinujte mapování a pravidla mapování:

  • Cílové pole dokumentu – Pokud jste importovali pole formuláře, můžete tato pole vybrat. Nebo můžete zadat určitý název pole.
    • Kliknutím na ikonu vlevo od položky Cílové pole dokumentu můžete přepínat mezi polem pro zadávání textu a rozevírací nabídkou pro výběr zobrazující dostupné a importované hodnoty polí formulářů.
  • Typ zdroje – Vyberte možnost Pole objektu Salesforce nebo Konstanta.
  • Zdrojová hodnota – V závislosti na vybraném typu zdroje musíte určit následující:
    • Pokud je zdrojovou hodnotou možnost Pole objektu Salesforce, musíte vybrat hodnotu. Kliknutím na odkaz Vybraný objekt zobrazte dialog Volič objektu, ve kterém můžete zvolit pole zdrojového objektu Salesforce.
Volič objektu

        Pokud je zdrojovou hodnotou konstanta, musíte do pole Zdrojová hodnota zadat hodnotu.

  • Zakázat – Je-li toto políčko zaškrtnuté, řádek mapování se nespustí
  • Akce – Kliknutím na tuto ikonu řádek odstraníte
Je-li hodnota konstanta, zadejte konstantu

    3. Opakováním kroků 1-2 můžete přidat další řádky mapování.

 

V části Mapování polí položek produktové řady Salesforce do polí dokumentu Adobe můžete přidávat seznamy produktů spojené s příležitostí.

Chcete-li vytvořit řádek mapování sloučení pole, postupujte následujícím způsobem:

  1. Kliknutím na možnost Přidat mapování pole přidejte nový, prázdný řádek.
Map SFDC product line fields

    2. Kliknutím na vybraný objekt zobrazte dialog Volič objektu.

Volič objektu

    3. V dialogu Volič objektu vyberte zdrojová pole Salesforce, vyberte příležitost, produkt příležitosti a poté přidejte atributy produktu, například množství, cenu a popis řady, které jsou obsaženy ve vašich smlouvách. Můžete také určit pole řazení a pořadí řazení.

Object Selector Expanded

    4. Klikněte na možnost Hotovo.

    5. Opakováním kroků 1-4 můžete přidat další řádky mapování.

Po dokončení šablony mapování sloučení klikněte na možnost Uložit

 

Používání výchozích mapování a mapování více sloučení

Můžete vytvořit libovolný počet mapování sloučení, jedno z nich ale musí být definováno jako výchozí mapování, které se spustí při každém odeslání smlouvy k podpisu. Výchozím mapováním může být pouze jedno mapování.

Můžete rovněž explicitně určit, které mapování sloučení chcete použít pro příslušnou smlouvu, a to uvedením odkazu v poli Mapování sloučení (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) ve smlouvě. Pomocí pracovního postupu služby Salesforce nebo spouštěče můžete spustit libovolnou vlastní firemní logiku, která určí, která šablona se má použít. Pamatujte si, že toto pole nemusí ukazovat na výchozí mapování – pokud toto pole zůstane prázdné, provede se výchozí mapování.

Poznámka:

V případě rozsáhlých nebo složitých nasazení doporučujeme po dobu zkušebního provozu používat pouze výchozí mapování. Používejte šablony s explicitním odkazováním.


Přiložené soubory

Existují nastavení mapování sloučení určující práci s přiloženými soubory. Ve výchozím nastavení bude původně přiložený dokument (například šablona NDA) odebrán a sloučený dokument se přiloží k záznamu smlouvy až po jejím odeslání.

  • Připojit sloučený dokument – Pokud je pro smlouvu použito mapování sloučení, způsobí výběr této volby připojení dokumentu společně se sloučenými daty do záznamu smlouvy po jejím odeslání.
  • Odebrat původní dokument – Pokud je pro smlouvu použito mapování sloučení, způsobí výběr této volby odebrání původního dokumentu šablony ze záznamu smlouvy po jejím odeslání.

Poznámka:

Tato nastavení mají globální rozsah a ovlivňují všechny šablony mapování sloučení.

Změna těchto nastavení:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení
  2. Klikněte na popisek pro Nastavení mapování sloučení služby Adobe Sign
  3. Klikněte na tlačítko Správa
  4. Klikněte na tlačítko Nový
  5. Podle potřeby upravte nastavení a klikněte na možnost Uložit

 

Odstraňování potíží s mapováním sloučení

Pole služby Salesforce obsahují pravidla ověření, která mohou způsobit selhání mapování. Pokud například namapujete pole e-mailové adresy služby Salesforce do textového pole služby Adobe Sign, může dojít k chybě, pokud obsahem tohoto pole není platná e-mailová adresa.

Pokud z nějakého důvodu dojde k selhání mapování, uloží se chybová zpráva do pole Chyba mapování sloučení (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) objektu smlouvy Adobe Sign a vlastníkovi mapování sloučení se odešle e-mailová zpráva s oznámením chyby.  

Poznámka:

Pole s chybami mapování lze rovněž zobrazit vytvořením sestavy nebo zobrazení seznamu

Oznámení e-mailem je ve výchozím nastavení povolené, ale lze jej vypnout úpravou nastavení:

1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení

2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign

Vlastní nastavení aplikace Adobe Sign

    2. Na stránce Definice vlastního nastavení klikněte na tlačítko Správa

    3. Na stránce Vlastní nastavení klikněte na možnost Nový nebo Upravit

    4. Vyhledejte položku Povolit upozornění na chybu mapování a proveďte požadované změny

Povolit upozornění na chybu mapování

Mapování dat – Odeslání dat a souborů autorů podpisů do záznamů služby Salesforce

Pomocí mapování dat polí formulářů Adobe Sign můžete definovat, jak bude služba Adobe Sign aktualizovat objekty služby Salesforce daty zachycenými od autorů podpisů. Můžete například aktualizovat záznam kontaktu autora podpisu ve službě Salesforce.com adresou a telefonním číslem, které zadá při vyplňování a podepsání vašeho dokumentu. Nastavením mapování souborů můžete rovněž odeslat zpět do objektů služby Salesforce podepsanou smlouvu, protokol auditu a odeslané podpůrné dokumenty Adobe Sign od příjemců. 

O mapování dat polí formulářů

Mapování dat služby Adobe Sign aktualizuje objekty služby Salesforce po podepsání smlouvy Adobe Sign nebo v určité fázi pracovního postupu smlouvy. Každé mapování dat se nastavuje předem a zahrnuje pravidla mapování dat. Každé pravidlo mapování dat definuje zdroj dat a cílové pole ve službě Salesforce, které má aktualizovat.

Zdrojem dat pro mapování může být pole formuláře aplikace Adobe Sign, určitá hodnota konstanty nebo hodnota z pole smlouvy Adobe Sign. Cílem položky mapování dat může být libovolné pole v libovolném objektu služby Salesforce, na který lze odkazovat ze smlouvy Adobe Sign.

Následující mapování například aktualizuje jméno a příjmení (tak, jak je zadal autor podpisu) v objektu Kontakt. Po podepsání smlouvy také aktualizuje fázi příležitosti a přidá podepsanou smlouvu a protokol auditu do příležitosti. 

Ukázka mapování pole

Mezi další ukázky použití mapování dat pro aktualizaci služby Salesforce patří:

  • Aktualizace kontaktních informací příjemce
  • Přidání čísla PO do příležitosti
  • Aktualizace platebních informací v účtu
  • Změna fáze příležitosti při podepsání smlouvy
  • Přidání podepsaného PDF a protokolu auditu do kontaktu. 

 

Vytvoření mapování dat pole formuláře

Nové mapování dat ze služby Adobe Sign vytvoříte následujícím způsobem:

  1. V nástroji Spouštěč aplikací v levém horním rohu obrazovky vyberte možnost Adobe Sign
  2. Klikněte na kartu Mapování dat
  3. Na domovské stránce Mapování dat klikněte na tlačítko Nové
  4. Na stránce Nové mapování dat zadejte intuitivní název tohoto mapování a rozhodněte, jestli chcete, aby se jednalo o výchozí mapování. Zaškrtnete-li možnost Výchozí mapování dat, bude se toto mapování spouštět po podepsání smluv ve výchozím nastavení. Nemusíte nastavit žádné výchozí mapování dat. Můžete jej přiřadit do šablony smlouvy, která se použije při vytvoření smlouvy
Stránka Nové mapování dat

    5. V části Mapování polí můžete definovat mapování dat do polí služby Salesforce. Pravidla mapování pro aktualizaci polí můžete přidat do libovolného souvisejícího objektu služby Salesforce. Můžete vytvořit mapování do libovolného pole (včetně vlastních polí). Existují dva způsoby vytváření řádků mapování a určení, ze kterých polí smlouvy data pocházejí. Pole můžete importovat z existujícího dokumentu pomocí funkce Import polí z existující smlouvy. Nebo můžete definovat jednotlivě každý řádek mapování pomocí funkce Přidat mapování.

Poznámka:

Pokud v dokumentu, ze kterého provádíte import, neexistují žádná vlastní pole služby Adobe Sign, nemůžete importovat standardní výchozí pole služby Adobe Sign obsažená v každé podepsané smlouvě. (např. datum podepsání, e-mail, jméno, příjmení, titul a společnost).

Pomocí funkce Import polí z existující smlouvy můžete importovat seznam názvů polí formuláře, ze kterých lze vytvořit mapování výběrem stávající smlouvy, která byla odeslána k podpisu a podepsána. Chcete-li přidávat další pole, můžete importovat pole z dalších smluv. Při importu polí ze smlouvy postupujte následujícím způsobem:

  1. Vyberte smlouvu, ze které chcete pole importovat.
Vyberte šablonu pro import

    2. Klikněte na tlačítko Importovat pole formuláře. Zobrazí se počet importovaných polí.

Klikněte na tlačítko Importovat pole formuláře

Pomocí funkce Přidat mapování můžete přidávat jednotlivé řádky mapování tak, jak vidíte níže:

Odkaz pro přidání mapování

Pro každý řádek mapování pole zadejte následující:

    1a. Který objekt služby Salesforce se má aktualizovat? – Vyberte cílový objekt ve službě Salesforce, do kterého se mají data zkopírovat.

    1b. Které pole služby Salesforce se má aktualizovat? – Vyberte cílové pole ve službě Salesforce, do kterého se mají data zkopírovat.

    2a. Odkud data pocházejí? – Výběr typu – Vyberte jednu z následujících možností: Pole formuláře EchoSign, Konstanta nebo Pole smlouvy.

    2b. Jaká je hodnota těchto dat? – V závislosti na výběru volby Data pochází z musíte určit následující:

  • Data pocházejí z pole formuláře EchoSign – Vyberte pole formuláře EchoSign nebo zadejte určitý název pole. Kliknutím na ikonu vlevo od pole můžete přepínat mezi polem pro zadávání textu a rozevírací nabídkou pro výběr zobrazující dostupné a importované hodnoty polí formulářů.
  • Data pocházejí z konstanty – Zadejte určitou hodnotu. Můžete například vložit hodnotu pole, kterou chcete změnit v seznamu pro výběr ve službě Salesforce. Nebo do pole služby Salesforce zadejte číslo nebo text, které chcete aktualizovat.
  • Data pocházejí z pole smlouvy – Z rozevírací nabídky vyberte pole smlouvy.

    3. Kdy se má mapování spustit? – Výběr stavu smlouvy – Mapování dat se spustí, když se stav smlouvy změní na určitý stav.

  • Podepsáno/schváleno/Přijato/Vyplněný formulář/Doručeno
  • Čekání na druhého podepisujícího/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení
  • Odesláno k podpisu/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení
  • Zrušeno/odmítnuto
  • S ukončenou platností
Ukázka záznamů mapování dat

Nastavení můžete volitelně změnit pro libovolný řádek mapování.

  1. V části Akce klikněte na ikonu Nastavení (ozubené kolo)
  2. V dialogu Nastavení hodnot mapování polí můžete určit následující:
    • Nepřepisovat stávající – Pokud je tato volba zaškrtnutá a pokud v cílovém poli ve službě Salesforce již existuje nějaká hodnota, nedojde pomocí tohoto pravidla mapování k přepsání této hodnoty.
    • Nezapisovat prázdné – Pokud je tato volba zaškrtnutá a zdrojová hodnota ze smlouvy Adobe Sign je prázdná, nedojde pomocí tohoto pravidla mapování k zapsání prázdné hodnoty do cílového pole ve službě Salesforce.

Zaškrtnutím volby Zakázat můžete volitelně zakázat řádek mapování tak, aby se nespustil

 

Vytvoření mapování souboru

Následujícím způsobem můžete namapovat podepsanou smlouvu nebo protokol auditu služby Adobe Sign do vybraného cílového objektu ve službě Salesforce:

    1. V tabulce Mapování souboru klikněte na možnost Přidat mapování

Mapování souboru – odkaz Přidat mapování

    2. Pro každý řádek mapování souboru vyberte:

1. Který objekt služby Salesforce se má aktualizovat? – Vyberte cílový objekt ve službě Salesforce, do kterého se mají data zkopírovat

2a. Jak chcete soubor přidat? – Máte k dispozici následující volby:

• Přidat k souboru referenční odkaz – Obsahuje adresu URL pro získání dokumentu PDF podepsané smlouvy.

• Připojit soubor přímo k objektu – Připojí dokument PDF přímo k objektu, do kterého provádíte mapování, pokud je pro tento objekt k dispozici seznam příloh.

Poznámka:

Některé objekty (například uživatelé) přiložené soubory nepodporují, takže do těchto objektů žádné soubory nemapujte.

 

2b. Do kterého pole se má přidat adresa URL souboru? – Vyžadováno pouze v případě, že vyberete možnost Přidat k souboru referenční odkaz. Musíte vybrat cílové pole, do kterého se adresa URL zkopíruje.

Poznámka:

Přidání referenčního odkazu pro protokol auditu, podpůrný dokument nebo rozdělené podepsané dokumenty PDF není podporováno. Tyto soubory PDF můžete připojit k záznamu objektu služby Salesforce.

Referenční odkaz lze také namapovat pouze do textového pole (např. řetězec, seznam pro výběr)

 

3. Který soubor se má přidat? – Máte k dispozici následující volby:

• Podepsaná smlouva – Sloučený dokument PDF – Tuto volbu vyberte v případě, že odesíláte více dokumentů k podpisu v rámci jedné transakce. Tato volba odešle podepsané dokumenty zpět do záznamu objektu služby Salesforce jako jeden sloučený dokument PDF.

• Podepsaná smlouva – Jednotlivé dokumenty PDF – Tuto volbu vyberte v případě, že odesíláte více dokumentů k podpisu v rámci jedné transakce. Tato volba odešle podepsané dokumenty zpět do záznamu objektu služby Salesforce jako jednotlivé dokumenty PDF.

• Protokol auditu – Tuto volbu vyberte, pokud chcete protokol auditu ve formátu PDF odeslat zpět do záznamu objektu služby Salesforce.

• Podpůrné dokumenty – Výběrem této volby odešlete zpět do záznamu objektu služby Salesforce všechny podpůrné dokumenty odeslané autory podpisů.

Poznámka:

Pokud máte ve službě Adobe Sign vlastní adresu URL s vlastní poddoménou (např. https://companyxyz.echosign.com), budete muset pro odeslání dokumentu podepsané smlouvy ve formátu PDF zpět do služby Salesforce učinit ještě jeden krok. 

 

  1. Přejděte do nabídky Nastavení > Nastavení > Zabezpečení > Nastavení vzdáleného webu
  2. Klikněte na tlačítko Nový vzdálený web
  3. Jako adresu URL nového vzdáleného webu zadejte svoji adresu URL služby Adobe Sign. Tento krok je potřebný pouze v případě, že mapujete podepsanou smlouvu.
Stránka Úprava vzdáleného webu

4. Kdy se má mapování spustit? – Výběr stavu smlouvy – Mapování dat se spustí, když se stav smlouvy změní na určitý stav. Máte k dispozici následující volby:

• Podepsáno/schváleno/Přijato/Vyplněný formulář/Doručeno

• Čekání na druhého podepisujícího/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení

• Odesláno k podpisu/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení

• Zrušeno/odmítnuto

• S ukončenou platností

Po dokončení mapování dat klikněte na tlačítko Uložit

 

Používání výchozích mapování a mapování více dat

Můžete vytvořit libovolný počet mapování dat, jedno z nich ale musí být definováno jako výchozí mapování, které se spustí při každé změně stavu smlouvy. Výchozím mapováním může být pouze jedno mapování.

Můžete rovněž explicitně určit, které mapování sloučení chcete použít pro příslušnou smlouvu, a to uvedením odkazu v poli Mapování dat (echosign_dev1__Process_Template__c) ve smlouvě. Pomocí pracovního postupu služby Salesforce nebo spouštěče můžete spustit libovolnou vlastní firemní logiku pro určení, které mapování dat se má použít. Pamatujte si, že toto pole nemusí ukazovat na výchozí mapování – pokud toto pole zůstane prázdné, provede se výchozí mapování.

Zaškrtnutím políčka Spuštění mapování dat (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) můžete také spustit mapování před nebo po změně stavu smlouvy na Podepsáno (např. spustit mapování poté, co smlouvu podepíše první autor podpisu). Pomocí pracovního postupu služby Salesforce nebo spouštěče můžete spustit libovolnou vlastní firemní logiku, která určí, kdy se má mapování dat spustit.

Kromě toho můžete propojit mapování dat se šablonou smlouvy. Další informace naleznete v části Šablony smluv.

Odstraňování potíží s mapováním dat

Pole služby Salesforce obsahují pravidla ověření, která mohou způsobit selhání mapování. Pokud například namapujete textové pole služby Adobe Sign do pole pro ověření e-mailové adresy ve službě Salesforce, může dojít k chybě, pokud obsahem tohoto pole není platná e-mailová adresa.

Pravidla pro ověření polí formulářů Adobe Sign se snažte používat kdekoli to je možné, protože tato pravidla pomáhají zajistit, že data zadaná autory podpisů budou odeslána do služby Salesforce. Služba Adobe Sign používá pravidla pro ověření polí standardních formulářů PDF z dokumentů PDF a umožňuje při používání textových značek služby Adobe Sign vytvářet pravidla ověření. Další informace viz dokumentace textových značek.

Pokud z nějakého důvodu dojde k selhání mapování, uloží se chybová zpráva do pole Chyba mapování dat (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c ) objektu smlouvy Adobe Sign a vlastníkovi mapování dat se odešle e-mailová zpráva s oznámením chyby.  

Poznámka:

Pole s chybami mapování lze rovněž zobrazit vytvořením sestavy nebo zobrazení seznamu

Oznámení e-mailem je ve výchozím nastavení povolené, ale lze jej vypnout úpravou nastavení:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení
  2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign
  3. Klikněte na možnost Správa
  4. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit)
  5. Vyhledejte (ctrl/cmd +f) nastavení Povolit upozornění na chybu mapování
  6. Podle potřeby nastavení upravte
  7. Klikněte na tlačítko Uložit

Šablony smluv a tlačítko Odeslat k podpisu

Šablony smluv služby Adobe Sign nabízejí snadný způsob, jak předem nastavit celou řadu výchozích hodnot a nastavení smluv. Šablonu smlouvy můžete propojit s tlačítkem Odeslat k podpisu.

O šablonách smluv

Patří sem předem nadefinovaná pole smlouvy, jako jsou název, zpráva, jazyk, typ podpisu, data vypršení platnosti a volby zabezpečení. Se šablonou smlouvy můžete také propojit určité mapování dat, mapování sloučení a objekt (např. příležitost, účet, kontakt, zájemce, příležitost, smlouva). Dále můžete předem nastavit definice příjemců, namapovat pole do polí smlouvy a předem nadefinovat přiložené soubory.

Můžete také nastavit tlačítko Odeslat k podpisu, které se zobrazí v souvisejícím záznamu objektu (například v příležitosti) a zajistí, že bude ve výchozím nastavení propojena se šablonou smlouvy. Kliknutí na toto tlačítko vyvolá vygenerování smlouvy pomocí šablony smlouvy.

Vytvoření šablony smlouvy

Při vytváření šablony smlouvy postupujte následujícím způsobem:

  1. V nástroji Spouštěč aplikací v levém horním rohu obrazovky vyberte možnost Adobe Sign
  2. Klikněte na kartu Šablony smluv
  3. Na domovské stránce Šablony smluv klikněte na tlačítko Nová
Přejděte do části Nové šablony smluv

Zobrazí se stránka Nová šablona smlouvy:

Stránka Šablona smlouvy

4. V části Informace zadejte nebo povolte následující položky:

Část Informace

• Název šablony smlouvy – Zadejte název šablony smlouvy.

• Typ hlavního objektu – Zadejte název rozhraní API (nikoli popisek) objektu Salesforce, který chcete použít jako hlavní odkaz pro některé z volitelných definic v šabloně smlouvy. Můžete ve smlouvě například definovat příjemce, mapování polí nebo přílohy pro vyhledávání polí a namapovat do nich hlavní objekt nebo data z vyhledaných objektů. Mezi hlavní objekty patří příležitost, účet, kontakt, zájemce, příležitost nebo smlouva. Pokud máte v šabloně smlouvy nadefinovaný hlavní objekt, musíte smlouvu zahájit pomocí tlačítka Odeslat k podpisu na tomto hlavním objektu. Další informace o povolení výchozího tlačítka nebo vytváření nových tlačítek Odeslat k podpisu naleznete v části Povolení tlačítka Odeslat k podpisu.

Typ smlouvy – Definování typů smluv vám umožňuje vytvářet zprávy o kategoriích smluv

• Aktivní – Zapnutím této volby umožníte používání šablony. Zrušením zaškrtnutí této volby zabráníte používání šablony.

• Výchozí – Tuto volbu povolte, pokud chcete nastavit tuto šablonu jako výchozí šablonu nových smluv. Můžete také nadefinovat určitou šablonu smlouvy, která bude přidružena k jiným smlouvám a toto přidružení přepíše výchozí šablonu smlouvy. Můžete například vytvořit vlastní tlačítko Odeslat k podpisu pro objekt účtu přidružený k určité šabloně smlouvy. Další informace o vlastních tlačítkách viz část Povolení tlačítka Odeslat k podpisu.

• Automatické odeslání – Tuto volbu povolte, pokud máte automatické pracovní postupy, které chcete používat ke spouštění odesílání smluv nebo pokud chcete automaticky odeslat smlouvu poté, co uživatel klikne v záznamu služby Salesforce na tlačítko Odeslat k podpisu. Aby funkce „Automatické odeslání“ fungovala, musíte mít v šabloně smlouvy nadefinovaného alespoň jednoho příjemce a jednu přílohu.

• Dostupné pro akce publikování – Pokud máte v organizaci povolenou funkci Akce publikování služby Chatter, můžete zaškrtnutím tohoto políčka tuto šablonu smlouvy povolit. Akce publikování služby Chatter umožňuje uživatelům odesílat smlouvy ze služby Chatter. Zaškrtnutím tohoto políčka povolíte tuto šablonu smlouvy pro akci služby Chatter v následujících hlavních objektech: Kontakt, Účet a Příležitost. Pokud je například hlavním objektem příležitost, umožní zaškrtnutí tohoto políčka uživatelům odesílání pomocí této šablony smlouvy z libovolného kanálu služby Chatter příležitosti. Pokud ponecháte hlavní objekt prázdný, můžete šablonu povolit na domovské stránce kanálu Chatter. Další informace o povolení akce vydavatele služby Chatter ve službě Adobe Sign.

 

5. V části Informace o smlouvě zadejte nebo vyberte následující položky:

Přidání názvu smlouvy

• Název smlouvy – Zadejte vlastní název nebo potvrďte výchozí.

• Zpráva (volitelné) – Zadejte vlastní zprávu.

• Typ podpisu – Vyberte typ podpisu a jazyk příjemce. Nacházejí se zde následující volby: Žádný, Elektronický podpis nebo Písemný podpis.

• Jazyk – Vyberte jazyk pro odesílání e-mailů. 

Poznámka:

V textových polích šablony smlouvy, například Název šablony nebo Zpráva, můžete jako součást definice volitelně používat proměnné služby Salesforce a zajistit tak dynamické generování dat pro smlouvu. Tato možnost je užitečná v případě, když chcete přizpůsobit název smlouvy a zprávu příjemcům při každém vygenerování smlouvy. Viz následující ukázky.  

Příklad 1:

Hlavní objekt: Příležitost

Název smlouvy: Smlouva se společností Acme Corp - {!Name}

Zpráva:

Zde je odhad pro:

Účet: {!Account.Name}

Částka: {!Amount}

Podepište prosím přiloženou smlouvu.

Díky, {!Owner.Name}

 

Níže vidíte výsledek po vygenerování smlouvy z určité příležitosti:

Smlouva se vygeneruje z určité příležitosti

Příklad 2:  Vlastní objekt jako hlavní objekt

Vlastní pole pro hledání v příležitosti: Student__c

Definice šablony smlouvy: AgreementTemplateProcess

Hlavní objekt: Student__c

Název smlouvy: Smlouva se studentem – {!Name}

Zpráva:

Dobrý den {!Student__r.Student_Name__c}

Podepište prosím přiloženou žádost.

Díky, {!Account.Owner.Name}

 

    6. V části Volby smlouvy zadejte, vyberte nebo povolte následující položky:

Panel voleb smlouvy

Poznámka:

V textových polích můžete volitelně používat proměnné služby Salesforce, například {!Id} nebo {!Account.Name} odkazující na hlavní objekt definovaný v šabloně smlouvy. Můžete například zadat {!Owner.Email} do pole Odeslat kopii e-mailem na adresu nebo {!OwnerId} do pole Odeslat jménem. Pokud byla hlavním objektem příležitost, potom bude proměnná {!OwnerId} představovat vlastníka příležitosti a proměnná {!Owner.Email} bude představovat e-mailovou adresu vlastníka příležitosti.

• Odeslat kopii e-mailem na adresu – Zadejte čárkami oddělené e-mailové adresy osob, kterým chcete smlouvu odeslat.

• Automatické připomínky – Vyberte volbu pro automatické připomínky. Máte k dispozici následující volby: Nikdy, Každý den, až do podepsání nebo Každý týden, až do podepsání.

• Postup podepisování – Vyberte volbu pro pořadí podepisování. Máte k dispozici následující volby: Žádný, Příjemci podepisují dle pořadí nebo Příjemci podepisují v libovolném pořadí.

• Pořadí podepisování odesílatelem – Výběrem volby určete, kdy má podepsat odesílatel. Máte k dispozici následující volby: Žádné; Nejprve podepisují příjemci, poté podepisuje odesílatel nebo Nejprve podepíše odesílatel, poté podepisují příjemci.

• Odeslat jménem – Smlouva bude odeslána jménem uživatele s ID zadaným v tomto poli.

Poznámka: Pokud chcete používat funkci odeslání jménem jiného uživatele, nezapomeňte tuto funkci nejprve povolit podle těchto pokynů.

• Adresa URL přesměrování po podpisu – Automatické přesměrování autorů podpisů smlouvy na určitou adresu URL poté, co zadají svůj podpis; zadejte adresu URL. Chcete-li používat tuto volbu, musí být zapnutá volba Povolit volby po podpisu.

• Povolit hostované podepisování – Umožní provedení hostovaného, osobního podepsání, je-li autor podpisu k dispozici.

• Podepisuje pouze odesílatel – Povolením této volby přidáte do šablony funkci Podepisuji pouze já. Chcete-li používat tuto volbu, musí být zapnutá volba Povolit funkci Podepisuje pouze odesílatel. V závislosti na vašich požadavcích lze tuto volbu nastavit jako pouze ke čtení pomocí nastavení Pouze ke čtení – Podepisuje pouze odesílatel.

• Povolit pole náhledu a pozice – Povolením této volby umožníte zobrazení náhledu smlouvy a přetažení polí formuláře do této smlouvy před jejím odesláním k podpisu.

• Použít faxové číslo – Povolením této volby odešlete smlouvu na faxové číslo kontaktu, zájemce nebo uživatele, pokud dáváte přednost napsanému podpisu.

• Počet dnů do vypršení platnosti – Zadejte počet dnů do vypršení platnosti smlouvy.

Poznámka: Zde zadaný počet dnů se přičte k aktuálnímu datu při vygenerování záznamu smlouvy z šablony smlouvy a dojde tak k dynamickému vypočtení data vypršení platnosti.

• Prodleva přesměrování po podpisu (sekundy) – Pokud je zapnuta volba Povolit volby po podpisu a je zadaná adresa URL přesměrování po podpisu, zadejte počet sekund, který uplyne před provedením přesměrování.

 

    7. V části Volby zabezpečení smlouvy zadejte, vyberte nebo povolte následující položky:

Panel Volby zabezpečení smlouvy

• Způsob ověření externích a interních autorů podpisů (volitelné) – Vyberte způsob ověření interních autorů podpisů (všechny e-mailové adresy obsažené ve vašem účtu Adobe Sign) a externích uživatelů (všechny e-mailové adresy neobsažené ve vašem účtu Adobe Sign). Máte následující možnosti: Žádné, Heslo pro podpis smlouvy, Ověření na základě znalostí a Ověření webové identity.

Poznámka: Chcete-li přiřadit způsob ověření identity autora podpisu jednotlivému příjemci, musíte tuto skutečnost stanovit v části Příjemci, viz níže.

Ochránit podepsaný dokument heslem (Volitelné) – Povolením této volby zašifrujete podepsaný dokument PDF odeslaný autorům podpisů.

• Heslo pro externí podpis – Nastavte hodnotu hesla pro podpis smlouvy externími příjemci, pokud je možnost Metoda ověření externích autorů podpisů nastavena na Heslo          

• Heslo pro interní podpis – Nastavte hodnotu hesla pro podpis smlouvy interními příjemci, pokud je možnost Metoda ověření interních autorů podpisů nastavena na Heslo

• Heslo pro zobrazení a potvrzení – Zadejte heslo, které bude vyžadováno k otevření souboru PDF podepsané smlouvy.

 

    8. V části Nastavení mapování můžete volitelně určit, které mapování dat nebo mapování sloučení nebo obojí se má automaticky spustit při odeslání smlouvy pomocí této šablony smlouvy.

Část Nastavení mapování

• Mapování dat – Vyberte mapování dat, které se použije k namapování vstupů z podepsané smlouvy zpět do služby Salesforce.

• Mapování sloučení – Vyberte mapování dat pro sloučení polí služby Salesforce do smlouvy před jejím odesláním.

 

    9. V části Odkazované objekty můžete zadáním určitého ID nebo proměnné služby Salesforce, například {!Id}, přidružit k této šabloně smlouvy účet, příležitost nebo smlouvu. Seznam smluv v odkazovaném objektu bude poté obsahovat smlouvy odeslané pomocí této šablony smlouvy.

Odkazované objekty

    10. Kliknutím na možnost Uložit uložte šablonu a zobrazí se stránka Šablona smlouvy.

 

Přidávání příjemců, příloh a šablon polí formulářů do šablon smluv

Na libovolné stránce Šablona smlouvy můžete dále přizpůsobit šablonu smlouvy určením příjemců, příloh a šablon polí formuláře.  Otevřete existující šablonu a kliknutím nahoře na kartu Související odkryjte volby
.

Stránka Šablona smlouvy

Přidání příjemců

Chcete-li přidat příjemce do šablony smlouvy, postupujte následujícím způsobem:

1. Kliknutím na název šablony tuto šablonu otevřete pro úpravy

2. Kliknutím na kartu Související odkryjte volby

3. V části Přidání příjemce klikněte na tlačítko Nový

Zobrazí se stránka Přidání nového příjemce.

Stránka Přidání nového příjemce

4. V části „Krok 1: Výběr typu a role příjemce vyberte následující možnosti:

• Zdroj příjemce – Z rozevíracího seznamu vyberte jednu z následujících možností pro určení příjemce:

○ Předdefinování příjemce

○ Vyhledání založené na poli hlavního objektu

○ Proměnná běhového prostředí

Pokud je vybraným hlavním objektem účet nebo příležitost, můžete vybrat rovněž následující možnosti:

○ <Účet nebo příležitost> – Primární role kontaktu

○ <Účet nebo příležitost> – Role kontaktu

○ Všechny role kontaktu <Účet nebo příležitost>

Poznámka:     Vyberete-li možnost Primární role kontaktu příležitosti nebo Primární role kontaktu účtu, provede se vyhledání příjemce v okamžiku vygenerování smlouvy na základě hlavního objektu, který jste nastavili v této šabloně smlouvy. (Další informace naleznete v části Vytvoření šablony smlouvy.) Část „Krok 2, určení příjemce“ (viz níže) není vyžadována, pokud je vybraná možnost Primární role kontaktu.

• Typ příjemce – V rozevíracím seznamu vyberte jednu z následujících možností: Kontakt, Zájemce, Uživatel nebo E-mail

• Role příjemce – V rozevíracím seznamu vyberte jednu z následujících možností: Podepisující, Schvalovatel, Příjemce, Osoba vyplňující formulář nebo Certifikovaný příjemce

• Způsob ověření autora podpisu – V rozevíracím seznamu vyberte jednu z následujících možností: Žádný, E-mail, Heslo, Sociální, KBA nebo Telefon

Poznámka: Před použitím těchto způsobů ověření autorů podpisů ve službě Salesforce ověřte, jestli jsou povolené ve vašem účtu Adobe Sign.

• Zpráva příjemce – Podle potřeby zadejte soukromou zprávu pro tohoto příjemce

• Pořadí – Toto číslo udává pozici podpisu příjemce.  Toto pořadí je kriticky významné u formulářů obsahujících více autorů podpisů nebo paralelní či hybridní pracovní postupy a specificky určená pole

Nevytvářet prázdný řádek příjemce – Tuto možnost zaškrtněte, pokud nechcete, aby došlo k přidání prázdného zástupce příjemce v případě, že nedojde k nalezení záznamu odpovídajícího vybraným kritériím

5. Kliknutím na možnost Další pokračujte do dalšího kroku

6. V části „Krok 2: Určení příjemce“ postupujte následujícím způsobem:

• Pokud jste v kroku 4 vybrali možnost Předdefinování příjemce, vyberte příjemce v poli Příjemce – <typ příjemce>.

Přidat nového příjemce – Kontakt

• Pokud jste vybrali možnost Vyhledání založené na poli hlavního objektu (krok 4 výše), provede se vyhledání příjemce při vygenerování smlouvy na základě hlavního objektu, který jste nastavili v této šabloně smlouvy. Hlavním objektem může být například „Příležitost“. Na této obrazovce vyberte v seznamu Hlavní objekt zdrojové pole (např. Příležitost), které se použije k vyhledání příjemce. Pole Příjemce můžete například vyplnit uživatelem, který vytvořil příležitost nebo který příležitost naposledy aktualizoval.

Určení příjemce

• Pokud jste vybrali možnost Role kontaktu příležitosti nebo Role kontaktu účtu, provede se vyhledání příjemce v okamžiku vygenerování smlouvy na základě hlavního objektu, který jste nastavili v této šabloně smlouvy. V tomto případě je nutné zadat příležitost nebo účet jako hlavní objekt. Na této obrazovce vyberte roli kontaktu příležitosti nebo účtu, která se ve smlouvě použije k výběru kontaktu jako příjemce. Pole Příjemce můžete například vyplnit kontaktem s rolí „Pracovník s rozhodovací pravomocí“ pro příležitost nebo účet.

 

• Pokud jste v kroku 4 vybrali možnost Proměnná běhového prostředí, můžete při stanovení příjemce pro šablonu smlouvy do adresy URL SFDC zadat ID příjemce. Předtím zde ale musíte stanovit proměnnou (např. myRecipient).

Stanovení příjemce - proměnná

Poté ve vlastním tlačítku Odeslat k podpisu připojte následujícím způsobem parametry proměnné běhu:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

ID příjemce je ID záznamu kontaktu, zájemce nebo uživatele.

V případě příjemce e-mailu, který není záznamem ve službě Salesforce, by tato proměnná obsahovala skutečnou e-mailovou adresu, například:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

Další informace o vytváření tlačítek Odeslat k podpisu naleznete v další části.

Můžete také nastavit zástupce příjemců, kteří mají určený typ příjemce, ale nejsou specificky definováni až do doby, než odesílatel definuje určitého příjemce při vygenerování smlouvy. Dosáhnete toho tím, že ponecháte pole Název proměnné prázdné.

7. Kliknutím na možnost Uložit příjemce uložte a poté opakováním výše uvedených kroků přidejte další příjemce.

Níže vidíte tři předdefinované příjemce (kontakt, uživatel a zájemce) přidané do šablony smlouvy.

Seznam příjemců

Přidávání příloh

Chcete-li přidat přílohy do šablony smlouvy, postupujte následujícím způsobem:

1. Kliknutím na název šablony tuto šablonu otevřete pro úpravy a poté klikněte na kartu Související

2. Klikněte na tlačítko Přidat nový soubor přílohy.

• Zobrazí se stránka Přidání nové přílohy

3. V části „Krok 1: Výběr typu přiloženého souboru“ vyberte v rozevírací nabídce typ přiloženého souboru.

Výběr typu přiloženého souboru v rozevírací nabídce

Máte k dispozici následující volby:

• Dokument z obsahu

• Dokument z knihovny EchoSign

• Dokument z knihovny (knihovna Salesforce)

• Dokument z hlavního objektu

• Proměnná běhového prostředí

Pokud je hlavním objektem vybraným v kroku 3 Příležitost nebo Nabídka, můžete také vybrat následující možnost:

• Dokument nabídky z nabídky příležitosti nebo Dokument nabídky z hlavní nabídky (pokud je hlavním objektem nabídka)

 

4. Kliknutím na možnost Další přejděte do části „Krok 2: Určení přiloženého souboru“.

• Pokud jste v kroku 3 vybrali možnost Dokument z knihovny EchoSign, stačí v dalším kroku provést výběr ze šablon dokumentů aplikace Adobe Sign.

Výběr ze šablon dokumentů aplikace Adobe Sign

• Pokud jste v kroku 3 vybrali možnost Dokument z knihovny, proveďte v dalším kroku výběr z dokumentů služby Salesforce.

Výběr z dokumentů služby Salesforce

• Pokud jste v kroku 3 vybrali možnost Dokument z obsahu, proveďte v dalším kroku výběr z dokumentů obsahu či souborů služby Salesforce.

Výběr z dokumentů obsahu nebo souborů služby Salesforce

• Pokud jste v kroku 3 vybrali možnost Dokument z hlavního objektu, provede se vyhledání dokumentu při vygenerování smlouvy na základě hlavního objektu, který jste nastavili v této šabloně smlouvy.

Vyhledání dokumentu z hlavního objektu

Musíte zadat kritéria, která se použijí při určení souboru přílohy, který se má použít:

○ Výběr souboru z hlavního objektu (např. příležitost)

► Nejnovější dokument

► Nejstarší dokument

► Všechny dokumenty

○ Výběr založen na

► Datum poslední změny

► Datum vytvoření

• Pokud jste vybrali možnost Dokument nabídky z hlavní nabídky nebo Dokument nabídky z nabídky příležitosti, provede se vyhledání dokumentu při vygenerování smlouvy na základě hlavního objektu, který jste nastavili v této šabloně smlouvy. V tomto případě je Nabídka hlavním objektem, který musíte pro tuto šablonu smlouvy zadat. V takovém případě se jako soubor přílohy použije dokument PDF nabídky vygenerovaný z příležitosti. Na další obrazovce vyberte kritéria určující soubor přílohy:

○ Výběr souboru z hlavního objektu (např. příležitost nebo nabídka)

► Nejnovější dokument

► Nejstarší dokument

► Všechny dokumenty

○ Výběr založen na:

► Datum poslední změny

► Datum vytvoření

• Pokud jste v kroku 3 vybrali možnost Proměnná běhového prostředí, můžete při určení přílohy pro šablonu smlouvy do adresy URL SFDC zadat ID příjemce a do hlavního objektu ID přílohy. Zde musíte zadat proměnnou (např. myRecipient nebo myAttachment).

Určení názvu proměnné přílohy

Poté ve vlastním tlačítku Odeslat k podpisu připojte následujícím způsobem parametry proměnné běhu:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Jako ID přílohy se použije ID přílohy v hlavním objektu.

Další informace o vytváření tlačítek Odeslat k podpisu naleznete v další části.

Pokud máte hlavní objekt, například Nabídka, budete muset v objektu nabídky nastavit vlastní tlačítko Odeslat k podpisu tak, aby došlo k odpovídajícímu připojení vámi určených dokumentů šablony smlouvy.

5. Kliknutím na možnost Uložit přílohu uložte a poté opakováním výše uvedených kroků přidejte další příjemce.

Přidávání šablon polí formuláře

Poznámka:

Šablony polí formuláře lze vytvářet v aplikaci Adobe Sign a slouží k určení umístění polí a atributů polí. Ve službě Salesforce můžete určovat šablony polí formuláře, které budete používat v šabloně smlouvy. Slouží k opakovanému používání v běžných firemních dokumentech za účelem určení polí. 

Přidání šablony pole formuláře do šablony smlouvy:

1. Kliknutím na název šablony tuto šablonu otevřete pro úpravy a poté vyberte kartu Související

2. Klikněte na tlačítko Přidat novou šablonu pole formuláře

• Zobrazí se stránka Přidání nové přílohy.

Stránka Přidání nové přílohy

• Na stránce Přidání nové šablony pole formuláře vyberte šablonu, kterou chcete použít.

Poznámka: V současné době lze v rámci jedné transakce vybrat pouze jednu šablonu pole formuláře, ale tuto šablonu lze použít na více dokumentů v transakci. Pokud má například vaše šablona pole formuláře délku 10 stran, můžete ji použít na 2 dokumenty o minimální celkové délce 10 stran.

• Kliknutím na možnost Uložit uložte svůj výběr šablony pole formuláře


Mapování dat do polí smlouvy

Chcete-li mapovat data do polí smlouvy v šabloně smlouvy, postupujte následovně:

1. Kliknutím na název šablony tuto šablonu otevřete pro úpravy a poté vyberte kartu Související

2. Klikněte na tlačítko Nové mapování dat do polí smlouvy.

• Zobrazí se stránka Přidání nového mapování pole.

Stránka Přidání nového mapování pole

3. V části „Krok 1: Výběr způsobu mapování pole“ na stránce Přidání nového mapování vyberte jeden z následujících způsobů mapování:

• Zadání určité hodnoty

• Výběr pole hlavního objektu

4. Pokračujte kliknutím na možnost Další.

5. V části „Krok 2: Zadání hodnoty pole a cílového pole pro přidání nového mapování pole“ proveďte jeden z následujících úkonů: 

• Pokud jste v kroku 3 jako způsob mapování vybrali možnost Zadání určité hodnoty, zadejte hodnotu do pole Cílová hodnota pole a vyberte Cílové pole smlouvy, do kterého budou data namapována při vygenerování smlouvy.

Mapování pomocí hodnoty pole

• Pokud jste v kroku 3 vybrali možnost Výběr hlavního objektu jako metodu mapování, provede se vyhledání hodnot pole při vygenerování smlouvy na základě hlavního objektu, který jste nastavili v této šabloně smlouvy. Hlavní objekt může být například Příležitost. Na další obrazovce vyberte v hlavním objektu (např. příležitosti) zdrojové pole a rovněž vyberte cílové pole objektu smlouvy, do kterého budou data namapována.

Mapování polí z hlavního objektu

6. Kliknutím na možnost Uložit mapování pole uložte.


Povolení tlačítka Odeslat k podpisu

Tlačítko Odeslat k podpisu je přidružené k výchozí šabloně smlouvy nebo k libovolné určité šabloně smlouvy, kterou jste nakonfigurovali. Aplikace Adobe Sign for Salesforce ve výchozím nastavení obsahuje tlačítko Odeslat k podpisu, které můžete přidat do rozvržení stránek příležitosti, účtu, kontaktu, zájemce nebo smlouvy. Můžete také vytvářet celou řadu dalších tlačítek Odeslat k podpisu, která lze přidávat do dalších objektů a sdružovat s různými šablonami smluv.

Zde uvádíme příklad postupu povolení tlačítka Odeslat k podpisu pro objekt příležitosti:

    1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Objekty a pole > Správce objektů

    2. V seznamu objektů na levé straně vyberte objekt, který chcete upravit (v tomto případě Příležitost)

    3. V levém panelu klikněte na volbu Rozložení stránek

    4. Vyberte rozložení stránky, které chcete upravit

    5. Po otevření rozvržení stránky vyberte v seznamu vlevo položku Tlačítka

    6. Přetáhněte tlačítko Odeslat k podpisu z horní části do pole Vlastní tlačítka v části Podrobnosti příležitosti.

Přetáhněte tlačítko Odeslat k podpisu z horní části do pole Vlastní tlačítka

Vytváření vlastních tlačítek Odeslat k podpisu

Vlastní tlačítka Odeslat k podpisu lze vytvářet i pro jiné objekty. Tlačítko můžete označit podle svých potřeb.

Zde uvádíme příklad postupu vytvoření vlastního tlačítka Odeslat k podpisu pro objekt příležitosti:

    1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Objekty a pole > Správce objektů

    2. V seznamu objektů na levé straně vyberte objekt, který chcete upravit (v tomto případě Příležitost)

    3. Po načtení stránky objektu vyberte v levém panelu možnost Tlačítka, odkazy a akce

    4. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko Nové tlačítko nebo odkaz

• Zobrazí se stránka Úpravy vlastního tlačítka nebo odkazu

Stránka Úpravy vlastního tlačítka nebo odkazu

5. Můžete zkopírovat nastavení provedená pro výchozí tlačítko příležitosti (viz následující snímek obrazovky), ale proměnnou ID objektu uvedenou na konci cesty budete muset nahradit proměnnou ID objektu, který chcete přidat: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Volitelné) Přiřazení určité šablony smlouvy tlačítku:

Pokud chcete přidružit určitou šablonu smlouvy k určitému tlačítku Odeslat k podpisu, musí být cesta tlačítka následující:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Kde templateId musí být určité ID šablony smlouvy, která se použije. Pokud tato hodnota není nastavena, použije se výchozí šablona smlouvy. Hodnotu templateId můžete získat z adresy URL stránky šablony smlouvy:

ID šablony smlouvy v adrese URL

• (Volitelné) Po kliknutí na toto tlačítko a vygenerování smlouvy můžete pomocí parametru retURL odeslat uživatele na jinou stránku než na stránku smlouvy.

Příklad: Tlačítko Odeslat k podpisu můžete nadefinovat tak, aby po kliknutí přeneslo uživatele místo na stránku smlouvy na určitou adresu URL nebo zpět k záznamu. Pro nadefinování tohoto tlačítka můžete použít například tento řetězec:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Volitelné) Po kliknutí na tlačítko se spustí akce onLoadAction pro odeslání

Příklad: Tlačítko Odeslat k podpisu můžete nadefinovat tak, aby po kliknutí přeneslo uživatele na stránku smlouvy a po načtení stránky bude smlouva odeslána bez dalšího zásahu uživatele. Pro nadefinování tohoto tlačítka můžete použít například tento řetězec:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Další informace o akci onLoadActions naleznete v části onLoadActions. Případně můžete hodnotu Odeslat namapovat do pole „Akce při načtení (Seznam pro výběr)“ v záznamu smlouvy. Informace o nadefinování tohoto mapování naleznete v části Mapování dat do polí smlouvy.

3. Klikněte na tlačítko Uložit.

Po vytvoření vlastního tlačítka přejděte do rozvržení stránky pro tento objekt a přidejte jej do stránky postupem podobným jako ve výše uvedeném příkladu pro příležitost. (Další informace viz Povolení tlačítka Odeslat k podpisu.)

Povolení voleb po podpisu

Povolením této možnosti přesměrujete podepisující osoby na zvolenou cílovou stránku. V tomto případě budou na stránce odeslání smlouvy k dispozici možnosti Adresa URL přesměrování po podpisu a Prodleva přesměrování po podpisu. Autoři podpisu smlouvy jsou po podepsání přesměrováni na uvedenou adresu URL. Například je můžete přesměrovat na web vaší společnosti nebo na stránku průzkumu. Tuto možnost lze pro odesílatele označit jako pouze ke čtení, a to pomocí volby Možnosti po podpisu – pouze ke čtení.

Povolení voleb po podpisu:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení
  2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign
  3. Klikněte na možnost Správa
  4. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit)
  5. Vyhledejte nastavení Povolení voleb po podpisu
    1. (Volitelné) Vyhledejte nastavení pro Možnosti po podpisu – pouze ke čtení
  6. Proveďte požadované úpravy a klikněte na možnost Uložit

Povolení funkce Odeslat jménem...

Poznámka:

Odeslání jménem jiného uživatele funguje pouze v aplikaci Adobe Sign for Salesforce v11.7 a novějších.

Funkci odeslání jménem jiného uživatele budete chtít aktivovat třeba v případě, kdy někdo ve vaší organizaci Salesforce musí posílat smlouvy jménem jiné osoby. Tato možnost funguje u všech odesílání smluv, včetně odesílání na pozadí spuštěného aktualizací pole Akce na pozadí smlouvy nebo pomocí volby Automatické odeslání v šablonách smluv. V šabloně smlouvy můžete také nastavit vyhledání uživatele na Odeslat jménem, aby se při vygenerování smlouvy automaticky vyplnilo.  

Povolení funkce Odeslat jménem:

1. Následujícím způsobem můžete zapnout nastavení Povolit odesílání jménem jiných uživatelů:

a. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení

b. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign.

c. Klikněte na tlačítko Správa.

d. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit).

e. Najděte (ctrl/cmd +f) nastavení Povolit odesílání jménem jiných uživatelů a podle potřeby jej upravte

Nastavení Povolit odesílání jménem jiných uživatelů

f. Klikněte na tlačítko Uložit

 

2. Následujícím způsobem přidejte do rozvržení uživatelského záznamu pole DC – Povolit odesílání jako jiní uživatelé:

a. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Objekty a pole > Správce objektů

b. Ve správci objektů vyberte možnost Uživatel

c. V levém panelu stránky objektu Uživatel vyberte možnost Uživatelská rozvržení stránek

d. Klikněte na odkaz Uživatelské rozvržení

e. Vyberte možnost Pole, klikněte na možnost Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé a přetáhněte ji do části rozvržení Další informace (Záhlaví je viditelné pouze při úpravách).

Klikněte na možnost Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé a přetáhněte ji do části Další informace

f. Klikněte na tlačítko Uložit

 

3. Pro uživatele, jehož jménem chcete odesílat, musíte následujícím způsobem povolit volbu Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé:

a. Přejděte do části Nastavení > Správa > Uživatelé > Uživatelé

b. Klikněte na akci Upravit pro příslušného uživatele.

c. Na stránce Uživatelské úpravy v části Další informace zapněte volbu Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé.

d. Klikněte na tlačítko Uložit

Povolení volby Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé

4. Následujícím postupem přidejte pole „Odesílat jménem jiných uživatelů“ do rozvržení stránky smlouvy:

a. Přejděte do části Nastavení > Sestavení > Vytvořit > Objekty.

b. Klikněte na odkaz Smlouva.

Odkaz na objekt smlouvy

c. Kliknutím na možnost Sady polí v horní části stránky přejděte do příslušné části.

Odkaz Sady polí

d. Klikněte na akci Upravit.

Tlačítko pro úpravy sad polí

e. Vyberte položku Smlouva, vyhledejte pole Odesílat jménem jiných uživatelů a přetáhněte jej do části V sadě polí.

Přetažení pole „Odesílat jménem jiných uživatelů“ objektu do rozvržení stránky

f. Při nastavování smlouvy k odeslání je nutné pole „Odesílat jménem jiných uživatelů“ vyplnit uživatelem, který povolil ostatním uživatelům rozesílat svým jménem. 

 

Povolení funkce Podepisuje pouze odesílatel

Povolením tohoto nastavení zobrazíte a zapnete volbu Podepisuje pouze odesílatel v části Příjemci stránky odeslání smlouvy. Když je použita volba Podepisuje pouze odesílatel, smlouva či dokument se předkládá odesílateli k podpisu. Toto fungování je podobné jako u funkce „Fill & Sign“ ve službách Adobe. Tuto volbu lze nastavit jako pouze ke čtení pomocí nastavení Pouze ke čtení – Podepisuje pouze odesílatel.

Povolení funkce Podepisuje pouze odesílatel:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení
  2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign
  3. Klikněte na možnost Správa
  4. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit)
  5. Vyhledejte nastavení Povolit funkci Podepisuje pouze odesílatel
    1. (Volitelné) Vyhledejte nastavení pro Pouze ke čtení – Podepisuje pouze odesílatel
  6. Proveďte požadované úpravy a klikněte na možnost Uložit

onLoadActions

Služba Salesforce dokáže automaticky spouštět akce pomocí parametru URL onLoadAction podporovaného službou Adobe Sign pro následující akce tlačítka Smlouva: odeslat, připomenout, odstranit, zrušit, aktualizovat a zobrazit. Parametr URL respektuje nastavení panelu nástrojů (viz Příručka pro pokročilé přizpůsobení) provedená správcem, takže jsou dostupná pouze ta, která jsou povolená.

Ukázky adres URL s parametrem onLoadAction:

  • Odeslat: Ověřte, jestli máte ve svém účtu smlouvu se stavem Předběžná verze.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Připomenout: Ověřte, jestli máte ve svém účtu smlouvu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Odstranit: Ověřte, jestli máte ve svém účtu smlouvu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Zrušit: Ověřte, jestli máte ve svém účtu smlouvu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Aktualizovat: Ověřte, jestli máte ve svém účtu smlouvu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Zobrazit: Ověřte, jestli máte ve svém účtu smlouvu se stavem Předběžná verze, Odesláno k podpisu, Podepsáno nebo Zrušeno.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Stáhnout

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online