Adobe Sign pro Salesforce: Mapování polí a šablony

Průvodce konfigurací šablon a funkcí mapování dat/sloučení aplikace Adobe Sign for Salesforce

Přehled

Služba Adobe Sign umožňuje používat interaktivní formuláře ke shromažďování dat od podepisujících, k umístění polí pro podpis a iniciály v dokumentech, ke shromažďování informací od odesílatele i podepisujícího a dalším.

Ukládáním šablon a formulářů aplikace Adobe Sign na kartě Dokumenty služby Salesforce si můžete vytvořit svoji vlastní knihovnu šablon Adobe Sign.

Textové značky aplikace Adobe Sign nabízejí následující výhody:

  • Nastavení určitých umístění, ve kterých mohou zákazníci dokumenty podepsat a označit iniciály
  • Shromažďování údajů od podepisujících, které lze později odeslat zpět do účtu ve službě Salesforce. (Viz mapování dat)
  • Sloučení dat ze služby Salesforce do polí dokumentu před jeho odesláním k podpisu. (Viz mapování sloučení)

Formuláře aplikace Adobe Sign můžete vytvářet přidáváním speciálních textových značek do libovolného dokumentu odeslaného prostřednictvím služby Adobe Sign (dokument Word, PDF, textový dokument, atd.). Další podrobnosti najdete v dokumentaci k textovým značkám.

Existují dvě volitelná nastavení pro mapování dat a slučování. Každé nastavení může být nakonfigurováno podle vašich potřeb v nabídce Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení:

1. Chcete v případě selhání mapování dat nebo sloučení obdržet e-mail?

  • Povolit upozornění na chybu mapování (ve výchozím nastavení povoleno) – Povolením tohoto nastavení umožníte odesílání e-mailových upozornění vlastníkovi mapování dat nebo mapování sloučení vždy, když dojde k chybám při mapování.

2. Chcete mít názvy rozhraní API zobrazené při výběru polí v mapování dat/sloučení?

  • Zobrazit názvy polí rozhraní API (ve výchozím nastavení vypnuto) – Povolte tuto možnost pro zobrazení názvu rozhraní API pro každé pole a vztah mezi objekty služby Salesforce při nastavování mapování dat a mapování sloučení.

Mapování polí / sloučení názvů dat do polí objektů SFDC lze urychlit „nahráním“ názvů polí do služby Salesforce. Potom můžete vybírat názvy polí ze seznamu pro výběr a nemusíte je ručně zadávat do textového pole.

Postupujte následujícím způsobem:

  1. Vytvořte formulář s nadefinovanými všemi poli

  2. Odešlete formulář k podpisu prostřednictvím služby Salesforce s jednoznačným názvem dohody, například Šablona pole W4

    • Pomůže vám to s vyhledáním správné šablony při mapování polí
  3. Do každého pole, které chcete namapovat, zadejte nějaký obsah, a dohodu podepište, aby se ve službě Salesforce zaregistrovala jako dokončená.

    • Proces dokončení vytvoří ve službě Salesforce zdroj, ze kterého lze načíst názvy polí
  4. Šablonu nyní můžete zvolit při použití funkce Importovat v mapování dat / sloučení


Stručná poznámka k formulářům a textovým značkám

Úspěšné mapování vyžaduje mít předem vytvořené formuláře s definovanými názvy polí tak, abyste mohli logicky propojit pole objektu SFDC s polem formuláře služby Adobe Sign. 

Na obrázku níže vidíte jednoduchý formulář.  Pole jsou definována dvojicemi složených závorek na jedné straně (definuje šířku pole) a názvem pole (řetězec znaků mezi složenými závorkami). 

Textové značky mohou kromě hodnoty názvu obsahovat i další argumenty, například ověřování, výpočty a regulární výrazy. Podrobné vysvětlení postupu vytváření formulářů naleznete zde a jeho správné používání může významně zvýšit kvalitu dat zachycených v průběhu procesu podepisování.

Poznámka:

Při návrhu formuláře a mapování polí může být velice užitečná funkce Zkrácení textové značky, protože vytváří zásadu pro názvy polí, které se opakují v každém dokumentu (a šetří čas, protože nemusíte znovu vytvářet formální značku). Tím se výslovně zlepšuje mapování dat ve více formulářích a vytváří kotva pro budoucí formuláře.


Mapování sloučení – Generování dokumentů pomocí dat ze služby Salesforce

Mapování sloučení služby Adobe Sign umožňuje slučovat data polí ze služby Salesforce do polí dokumentů před jejich odesláním k podpisu.

Můžete například do dohody automaticky doplnit adresu a telefonní číslo zájemce ze záznamu ve službě Salesforce a poté tuto dohodu zájemci odeslat k podpisu. Po podepsání a dokončení dohody můžete také změnit stav příležitosti. Pokud namapujete aktualizace podepisujících zpět do služby Salesforce, mohou podepisující sloučená datová pole volitelně aktualizovat.

Pomocí sloučení mapování můžete rovněž automaticky přidávat seznamy produktů spojené s příležitostí. Můžete nastavit, které atributy produktů (například množství a cena) se zahrnou do dohod, stejně jako můžete určit způsob řazení a filtrování přiřazených produktů. 


O mapování sloučení

Typem zdroje dat pro mapování sloučení může být určitá konstantní hodnota nebo hodnota z pole objektu služby Salesforce, na kterou lze odkazovat z dohody Adobe Sign. Cílem každé položky mapování sloučení je určené pole v dohodě Adobe Sign.

Níže uvedené mapování například aktualizuje pole dokumentu Adobe Sign „Jméno“ a „Příjmení“ daty z pole příjemce (kontaktu) ve službě Salesforce. Vyplní také pole společnosti v dokumentu názvem účtu.

Poznámka:

Při výběru objektu k mapování začnete u objektu dohody a postupujete k nadřazenému objektu nebo objektu vyhledávání. Propojení mezi těmito objekty musí být při běhu již navázáno.


Vytvoření mapování sloučení

Vytvoření nového mapování sloučení:

  1. V levém horním rohu obrazovky vyberte možnost Adobe Sign

  2. Klikněte na kartu Mapování sloučení

  3. Na domovské stránce mapování sloučení klikněte na možnost Nové

    Nové mapování sloučení

    Zobrazí se stránka Nové mapování sloučení.

    Stránka Nové mapování sloučení

  4. V části Informace o mapování zadejte název tohoto mapování a rozhodněte, jestli chcete, aby se jednalo o výchozí mapování. Zaškrtnete-li možnost Výchozí mapování sloučení, bude se toto mapování spouštět ve výchozím nastavení při odeslání dohody k podpisu.

    Název mapování

  5. Chcete-li importovat a mapovat názvy polí formuláře z existujícího dokumentu, můžete vybrat dohodu, která byla odeslána k podpisu a podepsána. Chcete-li přidávat další pole, můžete importovat pole z dalších dohod. Pole s duplicitními názvy nebudou importována dvakrát. Při importu polí formuláře postupujte následujícím způsobem:

    • Klikněte na přepínač zobrazení v hlavičce nabídky Importovat pole formuláře dokumentu, aby se zobrazila část Importovat pole formuláře dokumentu.
    Importovat pole

    • Klikněte na ikonu Hledat za polem, ve kterém je uveden text Importovat pole z
    • Vyberte dohodu, ze které chcete pole importovat
    • Klikněte na tlačítko Importovat pole formuláře.

    Zobrazí se počet importovaných polí:

  6. V části Mapování polí objektu Salesforce do polí dokumentu můžete vytvořit mapování z polí, na která lze odkazovat z objektu dohody Adobe Sign (včetně vlastních polí). Můžete rovněž přidat pravidla mapování pro slučování dat do dokumentů Adobe Sign.

    Mapování polí objektu Salesforce


Chcete-li vytvořit řádek mapování sloučení pole, postupujte následujícím způsobem:

  1. Kliknutím na možnost Přidat mapování pole přidejte nový, prázdný řádek.

  2. Pomocí následujících výběrů nadefinujte mapování a pravidla mapování:

    • Cílové pole dokumentu – Pokud jste importovali pole formuláře, můžete tato pole vybrat. Nebo můžete zadat určitý název pole.
      • Kliknutím na ikonu vlevo od položky Cílové pole dokumentu můžete přepínat mezi polem pro zadávání textu a rozbalovací nabídkou pro výběr zobrazující dostupné a importované hodnoty polí formulářů.
    • Typ zdroje – Vyberte možnost Pole objektu Salesforce nebo Konstanta.
    • Zdrojová hodnota – V závislosti na vybraném typu zdroje musíte určit následující:
      • Pokud je zdrojovou hodnotou možnost Pole objektu Salesforce, musíte vybrat hodnotu. Kliknutím na odkaz Vybraný objekt zobrazte dialog Volič objektu, ve kterém můžete zvolit pole zdrojového objektu Salesforce.

            Pokud je zdrojovou hodnotou konstanta, musíte do pole Zdrojová hodnota zadat hodnotu.

    • Zakázat – Je-li toto políčko zaškrtnuté, řádek mapování se nespustí
    • Akce – Kliknutím na tuto ikonu řádek odstraníte

  3. Opakováním kroků 1-2 můžete přidat další řádky mapování.

V části Mapování polí položek produktové řady Salesforce do polí dokumentu Adobe můžete přidávat seznamy produktů spojené s příležitostí.


Chcete-li vytvořit řádek mapování sloučení pole, postupujte následujícím způsobem:

  1. Kliknutím na možnost Přidat mapování pole přidejte nový, prázdný řádek.

  2. Kliknutím na vybraný objekt zobrazte dialog Volič objektu.

  3. V dialogu Volič objektu vyberte zdrojová pole Salesforce, vyberte příležitost, produkt příležitosti a poté přidejte atributy produktu, například množství, cenu a popis řady, které jsou obsaženy ve vašich dohodách. Můžete také určit pole řazení a pořadí řazení.

  4. Klikněte na možnost Hotovo.

     

     

  5. Opakováním kroků 1-4 můžete přidat další řádky mapování.

    Po dokončení šablony mapování sloučení klikněte na možnost Uložit


Používání výchozích mapování a mapování více sloučení

Můžete vytvořit libovolný počet mapování sloučení, jedno z nich ale musí být definováno jako výchozí mapování, které se spustí při každém odeslání dohody k podpisu. Výchozím mapováním může být pouze jedno mapování.

Můžete rovněž explicitně určit, které mapování sloučení chcete použít pro příslušnou dohodu, a to uvedením odkazu v poli Mapování sloučení (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) v dohodě. Pomocí pracovního postupu služby Salesforce nebo spouštěče můžete spustit libovolnou vlastní firemní logiku, která určí, která šablona se má použít. Pamatujte si, že toto pole nemusí ukazovat na výchozí mapování – pokud toto pole zůstane prázdné, provede se výchozí mapování.

Poznámka:

V případě rozsáhlých nebo složitých nasazení doporučujeme po dobu zkušebního provozu používat pouze výchozí mapování. Používejte šablony s explicitním odkazováním.


Přiložené soubory

Existují nastavení mapování sloučení určující práci s přiloženými soubory. Ve výchozím nastavení bude původně přiložený dokument (například šablona NDA) odebrán a sloučený dokument se přiloží k záznamu dohody až po jejím odeslání.

  • Přiložit sloučený dokument – Pokud je pro dohodu použito mapování sloučení, způsobí výběr této možnosti přiložení dokumentu společně se sloučenými daty do záznamu dohody po jejím odeslání.
  • Odebrat původní dokument – Pokud je pro dohodu použito mapování sloučení, způsobí výběr této možnosti odebrání původního dokumentu šablony ze záznamu dohody po jejím odeslání.
Poznámka:

Tato nastavení mají globální rozsah a ovlivňují všechny šablony mapování sloučení.

Změna těchto nastavení:

 

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení

  2. Klikněte na popisek pro Nastavení mapování sloučení služby Adobe Sign

  3. Klikněte na tlačítko Správa

  4. Klikněte na tlačítko Nový

  5. Podle potřeby upravte nastavení a klikněte na možnost Uložit


Odstraňování potíží s mapováním sloučení

Pole služby Salesforce obsahují pravidla ověření, která mohou způsobit selhání mapování. Pokud například namapujete pole e-mailové adresy služby Salesforce do textového pole služby Adobe Sign, může dojít k chybě, pokud obsahem tohoto pole není platná e-mailová adresa.

Pokud z nějakého důvodu dojde k selhání mapování, uloží se chybová zpráva do pole Chyba mapování sloučení (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) objektu dohody Adobe Sign a vlastníkovi mapování sloučení se odešle e-mailová zpráva s oznámením chyby.  

Poznámka:

Pole s chybami mapování lze rovněž zobrazit vytvořením sestavy nebo zobrazení seznamu

Oznámení e-mailem je ve výchozím nastavení povolené, ale lze jej vypnout úpravou nastavení:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení

  2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign

  3. Na stránce Definice vlastního nastavení klikněte na tlačítko Správa

  4. Na stránce Vlastní nastavení klikněte na možnost Nový nebo Upravit

  5. Vyhledejte položku Povolit upozornění na chybu mapování a proveďte požadované změny


Mapování dat – Odeslání dat a souborů podepisujících do záznamů služby Salesforce

Pomocí mapování dat polí formulářů Adobe Sign můžete definovat, jak bude služba Adobe Sign aktualizovat objekty služby Salesforce daty zachycenými od podepisujících. Můžete například aktualizovat záznam kontaktu podepisujícího ve službě Salesforce.com adresou a telefonním číslem, které zadá při vyplňování a podepsání vašeho dokumentu. Nastavením mapování souborů můžete rovněž odeslat zpět do objektů služby Salesforce podepsanou dohodu, protokol auditu a odeslané podpůrné dokumenty Adobe Sign od příjemců. 


O mapování dat polí formulářů

Mapování dat služby Adobe Sign aktualizuje objekty služby Salesforce po podepsání dohody Adobe Sign nebo v určité fázi pracovního postupu dohody. Každé mapování dat se nastavuje předem a zahrnuje pravidla mapování dat. Každé pravidlo mapování dat definuje zdroj dat a cílové pole ve službě Salesforce, které má aktualizovat.

Zdrojem dat pro mapování může být pole formuláře aplikace Adobe Sign, určitá hodnota konstanty nebo hodnota z pole dohody Adobe Sign. Cílem položky mapování dat může být libovolné pole v libovolném objektu služby Salesforce, na který lze odkazovat z dohody Adobe Sign.

Následující mapování například aktualizuje jméno a příjmení (tak, jak je zadal podepisující) v objektu Kontakt. Po podepsání dohody také aktualizuje fázi příležitosti a přidá podepsanou dohodu a protokol auditu do příležitosti. 

Mezi další ukázky použití mapování dat pro aktualizaci služby Salesforce patří:

  • Aktualizace kontaktních informací příjemce
  • Přidání čísla PO do příležitosti
  • Aktualizace platebních informací v účtu
  • Změna fáze příležitosti při podepsání smlouvy
  • Přidání podepsaného PDF a protokolu auditu do kontaktu. 

 


Vytvoření mapování dat pole formuláře

Nové mapování dat ze služby Adobe Sign vytvoříte následujícím způsobem:

  1. V nástroji Spouštěč aplikací v levém horním rohu obrazovky vyberte možnost Adobe Sign

  2. Klikněte na kartu Mapování dat

  3. Na domovské stránce Mapování dat klikněte na tlačítko Nové

  4. Pojmenujte svou datovou mapu

    Na stránce Nové mapování dat zadejte intuitivní název tohoto mapování a rozhodněte, jestli chcete, aby se jednalo o výchozí mapování.

    Zaškrtnete-li možnost „Výchozí mapování dat“, mapování se automaticky spustí po podepsání dohod

    • Nemusíte nastavit žádné výchozí mapování dat. Můžete jej místo toho přiřadit jedné ze Šablon dohod, která se použije při vytváření dohody
    Nové mapování dat

  5. Mapování lze uložit i pokud nejsou pole nadefinovaná nebo můžete pokračovat krokem Definovat pole na mapování polí

    Poznámka:

    Pokud v dokumentu, ze kterého provádíte import, neexistují žádná vlastní pole služby Adobe Sign, nemůžete importovat standardní výchozí pole služby Adobe Sign obsažená v každé podepsané dohodě. (např. datum podepsání, e-mail, jméno, příjmení, titul a společnost).


Definovat pole pro mapování polí

Část Mapování pole umožňuje definovat vztah polí mezi sebou a vztah mezi poli v systému Salesforce a poli v dohodách.

  • Pravidla mapování lze určit pro jakýkoli druh polí ve službě Salesforce včetně vlastních polí

Proces mapování polí spočívá v:

  1. Výběru cílového datového pole ve službě Salesforce, které se stane příjemcem dat
  2. Definování zdroje dat
  3. Jaká událost změny stavy by měla vyvolat přesun obsahu ze zdrojového pole do cílového pole

Obecně doporučujeme, aby správci nahráli svá pole formuláře do služby Salesforce, jelikož díky tomu mohou importovat názvy polí z podepsaných dohod a zapnout výběr názvu polí na základě seznamu pro výběr (místo ručního zadávání):

Ve vrchní polovině části Mapování pole najdete možnost Importovat pole z podepsané dohody

Tato možnost umožní vybrat jakoukoli úspěšně podepsanou dohodu a importovat názvy polí, které jsou dostupné ve formuláři

  • Vrátí se pouze ta pole, která byla upravena během procesu podepisování. Pole, u nichž nedošlo k žádné úpravě, budou přeskočena

Při importu polí z dohody postupujte následujícím způsobem:

  1. Klikněte na ikonu hledání, která se nachází vedle tlačítka Importovat pole formuláře

    • Otevře se vyhledávací stránka se seznamem posledních dohod.
  2. Vyberte (kliknutím) dohodu s názvy polí, které chcete importovat

    Import polí z datové mapy

  3. Klikněte na tlačítko Importovat pole formuláře. Zobrazí se počet importovaných polí.


Jak nadefinovat vzájemný vztah polí mezi sebou:

  1. Klikněte na Přidat mapování, abyste přidali záznam

  2. Zadejte cíl, zdroj a spouštěč:

    1a. Který objekt služby Salesforce se má aktualizovat? – Vyberte cílový objekt ve službě Salesforce, jehož data se mají aktualizovat

    1b. Které pole služby Salesforce se má aktualizovat? – Vyberte cílové pole ve službě Salesforce, jehož data se mají aktualizovat

    2a.Odkud se ta data berou? – Vyberte typ – Vyberte jednu z následujících možností:

    • Pole dohody – zobrazí seznam položek na objektu dohody ve službě Salesforce
    • Konstanta – Umožňuje vložení konstantní hodnoty (literálu)
    • Pole formuláře služby EchoSign – umožňuje zobrazení seznamu názvů polí importovaných z podepsaných dohod
      • Data lze zadávat rovněž ručně

    2b. Jaká je hodnota těchto dat? – V závislosti na výběru možnosti Data pochází z musíte určit následující:

    • Data pocházejí z pole formuláře EchoSign – Vyberte pole formuláře EchoSign nebo zadejte určitý název pole. Kliknutím na ikonu vlevo od pole můžete přepínat mezi polem pro zadávání textu a rozbalovací nabídkou pro výběr zobrazující dostupné a importované hodnoty polí formulářů.
    • Data pocházejí z konstanty – Zadejte určitou hodnotu. Můžete například vložit hodnotu pole, kterou chcete změnit v seznamu pro výběr ve službě Salesforce. Nebo do pole služby Salesforce zadejte číslo nebo text, které chcete aktualizovat.
    • Data pocházejí z pole dohody – Z rozbalovací nabídky vyberte pole dohody.

    3. Kdy se má mapování spustit? – Výběr stavu dohody – Mapování dat se spustí, když se stav dohody změní na určitý stav.

    • Podepsáno/Schváleno/Přijato/Vyplněný formulář/Doručeno
    • Čekání na druhého podepisujícího/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení
    • Odesláno k podpisu/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení
    • Zrušeno/odmítnuto
    • S ukončenou platností

  3. Opakujte kroky 1–2 dokud nenadefinujete všechny vztahy polí.

    Ukládejte si jednotlivé kroky.

Na úrovni jednotlivých záznamů můžete zvolit, zda chcete řídit aktualizaci obsahu. V části Akce klikněte na ikonu Nastavení (ozubené kolo).

V dialogu Nastavení hodnot mapování polí můžete určit následující:

  • Nepřepisovat stávající – Pokud je tato možnost zaškrtnutá a pokud v cílovém poli ve službě Salesforce již existuje nějaká hodnota, nedojde pomocí tohoto pravidla mapování k přepsání této hodnoty.
  • Nezapisovat prázdné – Pokud je tato možnost zaškrtnutá a zdrojová hodnota z dohody Adobe Sign je prázdná, nedojde pomocí tohoto pravidla mapování k zapsání prázdné hodnoty do cílového pole ve službě Salesforce.

Zaškrtnutím možnosti Zakázat můžete volitelně zakázat řádek mapování tak, aby se nespustil.


Vytvoření mapování souboru

Následujícím způsobem můžete namapovat dokončenou dohodu anebo protokol auditu služby Adobe Sign do vybraného cílového objektu ve službě Salesforce:

  1. V části Mapování souboru:

    Klikněte na možnost Přidat mapování

  2. Vyberte soubory, které chcete přidat, cílový objekt, ke kterému se mají připojit, a styl přidání:

    1. Který objekt služby Salesforce se má aktualizovat? – Vyberte cílový objekt ve službě Salesforce, který se má soubory aktualizovat

    2a. Jak chcete soubor přidat? – Jak chcete, aby se soubor projevil na cílových objektech:

    • Přidat k souboru referenční odkaz – Obsahuje adresu URL dokumentu PDF dohody
      • Referenční odkaz lze mapovat pouze do textového pole (např. řetězec, seznam pro výběr). Viz možnost 2c níže
      • Referenční odkaz podporuje pouze typ souboru Podepsaná dohoda – Sloučený dokument PDF
    • Přiložit soubor přímo k objektu – Přiloží dokument PDF přímo k objektu, do kterého provádíte mapování, pokud je pro tento objekt k dispozici seznam příloh
      • Připojení souboru není k dispozici pro některé objekty služby Salesforce (např. Uživatelé)

    2b. Uložit jako přílohu – Když je tato možnost zaškrtnuta, dokument bude uložen jako příloha (typ objektu . Pokud tato možnost není zaškrtnuta, obsah se uloží jako objekt Soubor

    2c. Do kterého pole se má přidat adresa URL souboru? – Vyžadováno pouze v případě, že vyberete možnost Přidat k souboru referenční odkazMusíte vybrat cílové pole, do kterého se adresa URL zkopíruje

    3. Který soubor se má přidat? – Máte k dispozici následující možnosti:

    • Podepsaná dohoda – Sloučený dokument PDF – Zvolte tuto možnost v případě, že posíláte k podpisu několik dokumentů v jedné transakci a chcete konečný podepsaný dokument PDF uchovat v podobě jednoho sloučeného dokumentu PDF
    • Podepsaná dohoda – Jednotlivé dokumenty PDF – Tuto možnost vyberte v případě, že odesíláte více dokumentů k podpisu v rámci jedné transakce a chcete jednotlivé soubory přiložit do záznamu služby Salesforce jako jednotlivé dokumenty PDF
    • Protokol auditu – Tuto možnost vyberte, pokud chcete protokol auditu ve formátu PDF odeslat do záznamu služby Salesforce
    • Podpůrné dokumenty – Výběrem této možnosti odešlete do záznamu služby Salesforce všechny podpůrné dokumenty odeslané příjemcům
  3. Kdy se má mapování spustit? – Výběr stavu dohody – Mapování dat se spustí, když se stav dohody změní na určitý stav.

    Máte následující možnosti:

    • Podepsáno/Schváleno/Přijato/Vyplněný formulář/Doručeno
    • Čekání na druhého podepisujícího/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení
    • Odesláno k podpisu/Schválení/Přijetí/Vyplňování formuláře/Doručení
    • Zrušeno/odmítnuto
    • S ukončenou platností
  4. Po dokončení mapování dat klikněte na tlačítko Uložit

  5. Zákazníci, kteří mají vlastní subdoménu adresy URL ke službě Adobe Sign (např. https://caseyjones.na1.adobesign.com) musí svou adresu URL přidat ve službě Salesforce do seznamu vzdálených webů.

    Tento krok je potřebný pouze v případě, že mapujete podepsanou dohodu:

    1. Přejděte do nabídky Nastavení > Nastavení > Zabezpečení > Nastavení vzdáleného webu
    2. Klikněte na tlačítko Nový vzdálený web
    3. Jako adresu URL nového vzdáleného webu zadejte svoji adresu URL služby Adobe Sign
    Nastavení vzdáleného webu


Používání výchozích mapování a mapování více dat

Můžete vytvořit libovolný počet mapování dat, jedno z nich ale musí být definováno jako výchozí mapování, které se spustí při každé změně stavu dohody. Výchozím mapováním může být pouze jedno mapování.

Můžete rovněž explicitně určit, které mapování sloučení chcete použít pro příslušnou dohodu, a to uvedením odkazu v poli Mapování dat (echosign_dev1__Process_Template__c) v dohodě. Pomocí pracovního postupu služby Salesforce nebo spouštěče můžete spustit libovolnou vlastní firemní logiku pro určení, které mapování dat se má použít. Pamatujte si, že toto pole nemusí ukazovat na výchozí mapování – pokud toto pole zůstane prázdné, provede se výchozí mapování.

Zaškrtnutím políčka Spuštění mapování dat (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) můžete také spustit mapování před nebo po změně stavu dohody na Podepsáno (např. spustit mapování poté, co dohodu podepíše první podepisující). Pomocí pracovního postupu služby Salesforce nebo spouštěče můžete spustit libovolnou vlastní firemní logiku, která určí, kdy se má mapování dat spustit.

Kromě toho můžete propojit mapování dat se šablonou dohody. Další informace naleznete v části Šablony dohod.


Odstraňování potíží s mapováním dat

Pole služby Salesforce obsahují pravidla ověření, která mohou způsobit selhání mapování. Pokud například namapujete textové pole služby Adobe Sign do pole pro ověření e-mailové adresy ve službě Salesforce, může dojít k chybě, pokud obsahem tohoto pole není platná e-mailová adresa.

Pravidla pro ověření polí formulářů Adobe Sign se snažte používat kdekoli to je možné, protože tato pravidla pomáhají zajistit, že data zadaná podepisující budou odeslána do služby Salesforce. Služba Adobe Sign používá pravidla pro ověření polí standardních formulářů PDF z dokumentů PDF a umožňuje při používání textových značek služby Adobe Sign vytvářet pravidla ověření. Další informace viz dokumentace textových značek.

Pokud z nějakého důvodu dojde k selhání mapování, uloží se chybová zpráva do pole Chyba mapování dat (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c ) objektu dohody Adobe Sign a vlastníkovi mapování dat se odešle e-mailová zpráva s oznámením chyby.  

Poznámka:

Pole s chybami mapování lze rovněž zobrazit vytvořením sestavy nebo zobrazení seznamu

Oznámení e-mailem je ve výchozím nastavení povolené, ale lze jej vypnout úpravou nastavení:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení
  2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign
  3. Klikněte na možnost Správa
  4. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit)
  5. Vyhledejte (ctrl/cmd +f) nastavení Povolit upozornění na chybu mapování
  6. Podle potřeby nastavení upravte
  7. Klikněte na tlačítko Uložit


Šablony dohod a pracovní postupy

Šablony dohod služby Adobe Sign nabízejí snadný způsob, jak předem nastavit celou řadu výchozích hodnot a nastavení dohod. Šablonu dohody můžete propojit s tlačítkem Odeslat k podpisu.


O šablonách dohod

U šablon dohod jde o předem nadefinovaná pole dohody, jako jsou název, zpráva, jazyk, data vypršení platnosti a možnosti zabezpečení. Se šablonou dohody můžete také propojit určité mapování dat, mapování sloučení a objekt (např. příležitost, účet, kontakt, zájemce, příležitost, smlouva). Dále můžete předem nastavit definice příjemců, namapovat pole do polí dohody a předem nadefinovat přiložené soubory.

Můžete také nastavit tlačítko Odeslat k podpisu, které se zobrazí v souvisejícím záznamu objektu (například v příležitosti) a zajistí, že bude ve výchozím nastavení propojena se šablonou dohody. Kliknutí na toto tlačítko vyvolá vygenerování dohody pomocí šablony dohody.


Vytvoření šablony dohody

Při vytváření šablony dohody postupujte následujícím způsobem:

  1. V nástroji Spouštěč aplikací v levém horním rohu obrazovky vyberte možnost Adobe Sign
  2. Klikněte na kartu Šablony dohod
  3. Na domovské stránce Šablony dohod klikněte na tlačítko Nová
Nová šablona

 

Vyskakovací okno vás vyzve k zadání názvu nové šablony:

    4. Zadejte název šablony a klikněte na tlačítko Uložit

►Pokud byly pracovní postupy povoleny, zobrazí se v šabloně možnost pro výběr pracovního postupu, ale není vyžadována.

Pojmenujte šablonu

Zobrazí se stránka s novou šablonou dohody. Název dohody bude zobrazen v horní části.

Vpravo od názvu se nachází rozbalovací ikona „Zobrazit více“, pomocí které můžete otevřít nabídku s následujícími možnostmi:

  • Upravit název – Změňte název aktuální šablony
  • Změnit vlastníka – Změňte vlastníka aktuální šablony. Musí být aktuálním uživatelem v organizaci Salesforce
  • Klonovat – Naklonuje aktuální šablonu s unikátním číslem ID Salesforce
  • Odstranit – Odstraní aktuální šablonu ze služby Salesforce
Možnosti záhlaví šablony dohody

 

Přímo pod tlačítkem Uložit se nachází ID šablony a metadata o tom, kdo šablonu vytvořil, kdo ji vlastní a kdo ji naposledy upravil.

Přepínač Aktivní/Neaktivní zobrazí šablonu jako dostupnou nebo nedostupnou. Nové šablony jsou vytvořeny v Aktivním stavu.

Meta data šablony

Podrobnosti šablony obsahují základní podrobnosti, které spojují dohody vytvořené šablonou s odkazovaným objektem Salesforce.

  • Název dohody – Toto pole určuje výchozí název dohody. Všechny dohody jsou na začátku vytvořeny s tímto názvem.

Textová pole, jako je Název dohody, mohou jako součást definice používat proměnné služby Salesforce a zajistit tak dynamické generování smysluplných hodnot polí.

Například můžete přizpůsobit Název dohody tak, aby při vygenerování dohody obsahoval jméno příjemce. Př.: Dohoda se společností Acme Corp – {!Name}

  • Objekt Salesforce – Vyberte hlavní objekt Salesforce, který chcete použít jako hlavní referenci pro některé z volitelných definic v šabloně dohody.

Můžete v dohodě například definovat příjemce, mapování polí nebo přílohy pro vyhledávání polí a namapovat do nich hlavní objekt nebo data z vyhledaných objektů. 

Pokud máte v šabloně dohody nadefinovaný hlavní objekt, musíte dohodu zahájit pomocí tlačítka Odeslat k podpisu na tomto hlavním objektu. (Další informace o povolení výchozího tlačítka nebo vytváření nových tlačítek Odeslat k podpisu naleznete v části Povolení tlačítka Odeslat k podpisu.)

  • Automatické odeslání – Tuto možnost povolte, pokud máte automatické pracovní postupy, které chcete používat ke spouštění odesílání dohod, nebo pokud chcete automaticky odeslat dohodu poté, co uživatel klikne v záznamu služby Salesforce na tlačítko Odeslat k podpisu.

Aby funkce Automatické odeslání fungovala, musíte mít v šabloně dohody nadefinovaného alespoň jednoho příjemce a jednu přílohu.

Další možnosti

  • Typ dohody – Vyberte ze seznamu definovaných Typů dohody
    • Užitečné pro zlepšení vytváření sestav
  • Jazyk – Určuje jazyk používaný v komunikaci s příjemcem, včetně e-mailů a pokynů na obrazovce
  • Vybrat typ podpisu pro tuto dohodu – Vyberte výchozí hodnotu typu podpisu, který vyžadujete:
    • Elektronický podpis – Ve výchozím nastavení jsou vyžadovány elektronické podpisy
    • Podpis rukou – Příjemci musí dokument stáhnout, fyzicky jej podepsat, naskenovat podepsaný dokument a nahrát jej do služby Adobe Sign


Mapování dat do polí dohody

Chcete-li mapovat data do polí dohody v šabloně dohody:

Klikněte na odkaz Mapovat data do polí dohody

Chcete-li mapovat data do polí dohody v šabloně dohody:

Klikněte na odkaz Mapovat data do polí dohody a vyberte způsob mapování:

  • Vybrat z objektu
    • Tato možnost vyžaduje definování objektu Salesforce
    • Na základě hlavního objektu, který jste nastavili, vyberte pole Zdroj a Cílové pole dohody.

Hlavní objekt může být například Příležitost. Na další obrazovce vyberte v hlavním objektu (např. příležitosti) zdrojové pole a rovněž vyberte cílové pole objektu dohody, do kterého budou data namapována.

  • Zadání určité hodnoty
    • Odešlete hodnotu literálu do Cílového pole dohody

Všechna mapovaná pole jsou uvedena na šabloně, kde je lze jednotlivě upravovat nebo odstraňovat.

Přiložte dokumenty, které má šablona doručit.

Pokud k šabloně nejsou přiloženy žádné dokumenty, odesílatel bude muset dokument vybrat při konfiguraci dohody.

Pokud je šablona nastavena na hodnotu Automatické odeslání, k šabloně by měl být přiložen alespoň jeden dokument.

  • Nahrát a přidat dokument – Soubor můžete přidat přetažením z plochy do pole zcela nahoře, nebo jej nahrát pomocí průvodce s nabídkami
Poznámka:

Jakýkoli soubor nahraný prostřednictvím přetažení nebo funkcí Nahrát soubory bude přidán do obsahu CRM a soubory Salesforce (a uložen jako soubor) a vlastníkem bude uživatel, který jej nahrál.

  • Vybrat a přidat dokumenty – Tato možnost vám umožňuje vyhledat dokument v jednotlivých knihovnách za použití panelu vyhledávání pod možnostmi přepínacího tlačítka:
    • CRM a soubory Salesforce – Vaše osobní knihovna. Jakékoli dokumenty, které nahrajete ze svého systému, jsou uloženy do této knihovny pro budoucí použití
    • Dokumenty služby Salesforce – Knihovna Salesforce, která je sdílená mezi uživateli
    • Knihovna služby Adobe Sign – Obsah knihovny uložený v systému služby Adobe Sign
    • Pokročilé vyhledávání – Jedno rozhraní obsahující všechny výše uvedené možnosti

Další možnosti

Přidat dokument z objektu nebo proměnné běhového prostředí – Tato možnost vám umožňuje vybrat dokument nebo objekt z objektu Salesforce nebo proměnné běhového prostředí.

Některé hlavní objekty Salesforce nabízejí dodatečné možnosti zdroje dokumentu (např.: Když je objektem Salesforce definovaným na kartě Podrobnosti šablony Příležitost, budete mít dodatečnou možnost zdroje Přidat z nabídky příležitosti)

 

Máte k dispozici tři možnosti:

○ Přidat z objektu Salesforce

Typ zdroje – Vyberte typ objektu pro dokument z možností Soubor nebo Příloha

►Výběr dokumentu – Vyberte, který dokument chcete přiložit, na základě jednoho z těchto kritérií:

○ Nejnovější dokument – Nejnovější datum vytvoření

○ Nejstarší dokument – Nejstarší datum vytvoření

○ Všechny dokumenty – Všechny nalezené dokumenty

○ Přidat z nabídky příležitosti

►Typ nabídky:

○ Nejnovější nabídka

○ Nejstarší nabídka

►Typ nabídky je určen podle:

○ Datum poslední změny

○ Datum vytvoření

►Typ dokumentu nabídky

○ Nejnovější dokument

○ Nejstarší dokument

○ Všechny dokumenty

○ Proměnná běhového prostředí

Dynamicky přidávat přílohu z objektu

Přidat název proměnné běhového prostředí – Určete proměnnou a typ ID z objektu Salesforce

 

  • Přidat šablonu pole formuláře – Importujte šablonu pole z knihovny služby Adobe Sign

Karta Příjemci spravuje pořadník příjemců pro dohodu.

  • Podepisují všichni příjemci – Procesu se musí zúčastnit všichni příjemci definovaní v šabloně v závislosti na rolích, které jim budou přiřazeny. Toto nastavení platí pro všechny dohody, které nemají být podepsány pouze odesílatelem
  • Podepisuje pouze odesílatel – Povolením této možnosti přidáte do šablony funkci „Podepisuji pouze já“.

Chcete-li používat tuto možnost, musí být zapnuto nastavení Povolit funkci Podepisuje pouze odesílatel. V závislosti na vašich požadavcích lze tuto možnost nastavit jako pouze ke čtení pomocí nastavení Pouze ke čtení – Podepisuje pouze odesílatel.

Pořadník příjemců určuje čtyři klíčové prvky dohody:

  • Kdo se dohody účastní – Každý příjemce dohody (a uživatelé, kterým je zaslána kopie) je uveden samostatně
  • Jak jsou ověřováni – Ověření identity příjemce lze nakonfigurovat u každého příjemce zvlášť
  • Co jsou povoleni dělat – Každému příjemci může být udělena samostatná role, která určuje jejich způsob interakce s dohodou, a jak jsou zaznamenáni ve zprávě o auditu
  • V jakém pořadí získávají přístup k dohodě – Číslo zcela vlevo znázorňuje, v jaké části cyklu bude příjemci povolen přístup k dokumentu.

Typické procesy podepisování jsou postupné, nicméně je možné použít paralelní proces, pokud ručně upravíte pořadová čísla na stejnou hodnotu. Toto lze provést pro celý pořadník příjemců, a vytvořit tak plně paralelní proces, nebo pouze v jedné sekci pořadníku, čímž dojde k vytvoření hybridního toku podpisů.

Příjemce lze přidat pomocí následujících možností:

  • Objekt Salesforce – Kontakt, Uživatel, Zájemce nebo Skupina
  • E-mail – Lze použít libovolnou e-mailovou adresu
  • Proměnná běhového prostředí – Příjemce bude dynamicky vložen na základě importované hodnoty z proměnné na hlavním objektu (podle definice na kartě Podrobnosti šablony)

Část Zpráva importuje Název dohody z karty Podrobnosti šablony.

  • Textové pole pod názvem dohody je určeno pro text celkové zprávy v e-mailu, který je doručen příjemcům.

Další možnosti

  • Povolit hostovaný podpis (osobní podpis) – Umožní provedení hostovaného, osobního podepsání, je-li podepisující k dispozici
    • Funkce hostovaného podpisu není kompatibilní s funkcí předvyplňování formuláře a náhledem nastavených polí (viz níže)
  • Povolit pole náhledu a pozice – Povolením této možnosti umožníte zobrazení náhledu dohody a přetažení polí formuláře do této dohody před jejím odesláním k podpisu
  • Odeslat jménem – Dohoda bude odeslána jménem uživatele s ID zadaným v tomto poli

Poznámka: Pokud chcete používat funkci odeslání jménem jiného uživatele, nezapomeňte tuto funkci nejprve povolit podle těchto pokynů.

  • Pokročilé způsoby ověřování – Tato možnost vám umožní konfigurovat způsoby ověření pro příjemce, pokud kontrolujete ověření podepisujícího na základě stavu interního/externího příjemce

Na kartě Mapování dat můžete volitelně určit, které mapování dat nebo mapování sloučení (nebo obojí) se má automaticky spustit při odeslání dohody pomocí této šablony dohody.

 Mapování sloučení – Vyberte mapování dat pro sloučení polí služby Salesforce do dohody před jejím odesláním

 Mapování dat – Vyberte mapování dat, které se použije k namapování vstupů z podepsané dohody zpět do služby Salesforce

 

Dodatečná pravidla jsou možnosti pro automatizaci častých úloh dohod:

  • Automatické připomínky – Vyberte možnost pro automatické připomínky. Máte k dispozici následující možnosti: Nikdy, Každý den, až do podepsání nebo Každý týden, až do podepsání
  • Počet dnů do vypršení platnosti – Zadejte počet dnů do vypršení platnosti dohody
    • Zde zadaný počet dnů se přičte k aktuálnímu datu při vygenerování záznamu dohody z šablony dohody a dojde tak k dynamickému vypočtení data vypršení platnosti

Poznámka: Organizace využívající verzi balíčku před 21.x zobrazují Počet dnů do vypršení platnosti jako číselné pole.

Organizace s verzí instalačního balíčku 21.x nebo pozdější zobrazují toto pole jako textové pole, což umožňuje jeho odkazování na další pole v hlavním objektu (např. {!Expiry Date})

Zákazníci, kteří upgradovali z verze před v21, mají k dispozici obě pole

  • Adresa URL přesměrování po podpisu – Automatické přesměrování podepisujících dohody na určitou adresu URL poté, co zadají svůj podpis; zadejte adresu URL. Chcete-li používat tuto možnost, musí být zapnuto nastavení Povolit možnosti po podpisu.
  • Prodleva přesměrování po podpisu (sekundy) – Pokud je zapnuta možnost Povolit možnosti po podpisu a je zadaná adresa URL přesměrování po podpisu, zadejte počet sekund, který uplyne před provedením přesměrování
  • Ochránit podepsaný dokument heslem – Povolením této možnosti zašifrujete podepsaný dokument PDF odeslaný podepisujícím
  • Nastavit jako výchozí šablonu pro všechny dohody – Tuto možnost povolte, pokud chcete nastavit tuto šablonu jako výchozí šablonu nových dohod. Můžete také nadefinovat určitou šablonu dohody, která bude přidružena k jiným dohodám a toto přidružení přepíše výchozí šablonu dohody. Můžete například vytvořit vlastní tlačítko Odeslat k podpisu pro objekt účtu přidružený k určité šabloně dohody. Další informace o vlastních tlačítkách viz část Povolení tlačítka Odeslat k podpisu
  • Povoleno jako Akce publikování služby Chatter – Pokud máte v organizaci povolenou funkci Akce publikování služby Chatter, můžete zaškrtnutím tohoto políčka tuto šablonu dohody povolit. Akce publikování služby Chatter umožňuje uživatelům odesílat dohody ze služby Chatter. Zaškrtnutím tohoto políčka povolíte tuto šablonu dohody pro akci služby Chatter v následujících hlavních objektech: Kontakt, Účet a Příležitost. Pokud je například hlavním objektem příležitost, umožní zaškrtnutí tohoto políčka uživatelům odesílání pomocí této šablony dohody z libovolného kanálu služby Chatter příležitosti. Pokud ponecháte hlavní objekt prázdný, můžete šablonu dohody povolit na domovské stránce kanálu Chatter. Další informace o povolení Akce publikování služby Chatter ve službě Adobe Sign


Povolení pracovních postupů služby Adobe Sign

Službu Salesforce lze snadno nakonfigurovat pro import pracovních postupů ze služby Adobe Sign, aby mohli agenti flexibilně odesílat z obou prostředí se stejnou strukturou příjemců, metodami ověřování, distribucí pošty apod.

Používání pracovních postupů jako zdroje pro šablony služby Salesforce rovněž umožňuje používat víceúčelové šablony dokumentů, které mohou podle potřeby přidávat nebo přeskakovat příjemce.

Výběr pracovního postupu

Definování šablony služby Salesforce je v případě přiložení pracovního postupu mírně pozměněné, protože pracovní postup změní kartu Příjemci tak, aby se pracovnímu postupu přizpůsobila a vloží se několik nakonfigurovaných prvků, které byste normálně definovali v šabloně SFDC.

V následujícím seznamu jsou uvedeny rozdíly v postupu nastavení:

Se získáním přístupu do pracovních postupů ve službě Salesforce jsou spojeny tři požadavky:

  1. Mít k dispozici alespoň jeden pracovní postup ve službě Adobe Sign
  2. Nakonfigurujte účet Salesforce pro odesílání dohod 
    • Při tomto postupu dojde k vygenerování Adresy URL webu zpětného volání, kterou budete potřebovat v následujícím kroku
  3. Ve vlastních nastaveních služby Adobe Sign zadejte do pole Adresa URL pro zpětné volání na oznámení o dohodě adresu URL webu zpětného volání:
    • Za předpokladu, že jste nakonfigurovali odesílání dohod:
      • Přihlaste se jako správce služby Salesforce
      • Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení
      • Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign
      • Klikněte na možnost Správa
      • Klikněte na možnost Upravit
      • Zkopírujte hodnotu uvedenou v poli Adresa URL pro zpětné volání Adobe na web Salesforce a vložte ji do pole Adresa URL pro zpětné volání na oznámení o dohodě 
      • Klikněte na tlačítko Uložit
Použijte adresu URL pro zpětné volání na oznámení o dohodě

Pracovní postupy jsou nyní připraveny k použití ve vaší organizaci Salesforce!

  1. V nástroji Spouštěč aplikací v levém horním rohu obrazovky vyberte možnost Adobe Sign
  2. Klikněte na kartu Šablony dohod
  3. Na domovské stránce Šablony dohod klikněte na tlačítko Nová
  4. Uveďte Název šablony
  5. Z rozbalovací nabídky Zvolit pracovní postup vyberte pracovní postup
    • Uvidíte pouze pracovní postupy, které jsou dostupné vašemu uživateli ve službě Adobe Sign
          
Šablona pracovního postupu

Do karty Podrobnosti šablony se na základě pracovního postupu automaticky vyplní hodnota Název dohody.

Všechna ostatní pole lze konfigurovat jako standardní šablonu.

Název importované dohody

Karta Příloha je zmenšena a ukazuje pouze dokumenty, které jsou k dispozici pro daný pracovní postup Adobe Sign.

  • Hodnoty Název dokumentu ve službě Adobe Sign jsou importovány a zobrazují se ve sloupci Název služby Salesforce.
  • Dokumenty přiložené v pracovním postupu Adobe Sign jsou importovány na seznam pro volič Souboru ve službě Salesforce.
    • Ve voliči je pouze jedna možnost, a to soubor definovaný v pracovním postupu Adobe Sign
    • Je třeba, aby byl soubor při vytváření šablony explicitně ve voliči vybrán
      • Soubor je automaticky přiložen při vyvolání šablony uživateli
    • Dokumenty definované ve službě Adobe Sign, ke kterým se soubor nepřiloží, zobrazí možnost Přidat soubor
      • Tento „prázdný“ soubor lze vyplnit na úrovni šablony a bude vyplněn, jakmile uživatelé šablonu vyvolají.
      • Není-li soubor přidán na úrovni šablony, zůstane pole otevřené, aby do něj mohl odesílatel soubor přidat při vytváření dohody
Importované přílohy

Karta Příjemce importuje seznam a pořadí příjemců z pracovního postupu Adobe Sign.

  • Hodnota jména příjemce v pracovním postupu Adobe Sign bude importována jako „název“ nejvíce nalevo v záznamu příjemce.
  • U příjemců, kteří jsou v pracovním postupu explicitně identifikováni podle e-mailu, bude tento e-mail vyplněn do šablony Salesforce.
    • Nedovoluje-li pracovní postup Adobe Sign úpravu příjemce, pak tato šablona pole příjemce uzamkne, čímž úpravě zabrání
    • Příjemce, jež nejsou explicitně identifikováni v pracovní postupu, lze v šabloně upravovat
    • Je-li do šablony přidána hodnota, je tato hodnota vložena tehdy, když je šablona vyvolána, a odesílatel má možnost ji upravit
  • Příjemci, kteří jsou v pracovním postupu Adobe Sign uvedeni jako „Volitelní“, mohou být ve službě Salesforce ponecháni jako prázdné hodnoty
Importovaný seznam příjemců

 

Zpráva dohody a strany uvedené v kopii dokumentu jsou také importovány na kartu Příjemce (z části Informace o dohodě pracovního postupu Adobe Sign).

Importovaná zpráva a příjemci na kopii

Poznámka:

Zahrnuje-li váš pracovní postup Adobe Sign metody ověřování příjemců, budou importovány také, ačkoli nejsou v šabloně zobrazeny.

Mapování dat nelze z pracovního postupu Adobe Sign přenést, ale pro danou šablonu je lze ručně nakonfigurovat.

Karta Pravidla importuje z pracovního postupu hodnotu Počet dnů do vypršení platnosti:

Importované datum vypršení platnosti

Poznámka:

Změny provedené v šabloně Salesforce se automaticky neuloží.

Je třeba kliknout na tlačítko Uložit v pravém horním rohu obrazovky a změny takto uložit.


Povolení tlačítka Odeslat k podpisu

Tlačítko Odeslat k podpisu je přidružené k výchozí šabloně dohody nebo k libovolné určité šabloně dohody, kterou jste nakonfigurovali. Aplikace Adobe Sign for Salesforce ve výchozím nastavení obsahuje tlačítko Odeslat k podpisu, které můžete přidat do rozvržení stránek příležitosti, účtu, kontaktu, zájemce nebo smlouvy. Můžete také vytvářet celou řadu dalších tlačítek Odeslat k podpisu, která lze přidávat do dalších objektů a sdružovat s různými šablonami dohod.

Zde uvádíme příklad postupu povolení tlačítka Odeslat k podpisu pro objekt příležitosti:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Objekty a pole > Správce objektů

  2. V seznamu objektů na levé straně vyberte objekt, který chcete upravit (v tomto případě Příležitost)

  3. V levém panelu klikněte na možnost Rozložení stránek

  4. Vyberte rozložení stránky, které chcete upravit

  5. Po otevření rozvržení stránky vyberte v seznamu vlevo položku Tlačítka

  6. Přetáhněte tlačítko Odeslat k podpisu z horní části do pole Vlastní tlačítka v části Podrobnosti příležitosti.

Vlastní tlačítka Odeslat k podpisu lze vytvářet i pro jiné objekty. Tlačítko můžete označit podle svých potřeb.

Zde uvádíme příklad postupu vytvoření vlastního tlačítka Odeslat k podpisu pro objekt příležitosti:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Objekty a pole > Správce objektů

  2. V seznamu objektů na levé straně vyberte objekt, který chcete upravit (v tomto případě Příležitost)

  3. Po načtení stránky objektu vyberte v levém panelu možnost Tlačítka, odkazy a akce

  4. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko Nové tlačítko nebo odkaz

    • Zobrazí se stránka Vlastní tlačítko nebo Úprava odkazu

  5. Můžete zkopírovat nastavení provedená pro výchozí tlačítko příležitosti (viz následující snímek obrazovky), ale proměnnou ID objektu uvedenou na konci cesty budete muset nahradit proměnnou ID objektu, který chcete přidat:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Kód pro mapování tlačítka

    • (Volitelné) Přiřazení určité šablony dohody k tlačítku:

    Pokud chcete přidružit určitou šablonu dohody k určitému tlačítku Odeslat k podpisu, musí být cesta tlačítka následující:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    Kde templateId musí být určité ID šablony dohody, která se použije. Pokud tato hodnota není nastavena, použije se výchozí šablona dohody. Hodnotu templateId můžete získat z adresy URL stránky šablony dohody:

    URL šablony

    • (Volitelné) Po kliknutí na toto tlačítko a vygenerování dohody můžete pomocí parametru retURL odeslat uživatele na jinou stránku než na stránku dohody.

    Příklad: Tlačítko Odeslat k podpisu můžete nadefinovat tak, aby po kliknutí přeneslo uživatele místo na stránku dohody na určitou adresu URL nebo zpět k záznamu. Pro nadefinování tohoto tlačítka můžete použít například tento řetězec:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

     

    • (Volitelné) Po kliknutí na tlačítko se spustí akce onLoadAction pro „odeslání“

    Příklad: Tlačítko Odeslat k podpisu můžete nadefinovat tak, aby po kliknutí přeneslo uživatele na stránku dohody a po načtení stránky bude dohoda odeslána bez dalšího zásahu uživatele. Pro nadefinování tohoto tlačítka můžete použít například tento řetězec:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Další informace o akci onLoadActions naleznete v části onLoadActions. Případně můžete hodnotu Odeslat namapovat do pole „Akce při načtení (Seznam pro výběr)“ v záznamu dohody. Informace o nadefinování tohoto mapování naleznete v části Mapování dat do polí dohody.

  6. Klikněte na tlačítko Uložit.

    Po vytvoření vlastního tlačítka přejděte do rozvržení stránky pro tento objekt a přidejte jej do stránky postupem podobným jako ve výše uvedeném příkladu pro příležitost.


Povolení možností po podpisu

Povolením této možnosti přesměrujete podepisující osoby na zvolenou cílovou stránku. V tomto případě budou na stránce odeslání dohody k dispozici možnosti Adresa URL přesměrování po podpisu a Prodleva přesměrování po podpisu. Podepisující dohody jsou po podepsání přesměrováni na uvedenou adresu URL. Například je můžete přesměrovat na web vaší společnosti nebo na stránku průzkumu. Tuto možnost lze pro odesílatele označit jako pouze ke čtení, a to pomocí možnosti Možnosti po podpisu – pouze ke čtení.

Povolení možností po podpisu:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení

  2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign

  3. Klikněte na možnost Správa

  4. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit)

  5. Vyhledejte nastavení Povolení možností po podpisu

    1. (Volitelné) Vyhledejte nastavení pro Možnosti po podpisu – pouze ke čtení
  6. Proveďte požadované úpravy a klikněte na možnost Uložit


Povolení funkce Odeslat jménem...

Funkci odeslání jménem jiného uživatele budete chtít aktivovat třeba v případě, kdy někdo ve vaší organizaci Salesforce musí posílat dohody jménem jiné osoby. Tato možnost funguje u všech odesílání dohod, včetně odesílání na pozadí spuštěného aktualizací pole Akce na pozadí dohody nebo pomocí možnosti Automatické odeslání v šablonách dohod. V šabloně dohody můžete také nastavit vyhledání uživatele na Odeslat jménem, aby se při vygenerování dohody automaticky vyplnilo. 

Povolení funkce Odeslat jménem:

  1. Následujícím způsobem můžete zapnout nastavení Povolit odesílání jménem jiných uživatelů:

    1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení
    2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign.
    3. Klikněte na tlačítko Správa.
    4. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit).
    5. Najděte (ctrl/cmd +f) nastavení Povolit odesílání jménem jiných uživatelů a podle potřeby jej upravte
    6. Klikněte na tlačítko Uložit

  2. Následujícím způsobem přidejte do rozvržení uživatelského záznamu pole DC – Povolit odesílání jako jiní uživatelé:

    1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Objekty a pole > Správce objektů
    2. Ve správci objektů vyberte možnost Uživatel
    3. V levém panelu stránky objektu Uživatel vyberte možnost Uživatelská rozvržení stránek
    4. Klikněte na odkaz Uživatelské rozvržení
    5. Vyberte možnost Pole, klikněte na možnost Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé a přetáhněte ji do části rozvržení „Další informace (Záhlaví je viditelné pouze při úpravách)
    6. Klikněte na tlačítko Uložit

  3. Pro uživatele, jehož jménem chcete odesílat, musíte následujícím způsobem povolit možnost Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé:

    1. Přejděte do části Nastavení > Správa > Uživatelé > Uživatelé
    2. Klikněte na akci Upravit pro příslušného uživatele.
    3. Na stránce Uživatelské úpravy v části Další informace zapněte možnost Adobe Sign povoluje odesílání jako jiní uživatelé.
    4. Klikněte na tlačítko Uložit

  4. Následujícím postupem přidejte pole „Odesílat jménem jiných uživatelů“ do rozvržení stránky dohody:

    a. Přejděte do části Nastavení > Sestavení > Vytvořit > Objekty

    b. Klikněte na odkaz Dohoda

    c. Kliknutím na možnost Sady polí v horní části stránky přejděte do příslušné části

    d. Klikněte na akci Upravit

    e. Vyberte položku Dohoda, vyhledejte pole Odesílat jménem jiných uživatelů a přetáhněte jej do části V sadě polí.

    f. Při nastavování dohody k odeslání je nutné pole „Odesílat jménem jiných uživatelů“ vyplnit uživatelem, který povolil ostatním uživatelům rozesílat svým jménem. 

     


Povolení funkce Podepisuje pouze odesílatel

Povolením tohoto nastavení zobrazíte a zapnete možnost Podepisuje pouze odesílatel v části Příjemci stránky odeslání dohody. Když je použita možnost Podepisuje pouze odesílatel, dohoda či dokument se předkládá odesílateli k podpisu. Toto fungování je podobné jako u funkce „Fill & Sign“ ve službách Adobe. Tuto možnost lze nastavit jako pouze ke čtení pomocí nastavení Pouze ke čtení – Podepisuje pouze odesílatel.

Povolení funkce Podepisuje pouze odesílatel:

  1. Přejděte do části Nastavení > Nástroje platformy > Vlastní kód > Vlastní nastavení

  2. Klikněte na popisek Nastavení Adobe Sign

  3. Klikněte na možnost Správa

  4. Klikněte na tlačítko Nové (nebo Upravit)

  5. Vyhledejte nastavení Povolit funkci Podepisuje pouze odesílatel

    • (Volitelné) Vyhledejte nastavení pro Pouze ke čtení – Podepisuje pouze odesílatel
  6. Proveďte požadované úpravy a klikněte na možnost Uložit


onLoadActions

Služba Salesforce dokáže automaticky spouštět akce pomocí parametru URL onLoadAction podporovaného službou Adobe Sign pro následující akce tlačítka Dohoda: odeslat, připomenout, odstranit, zrušit, aktualizovat a zobrazit. Parametr URL respektuje nastavení panelu nástrojů (viz Příručka pro pokročilé přizpůsobení) provedená správcem, takže jsou dostupná pouze ta, která jsou povolená.

Ukázky adres URL s parametrem onLoadAction:

  • Odeslat: Ověřte, jestli máte ve svém účtu dohodu se stavem Předběžná verze.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Připomenout: Ověřte, jestli máte ve svém účtu dohodu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Odstranit: Ověřte, jestli máte ve svém účtu dohodu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Zrušit: Ověřte, jestli máte ve svém účtu dohodu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Aktualizovat: Ověřte, jestli máte ve svém účtu dohodu se stavem Odesláno k podpisu.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Zobrazit: Ověřte, jestli máte ve svém účtu dohodu se stavem Odesláno k podpisu, Podepsáno nebo Zrušeno.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Logo Adobe

Přihlaste se ke svému účtu.