PDF スペースでの共同作業

文書関係のワークフローは、下書きの断片化、フィードバックの散在、やり取りの分断のせいで機能していないことがよくあります。PDF スペースを使用すると、ファイル、コンテキスト、AI を活用したインサイト、アクティビティが 1 つの共有ワークスペースにまとまり、チームは状況を明確に把握して共同作業を進めること、そして共通認識を維持することができます。

PDF スペースで共同作業する理由

PDF スペースは、意味のある共同作業とより豊かな知識交換のために構築されています。チームは協力してフィードバックを収集し、インサイトを追加し、アイデアを発展させることができ、ひいては理解が速まり、連携が向上し、意思決定が明快になります。

異なる権限レベルにより、参加者がフィードバックを提供するか、プロジェクトを積極的に形作るかに関わらず、参加者がどのように関与するかを正確に制御できます。

共同作業の仕組み

PDF スペースでの共同作業は、チームが同じファイル、コンテキスト、インサイトで作業する単一の共有環境内で行われ、ツールを切り替えたり会話を見失ったりすることがありません。まず、プロジェクトのファイル、メモ、リンクを 1 つにまとめた PDF スペースを作成し、信頼できる唯一の情報源を確立します。

PDF スペースが用意できたら、共有相手が見る必要のある資料に応じて、ワークスペース全体と特定のファイルやメモへのリンクのどちらかを共有できます。 次に、役割を設定し、ガイダンスやコンテキストでランディングビューをカスタマイズすることで、参加者の関与形態を管理します。 

オーナーとして、PDF スペースに複数の共同作業者を追加し、各人が行う必要があることに基づいて表示者、レビュー担当者、または共同制作者のロールを割り当てることができます。チームのメンバーはコンテンツのレビュー、コメントの追加、ビルトイン AI アシスタントを活用した文書の要約、質問、インサイトの抽出ができ、誰もが状況を素早く把握できます。

アクセスと権限のレベル

PDF スペースでは、スペースにアクセスできる人と、その中で何ができるかの両方を制御できます。

• アクセスレベルでオーディエンスを決定：特定のユーザーをメールで招待することで、PDF スペースを非公開のままにでき、機密情報や初期段階の作業に最適です。より広範な共同作業のために、会社の誰でもリンクを通じてアクセスできるよう、組織に開放します。学習リソースや公開資料を共有する必要がある場合は、PDF スペースを公開に設定すると、リンクを知っている誰でも利用できるようになります。
• 権限レベルで参加形態を定義：関係者がアクセスできるようにしたら、関与形態を選択します。 表示者は、ファイルの閲覧のみできます。 この役割は、読み取り専用アクセスが必要な関係者に使用します。 レビュー担当者は、ファイルの表示とコメントの追加ができます。 フィードバックを提供する人にこのロールを割り当てます。 共同制作者は、所有者が追加したファイルや作成したメモを含めた、プロジェクトコンテンツの追加、更新、削除ができます。共同制作者アクセスは、プロジェクトを積極的に形作るチームメイトに最適です。 権限は個々のファイルではなく、PDF スペース全体に適用されます。 

アクセスと権限設定を組み合わせることで、プロジェクトを見ることができる人とどの程度深く共同作業できるかを決めることができます。共有相手のエクスペリエンスは、割り当てた権限に完全に基づきます。

共有された PDF スペースをレビューする方法を学びましょう。

共同作業者の招待

「ユーザーを招待」から招待を送信して、PDF スペースに他者を招待できます。オプションで、状況を説明するメッセージを含めることもできます。手軽な共有を希望する場合は、リンクを生成するか、Outlook、Gmail、Teams、WhatsApp などのアプリから直接送信できます。制限されたスペースの場合、アクセス権限を持たない人はリクエストでき、必要に応じてリクエストを承認または拒否できます。

PDF スペースの共有方法については、こちらをご覧ください。

共通認識の維持

共同作業者は簡単に更新を追跡できます：

• コメントを表示して返信します。コメントのあるファイルまたはメモにはコメントアイコンが表示され、それ選択すると表示や返信ができます。
• @メンションを使用してチームのメンバーに通知したり、新しいレビュー担当者を会話に引き入れたりできます。
• 新しいコメントと返信の通知を受け取ります。

共有された PDF スペースの管理

PDF スペースのオーナーとして、アクセスと参加を完全にコントロールできます。いつでも PDF スペースを共有しない設定にしてアクセスを即座に取り消したり、プロジェクト完了時に完全に削除したりできます。重要なファイルは事前にダウンロードしてください。役割が変わった場合は、「共有」の設定から参加者の権限を調整したり、参加者を削除したりできます。必要に応じて、現在アクセス権限を持つ人をいつでもレビューできます。