개요

Microsoft SharePoint용 Adobe Sign 통합에서는 전자 서명 작성, 전송, 추적 및 관리를 위한 통합 솔루션을 제공합니다. 통합은 Microsoft SharePoint 2013 또는 2016 SharePoint 온-프레미스 인스턴스에서 사용할 수 있습니다. 이 솔루션은 Microsoft SharePoint용의 팜 솔루션으로 개발되었으며 다음 기능을 제공합니다.

  • Adobe Sign 관리 페이지를 SharePoint 사용자가 계약서를 추적하고 업데이트하는 데 사용할 수 있는 SharePoint 웹 파트로 추가하는 기능
  • 서명을 위해 SharePoint 문서 라이브러리에서 문서 전송
  • 문서를 단일 수신자에게 전송하거나, SharePoint 목록을 사용하여 일단의 수신자에게 전송하고 서명을 받기 위해 문서를 전송할 때 SharePoint 목록의 데이터를 문서에 매핑하는 기능
  • SharePoint 내에서 모든 서명된 계약서 보관

이 문서에서 "계약" 용어는 대략적으로 서명/승인을 받기 위해 보낸(또는 보낼) 트랜잭션 또는 문서를 설명하는 데 사용됩니다.

"수신자"는 계약의 모든 서명자, 승인자 또는 위임자(기본적으로 어떤 작업을 위해 전송되는 문서를 받는 사람)에 대해 사용되는 일반 용어입니다.

이전 버전에서 업데이트하는 사용자의 경우

SharePoint용 eSign(또는 EchoSign)을 이전 버전에서 업데이트하는 경우 개인 설정 정의 섹션에 설명된 대로 이전 계약 템플릿 기본값을 다시 만들어야 합니다.


Adobe Sign 기능 액세스

Adobe Sign은 SharePoint 관리자가 설치하는 팜 솔루션 패키지입니다. 사용자는 SharePoint 사이트 상단에 있는 Adobe Sign] 탭을 보게 됩니다.

[Adobe Sign] 탭을 클릭하면 사용 가능한 모든 Adobe Sign 기능이 있는 리본이 표시됩니다.

리본의 Adobe Sign 아이콘의 이미지

리본은 5개의 아이콘으로 구성됩니다.

  • 서명을 위해 전송
  • 계약 상태
  • 라이브러리 템플릿
  • 계약 관리
  • 설정

이 중 처음 네 개는 계약서 생성 및 전송을 위해 정기적으로 사용할 수 있는 작업입니다.

마지막 아이콘은 설정이며, 설정에서는 계약서 템플릿을 정의할 수 있습니다. 그리고 템플릿을 정의했다면 템플릿에서 조정해야 하는 항목이 있지 않은 이상 이 페이지로 돌아올 필요는 없습니다. 이제 다음 작업을 수행합니다.


개인 설정 정의

개인 설정을 사용하면 Adobe Sign 앱을 사용하여 SharePoint에서 보내는 모든 계약서에 대한 기본 계약 이름과 메시지를 정의할 수 있습니다.

 

Adobe Sign 설정 페이지

계약 이름 필드(최대 255자)에는 계약을 식별하는 문자열을 입력할 수 있습니다.  이 문자열은 수신자 전자 메일의 제목 줄(아래에 노란색으로 강조 표시됨)에 채워지며, 관리 페이지의 이름 값으로도 채워집니다. 고유하고 의미 있는 계약 이름을 제공하면 수신자가 전자 메일을 더욱 쉽게 식별할 수 있고, 필요한 경우 계약 검색 기능을 개선할 수 있습니다.

계약 메시지는 일반 텍스트 필드로서, 필요한 지침이나 설명을 입력할 수 있는 곳입니다(아래에 녹색으로 강조 표시됨). 이 메시지는 모든 수신자에게 전송되는 다음에 서명 전자 메일에 나타나므로 수신자마다 참고할 만한 사항을 첨부할 수 있는 개인 메모처럼 사용하면 안 됩니다.

개인 설정 값이 전자 메일 템플릿에 어떻게 영향을 미치는 방식에 대한 예


사용자 정의 목록 문서 템플릿

기본 계약 이름과 메시지 필드 바로 아래에는 목록에서 계약서를 전송할 때 문서를 첨부할 수 있는 방법을 제어하는 두 개의 설정이 있습니다.

기본 동작은 발신자가 SharePoint 내에서 문서를 선택할 수 있도록 하는 것입니다.

사용자가 기본 환경을 변경하고 싶은 경우 사용할 수 있는 옵션은 두 가지가 있습니다.

► 사용자 정의 목록의 경우 SharePoint 외부의 문서 템플릿 사용 - 이 기능을 사용하면 발신자가 SharePoint 내에 있는 문서를 첨부하는 옵션을 무시합니다. 대신 Adobe Sign 시스템 내에 구성된 옵션과 동일한 파일 첨부 옵션을 사용하게 됩니다.  여기에는 다음 중 하나 이상이 포함될 수 있습니다.

o 로컬 시스템에서 첨부

o Adobe Sign 템플릿 라이브러리에서 첨부

 

기본 계약 이름과 메시지 필드 바로 아래에는 목록에서 계약서를 전송할 때 문서를 첨부할 수 있는 방법을 제어하는 두 개의 설정이 있습니다.

기본 동작은 발신자가 SharePoint 내에서 문서를 선택할 수 있도록 하는 것입니다.

사용자가 기본 환경을 변경하고 싶은 경우 사용할 수 있는 옵션은 두 가지가 있습니다.

► 사용자 정의 목록의 경우 SharePoint 외부의 문서 템플릿 사용 - 이 기능을 사용하면 발신자가 SharePoint 내에 있는 문서를 첨부하는 옵션을 무시합니다. 대신 Adobe Sign 시스템 내에 구성된 옵션과 동일한 파일 첨부 옵션을 사용하게 됩니다.  여기에는 다음 중 하나 이상이 포함될 수 있습니다.

o 로컬 시스템에서 첨부

o Adobe Sign 템플릿 라이브러리에서 첨부

            옵션이 활성화되어 있지 않으면 SharePoint 문서 목록에서 문서 템플릿을 선택하라는 메시지가 표시됩니다.

send_from_list

► 사용자 정의 목록의 경우 항상 지정된 문서 템플릿 사용 - 이 기능을 사용하면 SharePoint에서는 사용자가 첨부하는 파일을 기억했다가, 목록에서 만든 다음 계약에서 파일 선택 단계를 무시하고 해당 파일을 자동으로 첨부합니다.  같은 문서를 여러 번 사용할 때 유용합니다.


계약서 전송

계약 시작

계약서를 보내고 서명을 받는 것은 Adobe Sign에서 가장 중요한 기능이며 SharePoint 환경에서 이 프로세스를 시작하는 방법에는 세 가지가 있습니다.

  • 리본에서 전송
  • 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 전송
  • 목록에서 전송

세 가지 옵션 모두에서 수신자를 정의할 수 있는 구성 페이지가 열리며, 둘 이상의 서명이 필요한 경우에는 서명 순서가 열립니다.

참고:

SharePoint 내에서 전송되는 문서는 50MB를 초과할 수 없습니다. 

50MB가 넘는 문서를 전송해야 하는 경우에는 해당 문서를 Adobe Sign 라이브러리(SharePoint 통합의 외부)에 업로드하고 거기에서 첨부할 수 있습니다.

리본에서 전송

여러 SharePoint 문서를 첨부해야 하는 경우 리본에서 전송하는 방법을 사용합니다.

  1. 문서 이름의 왼쪽에 있는 체크 표시를 클릭하여 보낼 문서를 선택합니다.
  2. 페이지 상단의 리본에서 탭을 클릭합니다.
    • 선택한 모든 문서가 자동으로 첨부됩니다.
  3. 서명을 위해 전송 아이콘을 클릭합니다.
리본에서 [서명을 위해 전송] 아이콘에서 전송

마우스 오른쪽 단추 클릭을 통해 전송

마우스 오른쪽 단추 클릭으로 전송하면 문서 목록의 모든 문서를 신속하게 전송할 수 있지만 해당 파일 하나만 계약에 첨부됩니다.

  1. 서명을 위해 보내려는 문서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.
  2. 상황에 맞는 메뉴를 열려면 줄임표(...)를 선택합니다.
  3. 메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.
마우스 오른쪽 단추 클릭 상황에 맞는 메뉴에서 전송

목록에서 전송

목록에서 전송하는 것은 리본이나 마우스 오른쪽 단추 클릭 방법을 사용하여 전송할 수 있는 문서를 전송하는 것과 동일한 프로세스입니다.

하지만 두 가지 중요한 차이점이 있습니다.

  • 문서가 자동으로 첨부되지 않습니다. 따라서 개인 설정에 따라 다음 중 하나를 수행해야 합니다.
  • 반환된 서명 사본(및 감사 내역) PDF는 새 폴더에 전달되는 대신 목록에 첨부됩니다.
    • SharePoint 관리자가 문서 저장소 폴더를 정의하지 않은 한 이 경우 PDF는 해당 폴더에 배달됩니다.

계약서 구성

새 계약서가 열리면 4개의 작업별 섹션에서 볼 수 있는 구성 페이지가 보입니다.

A. 수신자 - 계약을 서명하거나 승인하는 사람

B. 메시지 세부 정보 - 계약의 이름과 전역 메시지

C. 옵션 - 계약과 관련된 선택적 기능

D. 파일 - 서명/승인이 필요한 실제 문서/파일

○ 계약을 여는 데 사용한 문서는 자동으로 계약에 첨부됩니다.

전송 페이지의 섹션별 정의

수신자 섹션

[수신자] 섹션에서 맨 위의 스위치는 기본 서명 순서 작업 과정을 선택하는 데 사용됩니다.

순서대로 완료가 활성화되면(아래 그림 참조) 수신자에게는 참가 순서를 나타내도록 번호가 지정되고 한 서명 단계에서 다음 서명 단계까지 순차적인 서명 프로세스가 관찰됩니다.

○ 이 순차적 단계 내에서는 다음을 허용하는 "컨테이너" 단계를 정의할 수 있습니다.

► 일부 서명자들이 병렬로 서명(하이브리드 작업 과정)

► 그룹의 누구든 전체 그룹을 대표해 서명할 수 있는 사람들의 그룹(수신자 그룹)

• 순서와 관계없이 완료가 활성화되면 수신자에게 번호가 매겨지지 않으며 동시 서명이 발생할 수 있습니다.

수신자 섹션 예

서명 순서 스위치의 오른쪽에는 다음 두 개의 링크가 표시됩니다.

  • 본인 추가 - 서명 순서에서 다음 서명자로 자신을 삽입하려면 이 링크를 클릭합니다.
  • 수신자 그룹 추가 - 구성원이면 누구든 서명할 수 있는 서명자 그룹을 정의할 수 있는 "컨테이너" 단계를 만들려면 이 링크를 클릭합니다. 예를 들면 HR 팀을 위한 그룹을 만들지만, HR에서 한 사람만 실제로 서명합니다.

각 수신자는 다음 다섯 가지 요소로 만들어집니다.

각 수신자 섹션 구별

A. 서명 단계 - 프로세스에서 수신자가 계약에 대한 액세스 권한을 받는 시점을 정의합니다(순서대로 완료됨이 활성화되어 있을 경우)

B. 역할 - 수신자가 문서와 상호 작용할 수 있는 방식을 정의합니다.

○ 서명자(기본값) - 적어도 하나의 서명을 적용할 것으로 예상되는 수신자

○ 승인자 - 문서를 검토하고 승인하지만 법적으로 서명할 필요는 없는 수신자

○ 위임자 - 서명 또는 승인하지 않는 수신자. 이들은 서명하거나 승인할 수 있는 능력을 다른 당사자에게 위임합니다.

C. 전자 메일 주소 - 수신자는 누구입니까? 개인 전자 메일 주소여야 합니다.

D. 확인 프로세스 - 수신자는 어떻게 심사해야 합니까?

○ 전자 메일(기본값) - 인증은 전자 메일 편지함에 대한 액세스를 기반으로 합니다.

○ 암호 - 발신자가 생성하여 대역 외 수신자에게 전달해야 하는 영숫자 암호

○ 소셜 - Facebook 또는 LinkedIn과 같은 타사 소셜 네트워크를 인증합니다.

○ KBA(미국만 해당) - 지식 기반 인증에서는 수신자가 사회 보장 번호를 입력해야 하고, 그런 다음 공개 데이터베이스를 기반으로 다수의 중요하지 않은 질문이 생성됩니다.

○ 전화번호 - 발신자가 수신자 전화번호를 제공하여 서명이 필요할 때 SMS 코드를 보낼 수 있게 해야 합니다.

E. 개인 메모(선택 사항) - 발신자는 수신자가 계약서를 볼 때 나타나는 각 수신자에게 개별 지침을 제공할 수 있습니다.

수신자 목록 아래에 있는 CC 표시 링크를 클릭하면 서명/승인 액세스 권한이 없어도 계약서를 보려는 전자 메일 주소를 그대로 복사(CC)할 수 있는 필드가 나타납니다.

 

하이브리드 작업 과정

"하이브리드" 작업 과정은 하나 이상의 서명 단계가 동시에 문서에 대한 액세스 권한을 받는 두 명 이상의 수신자를 포함하는 순차적 서명 순서의 한 예입니다. "병렬" 단계의 모든 서명자는 순차적 프로세스가 다음 서명 단계로 이동하기 전에 담당 부분을 완료해야 합니다.

수신자 목록 예

예를 들어, 위의 이미지에서는 세 단계로 구성된 서명 사이클이 있습니다.

1단계는 fclarke@gmail.com입니다. 서명을 받기 위해 계약이 전송될 때 fclarke 통지를 받습니다. fclarke가 문서에 서명하면 다음 단계로 진행합니다.

2단계는 하이브리드 단계입니다. 세 명의 수신자 모두에게 동일한 번호(2)가 지정되었음을 확인할 수 있으며, 이는 Adobe Sign이 이 수신자들 모두에게 동시에 통지할 것임을 의미합니다.  이들은 서명을 어떤 순서로든 적용할 수 있지만 모두 서명 사이클이 다음 단계로 이동하기 전에 해당 부분을 완료해야 합니다.

3단계는 다른 개별 수신자지만 이번에는 승인자(확인 아이콘과 펜촉 비교)로 정의되어 있습니다. "3단계" 수신자가 승인을 적용하면 계약서가 완료되고, 문서가 완전히 실행되며, 모든 당사자가 PDF 형식의 문서 사본과 함께 통지를 받게 됩니다.

하이브리드 그룹을 만들려면 각 당사자의 전자 메일 주소를 개별 수신자인 것처럼 입력한 다음 수신자 필드를 클릭하여 하이브리드 그룹의 다른 사람 위로 드래그합니다. 병렬 그룹을 만드는 중이라는 메시지가 화면에 표시됩니다.

필드를 드래그하여 놓아서 하이브리드 그룹을 만드는 방법에 대한 그림

수신자 그룹

수신자 그룹은 해당 그룹의 특정 개인이 아니라 조직의 승인이 필요할 때 유용합니다.  

수신자 그룹 예

예를 들어, 위의 이미지에서 세 단계로 구성된 서명 사이클을 볼 수 있습니다.

1단계(JohnDoe)는 서명자이며 계약이 전송되는 즉시 서명을 해야 한다고 통지를 받습니다.  JohnDoe가 서명을 적용하면 계약서가 2단계로 이동합니다.

2단계는 "HR 그룹"이라는 이름이 지정된 승인자 수신자 그룹입니다. 네 명의 서명자가 그룹에 입력되었으며 각각에게는 다른 확인 프로세스(단지 예임)가 지정되었습니다. 확인된 수신자 중 누구든 한 명이 승인을 적용하면, 계약서는 세 번째 단계로 진행합니다.

3단계는 개별 서명자입니다. 이 최종 서명이 완료되면, 문서가 완전히 실행되며, 모든 당사자가 PDF 형식의 문서 사본과 함께 통지를 받게 됩니다.

수신자 그룹을 만들려면 수신자 필드의 오른쪽 상단에 있는 수신자 그룹 추가 링크를 클릭하십시오. 그룹 이름 및 잠재적 수신자를 입력하도록 요청하는 컨테이너가 만들어집니다.

참고:

수신자 그룹의 모든 구성원은 특별히 문서에 서명하지 않았더라도 서명된 문서의 최종 PDF 사본을 받게 됩니다.


메시지 섹션

[메시지] 섹션에는 성공률을 크게 개선할 수 있는 두 개의 필드가 있으며, 개인 템플릿을 구성한 경우 이 필드는 자동으로 사용자가 정의한 값으로 채워집니다.

계약 이름 필드에는 계약을 식별하는 문자열을 입력할 수 있습니다. 

참고: 이 값은 계약서를 전송하기 전까지 편집할 수 있습니다.

계약 메시지는 일반 텍스트 필드로서, 필요한 지침이나 설명을 입력할 수 있는 곳입니다.

  • 계정이 메시지 템플릿을 사용하도록 구성된 경우 템플릿에 액세스하는 링크가 메시지 섹션의 맨 위 오른쪽에 표시됩니다.

옵션 섹션

[옵션] 섹션을 사용하면 문서를 보낸 후 문서를 더 잘 제어할 수 있습니다.

  • 암호로 보호 - 서명된 PDF 파일을 수신자가 열어서 보려면 암호를 입력해야 합니다.  이 암호는 발신자가 정의하며 대역 외에서 전달됩니다. Adobe Sign은 이 암호를 기록하지 않으므로 잊지 마십시오!
  • 완료 마감 시한 - 계약이 만료되어 더 이상 완료할 수 없게 될 때까지의 일 수를 설정합니다.
    • 완료 마감 시한은 관리자가 활성화한 경우에만 표시됩니다.
  • 알림 메시지 설정 - 계약을 완료하기 전까지 전송할 알림 메시지 빈도를 설정합니다. 현재 수신자만 통지를 받습니다.
  • 수신자 사용 언어 - 수신자에게 보내는 전자 메일에서 서명 중 사용될 언어를 선택합니다.
옵션 섹션의 그림

파일 섹션

[파일] 섹션은 문서를 트랜잭션에 첨부하는 곳입니다. 계약을 시작하는 데 사용한 원본 문서가 이미 첨부되어 있어야 합니다.

Adobe Sign은 모든 문서를 서명 프로세스를 위한 하나의 포괄적인 PDF로 결합하고 문서가 나열된 순서에 따라 PDF를 작성합니다. 한 문서를 클릭하고 새 목록 위치로 끌어서 문서를 다시 배열할 수 있습니다.

파일은 Adobe Sign 라이브러리, Google 문서, Box.net, Dropbox에서 첨부하거나 파일 검색 또는 드래그하여 놓기를 사용하여 로컬 시스템에서 업로드할 수 있습니다.

허용되는 파일 형식은 Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML입니다.

[파일 선택] 패널의 이미지

서명 필드 미리보기 및 추가

[파일] 목록 바로 아래에 서명 필드 미리보기 및 추가 확인란이 표시됩니다.  이 옵션을 사용하면 업로드한 문서를 열고 문서에서 필요에 따라 양식 필드를 배치할 수 있습니다. 

적어도 서명 필드를 배치해야 하지만 원하는 경우 복잡한 양식을 만들 때 사용할 수 있는 다른 필드도 많이 있습니다.

참고:

배치된 서명 필드가 없으면 Adobe Sign에서 문서의 맨 아래에 서명 블록을 자동으로 배치합니다.  공간이 없으면 서명 공간을 배치할 수 있도록 새 페이지가 추가됩니다.

계약 추적

계약 상태

계약서가 발송되면 진행 상태 추적은 Adobe Sign 리본의 계약 상태 아이콘을 통해 액세스할 수 있는 [계약 상태] 페이지에서 가장 잘 수행됩니다.

리본의 계약 상태 아이콘

계약 상태 페이지에는 SharePoint 환경 내에서 전송된 보기 권한이 있는 모든 계약이 표시됩니다.

기본 나열 순서는 전송하는 날짜순이며 다음과 같이 목록 맨 위가 최신입니다. 

계약 상태 페이지

보기에서 계약서를 필터링하려면 페이지의 오른쪽 상단에 있는 [검색] 필드를 사용할 수 있습니다.  이 검색 필드는 필드에서 문자열 줄기를 검색하고 모든 일치 항목을 반환합니다.

문자열 검색 예

문서 또는 목록별 계약 상태 검색

SharePoint 문서 또는 목록을 사용하여 전송한 모든 계약서는 다음 방법으로 쉽게 검색할 수 있습니다.

  1. 검색 기준으로 사용할 문서/목록 항목을 찾아서 선택합니다.
  2. 리본 또는 마우스 오른쪽 단추 클릭 상황에 맞는 메뉴에서 계약 상태 옵션을 클릭합니다.
문서별 검색 결과

계약 상태 새로 고침

[계약 상태] 표의 맨 오른쪽 열은 계약 상태에 대한 업데이트를 위해 Adobe Sign에 적극적으로 쿼리하는 "새로 고침" 작업입니다.  SharePoint는 정기적으로 여전히 수신자 작업을 기다리고 있는 모든 계약을 자동으로 업데이트합니다. 새로 고침 작업을 이용하면 실시간 상태를 알아야 할 때 해당 사이클 외부에서 계약을 업데이트할 수 있습니다.

계약 기록 삭제

[계약 상태] 페이지의 맨 오른쪽에 있는 마지막 아이콘은 [삭제] 아이콘입니다.  이 작업으로 SharePoint에서 계약 레코드가 삭제되지만 Adobe Sign에서 계약이 취소되거나 삭제되지는 않습니다.  이 작업은 되돌릴 수 없으므로 신중하게 사용해야 합니다.

참고:

  • 계약서가 완료되면(서명되거나 승인됨) 계약서의 이름에 링크가 활성화되고 클릭하면 완전한 문서가 표시됩니다.
  • 계약서가 최종 상태(서명됨, 취소됨/거부됨, 만료됨)이면 [새로 고침] 작업이 비활성화됩니다.
  • 계약서가 최종 상태가 아니면 [삭제] 작업이 비활성화됩니다.


서명한 문서

SharePoint 관리자가 Adobe Sign 패키지를 구성한 방식에 따라 서명된 문서가 다음 중 하나에 다시 푸시됩니다.

  • 전역 폴더 - 완료된 모든 문서는 이 방법으로 구성된 경우 이 폴더에 있습니다.
  • 소스 라이브러리의 새 폴더 - 전역 폴더가 식별되지 않으면 "서명된 계약서"라는 새 폴더가 계약서가 생성/전송된 [문서] 라이브러리에 생성됩니다. 동일한 라이브러리에서 보낸 모든 완료된 계약서는 완료된 PDF를 동일한 서명된 계약서 폴더에 반환합니다.
  • 목록 항목에 첨부됨 - 목록 항목에서 계약서를 보낸 경우 첨부 파일이 목록에 포함됩니다.
완료된 문서를 목록에 첨부하는 예

계약 관리

계약 관리 아이콘을 사용하면 사용자와 관련된 계약서의 추가로 활성화된 다른 보기가 열립니다.  계약 상태 페이지에 상태를 업데이트하는 옵션이 있는 모든 계약서의 간단한 보기가 표시되는 경우 [계약 관리] 보기에서는 계약을 자세히 볼 수 있고 계약서 속성을 수정할 수 있는 추가 옵션이 제공됩니다.

리본의 계약 관리 아이콘

페이지 구조 관리

[관리] 페이지에는 탐색할 기능이 많이 포함되어 있습니다. 단순하게 보자면, 이 페이지는 네 개의 기능 영역으로 나눌 수 있습니다.

A. 계약서 필터

B. 계약서 목록

C. 계약서 메타데이터

D. 계약서 도구

관리 페이지의 섹션별 보기

계약서 필터

페이지 상단에는 아래 목록을 필터링하여 특정 계약서를 찾는 데 도움이 되는 네 개의 도구가 있습니다. 드롭다운 목록은 목록에 있는 로드된 계약서에서 동적으로 채워집니다. 다음과 같습니다.

  • 이름 또는 회사 기준 필터링 - 계약서의 서명자 필드로서 입력된 모든 이름 및 회사 이름의 목록입니다. 선택 목록에서 항목을 선택하면 다른 모든 계약서가 필터링됩니다.
  • 문서 상태 기준 필터링 - 이 목록은 선택한 목록을 제외한 모든 목록 섹션을 효과적으로 축소합니다.
  • 문서 소유자 기준 필터링 - 다른 Adobe Sign 사용자의 계약서를 보는 경우 유용하며, 이 옵션을 사용하면 선택한 소유자(발신자)의 계약서만 표시하도록 목록이 제한됩니다.

맨 오른쪽의 텍스트 필드를 사용하면 수신자 이름, 회사 이름, 수신자 전자 메일 또는 문서 이름 등의 문자열을 검색할 수 있습니다.

 

계약 목록

페이지의 본문에는 사용자가 연결되어 있는 계약서 목록이 들어 있습니다.  사용자(즉, 사용자가 Adobe Sign에 로그인하는 데 사용한 전자 메일 주소)가 관련된 모든 계약서는 목록의 어딘가에 반영됩니다. 사용자가 발행한 계약서뿐만 아니라 사용자가 서명/승인하도록 전송된 계약서와 사용자가 참조된 계약서도 마찬가지입니다.

목록은 계약서의 상태를 나타내는 축소할 수 있는 섹션들로 나뉩니다. 맨 위부터 다음과 같습니다.

  • 승인/서명 대기 중 - 이 계약서는 사용자의 작업을 모두 기다리고 있기 때문에 목록의 맨 위에 있습니다.
  • 초안 - 이 계약은 [작성] 환경으로 전송되었지만 서명용으로 전송되지는 않은 시점까지 생성되었습니다.

편집 링크를 클릭하여 [작성] 환경에서 문서를 열고 전송 프로세스를 완료합니다.

  • 서명을 위해 전송됨 - 이 계약은 서명 프로세스에 있으며 다른 사람들이 서명/승인하기를 기다리고 있습니다.
  • 서명됨 - 완전히 실행/완료된 계약입니다.
  • 취소됨/거절됨 - 사용자가 취소했거나 어떤 이유로든 수신자가 거부한 계약입니다.
  • 보관됨 - Adobe Sign 시스템에 업로드된 파일입니다. 이 문서는 Adobe Sign을 통해 관리되는 법적 서명 프로세스에는 속하지 않습니다.
  • 라이브러리 템플릿 - 사용자가 만들었거나 사용자의 그룹/계정에 있는 다른 누군가가 사용자와 공유한 템플릿입니다.

○ 템플릿을 편집하는 기능은 템플릿의 소유자(작성자)를 위해 마련되어 있습니다.

전송 링크를 클릭하면 이미 첨부된 템플릿으로 새 계약서가 시작됩니다.

  • 위젯 - 사용자가 작성한 모든 위젯 목록
  • URL, HTML 코드 또는 JavaScript 코드를 표시하려면 코드 가져오기 링크를 사용하십시오.

목록의 맨 위에 있는 머리글을 한 번 클릭하면 각 섹션의 내용이 정렬됩니다. 다시 클릭하면 정렬 순서가 역전됩니다.

개별 레코드에는 다음 정보가 포함됩니다.

관리 페이지의 레코드 예
  • 이름 - 이름 값은 발신자가 아닌 첫 번째 수신자의 이름 또는 전자 메일 주소를 반영합니다.

○ 수신자가 Adobe Sign 시스템을 통해 문서에 서명한 적이 없는 경우 전자 메일 주소가 사용됩니다.

○ 서명 프로세스 중에 이름 값을 입력하면 전자 메일은 이 이름으로 대체됩니다.

  • 회사 - 첫 번째 수신자가 서명 필드를 통해 또는 로그인하고 프로필을 업데이트하여 회사 이름을 입력한 경우 해당 이름 값이 여기에 반영됩니다.

○ 계약서에 [회사 이름] 필드를 포함하지 않으면 이 열은 대부분 비어 있습니다.

  • 문서 제목 - 계약 이름입니다.
  • 아이콘 표시기 - 추가 컨트롤이 제자리에 있음을 나타내는 네 개의 아이콘이 있습니다.

○ 메모 - 단어 풍선 아이콘은 도구 섹션의 [메모] 탭을 클릭하여 볼 수 있는 메모가 계약서에 첨부되어 있음을 나타냅니다.

○ 알림 메시지 - 벨 아이콘은 도구 섹션의 [알림 메시지] 탭을 클릭하여 검토할 수 있는 계약서용으로 적어도 하나의 알림 메시지가 설정되어 있음을 나타냅니다.

○ 암호 보호 - 자물쇠 아이콘은 문서가 볼 수 없도록 암호로 보호되어 있음을 나타냅니다.

○ 필드 내용 - 서명된 계약에만 있는 이 아이콘은 문서에 수집된 모든 필드 데이터를 보여주는 CSV 파일을 엽니다.

  • 날짜 - 이 날짜는 마지막으로 수정된 날짜를 표시합니다. 즉, 문서가 전송 이벤트 또는 서명/승인 이벤트로서 마지막으로 업데이트된 날짜입니다.

 

계약 메타데이터

목록에서 계약서가 선택되면 해당 계약서의 메타데이터가 이 작은 패널에 표시됩니다.포함된 데이터는 다음과 같습니다.

계약 메타데이터 패널
  • 계약서 이름 - 계약서를 만들 때 계약서에 제공된 이름

○ 계약 수정 - 계약서를 수정할 수 있는 경우 계약서 이름 옆에 [계약 수정]이 나타납니다.

  • 발신 - 계약서를 보낸 사람(및 알려진 경우 회사 이름)
  • 수신 - 계약서의 첫 번째 서명자(및 알려진 경우 회사 이름)
  • 날짜 - 계약서에 대한 최종 수정 시간/날짜 스탬프
  • 상태 - 계약서의 현재 기능상 상태

○ 서명자 바꾸기 링크 - 계약서에서 발신자가 현재 서명자를 대체할 수 있으면 [상태] 아래에 링크가 나타납니다. 계약서를 잘못된 전자 메일로 전송했거나 현재 서명자를 사용할 수 없는 경우 유용합니다.

○ 서명된 사본 업로드 - 계정 설정에서 허용하는 경우 서명된 문서를 업로드하는 링크가 [상태] 아래에 나타납니다.  이것은 가끔 누군가가 문서를 인쇄하고 서명한 다음 다시 메일로 사용자에게 보낼 때 유용합니다.

  • 메시지 - [메시지] 필드에 입력된 원래 메시지
  • 만료일 – 이 필드는 계약서가 자체적으로 취소되는 날짜를 표시합니다.

○ 추가/편집- 만료일을 허용하도록 계정을 구성한 경우 계약 만료일을 추가하거나 편집할 수 있는 링크를 사용할 수 있습니다. 

 

계약서 도구

[계약서 도구] 패널을 사용하면 몇 가지 컨트롤에 액세스하여 계약서를 더 잘 관리하고 이해할 수 있습니다.

계약서 도구 패널
  • 보기 - 현재 상태의 계약에 대한 축소판이 표시됩니다.
  • 공유 - 이 기능을 사용하여 문서를 공유하면 전자 메일 주소와 메시지를 입력한 다음 해당 주소로 현재 상태의 계약 사본을 전자 메일로 보내고 지정된 전자 메일 주소의 [관리] 탭에 문서를 추가하라는 메시지가 표시됩니다.
  • 보호 - 문서가 아직 완료되지 않은 한 사용할 수 있으며, 이 탭을 사용하면 계약서를 보낸 후 문서 보기 보호를 설정할 수 있습니다.
  • 알림 - 이 패널을 사용하여 계약서를 보낸 후에는 알림 메시지를 만들거나 삭제할 수 있습니다. 또한 실시간 또는 특정 날짜에 알림 메시지를 보낼 수도 있습니다.
  • 기록 - 이 탭은 계약서가 기록한 모든 이벤트를 포함하는 목록으로서, 전송 이벤트부터 시작하여 최종 서명 이벤트로 끝납니다.

○ 감사 보고서 - 이 링크는 각 이벤트의 IP 주소와 같이 더 심층적인 매개 변수를 포함하여 계약 기록의 확장된 PDF 보고서를 생성합니다.

  • 메모 - 모든 계약에 개인 메모를 추가할 수 있습니다. 이 메모는 사용자만의 개인적인 것으로서, 다른 사용자나 서명자와 공유되지 않습니다.

일반적인 작업에 대한 빠른 링크

다음은 가장 자주 사용되는 작업에 대한 빠른 참조입니다. 관리 페이지 자체 및 기능 랜드 마크에 대한 높은 수준의 설문 조사가 이어집니다.

라이브러리(문서) 템플릿

Adobe Sign 리본의 [라이브러리 템플릿] 아이콘을 사용하면 양식 필드를 배치하고 Adobe Sign 라이브러리에서 필드가 활성화된 양식을 저장할 수 있는 Adobe Sign 작성 환경에 SharePoint 문서를 보낼 수 있습니다.

참고:

SharePoint의 원본 문서는 변경되지 않습니다.  새 문서 템플릿은 Adobe Sign 사이트에만 존재하며 계약서의 파일 섹션에서 문서 라이브러리 옵션을 통해 첨부해야 합니다.

문서 템플릿 작성 방법:

  1. 템플릿으로 만들려는 문서를 클릭합니다.
  2. 리본에서 라이브러리 템플릿 아이콘을 클릭하거나 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 메뉴에서 선택합니다.
    • Adobe Sign 작성 환경이 열리고 전체 문서가 표시됩니다.
  3. 문서에 필요한 필드를 배치합니다.
    • 두 사람의 입력/서명이 필요한 템플릿을 만드는 경우 첫 번째 수신자에 대한 필드를 모두 배치합니다.  그런 다음 수신자 필드를 참여자 2로 변경한 다음 두 번째 서명자/승인자 필드를 배치하십시오.

참고:

작성 환경을 통해 템플릿을 만들 때 최대 2명의 수신자를 위한 문서만 작성할 수 있습니다.  더 필요하다면 Acrobat이나 텍스트 태그를 사용하여 문서를 작성해야 합니다.

수신자 목록 예

4. 템플릿이 완료되면 오른쪽 하단의 저장 단추를 클릭합니다.

• 이렇게 하면 템플릿이 Adobe Sign 라이브러리에 저장됩니다.  

 


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