Adobe Acrobat Sign 기록 및 감사 보고서 기능은 시스템의 모든 사용자가 사용할 수 있습니다. 사용자와 연관된 모든 계약에는 기록 및 관련 감사 보고서가 있습니다.
개요
Acrobat Sign의 모든 계약은 트랜잭션의 진행을 정의하는 일련의 이벤트 "이정표"를 거칩니다.
이러한 이정표에는 다음과 같은 이벤트가 포함될 수 있습니다.
- 문서 작성
- 전송된 트랜잭션 수정 사항
- 수신자에게 전송된 전자 메일
- 수신자가 본 전자 메일
- 수신자 권한 위임
- 계약에 적용된 서명/승인
- 완료/거절됨/취소됨 상태
이정표는 유사한 내용의 두 가지 형식으로 기록되지만 그 목적은 약간 다릅니다.
활동 목록은 트랜잭션이 Acrobat Sign 애플리케이션 내에서 볼 때 엔드-투-엔드 프로세스의 어느 지점에 있는지를 "한눈에 알 수 있는" 요약입니다.
- [활동] 목록에는 이벤트, 그 이벤트를 등록한 사용자/수신자(전자 메일 주소로 식별됨) 및 이벤트의 시간/날짜 스탬프(로컬 시스템 설정을 기반으로 뷰어 시간대에 맞게 조정됨)만 표시하도록 최소 정보가 포함됩니다.
- 문서를 변경하는 각 이벤트(즉, 수정, 수신자 작업)에는 해당 이벤트 직후의 문서를 표시하는 링크가 포함됩니다.
- [활동] 목록의 범위는 전체 트랜잭션을 포함합니다. 따라서 감사 보고서(문서 상호 작용에 더 제한됨)에 포함되지 않은 정보를 볼 수 있습니다.
- 트랜잭션이 여전히 "진행 중"인 경우 [활동] 목록의 맨 아래에는 계약 작업 과정에 남은 예상된 수신자 목록이 표시됩니다.
- 문서가 완료된 후에 발생하는 보존 및 eVaulting 이벤트입니다.
- [활동] 목록은 계약의 요소이며 계약(예: GDPR)을 제거하는 명시적 조치에 의해 삭제됩니다. 어떤 이유로 인해 사용자 계정에서 계약이 삭제되면 [기록] 내용은 해당 항목 보기와 함께 유실되며 복구할 수 없습니다.
감사 보고서에는 [기록] 패널과 동일한 계약 이정표가 포함되며, 동시에 다음과 같은 자세한 정보도 포함되어 있습니다.
- 이벤트를 기록하는 시스템의 IP 주소
- Acrobat Sign 서버에 있는 권한이 있는 문서의 트랜잭션 ID
감사 보고서는 문서가 작성되는 순간부터 완전히 마무리될 때까지 문서가 조작되는 방식을 분명히 설명하는 권한이 있는 문서로 계획되었습니다. 필요에 따라 PDF 파일로 저장하거나 내부 프로세스용으로 인쇄할 수 있습니다.
- 기억해야 할 중요한 차이점은 감사 보고서에 GMT 시간대에 맞게 표준화된 모든 이벤트가 표시된다는 것입니다. 따라서 여러 시간대의 사용자 트랜잭션을 검토하는 감사 담당자의 혼란을 줄일 수 있습니다.
- 활동 목록은 보는 사람에게 동적으로 생성되며 보는 사람의 로컬 시스템 시간대에 해당하는 모든 이벤트를 반영합니다.
- 계약에 포함되어 표시되는 서명 필드의 시간대는 서명이 적용된 시간에 해당하는 서명자의 로컬 시스템 시간대를 반영합니다. 시간대 코드는 PDF를 볼 때 컨텍스트를 제공하기 위해 제공됩니다..
- 날짜 스탬프 포맷이 YYYY-MM-DD로 설정되어 있습니다.
- 감사 보고서는 웹 응용 프로그램의 [관리] 탭에 표시되는 계약 개체와 독립적으로 저장됩니다. 따라서 관리 페이지에서 개체를 삭제해도 감사 보고서가 삭제되지 않습니다.
- 계약의 트랜잭션 ID를 알고 있다면 웹 사이트(https://secure.echosign.com/verify)에서 해당 트랜잭션에 대한 감사 보고서에 액세스할 수 있습니다(보안 설정 허용).
감사 보고서에는 다음 두 단계가 있습니다.
- "임시" 보고서 - 트랜잭션이 "진행 중"인 동안, 요청이 수행될 때 계약에 대해 이 감사 보고서가 기록된 이벤트에서 생성됩니다. 정의에 따라 이 보고서는 완료되지 않으며 수신자가 기록된 이벤트를 수행할 때 변경될 수 있습니다.
임시 보고서는 저장/인쇄된 경우 최종 문서로 잘못 해석되지 않도록 보고서 맨 위에 명확하게 표시됩니다.
- "최종" 보고서 - 계약이 최종 상태(서명됨, 취소됨, 거절됨 또는 만료됨)에 도달하면 최종 감사 보고서가 생성되고 저장됩니다. 트랜잭션과 관련하여 발생하는 추가 이벤트(예: 보존)는 보고서에 추가할 수 없습니다. 따라서 서명된 문서를 받기 위해 발생한 이벤트들에 대한 전체 보고서가 만들어지고 그 밖에는 아무것도 만들어지지 않습니다.
사용되는 방식
[활동] 목록은 오른쪽 내역 옵션의 맨 아래에 있는 활동 링크를 클릭하면 관리 페이지에 표시됩니다.
감사 보고서는 관리 탭을 통해 액세스합니다.
계약을 선택하고 감사 보고서 다운로드를 클릭합니다.
활성화하거나 비활성화하는 방법
[기록] 패널 및 감사 보고서는 기본적으로 모든 사용자가 사용 가능하며 사용하지 못하도록 설정할 수 없습니다.
구성 옵션
감사 보고서에는 보고서에 대한 액세스를 제어하는 세 개의 UI 컨트롤과 하나의 API 설정이 있습니다.
- 감사 보고서를 서명 및 보관됨 전자 메일에 첨부합니다.
- [관리] 페이지에서 다운로드한 문서에 감사 보고서를 첨부합니다.
- 트랜잭션 확인 페이지를 통해 감사 보고서에 대한 액세스를 허용합니다.
- getLatestDocument가 호출되면 API를 통해 감사 보고서를 첨부합니다.
감사 보고서를 서명 및 보관됨 전자 메일에 첨부함
이 컨트롤은 전역 설정 페이지(그룹 수준 조정을 위한 그룹 설정)에 있습니다.
이 옵션은 기본적으로 [모두]로 설정되며 [계정] 또는 [그룹] 수준에서 구성할 수 있습니다.
문제는 "누가 '서명 및 보관됨' 전자 메일과 함께 감사 보고서를 받아야 하는가?"입니다.
옵션은 다음과 같습니다.
- 사용 안 함 - 아무도 감사 보고서를 받지 않습니다..
- 전송자 전용 - 계약서 발신자만 첨부된 감사 보고서를 받게 됩니다.
- 모두(기본값) - 모든 참가자가 감사 보고서를 받습니다.
포함되면 감사 보고서는 하나의 첨부된 PDF로 계약서와 연결됩니다.
관리 페이지에서 다운로드한 문서에 감사 보고서를 첨부함
이 옵션은 기본적으로 사용하지 않도록 설정되며 [계정] 또는 [그룹] 수준에서 활성화/비활성화할 수 있습니다.
이 컨트롤은 전역 설정 페이지(그룹 수준 조정을 위한 그룹 설정)에 있습니다..
활성화된 경우, 사용자가 관리 페이지에서 다운로드한 모든 문서에는 계약서 PDF의 일부로 감사 보고서가 포함됩니다.
트랜잭션 확인 페이지를 통해 감사 보고서에 대한 액세스를 허용함
이 옵션은 기본적으로 사용하지 않도록 설정되며 [계정] 또는 [그룹] 수준에서 활성화/비활성화할 수 있습니다.
이 컨트롤은 전역 설정 페이지(그룹 수준 조정을 위한 그룹 설정)에 있습니다.
사용하도록 설정된 경우, 계약 트랜잭션 ID가 있는 사람은 확인 페이지에서 감사 보고서를 액세스할 수 있습니다.
getLatestDocument가 호출되면 API를 통해 감사 보고서를 첨부함
getLatestDocument 호출을 사용하여 검색된 모든 문서에 감사 보고서를 자동으로 첨부할 수 있습니다.
이 옵션은 기본적으로 [False] 상태입니다.
이 설정은 성공 관리자가 활성화해야 하며 호출의 모든 인스턴스에 적용됩니다.
아직 처리 중인 문서는 임시 보고서를 받게 됩니다.
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