계약 수신자에 대한 미리 알림 설정

Adobe Acrobat Sign은 현재 사용자의 계약과 상호 작용할 것으로 예상되는 받는 사람에게 일반 전자 메일 알림 메시지를 주기적으로 보내는 옵션을 제공합니다.


계약 미리 알림 활성화/비활성화

모든 서비스 수준에서 다음에 액세스할 수 있습니다.

  • 순환 알림 메시지 만들기
    • 전송 프로세스 중
    • 관리 페이지에서
  • 관리 페이지에서 순환 및 Ad Hoc 알림 메시지 만들기

개인 및 팀 서비스 수준에는 알림 메시지 기능을 자동화하거나 중지하는 기능이 없습니다.

엔터프라이즈 및 비즈니스 수준 옵션

엔터프라이즈 및 비즈니스 서비스 수준은 전송 프로세스 중에 미리 알림 옵션을 선별적으로 표시하거나 계정/그룹 범위 자동화를 사용하도록 설정할 수 있습니다.

이 기능은 다음과 같이 활성화/비활성화 및 구성할 수 있습니다.

참고:

기본 미리 알림을 사용하도록 설정하면 "전송자가 설정하거나 수정하도록 허용" 옵션이 설정되어 있지 않은 경우 전송 페이지에서 미리 알림을 구성하는 기능이 표시되지 않습니다.

감사 보고서

엔터프라이즈 및 비즈니스 계층 계정에는 계정 설정 > 전역 설정 > 감사 보고서로 이동하고 감사 보고서에 알림 포함 옵션을 활성화하여 감사 보고서에 알림 이벤트를 추가하는 옵션이 있습니다.

감사 보고서에 보고할 미리 알림을 구성합니다.

활성화된 경우 전송된 각 미리 알림 이메일의 내역이 감사 보고서에 기록됩니다(최대 250개의 미리 알림 이벤트).

감사 보고서에 미리 알림이 보고되었습니다.

미리 알림 이메일이 표시되지 않는 경우감사 보고서에 업데이트가 추가되지 않습니다. 이 제한에는 Webhook 이벤트 생성을 위해 트리거되는 미리 알림이 포함됩니다. 예를 들어, 계정 설정이 감사 보고서에 미리 알림을 추가하도록 구성되어 있고 개별 그룹이 미리 알림 이메일을 표시하지 않는 경우, 특별히 구성된 그룹은 감사 보고서에 미리 알림 이벤트를 포함하지 않습니다.

전송 프로세스 중에 미리 알림 설정

해당 그룹 또는 계정에 대해 기본 알림 메시지가 구성되지 않은 사용자는 전송 프로세스 중에 알림 메시지를 정의할 수 있습니다.

이러한 알림 메시지는 항상 순환되며 계약과 관련된 모든 수신자에게 적용됩니다. 발신자는 알림 메시지가 트리거하는 반복만 정의해야 합니다. 다음 6가지 옵션이 있습니다.

  • 매일
  • 매주
  • 영업일마다
  • 이틀마다
  • 3일마다
  • 5일마다

알림 메시지에 대한 동의가 처음에 전송되면 서명 요청 전자 메일은 첫 번째 수신자에게 전달됩니다. 이 이벤트는 첫 번째 알림 메시지에 대한 타이머를 시작합니다.

예를 들어, 알림 메시지가 3일마다 전송되도록 구성된 경우 첫 번째 알림 메시지는 서명 요청 전자 메일이 전달된 후 정확히 72뒤에 트리거합니다.

수신자가 계약을 통해 작업을 완료하면 해당 수신자의 알림 메시지 시계가 종료됩니다.

여러 명의 수신자가 있는 경우 플로우에서 이전 수신자가 작업을 완료하면 바로 다음 수신자에게 서명 요청 전자 메일이 전송됩니다. 알림 메시지 시계는 최초 타임스탬프가 아닌 해당 서명 요청 전자 메일의 배달 시간에 따라 새 수신자에 대해 시작됩니다.

이 프로세스는 계약이 완전히 실행될 때까지 모든 계약 수신자를 순환합니다.

참고:

모든 순환 알림 메시지에는 수명 주기가 있으며, 수명 주기 후에 알림 메시지가 자동 종료됩니다.

매일 트리거하는 알림 메시지는 10일의 수명 주기가 있습니다.

다른 모든 알림 메시지는 60일의 수명 주기가 있습니다.


관리 페이지에서 미리 알림 설정

관리 페이지에서 전송 프로세스가 구성되면 알림 메시지가 생성됩니다:

  1. 관리 페이지로 이동합니다.

  2. 검토할 계약을 한 번 클릭합니다.

  3. 오른쪽의 옵션 레일에 있는 미리 알림 링크를 클릭합니다.

    알림 메시지

  4. 적절한 사용자 및 반복에 대한 미리 알림을 구성합니다. 

  5. 만들기를 클릭하여 미리 알림을 설치합니다.

관리 페이지 인터페이스에는 보내기 페이지에 없는 몇 가지 옵션이 있습니다.

  • 알림 메시지에 포함할 수신자를 선택할 수 있습니다. 수신자 한 명, 일부 또는 모두에 대한 알림 메시지를 디자인합니다.
  • 보내기 페이지에서와 같이 순환 알림 메시지 프로세스를 선택할 수 있습니다.
    • 수신자가 계약에 대한 작업을 완료한 후 순환 알림 메시지에 추가되면 알림 메시지를 수신하지 않습니다.
  • "지금 즉시" 또는 "특정 날짜"에 보내는 일회성(Ad Hoc) 알림 메시지를 생성할 수 있습니다.
    • 계약에 대한 작업을 완료한 참가자에 대한 Ad Hoc 알림 메시지를 구성할 수 있습니다.
    • Ad Hoc 알림 메시지는 계약에 종료 서명하거나 보관된 후에 구성할 수 있습니다.
  • 메시지를 포함해야 합니다. 이 필드는 관리 페이지에서 알림 메시지를 작성할 때 필수 필드입니다.

 

계약에 대한 다른 미리 알림이 이미 구성된 경우에는 미리 알림 만들기 인터페이스 대신 계약 목록이 표시됩니다.

미리 알림 추가 버튼을 클릭하여 새로운 알림 메시지를 만들 수 있습니다.


기존 미리 알림 검토

다음과 같이 계약에 대해 구성된 알림 메시지를 검토할 수 있습니다.

  1. 관리 페이지로 이동합니다.

  2. 검토할 계약을 한 번 클릭합니다.

  3. 오른쪽의 옵션 레일에 있는 미리 알림 링크를 클릭합니다.

    기존 미리 알림

참고:

미리 알림은 트리거할 다음 시간을 기준으로 정렬됩니다.

취소/만료된 모든 알림 메시지는 활성 알림 메시지 아래에 나열됩니다.


알림 메시지 취소

알림 메시지를 취소하려면 다음을 수행하십시오.

  1. 계약을 작성한 사용자로 로그인합니다.

  2. 관리 페이지로 이동합니다.

  3. 문의할 계약을 한 번 클릭하여 선택합니다.

  4. 오른쪽의 옵션 레일에 있는 미리 알림 링크를 클릭합니다.

  5. 취소할 알림 메시지를 찾아 한 번 클릭합니다. 

  6. 삭제 아이콘(휴지통 아이콘)을 클릭합니다.

참고:

수신자는 알림 메시지 전자 메일에서 알림 메시지를 종료할 권한이 있습니다. 이 기능은 필수 기능이며, 중지할 수 없습니다.

 

알림 메시지 및 REST API

REST v6 API를 사용하면 다음 네 가지 작업을 통해 알림 메시지 개체에 직접 액세스할 수 있습니다.

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - 경로에 agreementId로 식별된 지정된 계약 참가자에 대한 알림 메시지를 작성합니다..
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - 경로에서 agreementId로 식별된 계약에 대한 알림 메시지를 검색합니다.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 계약과 관련된 특정 알림 메시지를 검색합니다..
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 계약에 대한 기존 알림 메시지를 업데이트합니다.


사용자 정의 전자 메일 템플릿 만들기

엔터프라이즈 고객에게는 알림 메시지에 대해 완전히 사용자 정의 가능한 전자 메일 템플릿을 작성할 수 있는 옵션이 제공됩니다. 

사용자 정의 전자 메일 템플릿에 관심이 있는 경우 이 안내서를 참조하십시오.

미리 알림 이메일의 전송 억제

기본적으로 미리 알림을 구성하는 모든 계정은 일정 또는 분명한 트리거에 따라 미리 알림 이메일을 자동으로 보냅니다.

일부 산업에서는 모든 이메일 통신(예: 금융 서비스)을 캡처해야 하며, 이러한 고객은 웹 후크를 활용하여 다른 채널을 통해 미리 알림을 보낼 수도 있습니다.

엔터프라이즈 계층 계정에는 지원 팀에 요청을 전송하여 계정 및 그룹 수준에서 Acrobat Sign 시스템에서 미리 알림 이메일의 전송을 억제하는 옵션이 있습니다.

 

알림에 의해 Webhook이 트리거됨

알림에 대한 Webhook은 구성 방법(단일 계약으로 또는 대량 전송 프로세스를 통해) 및 알림 방법(Acrobat Sign에서 이메일을 보낼지 여부)과 관련된 이벤트로 분할됩니다.

알림 콘텐츠는 다음 이벤트에 대한 Webhook 페이로드에 포함됩니다.

  • 계약 모든 이벤트
  • 계약 알림 전송됨
  • 계약 미리 알림 시작됨
  • 모든 이벤트 대량 전송
  • 대량 알림 메시지로 전송됨
  • 대량 전송 미리 알림 시작됨

 

이메일 알림이 활성화된 상태에서 알림이 정상적으로 트리거되는 경우:

  • 단일 계약 이벤트는 REMINDER_SENT이며 Webhook은 AGREEMENT_REMINDER_SENT입니다.
  • 대량 전송 트랜잭션에서 MEGASIGN_REMINDER_SENT라는 Webhook이 생성됩니다.

이메일 알림이 중지된 상태에서 알림이 트리거되는 경우:

  • 단일 계약 이벤트는 REMINDER_INITIATED이며 Webhook은 AGREEMENT_REMINDER_INITIATED입니다.
  • 대량 전송 트랜잭션에서 MEGASIGN_REMINDER_INITIATED라는 Webhook이 생성됩니다.

대량 전송 Webhook은 전체 템플릿에 대해 한 번만 트리거됩니다. 하위 계약에 따라 트리거되지 않습니다.


주의 사항

  • 순환 알림 메시지의 수명:
    • 매일 알림 메시지는 10일 후 만료됩니다..
    • 다른 모든 순환 알림 메시지는 60일 후에 만료됩니다.
  • Ad Hoc 알림 메시지
    • 한 번만 트리거
    • 계약에 대한 작업을 이미 완료한 참가자에게 알림 메시지를 보내도록 구성할 수 있습니다.
    • 계약이 완료되거나 보관된 후에 구성할 수 있습니다.
      • 취소, 거부 또는 만료된 계약에 대해서는 알림 메시지를 구성할 수 없습니다.
  • 원래 "서명 요청" 전자 메일이 전송된 시간과 같은 시간에 알림 메시지가 트리거됩니다..
    • 여러 수신자 작업 과정에서 수신자가 해당 작업을 완료하고 다음 수신자가 차례로 트리거하면 알림 메시지 시계가 해당 시간으로 재설정됩니다.
    • 관리 페이지를 통해 현재 서명자를 바꾸면 알림 메시지 시간이 재설정되지 않습니다.
  • 수신자는 알림 메시지를 취소할 권한이 있습니다. 이 권한을 거부할 수 있는 옵션이 없습니다..
  • 만료일은 계약이 전송된 후 관리 페이지에서 수정할 수 있습니다.
  • 내부 수신자에 대해 만료일을 무시하도록 구성할 수 있습니다.
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