Información general


Requisitos previos

A continuación se indican los requisitos de instalación de Adobe Sign for HR:

  • Complementos necesarios

    • Aplicación con ámbito de Human Resources: Core

    • Aplicación con ámbito de Human Resources: Service Portal

  • Licencia de empresa de Adobe Sign: se precisa una licencia de empresa de Adobe Sign para utilizar la aplicación. 
  • Ventanas emergentes habilitadas en el navegador: asegúrese de que su navegador no bloquee la apertura de ventanas emergentes. OAuth requiere acceso a las acciones de estas ventanas.


Proceso de instalación

Como cualquier otra aplicación con ámbito de ServiceNow, es preciso suscribirse a Adobe Sign for HR o adquirir la aplicación a través de ServiceNow Store antes de la instalación.

Nota:

En el proceso detallado en este documento participan distintas funciones de usuario. Los módulos HR y Managed Documents cuentan con varias funciones específicas.

A menos que ya tenga implantados procesos formales de HR y Managed Documents, se recomienda que un usuario con las funciones Administrador de HR o Administrador del sistema realicen los pasos siguientes, ya que disponen de acceso a todas las acciones indicadas.

Para obtener más información, consulte lo siguiente:

Precaución:

Se recomienda encarecidamente instalar la aplicación en un entorno de prueba/desarrollo antes de su instalación para producción.


Instalar la aplicación Adobe Sign for HR

Una vez que suscribe o adquiere la aplicación Adobe Sign for HR, esta aparece en el menú Aplicaciones del sistema -> Aplicaciones en su instancia de ServiceNow.

1_servicenow_store-applications

 

Menú:

Una vez completado el proceso de instalación, aparece un menú en el panel de navegación izquierdo: Adobe Sign for HR

2_adobe_sign_forhrmenu

Estas son las opciones de submenú:

  • Datos de formulario de Adobe Sign: tabla con los datos de formulario devueltos una vez firmado un acuerdo. Se puede utilizar para realizar informes sobre documentos y sus datos de campos. Tiene más información sobre esta característica en la sección Informes.
  • Servicios HR de Adobe Sign: servicios HR que utilizan Adobe Sign. Muestra filtrados los servicios que utilizan cualquiera de las opciones personalizadas de casos de HR.
  • Acuerdos: detalles back-end del proceso de firma. Incluye los eventos JSON, así como todos los de Adobe Sign que se reciben y sobre los que se actúa.
  • Conectar con Adobe Sign: pantalla de conexión donde se vincula una cuenta válida de Adobe Sign con ServiceNow.
  • Eventos: detalles back-end que se envían y reciben por cada evento de Adobe Sign.
  • Ayuda: vínculos a la ayuda de Adobe Sign.
  • Participantes: los firmantes y detalles de su proceso de firma.


Instalar el conjunto de actualización “Adobe Sign - HR Core Updates”

Una vez instalada correctamente la aplicación Adobe Sign para HR, es preciso aplicar Adobe Sign: actualizaciones principales de HR.

Nota:

Estas configuraciones después de la instalación a la aplicación principal de HR se deben llevar a cabo para que la aplicación funcione.

Los pasos se describen en los cuatro puntos de viñeta siguientes ampliables.

  • La configuración manual se recomienda para asegurarse de que está informado de los cambios que se realizan y no poniendo en peligro su funcionalidad actual
  • Opcionalmente, puede instalar el conjunto de actualización adjunto si está absolutamente seguro de que no entrará en conflicto con los cambios realizados

 

Pruebe y verifique que todo funciona correctamente en un entorno de prueba/desarrollo antes de realizar la instalación para producción.

Botones “Insertar firma” y “Marcar firmas” deshabilitados en la plantilla de documento

Botón Insertar firma

Cuando se crea una plantilla de documento HTML, el botón Insertar firma se activa en la etiqueta de firma de ServiceNow.

  • Esta etiqueta no es necesaria cuando se utiliza Adobe Sign.
  • El botón se deshabilita cuando se marca la casilla Creado para Adobe Sign.
insert_signaturebutton

 

Botón Marcar firmas

El botón Marcar firmas del formulario Plantilla PDF también se puede deshabilitar, ya que no se utiliza con la aplicación Adobe Sign. 

  • También se deshabilita cuando se marca la casilla Creado para Adobe Sign.
mark_signatures_button

 

Estos pasos se pueden llevar a cabo manualmente si navega directamente a las acciones de interfaz de usuario y agrega manualmente los términos y condiciones.

  • Escriba "Acciones de interfaz de usuario" en el menú de navegación de la izquierda
  • Seleccione la opción de menú Acciones de interfaz de usuario en Definición del sistema
1_ui_actions

 

  • En el campo de búsqueda, elija Nombre
  • Introduzca Insertar firma
  • Abra el registro Insertar firma
2_insert_signature

 

  • Agregue “&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false” a la condición
    • Esto oculta el botón si la casilla de verificación Creado para Adobe Sign está activada
3_add_current_adosy

El mismo proceso se puede seguir para ocultar el botón "Marcar Firma". Busque la acción de la interfaz de usuario "Marcar firma" en lugar de "Insertar firma".

 

Casilla Creado para Adobe Sign

La condición adicional && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (la casilla no está marcada) se agregó a las acciones de la interfaz para ocultarlas.

authored_for_adobesigncheckbox

Botón “Firmar documento” en caso de HR deshabilitado

El botón Firmar documento integrado se muestra al agente de HR una vez que un documento se ha previsualizado y generado.

Cuando se utiliza Adobe Sign, este botón se sustituye por el botón Firmar con Adobe Sign, que hace el envío a Adobe Sign para la firma.

  • El botón Firmar documento original se ha deshabilitado agregando && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (el campo de acuerdo está vacío) a la condición de acción de la interfaz.
hr_case_disabled

 

  • Tipo Acciones de la interfaz de usuario en el menú de navegación de la izquierda.
  • En Definición del sistema elija la opción de menú Acciones de interfaz de usuario.
4_ui_actions
  • En el campo de búsqueda, elija Nombre
  • Introduzca Firmar documento.
    • Verá tres registros con este valor de nombre.
  • Elija el que está en la tabla "sn_hr_core_case".
5_sign_document

 

  • Agregue && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() a la condición.
    • Esto oculta el botón cuando el campo de contrato está vacío
6_add_current_adosy

Nota:

Asegúrese de que la condición adicional está añadida antes del punto y coma.

Tipo de tarea “Firmar documento con Adobe Sign”

Es preciso agregar un nuevo tipo de tarea de Firmar documento con Adobe Sign a los tipos de tarea de HR.

Debe seleccionarse en cualquier plantilla de tarea de HR que se vaya a utilizar en un proceso de Adobe Sign.

task_type

 

Para crear este tipo de tarea:

  • Vaya a Listas de opciones
  • Buscar:
    • Tabla: sn_hr_core_task
    • Elemento: hr_task_type

En esta lista es necesario crear un nuevo Tipo de tarea.

Seleccione Nuevo y cree el registro como se muestra aquí.

  • La etiqueta puede ser cualquier cosa pero "Valor" debe ser adobe_sign_document
new_task_type

Casilla “Creado para Adobe Sign” y campos “Tabla de datos de formulario”

Hay dos campos adicionales en la tabla sn_hr_core_document_template:

  • Casilla Creado para Adobe Sign
  • Campos Tabla de datos de formulario

Como se describe en la sección Botones “Insertar firma” y “Marcar firmas” deshabilitados en la plantilla de documento, la casilla Creado para Adobe Sign se utiliza para ocultar/mostrar los botones que no se necesitan.

También se utiliza para ocultar/mostrar el campo Tabla de datos de formulario, que se usa cuando la plantilla de documento puede formar parte de un informe, como se describe en la sección Informes.

  • Si no ha creado una tabla en la que insertar los datos de formulario, el nombre de tabla se puede dejar como “ninguno”.
additional_tablefields

 

Estos pasos pueden llevarse a cabo manualmente mediante la navegación a cualquier registro de plantilla del documento y la configuración del diseño del formulario.

7_navigate_to_formlayout

 

Agregue los campos Creado para Adobe Sign y Tabla de datos del formulario al cubo Seleccionado.

8_add_fields

 

Los campos ahora estarán en el formulario.

9_complete_form

Descargar



Agregar el widget de firma a la tarea Portal de HR y a las páginas de Ticket

Se han creado dos widgets del portal de servicios que permiten al firmante firmar el acuerdo:

  • El fin del widget Adobe Sign HR Ticket Page es utilizarlo en la página HR Ticket (hrj_ticket_page)
  • Adobe Sign HR Task Details se puede utilizar en la página HR Task Details (hri_task_details)

 

NOTA: Esto debe hacerse desde dentro del ámbito Portal del servicio HR.

Vaya a Portal de servicios > Páginas

13_pages_-_serviceportal

 

Busque hrj_ticket_page y abra el registro

14_find_the_hrj_ticketpage

 

Seleccione Abrir en Designer

15_open_in_designer

 

Seleccione el widget Adobe Sign HR Ticket Page, arrástrelo y suéltelo en la página donde desea que el firmante lo vea.

Dependiendo del diseño que esté utilizando, es posible que deba agregar una nueva fila para acomodar el nuevo widget.

 

16_add_the_widgettothepage

Puede seguirse exactamente el mismo proceso para agregar el widget Adobe Sign HR Task Details utilizando la página “hri_task_details” (consulte la captura de pantalla anterior, bajo el widget de documento).


Usuarios con privilegios (funciones)

La aplicación HR incluye dos funciones:

  • Administrador (x_adosy_sign_hr.admin)
    • Los usuarios de ServiceNow con la función x_adosy_sign_hr__admin tienen acceso completo a toda la funcionalidad y a ambos menús de usuario (como se muestra en la sección de instalación).
  • Usuario (x_adosy_sign_hr.sender)
    • Los usuarios de ServiceNow con la función x_adosy_sign_hr.sender obtienen acceso a la aplicación. 
    • La función Remitente debe agregarse a cualquier grupo de HR que necesite utilizar la aplicación Adobe Sign para enviar un documento para su firma.


Establecer la conexión de OAuth entre Adobe Sign y ServiceNow

Para conectar la aplicación Adobe Sign a ServiceNow se necesita un usuario que sea administrador de grupo o de cuenta de Adobe Sign. 

Se puede establecer una conexión entre ServiceNow y Adobe Sign haciendo clic en el vínculo Conectar con Adobe en el menú de Adobe Sign for HR.

3_connect_to_adobesign

 

Aparece un estado de página que muestra que las aplicaciones no están conectadas:

Haga clic en Conectar para que aparezca la página de inicio de sesión de Adobe Sign.

4_adobe_sign_forhr-notconnected-small

 

Autentíquese en Adobe Sign con sus credenciales de administrador de la cuenta

5_adobe_sign_authenticationscreen

Una vez que inicie sesión, los permisos de aplicación requeridos se indican en una ventana de autenticación.

Haga clic en Permitir acceso para conceder estos permisos y establecer la conexión entre ServiceNow y Adobe Sign.

NOTA: La autenticación se produce dentro de una ventana emergente. Si el navegador las está bloqueando, es preciso desbloquearlas.

6_adobe_sign_-_allowaccess

 

Ahora se debería mostrar el mensaje Adobe Sign for HR: Conectado junto con las cuentas de autenticación de Adobe Sign y ServiceNow. 

Si necesita conectar los servicios utilizando un usuario distinto, haga clic en el botón Volver a conectar para autenticarse como un nuevo usuario.

 

NOTA: El navegador Safari sufre un error conocido por el que la ventana no se actualiza.

En este caso, es preciso borrar la ventana emergente y actualizarla manualmente.

7_adobe_sign_forhr-conencted


Prueba de la configuración

La prueba se puede realizar usando uno de los servicios del ejemplo.

Si está conectado y el usuario con sesión abierta dispone de las funciones apropiadas, el ejemplo debería ejecutarse correctamente. La aplicación Adobe Sign solo necesita una conexión válida con Adobe Sign para funcionar.

Consulte la sección Apoyo y resolución de problemas si necesita ayuda.


Componentes de caso/tarea instalados

Se han creado algunos componentes personalizados específicamente para la aplicación Adobe Sign for HR:

  • Lista relacionada Firmantes de Adobe: enumera todos los firmantes en el caso de HR actual.
    • Pueden agregarse nuevos firmantes.
    • Es posible cambiar el orden de firma.

NOTA: Esta lista relacionada debe agregarse a la vista Caso de HR, que se explica en la sección Opciones manuales.

8_adobe_signers_relatedlist

 

  • Acción de interfaz Enviar a Adobe Sign: botón que envía el PDF adjunto a Adobe Sign para su firma.
10_send_to_adobesign

 

NOTA: la opción de caso “Adobe Sign: habilitar para caso” activa/desactiva este botón.

Si la opción de caso no está presente en el servicio HR, el botón no estará presente. Esto se explica más detalladamente en la sección Servicios.

9_hr_service_newrecord

 

  • Revisar detalles de Adobe Sign: este botón permite al agente de HR agregar o reordenar a los firmantes del acuerdo.

NOTA: Este botón se activa agregando la opción de caso Adobe Sign: Enviar con vista previa al registro Configuración del servicio HR.

11_review_adobe_signdetails

 

Cuando se hace clic, el agente es dirigido a la página “Enviar” de Adobe Sign, donde puede realizar cambios.

12_adobe_sign_previewpage


Configurar ajustes opcionales


Adición del campo “Estado de firma” a la vista de lista de casos de HR

De forma predeterminada, el caso de HR permanece en estado Trabajo en curso incluso después de haber recibido la firma.

Para que a un agente de HR le resulte más sencillo saber que un caso está preparado para su revisión/cierre, puede agregarse el campo de firma del acuerdo a la vista de lista predeterminada del caso de HR.

Este campo reacciona al estado del acuerdo de Adobe Sign y muestra el estado actual de la firma de Adobe Sign.

signature_state

 

Para agregar elementos a la vista predeterminada, vaya como administrador a la vista de lista Caso de HR.

hr_case_list_view

 

Haga clic con el botón derecho en el encabezado y elija Configurar > Diseño de lista.

list_layout

 

Agregue el campo Agreement.Signature state a la vista de lista Seleccionada.

add_the_agreementsignature

 

Los usuarios deben hacer clic en el icono de engranaje y Restablecer las columnas a su valor predeterminado para actualizar la vista y ver el nuevo campo.

reset_to_column_defaults


Vista/regla de casos de HR personalizados

Los pasos anteriores establecen la vista predeterminada para que muestre el campo Estado de firma, pero también puede crear una vista personalizada y una regla que creen una vista que solo puedan ver los usuarios con las funciones de ServiceNow.

Vaya al formulario Personalizar diseño de lista como se ha indicado arriba, pero esta vez seleccione Nuevo en el campo desplegable Ver nombre

default_view

Dé nombre a su nueva vista y guarde. Debería estar en la nueva vista.

De forma predeterminada, los campos en uso en la vista predeterminada ya están seleccionados.

Cambie los campos como desee y, a continuación, guarde la vista.

list_view

 

Ahora debería ver la nueva vista como una selección en el encabezado desplegable de vistas.

example_view_menu

 

Se puede crear una regla de visualización para ocultar la nueva vista a todos excepto a los usuarios de Adobe Sign.

Vaya a IU del sistema > Reglas de visualización

view_rules_menu

 

Cree una nueva regla para la tabla Caso HR Core (asegúrese de estar en el ámbito Human Resources: Core) y restrinja la vista por función.

NOTA: La restricción por función se realiza mediante script utilizando la opción “avanzada”. Aquí puede encontrar el esquema del proceso, así como un fragmento de código de ejemplo.

El resultado/script final debería tener un aspecto similar a la captura de pantalla siguiente.

create_a_new_rule

Haga clic con el botón derecho en el encabezado y elija Configurar > Listas relacionadas.

configure_relatedlist

 

Traslade la lista relacionada Firmantes de Adobe de la columna Disponible a la columna Seleccionado.

También debe agregar la función Firmante a cualquier grupo que necesite ver la lista relacionada.

move_the_adobe_signersrelatedlist

 

Una vez que se los agrega al caso de HR, es posible agregar nuevos firmantes y modificar el orden de firma.

add_new_signers


Servicios

Los servicios HR de Adobe Sign se han creado para demostrar la funcionalidad y comprobar cómo se puede utilizar para crear nuevos servicios o aumentar los existentes. Se proporcionan ejemplos completos de cómo se deben configurar los Servicios HR para aprovechar la aplicación Adobe Sign for HR.


Servicios de ejemplo

Se proporcionan tres ejemplos de servicios HR que muestran la funcionalidad de Adobe Sign. Se encuentran dentro del menú Servicios HR de Adobe Sign. Cada servicio tiene su propia plantilla y documento del caso, como se explica abajo.

  • Adobe Sign - Equity Choice Service: servicio de ejemplo que proporciona un documento PDF para su firma electrónica con Adobe y datos de formulario rellenables.
  • Adobe Sign - Parking Permit Service: plantilla de documento de ejemplo que contiene datos de empleado de ServiceNow prerrellenados, además de campos de datos rellenables y de firmas de Adobe Sign. Se crea en HTML y, a continuación, ServiceNow lo convierte a PDF durante el paso Generar de la vista previa.
  • Adobe Sign - Pet Policy with 2 Signers Example: ejemplo de formulario PDF de directiva de mascotas para dos firmantes. Incluye la asignación de datos de empleado de ServiceNow junto con la captura de los datos del firmante dentro de un formulario rellenable.
example_hr_services

A continuación se incluyen vínculos a la documentación de ServiceNow acerca de cada componente.

  • Servicios HR: qué ve el usuario y con qué puede interactuar. Documentación
  • Managed Documents: dónde se carga y gestiona el PDF. Documentación
  • Plantillas de documento de HR: definición del documento que se utiliza y que debe firmarse. Documentación
  • Plantillas de caso de HR y tareas: define los parámetros del caso de HR y de las tareas que se generan. Documentación
  • Actividades de servicio: defina qué actividades genera el servicio y sobre cuáles actúa. Documentación


Adición de la funcionalidad de Adobe Sign a un servicio HR

Se han agregado “opciones de caso” del servicio HR que provocan que durante el proceso se muestren componentes relacionados de Adobe Sign.

adding_adobe_signtoservices
  • Adobe Sign: habilitar para caso: esta es la opción básica que debe agregarse al servicio HR para poder utilizar las características de Adobe Sign. El botón Firmar con Adobe Sign se agregará al flujo del caso de HR y los widgets de Adobe Sign estarán disponibles para el firmante mediante el portal del servicio HR (una vez agregados manualmente a las páginas).
  • Adobe Sign: Enviar con vista previa: esta opción permite previsualizar el documento de Adobe Sign y agregar/reordenar firmantes en función del agente de HR que trabaja en el ticket.


Adición de nuevos documentos/plantillas

Pueden agregarse nuevos documentos mediante el módulo Managed Documents (en PDF) y las plantillas de documento de HR (basadas en HTML). Ambos métodos permiten utilizar el documento con Adobe Sign para obtener firmas.


En PDF: módulo Managed Documents

El módulo Managed Documents permite la carga de un nuevo documento PDF que puede usarse como base de un nuevo servicio HR.

Los pasos básicos se resumen a continuación y aquí tiene más información acerca de Managed Documents

 

Vaya al módulo Managed Document y seleccione Crear nuevo.

Doc1

Rellene los detalles del documento y envíe el registro.

NOTA: Para que el documento sea visible para HR y se pueda utilizar con Adobe Sign, el campo Departamento debe establecerse en HR.

Además, tenga en cuenta que este campo debe rellenarse antes del envío. Una vez enviado el registro, el campo Departamento es de solo lectura.

Doc2

 

Tras el envío, el archivo PDF puede cargarse utilizando la acción de interfaz Cargar/Comprobar en revisión en la parte inferior del registro.

Doc3

 

Cargue el archivo PDF deseado y guarde mediante la ventana emergente.

NOTA: El nombre del documento cargado se cambiará al nombre especificado en el paso Carga/Comprobación posterior.

Doc4

 

Se crea un registro Revisión del documento que incluye los archivos adjuntos en modo Borrador.

Doc5

 

Puesto que el documento todavía es un borrador, aún no está listo para su uso. Es preciso enviarlo para su revisión y, a continuación, publicarlo.

Abra el registro de revisión y haga clic en el botón Enviar revisión.

Doc6

 

De este modo, el documento pasa a la fase Listo para publicación.

Doc7

 

Abra una vez más el registro de revisión y haga clic en el botón Publicar revisión.

Doc8

 

Aparece una pantalla emergente que le permite cambiar el nombre o el número de la revisión, si lo desea.

Haga clic en Publicar

Doc9

 

Vaya a Administración de HR > Plantillas de documento.

El documento gestionado estará disponible para crear una plantilla de documento que utilizar con un servicio de HR.

Doc10

 

Haga clic en el botón Nuevo

Doc11

 

Seleccione Plantilla de documento PDF.

Doc12

 

El campo Revisión del documento se puede rellenar con el documento recién creado.

Doc13


Basadas en HTML: plantillas de documento de HR

Una plantilla de documento de HR también puede estar basada en HTML y puede utilizarse para firmas de Adobe Sign del mismo modo que un documento gestionado.

El módulo HR incorpora algunos ejemplos a modo de referencia, como la plantilla “Sample Education Agreement”, que muestra la idea básica de un documento HTML.

Vaya a Administración de HR > Plantillas de documento.

Doc14

 

Elija un Documento basado en HTML.

NOTA: para ver el código HTML, asegúrese de que la plantilla elegida sea una plantilla de documento HR.

Un tipo de plantilla PDF de HR se genera a partir de un PDF, como se describe en la sección anterior, y no tiene asociado código HTML.

Doc15

 

Cualquier campo asociado con la tabla elegida se puede agregar al documento como una variable.

En nuestro sencillo documento de ejemplo siguiente, subject_person se agrega como variable desde la tabla Caso de HR.

Cuando se utiliza esta plantilla, la variable se rellena con el nombre del campo subject_person del caso.

Otra información del usuario se puede obtener del perfil de usuario de HR.

Doc16

 

Adición de la capacidad de firma de Adobe Sign a una plantilla de documento HR basada en HTML

Para agregar una firma de Adobe Sign a una plantilla de documento basada en HTML, deben agregarse etiquetas de Adobe Sign.

El proceso se resume a continuación utilizando el mismo documento del ejemplo anterior.

Doc17

 

Observe la línea resaltada en la captura de pantalla anterior.

Cuando se envía a Adobe Sign, se convierte en un campo de firma y se coloca en el documento en ese punto exacto.

Doc18

Hay diferentes tipos de etiqueta que crean diferentes tipos de campo con una amplia variedad de opciones de configuración.

Obtenga más información sobre las etiquetas de texto aquí


Informes

Una vez que se firma un acuerdo, se descarga como PDF y se adjunta al registro del caso de HR principal.

Además del archivo PDF, los datos de formulario de la transacción también se incluyen en el registro del acuerdo y se colocan en la tabla Datos de formulario de Adobe Sign.

Un administrador puede utilizar la tabla para crear informes detallados sobre los datos incluidos en los documentos firmados.

Report1

 

Para realizar informes más detallados, es posible crear tablas que amplíen la tabla base y realizar informes sobre ellas (por ejemplo, comparándolas con una plantilla de documento específica).

Vaya a Definición del sistema > Tablas y columnas

Haga clic en Crear tabla.

Report3

 

Cree una nueva tabla que amplíe la tabla Datos de formulario de Adobe Sign y, a continuación, desmarque Crear módulo.

NOTA: Esto es opcional. Si quiere que los administradores puedan navegar hasta esta tabla desde el menú de navegación izquierdo, puede crear un módulo y colocarlo en el menú de Adobe Sign for HR.

Report4

 

Una vez que se ha creado la tabla, agregue columnas que se correspondan con los nombres de campo del documento.

NOTA: Los nombres de columna deben coincidir exactamente con los de los campos de documento y deben ser del tipo “cadena”, ya que los datos que el campo devuelve se colocarán en la columna como una cadena. Si los datos no están en las columnas esperadas, asegúrese de que los nombres coincidan exactamente y sean del tipo “cadena”.

Report5

 

A continuación, puede ir a la plantilla de documento HR sobre la que desee hacer un informe y agregue la tabla al campo Tabla de datos de formulario, visible cuando la casilla Creado para Adobe Sign está marcada.

Report6

Ahora, cualquier servicio HR que utilice esta plantilla transmitirá datos a la tabla indicada en el campo Tabla de datos de formulario. Además, el caso será objeto de un informe y/o se agregará a un tablero.


Soporte y solución de problemas

Información de contacto del Soporte

La documentación de ayuda se incluye en el menú del administrador. El siguiente sitio web también proporciona información de contacto del Soporte.

  • Métodos de contacto: página web, teléfono o correo electrónico (todos los métodos se incluyen en la página web).
  • Información de contacto: https://echosign.zendesk.com/hc/

 

Solución de problemas

A continuación se indican algunos problemas comunes que pueden producirse durante la configuración y el uso de la aplicación Adobe Sign for HR:

 

Los botones y componentes específicos de Adobe Sign no se muestran o no funcionan

Asegúrese de que se han agregado al servicio HR las nuevas opciones de caso de servicio HR de Adobe Sign. Son el mecanismo que activa la funcionalidad de Adobe Sign para cualquier servicio HR particular.

 

Error de conexión cuando visita el vínculo “Conectar con Adobe Sign”.

 

Si intenta conectar y ve la pantalla Sin conexión, debe volver a conectar siguiendo los procedimientos detallados en Establecer la conexión de OAuth.

access_not_connected

 

Si ve la pantalla access_denied, la cuenta de Adobe Sign que está utilizando puede no tener derechos para conectar desde ServiceNow.

Póngase en contacto con el Soporte técnico de Adobe y verifique que la cuenta disponga de los permisos necesarios.

access_denied

No se muestra la ventana de Adobe Sign al conectar con la cuenta de Adobe Sign.

La ventana de conexión es emergente y algunos navegadores podrían bloquearla. Asegúrese de que las ventanas emergentes no estén bloqueadas.

 

La conexión emergente no se actualiza.

Un error conocido de Apple Safari provoca que esta ventana se bloquee o no se actualice. Si utiliza Safari, cierre la ventana emergente y actualice la ventana de forma manual. Después de la actualización verá el nuevo estado de conexión.

 

Los registros de tareas/participantes no se establecen en “Listo” o “Enviado para firmar”.

Asegúrese de que su cuenta de Adobe Sign esté conectada. Los cambios de estado de los registros dependen de que se reciban los datos de Adobe Sign. Si no hay conexión, no recibirá el activador de cambio de estado.

 

Las opciones de menú son/no son visibles para los usuarios

Asegúrese de que todos los usuarios que necesitan acceso a la aplicación tienen asignadas las funciones correctas. Si utiliza grupos, asegúrese de que estos también tengan asignadas las funciones necesarias.

NOTA: los módulos HR y Managed Documents tienen asociadas sus propias funciones respectivas. Para realizar determinadas acciones, un usuario de Adobe también puede necesitar funciones adicionales de estos módulos.

Un usuario con la función “Administrador de HR” puede realizar la mayoría de las funciones.

 

Cuando un agente utiliza el botón “Enviar a Adobe Sign”, recibe un error relativo a la dirección de correo electrónico.

Asegúrese de que el usuario establecido como firmante disponga de una dirección de correo electrónico válida. Tras el envío, se comprueban el nombre de usuario y las direcciones de correo electrónico.

 

Las tareas de HR están en estado de borrador/El botón “Enviar a Adobe Sign” nunca se muestra.

Asegúrese de que ha previsualizado y generado el documento PDF. Si lo ha hecho, estará adjunto al caso principal. Este documento es el activador que muestra el botón.

Una vez que el documento se envía a Adobe, el estado de la tarea cambiará a Listo y la tarea estará disponible para el firmante en el portal de HR.

 

La lista relacionada “Firmantes de Adobe” no está en el registro del caso de HR.

Asegúrese de que el usuario/grupo que no ve la lista relacionada tenga la función “remitente”. La lista relacionada solo es visible cuando dicha función está presente.

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