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Adobe Sign para SharePoint Online: guía de asignación de formularios web

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Precaución:

La asistencia para la integración de Adobe Acrobat Sign para SharePoint Online está configurada para finalizar en Junio de 2024. En consecuencia, no podrás enviar acuerdos a través de esta integración una vez pasada esa fecha. Podrás seguir enviando acuerdos desde SharePoint utilizando otras integraciones, como Acrobat Sign para Power Automate

Te recomendamos que quites el complemento de Acrobat Sign de tu sitio de SharePoint y que transfieras los flujos de trabajo a otras aplicaciones.

Información general

Adobe Acrobat Sign para SharePoint en línea le permite asignar los datos entre listas de SharePoint (en línea) y los campos colocados en formularios web. Le permite extraer automáticamente los datos de campos de formularios web de un acuerdo firmado para rellenar una lista de SharePoint.

La asignación de campos entre formularios web de Adobe Acrobat Sign y listas de SharePoint solo está disponible para las instalaciones en línea y no para las instalaciones locales. Para implementar la asignación de campos, debe instalar el paquete Adobe Acrobat Sign para SharePoint en línea versión 2.0 o posterior.

Requisitos previos

Para asignar correctamente campos de formularios web, debe comprobar los siguientes requisitos previos:

  • Debe asegurarse de que la conexión de Adobe Acrobat Sign para Microsoft SharePoint en línea está activa.
    Nota: Los administradores deben acceder a la página de configuración de integración de Adobe Acrobat Sign para SharePoint en línea al menos una vez cada 30 días para evitar que se desactive la conexión.
  • Debe haber creado formularios web con nombres de campo definidos que se puedan relacionar de forma lógica con los campos de lista. Puede utilizar cualquiera de las siguientes formas de crear formularios que se pueden cargar en Acrobat Sign:
    • Utilizar el Entorno de creación de Adobe Acrobat Sign que tiene detección de campo automatizada. Los campos colocados automáticamente tienen un nombre predeterminado (Campo personalizado 1), que se debe cambiar para indicar el uso del campo.
    • Creación de formularios con Acrobat.  Los formularios de Acrobat pueden detectar automáticamente la ubicación de los campos utilizando un nombre de campo derivado del texto de procedimiento del documento. Estos nombres suelen ser muy largos o poco explicativos y se deben cambiar por nombres intuitivos relacionados con el uso del campo.
    • Mediante Etiquetas de texto, si la generación del documento produce un documento de texto editable.
  • Debe emplear formularios webs creados con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de lista con los del formulario de Adobe Acrobat Sign. Puede utilizar cualquiera de los métodos siguientes para crear formularios que se puedan cargar en Adobe Acrobat Sign:
  • Los campos de formulario deben tener un nombre lógico e identificable, ya que la asignación de campos se basa en la relación lógica del nombre de un campo del formulario con el nombre de una columna de SharePoint.
  • La asignación de campos de formularios admite los siguientes tipos de columnas de SharePoint y campos de Acrobat Sign:
Tipo de columna de SharePoint Tipo de campo de Adobe Sign
Una sola línea de texto Texto
Número Texto
Varias líneas de texto Texto multilínea
Sí/No (casilla de verificación)

Casilla de verificación

Configurar la asignación de formularios web

Siga los pasos del ejemplo siguiente que muestra cómo un administrador de SharePoint puede capturar datos de un formulario web para rellenar una lista de clientes en SharePoint.

  1. Cree un formulario web de Adobe Acrobat Sign o identifique un formulario web existente para utilizar. 

    Una vez que cree y guarde el formulario web, copie la dirección URL o el código incrustado para publicar el formulario en un sitio web, en el sitio de SharePoint o en cualquier otro lugar aplicable, para empezar a recopilar respuestas. Si utiliza un formulario existente de la web, vaya al paso n.º 2.

    La interfaz de usuario web de  Adobe Acrobat Sign le permite crear un formulario reutilizable que se pueda incrustar de la web. Descubra cómo Crear un formulario web.

    Crear un formulario web

  2. Rellene el formulario web y asegúrese de completar el proceso de firma para que el acuerdo definitivo aparezca en la sección Completado de la página Administrar.

    El formulario web debe firmarse correctamente al menos una vez para que los campos del formulario estén en un contexto en el que SharePoint pueda acceder a ellos.

    Si utiliza un formulario ya existente que se ha firmado correctamente, vaya al paso n.º 3.

  3. Cree una lista nueva en SharePoint para que siempre que se complete un nuevo acuerdo del formulario web exista un artículo de línea nueva con datos asociados a este acuerdo rellenado para la lista.

    Asegúrese de incluir una columna para todos los campos del formulario web que desea registrar.

    Crear una nueva lista de SharePoint

  4. Para crear asignaciones de formularios web, vaya a Adobe Sign > Configuración y, a continuación, seleccione la pestaña Asignaciones de formularios web.

    En la pestaña Asignaciones de formulario web, puede examinar una lista de formularios web que ha creado y seleccionar el formulario web que desea utilizar para la asignación de los datos.

    Cada formulario web enumerado proporciona información básica a través de los encabezados de columna:

    • Formulario web: el nombre de formularios web cuando se importan de Adobe Sign
    • Lista : nombre de la lista de SharePoint a la que se asigna el formulario web. Cuando está en blanco, no existe ninguna relación.
    • N.º de campos asignados: el número de relaciones de campos que se han asignado
      Un signo más indica que no se ha asignado ningún campo. Puede seleccionar el icono de signo más para abrir la interfaz de asignación.
      Un número indica el número de vínculos de campo que se han asignado. Puede seleccionar el icono del lápiz para editar la asignación de campos.
    • Copiar formulario web firmado en SharePoint: determina si se guarda una copia del acuerdo del formulario web completado en SharePoint. Cuando la opción No copiarestá seleccionada, no se guarda ninguna copia en SharePoint y la copia de Adobe Sign se mantiene. Cuando se selecciona Guardar, una copia del acuerdo firmado se almacena en SharePoint, así como en Adobe Sign.
    Nota:

    Si no hay ningún formulario web disponible para el usuario (es decir, que ha omitido el paso 1 anterior), verá un vínculo que dice Todavía no tiene formularios web. Vaya a la aplicación de Adobe Sign para crear uno.

    Al hacer clic en el vínculo se abre la página de Inicio de Adobe Sign, donde puede crear un formulario web.

    Vaya a la configuración de Adobe Sign

    Seleccionar un formulario web

  5. Desde la columna N.º de campos asignados, seleccione el icono más para el formulario web para el que desea configurar la asignación de datos.

    Haga clic en el signo más para iniciar la configuración de asignación

  6. En la página Crear asignación que se carga:

    1. Compruebe si el formulario web ya está seleccionado.
    2. Seleccione la lista que desee utilizar para aceptar el contenido del campo de formulario web. Se muestran las reglas de asignación.
    3. Para exponer una nueva relación de campo, seleccione Añadir regla.
    4. Seleccione un nombre de campo en la columna de Campos de formulario web y el nombre de la columna de SharePoint correspondiente. 
    5. Para añadir otra asignación de campo, seleccione Añadir regla.
    6. Configurar todos los campos de formulario que desea distribuir a la lista de SharePoint.

    Cuando los campos del formulario web se asignan a los campos de SharePoint, estos dejan de ser seleccionables, lo que impide que asigne el mismo campo de formulario web a otro campo de SharePoint de destino.

    Asignación de formularios web configurados

    Nota:

    Si el formulario web tiene más de un destinatario (p. ej.: uno o más contrafirmantes), los campos de formulario web incluyen un número de índice para identificar al destinatario al que está asignado el campo.

    • Cualquier campo con [1] se asigna al primer destinatario (el firmante original).
    • Un campo con [2] se asigna al segundo destinatario (el primer contrafirmante)
    • Un campo con [3] se asigna al tercer destinatario (el segundo contrafirmante)
    Varios destinatarios

    Varios destinatarios en la interfaz Crear formulario web

  7. Una vez asignados todos los campos, seleccione Guardar.

    Se abre la página Asignaciones de formularios web . El formulario web que se ha configurado muestra el número de campos asignados.

    Para editar la asignación existente, seleccione el icono de lápiz junto al número de campos asignados y, a continuación, alterne el Guardar para copiar el formulario web firmado en SharePoint.

    Formulario web asignado en la sección asignaciones de formularios web

    Guarde el documento firmado en SharePoint

  8. Compruebe si la asignación de formularios web funciona.

    A medida que los firmantes rellenan los formularios web asignados, los datos del formulario se rellenan automáticamente con la información correcta según la información de la lista de SharePoint. Puede verificar que cada campo asignado tiene los valores correctos.

    Verifique que la lista se rellena

  9. Opcionalmente, seleccione Configuración de archivos Sign para formularios web.

    Los acuerdos de formularios web tienen una carpeta dedicada para dirigirlos. Si no elige una carpeta, Acrobat Sign para SharePoint crea automáticamente una carpeta “formulario web firmados” en la que almacenar los acuerdos de formularios web. También puede guardar acuerdos en su propia carpeta para almacenar acuerdos de formularios web seleccionándola en la pestaña “Configuración de archivos de Sign”.

  10. Opcionalmente, verifique el acuerdo de formularios web almacenado en SharePoint.

    Ahora puede ir a una carpeta designada de su elección (o a la carpeta “formularios web firmados”, si no lo desea) para ver los acuerdos de formulario web completos. Si selecciona habilitar la pista de auditoría, el archivo PDF de la pista de auditoría de cada acuerdo se copiará de nuevo a la misma carpeta en SharePoint.

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