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La integración de Adobe Acrobat Sign para la prestación de servicios de RR. HH. ha quedado obsoleta y actualmente no se admite.
Información general
La aplicación Adobe Sign for HR permite enviar solicitudes de firma de documentos a una cuenta de Adobe Sign mediante la plataforma ServiceNow, utilizando para ello la funcionalidad nativa del servicio HR. Pueden crearse servicios HR alrededor de una solicitud de firma con Adobe Sign simplemente agregando una opción al servicio HR.
En este documento se explica cómo instalar la aplicación central, se exploran las opciones y se ofrecen sugerencias de resolución de problemas comunes:
- Instalar la aplicación desde ServiceNow Store
- Componentes de caso/tarea instalados
- Configurar ajustes opcionales
- Servicios
- Adición de nuevos documentos/plantillas
- Informes
- Soporte y resolución de problemas
Requisitos previos
A continuación se indican los requisitos de instalación de Adobe Sign para HR:
Complementos necesarios
Aplicación con ámbito de Human Resources: Core
Aplicación con ámbito de Human Resources: Service Portal
- Licencia de empresa de Adobe Sign: se precisa una licencia de empresa de Adobe Sign para utilizar la aplicación.
- Haga clic aquí para registrarse para una prueba gratis
- Debe tener una cuenta de nivel administrador en la aplicación de Adobe Sign para establecer la conexión OAuth
- Ventanas emergentes habilitadas en el navegador: asegúrese de que su navegador no bloquee la apertura de ventanas emergentes. OAuth requiere acceso a las acciones de estas ventanas.
Proceso de instalación
Como cualquier otra aplicación con ámbito de ServiceNow, es preciso suscribirse a Adobe Sign for HR o adquirir la aplicación a través de ServiceNow Store antes de la instalación.
En el proceso detallado en este documento participan distintas funciones de usuario. Los módulos HR y Managed Documents cuentan con varias funciones específicas.
A menos que ya tenga implantados procesos formales de HR y Managed Documents, se recomienda que un usuario con las funciones Administrador de HR o Administrador del sistema realicen los pasos siguientes, ya que disponen de acceso a todas las acciones indicadas.
Para obtener más información, consulte lo siguiente:
Se recomienda instalar la aplicación en un entorno de prueba/desarrollo antes de su instalación para producción.
Instalar la aplicación Adobe Sign para HR
Una vez que suscribe o adquiere la aplicación Adobe Sign para HR, esta aparece en el menú Aplicaciones del sistema -> Aplicaciones en su instancia de ServiceNow.
Menú:
Una vez completado el proceso de instalación, aparece un menú en el panel de navegación izquierdo: Adobe Sign for HR
Estas son las opciones de submenú:
- Adobe Sign Form Data: tabla con los datos de formulario devueltos una vez firmado un acuerdo. Se puede utilizar para realizar informes sobre documentos y sus datos de campos. Tiene más información sobre esta característica en la sección Informes.
- Adobe Sign HR Services: servicios HR que utilizan Adobe Sign. Muestra filtrados los servicios que utilizan cualquiera de las opciones personalizadas de casos de HR.
- Agreements: detalles back-end del proceso de firma. Incluye los eventos JSON, así como todos los de Adobe Sign que se reciben y sobre los que se actúa.
- Connect to Adobe Sign: pantalla de conexión donde se vincula una cuenta válida de Adobe Sign con ServiceNow.
- Events: detalles back-end que se envían y reciben por cada evento de Adobe Sign.
- Help: vínculos a la ayuda de Adobe Sign.
- Participants: los firmantes y detalles de su proceso de firma.
Instalación del conjunto de actualización de Adobe Sign HR Core
Una vez instalada correctamente la aplicación Adobe Sign for HR, es preciso aplicar Adobe Sign - HR Core Updates.
Estas configuraciones después de la instalación a la aplicación principal de HR se deben llevar a cabo para que la aplicación funcione.
Los pasos se describen en los cuatro puntos de viñeta siguientes ampliables.
- La configuración manual se recomienda para asegurarse de que está informado de los cambios que se realizan y no poniendo en peligro su funcionalidad actual
- Opcionalmente, puede instalar el conjunto de actualización adjunto si está absolutamente seguro de que no entrará en conflicto con los cambios realizados
Pruebe y verifique que todo funciona correctamente en un entorno de prueba/desarrollo antes de realizar la instalación para producción.
Botón Insertar firma
Cuando se crea una plantilla de documento HTML, el botón Insert Signature se activa en la etiqueta de firma de ServiceNow.
- Esta etiqueta no es necesaria cuando se utiliza Adobe Sign.
- El botón se deshabilita cuando se marca la casilla Authored for Adobe Sign.
Botón Marcar firmas
El botón Mark Signatures del formulario Plantilla PDF también se puede deshabilitar, ya que no se utiliza con la aplicación Adobe Sign.
- También se deshabilita cuando se marca la casilla Authored for Adobe Sign.
Estos pasos se pueden llevar a cabo manualmente si navega directamente a las acciones de interfaz de usuario y agrega manualmente los términos y condiciones.
- Escriba “UI Actions” en el menú de navegación de la izquierda
- Seleccione la opción de menú UI Actions en System Definition
- En el campo de búsqueda, elija Name
- Introduzca Insertar firma
- Abra el registro Insert Signature
- Agregue “&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false” a la condición
- Esto oculta el botón si la casilla de verificación Creado para Adobe Sign está activada
El mismo proceso se puede seguir para ocultar el botón “Marcar Firma”. Busque la acción de la interfaz de usuario “Marcar firma” en lugar de “Insertar firma”.
Casilla de verificación Creado para Adobe Sign
La condición adicional && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (la casilla no está marcada) se agregó a las acciones de la IU para ocultarlas.
El botón Sign Document integrado se muestra al agente de HR una vez que un documento se ha previsualizado y generado.
Cuando se utiliza Adobe Sign, este botón se sustituye por el botón Sign With Adobe Sign, que hace el envío a Adobe Sign para la firma.
- El botón Sign Document original se ha deshabilitado agregando && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (el campo de acuerdo está vacío) a la condición de acción de la interfaz.
- Tipo UI Actions en el menú de navegación de la izquierda.
- En System Definition elija la opción de menú UI Actions.
- En el campo de búsqueda, elija Nombr
- Introduzca Firmar documento.
- Verá tres registros con este valor de nombre.
- Elija el que está en la tabla “sn_hr_core_case”.
- Agregue && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() a la condición.
- Esto oculta el botón cuando el campo de contrato está vacío
Asegúrese de que la condición adicional estéá añadida antes del punto y coma.
Es preciso agregar un nuevo tipo de tarea de Sign Document With Adobe Sign a los tipos de tarea de HR.
Debe seleccionarse en cualquier HR Task Template que se vaya a utilizar en un proceso de Adobe Sign.
Para crear este tipo de tarea:
- Vaya a Choice Lists
- Buscar:
- Tabla: sn_hr_core_task
- Elemento: hr_task_type
En esta lista es necesario crear un nuevo Tipo de tarea.
Seleccione New y cree el registro como se muestra aquí.
- La etiqueta puede ser cualquier cosa pero “Valor” debe ser adobe_sign_document
Hay dos campos adicionales en la tabla sn_hr_core_document_template:
- Casilla Authored for Adobe Sign
- Campos Form Data Table
Como se describe en la sección Botones “Insertar firma” y “Marcar firmas” deshabilitados en la plantilla de documento, la casilla Authored for Adobe Sign se utiliza para ocultar/mostrar los botones que no se necesitan.
También se utiliza para ocultar/mostrar el campo Tabla de datos de formulario, que se usa cuando la plantilla de documento puede formar parte de un informe, como se describe en la sección Informes.
- Si no ha creado una tabla en la que insertar los datos de formulario, el nombre de tabla se puede dejar como “ninguno”.
Estos pasos pueden llevarse a cabo manualmente mediante la navegación a cualquier registro de plantilla del documento y la configuración del diseño del formulario.
Agregue los campos Authored for Adobe Sign y Form Data Table al cubo Seleccionado.
Los campos ahora estarán en el formulario.
Descargar
Agregar el widget de firma a la tarea Portal de HR y a las páginas de vale
Se han creado dos widgets del portal de servicios que permiten al firmante firmar el acuerdo:
- El fin del widget Adobe Sign HR Ticket Page es utilizarlo en la HR Ticket Page (hrj_ticket_page)
- Adobe Sign HR Task Details se puede utilizar en la HR Task Details Page (hri_task_details)
NOTA: Esto debe hacerse desde dentro del ámbito Portal del servicio HR.
Vaya a Service Portal > Pages
Busque hrj_ticket_page y abra el registro
Seleccione Open in Designer
Seleccione el widget Adobe Sign HR Ticket Page, arrástrelo y suéltelo en la página donde desea que el firmante lo vea.
Dependiendo del diseño que esté utilizando, es posible que deba agregar una nueva fila para acomodar el nuevo widget.
Puede seguirse exactamente el mismo proceso para agregar el widget Adobe Sign HR Task Details utilizando la página “hri_task_details” (consulte la captura de pantalla anterior, bajo el widget de documento).
Usuarios con privilegios (funciones)
La aplicación HR incluye dos funciones:
- Administrador (x_adosy_sign_hr.admin)
- Los usuarios de ServiceNow con la función x_adosy_sign_hr__admin tienen acceso completo a toda la funcionalidad y a ambos menús de usuario (como se muestra en la sección de instalación).
- Usuario (x_adosy_sign_hr.sender)
- Los usuarios de ServiceNow con la función x_adosy_sign_hr.sender obtienen acceso a la aplicación.
- La función Remitente debe agregarse a cualquier grupo de HR que necesite utilizar la aplicación Adobe Sign para enviar un documento para su firma.
Establecer la conexión de OAuth entre Adobe Sign y ServiceNow
Para conectar la aplicación Adobe Sign a ServiceNow se necesita un usuario que sea administrador de grupo o de cuenta de Adobe Sign.
- Cree una cuenta de prueba gratuita si actualmente no dispone de una cuenta de empresa de Adobe Sign
Se puede establecer una conexión entre ServiceNow y Adobe Sign haciendo clic en el vínculo Connect To Adobe en el menú de Adobe Sign for HR.
Aparece un estado de página que muestra que las aplicaciones no están conectadas:
Haga clic en Connect para que aparezca la página de inicio de sesión de Adobe Sign.
Autentíquese en Adobe Sign con sus credenciales de administrador de la cuenta
Una vez que inicie sesión, los permisos de aplicación requeridos se indican en una ventana de autenticación.
Haga clic en Allow Access para conceder estos permisos y establecer la conexión entre ServiceNow y Adobe Sign.
NOTA: La autenticación se produce dentro de una ventana emergente. Si el navegador las está bloqueando, es preciso desbloquearlas.
Ahora se debería mostrar el mensaje Adobe Sign for HR: Conectado junto con las cuentas de autenticación de Adobe Sign y ServiceNow.
Si necesita conectar los servicios utilizando un usuario distinto, haga clic en el botón Re-Connect para autenticarse como un nuevo usuario.
NOTA: El navegador Safari sufre un error conocido por el que la ventana no se actualiza.
En este caso, es preciso borrar la ventana emergente y actualizarla manualmente.
Prueba de la configuración
La prueba se puede realizar usando uno de los servicios del ejemplo.
Si está conectado y el usuario con sesión abierta dispone de las funciones apropiadas, el ejemplo debería ejecutarse correctamente. La aplicación Adobe Sign solo necesita una conexión válida con Adobe Sign para funcionar.
Consulte la sección Apoyo y resolución de problemas si necesita ayuda.
Componentes de caso/tarea instalados
Se han creado algunos componentes personalizados específicamente para la aplicación Adobe Sign for HR:
- Lista relacionada Adobe Signers: enumera todos los firmantes en el caso de HR actual.
- Pueden agregarse nuevos firmantes.
- Es posible cambiar el orden de firma.
NOTA: Esta lista relacionada debe agregarse a la vista HR Case, que se explica en la sección Opciones manuales.
- Acción de interfaz Enviar a Adobe Sign: botón que envía el PDF adjunto a Adobe Sign para su firma.
NOTA: la opción de caso “Adobe Sign: habilitar para caso” activa/desactiva este botón.
Si la opción de caso no está presente en el servicio HR, el botón no estará presente. Esto se explica más detalladamente en la sección Servicios.
- Review Adobe Sign details: este botón permite al agente de HR agregar o reordenar a los firmantes del acuerdo.
NOTA: Este botón se activa agregando la opción de caso Adobe Sign: Send with Preview al registro HR Service Configuration.
Cuando se hace clic, el agente es dirigido a la página “Enviar” de Adobe Sign, donde puede realizar cambios.
Configurar ajustes opcionales
Adición del campo “Estado de la firma” a la vista de lista de casos de HR
De forma predeterminada, el caso de HR permanece en estado Work In Progress incluso después de haber recibido la firma.
Para que a un agente de HR le resulte más sencillo saber que un caso está preparado para su revisión/cierre, puede agregarse el campo de firma del acuerdo a la vista de lista predeterminada del caso de HR.
Este campo reacciona al estado del acuerdo de Adobe Sign y muestra el estado actual de la firma de Adobe Sign.
Para agregar elementos a la vista predeterminada, vaya como administrador a la vista de lista HR Case.
Haga clic con el botón derecho en el encabezado y elija Configure > List Layout.
Agregue el campo Agreement.Signature state a la vista de lista Selected.
Los usuarios deben hacer clic en el icono de engranaje y Reset columns to default para actualizar la vista y ver el nuevo campo.
Vista/regla de casos de HR personalizados
Los pasos anteriores establecen la default view para que muestre el campo Estado de firma, pero también puede crear una vista personalizada y una regla que creen una vista que solo puedan ver los usuarios con las funciones de ServiceNow.
Vaya al formulario Customize List Layout como se ha indicado arriba, pero esta vez seleccione New en el campo desplegable View Name.
Dé nombre a su nueva vista y guarde. Debería estar en la nueva vista.
De forma predeterminada, los campos en uso en la vista predeterminada ya están seleccionados.
Cambie los campos como desee y, a continuación, guarde la vista.
Ahora debería ver la nueva vista como una selección en el encabezado desplegable de vistas.
Se puede crear una regla de visualización para ocultar la nueva vista a todos excepto a los usuarios de Adobe Sign.
Vaya a System UI > View Rules
Cree una nueva regla para la tabla Caso HR Core (asegúrese de estar en el ámbito Human Resources: Core) y restrinja la vista por función.
NOTA: La restricción por función se realiza mediante script utilizando la opción “avanzada”. Aquí puede encontrar el esquema del proceso, así como un fragmento de código de ejemplo.
El resultado/script final debería tener un aspecto similar a la captura de pantalla siguiente.
Adición de la lista relacionada “Firmantes de Adobe” al registro de casos de HR
Haga clic con el botón derecho en el encabezado y elija Configuración > Listas relacionadas.
Traslade la lista relacionada Adobe Signers de la columna Available a la columna Selected.
También debe agregar la función Firmante a cualquier grupo que necesite ver la lista relacionada.
Una vez que se los agrega al caso de HR, es posible agregar nuevos firmantes y modificar el orden de firma.
Servicios
Los servicios HR de Adobe Sign se han creado para demostrar la funcionalidad y comprobar cómo se puede utilizar para crear nuevos servicios o aumentar los existentes. Se proporcionan ejemplos completos de cómo se deben configurar los Servicios HR para aprovechar la aplicación Adobe Sign for HR.
Servicios de ejemplo
Se proporcionan tres ejemplos de servicios HR que muestran la funcionalidad de Adobe Sign. Se encuentran dentro del menú Adobe Sign HR Services. Cada servicio tiene su propia plantilla y documento del caso, como se explica abajo.
- Adobe Sign - Equity Choice Service: servicio de ejemplo que proporciona un documento PDF para su firma electrónica con Adobe y datos de formulario rellenables.
- Adobe Sign - Parking Permit Service: plantilla de documento de ejemplo que contiene datos de empleado de ServiceNow prerrellenados, además de campos de datos rellenables y de firmas de Adobe Sign. Se crea en HTML y, a continuación, ServiceNow lo convierte a PDF durante el paso Generar de la vista previa.
- Adobe Sign - Pet Policy with 2 Signers Example: ejemplo de formulario PDF de directiva de mascotas para dos firmantes. Incluye la asignación de datos de empleado de ServiceNow junto con la captura de los datos del firmante dentro de un formulario rellenable.
A continuación se incluyen vínculos a la documentación de ServiceNow acerca de cada componente.
- HR Services: qué ve el usuario y con qué puede interactuar. Documentación
- Managed Documents: dónde se carga y gestiona el PDF. Documentación
- HR Document Templates: definición del documento que se utiliza y que debe firmarse. Documentación
- HR Case & Task Templates: define los parámetros del caso de HR y de las tareas que se generan. Documentación
- Service Activities: defina qué actividades genera el servicio y sobre cuáles actúa. Documentación
Adición de la funcionalidad de Adobe Sign a un servicio HR
Se han agregado “opciones de caso” del servicio HR que provocan que durante el proceso se muestren componentes relacionados de Adobe Sign.
- Habilitar para el caso de Adobe Sign: esta es la opción básica que debe agregarse al servicio HR para poder utilizar las características de Adobe Sign. El botón Firmar con Adobe Sign se agregará al flujo del caso de HR, y los widgets de Adobe Sign estarán disponibles para el firmante mediante el portal del servicio HR (una vez agregados manualmente a las páginas).
- Enviar con vista previa de Adobe Sign: esta opción permite previsualizar el documento de Adobe Sign y agregar/reordenar firmantes en función del agente de HR que trabaja en el vale.
Adición de nuevos documentos/plantillas
Pueden agregarse nuevos documentos mediante el módulo Managed Documents (en PDF) y las plantillas de documento de HR (basadas en HTML). Ambos métodos permiten utilizar el documento con Adobe Sign para obtener firmas.
En PDF: módulo Documentos administrados
El módulo Managed Documents permite la carga de un nuevo documento PDF que puede usarse como base de un nuevo servicio HR.
Los pasos básicos se resumen a continuación y aquí tiene más información acerca de Managed Documents
Vaya al Managed Document Module y seleccione Create New.
Rellene los detalles del documento y envíe el registro.
NOTA: Para que el documento sea visible para HR y se pueda utilizar con Adobe Sign, el campo Department debe establecerse en HR.
Además, tenga en cuenta que este campo debe rellenarse antes del envío. Una vez enviado el registro, el campo Departamento es de solo lectura.
Tras el envío, el archivo PDF puede cargarse utilizando la acción de interfaz Upload/Check In Revision en la parte inferior del registro.
Cargue el archivo PDF deseado y guarde mediante la ventana emergente.
NOTA: El nombre del documento cargado se cambiará al nombre especificado en el paso Upload/Check posterior.
Se crea un registro Document Revision que incluye los archivos adjuntos en modo Draft.
Puesto que el documento todavía es un Draft, aún no está listo para su uso. Es preciso enviarlo para su revisión y, a continuación, publicarlo.
Abra el registro de revisión y haga clic en el botón Enviar revisión.
De este modo, el documento pasa a la fase Ready for Publishing.
Abra una vez más el registro de revisión y haga clic en el botón Publish Revision.
Aparece una pantalla emergente que le permite cambiar el nombre o el número de la revisión, si lo desea.
Haga clic en Publish.
Vaya a Administración de HR > Plantillas de documento.
El documento gestionado estará disponible para crear una plantilla de documento que utilizar con un servicio de HR.
Haga clic en el botón Nuevo.
Seleccione PDF Document Template.
El campo Document revision se puede rellenar con el documento recién creado.
Basadas en HTML: plantillas de documento de HR
Una plantilla de documento de HR también puede estar basada en HTML y puede utilizarse para firmas de Adobe Sign del mismo modo que un documento gestionado.
El módulo HR incorpora algunos ejemplos a modo de referencia, como la plantilla “Sample Education Agreement”, que muestra la idea básica de un documento HTML.
Vaya a Administración de HR > Plantillas de documento.
Elija un Documento basado en HTML.
NOTA: para ver el código HTML, asegúrese de que la plantilla elegida sea una HR Document Template.
Un tipo de HR PDF Template se genera a partir de un PDF, como se describe en la sección anterior, y no tiene asociado código HTML.
Cualquier campo asociado con la tabla elegida se puede agregar al documento como una variable.
En nuestro sencillo documento de ejemplo siguiente, subject_person se agrega como variable desde la tabla Caso de HR.
Cuando se utiliza esta plantilla, la variable se rellena con el nombre del campo subject_person del caso.
Otra información del usuario se puede obtener del perfil de usuario de HR.
Adición de la capacidad de firma de Adobe Sign a una plantilla de documento HR basada en HTML
Para agregar una firma de Adobe Sign a una plantilla de documento basada en HTML, deben agregarse etiquetas de Adobe Sign.
El proceso se resume a continuación utilizando el mismo documento del ejemplo anterior.
Observe la línea resaltada en la captura de pantalla anterior.
Cuando se envía a Adobe Sign, se convierte en un campo de firma y se coloca en el documento en ese punto exacto.
Hay diferentes tipos de etiqueta que crean diferentes tipos de campo con una amplia variedad de opciones de configuración.
Informes
Una vez que se firma un acuerdo, se descarga como PDF y se adjunta al registro del caso de HR principal.
Además del archivo PDF, los datos de formulario de la transacción también se incluyen en el registro del acuerdo y se colocan en la tabla Adobe Sign Form Data.
Un administrador puede utilizar la tabla para crear informes detallados sobre los datos incluidos en los documentos firmados.
Para realizar informes más detallados, es posible crear tablas que amplíen la tabla base y realizar informes sobre ellas (por ejemplo, comparándolas con una plantilla de documento específica).
Vaya a System Definition > Tables & Columns.
Haga clic en Create Table.
Cree una nueva tabla que amplíe la tabla Adobe Sign Form Data y, a continuación, desmarque Create Module.
NOTA: Esto es opcional. Si quiere que los administradores puedan navegar hasta esta tabla desde el menú de navegación izquierdo, puede crear un módulo y colocarlo en el menú de Adobe Sign for HR.
Una vez que se ha creado la tabla, agregue columnas que se correspondan con los nombres de campo del documento.
NOTA: Los nombres de columna deben coincidir exactamente con los de los campos de documento y deben ser del tipo “cadena”, ya que los datos que el campo devuelve se colocarán en la columna como una cadena. Si los datos no están en las columnas esperadas, asegúrese de que los nombres coincidan exactamente y sean del tipo “cadena”.
A continuación, puede ir a la HR Document Template sobre la que desee hacer un informe y agregue la tabla al campo Form Data Table, visible cuando la casilla Authored for Adobe Sign está marcada.
Ahora, cualquier servicio HR que utilice esta plantilla transmitirá datos a la tabla indicada en el campo Tabla de datos del formulario. Además, el caso será objeto de un informe o se agregará a un tablero.
Soporte y resolución de problemas
Información de contacto del Soporte
La documentación de ayuda se incluye en el menú del administrador. El siguiente sitio web también proporciona información de contacto del Soporte.
- Métodos de contacto: página web, teléfono o correo electrónico (todos los métodos se incluyen en la página web).
- Información de contacto: https://echosign.zendesk.com/hc/
Solución de problemas
A continuación se indican algunos problemas comunes que pueden producirse durante la configuración y el uso de la aplicación Adobe Sign for HR:
Los botones y componentes específicos de Adobe Sign no se muestran o no funcionan
Asegúrese de que se han agregado al servicio HR las nuevas opciones de caso de servicio HR de Adobe Sign. Son el mecanismo que activa la funcionalidad de Adobe Sign para cualquier servicio HR particular.
Error de conexión cuando visita el vínculo “Conectar con Adobe Sign”.
Si intenta conectar y ve la pantalla Not Connected, debe volver a conectar siguiendo los procedimientos detallados en Establecer la conexión de OAuth.
Si ve la pantalla access_denied, la cuenta de Adobe Sign que está utilizando puede no tener derechos para conectar desde ServiceNow.
Póngase en contacto con el Soporte técnico de Adobe y verifique que la cuenta disponga de los permisos necesarios.
No se muestra la ventana de Adobe Sign al conectar con la cuenta de Adobe Sign.
La ventana de conexión es emergente y algunos navegadores podrían bloquearla. Asegúrese de que las ventanas emergentes no estén bloqueadas.
La conexión del elemento emergente no se actualiza.
Un error conocido de Apple Safari provoca que esta ventana se bloquee o no se actualice. Si utiliza Safari, cierre la ventana emergente y actualice la ventana de forma manual. Después de la actualización verá el nuevo estado de conexión.
Los registros de tareas/participantes no se establecen en “Listo” o “Enviado para firmar”.
Asegúrese de que su cuenta de Adobe Sign esté conectada. Los cambios de estado de los registros dependen de que se reciban los datos de Adobe Sign. Si no hay conexión, no recibirá el activador de cambio de estado.
Las opciones de menú son/no son visibles para los usuarios
Asegúrese de que todos los usuarios que necesitan acceso a la aplicación tienen asignadas las funciones correctas. Si utiliza grupos, asegúrese de que estos también tengan asignadas las funciones necesarias.
NOTA: los módulos HR y Managed Documents tienen asociadas sus propias funciones respectivas. Para realizar determinadas acciones, un usuario de Adobe también puede necesitar funciones adicionales de estos módulos.
Un usuario con la función “Administrador de HR” puede realizar la mayoría de las funciones.
Cuando un agente utiliza el botón “Enviar a Adobe Sign”, recibe un error relativo a la dirección de correo electrónico.
Asegúrese de que el usuario establecido como firmante disponga de una dirección de correo electrónico válida. Tras el envío, se comprueban el nombre de usuario y las direcciones de correo electrónico.
Las tareas de HR están en estado de borrador/El botón “Enviar a Adobe Sign” nunca se muestra.
Asegúrese de que ha previsualizado y generado el documento PDF. Si lo ha hecho, estará adjunto al caso principal. Este documento es el activador que muestra el botón.
Una vez que el documento se envía a Adobe, el estado de la tarea cambiará a Listo y la tarea estará disponible para el firmante en el portal de HR.
La lista relacionada “Firmantes de Adobe” no está en el registro del caso de HR.
Asegúrese de que el usuario/grupo que no ve la lista relacionada tenga la función “remitente”. La lista relacionada solo es visible cuando dicha función está presente.
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