La asistencia para la integración de Adobe Acrobat Sign para SharePoint Online está configurada para finalizar en Junio de 2024. En consecuencia, no podrás enviar acuerdos a través de esta integración una vez pasada esa fecha. Podrás seguir enviando acuerdos desde SharePoint utilizando otras integraciones, como Acrobat Sign para Power Automate.
Te recomendamos que quites el complemento de Acrobat Sign de tu sitio de SharePoint y que transfieras los flujos de trabajo a otras aplicaciones.
Adobe Sign permite relacionar los datos de listas de SharePoint y los campos de formulario de un acuerdo.
Utilizando flujos de trabajo y asignando los campos de las listas a los de los formularios, puede pre-rellenar automáticamente documentos antes de su envío, lo que reduce el tiempo que los remitentes y firmantes necesitan para rellenar el formulario y la probabilidad de cometer errores al teclear.
También puede crear una asignación en sentido contrario y extraer datos de los campos de formulario de un acuerdo para rellenar con ellos listas de SharePoint.
Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios web creados con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de lista con los del formulario de Adobe Sign.
Hay varias formas de crear formularios que se pueden cargar en Adobe Sign:
La asignación de campos depende de la relación lógica del nombre de un campo del formulario y el nombre de una columna en SharePoint.
Independientemente del método que use, asegúrese de nombrar los campos de forma que pueda identificarlos cuando se presentan en un formato de lista (durante el proceso de asignación).
Se admiten los siguientes tipos de columnas de SharePoint: Una sola línea de texto, Número, Opción (“botones de opción”), Varias líneas de texto, Sí/No (casilla de verificación).
| Tipo de columna de SharePoint | Tipo de campo de Adobe Sign |
| Una sola línea de texto | Texto |
| Número | Texto |
| Opción (“botones de opción”) | Botones de opción |
| Varias líneas de texto | Texto multilínea |
| Sí/No (casilla de verificación) | Casilla de verificación |
En el ejemplo que se muestra a continuación, el administrador de SharePoint desea enviar acuerdos a una lista de clientes.
Una lista actual de SharePoint con los clientes ya existe y contiene algunos detalles sobre cada destinatario (“Nombre” y “Apellidos”), pero se recopila información adicional (“Edad” y “Trabajo”).
Se crea un formulario (utilizando etiquetas de texto) para importar los valores de nombres de la lista de SharePoint y recopilar los nuevos valores buscados.
Una vez completado el acuerdo, los valores asignados del campo del formulario se devuelven a la lista de SharePoint.
En este ejemplo se muestra un formulario que contiene solo campos.
Un formulario real probablemente tenga mucho más contenido, pero los campos se utilizan de la misma manera.
Cree una lista de Sharepoint
Inicie sesión en el sitio web de SharePoint y cree una lista de firmantes (estos son los usuarios a los que quiere mandar el acuerdo para que lo firmen)
Cree una plantilla de acuerdo (word, PDF, etc.)
Es importante recordar el uso de etiquetas de texto adecuadas, que deben ser similares a esta: {{first_name}}
En este ejemplo se utiliza un documento denominado mapping_test.docx que contiene cuatro etiquetas de texto:
Creación de Asignaciones de plantillas
Hay dos tipos distintos de asignación de plantillas:
Enviar para firmar
Una vez asociados correctamente los campos de la lista y de la plantilla del acuerdo, puede enviarlo:
Seleccione la plantilla del acuerdo:
En este paso es importante seleccionar la plantilla correcta del acuerdo creada en el paso 2.
Complete la página de envío:
Compruebe la asignación de SharePoint a la plantilla del acuerdo:
En este momento puede comprobar si la asignación de los valores de SharePoint a la plantilla del acuerdo se ha realizado correctamente.
En nuestro ejemplo, debería ver que los campos “first_name” y “last_name” se han rellenado automáticamente con la información adecuada de la lista de SharePoint:
Complete el flujo de trabajo del firmante:
El destinatario completa el acuerdo:
Compruebe la asignación de acuerdos a SharePoint:
Una vez completado el acuerdo correctamente:
