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La compatibilidad de Adobe Acrobat Sign con Microsoft SharePoint local finalizará el 22 de octubre de 2023. En consecuencia, no podrá enviar acuerdos a través de esta integración una vez pasada esa fecha.
La integración de Adobe Acrobat Sign con Microsoft SharePoint Online no se verá afectada.
Información general
La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución integrada para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas. Esta integración está disponible para instancias locales de Microsoft SharePoint 2013 o 2016. Se ha desarrollado como una solución de granja para Microsoft SharePoint y proporciona:
- Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.
- Envío para firmar de cualquier documento de una biblioteca de documentos de SharePoint.
- Posibilidad de enviar documentos a un único destinatario o a muchos utilizando listas de SharePoint y asignando datos de listas de SharePoint a documentos cuando estos se envían para su firma.
- Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.
Dentro de este documento, el término “Acuerdo” se emplea libremente para describir transacciones o documentos que se han enviado (o se van a enviar) para su firma/aprobación.
“Destinatario” es el término genérico que se emplea para cualquier firmante, aprobador o delegador de un Acuerdo (básicamente, cualquiera a quien envíe el documento para que realice alguna acción).
Las sesiones del navegador en modo privado o incógnito no son compatibles con el paquete de Adobe Sign.
Para usuarios que actualizan desde una versión previa
Si está actualizando desde una versión previa de Adobe Sign para SharePoint, tenga en cuenta que deberá recrear cualquier plantilla de acuerdo predeterminada previa, tal y como se describe en la sección Defina sus ajustes personales.
Acceso a las funciones de Adobe Sign
Adobe Sign es un paquete de solución de granja que instala su administrador de SharePoint. Como usuario, puede ver la pestaña Adobe Sign en la parte superior del sitio de SharePoint.
Al hacer clic en esta pestaña se muestra la cinta con todas las funciones de Adobe Sign disponibles.
La cinta consta de cinco iconos:
- Enviar para firmar
- Estado del acuerdo
- Plantilla de biblioteca
- Gestionar acuerdos
- Configuración
Los cuatro primeros son las acciones que se utilizan de forma habitual para crear y enviar acuerdos.
El último icono, Configuración, le permite definir su plantilla de acuerdo. Una vez definida, no es probable que vuelva a esta página, salvo que quiera ajustar la plantilla. Por tanto, comencemos ahí.
Defina sus ajustes personales
Los ajustes personales le permiten definir un nombre de acuerdo y un mensaje predeterminados para todos los acuerdos que envíe desde SharePoint utilizando la aplicación Adobe Sign.
El campo Nombre del acuerdo (255 caracteres como máximo) le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. Con esta cadena se rellena la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y es también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayudará a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad
El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). El mensaje aparece en el correo electrónico Firme que se envía a todos los destinatarios y no debería utilizarse como las notas personales que puede adjuntar para cada destinatario.
Plantillas de documentos de listas personalizadas
Justo debajo de los campos con el nombre de acuerdo y el mensaje predeterminados hay dos ajustes que determinan cómo se adjuntan documentos al enviar un acuerdo desde una lista.
El comportamiento predeterminado es permitir al remitente seleccionar un documento dentro de SharePoint.
Existen dos opciones que permiten al usuario alterar este comportamiento predeterminado:
► Para listas personalizadas, utilizar una plantilla de documento del exterior de SharePoint: cuando esta opción está activada, el remitente ignora la opción de adjuntar un documento de SharePoint. Se le presentan las opciones de adjuntar archivos tal y como están configuradas dentro del sistema Adobe Sign. Esto puede incluir una o varias de las siguientes opciones:
o Adjuntar desde el sistema local
o Adjuntar desde la biblioteca de plantillas de Adobe Sign
Cuando la opción no está activada, se le solicitará que seleccione una plantilla de documento en la lista de documentos de SharePoint.
► Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada: cuando se activa esta opción, SharePoint recuerda qué archivo se adjunta y, automáticamente, lo adjunta de nuevo al siguiente acuerdo que se cree desde una lista, ignorando el paso de selección de archivo. Una opción estupenda cuando utiliza el mismo documento varias veces.
Enviar un acuerdo
Iniciar el acuerdo
El propósito de Adobe Sign es enviar documentos y recabar firmas, y en el entorno de SharePoint existen tres métodos para comenzar este proceso:
- Enviar desde la cinta
- Enviar haciendo clic con el botón secundario
- Enviar desde listas
Estas tres opciones abren la página de configuración, que permite definir los destinatarios y el orden de firma, en caso de necesitarse más de una firma.
Los documentos enviados desde SharePoint no pueden exceder los 50 MB.
Enviar desde la cinta
Enviar desde la cinta es el método a utilizar si necesita adjuntar varios documentos de SharePoint:
- Seleccione los documentos que va a enviar haciendo clic en las casillas a la izquierda de los nombres
- Haga clic en la pestaña de la cinta, en la parte superior de la página.
- Todos los documentos seleccionados se adjuntan automáticamente.
- Haga clic en el icono Enviar para firmar.
Enviar haciendo clic con el botón secundario
Enviar haciendo clic con el botón secundario le permite enviar rápidamente cualquier documento de una lista, pero al acuerdo se adjunta únicamente ese documento:
- Haga clic con el botón secundario en el documento que desea enviar para firmar.
- Seleccione los tres puntos (…) para abrir el menú contextual.
- Seleccione Enviar para firmar en el menú.
Enviar desde listas
Enviar desde una lista es un proceso similar a enviar un documento, ya que puede hacerlo desde la cinta o con el método del botón secundario.
Hay dos diferencias importante:
- No se adjunta automáticamente ningún documento. Dependiendo de sus ajustes personales, debe emplear una de estas opciones:
- Agregar de manera explícita un archivo desde SharePoint
- Adjuntar los archivos en la página del acuerdo
- El PDF con la copia firmada devuelta (y posiblemente el seguimiento de auditoría) se adjuntará a la lista, en vez de entregarse en una nueva carpeta,
- salvo que el administrador de SharePoint haya definido una carpeta de almacenamiento de documentos, en cuyo caso el PDF se entregará en dicha carpeta.
Configurar el acuerdo
Una vez que se abre un nuevo acuerdo verá la página de configuración, que se divide en cuatro secciones diferenciadas:
A. Destinatarios: las personas que firman o aprueban el acuerdo.
B. Detalles del mensaje: el nombre y el mensaje global del acuerdo.
C. Opciones: funciones opcionales relacionadas con el acuerdo.
D. Archivos: los documentos/archivos en sí que necesita firmar/aprobar.
○ Tenga en cuenta que el documento utilizado para abrir el acuerdo se adjuntará al este automáticamente.
Sección Destinatarios
En la sección Destinatarios, el selector superior le pide que seleccione el flujo de trabajo básico de orden de firma:
• Cuando Completar en orden está activado (como es el caso de abajo), se numera a los destinatarios por el orden de participación y se observa un proceso secuencial en el que una firma sigue a otra.
○ Dentro de esta secuencia, es posible definir pasos “contenedores” que permiten:
► Que un subconjunto de firmantes firme en paralelo (flujo de trabajo híbrido).
► Que en un grupo de personas baste con que firme una de ellas por las demás (grupo de destinatarios).
• Cuando Completar en cualquier orden está activado, no se numera a los destinatarios y se pueden producir firmas en paralelo.
A la derecha del selector de orden de firma verá dos vínculos:
- Agregarme: haga clic en este vínculo para insertarse como el firmante siguiente en el orden de firma.
- Agregar grupo de destinatarios: haga clic en este vínculo para crear un paso “contenedor” donde puede definir un grupo de firmantes en el que basta con que uno firme por todos los demás. P. ej., puede crear un grupo para todo el equipo de Recursos Humanos, pero en el que basta con que firme uno de sus integrantes.
Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:
A. Paso de firma: define en qué momento del proceso el destinatario tiene acceso al acuerdo (cuando la opción Completar en orden está activada).
B. Rol: define el modo en el que el destinatario puede interactuar con el documento.
○ Firmantes (predeterminado): destinatarios que deben aplicar al menos una firma.
○ Aprobadores: destinatarios que revisan y aprueban el documento, pero que legalmente no necesitan firmar.
○ Delegadores: destinatarios que ni firman ni aprueban. Delegan la capacidad de firmar o aprobar en un tercero.
C. Dirección de correo electrónico: ¿quién es el destinatario? Debe ser una dirección de correo electrónico personal.
D. Proceso de verificación: ¿cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios?
○ Correo electrónico (predeterminado): la autenticación se basa en el acceso al buzón de correo electrónico.
○ Contraseña: una contraseña alfanumérica generada por el remitente y que debe comunicarse al destinatario de algún modo.
○ Social: autenticación mediante una red social de terceros, como Facebook o LinkedIn.
○ KBA (solo EE. UU.): la autenticación basada en conocimientos (KBA, por sus siglas en inglés) requiere que el destinatario introduzca su número de la Seguridad social y, a continuación, genera varias preguntas no triviales basadas en bases de datos públicas
○ Teléfono: requiere que el remitente proporcione el número de teléfono del destinatario, de forma que se le pueda enviar un código mediante SMS cuando se necesite su firma.
E. Nota privada (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo.
El vínculo Mostrar Cc bajo la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle acceso de firma/aprobación.
Flujos de trabajo híbridos
Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de firma secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de firma, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente de la firma.
Por ejemplo, en la imagen superior se tiene un ciclo de firma que consta de tres pasos:
El paso 1 es fclarke@gmail.com. Cuando el acuerdo se envíe para su firma, únicamente se notificará a fclarke. Una vez que fclarke firma el documento, se continúa con el proceso.
El paso 2 es el paso híbrido. Puede ver que los tres destinatarios comparten el mismo número (2), lo que significa que Adobe Sign notificará a todos ellos al mismo tiempo. Pueden firmar en cualquier orden, pero los tres deben completar su función antes de que el ciclo de firma avance hasta el paso siguiente.
El paso 3 es otro destinatario individual, aunque esta vez definido como aprobador (tiene un icono de verificación, en vez de la punta de una pluma). Una vez que el destinatario del “paso 3” aplique su aprobación, el acuerdo se completa, el documento queda ejecutado y se notifica a todas las partes con una copia del mismo en formato PDF.
Para crear un grupo híbrido, introduzca la dirección de correo electrónico de cada miembro como haría con los destinatarios individuales y, a continuación, haga clic en el campo de uno de los destinatarios y arrástrelo hasta otro miembro del grupo híbrido. Verá en pantalla el mensaje de que se va a crear un grupo paralelo
Grupos de destinatarios
Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de una organización, pero no de una persona concreta de la misma.
Por ejemplo, en la imagen anterior se puede ver un ciclo de firma que consta de tres pasos:
El paso 1 (JohnDoe) es un firmante al que, en cuanto se envía el acuerdo, se le notifica que se necesita su firma. Una vez que JohnDoe aplica su firma, el acuerdo avanza al paso 2
El paso 2 es un grupo de destinatarios aprobador denominado “HR Group”. Se han especificado cuatro firmantes en este grupo, cada uno de ellos (a modo de ejemplo) con un proceso de verificación distinto. Una vez que cualquiera de los destinatarios identificados aplique su aprobación, el acuerdo avanza al tercer paso.
El paso 3 es un firmante individual. Completada esta última firma, el documento queda plenamente ejecutado y se notifica a todas las partes con una copia del mismo en formato PDF.
Para crear un grupo de destinatarios, haga clic en el vínculo Agregar grupo de destinatarios en la parte superior derecha del campo de destinatario. De este modo se crea el contenedor, donde se le pedirá que introduzca el nombre del grupo y los destinatarios potenciales.
Todos los miembros del grupo de destinatarios recibirán la copia final en PDF del documento firmado, aunque no lo hayan firmado específicamente.
Sección Mensaje
La sección Mensaje contiene dos campos con los que puede mejorar significativamente los resultados. Si ya ha configurado su plantilla personal, estos campos se rellenarán automáticamente con los valores definidos.
El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo.
Nota: Este valor se puede editar hasta el envío del acuerdo.
El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario.
- Si su cuenta está configurada para utilizar plantillas de mensaje, el vínculo para acceder a las plantillas se muestra en la parte superior derecha de la sección de mensajes
Sección Opciones
La sección Opciones le permite controlar mejor el documento una vez enviado:
- Proteger con contraseña: establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado. Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Adobe Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!
- Fecha límite de finalización: especifique el número de días tras los que caducará el acuerdo y ya no se podrá completar.
- La fecha límite de finalización solo es visible si así lo ha configurado el administrador.
- Establecer recordatorio: especifique la frecuencia con la que se enviarán los recordatorios hasta que el acuerdo se complete. Solo se notificará a los destinatarios actuales.
- Idioma de los destinatarios: seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma.
Sección Archivos
En la sección Archivos es donde ajunta los documentos a la transacción. El documento original empleado para iniciar el acuerdo ya debería estar adjunto.
Para el proceso de firma, Adobe Sign combina todos los documentos en un solo PDF creado según el orden de enumeración de los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.
Los archivos se pueden adjuntar desde la biblioteca de Adobe Sign, Google Docs, Box.net o Dropbox, o cargarse desde el sistema local, ya sea empleando la búsqueda de archivos o mediante una operación de arrastrar y soltar.
Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.
Campos Vista previa y Agregar firma
Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma. Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en el documento los campos de formulario necesarios.
Debe colocar al menos los campos de firma, aunque puede utilizar muchos otros campos y crear formularios complejos si así lo desea.
Si no se colocan campos de firma, Adobe Sign incluirá automáticamente un bloque de firma en la parte inferior del documento. En caso de no haber espacio para ello, se añadirá una nueva página para acomodar las firmas.
Seguimiento de acuerdos
Estado del acuerdo
Una vez que se envía un acuerdo, el mejor modo de realizar el seguimiento de su progreso es la página Estado del acuerdo, a la que puede acceder mediante el icono Estado del acuerdo en la cinta de Adobe Sign
La página Estado del acuerdo muestra todos los acuerdos que está autorizado a ver y que se enviaron desde dentro del entorno de SharePoint.
El orden de enumeración predeterminado es la fecha de envío, con los elementos más recientes en la parte superior de la lista:
Para filtrar los acuerdos en su visualización, puede usar el campo de búsqueda en la esquina superior derecha de la página. Este campo busca cualquier cadena en cualquiera de los campos y devuelve todas las coincidencias:
Búsqueda de estado del acuerdo por documento o lista
Puede buscar fácilmente todos los acuerdos enviados mediante un documento o lista de SharePoint del siguiente modo:
- Busque y seleccione el documento/elemento de lista en el que quiere buscar.
- Haga clic en la opción Estado del acuerdo (en la cinta o en el menú contextual del botón secundario).
Actualización del estado del acuerdo
La columna más a la derecha en la tabla Estado del acuerdo ofrece la acción “Actualizar”, que solicita activamente a Adobe Sign que actualice el estado del acuerdo. SharePoint actualizará automáticamente y de forma regular todos los acuerdos que sigan esperando la acción de algún destinatario. La acción Actualizar le permite actualizar el acuerdo al margen de este ciclo, en caso de que necesite conocer su estado en tiempo real.
Eliminación del registro del acuerdo
El último icono a la derecha de la página Estado del acuerdo es Eliminar. Esta acción borra el registro del acuerdo en SharePoint, pero no cancela ni elimina el acuerdo en Adobe Sign. Esta acción debe utilizarse con precaución, ya que no se puede deshacer.
- Si el acuerdo se ha rellenado (se ha firmado o aprobado), su nombre se convierte en un vínculo que muestra el documento rellenado al hacer clic en él.
- Si el acuerdo se encuentra en un estado terminal (firmado, cancelado/rechazado, caducado), la acción de actualización queda desactivada
- Si el acuerdo no se encuentra en un estado terminal, el icono Eliminar está desactivado.
Documentos firmados
Dependiendo de cómo haya configurado el administrador de SharePoint el paquete de Adobe Sign, los documentos firmados se enviarán a una de estas ubicaciones:
- Una carpeta Global: todos los documentos completados estarán en esta carpeta si se configura de este modo.
- Una nueva carpeta en la biblioteca de código: si no se ha identificado ninguna carpeta Global, se crea una carpeta “Acuerdos firmados” en la biblioteca de documentos desde la que se creó/envió el acuerdo. Todos los acuerdos completados enviados desde la misma biblioteca recibirán de vuelta los PDF terminados en la misma carpeta Acuerdos firmados.
- Adjuntos al elemento de la lista: si envió un acuerdo desde un elemento de lista, los datos adjuntos quedarán contenidos dentro de la lista.
Administración de acuerdos
El icono Administrar acuerdos abre una visualización distinta y más completa de los acuerdos relativos a su usuario. Mientras que la página Estado del acuerdo muestra una vista sencilla de todos los acuerdos, con la opción de actualizar su estado, Gestionar acuerdos ofrece una imagen más profunda y opciones adicionales para modificar las propiedades de los acuerdos.
Estructura de la página Gestionar
La página Administrar dispone de muchas funciones integradas que se pueden explorar. Lo más sencillo es dividirla en tres áreas funcionales:
A. Contenido y filtros
B. Lista de acuerdos
C. Herramientas de acuerdos
Filtros de contenido
La página Administrar tiene cuatro opciones de contenido/filtro:
Sus acuerdos es el conjunto de datos predeterminado para el contenido en su página Administrar:
- Cuando se seleccionan Sus acuerdos, el contenido de la página tiene solo los acuerdos en los que está expresamente (como remitente, firmante, CC o a través de una parte expresa del acuerdo)
- Las cuentas que configuren el uso compartido de contenido entre los usuarios verán una flecha desplegable junto a Sus acuerdos que abre un menú que muestra todos los usuarios y grupos que se hayan compartido con la cuenta del usuario.
- Seleccionar un usuario o grupo rellena la página Administrar con el conjunto de datos relacionados con el que se asocia de forma expresa el usuario o grupo
Solo un conjunto de datos del usuario/grupo se puede cargar en la página Administrar en cualquier momento.
A lo largo del carril izquierdo se encuentra una lista de los estados del acuerdo, así como tres tipos de plantillas.
Todo el contenido de su cuenta se puede clasificar en una de estas categorías:
- En curso: Los acuerdos con los que está conectado que aún están en el proceso de firma
- Esperándole a usted: Los acuerdos que están esperando que realice una acción
- Finalizado: Los acuerdos que han completado correctamente el ciclo de firma
- Cancelado: Los acuerdos abandonados. Los acuerdos abandonados provienen de cuatro fuentes:
- El remitente cancela el acuerdo
- El destinatario rechaza la acción
- El destinatario no realiza la autenticación de forma correcta
- El sistema no puede procesar el acuerdo por algún motivo
- Caducado: Los acuerdos que no se completan en el momento en que el temporizador de caducidad se finaliza
- Borrador: Los acuerdos que están configurados parcialmente pero que no se han enviado todavía
Los tipos de plantillas son:
- Plantillas: Son las plantillas de la biblioteca del documento
- Formularios web: son formularios en línea que se pueden enviar como vínculos URL o incrustarse en páginas web. Cuando los firmantes acceden al formulario, se genera un acuerdo secundario para capturar solo su firma en su propio contrato único. (Por ejemplo: Un formulario de registro en una página web)
- Enviar por lote (anteriormente Mega Sign): las plantillas de Enviar por lote permiten que el remitente combine un documento con una lista de destinatarios. Cada destinatario recibe su propia copia única del acuerdo para que ellos (y solo ellos) la firmen. (Por ejemplo: Formación anual de gastos)
Cuando se realiza una búsqueda, una nueva opción aparece en la parte superior de la columna de estado: Todo
Si se selecciona Todo, se muestra todo el contenido de una tabla, ignorando el estado del acuerdo.
Usar texto o un intervalo de tiempo para reducir el conjunto de datos en la página Administrar.
Búsqueda por texto filtra los acuerdos que no coinciden con la cadena que busca en relación con la mayor parte de los campos de metadatos. Entre los campos que se incluyen en los parámetros de la búsqueda se encuentran:
- Nombre del participante
- Dirección de correo electrónico
- Título del participante
- Empresa del participante
- Nombre del acuerdo
- Notas del acuerdo
- Mensaje del acuerdo
- Mensaje personal del destinatario
El icono de filtro abre la opción para filtrar el conjunto de datos al seleccionar un intervalo de fechas:
- Todas las fechas
- Últimas 24 horas
- Últimos 7 días
- Últimos 30 días
- Últimos 12 meses
- Intervalo de fecha personalizado
Cuando se selecciona un filtro, la etiqueta se muestra junto al icono del filtro. Puede hacer clic en un filtro para quitarlo después de que el conjunto de datos haya cambiado.
Existe una opción adicional para Buscar contenido oculto si hace clic en el icono de filtro.
- Cuando Buscar contenido oculto está seleccionado, solo se incluye en el conjunto de datos devuelto
Lista de acuerdos
La lista de acuerdos muestra los acuerdos individuales que se ajustan al contenido que haya seleccionado, reducido por los filtros que ha activado.
Cada acuerdo muestra:
Destinatario: El destinatario actual (si el acuerdo está en curso), o bien el primer destinatario (cuando se complete el contrato, se cancele o caduque).
- Se muestra el nombre del destinatario cuando se conoce. El correo electrónico del destinatario se muestra cuando el nombre no se conoce
Remitente: El remitente del acuerdo.
Título: Especifique el nombre del acuerdo.
Estado: El estado actual como el acuerdo tal y como está relacionado con el ciclo de firma. (El ejemplo que se muestra a continuación utiliza la opción todas, por lo que se muestran varios estados)
Modificado: La fecha de la última modificación para el acuerdo.
El orden predeterminado del contenido es la fecha de la última modificación de los acuerdos.
Sin embargo, puede hacer clic en cualquier encabezado de columna para clasificar el conjunto de datos por ese valor.
Lista de acuerdos
Las herramientas del acuerdo aparecen al hacer clic una vez en un acuerdo o una plantilla:
El carril derecho se abre para mostrar las herramientas para acceder y manipular el acuerdo (o el documento de la biblioteca, el formulario web o envío por lote):
Ver y firmar: solo disponible para los acuerdos con el estado Esperándolo a usted
Abrir acuerdo/plantilla/formulario web/envío por lote: abre el objeto para tener una vista completa del documento.
- Los acuerdos muestran el estado actual del acuerdo donde sea que se encuentre en el ciclo de firma.
- Las plantillas muestran los documentos de base que se utilizan para crear la plantilla
Plantilla de uso: Solo plantillas (documentos de la biblioteca). Esta opción inicia un nuevo acuerdo basado en la plantilla adjunta
Obtener código: Solo formulario web. Esta opción abre una página donde el usuario puede copiar el código HTML o el código de script para formularios web
Editar formulario web o plantilla: Permite que el usuario edite la plantilla
Recordatorio: Permite que el usuario defina un recordatorio para el destinatario actual
Cancelar: Anula el acuerdo
Descargar archivo PDF: Descarga una copia en PDF del acuerdo en su estado actual.
- Las plantillas principales descargarán una copia en PDF de los documentos originales utilizados para realizar la plantilla
Descargar informe de auditoría: Descarga el informe de auditoría para el acuerdo.
Descargar datos del campo de formulario: Descarga un archivo CSV del contenido del campo para un acuerdo completado
- Los objetos de la plantilla principal descargan un archivo CSV con el contenido a nivel de campo para todos los acuerdos secundarios que se hayan completado
Modificar el acuerdo: Permite que los usuarios editen los documentos en un acuerdo o los campos situados en el documento.
- Esta opción solo está disponible hasta que el primer destinatario realice su acción.
Eliminar: Solo las plantillas (documentos de la biblioteca). Elimina la plantilla del sistema. Esta es una acción irrevocable
Ocultar acuerdo/formulario web/envío por lote: oculta el objeto de la vista del usuario. Esta acción solo quita el objeto de la vista. No se realiza ninguna otra acción
Compartir: Permite que el usuario comparta el objeto de forma expresa con otro usuario. No se puede deshacer esta acción
Notas: Permite que el usuario aplique notas personales al objeto
Descargar archivos individuales: Permite al usuario descargar archivos individuales es varios archivos que se utilizaron para crear el acuerdo/plantilla
Ver informe de actividad: enviar solamente por lote. Esta opción genera un resumen del progreso de Enviar por lote, lo que divide la lista de destinatarios en las categorías que coinciden con el estado de la firma del acuerdo
Reemplazar al destinatario actual: Solo está disponible para los acuerdos que el usuario ha enviado. Permite que el usuario reemplace el destinatario actual para un acuerdo
Actividad: Una lista continuada de eventos que se han producido en relación con el acuerdo. Comienza con un evento de creación, registra cada actividad de destino y termina con un estado completado/cancelado/caducado
Vínculos rápidos a tareas comunes
A continuación se ofrece una referencia rápida para las tareas más comunes que puede realizar, seguida por un repaso de alto nivel de la propia página Gestionar y sus principales elementos.
Plantillas de biblioteca (documento)
El icono Plantillas de biblioteca de la cinta de Adobe Sign le permite enviar un documento de SharePoint al Entorno de creación de Adobe Sign, donde puede colocar campos de formulario y, a continuación, guardar este formulario mejorado en su biblioteca de Adobe Sign.
El documento original en SharePoint no se modifica. La nueva plantilla de documento solo existe en el sitio de Adobe Sign y debe adjuntarse mediante la opción Biblioteca de documentos de la sección Archivos del acuerdo.
Para crear una plantilla de documento:
- Haga clic en el documento que desea convertir en plantilla.
- Haga clic en el icono Plantilla de biblioteca de la cinta (o haga clic con el botón secundario y seleccione una opción del menú).
- Se abre el Entorno de creación de Adobe Sign, que muestra el documento completo.
- Coloque los campos necesarios en el documento.
- Si está creando una plantilla que precisa la aportación/firma de dos personas, coloque todos los campos para el primer destinatario. A continuación, cambie el campo Destinatarios a Participante 2 y, después, coloque los campos para el segundo firmante/aprobador.
Al crear una plantilla mediante el Entorno de creación, puede generar un documento para un máximo de dos destinatarios. Si se requieren más, el documento deberá crearse con Acrobat o empleando etiquetas de texto.
4. Una vez que haya completado la plantilla, haga clic en el botón Guardar, en la esquina inferior derecha.
• De este modo se guarda la plantilla en la biblioteca de Adobe Sign.
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