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Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen

 

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Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Absenderin oder der Absender einer Vereinbarung die primäre Kontaktperson für den Dokumenten-/Signaturprozess der Kundschaft sind. Das bedeutet oft, dass sie Zugriff auf die Informationen benötigen, die von der Kundschaft im Dokument zur Verfügung gestellt werden.

Die Steuerelementgruppe Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen bietet den Absendenden:

  • Die Option zum Anzeigen der Feldeingaben von Empfangenden, während sie das Formular in Echtzeit durcharbeiten. Dies kann nützlich sein, wenn Unterzeichnende mit Empfangenden kommunizieren, um die richtigen Informationen in die einzelnen Felder einzutragen.
  • Einen CSV-Bericht aller Feldinhalte, sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist. Dies ist hilfreich, wenn Absendende Daten aus den von ihnen gesendeten Vereinbarungen sammeln und melden müssen.
Hinweis:

Die Steuerelemente zum Erfassen von Formulardaten gewähren nur Zugriff auf die Felddaten für die Absenderin oder den Absender einer Vereinbarung. Diese Optionen stehen keinen anderen Teilnehmenden der Vereinbarung zur Verfügung.

Verfügbarkeit:

Die Steuerelemente zur Erfassung von Formularfelddaten und deren Anzeige gegenüber Absendenden sind für Acrobat Sign Solutions-Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.

Verwendung

Es gibt zwei Steuerelemente:

  • Eine CSV-Datei mit Formulardaten an die E-Mails mit signiertem Vertrag anhängenDiese Einstellung muss nur auf Gruppenebene konfiguriert werden, damit Absendende die CSV-Datei als Anhang erhalten. Absendende müssen nicht direkt mit der Option zum Anhängen der CSV-Datei interagieren (und dürfen dies auch nicht).
  • Absendende können Formularfelddaten anzeigen, während die Empfangenden diese ausfüllen: Dies ist eine dynamische Ansicht, bei der nur die Felder in einem Dokument und die Inhalte angezeigt werden, die die aktuelle Empfängerin oder der aktuelle Empfänger eingefügt haben. Absendende können von der Seite Verwalten aus auf diese Ansicht zugreifen und beobachten, mit welchen Inhalten die einzelnen Felder gefüllt werden. 
  1. Melde dich als Absenderin oder Absender bei Acrobat Sign an.

  2. Navigiere zu der Seite Verwalten und wähle die entsprechende Vereinbarung aus.

    Dadurch wird das Bedienfeld Aktionen rechts neben der Vereinbarungsliste geöffnet.

  3. Unterhalb der Aktionsliste befindet sich die Empfangsliste.

    Für alle Empfangenden, die der Vereinbarung Feldinhalte hinzugefügt haben, wird rechts neben ihrem Empfangsdatensatz ein Symbol angezeigt.

    • Wird kein Symbol angezeigt, hat die Empfängerin oder der Empfänger noch keine Feldinformationen eingegeben.
    • Wird nur das Bleistiftsymbol angezeigt, gibt die Empfängerin oder der Empfänger gerade Informationen in die Felder ein.
    • Befindet sich neben dem Bleistiftsymbol ein Häkchen, hat die Empfängerin bzw. der Empfänger ihre oder seine Interaktion mit der Vereinbarung abgeschlossen.

    Wähle die Empfängerin oder den Empfänger aus, die bzw. den du prüfen möchtest.

    Die Seite „Verwalten“ mit erweiterten Empfangsdetails und hervorgehobener Schaltfläche „Fortschritt anzeigen“.

    Hinweis:

    Die Felddaten können angezeigt werden, sobald Empfangende ihren ersten Wert in das Formular eingegeben haben. Bis dahin sind die Schaltfläche Fortschritt anzeigen und das entsprechende Symbol ausgeblendet.
    Das bedeutet nicht, dass Empfangende die Vereinbarung nicht gelesen haben, sondern nur, dass sie keine Feldinhalte hinzugefügt haben.

    Signatur- und signaturbezogene Felder (z. B. Titel, Firma, Name, E-Mail-Adresse und Signaturdatum) werden in diesem Kontext nicht als Formularfelder betrachtet, also werden sie nicht angezeigt. Wenn nur signaturbezogene Felder vorhanden sind, werden die Schaltfläche und das Symbol Fortschritt anzeigen nicht angezeigt.

  4. Wähle die Schaltfläche Fortschritt anzeigen oder Formulardaten anzeigen aus.

    Dadurch wird eine Überlagerung geöffnet. Darin wird Liste angezeigt, in der du dich durch Felder mit dem Formularfeldnamen auf der linken Seite und dem aktuellen Feldwert auf der rechten Seite blättern kannst:

    Die Liste der Felder mit ihren aktuellen Werten wird angezeigt

    Hinweis:

    Empfangende können nicht mit den Feldinhalten interagieren oder diese bearbeiten. Dies ist eine schreibgeschützte Ansicht der Feldwerte.

  5. Wenn du fertig bist, wähle OK aus, um die Überlagerung zu schließen.

Best Practices

Bevor du diese Steuerelemente aktivierst, solltest du dir der Art der Informationen bewusst sein, die du in den Vereinbarungen erfasst. Des Weiteren solltest du dir überlegt haben, ob es eine gute Vorgehensweise ist, diese Informationen den Absendenden der Vereinbarung zugänglich zu machen. Wenn du private Informationen oder Rechnungsinformationen erfasst, ist es möglicherweise angebracht, diese Informationen vor Absendenden zu verbergen.

Vorsicht:

Die Feldinhalte, die Absendenden zur Verfügung gestellt werden, werden nicht maskiert, auch wenn das Feld so eingerichtet ist, dass der Feldinhalt maskiert wird. Dies ist eine Methode zur Bereitstellung unmaskierter Feldinhalte für interne Benutzende (Absendende), die diese Informationen möglicherweise benötigen.

Konfiguration

So überprüfst und bearbeitest du die Funktionssteuerungen:

  1. Melde dich als Admin an, navigiere zu der Registerkarte Kontoeinstellungen und wähle die Untermenüregisterkarte Globale Einstellungen aus.
Administrationsmenü „Globale Einstellungen“ mit hervorgehobenen Einstellungen „Formulardaten für Vereinbarungen erfassen“

Die konfigurierbaren Optionen sind:

Wissenswertes

  • Maskierte Feldwerte werden für Absendende nicht maskiert, wenn diese Steuerelemente aktiviert sind.
  • Die Option Formulardaten anzeigen bleibt nach Abschluss der Vereinbarung verfügbar:
Die Empfangsliste für eine abgeschlossene Vereinbarung mit hervorgehobenen Symbolen „Formulardaten anzeigen“

  • Bei stornierten oder abgelaufenen Vereinbarungen bleiben die Felddaten nicht erhalten.
  • Signatur- und signaturbezogene Felder werden in diesem Kontext nicht als „Formularfelder“ betrachtet. Sie kommen nicht auf der Liste der Felder vor und verursachen auch keine Anzeige der Schaltfläche oder des Symbols Fortschritt anzeigen.
  • Wenn Empfangende im Signaturfluss ersetzt werden, wird für die ersetzten Empfangenden kein Fortschritt angezeigt, da ihre Felddaten beim Ersetzen verloren gehen. Wenn neue Empfangende als alternative Unterzeichnende hinzugefügt werden, bleibt der Fortschritt der ursprünglichen Empfangenden sichtbar.

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