Wenn du ein neues Formular in die Formularerstellungsumgebung (Authoring-Umgebung) hochlädst, durchsucht Acrobat Sign das Dokument automatisch nach visuellen Hinweisen, die darauf hindeuten, wo Formularfelder benötigt werden könnten.
Felder, die sich in der Nähe eines Signaturfelds befinden, werden weiter analysiert. Wenn der Feldtyp vernünftig vorhergesehen werden kann (z. B. Vollständiger Name, Datum, Titel oder Unternehmen), versucht Acrobat Sign, den entsprechenden Feldtyp automatisch zu platzieren.
Als Formularautorin oder Formularautor kannst du diese Kandidatenfelder überprüfen und sie nach Bedarf akzeptieren, verschieben, löschen oder in einen anderen Feldtyp konvertieren.
Die Felderkennung wird automatisch ausgeführt, sobald ein Dokument in die Authoring-Umgebung gelangt – unabhängig davon, ob du eine Vorlage oder ein Webformular erstellst oder du eine Vereinbarung sendest.
Acrobat Sign platziert hellblaue Kandidatenfelder im Dokument, wenn wahrscheinliche Felder identifiziert wurden. Dabei handelt es sich lediglich um Vorschläge, die erst dann zu aktiven Feldern werden, wenn sie einer empfangenden Person (oder Allen) zugewiesen werden.
Felder, die nicht automatisch erkannt werden, müssen manuell hinzugefügt werden. Wähle im linken Bereich den gewünschten Feldtyp aus und ziehe ihn an die entsprechende Stelle im Dokument.
Zusätzliche Felder können gelöscht werden, indem du auf das Feld klickst und Feld löschen auswählst.
Du kannst alle platzierten Felder entfernen, indem du mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Feld klickst, Felder zurücksetzen auswählst und das Formular in das ursprüngliche Kandidatenfeld-Layout zurückversetzt.
Die automatische Felderkennung wird in den folgenden Fällen nicht ausgeführt:
Formularautoren sollten jedes erkannte Feld überprüfen, um die richtige Platzierung zu bestätigen und die Schlüsseleigenschaften zu konfigurieren, insbesondere den Feldnamen, die Zuweisung und den Typ. Die Feldzuweisung ist wichtig, wenn die Vereinbarung mehrere Empfangende enthält.
Acrobat Sign weist keine aussagekräftigen Feldnamen automatisch zu. Bis zur Umbenennung erhält jedes Feld eine allgemeine Beschriftung, z. B. Selbstdefiniertes Feld 1.
Ähnlich kann Acrobat Sign nicht ermitteln, zu welchem Empfangenden ein Feld gehört. Wenn ein Kandidatenfeld ausgewählt wird, wird es der aktuell aktiven empfangenden Person in der Empfangsliste zugewiesen. Stelle vor dem Senden sicher, dass jedes Feld der richtigen empfangenden Person zugewiesen ist.
Automatisch platzierte Felder unterstützen alle standardmäßigen Feldoptionen, einschließlich Validierungsregeln, bedingte Logik und Schriftbildeinstellungen. Du kannst diese Felder wie auch manuell platzierte Felder anpassen.
Unerwünschte Felder löschen
Wenn ein Feld zufällig zugewiesen wurde, kannst du es mit einer der folgenden Methoden entfernen:
Halte die Umschalttaste gedrückt, um mehrere Felder auszuwählen, und ziehe den Zeiger, um einen Rahmen um den Bereich zu ziehen. Alle Felder, die sich mit dem Rahmen schneiden, werden ausgewählt.
Nach der Auswahl hast du folgende Möglichkeiten:
Ändere die Größe und verschiebe einzelne Felder, die schlecht platziert sind. So änderst du die Größe eines Felds:
Um ein Feld zu verschieben, bewege den Mauszeiger über das Feld, bis der Pfeil mit vier Spitzen angezeigt wird. Ziehe dann das Feld an die gewünschte Stelle.
Für eine genauere Platzierung versuche die folgenden Schritte:
Setze den richtigen Feldtyp fest.
Die meisten Kandidatenfelder werden standardmäßig als Textfelder hinzugefügt. Sie können jedoch einfach in andere einzeilige Feldtypen umgewandelt werden.
Überprüfe jedes Feld anhand der Art der Informationen, die du erwartest. Wenn das Feld nicht für reinen Text gedacht ist, solltest du in Erwägung ziehen, zu einem geeigneteren Feldtyp zu wechseln.
So überprüfst oder änderst du einen Feldtyp:
Platziere fehlende Formularfelder manuell.
Wenn bei der automatischen Erkennung Felder übersehen wurden, kannst du diese Felder manuell hinzufügen. Dafür wählst du ein Feld aus dem linken Bedienfeld aus und ziehst es in das Dokument.
Während des Ziehens verankert der Mauszeiger das Feld an seiner oberen linken Ecke und hilft so, es genau an der gewünschten Stelle auszurichten.
Nach der Platzierung kannst du die Größe und Position des Felds nach Bedarf ändern.
Automatisch platzierte Felder versuchen, sich an die Größe und Form der Zeile oder des Bereichs anzupassen, in dem sie angezeigt werden.
Manuell platzierte Felder verwenden eine Standardgröße, sodass du sie wahrscheinlich an das Layout deines Formulars anpassen musst.
Zuweisen von Feldern an die richtigen Empfangenden
Wenn nur die erste empfangende Person das Formular ausfüllen muss, benötigst du nur den Standardwert Zugewiesen an.
Wenn die sendende Partei jedoch Felder vorab ausfüllen muss (oder wenn mehrere Empfangende vorhanden sind), muss jedes Feld der richtigen Person zugewiesen werden.
So aktualisierst du die Feldzuweisung:
Doppelklicke auf das Feld, um links das Fenster Feldeigenschaften zu öffnen.
Du kannst auch mit der linken Maustaste auf das Feld klicken und dann im Kontextmenü Feld anpassen auswählen.
Öffne die Dropdown-Liste Empfangende und wähle die richtige empfangende Person aus.
Das Feld wird sofort aktualisiert und seine Farbe ändert sich entsprechend der empfangenden Person.
Angeben von aussagekräftigen Namen für Felder
Durch saubere, intuitive Feldnamen werden Berichte einfacher lesbar und die Datenzuordnung wird vereinfacht. Wenn du dir jetzt einen Moment Zeit nimmst, um jedes Feld zu benennen, sparst du später Zeit und vermeidest Verwirrung beim Überprüfen von Formulardaten oder beim Erstellen von Berichten.
So benennst du ein Feld um:
Feldeinrichtung abschließen und speichern
Arbeite das Dokument durch und überprüfe und aktualisiere jedes Feld nach Bedarf.
Wenn sich alle Felder an der richtigen Stelle befinden, klicke auf die Schaltflächen Speichern oder Senden, um den Authoring-Vorgang abzuschließen.
Wenn du eine Vorlage erstellst, kannst du die Bearbeitung von Feldern später auf der Seite Verwalten fortsetzen.
Wenn du die Authoring-Umgebung verlässt, bevor du gespeichert oder gesendet hast, wird das Dokument im Abschnitt Entwürfe deiner Seite Verwalten angezeigt, die Feldplatzierung geht jedoch verloren.
Admins können die Funktion Automatische Felderkennung aktivieren oder deaktivieren, indem sie die Steuerelemente Vorschau, Signaturen platzieren oder Formularfelder hinzufügen im Menü Sendeeinstellungen konfigurieren.
Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene.
Bei Vereinbarungen mit insgesamt über 25 Seiten wird die automatische Felderkennung nicht aktiviert.
Die Automatische Felderkennung wird in einem von drei Serverclustern verarbeitet, die vom Verarbeitungsort der anderen Acrobat Sign-Daten abweichen können. Durch die Serverumgebung, die zum Hosten des Authorings von Dokumenten verwendet wird, wird bestimmt, welches Servercluster für die Automatische Felderkennung verwendet wird (siehe unten). Bitte wende dich an deinen Rechtsbeistand, um zu prüfen, ob die Automatische Felderkennung für deinen Anwendungsfall geeignet ist.
| Authoring-Umgebung | Servercluster für die automatische Felderkennung |
|---|---|
| NA1, NA2, NA3, NA4 | Cluster VA6 in Virginia, USA |
| EU1, EU2 | Cluster IRL1 in Dublin, Irland |
| AU1, IN1, JP1, SG1 | Cluster JPN3 in Tokio, Japan |
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