IVES einhalten

Überblick

Das zentrale Dokument der IRS zur IVES-Compliance findest du hier: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign ist eine vollständig ESIGN Act-konforme Lösung.Alle IRS-Definitionen und ESIGN-Gesetzesanforderungen werden von der Kernanwendung für alle über den Service gesendeten Vereinbarungen erfüllt.

IVES hat zusätzliche Anforderungen, die befolgt werden müssen, um die Compliance mit der Verwendung der Formulare 4506-T und 4506T-EZ zu gewährleisten und daran teilzunehmen.

Nachfolgend findest du die Anforderungen aus dem IRS-Anforderungsdokument und die entsprechenden Acrobat Sign-Anwendungskonfigurationen, die die Compliance sicherstellen.

Der Zugriff auf die unten stehenden Konfigurationseinstellungen erfordert eine Acrobat Sign Business- oder Enterprise-Serviceebene.

Authentifizierung

IVES-Compliance erfordert Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Signieren von Dokumenten.Acrobat Sign übermittelt alle Signieranfragen als eindeutigen Link pro Unterzeichner an eine E-Mail-Adresse.Die eindeutige Signatur-URL und der Zugriff auf den E-Mail-Posteingang bilden die Erstfaktor-Authentifizierung.Um die Anforderung für die Zweitfaktor-Authentifizierung zu erfüllen, kann das Acrobat Sign-Konto so konfiguriert werden, dass der Unterzeichner die zweite Authentifizierungsebene bereitstellen muss, bevor er das dokument signieren kann.Acrobat Sign unterstützt drei Optionen für den zweiten Faktor:

1. Telefon-Authentifizierung (SMS)
2. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
3. Amtlicher Lichtbildausweis
   

Es wird empfohlen, dass die Gruppe oder das Konto, die ein dokument sendet, das IVES-Compliance erfordert, die folgenden Einstellungen konfiguriert:

1. Identifizierungsauthentifizierungsmethoden – Wähle eine der oben identifizierten Zweitfaktor-Verifizierungsmethoden aus und lege diese als Standard fest.
2. Um die Möglichkeit menschlicher Fehler zu begrenzen, kannst du die Option für Absender deaktivieren, die Standard-Verifizierungsmethode zu ändern.
3. Wenn du Transaktionen hast, die keine IVES-konforme Gegensignatur erfordern, aktiviere unterschiedliche Identitätsauthentifizierungsmethoden für interne Empfänger.
4. Aktiviere verschiedene Methoden für interne Unterzeichner und lege den Standard auf einen intern akzeptablen Standard fest.

Einverständnis

IVES erfordert, dass Unterzeichnende ausdrücklich zustimmen, Geschäfte elektronisch abzuwickeln.

• Ausdrückliches Einverständnis kann mit einer erzwungenen Überprüfung der Nutzungsbedingungen und Verbraucherangaben konfiguriert werden.Hier findest du alle Details
• Die Details des Einverständnisses werden im Auditprotokoll für die Signaturvereinbarung erfasst.

Elektronische Signatur

IVES-Dokumente erfordern, dass eine E-Signatur gegen den Namen im Formular validiert wird.

• Alle von Adobe Acrobat Sign angewendeten Signaturen sind vollständig ESIGN Act-konforme Signaturen.
• Der ausdrückliche Text, der vorschlägt, die E-Signatur mit dem Namen im Formular zu vergleichen, deutet darauf hin, dass die Verwendung einer Font-basierten E-Signatur einer stilisierteren Signaturart überlegen ist (z. B.: Biometrische oder Hanko-Stempel-Signaturen).Daher wird empfohlen, den Signaturtyp auf Namen und Initialen eingeben zu beschränken

Manipulationssicheres Siegel

IVES-Dokumente müssen nach Anwendung der Signaturen manipulationssicher gemacht werden.

• Acrobat Sign wendet Manipulationssicherheit auf alle abgeschlossenen Dokumente an
• Die manipulationssichere Versiegelung ist sichtbar, wenn das PDF mit Adobe Acrobat oder Adobe Reader geöffnet wird und als blauer Balken am oberen Fensterrand erscheint.

Nichtabstreitbarkeit / Auditprotokoll

Ein Auditprotokoll des gesamten Signaturprozesses muss das Dokument begleiten.Das Auditprotokoll muss alle Informationen zum Dokumentenlebenszyklus enthalten.

• Jede Transaktion in Acrobat Sign hat ein vollständig konformes Auditprotokoll, das aus dem Transaktionsdatensatz heruntergeladen werden kann (auf der Seite „Verwalten").
• Es wird empfohlen, dass die Gruppe oder das Konto, das IVES-konform sein muss, ihre Einstellungen folgendermaßen konfiguriert:

i. Auditbericht an abgeschlossene Dokumente anhängen → Immer

ii. Eine zusätzliche Kopie jeder signierten Vereinbarung an diese E-Mail-Adressen senden → Eine interne Archiv-E-Mail-Adresse

Der Audit Trail selbst enthält alle von IVES geforderten Elemente:

A. Datum und Uhrzeit der Erstellung

B. IP-Adresse des Unterzeichners

C. Dokumentenlebenszyklus-Benachrichtigungen

D. Ergebnis der Authentifizierung

E. Ergebnis der Einwilligung

F. Ergebnis jeder elektronischen Signatur

Dokumentaufbewahrung

Alle 4506-T- und 4506T-EZ-Formulare einschließlich ihrer Auditberichte müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

• Acrobat Sign bewahrt alle signierten Dokumente und Auditprotokolle während der gesamten Laufzeit des bereitgestellten Dienstes auf unseren Servern auf.Nur durch direkte Aktion des Kunden könnte ein Dokument gelöscht werden, und selbst in diesem Fall bleibt das Auditprotokoll bestehen.
• Es wird empfohlen, dass jede Gruppe oder jedes Konto, das konform sein möchte, eine automatische CC an eine Archiv-E-Mail-Adresse einrichtet (z. B.: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Qualitätsprüfung

Alle Teilnehmer, die eine E-Signatur-Lösung verwenden, müssen eine unabhängige Partei beauftragen, die Signaturen jährlich zu prüfen.

• Diese Anforderung liegt außerhalb des Umfangs dessen, was Acrobat Sign bieten kann, da die Anforderung ausdrücklich verlangt, dass eine unabhängige Partei das Audit durchführt.

Benutzerdefinierte Workflows

Unternehmenskunden können separate Workflows mit dem Workflow-Designer erstellen.

Diese Option ermöglicht einen dokumentspezifischen Workflow einschließlich Benutzerverifizierungsmethoden und Benachrichtigungsprozessen, ohne gruppenweite oder kontoweite Einstellungen verwenden zu müssen.

Da die IVES-Anforderungen ziemlich streng und unversöhnlich gegenüber menschlichen Fehlern sind, wird diese Option dringend empfohlen.