Wähle auf der Registerkarte Verwalten die zu bearbeitende Vereinbarung aus.
Dadurch wird das Kontextmenü rechts neben der Vereinbarungsliste geöffnet.
Zuletzt aktualisiert am
31. Januar 2024
Die Funktion Empfangende ersetzen wurde entwickelt, um alle (E-Mail-Adressen von) Empfangenden zu aktualisieren, die ihre Aktion für die Vereinbarung noch nicht abgeschlossen haben.
Übersicht
Wenn Absendende die E-Mail-Adresse einer empfangenden Person aktualisieren müssen, kann das mehrere Gründe haben – von Tippfehlern in den bei der Erstellung eingegebenen Werten bis hin zu Änderungen an den Signaturanforderungen auf der Empfängerseite. Solange die empfangende Person ihre Aktionen an der Vereinbarung noch nicht abgeschlossen hat, kann die Aktion in der Vereinbarung einer neuen E-Mail-Adresse zugewiesen werden.
Die neu identifizierte empfangende Partei kann die ursprüngliche Empfängerin oder den ursprünglichen Empfänger vollständig ersetzen, wodurch sie bzw. er aus der Vereinbarung entfernt werden, oder als alternative empfangende Person hinzugefügt werden. In diesem Fall kann jede Partei die Aktion an der Vereinbarung abschließen.
Verfügbarkeit:
- Team- und Enterprise-Lizenz-Abos verfügen über Optionen zum Konfigurieren der Aktivität Empfangende ersetzen.
- Bei Einzellizenz-Abos besteht kein Zugriff auf konfigurierbare Optionen. Nur die Aktivität Ersetzen ist verfügbar.
Konfigurationsumfang:
- Team- und Enterprise-Konten können auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.
- Bei Einzelkonten ist eine Konfiguration der Funktion nicht möglich.
Empfangende ersetzen
Nur die ursprüngliche absendende Person kann Empfangende über die Seite Verwalten ersetzen.
- Entwicklerinnen und Entwickler, die die API verwenden, können den Endpunkt PUT /agreements/{agreementId}/members/participantSets/{participantSetId} verwenden.
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Bewege im Abschnitt Empfangende des Kontextmenüs den Mauszeiger über die empfangende Person, die du bearbeiten möchtest.
- Links wird eine Sprechblase mit den Werten der Person angezeigt.
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Abhängig von den konfigurierten Einstellungen werden eine oder mehrere Optionen in der Blase angezeigt.
Wähle die Option aus, die deinen Signaturanforderungen am besten entspricht:- Empfangende ersetzen – diese Option ersetzt die ursprünglich empfangende Partei und verweigert ihr den weiteren Zugriff auf die Vereinbarung. Nur die neu zugewiesene empfangende Person kann die Teilnahme an der Vereinbarung abschließen.
- Alternative Empfangende hinzufügen – das Hinzufügen einer alternativen Empfängerin oder eines alternativen Empfängers bezieht die neue empfangende Person als gültige Teilnehmerin bzw. gültigen Teilnehmer mit ein, wobei die ursprüngliche empfangende Partei vorhanden bleibt und die Vereinbarung abschließen kann.
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Der Text in der Sprechblase wird aktualisiert und du wirst aufgefordert, die E-Mail-Adresse der neuen empfangenden Person einzugeben.
- Gib die neue E-Mail-Adresse und eine optionale Nachricht für die neue empfangende Partei ein.
- Wähle Ersetzen aus (oder Hinzufügen, wenn du alternative Empfangende hinzufügst).
Oben auf der Seite wird nach dem Update ein Banner mit einer Erfolgsmeldung angezeigt, in dem die alten und neuen E-Mail-Werte erscheinen:
Unmittelbar nach dem Hinzufügen zur Vereinbarung wird eine E-Mail an die neue empfangende Person gesendet.
AnmerkungWenn Personen als alternative Empfangende hinzugefügt werden, ändert sich der Empfängerdatensatz auf der Seite Verwalten und die empfangende Person wird als erweiterbare Gruppe mit einer Liste aller Teilnehmenden angezeigt.
- Gib die neue E-Mail-Adresse und eine optionale Nachricht für die neue empfangende Partei ein.
Konfiguration
Du kannst auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem du zu hierhin navigierst: Globale Einstellungen > Empfangende ersetzen.
Die Standardeinstellungen für die Funktion Empfangende ersetzen sind:
- Empfangende ersetzen für Konten mit Einzellizenz
- Nur die neue empfangende Person kann teilnehmen.
- Benutzende mit einem Einzel-Abo können nicht auf das Menü mit den Globalen Einstellungen zugreifen und dürfen diese Standardeinstellung nicht ändern.
- Nur die neue empfangende Person kann teilnehmen.
- Alternative Empfangende hinzufügen für Team- und Enterprise-Konten.
- Sowohl die neuen als auch die ursprünglichen Empfangenden können teilnehmen.
- Bei Team- und Enterprise-Abos kann das Standardverhalten auf Konto- oder Gruppenebene geändert werden.
Die konfigurierbaren Optionen sind:
Was soll das Standardverhalten sein?
- Nur die neue empfangende Partei kann teilnehmen: Dies ist die Option Empfangende ersetzen.
- Diese Option fügt die Option Empfangende ersetzen in die Optionen auf der Seite Verwalten der nutzenden Person ein.
- Dies ist die bessere Option, wenn die Hauptsorge darin besteht, dass die Vereinbarung der falschen Person zugesendet wurde.
- Sowohl die neue als auch die ursprüngliche empfangende Partei können teilnehmen: Dies ist die Option Alternative Empfangende hinzufügen.
- Diese Option fügt die Option Alternative Empfangende hinzufügen in die Optionen auf der Seite Verwalten der nutzenden Person ein.
- Wenn die Hauptsorge darin besteht, dass der Signiervorgang durch Empfangende aufgehalten wird, die nicht im Büro oder nur schwer zu erreichen sind, ist dies die bessere Option.
Sollte die Absenderin bzw. der Absender der Vereinbarung die Standardeinstellung ändern können?
- Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Benutzende in meinem Konto können auswählen, ob ursprüngliche Empfangende teilnehmen können, nachdem sie ersetzt wurden werden die Optionen Empfangende ersetzen und Alternative Empfangende hinzufügen zu den Optionen auf der Seite Verwalten der nutzenden Person hinzugefügt.
Aktivitätsliste und Audit-Bericht
In der Aktivitätsliste werden die Ereignisse klar angezeigt, wenn eine empfangende Person ersetzt und eine andere empfangende Person hinzugefügt wurde.
Jedem Ereignistyp folgt sofort ein „Gesendet“-Ereignis, das angibt, dass E-Mails versendet werden.
Im Audit-Bericht werden die Ereignisse ordnungsgemäß angegeben, wenn Empfangende ersetzt oder als alternative Teilnehmende hinzugefügt werden:
Wissenswertes
- Du kannst nur Empfangende ersetzen, die ihre Aktion für die Vereinbarung noch nicht abgeschlossen haben.
- Beim Ersetzen von Empfangenden ist es nicht möglich, eine E-Mail-Adresse anzugeben, die schon einmal angegeben wurde. Es ist also nicht möglich, Person A durch Person B zu ersetzen und dann Person B wieder durch Person A. Nachdem eine empfangende Partei über die Aktion „Ersetzen“ aus einer Vereinbarung entfernt wurde, kann sie nicht mehr erneut hinzugefügt werden.
- Empfangende, denen eine Delegierendenrolle zugewiesen wurde, können nicht ersetzt werden.
- Bei mithilfe des klassischen Massenversands gesendeten Vereinbarungen kann die Funktion Empfangende ersetzen nicht verwendet werden. Die neue Massenversand-Umgebung unterstützt sowohl die Option Ersetzen als auch Alternative Empfangende hinzufügen.
- Du kannst den gleichen Empfängerindex mehrmals ersetzen.
- Wenn du die Option Einschließen verwendest, vergrößerst du die Anzahl der möglichen Empfangenden in der Empfängergruppe.
- Wenn du die Aktion Ersetzen verwendest, wird die Liste der aktuellen Empfangenden durch die einzelne neu benannte Adresse ersetzt.
- Personen in einer Empfängergruppe können einzeln ersetzt werden und neue Personen können hinzugefügt werden.
- Es ist nicht möglich, eine empfangende Partei zu entfernen, ohne sie zu ersetzen.
- Empfangende in einer parallelen Teilnahmereihenfolge können einzeln ersetzt werden.
- Empfangende Personen, die in einer Hybrid-Routing-Reihenfolge definiert sind, können einzeln ersetzt werden.
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
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