Shard-Gruppe
Zuletzt aktualisiert am
15. Juli 2026
Erlaube sendenden Personen, ein Ablaufdatum anzugeben, um eine Vereinbarung nach einer festgelegten Zeit automatisch abzubrechen.
Mit der Funktion Ablaufdatum in Acrobat Sign können sendende Personen ein Zeitlimit festlegen, innerhalb dessen die Empfangenden ihre Signatur leisten müssen, bevor die Vereinbarung automatisch storniert wird. Dies hilft bei der Kontrolle von Signierfristen, insbesondere bei zeitkritischen Vereinbarungen wie Saisonverträgen oder Sonderangeboten. Außerdem wird die Verwaltung von Vereinbarungen optimiert, indem alte oder wahrscheinlich nicht abzuschließende Vereinbarungen aus der Liste „In Bearbeitung“ entfernt werden, sodass aktive Vereinbarungen leichter nachverfolgt werden können.
Sendende können Ablaufdaten auf bis zu 365 Tage nach dem Senden einer Vereinbarung festlegen. Standardmäßig ist das Ablaufdatum von Vereinbarungen auf 23:59 Uhr Ortszeit des Servers festgelegt, aber Sendende können diese Einstellung ändern. Zur Optimierung der Systemleistung laufen Vereinbarungen immer außerhalb der Spitzenzeiten für die zugewiesene Servergruppe ab. Wenn ein Ablaufdatum während der Spitzenzeiten festgelegt wird, fügt das System automatisch 12 Stunden hinzu, um sicherzustellen, dass der Ablauf außerhalb der Spitzenzeiten erfolgt.
Anmerkung
Wenn kein Ablaufdatum manuell festgelegt wird, laufen Vereinbarungen automatisch nach 365 Tagen im Status In Bearbeitung ab, um sicherzustellen, dass langfristige Vereinbarungen nicht unbegrenzt offen bleiben.
Alle Ablaufzeiten basieren auf der Zeitzone der Servergruppe (siehe FAQ unten auf der Seite).
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
- Aktiviert für VIP-, VIPMP- und ETLA-Konten unter 100.000 $
- Deaktiviert für alle anderen ETLA-Konten
- Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt; standardmäßig deaktiviert
Konfigurationsumfang:
Admins können diese Funktion auf Konto- und Gruppenebene aktivieren.
Diese Funktion kann über das Admin-Konfigurationsmenüaufgerufen werden, und zwar über Sendeeinstellungen > Dokumentablauf.
Die konfigurierbaren Optionen für die Dokumentablauf-Funktionsfamilie sind:
Wenn Dokumentablauf aktiviert ist, muss auch die Option Den Absendern erlauben, die Ablaufeinstellungen pro Dokument einzustellen oder Begrenzte Anzahl von Tagen, für die Unterzeichnende Dokumente signieren müssen ausgewählt werden.
Dadurch wird der Wert für Ausfülltermin in den Vereinbarungseinstellungen verfügbar.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist, ist die Option Ausfülltermin gesperrt und kann nicht bearbeitet werden.
Wenn diese Option aktiviert ist, haben Sendende die Möglichkeit, das Ablaufdatum auf einen beliebigen Tag innerhalb von 365 Tagen nach der Erstellung der Vereinbarung zu ändern.
Bei neuen Vereinbarungen wird das Ablaufdatum automatisch auf 365 Tage ab dem Sendedatum festgelegt (es sei denn, es wurde eine begrenzte Anzahl von Tagen definiert).
Sendende können innerhalb der 365 Tage ein anderes Ablaufdatum auswählen.
Anmerkung
Alle Vereinbarungen laufen automatisch 365 Tage nach der Erstellung ab, wenn sie im Status In Bearbeitung verbleiben.
Wenn diese Option aktiviert ist, kann für Vereinbarungen, die sich In Bearbeitung befinden, das Ablaufdatum auf der Seite Verwalten bearbeitet werden.
Das Ablaufdatum in den Metadaten der Vereinbarung zeigt ein Bleistiftsymbol an, um die Oberfläche „Hinzufügen“ oder „Bearbeiten“ für die Frist zu öffnen.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird für neue Vereinbarungen automatisch eine Abschlussfrist festgelegt, die in der Anzahl der im Eingabefeld definierten Tage gemessen wird.
Wenn die Option, mit der die sendende Partei das Ablaufdatum festlegen oder ändern kann, nicht aktiviert ist, ist die Datumsauswahl rechts neben dem Feld für das Ablaufdatum gesperrt und nur das Standard-Ablaufdatum wird erzwungen.
Wenn aktiviert, gilt das Ablaufdatum der Vereinbarung auch für interne Empfangende. Interne Empfänger sind Benutzer im selben Acrobat Sign-Konto wie der ursprüngliche Absender.
Wenn deaktiviert, gilt das Ablaufdatum nicht, solange der aktuelle Empfangende innerhalb des Adobe Acrobat Sign-Kontos der ursprünglich absendenden Person ist.
Dadurch bleiben externe Empfangende an das in den Vereinbarungsdetails und E-Mail-Benachrichtigungen angezeigte Ablaufdatum gebunden, während interne Mitunterzeichnende mehr Zeit haben, ihre Aktionen abzuschließen, bevor die Vereinbarung abläuft.
Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Informationen zur Frist in alle E-Mail-Mitteilungen an die empfangende Person eingefügt.
Die folgenden Beispiele zeigen die Aufforderung zum Signieren und eine Erinnerungs-E-Mail mit den sichtbaren Informationen zur Frist.
Wenn die Option deaktiviert ist, sind die Ablaufinformationen nicht in der E-Mail-Vorlage enthalten.
Anmerkung
Empfänger mit einem Acrobat Sign Konto sehen das Ablaufdatum angepasst an die in ihrem Anwenderprofil definierte Zeitzone.
Bei Empfangenden ohne Acrobat Sign-Konto wird standardmäßig die Zeitzone US_PACIFIC verwendet.
Ablaufzeit
Der Ablauf von Dokumenten erfolgt immer außerhalb der Spitzenzeiten, basierend auf dem Server, der die Vereinbarung gesendet hat. Spitzenzeiten sind 19:00 Uhr bis 7:00 Uhr in der lokalen Zeitzone des Servers.
Standardmäßig wird für Vereinbarungen, die über den modernen Prozess Signaturen anfordern gesendet werden, eine Ablaufzeit von 23:59 Uhr zugewiesen, obwohl Absendende möglicherweise benutzerdefinierte Ablaufdaten und -zeiten festlegen können. Für Vereinbarungen, die über die API, Integrationen oder Legacy-Schnittstellen gesendet werden, gilt jedoch nicht standardmäßig 23:59 Uhr, sondern sie übernehmen den Zeitstempel, zu dem die Vereinbarung ursprünglich gesendet wurde.
Wenn eine Vereinbarung so eingestellt ist, dass sie während der Spitzenzeiten abläuft, wird sie für den Ablauf in die Warteschlange gestellt, aber automatisch um 12 Stunden verzögert, um sicherzustellen, dass das Ablaufereignis außerhalb der Spitzenzeiten verarbeitet wird.
Status und Bearbeitung in der Warteschlange für den Ablauf
- Während eine Vereinbarung in die Warteschlange für den Ablauf gestellt wird, bleibt ihr Status auf der Seite Verwalten und in den API-Antworten In Bearbeitung.
- Empfangende können eine Vereinbarung in der Warteschlange nicht unterzeichnen und erhalten eine Fehlermeldung, die besagt, dass die Vereinbarung nicht unterzeichnet werden kann.
- Während des 12-stündigen Warteschlangenfensters können Sendende das Ablaufdatum auf der Seite Verwalten bearbeiten, um die Frist zu verlängern und den Empfangenden zusätzliche Zeit zum Signieren zu gewähren.
Best Practices
In der Regel wird empfohlen, mindestens ein Standardablaufdatum festzulegen. Dies hilft, Vereinbarungen zu organisieren und an aktuellen Richtlinien auszurichten. So vermeidest du, dass ablaufende Vereinbarungen, die wahrscheinlich nicht abgeschlossen werden, die Effizienz beeinträchtigen. Mit einem Ablaufdatum wird der Filter „In Bearbeitung“ auf der Seite „Verwalten“ entlastet, was die Nachverfolgung und Verwaltung aktiver Vereinbarungen erleichtert.
Wenn du Ablaufdaten aktivierst, solltest du Folgendes berücksichtigen:
- Aktivieren von Ablaufinformationen in den an Unterzeichnende gesendete E-Mails einschließen: Die Information der Empfangenden über eine Frist fördert die rechtzeitige Fertigstellung und verdeutlicht, dass die Vereinbarung abläuft, wenn sie nicht handeln.
- Deaktivieren von Interne Unterzeichnende für Dokument-Ablauffristen einschließen: Fristen wirken sich in der Regel stärker auf externe Empfangende aus als auf interne Benutzende aus. Durch Deaktivieren dieser Option wird verhindert, dass Vereinbarungen einfach deshalb ablaufen, weil interne Gegenzeichnende ihre Aktionen nicht rechtzeitig abgeschlossen haben.
- Aktivieren von Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen: Ob Änderungen zulässig sind, hängt in der Regel von den Compliance-Anforderungen ab. Wenn für deinen Prozess keine strengen zeitlichen Beschränkungen erforderlich sind, bietet die Aktivierung dieser Option mehr Flexibilität, da die sendende Partei eine Vereinbarung speichern kann, die kurz vor dem Ablauf steht.
Die Nicht-Spitzenzeiten sind von 19:00 Uhr bis 7:00 Uhr, basierend auf der zentralsten Zeitzone für die Shard-Gruppe, von der aus die Vereinbarung gesendet wurde. Die für jede Shard-Gruppe verwendeten Zeitzonen sind:
|
|
Zeitzone für Spitzenzeiten (von 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr) |
|---|---|
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NA1, NA2, NA3, NA4 |
Amerika/Chicago |
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EU1, EU2 |
Europa/Berlin |
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AU1 |
Australien/Sydney |
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JP1 |
Asien/Tokio |
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IN1 |
Asien/Kolkata |
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SG1 |
Asien/Singapur |
Anmerkung
Einige Shard-Gruppen umfassen mehrere Shards, die sich über mehrere Zeitzonen erstrecken. Für alle Shards in der Gruppe gilt dasselbe Ablaufdatum außerhalb der Spitzenzeiten.
Zum Beispiel gelten für NA1, NA2, NA3 oder NA4 alle dieselben Nicht-Spitzenzeiten, die auf der Central Time (GMT -6) basieren.
Die Vereinbarung läuft wie geplant ab, in der Regel innerhalb von ein paar Minuten nach der festgelegten Ablaufzeit.
Sie bezieht sich auf den Shard, an den die Vereinbarung gesendet wurde, basierend auf der Umgebung der sendenden Partei. (Finde heraus, auf welchem Shard du dich befindest >)
Die signierende Person kann nach Ablauf der Gültigkeitsdauer nicht mehr signieren, selbst wenn die Vereinbarung noch nicht in den Status ABGELAUFEN übergelaufen ist. Es wird eine Fehlermeldung angezeigt:
Wenn eine Vereinbarung für den Ablauf in die Warteschlange gestellt wurde, der Ablauf aber noch nicht verarbeitet wurde, kann die sendende Partei das Ablaufdatum möglicherweise noch bearbeiten. Dadurch erhält die empfangende Partei zusätzliche Zeit, um die Vereinbarung zu signieren, bevor sie abläuft.
Bis das System den Ablauf verarbeitet (innerhalb von 12 Stunden), bleibt die Vereinbarung im Status IN BEARBEITUNG. Sie geht in den Status ABGELAUFEN über, sobald das Ablaufereignis verarbeitet wurde.
Ja, du kannst die Ablaufzeit jederzeit bearbeiten, bis der Ablauf verarbeitet wurde. Es gibt keine Einschränkungen für die Änderung der Ablaufzeit, bevor die Vereinbarung in den Status ABGELAUFEN übergeht.
Ja, aber die Verzögerung kann je nach Systemauslastung um einige Minuten variieren.
Wenn Ablaufdatum/-zeit auf der Seite Signaturen anfordern festgelegt wird, wird standardmäßig 23:59 Uhr eingestellt, um sicherzustellen, dass der Ablauf außerhalb der Spitzenzeiten erfolgt und zu diesem Zeitpunkt oder kurz danach verarbeitet wird. Du kannst dies im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen anpassen.
Die Vereinbarung wird weiterhin als In Bearbeitung angezeigt, bis der Ablauf verarbeitet wurde, in der Regel 12 Stunden später.
Die Data Governance beginnt erst, nachdem die Vereinbarung in einen Endzustand übergegangen ist (z. B. ABGELAUFEN). Ein verzögerter Ablauf verzögert auch den Beginn der Aufbewahrungsfrist.
Das Ablaufereignis wird protokolliert, sobald der Ablauf verarbeitet wurde. Dies kann sich um bis zu 12 Stunden verzögern, wenn die Ablaufzeit in die Spitzenzeiten fällt.
Dieses Update optimiert die Systemleistung, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden.
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