Absendenden die Möglichkeit geben, physisch signierte Dokumente hochzuladen

Erlaube es Sendenden, ein physisch signiertes Dokument im Namen ihrer empfangenden Partei hochzuladen.

Einige Organisationen (oder Dokumentanforderungen) verlangen physische Signaturen anstelle elektronischer Signaturen. Darüber hinaus ziehen es einige Empfangende möglicherweise aus persönlichen Gründen vor, nicht elektronisch zu signieren. In diesen Fällen kann die empfangende Partei ein physisch signiertes Dokument zurücksenden, anstatt den Uploadvorgang selbst abzuschließen.

Um den Signiervorgang genau und ordnungsgemäß in Acrobat Sign zu protokollieren, können Sendende das signierte Dokument im Namen der empfangenden Person hochladen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vereinbarung korrekt im Workflow fortgesetzt wird und gleichzeitig ein vollständiges Audit-Protokoll erhalten bleibt.

Verwendung

Nur die ursprünglich die Vereinbarung sendende Person ist berechtigt, eine physisch unterzeichnete Version hochzuladen.

Nach Erhalt des physischen Dokuments greift die sendende Person auf ihrer Verwalten-Seite auf die Vereinbarung zu und lädt sie über die Liste Aktionen rechts auf der Seite und den Link Signiertes Dokument hochladen hoch.

Diese Aktivität wird vom Audit-Bericht verfolgt und der konfigurierte Signaturablauf der Vereinbarung wird fortgesetzt bzw. die Vereinbarung wird gemäß dem Vereinbarungsentwurf vervollständigt.

Überprüfe den Prozess der benutzenden Person >

Best Practices

Organisationen, die nicht explizit elektronische oder digitale Signaturen verlangen, können von der Aktivierung der Option für schriftliche Signaturen profitieren, um den Signierprozess reibungsloser zu gestalten. Wenn eine Gruppe handschriftliche Signaturen zulässt, gewährleistet die Aktivierung der Funktion „Signiertes Dokument hochladen“ Flexibilität bei der Bearbeitung physisch signierter Vereinbarungen.

Verwaltung von handschriftlichen und digitalen Signaturen

• Bei Vereinbarungen, die digitale Signaturen erfordern, sollte die Option zur Anforderung schriftlicher Signaturen deaktiviert werden, um zu verhindern, dass Empfangende den Signaturfluss umwandeln.
• Für Organisationen, die mehrere Gruppen verwenden, kann die Einstellung Benutzende in mehreren Gruppen bei der Verwaltung von Signaturoptionen helfen, indem die Verfügbarkeit handschriftlicher Signaturen für bestimmte Gruppen eingeschränkt wird.
• Für Organisationen, die keine handschriftlichen Signaturen akzeptieren, wird empfohlen, Folgendes zu deaktivieren:
  • Die Funktion „Signiertes Dokument hochladen“
  • Die Möglichkeit, Vereinbarungen zur handschriftlichen Signatur zu senden
  • Die Option für Empfangende, zu einem geschriebenen Signaturformat zu wechseln

Durch die Konfiguration dieser Einstellungen wird sichergestellt, dass die Vereinbarungen den Compliance-Anforderungen entsprechen und gleichzeitig die Prozesseffizienz erhalten bleibt.

Konfiguration

Verfügbarkeit:

Hochladen eines signierten Dokuments ist für alle Lizenz-Abos verfügbar.

Konfigurationsumfang:

• Bei Acrobat Standard- und Acrobat Pro-Konten ist die Aktion standardmäßig aktiviert.
  •  Schriftliche Signaturen sind beim Senden einer Vereinbarung über diese Ebenen nicht auswählbar, können aber von Empfangenden mit der Einstellung Unterzeichnende können drucken, handschriftliche Signaturen einfügen und die Vereinbarung wieder in Acrobat Sign hochladen, anstatt sie elektronisch zu signieren konvertiert werden.       
• Konten mit Enterprise-Lizenz können die Einstellung auf Konto- und Gruppenebene aktivieren oder deaktivieren.

Wenn du auf die Steuerelemente der Funktion zugreifen möchtest, navigiere zu Globale Einstellungen > Signiertes Dokument hochladen.

Verwandte Einstellungen

Zwei Einstellungen, die sich auf die Option für die handschriftliche Signatur beziehen und die beachtet werden sollten. Wenn du die Option zum Hochladen signierter Dokumente deaktivieren möchtest, solltest du die folgenden Einstellungen deaktivieren: