Übersicht
Massenversand ermöglicht Benutzenden, eine „übergeordnete“ Vorlagenvereinbarung zu erstellen, mit der bis zu 1,000 „untergeordnete“ Vereinbarungen generiert werden können. Jede untergeordnete Vereinbarung verwendet dieselben Dateien, Felder und Eigenschaften wie die übergeordnete Vorlagenvereinbarung, bleibt jedoch eine unabhängige Vereinbarung mit dem gleichen Umfang an Datenschutz und Sicherheit wie eine individuell erstellten Vereinbarung.
Bei einem Massenversand-Vorgang kannst du Empfangsparteien manuell eingeben oder eine Liste mit E-Mail-Adressen von Empfangsparteien mithilfe einer CSV-Datei hochladen. Die CSV-Datei bietet Absendenden zusätzliche Funktionen, z. B. die Bereitstellung von Standardfeldwerten, mit denen einzelne Vereinbarungen beim Erstellen personalisiert werden können.
Verwendung
Benutzende, für die die Funktion Massenversand in ihrer primären Gruppe aktiviert ist, können die Funktion auf der Startseite über die Kachel Massenversand aufrufen.
Die Oberfläche ermöglicht das Hochladen von Dateien, um die Basisdokumentation der übergeordneten Vorlagenvereinbarung zu definieren. Alle Dokumente sind in jeder untergeordneten Vereinbarung enthalten, die im Massenversand-Stapel erstellt wurde.
Die E-Mail-Adressen der Empfangsparteien werden entweder manuell oder mithilfe einer CSV-Datei hinzugefügt. Bei der manuellen Eingabe wird an jede E-Mail-Adresse eine eigene, unabhängig generierte untergeordnete Vereinbarung gesendet. Wenn eine CSV-Datei verwendet wird, wird jede Zeile in der CSV-Datei auf eine untergeordnete Vereinbarung angewendet. In keinem Fall haben die einzelnen Empfangsparteien Einblick in die anderen Vereinbarungen. Jede Vereinbarung ist sicher und persönlich.
Jede untergeordnete Vereinbarung kann auf der Seite Verwalten über die Filter In Bearbeitung/Abgeschlossen/Abgebrochen/Abgelaufen separat verwaltet werden.
Die übergeordnete Massenversand-Vorlage, die zum Generieren der untergeordneten Vereinbarungen verwendet wird, kann auf der Seite Verwalten über den Filter Massenversand verwaltet werden. Die übergeordnete Vorlage verfügt über drei wichtige Funktionen:
Die übergeordnete Vorlage enthält eine Übersichtstabelle in der Liste der Aktionen für alle untergeordneten Vereinbarungen. Die Tabelle gibt die Anzahl der Vereinbarungen mit jedem Status an. Wenn du in die Übersichtstabelle klickst, wird eine sortierbare Ansicht der einzelnen untergeordneten Vereinbarungen geöffnet.
Die Option Aktivitätsbericht anzeigen in der Liste Aktionen bietet einen Bericht zur Dokumentausführung. Dieser Bericht enthält eine detailliertere (und druckbare) Zusammenfassung der untergeordneten Vereinbarungen nach Status.
Mit der Aktion Formularfelddaten herunterladen werden die Felddaten für alle untergeordneten Vereinbarungen heruntergeladen, die mit der übergeordneten Vorlage erstellt wurden.
Best Practices
Überlege, wie die Funktion Massenversand in deinem Unternehmen verwendet werden soll. Wenn du nicht davon ausgehst, dass jede*r einzelne Benutzer*in Massenversand-Ereignisse für Vereinbarungen generiert, ist es am besten, den Zugriff auf Kontoebene zu deaktivieren, damit die Deaktivierung der Funktion automatisch in allen Gruppen übernommen wird. Aktiviere die Funktion explizit für bestimmte Gruppen, für die sie erkennbar nützlich ist (z. B. die Personalabteilung), oder erstelle eine Gruppe speziell für die Massenversand-Benutzenden als deren primäre Gruppe.
Wenn du den CSV-Dateiimport aktivierst, verbessert dies die Bedienfreundlichkeit der Funktion immens. Wenn du keinen zwingenden Grund für die manuelle Eingabe aller Benutzenden hast, wird die Aktivierung des CSV-Dateiimports dringend empfohlen.
Aktiviere das neue Massenversand-Erlebnis. Die in der klassischen Umgebung verwendeten CSV-Dateien funktionieren weiterhin, sodass keine Neukonfiguration erforderlich ist. Mit den neuen Optionen wird die Funktion jedoch erheblich erweitert.
Konfiguration
Verfügbarkeit:
Massenversand ist für Team- und Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Bei Konten auf Team-Ebene ist die Funktion Massenversand sowie die Option „CSV-Upload“ standardmäßig aktiviert. Auf der Adminoberfläche sind keine Optionen verfügbar.
Massenversand kann auf Konto- und Gruppenebene für Konten mit Unternehmenslizenz aktiviert werden.
Du kannst auf die Optionen für diese Funktion zugreifen, indem du zu Globale Einstellungen > Massenversand navigierst.
Die konfigurierbaren Optionen sind:
Wenn Massenversand aktiviert ist, wird auf der Registerkarte Startseite eine Kachel verfügbar, über die Benutzende auf die Funktion zugreifen können.
Bei Konten, für die die Option Benutzer in mehreren Gruppen aktiviert ist, sollte beachtet werden, dass die Funktion nur für Benutzer zugänglich ist, für die die Funktion in ihrer primären Gruppe aktiviert ist.
Benutzende, die Mitglied einer Gruppe sind, in der Massenversand aktiviert ist (die jedoch nicht ihre primäre Gruppe ist), wird zwar die Kachel angezeigt, doch sie können die Benutzeroberfläche nicht verwenden.
Die Option zum Hochladen der Empfängerliste als CSV-Datei wird dringend empfohlen.
Das Erstellen einer Liste der Empfangsparteien als CSV-Datei bietet mehr Kontrolle und Transparenz als wenn die E-Mail-Adressen direkt in das Feld An: eingegeben werden.
Darüber hinaus kann die CSV-Datei Datenspalten enthalten, mit denen Empfangsrollen, Authentifizierungsoptionen und Feldwerte definiert, die Vereinbarung für jede*n Empfänger*in personalisiert und das Erlebnis der Empfangsparteien sowie die Abschlussraten verbessert werden können.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Link „CSV importieren“ unter dem Feld An: eingefügt:
Wenn die Funktion aktiviert ist, wird die neue Massenversand-Umgebung den Benutzenden in der Gruppe zur Verfügung gestellt.
Für Benutzende, die zur klassischen Erfahrung zurückwechseln möchten, gibt es einen Umschalt-Link.
Die neue Umgebung unterstützt alle neuen CSV-Funktionen, ist aber im Hinblick auf das alte CSV-Format abwärtskompatibel. Das heißt: Wenn eine CSV-Datei im klassischen Format erstellt wurde, kann sie problemlos verwendet werden.
Wenn die neue Umgebung deaktiviert ist, können Benutzende auf die klassische Oberfläche zugreifen und diese wie gewohnt verwenden.
Wissenswertes
- Damit ein*e Benutzer*in Zugriff auf die Massenversand-Oberfläche hat, muss die Funktion in der primären Gruppe der*des Benutzer*in aktiviert sein.
- Die Anzahl der Transaktionen, die mit der Funktion Massenversand generiert werden können, ist je nach Dienstebene begrenzt:
- Enterprise- und Business-Konten können bis zu 1.000 Transaktionen generieren.
- Acrobat Pro mit erweiterter e-Sign-Funktion für Teams- und Adobe Acrobat Sign Professional-Kunden können bis zu 50 Transaktionen generieren.
- Acrobat Pro mit erweitertem e-Sign-Kunden können bis zu 50 Transaktionen generieren.
- Kleinunternehmens-/Team-Testversions-Kunden können bis zu fünf Transaktionen generieren.
- Enterprise-Test-Abos können bis zu drei Transaktionen generieren.
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