Auditbericht an E-Mails und Downloads in Acrobat Sign anhängen

Steuere, ob Adobe Acrobat Sign den Audit-Bericht an Vereinbarungs-PDFs anhängt, die per abschließender Fertigstellungs-E-Mail-Adresse zugestellt und von der Seite Verwalten heruntergeladen werden.

Acrobat Sign kann den Audit-Bericht an die Vereinbarungs-PDF anhängen, die in der abschließenden E-Mail „Signiert und abgelegt" zugestellt wird, sowie an Vereinbarungs-PDFs, die von der Seite Verwalten heruntergeladen werden.Dadurch werden das signierte Dokument und sein Audit-Protokoll in einer einzigen Datei kombiniert, was die Aufbewahrung von Unterlagen vereinfacht, aber auch zur weiteren Verbreitung von Audit-Details führen kann, insbesondere wenn Anhänge per E-Mail verschickt werden.

Vorbereitung

• Du musst Konto-Administrator oder Gruppen-Administrator sein, um diese Einstellung zu konfigurieren.
• Bestätige, wie deine Organisation signierte Vereinbarungen per E-Mail-Adresse verteilt, bevor du „Audit-Bericht anhängen“ aktivierst.
• Prüfe deine Data-Governance-Regel, um zu bestimmen, ob Audit-Metadaten mit externen Empfängern geteilt werden sollen.

Konfiguration

Die Einstellung Audit-Berichte an Dokumente anhängen gilt für alle Vereinbarungen, die über Acrobat Sign gesendet werden.

Verfügbarkeit:

• Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
• Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt
• Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht unterstützt

Konfigurationsumfang:

Audit-Bericht anhängen kann auf Konto- und auf Gruppenebene konfiguriert werden.

• Einstellungen auf Gruppenebene setzen Einstellungen auf Kontoebene außer Kraft.

Standardwert:

• Audit-Bericht an E-Mail „Signiert und archiviert“ anhängen: Alle.
• Aktuellen Audit-Bericht nach dem Download von der Verwaltungsseite an Dokumente anhängen:Deaktiviert.

Diese Funktion kann über das Admin-Konfigurationsmenü aufgerufen werden, und zwar über Audit-Bericht an Dokumente anhängen.

Steuerelemente

• Audit-Bericht an die E-Mail Signiert und archiviert anhängen
  • Nie: Niemand erhält den Audit-Bericht mit dem finalen E-Mail-Anhang.
  • Nur für Absender: Nur der Absender erhält den Audit-Bericht mit dem endgültigen E-Mail-Anhang.
  • Alle (Standard):Alle Empfänger des finalen E-Mail-Anhangs erhalten den Audit-Bericht.

Auswirkung: Diese Kontrolle kann erheblich erweitern, was per E-Mail-Adresse bei Abschluss geliefert wird, da Empfänger die E-Mail-Adresse und Anhang weiterleiten können.

• Aktuellen Audit-Bericht nach dem Download von der Seite Verwalten an Dokumente anhängen
  • Aktiviert: Die Downloads auf der Verwaltungsseite enthalten eine PDF-Datei, an die der Audit-Bericht am Ende angehängt ist.
  • Deaktiviert (Standard): Die Downloads auf der Verwaltungsseite enthalten nur den Inhalt der Vereinbarung.Benutzer müssen den Audit-Bericht separat herunterladen.

Verwendung

• Das E-Mail-Steuerung gilt für die finale Abschluss-E-Mail („Signiert und archiviert“).
• Die Kontrolle für das herunterladen gilt nur, wenn ein Anwender eine Vereinbarung von der Seite Verwalten herunterlädt.
• Wenn eine der beiden Steuerungen aktiviert ist, fügt Acrobat Sign den Audit-Bericht am Ende der bereitgestellten PDF-Datei hinzu (heruntergeladen oder an eine E-Mail angehängt).
• Wenn ein Vertrag noch in Bearbeitung ist, hängt Acrobat Sign den vorläufigen Audit-Bericht in dem Zustand an, in dem er zum Zeitpunkt des Herunterladens vorliegt.

Best Practices

• Beschränke die Verteilung von Audit-Berichten per E-Mail-Adresse, es sei denn, die Empfänger benötigen den vollständigen Audit-Trail.
• Verwende die Download-Steuerung auf der Seite Verwalten, um die interne Aufbewahrung zu unterstützen, ohne automatisch die E-Mail-Adresse-Verteilung zu erweitern.
• Bestätige, dass die externe Freigabe von Audit-Berichten mit den Datengovernance-Richtlinien deiner Organisation übereinstimmt.

Wissenswertes

• Die E-Mail-Steuerung wird nur angewendet, wenn ein PDF einer signierten Vereinbarung an die abschließende Fertigstellungs-E-Mail angehängt ist.
• Die Empfänger können E-Mail-Anhänge weiterleiten, wodurch die Verbreitung des Audit-Berichts über die ursprünglichen Teilnehmer hinaus erweitert werden kann.