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Collaboration à l’aide de SharePoint Online

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  1. Guide de l’utilisateur RoboHelp
  2. Introduction
    1. Découverte de l’espace de travail RoboHelp
    2. Nouveautés de RoboHelp version 2022
      1. Nouveautés de la mise à jour 5
      2. Nouveautés de la mise à jour 4
      3. Nouveautés de la mise à jour 3
      4. Nouveautés de la mise à jour 2
      5. Nouveautés de la mise à jour 1
    3. Problèmes résolus dans RoboHelp
    4. Configuration requise pour RoboHelp
    5. Téléchargement de RoboHelp sous Windows et macOS
    6. Télécharger et installer l’application Adobe
    7. FAQ RoboHelp
    8. Nouveautés de RoboHelp version 2020
      1. Nouveautés de la mise à jour 8
      2. Nouveautés de la mise à jour 7
      3. Nouveautés de la mise à jour 6
      4. Nouveautés de la mise à jour 5
      5. Nouveautés de la mise à jour 4
      6. Nouveautés de la mise à jour 3
      7. Nouveautés de la mise à jour 2
      8. Nouveautés de la mise à jour 1
  3. Projets
    1. Planification d’un projet RoboHelp
    2. Création d’un projet
    3. Gestion des projets
    4. Utilisation des rubriques et des dossiers
    5. Génération de rapports
    6. Travailler avec l’aide contextuelle
    7. Gérer les références
    8. Définir les préférences dans RoboHelp
  4. Collaboration avec les auteurs
    1. Collaboration à l’aide de Git
    2. Collaboration à l’aide de SharePoint Online
    3. Collaboration à l’aide d’Azure DevOps (Team Foundation Server)
  5. Mise en page PDF
    1. Modèles PDF
    2. Concevoir une mise en page
    3. Publier une sortie PDF
    4. Utiliser les styles de contenu courants
    5. Composants d’un modèle PDF
    6. Prise en charge des variables de langue
    7. Personnalisation des fichiers PDF
  6. Modification et mise en forme
    1. Mise en forme du contenu
    2. Créer et gérer des références croisées
    3. Créer et gérer des liens
    4. Source unique avec des extraits de code
    5. Utilisation d’images et d’objets multimédias
    6. Création et utilisation de variables pour simplifier les mises à jour
    7. Utilisation des ensembles de variables
    8. Utilisation de la fonction Rechercher et remplacer
    9. Enregistrement automatique de votre contenu
    10. Modification côte à côte dans la vue fractionnée
    11. Utilisation de la fonction Vérification orthographique
    12. Créer et modifier des signets
    13. Insérer et mettre à jour des champs
    14. Permutation des vues
    15. Numérotation automatique dans CSS
  7. Importation et liaison
    1. Importation de fichiers Markdown dans un projet
    2. Importation de documents Word dans un projet
    3. Importation de documents FrameMaker dans un projet
  8. Tables des matières, index, glossaires et citations
    1. Création et gestion d’une table des matières
    2. Création et gestion d’un index
    3. Création et gestion d’un glossaire
    4. Création et gestion des citations
    5. Créer et gérer des séquences de navigation
    6. Utilisation des fonctions Voir aussi et Rubriques connexes
  9. Contenu conditionnel
    1. Qu’est-ce qu’un contenu conditionnel ?
    2. Création et application de balises de condition
    3. Configuration des paramètres prédéfinis de sortie de contenu conditionnel
    4. Optimisation et gestion de contenu conditionnel
  10. Microcontenu
    1. Microcontenu
  11. Révision et collaboration
    1. Révision et collaboration
  12. Traduction
    1. Traduction de contenu dans plusieurs langues
    2. Configurer un cadre de traduction pour un fournisseur de services
  13. Génération d'une sortie
    1. Génération d’une sortie
    2. Générer une sortie sans cadre
    3. Générer la sortie de la base de connaissances
    4. Génération d’une sortie PDF
    5. Génération d’une sortie en Responsive HTML5
    6. Génération d'une sortie Document Word
    7. Générer la sortie Contenu uniquement
    8. Génération d’une sortie eBook
    9. Génération d’une sortie Microsoft HTML Help
    10. Génération de la sortie de l’application mobile
  14. Publication d’une sortie
    1. Publier sur RoboHelp Server
    2. Publication sur un serveur FTP, un serveur FTP sécurisé, ou un système de fichiers
    3. Publier sur SharePoint Online
    4. Publier dans le Centre d’aide Zendesk
    5. Publier dans la base de connaissances Salesforce
    6. Publier dans la base de connaissances ServiceNow
    7. Publier dans la base de connaissances Zoho
    8. Publier sur Adobe Experience Manager
    9. Publication dans la base de connaissances Atlassian Confluence
  15. Annexe
    1. Référence des scripts Adobe RoboHelp
    2. Raccourcis clavier de RoboHelp

Découvrez comment vous pouvez ajouter ou télécharger des projets de SharePoint dans RoboHelp.

Prérequis pour la connexion à SharePoint Online

Si vous travaillez derrière un pare-feu d’entreprise, ajoutez les URL suivantes à la liste blanche :

Configuration d’un profil de connexion

Un profil de connexion contient tous les détails relatifs à un serveur, tels qu’un chemin d’accès au serveur, un contrôle de version et des informations utilisateur associées. Vous pouvez créer plusieurs profils de connexion pour différents chemins de serveur.

  1. Dans la barre de menus, choisissez Collaborer > Nouvelle connexion.

    La boîte de dialogue Paramètres du profil de connexion s’ouvre.

  2. Cliquez sur + pour créer un profil.

    nouveau profil
    Afficher la fenêtre du nouveau profil

  3. Dans le champ Nom, modifiez le nom si nécessaire. La valeur par défaut est Profil_numéro, en fonction du nombre de profils existants.

  4. Dans le champ Contrôle de version, sélectionner Git, SharePoint Online ou Azure DevOps. SharePoint Online est sélectionné ici par défaut.

  5. Dans le champ URL de site SharePoint, saisissez l’adresse complète du site SharePoint pour collaborer.

    Par exemple :

    <tenant>.sharepoint.com

    <tenant-my>.sharepoint.com

    Si votre site SharePoint est le sous-site d’un plus grand site, son URL pourrait prendre le format suivant

    <tenant>.sharepoint.com/sites/<subsite>

  6. Cliquez sur Connexion pour accéder au site SharePoint.

    Vous êtes alors redirigé vers la page de connexion SharePoint de votre société. Suivez les instructions à l’écran pour vérifier que votre compte SharePoint accepte les autorisations et permet à RoboHelp de publier sur le site.

    Autorisations de SharePoint

    Après la connexion, votre nom d’utilisateur et ID sont visibles dans la boîte de dialogue Profils de connexion dans RoboHelp. 

    Remarque :

    Le bouton Enregistrer est activé uniquement si la recherche a réussi et si votre compte d’utilisateur dispose des autorisations nécessaires pour accéder au site. 

  7. Une fenêtre de progression s’affiche en bas à droite lors de la recherche du site SharePoint.

    barre de progression
    Barre de progression de la recherche SharePoint

    Une fois la recherche terminée et si le compte d’utilisateur dispose des autorisations appropriées, vous pouvez afficher les détails de votre profil sous Informations de connexion. Si l’URL du site SharePoint spécifié est introuvable, un message d’erreur s’affiche.

  8. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres définis. 

Téléchargement d’un projet de SharePoint Online

  1. Dans RoboHelp, sélectionnez Collaborer > Ouvrir une connexion, puis sélectionnez un profil de connexion SharePoint Online.

  2. Parcourez la liste et sélectionnez le fichier de projet RoboHelp désiré, puis cliquez sur Sélectionner.

  3. Dans la boîte de dialogue Détails du référentiel, indiquez le Chemin local vers lequel vous voulez télécharger le projet, puis cliquez sur Ouvrir. RoboHelp télécharge et ouvre le projet.

    Remarque :

    Lorsque vous ouvrez un projet RoboHelp pour la première fois à l’aide de ces étapes, les informations de connexion sont stockées dans le projet pour une utilisation ultérieure. Les fois suivantes, vous pourrez ouvrir directement le projet à l’aide de l’un des moyens décrits dans la sectionOuverture d’un projet. 

Utilisation des fichiers sous contrôle de version

  1. Par défaut, les fichiers sont téléchargés en lecture seule. Pour rendre un fichier accessible en écriture, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris dans le panneau Contenus, puis sélectionnez Extraction. RoboHelp indique l’état d’un fichier sous la forme  une fois que celui-ci a été extrait. 

    Remarque :

    Si vous essayez d’enregistrer des modifications dans un fichier en lecture seule, RoboHelp vous invite à extraire le fichier préalablement. Acceptez l’invite pour pouvoir enregistrer vos modifications. 

    Si vous sélectionnez le champ Extraire automatiquement le fichier lors de l’enregistrement dans la boîte de dialogue Paramètres d’application > onglet Contrôle de version, les fichiers sont automatiquement extraits lors de l’enregistrement. Dans ce cas, RoboHelp n’affiche pas l’invite d’extraction. Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres d’application, sélectionnez Edition > Préférences.

  2. Ajout de contenu ou modification d’une rubrique.

  3. Pour archiver les modifications sur SharePoint Online, sélectionnez Collaborer > Archiver. La boîte de dialogue Archiver s’ouvre.

    Remarque :

    Si vous voulez ouvrir automatiquement la boîte de dialogue Archiver à chaque fois que vous fermez un projet, sélectionnez le champ Archiver les fichiers une fois le projet fermé dans la boîte de dialogue Paramètres d’application > onglet Contrôle de version.  

  4. Dans la boîte de dialogue Archiver, sélectionnez les fichiers que vous souhaitez archiver dans la liste des fichiers vérifiés, ajoutés ou supprimés.

  5. Vous pouvez éventuellement spécifier une description de l’archive. 

  6. Cliquez sur Archiver. 

    Lorsque l’archivage est réussi, RoboHelp affiche un message de réussite. Votre version du fichier devient la version la plus récente sur SharePoint Online. 

  7. Lors de chaque opération d’archivage et d’extraction, l’état du fichier sur SharePoint Online est actualisé automatiquement. Pour récupérer l’état le plus récent manuellement, sélectionnez Collaborer > Actualiser l’état.

    Remarque :

    L’opération d’actualisation peut durer longtemps si le lecteur de votre site SharePoint contient de nombreux fichiers. Pour éviter des retards, supprimez régulièrement les fichiers inutilisés de votre site SharePoint.

  8. Pour synchroniser vos fichiers locaux avec la dernière version de SharePoint Online, sélectionnez Collaborer > Obtenir la version la plus récente. 

Ajout d’un projet à SharePoint Online

  1. Créez un dossier sur SharePoint dans lequel vous souhaitez ajouter votre projet en cours.

  2. Dans RoboHelp, sélectionnez Collaborer > Ajouter un projet, puis sélectionnez un profil de connexion SharePoint Online.

  3. Dans le navigateur de fichiers, sélectionnez le dossier créé à l’étape 1. La boîte de dialogue Archiver s’ouvre.

  4. Archivez les fichiers requis, comme indiqué dans la section Utilisation de fichiers sous contrôle de version. 

    Remarque :

    pour confirmer le chemin du projet ajouté sur le serveur, vous pouvez désormais l’afficher sous Fichier > Paramètres du projet > contrôle de version afin d’afficher le chemin du répertoire autre que Archiver. 

    chemin du projet
    Vérification du chemin du projet sur le contrôle de version

Actualisation de votre connexion SharePoint

Lors de toute communication réseau entre RoboHelp et SharePoint Online, si votre connexion expire, la fenêtre Connexion de Microsoft s’ouvre. Connectez-vous à nouveau et actualisez votre session de connexion pour que la communication réseau soit possible. Vous ne devez pas nécessairement saisir vos identifiants à chaque fois ; la sélection de votre ID utilisateur actualise également la session.

Suppression de la connexion SharePoint Online

  1. Pour supprimer la connexion SharePoint Online du projet RoboHelp en cours, sélectionnez Collaborer > Supprimer la connexion.

    Attention :

    Archivez toutes vos modifications avant de supprimer la connexion.

  2. Dans la boîte de dialogue Confirmer, cliquez sur OK pour supprimer la connexion.

    Lorsque la connexion est supprimée, RoboHelp ouvre à nouveau le projet et l’option Ajouter un projet du menu Collaborer devient disponible. Pour ajouter à nouveau le projet, consultez la section Ajout d’un projet à SharePoint Online.

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