Génération d’une sortie PDF

La génération d’une sortie PDF vous permet de distribuer votre sortie de projet aux utilisateurs. Le format Adobe PDF (Portable Document Format) est un format de fichier universel d’affichage, de partage et d’impression de contenu. Les PDF conservent les polices, les images et la mise en page du contenu créé avec différentes applications et plates-formes. Ils sont compacts, facilement accessibles par des liens et efficaces pour l’impression des flux de travail.

Configuration d’un paramètre prédéfini de sortie PDF

La première étape de la génération de sortie d’un projet RoboHelp consiste à créer un paramètre prédéfini de sortie et à configurer divers paramètres pour ce dernier. Vous pouvez utiliser les paramètres suivants pour configurer un paramètre prédéfini de sortie PDF :

Généralités

Utilisez les options suivantes pour spécifier les paramètres de sortie de base tels que le chemin de sortie, la langue, etc.

Chemin de sortie Indiquez un emplacement pour la sortie. Pour sélectionner un emplacement, cliquez sur  .  Assurez-vous que le chemin d’accès de sortie ne se trouve PAS dans le dossier du projet. 

Enregistrer le chemin de sortie comme relatif au projet : si cette option est activée et que vous naviguez vers le chemin de sortie, le chemin vers la sortie sera désormais relatif et non plus absolu. 

Langue Utilisez la liste déroulante pour spécifier une langue. La langue sélectionnée est ensuite utilisée pour les étiquettes des règles Index, Glossaire et trait d’union dans votre sortie.  Les traits d’union séparent les mots pour générer un retour de ligne. Indiquez ce paramètre si vous souhaitez modifier la langue indiquée dans les paramètres du projet. 

Exécution d’un script généré Pour exécuter votre script personnalisé une fois la génération du contenu de sortie terminée, sélectionnez le fichier de script .js dans la liste déroulante. Les fichiers .js affichés dans la liste proviennent du dossier de script de vos données d'application RoboHelp.

Contenu

Utilisez les options suivantes pour spécifier les paramètres de sortie liés au contenu, tels que les paramètres de Table des matières, les rubriques référencées, l’expression de condition, le jeu de variables, notamment le développement et la liste déroulante du texte.

Table des matières Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une table des matières à inclure dans la sortie. Cette liste déroulante affiche les tables des matières disponibles dans votre projet. La première table des matières de cette liste déroulante est sélectionnée par défaut.

L’ensemble de fichiers et leurs références présents dans la table des matières sélectionnée apparaissent dans la sortie générée. Pour les fonctionnalités liées au livre comme les pages liminaires, les parties annexes, etc., voir Créer et gérer une table des matières.

Inclure toutes les rubriques référencées Inclut les rubriques qui ne figurent pas dans la table des matières, mais qui sont référencées à partir de rubriques de la table des matières. Désélectionnez cette option pour exclure les rubriques référencées dans votre sortie Document Word. Toutes les rubriques référencées sont regroupées et ajoutées à la fin.

Expression de condition Utilisez la liste déroulante pour indiquer l’expression de condition de votre sortie. Ce paramètre vous permet d’inclure ou d’exclure facilement du contenu en fonction du type de sortie ou de base d’utilisateurs souhaité. Cliquez sur  pour modifier l’expression de condition sélectionnée. Vous pouvez également choisir Aucun dans la liste déroulante pour ne pas spécifier une expression de condition.

Jeu de variables Utilisez la liste déroulante pour spécifier le jeu de variables à utiliser dans cette sortie. Dans la liste déroulante, vous pouvez sélectionner <Jeu de variables par défaut> pour utiliser le jeu de variables par défaut du projet. Les jeux de variables vous permettent de mettre en œuvre une utilisation spécifique à la sortie des variables. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs jeux de variables pour générer une sortie pour des clients et des utilisateurs internes.

Inclure le contenu du texte à développer Sélectionnez cette option pour inclure le texte à développer dans votre sortie PDF. Sinon, seul le titre du texte à développer est sorti. Si cette option est sélectionnée, le texte à développer s'affichera sous la forme développée dans le fichier PDF généré.

Inclure le texte déroulant Sélectionnez cette option pour inclure du texte déroulant dans votre sortie PDF. Sinon, seul le titre du texte déroulant sera sorti. Si cette option est sélectionnée, le texte déroulant s’affichera dans le fichier PDF généré.

Métadonnées

Les options des métadonnées incluent des informations sur le document et son contenu, telles que le nom de l’auteur, les mots-clés, les informations de copyright et d’autres champs de données.

Dans les paramètres prédéfinis de sortie, sélectionnez PDF>Métadonnées pour ajouter et personnaliser les options des métadonnées. 

Fournir les noms et les valeurs des métadonnées

1.  Ajoutez un nom en le sélectionnant dans la liste déroulante ou ajoutez des métadonnées personnalisées en effectuant une saisie directement dans le champ du nom.
2. Saisissez la valeur des métadonnées et cliquez sur l’icône « + ».
   Les métadonnées sont ajoutées à la liste des métadonnées pour le PDF. 

Fournir le fichier XMP

Les champs des métadonnées peuvent être renseignés en important le fichier XMP (Extensible Metadata Platform). Vous pouvez télécharger un exemple de fichier XMP ici.

Vous pouvez également générer un fichier XMP à l’aide d’Adobe Acrobat.

1. Cliquez sur Fichier>Propriétés dans Acrobat.
2. Sous Description, cliquez sur Métadonnées supplémentaires.
3. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Avancé. Cliquez sur Enregistrer.
   Fichier XMP enregistré sur l’appareil.

Mise en page

Utilisez les options suivantes pour définir les spécifications de la page (taille, orientation, paramètres de marge, etc.).

Format de page Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le format de page souhaité pour votre sortie. Vous pouvez choisir notamment parmi les options de format A4, A3, Lettre, etc. Vous pouvez également sélectionner l'option Personnalisé pour spécifier votre propre largeur et hauteur de page en mm (millimètres), px (pixels), po (pouces), cm (centimètres) et pt (points). Par défaut, RoboHelp utilise les millimètres.

Orientation Sélectionnez l’orientation de la page (Portrait ou Paysage).

Marge de page Spécifier la marge de page souhaitée en mm (millimètres), px (pixels), en (pouces), cm (centimètres), pt (points). Cliquez sur pour définir des marges différentes pour les quatre côtés et sur  pour appliquer la même marge aux quatre côtés.

Affichage de la page Sélectionnez l’une des options pour définir une vue initiale spécifique d’un document PDF qui détermine la façon dont le document s’affiche lorsqu’il est ouvert.C’est la visionneuse PDF qui respecte ces paramètres.

• Affichage d’une seule page  (par défaut) – Affiche une page à la fois, sans aucune partie de la page suivante.
  
• Défilement d’une seule page – Affiche une seule page dans une colonne verticale continue.
  
• Affichage de deux pages – Affiche deux pages ouvertes côte à côte à la fois.
• Défilement de deux pages – Affiche les pages en regard côte à côte avec défilement continu.

Zoom Sélectionnez l’une des options pour redimensionner l’affichage de page qui détermine l’affichage du document lors de son ouverture.

• 100% – Fait apparaître la page dans sa taille réelle.
• Adapter la page – Adapte la largeur et la hauteur de la page au volet du document.
• Adapter la largeur de page – Fait correspondre la largeur de la page à la largeur du volet du document.
• Adapter la hauteur de la page – Fait correspondre la hauteur de la page à la hauteur du volet du document.

Démarrez chaque rubrique à partir d’une nouvelle page Sélectionnez cette option pour que chacune de vos rubriques commence à partir d’une nouvelle page de sortie.

Toujours commencer le chapitre à partir de  Vous pouvez choisir de toujours commencer votre chapitre à partir d'une nouvelle page, d'une page impaire ou d'une page paire.

• Nouvelle page Démarre le nouveau chapitre à partir d’une page numérotée uniforme ou numérotée.
  
• Page impaire Démarre le nouveau chapitre sur la page impaire suivante.
• Page paire Démarre le nouveau chapitre sur la page paire suivante.

Structure de la table des matières

• Noms des chapitres et titres des rubriques  Lorsque cette option est sélectionnée, la structure de la table des matières générée est basée sur les chapitres et les rubriques de la table des matières.
  
• Utiliser les styles d’en-tête de rubrique  Lorsque cette option est sélectionnée, la structure de la table des matières générée est basée sur les styles d'en-tête qui, par défaut, sont appliqués à l'en-tête 1. Vous pouvez limiter le nombre de niveaux affichés dans la table des matières générée en ajoutant des niveaux d'en-têtes de 1 à 6.

Avancé

Utilisez les options suivantes pour spécifier des options d’impression avancées :

Créer un fichier PDF accessible (balisé) Sélectionnez cette option pour générer un fichier PDF balisé.  Il est ainsi plus facile pour les lecteurs d’écran de lire un document et de naviguer dedans ainsi que dans des liens hypertexte, des signets, etc. Par exemple, si une table est balisée, le lecteur d’écran saura qu’il lit la table et pas seulement des lignes et du texte.

Fusionner les PDF inclus dans la table des matières Sélectionnez cette option pour fusionner les fichiers PDF existants dans votre sortie en les ajoutant à votre table des matières. Les fichiers PDF seront insérés à l’emplacement représenté dans la table des matières et les pages seront incrémentées en conséquence.

Créer un fichier PDF sécurisé Sélectionnez cette option pour créer un fichier PDF protégé par mot de passe. Les utilisateurs finaux seront alors invités à fournir le mot de passe dans la zone de texte lorsqu’elle est activée.

Incorporer les polices utilisées Sélectionnez cette option lorsque vous utilisez des polices qui ne sont peut-être pas installées sur les ordinateurs de l’utilisateur final. Pour que les polices fonctionnent dans la sortie PDF, elles doivent être installées sur l'ordinateur qui crée la sortie. Lorsque cette option est sélectionnée, les polices utilisées sont intégrées dans le fichier PDF, ce qui garantit que l’utilisateur peut le voir comme prévu, même si les polices ne sont pas installées sur son ordinateur.

Avant d’ajouter une nouvelle police externe, effacez le cache des polices. Le cache des polices se trouve sous « user.home/.PDFreactor ». Exemple : /Users/rhuser/.PDFreactor.  

1. Pour effacer le cache dans .PDFreactor, supprimez tous les fichiers dans ce dossier.
   
2. Installez la nouvelle police.
3. Démarrez ou redémarrez RoboHelp et exportez le contenu avec la police requise.

Incorporer des fichiers multimédias Sélectionnez cette option pour intégrer des vidéos et d’autres fichiers multimédias à votre sortie.

Activer JavaScript Sélectionnez cette option si vous avez un code JavaScript que vous pouvez utiliser pour générer la sortie PDF.

Utiliser la coupure automatique Lorsque la coupure automatique est activée, les mots en fin de ligne sont coupés suivant les règles grammaticales.

Utilisez la compression d’image pour optimiser la taille du fichier PDF Sélectionnez cette option si vous souhaitez compresser/réduire la taille d’une image, ce qui peut réduire considérablement la taille du fichier PDF si le projet contient beaucoup d’images volumineuses. N’oubliez pas que la qualité de l’image diminue lorsque vous utilisez la compression.

Utilisez la compression complète pour optimiser la taille du PDF Lorsque cette option est activée, vous pourrez générer un fichier PDF avec une compression complète, ce qui réduira considérablement la taille du PDF.

Utiliser une résolution personnalisée (pixels par pouce)  La hauteur et la largeur des éléments sont calculées en pixels dans les pages HTML et en pouces pour les fichiers PDF. Par défaut, 96 pixels sont convertis en un pouce. Utilisez ce paramètre si vous souhaitez modifier cette valeur par défaut. La définition d'une valeur plus élevée intégrera plus de contenu dans un pouce et l'image sera plus petite dans le fichier PDF, et vice versa, si vous définissez une valeur inférieure.

Utiliser le filigrane Sélectionnez cette option pour superposer un filigrane dans votre sortie. Vous pouvez entrer une nouvelle chaîne de texte dans la zone de texte avec la casse de caractère souhaitée.

Activer les équations MathML. Lorsque cette option est activée, vous pourrez restituer n’importe quelle équation MathML de votre contenu dans une sortie PDF.

Conformité PDF. Dans la liste déroulante, sélectionnez la conformité requise. Une conformité PDF est un ensemble de conformités, telles que le contenu sans audio/vidéo, le respect de métadonnées basées sur des normes, etc. Sélectionnez la norme à laquelle vous souhaitez conformer la sortie PDF. En fonction de la norme sélectionnée, les différentes options PDF sont activées ou désactivées.

Sécurité

Les options suivantes sont disponibles dans l’onglet Sécurité :

Définir le mot de passe pour ouvrir le document : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir un mot de passe afin que tout utilisateur qui ouvre le fichier PDF soit invité à entrer le mot de passe que vous avez défini.

Définir les restrictions de document : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir les options suivantes :

• Mot de passe du propriétaire : le mot de passe du propriétaire autorise certaines opérations et restrictions appliquées au document PDF. Les opérations suivantes sont disponibles :

• Impression : lorsque cette option est activée, un utilisateur peut imprimer le fichier PDF.

• Impression de qualité de brouillon : activez cette case à cocher si vous souhaitez conserver l’encre d’imprimante pendant l’impression.

• Copie de contenu : activez cette case à cocher si vous souhaitez qu’un utilisateur copie un bloc de contenu à partir du fichier PDF résultant.

• Annotations : activez cette case à cocher si vous souhaitez qu’un utilisateur annote du texte dans le fichier PDF.

• Modifications de contenu : si vous souhaitez que l’utilisateur modifie un contenu du fichier PDF, activez cette case à cocher.

• Copie de contenu pour l’accessibilité : permet au logiciel de lecture d’écran d’utiliser le texte du fichier PDF pour lire le fichier PDF.

• Assemblage de documents : lorsque cette option est activée, un utilisateur peut utiliser le document et ajouter ou insérer des pages (ou d’autres documents) au document.

Génération d’une sortie PDF