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Gestion de la révision du contenu et de la collaboration

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Dernière mise à jour le 24 janv. 2024

Découvrez comment gérer en toute transparence l’ensemble de votre processus de révision à l’aide d’un flux de travail intégré basé sur le cloud.

Cet article explique comment créer un flux de travail collaboratif centré sur le contenu pour une collaboration en direct avec les réviseurs et les experts en la matière via une révision sécurisée basée sur le cloud. Créez plusieurs étapes dans votre processus de révision, mettez en œuvre un flux de travail avec différentes étapes, chacune d’elles adaptée à vos besoins.

Grâce à la plateforme de révision en ligne, vous pouvez transformer les meilleures pratiques en un processus robuste, évolutif et distribué.

Affectez plusieurs réviseurs pour collaborer avec un environnement Web sécurisé.
Contrôles faciles pour la création, le partage, la participation et la gestion des révisions.
Faites l’expérience d’une collaboration basée sur un navigateur et en temps réel avec tous les examinateurs et les experts en la matière.

Conditions préalables

Pour créer ou participer à une révision en ligne, vous devez configurer votre compte Adobe pour commencer.Le contenu que vous partagez pour révision est conservé dans le stockage cloud lié à votre compte Adobe. Pour partager avec succès du contenu, vous devez installer l’application Creative Cloud Desktop sur votre système.

Remarque :

Pour des performances optimales, nous vous recommandons de vérifier que le stockage cloud est activé sur votre compte.

Le flux de travail de révision

Adobe RoboHelp facilite la collaboration synchrone et aide à automatiser le processus de réception des commentaires des réviseurs et des experts en la matière sur une rubrique partagée.

L’auteur peut commencer un cycle de révision en sélectionnant un ensemble de rubriques du projet et en créant un lien Web privé ou public pour le projet en question. Les réviseurs sont invités à accéder au lien pour ajouter des annotations dans la rubrique partagée avec leurs commentaires. L’auteur peut ensuite afficher les commentaires partagés, apporter les modifications requises, puis poursuivre le cycle.

Le flux de travail est divisé en deux étapes :

Le flux de travail de l’auteur, dans lequel de nouvelles critiques sont créées tout en étant affectées aux réviseurs et aux PME.
Le flux de travail de l’examinateur, dans lequel les pairs de celui-ci se chargent de la révision, ainsi que de toutes les révisions requises par l’auteur.

Le flux de travail de l’auteur

Pour que le processus de révision se déroule de manière aussi conviviale et efficace que possible, voici la marche à suivre qui inclut les étapes suivantes :

Créer une révision

Pour créer une révision dans RoboHelp, procédez comme suit :

Cliquez sur l'onglet Révision dans la barre d’outils standard. L’onglet Révision s’ouvre.
La barre d’outils de gauche de l’onglet Révision affiche le groupe de révisions Actives.

L’onglet Révision active affiche la liste de révisions en cours.
Dans le panneau Révisions actives, cliquez sur pour créer une révision.
Dans la boîte de dialogue Créer une révision, dans le champ Titre de la révision, attribuez un nom descriptif à la révision.
Cliquez sur Terminé.

La révision est créée dans le panneau Révisions actives.

Onglet Révision active

Vous pouvez utiliser le panneau droit pour filtrer la liste des rubriques que vous souhaitez ajouter à la révision. Pour en savoir plus, consultez la section Comment les filtres de révision fonctionnent-ils ?

Sélectionner le contenu à réviser

Vous pouvez sélectionner toutes les rubriques en cochant la case située au-dessus ou juste celles de votre choix.Une fois que vous avez sélectionné les rubriques à réviser, cliquez sur l'icône Partager dans le coin supérieur droit de l’écran de création.

Sélectionner vos rubriques à réviser
Cliquez sur Créer un lien pour charger votre contenu sélectionné dans le stockage cloud et créer un lien Web pour le partage.

Créer un lien de révision
Une fois qu’un lien Web est créé pour la révision, vous pouvez accéder à l’URL de révision et affecter des réviseurs.

URL de révision
Après le lancement de l’URL de révision, la liste des rubriques sélectionnées s’ouvre par défaut en mode développé sur le côté gauche. Dans les commentaires, vous pouvez utiliser des mentions @ pour vous adresser à d’autres examinateurs. Les réviseurs recevront la notification pour ce commentaire. Une nouvelle option de révision pour remplacer le texte a été ajoutée pour aider les réviseurs.

Liste des rubriques et des réviseurs
Lancez une rubrique à partir du volet gauche. Une barre de progression s’affiche à mesure du chargement de la révision et des rubriques. Une suggestion utile apparaît également dans la zone des rubriques si aucune rubrique n’est ouverte.

Partager pour révision à l’aide d’invitations privées

Pour partager la révision avec les réviseurs et les PME spécifiés, sélectionnez le paramètre d’accès par défaut Inviter uniquement. Une fois que l’accès Inviter uniquement est configuré pour votre lien Web, toute personne qui aura été invitée pourra afficher le contenu.

Inviter uniquement
Sous l’onglet Membres, cliquez sur le bouton Ajouter des personnes pour inviter un nouveau membre à prendre part à la révision. Vous pouvez également spécifier plusieurs adresses e-mail pour envoyer des invitations et inclure n’importe quel message, si vous le souhaitez.

Cliquez sur Inviter.

Partager les invitations
Tous les réviseurs reçoivent un e-mail avec les détails de la révision, le message et le lien URL sur lequel ils peuvent cliquer et publier leurs réponses.
Pour supprimer un réviseur, placez votre curseur sur le nom du membre, puis cliquez sur Supprimer.

Supprimer les réviseurs

Partager pour révision à l’aide d’un lien public

Pour partager la révision avec un public plus large, cliquez sur la liste déroulante sous Paramètres d’accès , puis sélectionnez Public. Une fois l’accès Public configuré pour votre lien Web, toute personne ayant reçu le lien pourra afficher votre contenu.

Public
Vous pouvez activer l’option Requérir un mot de passe pour ajouter une couche de sécurité au lien public partagé. Le participant devra ainsi saisir le mot de passe correct pour accéder à la rubrique partagée.

Le flux de travail du réviseur

Après avoir reçu une invitation à une révision, ouvrez le lien dans un navigateur et utilisez les outils de commentaires pour ajouter des commentaires, mettre en surbrillance le texte, insérer du texte et dessiner une forme. Plusieurs réviseurs peuvent travailler en temps réel sur la même version d’une rubrique partagée. Les commentaires en temps réel signifient que vous saurez à l’instant même que votre révision est terminée.

Si la rubrique partagée est protégée par un mot de passe, vous devez saisir le mot de passe pour afficher celle-ci.

Cliquez sur le lien de révision pour ouvrir celle-ci dans votre navigateur. Vous pouvez être invité à vous connecter à votre compte.
Cliquez sur le chevron en regard de la rubrique partagée dans le panneau de gauche. Double-cliquez pour ouvrir la rubrique sélectionnée.

Écran du réviseur
Sous l’onglet Révision, utilisez les outils d’annotation suivants pour apporter des commentaires :
- Placer une épingle : vous permet d’insérer des commentaires sur la rubrique. Chaque commentaire épinglé se voit attribuer un numéro. Les commentaires dans le panneau des commentaires reflètent ces chiffres pour définir le contexte du commentaire.
- Mettre en surbrillance le texte : ajoute un élément d’annotation à la rubrique partagée.
- Barrer le texte : indique la suppression du texte avec une ligne horizontale à travers le texte.
- Insérer du texte : ajoute du texte.
- Dessiner une forme : dessine une forme de format libre, telle qu'un triangle, un rectangle, etc.
Cliquez sur l’outil de votre choix et annotez le contenu sélectionné au centre.
Cliquez sur Soumettre.

Fonctionnement des filtres de révision

Lorsque vous créez une révision, vous verrez la liste complète des rubriques de votre projet, ainsi que divers filtres et options pour les colonnes affichées. Pour personnaliser votre sélection, utilisez les options suivantes dans le panneau Filtre sur la droite de l’écran.

Auteur Filtrez les rubriques en fonction du nom de leur auteur, qui est fourni dans leurs métadonnées.
Table des matières Filtre les rubriques en fonction de la table des matières sélectionnée.
Dossier Filtrez les fichiers en fonction des dossiers présents dans le projet.
Modifiée après Filtrez en fonction de la dernière date de modification.
Colonnes Choisissez parmi les différentes colonnes que vous souhaitez afficher dans la liste des fichiers.

Afficher les commentaires

Pour voir les commentaires du réviseur, double-cliquez sur la rubrique de votre choix pour ouvrir celle-ci au centre. Les commentaires sont affichés dans le panneau droit, ainsi que les annotations correspondantes au centre. Vous pouvez choisir de répondre à tous les commentaires ou de créer votre commentaire.

Supprimer une révision

Pour supprimer une révision, procédez comme suit :

Dans l’onglet Révision, cliquez sur Options.

Options de révision
Cliquez sur Supprimer. Vous verrez un message contextuel de confirmation. Cliquez sur Oui.

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