Trabajar con archivos y plantillas

Para mejorar el rendimiento y evitar muchos problemas, establezca un buen flujo de trabajo para Adobe InDesign.

Mantener limpio el ordenador

Con el tiempo, se producen cambios en el software y el hardware que pueden reducir el rendimiento y causar problemas en el sistema. La desfragmentación del disco duro, la eliminación de las versiones más antiguas del software, la actualización de los controladores de los dispositivos, la optimización de la memoria, la ejecución de utilidades de protección contra virus y la realización de otras tareas de mantenimiento pueden evitar daños en aplicaciones y archivos. Si realiza estas tareas de manera regular, puede garantizar que InDesign va a abrir, mostrar e imprimir documentos de la forma esperada.

Creación de una carpeta para el proyecto

Antes de comenzar un proyecto, determine qué archivos va a necesitar y cómo va a almacenarlos. Si se han producido problemas con vínculos rotos, considere almacenar los archivos vinculados en la misma carpeta que el documento. InDesign mantiene vínculos a los archivos que se colocan en un documento, pero si uno de esos vínculos se rompe, InDesign busca el archivo en la carpeta del documento. Al almacenar un documento y sus archivos vinculados en la misma carpeta, es más fácil moverlos de un ordenador a otro. Además, si almacena los archivos en una carpeta, también garantiza que InDesign va a encontrar los gráficos originales al imprimir un documento. Si InDesign no puede localizar un gráfico vinculado, no reflejará los cambios que se realicen en el gráfico original, y podría imprimirlo mal o simplemente no imprimirlo.

Si el proyecto consta de varios documentos (por ejemplo, los capítulos de un libro), quizá le resulte útil crear una carpeta de proyecto que contenga una carpeta para cada documento y sus archivos vinculados.

Posibilidad de utilizar una plantilla

Utilice una plantilla si crea con frecuencia proyectos similares. Las plantillas permiten crear documentos uniformes más rápidamente y, al mismo tiempo, proteger el archivo original. Por ejemplo, si crea un boletín mensual, la plantilla podría incluir guías de regla, números de página, el encabezado maestro del boletín y los estilos que desee utilizar en cada edición. (Consulte Utilización de plantillas de documentos.)

Apertura de documentos de manera local

Antes de abrir un documento almacenado en un volumen de red o en un soporte extraíble, copie el documento y cualquier gráfico vinculado en el disco duro local. Cuanto más lento sea el acceso y la velocidad de transferencia de datos de una red o soporte extraíble, más posibilidades hay de que se pierdan o dañen los datos y, por lo tanto, de que se dañe el documento. Sin embargo, tenga en cuenta que puede anular el trabajo de otra persona si vuelve a copiar los archivos locales en un servidor de red.

Solución de los problemas antes de convertir un archivo

Los archivos dañados de Adobe PageMaker o QuarkXPress® suelen seguir dañados al abrirlos en InDesign. Si se produce un error o un comportamiento inesperado con un archivo convertido, abra el archivo original en la aplicación de origen y determine los daños para solucionar el problema.

Si el archivo convertido da problemas, expórtelo a formato IDML y, a continuación, abra el archivo IDML y guárdelo como un documento de InDesign.

Guardar documentos

Guarde los documentos con frecuencia y cree copias de seguridad de los archivos importantes. Para borrar datos innecesarios de un documento, utilice el comando Guardar como. Cuando se utiliza el comando Guardar, InDesign añade nueva información al documento, pero no quita los datos desactualizados (por ejemplo, la información sobre un gráfico eliminado). Sin embargo, cuando se utiliza el comando Guardar como, InDesign reescribe por completo el documento, y sólo incluye la información sobre objetos y páginas que actualmente está en el documento. Un documento que solo contiene los datos necesarios ocupa menos espacio en el disco duro y se regenera e imprime más rápidamente.

Práctica de buenos hábitos de diseño

• Cree estilos en un documento. Si crea estilos sin ningún documento abierto, podrían aparecer estilos duplicados al crear un documento nuevo. Para compartir estilos en los documentos, guarde los estilos y cárguelos.

• Utilice las fuentes apropiadas. A la hora de elegir las fuentes de un documento, piense en el formato que desea dar al texto y cómo desea imprimirlo. InDesign funciona bien con las fuentes OpenType®, Type 1 (también llamadas PostScript) y TrueType. Las fuentes dañadas o mal construidas pueden dañar el documento de InDesign o causar resultados inesperados en la impresión, por lo que es conveniente utilizar fuentes creadas por proveedores conocidos. Si trabaja con un servicio de impresión comercial, averigüe cuáles son sus requisitos de fuentes.

• Procure no utilizar demasiados marcos de texto. Utilice la menor cantidad de marcos de texto posible para que el tamaño del documento sea pequeño y la maquetación fácil de manipular.

Cuidado con las ilustraciones

• Utilice el formato de archivo de gráficos apropiado. A la hora de crear los gráficos de un proyecto, piense en cómo desea imprimir el documento. Si va a imprimir el documento en un servicio de impresión comercial, pregunte en ese servicio qué formatos gráficos funcionan mejor con el dispositivo que utilizan. El servicio de impresión comercial también puede aconsejarle sobre la resolución óptima de las imágenes.

• Guarde los gráficos en una ubicación externa. Al importar un archivo de gráficos, InDesign crea un vínculo al gráfico de manera predeterminada. Los vínculos ayudan a minimizar el tamaño de archivo del documento y mejoran el rendimiento de InDesign. Cuando se imprime el documento, el archivo de gráficos original debe estar disponible y vinculado. Si InDesign no encuentra el original, el gráfico se podría imprimir como una vista previa de baja resolución o como un cuadro gris.

Comprobación de los vínculos y las fuentes antes de imprimir

Para asegurarse de que un documento se imprime correctamente, compruebe que todos los vínculos están intactos y que todas las fuentes están disponibles. Los vínculos se rompen si elimina, mueve o cambia el nombre del gráfico original. Utilice las funciones Comprobación preliminar y Empaquetar antes de entregar los archivos a un servicio de impresión comercial.

Apertura de documentos de InDesign

En general, los archivos de plantilla y de documento se abren y se cierran del mismo modo que en otros programas. De forma predeterminada, al abrir una plantilla de InDesign, se abre un nuevo documento sin título. Los archivos de documento utilizan la extensión .indd, los archivos de plantilla utilizan la extensión .indt, los archivos de fragmento utilizan la extensión .idms, los archivos de biblioteca utilizan la extensión .indl, los archivos de intercambio utilizan la extensión .inx, los archivos de marcado utilizan la extensión .idml y los archivos de libro utilizan la extensión .indb.

También puede utilizar el comando Archivo > Abrir para abrir archivos de versiones anteriores de InDesign, archivos de intercambio de InDesign (.inx), archivos InDesign Markup (.idml), además de archivos de Adobe PageMaker 6.0 o posterior, QuarkXPress 3.3 y 4.1 y QuarkXPress Passport 4.1. Además, otros distribuidores de software pueden crear software de complemento que permita abrir otros formatos de archivo.

Uso del comando Abrir

Al abrir un documento de InDesign, es posible que visualice alguno de los siguientes mensajes:

Mensaje que indica la versión más reciente de InDesign

En InDesign CS6 y CC, puede enviar documentos a cualquier persona con versiones anteriores de InDesign sin pasos adicionales como la exportación manual a IDML. La función de compatibilidad está integrada, así que los documentos siempre se abrirán exactamente como espera.

Si abre un documento creado en una versión más reciente de InDesign, se muestra un mensaje que indica la versión diferente. Para convertir el documento a la versión actual de InDesign, haga lo siguiente:

Mensaje que indica que la configuración de color del documento es diferente de la de la aplicación

Si aparece un mensaje de advertencia que indica que la configuración de color en el documento es diferente de la configuración de color en la aplicación, seleccione una opción y haga clic en OK.

Mensaje que indica que faltan vínculos o se han modificado

Si aparece un mensaje de advertencia que indica que el documento contiene vínculos modificados o que faltan, utilice el panel Vínculos para corregir los vínculos. Consulte Actualizar, restaurar y reemplazar vínculos.

Mensaje que indica que faltan fuentes

Si aparece un mensaje de advertencia para indicarle que faltan fuentes en el documento, realice una de las acciones siguientes:

• Haga clic en OK. InDesign formateará automáticamente el texto con fuentes disponibles.

• Haga clic en Buscar fuente para buscar y mostrar las fuentes utilizadas en el documento.

  Para obtener más información sobre la búsqueda de fuentes no disponibles, consulte Búsqueda y cambio de fuentes.

Apertura de documentos recientes

Para especificar cuántos documentos recientes se muestran, elija Edición > Preferencias > Administración de archivos (Windows) o InDesign > Preferencias > Administración de archivos (macOS) y, a continuación, especifique el número oportuno en Número de elementos recientes para mostrar. El número máximo es 30.

Selección de listas de palabras al abrir documentos

Al abrir un documento, puede que aparezca un mensaje de alerta que le pregunte si desea utilizar la lista de palabras del documento o una lista de excepciones del diccionario del usuario. La lista de excepciones incluye palabras que se han añadido al diccionario del usuario mientras trabaja en un documento. Si conoce la lista de excepciones que utiliza, haga clic en el botón correspondiente. Si no está seguro, haga clic en cualquier botón, elija Edición > Ortografía > Diccionario para examinar las listas de palabras y, si es necesario, elija Edición > Preferencias > Diccionario (Windows), o bien InDesign > Preferencias > Diccionario (macOS) para restablecer la lista de palabras utilizada para la maquetación. Consulte Diccionarios ortográficos y de separación por sílabas.

Uso de Adobe Bridge con InDesign

Adobe Bridge es una aplicación multiplataforma incluida con los componentes de Adobe Creative Cloud que le ayuda a encontrar, organizar y explorar los activos necesarios para crear contenido de impresión, Web, vídeo y audio. Puede iniciar Adobe Bridge desde cualquier componente de Creative Cloud (excepto Adobe Acrobat®) y utilizarlo para acceder a tipos de elementos tanto de Adobe como de otros fabricantes.

Desde Adobe Bridge, puede:

• Gestionar archivos de imagen, material de archivo y audio: previsualizar, buscar, ordenar y procesar archivos en Adobe Bridge sin abrir aplicaciones individuales. También puede editar metadatos para archivos y utilizar Adobe Bridge para colocar archivos en sus documentos, proyectos o composiciones.

• Desde Adobe Bridge, ver los vínculos de un documento de InDesign como miniaturas sin tener que abrir el documento en InDesign.

• Arrastrar activos desde Adobe Bridge a la ventana de documento de InDesign, o bien arrastrar activos desde la ventana de documento a Adobe Bridge para crear fragmentos. Consulte Uso de fragmentos.

• Realizar tareas automatizadas, como comandos por lotes.

• Sincronizar la configuración de color en componentes de Creative Suite gestionados con color.

• Iniciar una conferencia web en tiempo real para compartir su escritorio y revisar documentos.

Utilización de plantillas de documentos

Las plantillas son útiles como puntos de partida para crear documentos estándar, ya que permiten predefinir la maquetación, los gráficos y el texto para dichos documentos. Por ejemplo, si prepara una revista mensual, puede crear una plantilla que contenga la maquetación de una edición típica, con guías, cuadrículas, páginas maestras, estilos y muestras personalizados, marcos para marcadores de posición, capas y cualquier gráfico o texto estándar. De este modo, basta con abrir la plantilla cada mes e importar el contenido nuevo.

Una plantilla se crea de la misma forma que un documento normal; la única diferencia se produce al guardar el documento. Si prepara una plantilla para que otros usuarios puedan utilizarla, es conveniente que añada una capa que contenga instrucciones sobre la plantilla; luego, oculte o elimine la capa antes de imprimir el documento. Consulte Capas.

Almacenamiento de un documento como una plantilla

Inicio de un documento nuevo a partir de una plantilla

Edición de una plantilla existente

Consulta de los documentos de InDesign

Adobe ofrece varios métodos para revisar los documentos de InDesign.

Control de cambios de edición

Si usted u otra persona edita texto, InDesign resalta el texto añadido y tacha el texto eliminado, cuando Control de cambios está activado. Use el editor de artículos para ver los cambios. El autor del documento puede ver las ediciones y aceptar o rechazar los cambios. Consulte Control y revisión de cambios.

Uso de Acrobat para revisar un archivo PDF

Puede exportar un documento de InDesign a PDF y utilizar Adobe Acrobat para organizar una revisión por correo electrónico o una revisión compartida en Acrobat.com u otro servidor. Los revisores pueden añadir comentarios con la herramienta Nota adhesiva u otros métodos de marcación. El autor del documento podrá entonces ver los comentarios de revisión del PDF y editar el documento original de InDesign. Para obtener más información, consulte la Ayuda de Acrobat.

Uso de CS Review

CS Review es un servicio de suscripción en línea que permite compartir diseños en la Web para que los demás puedan comentarlos al instante. Al crear una revisión a través del panel de CS Review, se cargan una o más instantáneas del archivo en el espacio de trabajo de Acrobat.com. Los revisores pueden añadir comentarios.

Al crear una revisión, esta se puede dividir en partes que corresponden a áreas independientes para realizar comentarios de revisión. Una revisión puede estar compuesta por partes de diferentes archivos y aplicaciones. A medida que la revisión progresa, puede añadir y eliminar partes de la revisión como parte de un proceso de revisión dinámico.

Diseño de calendarios y tarjetas de visita a partir de plantillas

Una forma de crear calendarios, tarjetas de visita, currículos y otros documentos especializados es mediante el uso de plantillas. Adobe ofrece varias plantillas para crearlos con facilidad.