Cómo funciona un flujo de trabajo básico de archivos administrados

Los plugins de flujo de trabajo de LiveEdit de Adobe InCopy permiten a los redactores y editores desarrollar copias en InCopy, al mismo tiempo que los diseñadores preparan maquetaciones en Adobe InDesign. Este flujo de trabajo incluye archivos de contenedor, conocidos como asignaciones, para agrupar partes de contenido relacionado y herramientas de notificación y de bloqueo de archivos para compartir y actualizar archivos en InCopy o en InDesign a través de una red compartida o en paquetes comprimidos que se pueden distribuir por correo electrónico.

En el flujo de trabajo de una red compartida, los usuarios de InDesign exportan texto y gráficos a una ubicación compartida de un sistema de archivos, en la que los archivos se ponen a disposición de los usuarios de InCopy, quienes escribirán y editarán el contenido. Los marcos de texto y de gráficos seleccionados se exportan a la asignación o como archivos de InCopy independientes, donde pasan a formar parte del proceso de administración y se vinculan al documento de InDesign. Estos archivos compartidos se conocen como archivos administrados. Cuando los usuarios trabajan en el archivo de asignación o de InDesign en un servidor local, los cambios efectuados en la maquetación o el contenido asociados se comunican a todos los usuarios implicados en el flujo de trabajo de dicho documento.

Varios usuarios de InCopy o InDesign pueden abrir el mismo archivo de contenido y varios usuarios de InCopy pueden abrir el mismo archivo de asignación. Sin embargo, solo un usuario a la vez puede extraer el archivo de InCopy para editarlo. El resto puede verlo como archivo de solo lectura. El usuario que extrae un archivo de InCopy administrado puede compartir su trabajo con otros usuarios o bien guardándolo en el servidor compartido o bien devolviéndolo al usuario de InDesign; sin embargo, los demás usuarios no pueden realizar cambios en el archivo hasta que éste se vuelva a registrar. Este sistema permite que varios usuarios puedan acceder al mismo archivo, pero impide que los usuarios sobrescriban el trabajo de los demás.

Para obtener más información, consulte la Guía de flujo de trabajo de LiveEdit de InCopy (PDF) en www.adobe.com/go/learn_liveedit_es.

Formas de trabajar con el contenido en InCopy

El contenido es texto que se ajusta a uno o varios marcos o a un gráfico importado. Existen cinco formas básicas de trabajar con contenido en InCopy: abrir un archivo de asignación, abrir un paquete de asignación, abrir un archivo de InCopy vinculado, abrir un archivo de InDesign que tiene archivos de InCopy vinculados o componer el contenido por completo en InCopy.

Apertura de archivos de asignación creados en InDesign

Los usuarios de InDesign pueden crear un archivo de asignación y designar contenido para compartir. Este método permite a los usuarios de InDesign asociar componentes relacionados (título, texto, gráficos, pies de ilustración, etc.) y, a continuación, asignarlos a diferentes usuarios de InCopy para que puedan escribir y editar. Los usuarios de InCopy abren el archivo de asignación y trabajan únicamente con los componentes que se les han asignado. La vista de maquetación activa muestra la relación de la copia editada con la maquetación de InDesign, sin abrir todo el documento de InDesign. Sin embargo, si la maquetación cambia, el usuario de InDesign debe actualizar las asignaciones para notificar los cambios a los usuarios de InCopy. Puede compartir archivos de asignación en un servidor o a través de paquetes de asignación.

Apertura de paquetes de asignación

El flujo de trabajo de paquetes de asignación es especialmente útil cuando los diseñadores y redactores trabajan en el mismo proyecto pero no acceden a un servidor local. En estos casos, el usuario de InDesign puede crear uno o varios paquetes y enviar por correo electrónico los archivos comprimidos a los usuarios de InCopy asignados. Los usuarios de InCopy pueden abrir los paquetes de asignación, editar el contenido y devolver los paquetes al usuario de InDesign, quien puede actualizar entonces el documento.

Abrir archivos de InCopy vinculados exportados de InDesign

En determinados flujos de trabajo, los usuarios de InDesign pueden exportar texto y gráficos como archivos independientes, en lugar de ceñirlos dentro de un archivo de asignación. La exportación de archivos independientes resulta útil si se trabaja con gráficos o textos no relacionados. No obstante, los usuarios de InCopy no pueden ver cómo se encaja el contenido en la maquetación de InDesign.

Apertura de documentos de InDesign que tienen archivos de InCopy vinculados

Para ver todos los elementos de página en el contexto de toda la maquetación, los usuarios de InCopy pueden abrir y editar un documento de InDesign en InCopy. Esto puede resultar de utilidad para editar y encajar el texto cuando es importante ver la maquetación global o para editar la mayor parte de los artículos de un documento en lugar de unos pocos. Después de que el usuario de InCopy edita los artículos, el usuario de InDesign puede actualizar entonces los vínculos a los archivos modificados. Si el usuario de InDesign cambia la maquetación, el usuario de InCopy recibe una notificación cuando se guarda el documento de InDesign.

Composición del contenido por completo en InCopy

Puede crear contenido en InCopy que no esté asociado con un archivo de InDesign. En estos documentos independientes, puede escribir texto, asignar fuentes y estilos e importar gráficos de otras aplicaciones (como Adobe Illustrator y Adobe Photoshop) para mejorar el texto. También puede asignar etiquetas para el uso de XML en el futuro. Ésta es una buena opción en un flujo de trabajo editorial donde el contenido tiene prioridad sobre el diseño. También puede configurar y modificar el área de texto, el tamaño de página y la orientación de los documentos de InCopy independientes. Si más tarde el artículo se vincula a un documento de InDesign, la configuración de InDesign ignora la utilizada en InCopy.

Archivos administrados

Para poder administrar un archivo, debe añadirse a un archivo de asignación exportado de InDesign como contenido de InCopy o colocado como contenido de InCopy en InDesign. Los archivos administrados comunican el estado y la propiedad del contenido. Con los archivos administrados puede hacer lo siguiente:

• Bloquear y desbloquear artículos para ayudar a conservar la integridad de los archivos.

• Notificar a los usuarios de InCopy cuando la maquetación de InDesign asociada esté obsoleta.

• Identificar al usuario que está trabajando en un archivo.

• Notificar a los usuarios cuando un archivo de contenido de InCopy esté obsoleto, lo esté utilizando otra persona o se encuentre disponible para editarlo. Los métodos de notificación incluyen mensajes de alerta, iconos de marco e iconos de estado en los paneles Vínculos y Asignaciones.

Archivos de solo lectura

Una vez administrado un archivo de contenido, éste se considera siempre de solo lectura para todos los usuarios del flujo de trabajo, excepto para la persona que lo ha extraído. Esto se debe a que el software crea un archivo de bloqueo (*.idlk) cuando un usuario extrae un archivo de contenido y le otorga control exclusivo sobre la edición. Los archivos de solo lectura tienen las características siguientes:

• Un usuario de InCopy no puede formatear manualmente el texto que contiene. No obstante, si se le han asignado al texto estilos de carácter o de párrafo, el usuario de InDesign puede cambiar la definición de esos estilos y, por lo tanto, el formato del texto aunque el archivo se haya extraído para otro usuario. Estos cambios de definición de estilo se reflejarán en el texto una vez que el usuario de InDesign actualice el archivo.

• En general, los usuarios de InCopy e InDesign no pueden cambiar objetos, como los estilos de texto y los aplicados, en contenido de InCopy bloqueado. El contenido solo utiliza algunos objetos, como los estilos de carácter y de párrafo. Por ejemplo, no se puede cambiar la manera de aplicar un estilo de carácter a los objetos de un contenido bloqueado, pero sí se puede cambiar el estilo de carácter y cambiar, de ese modo, el aspecto del texto.

• Un usuario de InDesign puede cambiar los márgenes y las columnas del contenido de texto, así como la forma, la ubicación y el número de marcos de texto que ocupa el artículo.

• Un usuario de InDesign puede cambiar la geometría y el formato de un marco de gráficos sin extraer el gráfico. Un usuario de InCopy no puede cambiar un marco de gráficos ni el formato del marco. Sin embargo, los usuarios de InDesign e InCopy deben extraer el marco de gráficos para modificar el gráfico (por ejemplo, para rotarlo o escalarlo).

Procedimientos óptimos para trabajar con archivos administrados

Utilice los procedimientos siguientes para asegurarse de que está trabajando con el contenido más actualizado sin sobrescribir el trabajo de otro usuario:

• Almacene los archivos de asignación en un servidor al que todos los miembros del equipo tengan acceso. Si los miembros del equipo no tienen acceso a un servidor, puede crear y distribuir paquetes de asignación.

• Cuando se crea una asignación, se crea una carpeta especial para guardar el archivo de asignación y el contenido. Utilice estas carpetas de asignación para mantener los archivos de asignación y de contenido. Esto simplificará la administración de archivos compartidos en un grupo de trabajo y ayudará a garantizar que los usuarios abran los archivos correctos.

• En InCopy, abra el archivo de asignación, en lugar de un artículo de InCopy individual. De este modo, podrá ver la información de encaje de texto y de maquetación en las vistas Galera y Maquetación. Si exporta contenido sin utilizar archivos de asignación, podrá ver la información de encaje de texto y de maquetación con solo abrir el archivo de InDesign.

• Tan pronto como abra un archivo de asignación, abra un documento de InDesign o compruebe el contenido en InDesign o InCopy; asegúrese de que se muestran los bordes del marco (Ver > Extras > Mostrar bordes de marco) para ver los iconos de marco cuando aparezcan.

• En InDesign, si tiene que eliminar archivos del flujo de trabajo (por ejemplo, debido a un plazo de producción), puede desvincularlos o cancelar un paquete de asignación.

Ejemplos de flujo de trabajo de archivos administrados

Cuando se establece una administración de flujo de trabajo entre InCopy e InDesign, los redactores y editores pueden componer, reescribir, expandir y editar documentos mientras los diseñadores preparan la maquetación. Algunos de los flujos de trabajo comunes son la administración de archivos en un servidor local, el uso compartido de archivos por paquetes de correo electrónico o la utilización de una combinación de ambos métodos.

En estos flujos de trabajo se presupone que existe por lo menos una plantilla básica de InDesign con geometrías de maquetación, estilos y texto falso. En las geometrías de maquetación se incluyen dimensiones de página, así como marcos de texto y de gráficos. InCopy utiliza estos artículos para mostrar una correcta información de encaje de texto.

Flujo de trabajo de servidor local

1. En InDesign, cree asignaciones y añádales contenido.

En este paso se incorporan marcos de texto y de gráficos exportados al proceso administrado, donde se ponen a disposición de los usuarios de InCopy para escribirlos y editarlos.

2. Ponga los archivos de asignación a disposición de los usuarios de InCopy.

Guarde los archivos en un servidor al que todos los usuarios del flujo de trabajo tengan acceso.

3. En InCopy, abra el archivo de asignación y extraiga y edite un artículo o gráfico.

En InCopy, los archivos con contenido que tenga asignados aparecerán en el panel Asignaciones. Al guardar el archivo en un servidor local, los cambios se guardarán en el sistema de archivos y los usuarios que estén trabajando en el documento (la maquetación de InDesign u otro archivo de contenido administrado en el documento) recibirán la notificación de los cambios. Esos usuarios podrán actualizar el contenido para ver los cambios más recientes. El contenido seguirá extraído a su nombre hasta que lo registre.

4. En InDesign, trabaje con la maquetación.

Independientemente de si los archivos de contenido se están editando en InCopy, los usuarios de InDesign pueden trabajar con la maquetación del documento; no tendrán que extraer el documento. Cuando el usuario de InCopy guarda el artículo extraído, el usuario de InDesign puede actualizar el contenido en la maquetación para ver las revisiones más recientes.

5. En InCopy, continúe editando el trabajo.

Cuando termine de realizar modificaciones, registre el contenido. Otros usuarios podrán extraerlo y trabajar con él. Si un usuario modifica la maquetación en InDesign al mismo tiempo, puede actualizar y ver la geometría de la maquetación mientras trabaja.

6. En InDesign, asegúrese de que todo el contenido esté registrado.

El flujo de trabajo administrado permite saber quién ha extraído archivos. Una vez registrados los archivos de contenido, los usuarios de InDesign pueden extraerlos para finalizar la maquetación según sea necesario.

Flujo de trabajo de paquete de correo electrónico

1. En InDesign, cree y envíe paquetes de asignación.

Cree paquetes de asignación y asigne contenidos a los usuarios de InCopy adecuados y, a continuación, envíe los paquetes a los usuarios de InCopy. Los archivos empaquetados se extraen automáticamente para evitar mejor conflictos de edición.

2. En InCopy, abra el paquete de asignación y extraiga y edite un artículo o gráfico.

Si recibe un paquete de asignación por correo electrónico, haga doble clic en el paquete para abrirlo en InCopy. Los cambios que lleve a cabo en el archivo solo se guardan localmente. No se notifican sus cambios a los demás usuarios.

3. En InDesign, trabaje con la maquetación.

Independientemente de si los archivos de contenido están empaquetados, los usuarios de InDesign pueden trabajar con la maquetación del documento. No tendrán que extraer el documento. Si tiene que actualizar la maquetación o las asignaciones, puede enviar un paquete actualizado a los usuarios de InCopy.

4. En InCopy, devuelva el paquete editado.

Cuando termine de realizar modificaciones, registre el contenido y devuelva el paquete modificado. Así, otros usuarios pueden extraer el contenido, ver las últimas revisiones y trabajar con el archivo.

5. En InDesign, asegúrese de que todo el contenido esté registrado.

El flujo de trabajo administrado permite saber quién ha extraído archivos. Al devolver paquetes de asignación, se registran artículos en los paquetes de asignación. Los usuarios de InDesign pueden extraer los archivos para finalizar la maquetación según sea necesario.

Introducción de la identificación del usuario

Todos los usuarios del flujo de trabajo deben tener un nombre de usuario. Esta identificación revela el usuario que ha extraído un determinado archivo y pone la información a disposición de otros usuarios. También es necesaria para extraer un archivo para editarlo.

Si ya ha especificado un nombre de usuario y desea cambiarlo, deberá registrar el contenido que haya extraído. De lo contrario, al cambiar la identificación de usuario durante una sesión de edición no tendría la posibilidad de efectuar cambios en el contenido que ya se ha extraído; volvería a extraerse con un nombre diferente.

La identificación de usuario es específica de cada aplicación; un solo usuario no puede tener varias identificaciones de usuario en la misma aplicación.

Si olvida especificar un nombre de usuario con este método, se le solicitará que introduzca uno al realizar la primera acción del flujo de trabajo.

Iconos del flujo de trabajo

Los iconos pueden aparecer en marcos de texto o de gráficos, en el panel Asignaciones y en la barra de artículo (solo InCopy). Los iconos del estado de edición aparecen junto al archivo administrado en los paneles Vínculos y Asignaciones, y muestran el estado del contenido. Los iconos aparecen en marcos que contienen un artículo de InCopy vinculado (en la vista Maquetación tanto de InDesign como de InCopy). Estos iconos también comunican el estado de un contenido y pueden utilizarse para distinguir entre contenido administrado y no administrado. La información sobre herramientas asociada indica el estado y la propiedad de la edición. Para ver los iconos de marco, compruebe que los bordes del marco se muestran en InDesign e InCopy (Ver > Extras > Mostrar bordes de marco).