Los destinatarios del firmante notarial recibirán un correo electrónico en el que se les pedirá que revisen el contenido del acuerdo y rellenen los campos que se hayan marcado. Si se configura otro método de autenticación, el destinatario debe cumplir ese requisito de autenticación antes de ver el documento.
Última actualización el
8 ago 2023
Información general: integración de Notarize
Adobe Acrobat Sign se ha asociado con Notarize, Inc. para proporcionar servicios de notarización en línea.
La integración de Acrobat Sign con el servicio de notaría en línea de Notarize Inc. solo está disponible para su uso en Estados Unidos con los planes de servicio Business y Enterprise.
Especificación de los requisitos de notarización de un participante al redactar un nuevo acuerdo
Cuando la función de notarización está habilitada para la cuenta de Acrobat Sign, el remitente puede seleccionar Requiere notarización haciendo clic en los puntos suspensivos a la derecha del registro del destinatario.
La opción de notarización solo está disponible para los destinatarios con la función de Firmante.
Nota:
La opción de incluir otros métodos de autenticación sigue estando disponible para impedir el acceso del usuario al acuerdo antes de la sesión denotarización en línea.
Una vez que el remitente selecciona Siguiente, se solicita información adicional en la página de detalles de la notarización:
Especificación del servicio notarial
Las opciones del servicio notarial disponibles para los remitentes se basan en las transacciones de Notarize habilitadas para el remitente en función de las configuraciones definidas por el administrador en Configuración de envío. Las opciones del servicio notarial se determinan mediante los derechos adquiridos en las ofertas de Notarize obtenidas directamente de Notarize Inc.
- Usar el servicio Notario bajo demanda de Notarize, Inc.: disponible para remitentes con acceso al servicio Notario bajo demanda.
Al utilizar el servicio Notario bajo demanda, el remitente cuenta con una opción para especificar que el firmante debe realizar el pago de la transacción. Cuando se selecciona esta opción, Notarize solicitará al firmante que realice el pago antes de que el documento completado esté disponible.La cuota de transacción de Notarize para la función Notario bajo demanda asociada a la cuenta del remitente no se deduce cuando el firmante paga a Notarize, Inc.la transacción.
- Usar notario proporcionado por mi organización: disponible para los remitentes con acceso al servicio Notario propio de Notarize Inc.
Si lo desea, puede incluir la dirección de correo electrónico del notario propio al iniciar solicitudes de notarización.
Confirmación de los archivos que deben notarizarse
Permite a los remitentes seleccionar todos o un subconjunto de documentos que se marcarán como que requieren notarización.
Opciones notariales adicionales
Permite a los remitentes especificar una programación de reuniones y añadir instrucciones adicionales para el notario como opción.
El estado de los acuerdos se puede seguir a través de la página Administrar de Acrobat Sign. Una vez que los firmantes que requieren la notarización hayan completado el paso de revisión previa y el acuerdo esté listo, el estado del acuerdo cambia a “Enviado para notarización”.
Experiencia del destinatario
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Nota:
Los campos de firma se suprimen en esta primera revisión del documento.
Todos los demás tipos de campos están disponibles para que el destinatario proporcione contenido.
Una vez que se completan todos los campos obligatorios, se solicita al destinatario que continúe con el proceso de notarización remota en línea con Notarize, Inc.
Nota:Los pasos 2-12 se llevan a cabo en la plataforma Notarize. Los detalles siguientes los proporciona Notarize Inc. Consulte la Documentación de Notarize Inc. para obtener más información o consultar preguntas sobre el uso de los servicios de Notarize.
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Un segundo correo electrónico de Notarize, Inc. se envía al destinatario inmediatamente y le indica que debe iniciar una sesión notarial.
Nota:Las transacciones de Notarize que tengan varios destinatarios recibirán el correo electrónico de Notarize, Inc. después de que todos los destinatarios hayan completado su revisión del acuerdo.
Este vínculo abre una sesión con el sistema de Notarize.
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Se pide al destinatario que valide su identidad respondiendo a cinco preguntas en dos minutos o menos.
- Si el destinatario responde incorrectamente o tarda más de dos minutos, el proceso de validación falla.
- El destinatario tiene otra oportunidad de responder cinco preguntas más. Si se produce un error en el segundo intento, la sesión da error y el destinatario no puede volver a intentarlo durante 24 horas.
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Después de pasar el proceso de verificación de cinco preguntas, se pide al destinatario que proporcione un documento identificativo con fotografía válido y emitido por las autoridades gubernamentales.
El destinatario tiene la opción de tomar imágenes con un dispositivo móvil o utilizar el explorador web y su cámara web:
Después de seleccionar un método, se pide al destinatario que declare qué tipo de identificación está utilizando.
A continuación, se pide al destinatario que tome imágenes de su documento:
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El destinatario se conecta a un Notario público en vivo. Esto puede tardar uno o dos minutos mientras se contacta con el notario y este acepta la sesión.
Cuando el notario acepta la sesión, se muestra el documento del acuerdo, con los campos de firma visibles. El documento permanecerá bloqueado hasta que el notario esté listo para ser testigo de la firma.
Tanto el notario como el destinatario pueden ver el documento y verse el uno al otro, y se permite la comunicación verbal durante la sesión.
El notario valida los documentos y libera el documento para que lo firme el destinatario.
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Recibirá una notificación de Acrobat Sign una vez completada la transacción.
Para los usuarios de una cuenta de Acrobat Sign, los documentos completados y la pista de auditoría se pueden descargar desde la página Administrar de Acrobat Sign
Nota:Los documentos notarizados individuales se pueden recuperar de la sección de archivos adjuntos del archivo PDF combinado.
Consumo de transacciones de Notarize
Nota:
Esta sección solo se aplica a los clientes que adquirieron la cuota de transacciones de Notarize.
Seguimiento del volumen disponible:
Para supervisar el volumen de transacciones de Notarize o la suscripción disponibles para la cuenta:
Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Habilitar las siguientes transacciones notariales
Haga clic en el vínculo Realizar un seguimiento del uso:
Se produce una “transacción de Notarize” cada vez que se utiliza el servicio de Notarize para celebrar una reunión con un notario en la que este puede completar una notarización de al menos un firmante.
Una transacción de Notarize puede tener entre uno y ocho firmantes.
Informe de auditoría
Se ha registrado un evento notarial correcto en el informe de auditoría de Acrobat Sign con una sección separada que incluye eventos durante la notarización, según lo informado por Notarize, Inc.
El informe adjunto solo incluye a las partes involucradas (identificadas por nombre y dirección de correo electrónico) junto con el estado de “aprobado/suspenso” del evento, según lo informado por Notarize Inc. Esta adenda forma parte del informe de auditoría y se purga del sistema con cualquier otra acción que purgue el informe de auditoría (RGPD, Retención).
La pista de auditoría de Notarize también se puede encontrar adjunto a documentos notarizados individuales.
Configuración
Disponibilidad:
La integración Notarize solo está disponible para los planes de licencia de empresa.
Ámbito de configuración:
La función debe estar habilitada en el nivel de cuenta.
Para acceder a los controles de habilitación, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de notarización
Cuando la integración está activada, se habilitan controles adicionales, que se pueden definir en el nivel de cuenta o de grupo.
Estos controles rigen los servicios de Notarize Inc disponibles para la cuenta.
Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Habilitar las siguientes transacciones de Notarize
Las opciones de control son las siguientes:
- Servicio de notario bajo demanda de Notarize: permite que los agentes procesen las solicitudes de notarización con el servicio de Notarize.
- Notario interno con autenticación de firmante multifactorial: permite que un notario interno procese las solicitudes notariales. Este método requiere que el firmante pase la autenticación multifactorial (pasos 6 a 9 de la experiencia del destinatario).
- Notario propio, conocido personalmente por el notario: permite que un notario interno procese las solicitudes de notarización sin requerir autenticación multifactorial.
Nota:
Si no ve las transacciones de Notarize en la página Enviar configuración, compruebe que la configuración de nivel de cuenta esté activada.
Integraciones de Acrobat Sign compatibles con transacciones de Notarize
- Integración con Microsoft
- Word
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
- Acrobat Desktop
Limitaciones/funciones incompatibles
- Localización: solo inglés de EE. UU.
- La función de integración de Notarize no está disponible para los flujos de trabajo personalizados, autofirma y formularios web.
- Las firmas digitales no se admiten en transacciones que incluyen notarización.
- La visibilidad limitada de los documentos no es compatible con la notarización y se ignora si está habilitada.
- La opción de mantener los documentos separados no está disponible para los acuerdos que se han notarizado.
- Los campos de pago no se pueden usar para los participantes que requieran notarización.
- No se puede usar el mismo correo electrónico para dos firmantes (en el caso de cónyuges) en acuerdos que incluyan notarización.
- Los firmantes múltiples que requieren notarizaciones pueden iniciarse desde una única transacción de Acrobat Sign, pero todos los firmantes deben unirse a una sesión notarial simultánea en la plataforma Notarize.
Preguntas frecuentes:
Preguntas frecuentes sobre la plataforma empresarial de Notarize Inc.
La opción Mantener documentos separados no se admite actualmente con acuerdos que implican notarización. Sin embargo, los documentos notariales individuales se pueden recuperar de la sección de archivos adjuntos del archivo PDF combinado.
Las transacciones de la página Configuración de envío se muestran en función de los derechos de la organización respecto a los tipos de transacciones de Notarize.
Póngase en contacto con el servicio de asistencia de Notarize Inc.
Nota:
Si hay actualizaciones de las suscripciones administradas de Notarize (como la adición de nuevos tipos de transacción), es posible que necesite reactivar la integración a través de la configuración del nivel de cuenta para que los nuevos tipos de transacción administrada de Notarize se muestren en Configuración de envío. Para reactivar la integración, primero deshabilite la integración y después vuelva a habilitarla escribiendo la clave de API de Notarize.
No, no se pueden especificar testigos.
