Administre automáticamente cuánto tiempo se conservan los acuerdos y los datos relacionados en Adobe Acrobat Sign mediante directivas de conservación configurables.
La gobernanza de datos en Adobe Acrobat Sign permite a los administradores eliminar automáticamente acuerdos y datos asociados de los sistemas de Acrobat Sign después de un período de conservación definido.Esto ayuda a las organizaciones a reducir los datos almacenados, cumplir los requisitos de conformidad y administrar el ciclo de vida de los acuerdos sin limpieza manual.
La gobernanza de datos actúa como un activador retardado que comienza solo después de que un acuerdo alcanza su estado final del sistema.
Las directivas de conservación se aplican después de que un acuerdo alcanza un estado terminal, como cuando se completa, se cancela o vence.Una vez activada, la directiva define cuánto tiempo se conservan el acuerdo y los datos relacionados antes de la eliminación permanente.
De forma predeterminada, los acuerdos y los datos de transacción se conservan en Acrobat Sign mientras la cuenta esté activa, a menos que se eliminen manualmente o se rijan por una regla de conservación.
Cómo funciona la gobernanza de datos
La gobernanza de datos sigue un modelo basado en activadores:
- Los acuerdos alcanzan un estado terminal cuando Acrobat Sign registra el acuerdo como Completado, Cancelado o Vencido.
- Se aplica una regla de conservación cuando Acrobat Sign registra el acuerdo en un estado terminal.
- La regla define cuánto tiempo se conservan el acuerdo y los datos asociados antes de la eliminación.
- Solo una regla de retención está activa a la vez para acuerdos que acaban de finalizar.Cuando se crea una nueva regla, se convierte en la regla activa y se aplica a todos los acuerdos que alcancen un estado terminal en el futuro.Las reglas activas anteriormente continúan aplicándose a los acuerdos que ya se les asignaron y no necesitan deshabilitarse.
Las reglas de conservación se adoptan del grupo principal al que pertenece el usuario remitente en el momento en que el acuerdo alcanza su estado terminal.Si el usuario cambia de grupos principales antes de que se complete el acuerdo, se aplican las reglas de conservación del nuevo grupo.
Los períodos de conservación se aplican según la duración configurada desde el momento en que el acuerdo se registra en un estado terminal.Debido a que el procesamiento del estado terminal puede retrasarse hasta 12 horas, el inicio del período de conservación también puede retrasarse.
Cómo afecta el tiempo del estado terminal a la gobernanza de datos
Las directivas de gobernanza de datos comienzan solo después de que un acuerdo alcanza un estado terminal, como Completado, Cancelado o Vencido.
Para optimizar el rendimiento del sistema, Acrobat Sign procesa los eventos de estado terminal durante las horas de menor actividad, según el servidor que manejó el acuerdo.Las horas de menor actividad son de 7 PM a 7 AM en la zona horaria local del servidor.
Si un acuerdo alcanza una condición terminal durante las horas pico, el evento se pone en cola y se procesa durante la siguiente ventana de menor actividad.Esto puede retrasar la actualización del estado final hasta 12 horas.
Durante esta ventana de procesamiento:
- El acuerdo permanece en su estado anterior, En curso, tanto en la página Administrar como en las respuestas de la API.
- Los destinatarios ya no pueden firmar el acuerdo y reciben un error si intentan acceder a él.
- Para acuerdos pendientes de vencimiento, los remitentes pueden actualizar la fecha de vencimiento durante esta ventana para extender el período de firma.
- El evento terminal no se registra en el informe de auditoría hasta que se complete el procesamiento.
Dado que las directivas de gobernanza de datos se activan solo después de que el acuerdo alcance su estado final, cualquier retraso en el procesamiento también retrasa el inicio del período de retención.
Cómo se utiliza
Las organizaciones utilizan la gobernanza de datos para:
- Eliminar automáticamente acuerdos completados o inactivos después de un período definido.
- Reducir la cantidad de datos de acuerdos almacenados.
- Alinear la retención de documentos con las directivas de cumplimiento internas.
- Administrar el ciclo de vida de los datos sin intervención manual.
Si no se define ninguna regla de retención cuando un acuerdo alcanza un estado terminal, no se asigna fecha de eliminación.Los acuerdos permanecen en el sistema hasta que se eliminan manualmente o se quitan mediante herramientas GDPR.
Qué se puede eliminar
Las reglas de retención definen qué datos se eliminan cuando se ejecuta la regla:
- El documento de acuerdo
- El informe de auditoría.
- Los datos personales asociados recopilados durante la transacción.
- Los acuerdos que utilizan un método de Autenticación que produce un Informe de identidad del firmante, ese informe se elimina como parte de los datos personales.
Los datos de auditoría y personales deben conservarse al menos tanto tiempo como el acuerdo y se pueden configurar para persistir más tiempo si es necesario.
Lo que debes saber
- Las reglas de retención se aplican cuando un acuerdo alcanza un estado terminal, no cuando se crea.
- Solo se aplica una regla de retención a un acuerdo en el momento en que se vuelve terminal.
- Las reglas de retención se basan en el grupo al que pertenece el usuario remitente en el momento en que el acuerdo alcanza su estado terminal.
- Si el Usuario cambia de grupo antes de que se complete el acuerdo, se aplican las reglas del nuevo grupo.
- El procesamiento del estado terminal puede retrasarse hasta 12 horas durante los períodos de mayor actividad, retrasando el inicio de las directivas de retención.
- Si no se define ninguna regla de retención, los acuerdos se conservan hasta que se eliminen manualmente o se quiten mediante otros procesos.
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