Adjuntar informe de auditoría a emails y descargas en Acrobat Sign

Controle si Adobe Acrobat Sign adjunta el informe de auditoría a los pdf de acuerdos entregados por el correo electrónico de finalización final y a los pdf descargados desde la Página administrar.

Acrobat Sign puede adjuntar el informe de auditoría al pdf del acuerdo entregado en el correo electrónico final "Firmado y archivado" y a los pdf de acuerdos descargados desde la Página administrar.Esto combina el documento firmado y su registro de auditoría en un solo archivo, lo que simplifica el mantenimiento de registros pero también puede expandir la distribución de detalles de auditoría, especialmente cuando los adjuntos se envían por correo electrónico.

Antes de empezar

• Debe ser administrador de Cuenta o administrador de grupo para configurar esta configuración.
• Confirme cómo su organización distribuye acuerdos firmados por correo electrónico antes de habilitar adjuntos de informes de auditoría.
• Revise su directiva de gobernanza de datos para determinar si los metadatos de auditoría deben compartirse con destinatarios externos.

Configuración

La configuración Adjuntar informes de auditoría a documentos se aplica a todos los acuerdos enviados a través de Acrobat Sign.

Disponibilidad:

• Acrobat Sign Solutions: compatible
• Acrobat Sign para la administración pública: compatible
• Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles

Ámbito de configuración:

Adjuntar informes de auditoría se puede configurar a Nivel de cuenta y grupo.

• La configuración a Nivel de grupo anula la configuración a Nivel de cuenta.

Valor predeterminado:

• Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico Firmado y archivado: Todos.
• Adjuntar informe de auditoría actual a documentos cuando se descargan desde la Página administrar: Deshabilitado.

acceda a esta función navegando por el menú de configuración del administrador aConfiguración global > Adjuntar informe de auditoría a documentos

Controles

• Adjuntar el informe de auditoría al correo electrónico Firmado y archivado
  • Nunca: Nadie recibe el informe de auditoría con el Adjunto del correo electrónico final.
  • Solo para el remitente: Solo el remitente recibe el informe de auditoría con el Adjunto del correo electrónico final.
  • Todos (predeterminado): Todos los destinatarios del Adjunto del correo electrónico final reciben el informe de auditoría.

Impacto: Este control puede expandir materialmente lo que se entrega por correo electrónico al finalizar, porque los destinatarios pueden reenviar el correo electrónico y el Adjunto.

• Adjuntar el informe de auditoría actual a documentos cuando se descargan desde la Página administrar
  • Habilitado: Las descargas desde la Página administrar incluyen un pdf, con el informe de auditoría adjuntado al final.
  • Deshabilitado (predeterminado): Las descargas desde la Página administrar incluyen solo el contenido del acuerdo.Los usuarios deben descargar el informe de auditoría por separado.

Uso

• El control de correo electrónico se aplica al correo electrónico de finalización final ("Firmado y archivado").
• El control de descarga se aplica solo cuando un Usuario descarga un acuerdo desde la Página administrar.
• Cuando cualquiera de los controles está habilitado, Acrobat Sign adjunta el informe de auditoría al final del PDF que se entrega (descargado o adjunto al correo electrónico).
• Si un acuerdo aún está en curso, Acrobat Sign adjunta el informe de auditoría provisional tal como existe en el momento de la descarga.

Prácticas recomendadas

• Limite la distribución del informe de auditoría por correo electrónico a menos que los destinatarios requieran el registro de auditoría completo.
• Use el control de descarga de la página Administrar para respaldar el mantenimiento de registros internos sin ampliar automáticamente la distribución por correo electrónico.
• Confirme que compartir informes de auditoría externamente se alinee con las políticas de gobernanza de datos de su organización.

Cosas que debe saber

• El control de correo electrónico solo se aplica si un PDF de acuerdo firmado se adjunta al correo electrónico de finalización.
• Los destinatarios pueden reenviar archivos adjuntos de correo electrónico, lo que puede extender la distribución del informe de auditoría más allá de los participantes originales.