Configura el acceso para que los usuarios creen plantillas de biblioteca reutilizables y las compartan con su grupo o cuenta.
Información general
Para los usuarios que envían con frecuencia acuerdos rutinarios, la capacidad de crear una plantilla puede suponer una mejora masiva en la velocidad con la que se crean los acuerdos y en la coherencia del acuerdo resultante después de aplicar las firmas.
Las plantillas permiten a un usuario predefinir los campos y la ubicación de la firma, lo que reduce (o elimina) el tiempo utilizado para personalizar un acuerdo para cada cliente.
Asignar el tiempo para definir completamente una plantilla con campos con nombres correctos y validados tiene varias ventajas, especialmente si se utilizan exportaciones de datos para comprender las tendencias de datos en los formularios.
Disponibilidad:
Las plantillas de biblioteca están habilitadas de forma predeterminada para las cuentas con licencia individuales y de equipo
Los planes de licencia Enterprise pueden exponer la creación de plantillas a los usuarios o reservar la capacidad solo para administradores.
Ámbito de configuración:
La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Utilización
Cuando un usuario tenga acceso para crear plantillas de biblioteca, habrá un mosaico Crear una plantilla reutilizable en tu pestaña Inicio.
Este mosaico inicia el proceso de configuración proporcionando acceso a la interfaz que acepta los archivos principales en los que se va a crear la plantilla.
Prácticas recomendadas
Para las cuentas que han habilitado Usuarios en varios grupos, considera la posibilidad de crear un grupo diseñado para crear plantillas. A continuación, proporciona un número limitado de usuarios con permiso a ese grupo para que puedan diseñar los documentos de la biblioteca que los otros grupos requieren.
- Permitir que todo el mundo cree sus propias plantillas abre la puerta a la variación de los documentos estándar impulsada por el usuario y a la falta de control de versiones.
- Además, si hay demasiados usuarios que pueden crear y compartir plantillas, se corre el riesgo de tener varias versiones del mismo documento y de que la biblioteca en general se sature.
- Contar con un grupo más reducido de usuarios dedicados al diseño de todas las plantillas establece, en última instancia, una coherencia en la forma en que se crean las plantillas con respecto a la configuración de los campos, lo que mejora enormemente la creación de informes descendente
Estas son las opciones configurables:
Cuando esta opción está activada para un grupo, la opción para Crear una plantilla reutilizable se muestra en la página Inicio del usuario.
Si la opción está desactivada, el mosaico Crear una plantilla reutilizable está oculto. Esto no afecta a las plantillas existentes, solo bloquea la creación de nuevas plantillas.
Al permitir que los usuarios compartan sus plantillas con la cuenta, puedes aprovechar los esfuerzos infatigables del usuario para crear sus propias plantillas para toda tu organización.
Cuando esta opción está desactivada, los usuarios que no son administradores solo pueden crear acuerdos para sí mismos, su grupo principal o la organización.
Cuando esta opción está activada, los administradores pueden compartir una plantilla con varios grupos, incluidos los que no son miembros. La plantilla compartida actúa como una única plantilla principal, a la que pueden acceder todos los grupos asignados. Cualquier actualización de la plantilla principal se aplicará a todos los grupos que tienen acceso.
Cuando la opción está desactivada, los administradores solo pueden conceder uso para sí mismos, uno de los grupos de los que son miembros, o la organización.
Cuando está activada, los usuarios que no son administradores pueden compartir las plantillas que crean con uno o varios grupos de la organización. No es necesario ser miembro del grupo.
Cuando la opción está desactivada, los usuarios no administrativos solo pueden conceder uso para sí mismos, uno de los grupos de los que son miembros, o la organización.
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