Componer un flujo de trabajo de destinatario híbrido

Combine el enrutamiento secuencial con la participación paralela para que los acuerdos complejos pasen por las personas adecuadas en el momento adecuado.

Los flujos de trabajo híbridos de destinatarios ayudan a los remitentes a crear acuerdos donde algunos destinatarios actúan en secuencia y otros actúan durante el mismo paso de enrutamiento. Utilice este flujo de trabajo cuando un destinatario deba completar su acción antes de que un grupo pueda actuar, o cuando varios destinatarios necesiten actuar antes de que el acuerdo pase al siguiente paso.

Adobe Acrobat Sign admite flujos de trabajo híbridos combinando el enrutamiento secuencial con grupos de destinatarios. Un grupo de destinatarios representa un paso de destinatario en el orden de enrutamiento y contiene múltiples destinatarios que reciben acceso al acuerdo al mismo tiempo. El acuerdo avanza después de que el grupo de destinatarios complete la acción requerida.

Antes de empezar

• El enrutamiento híbrido de destinatarios debe ser habilitado por un administrador.
• Iniciar el acuerdo como un flujo de firma secuencial antes de agregar el paso del grupo de destinatarios paralelo.
• Confirmar el orden de los destinatarios antes de enviar el acuerdo.
• Para obtener el mejor rendimiento y facilidad de administración, mantenga los flujos de trabajo híbridos por debajo de 50 participantes en total.
• Los sellos electrónicos no son compatibles con los flujos de trabajo de firma híbridos.

Cómo funcionan los flujos de trabajo híbridos de destinatarios

Un flujo de trabajo híbrido comienza con una estructura de enrutamiento secuencial. Uno o más pasos en esa secuencia pueden incluir un grupo de destinatarios, permitiendo que múltiples destinatarios actúen durante el mismo paso.

Por ejemplo, un flujo de trabajo híbrido podría enrutar de esta manera:

• Los destinatarios 1-3 son un grupo de firma paralela con tres miembros. 
  • Los tres miembros del grupo son notificados al mismo tiempo y pueden completar sus acciones en cualquier orden dentro del grupo.
  • Todos los miembros deben completar sus acciones antes de que el flujo de firma pase al siguiente destinatario
• El destinatario 4 es un destinatario individual.
• El destinatario 5 es un grupo de destinatarios con tres miembros.  
  • Los tres miembros del grupo son notificados al mismo tiempo. 
  • Solo el primer abonado en completar la acción del grupo es necesario para mover el flujo de firma al siguiente destinatario.
• El destinatario 6 es un destinatario individual.

(Ver motivo 3 a continuación)

Crear un flujo de trabajo híbrido

Un flujo de trabajo híbrido comienza con un orden de firma secuencial. Después de habilitar el orden de firma, cada paso de enrutamiento puede contener un destinatario individual, un grupo de destinatarios paralelos o un grupo de destinatarios.
Utilice un paso de grupo cuando sea necesario que múltiples personas actúen antes de que el acuerdo avance.

Revisar el recuento de participantes antes de enviar

Para un rendimiento óptimo, los flujos de trabajo híbridos deben incluir menos de 50 participantes en total. Cuente cada destinatario individual y cada abonado de un grupo de destinatarios hacia el total.

Por ejemplo:

• 5 destinatarios individuales = 5 participantes.
• 1 grupo de destinatarios con 10 miembros = 10 participantes.
• 1 grupo paralelo con 3 miembros = 3 participantes.
• 5 destinatarios individuales más un grupo de destinatarios de 10 miembros más un grupo paralelo de 3 miembros = 18 participantes en total.

Los flujos de trabajo híbridos más grandes pueden resultar más difíciles de revisar, modificar y solucionar. También pueden tardar más en procesar, especialmente si el acuerdo se modifica después de enviarse.

Si el flujo de trabajo requiere 50 participantes o más, considere dividir el proceso en acuerdos separados o simplificar la estructura de enrutamiento antes del envío.

Prácticas recomendadas

• Utilice flujos de trabajo híbridos cuando el orden de firma sea importante, pero varios destinatarios necesiten actuar durante la misma fase.
• Usar un grupo de destinatarios paralelos cuando cada destinatario del paso deba completar su acción.
• Usar un grupo de destinatarios cuando cualquier miembro permitido del grupo pueda actuar en un paso de destinatario.
• Usar nombres de grupo claros para que los remitentes y administradores puedan entender la secuencia de enrutamiento más tarde.
• Mantener el recuento de participantes por debajo de 50 siempre que sea posible.
• Revisar la secuencia de destinatarios antes del envío.
• Use flujos de trabajo de envío personalizados para patrones de enrutamiento repetibles y críticos para la empresa que no deberían reconstruirse manualmente cada vez.
• Evitar agregar grupos grandes a menos que los miembros realmente necesiten participar en el mismo paso del acuerdo.

Aspectos que conviene conocer antes del envío

• Un flujo de trabajo híbrido debe comenzar como un flujo de firma secuencial.
• Un grupo de destinatarios paralelos contiene varios destinatarios individuales en el mismo paso de enrutamiento. Todos los destinatarios del grupo de destinatarios paralelos deben completar sus acciones antes de que el acuerdo continúe.
• Los miembros de un grupo de destinatarios paralelos pueden completar sus acciones en cualquier orden.
• Un grupo de destinatarios es un paso de destinatario con varios miembros del grupo.
• La finalización del grupo de destinatarios depende de la configuración del grupo. Si solo se requiere un miembro, el acuerdo avanza después de que un miembro complete la acción del grupo.
• Un flujo de trabajo híbrido puede incluir uno o más grupos de destinatarios paralelos o grupos de destinatarios, según las necesidades de enrutamiento del acuerdo.
• Cuente cada destinatario individual y cada miembro del grupo de destinatarios al revisar el recuento total de participantes.
• La orientación de menos de 50 participantes es una recomendación de buenas prácticas para el rendimiento y la capacidad de administración, no un límite estricto del sistema.
• Los flujos de trabajo híbridos más grandes pueden ser más difíciles de revisar, modificar y solucionar problemas, especialmente después del envío.
• Los sellos electrónicos no son compatibles con flujos de trabajo de firma híbrida.