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Exportaciones de informes y datos

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar un usuario
    2. Añadir usuarios en bloque
    3. Añadir usuarios desde el directorio
    4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    5. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    6. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    7. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    8. Editar los miembros del grupo de un usuario
    9. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    10. Promover un usuario a una función de administrador
    11. Tipos de identidad de usuario y SSO
    12. Cambiar identidad de usuario
    13. Autenticar usuarios con MS Azure
    14. Autenticar usuarios con la federación de Google
    15. Perfiles de productos
    16. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Flujos de trabajo de firma automática
      3. Enviar en bloque
      4. Formularios web
      5. Flujos de trabajo de envío personalizado
      6. Flujos de trabajo de Power Automate
      7. Documentos de la biblioteca
      8. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      9. Visibilidad limitada de los documentos
      10. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      11. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      12. Incluir una imagen en el correo electrónico
      13. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      14. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      15. Combinar varios documentos en uno solo
      16. Carga de un documento firmado
      17. Delegación para usuarios de mi cuenta
      18. Permitir delegar a destinatarios externos
      19. Autoridad para firmar
      20. Autoridad para enviar
      21. Potestad para añadir sellos electrónicos
      22. Establecer la zona horaria predeterminada
      23. Establecer un formato de fecha predeterminado
      24. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      25. Permisos de administrador de grupos
      26. Reemplazar destinatario
      27. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      28. Mensajería en el producto y guías
      29. PDF accesibles
      30. Nueva experiencia de creación
      31. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Grupos de destinatarios
      6. Campos obligatorios
      7. Adjuntar documentos
      8. Integración de campos
      9. Modificar acuerdos
      10. Nombre del acuerdo
      11. Idiomas
      12. Mensajes privados
      13. Tipos de firma permitidos
      14. Recordatorios
      15. Protección con contraseña de documentos firmados
      16. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      17. Protección de contenidos
      18. Habilitar transacciones de Notarize
      19. Caducidad del documento
      20. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      21. Orden de las firmas
      22. Liquid Mode
      23. Controles de flujo de trabajo personalizado
      24. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      25. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Plantillas de correo electrónico personalizadas
      6. Habilitar notificaciones sin enlaces
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. eOriginal protección para papel mobiliario electrónico
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: destinatarios manuales
      3. Enviar en lote: carga de CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Seguimiento del uso de Power Automate
    4. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    5. Desencadenadores utilizados para flujos
    6. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    7. Administrar flujos
    8. Editar flujos
    9. Compartir flujos
    10. Deshabilitar o habilitar flujos
    11. Eliminar flujos
    12. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

Visión general de Exportaciones de datos y Gráficos de informes

La nueva Experiencia de informes permite a los usuarios de los niveles de servicio Enterprise y Business crear, guardar y administrar sus propios informes personalizados y exportaciones de datos en una vista personalizada.

Los informes son plantillas que devuelven uno o varios gráficos con un resumen de los datos del acuerdo según los haya definido el usuario. El número y el tipo de informes disponibles para el usuario vienen determinados por el nivel de autoridad del usuario en el sistema y el ámbito de permisos aplicado a su ID de usuario.

Las exportaciones de datos proporcionan un método para que los usuarios extraigan datos de campo específicos de los acuerdos dentro de su ámbito de autoridad. Los usuarios pueden aplicar filtros para enfocar el conjunto de datos devuelto por usuario, grupo, flujo de trabajo o nombre del acuerdo.

Dentro del conjunto de acuerdos filtrados, el usuario puede definir los campos individuales que se exportarán a un archivo CSV, lo que desordena la exportación de cualquier dato transaccional que no necesite.

Ejemplo de exportación de datos

Los tipos de informe incluyen los siguientes:

  • Acuerdos (Todos los usuarios): los informes de acuerdos devuelven las métricas de actividad del acuerdo, como las tasas de finalización, el tiempo de finalización, el uso del flujo de trabajo, las tendencias de volumen y las tendencias de remitente/grupo. Hay once gráficos del Acuerdo.
  • Consumo de transacciones (Todos los usuarios): devuelve el volumen de transacciones a través del sistema por usuario, grupo, flujo de trabajo o tendencia de volumen global. Hay cuatro gráficos de Consumo de transacciones.
  • Usuarios (En desarrollo): los informes de usuarios se centran en las métricas de usuario, como los usuarios/grupos creados, las tendencias de crecimiento de usuarios/grupos y la actividad de los usuarios. Hay seis gráficos de Usuario planificados.
  • Configuración de Auditoría de actividad (Solo administradores): los administradores tienen acceso para ejecutar un informe especial que devuelva la actividad de nivel de configuración para sus usuarios, grupo o toda la cuenta, en función del nivel de autoridad del administrador.
Nota:

El tipo de informe de Usuarios se incluye en esta documentación para mayor concienciación, pero está actualmente en desarrollo y no está disponible en la versión actual.

Una vez haya iniciado sesión, seleccione Informes en el menú superior de la pantalla de inicio.

Tablero predeterminado (información general)

Cuando la nueva experiencia de Informes se abre por primera vez, se carga el tablero predeterminado.

El tablero carga automáticamente una descripción general del tráfico del acuerdo de los siete días anteriores. Este contiene un resumen en la parte superior y tres gráficos que muestran el porcentaje de acuerdos completados, la tendencia del volumen total del acuerdo y el tiempo medio que tarda en completarse un acuerdo.

Página de aterrizaje predeterminada con las cuatro áreas de interés numeradas

El usuario dispone de dos botones para crear nuevos informes o exportar contenido:

Botones para crear nuevos informes o exportaciones de datos

  • Nueva exportación: una nueva solicitud de exportación permite al usuario definir un rango de acuerdos y, a continuación, exportar los valores de nivel de campo de esos acuerdos.
    • Por ejemplo, un formulario de confirmación adjunto a un evento en el que se puede seleccionar una opción de comida y escribir consideraciones especiales
    • Entonces, el creador del formulario web puede seleccionar los acuerdos (filtrados por el nombre del formulario web) y extraer los campos del formulario (nombre, preferencia de comida, notas, etc.) en un archivo CSV.
  • Nuevo informe: un nuevo informe permite al usuario generar un panel de datos del acuerdo que incluye uno o más gráficos. Se utilizan diferentes tipos de gráficos en función del contexto:
    • Acuerdos completados es un gráfico de velocímetro
    • Tiempo para completar la tendencia es un gráfico de líneas
    • Acuerdos por remitente o grupo es un gráfico de barras
    • Finalización del acuerdo por el remitente es un gráfico de dispersión

Tanto las exportaciones como los informes permiten que el usuario guarde la plantilla para utilizarla en el futuro en su lista personal de exportaciones e informes.

Solo las exportaciones permiten al usuario descargar un archivo CSV de los datos solicitados.

El carril izquierdo de la pantalla proporciona vínculos para ver el contenido de los informes del usuario y las exportaciones de datos. El carril tiene hasta cinco vínculos para seleccionar:

La lista de resumen de todos los informes disponibles para el usuario por tipo de informe

Resumen: permite al usuario ver los datos de su acuerdo durante los siete días naturales anteriores. Básicamente, vuelve a cargar el tablero predeterminado en la página de aterrizaje.

Tipos de informes: los tres tipos de informes (Acuerdos, Consumo de transacciones y Usuarios) tienen su propio vínculo en el que se puede hacer clic para abrir la lista completa de informes para ese tipo. Tenga en cuenta que los informes siempre recopilan los datos actuales para su configuración de filtro (por ejemplo, los últimos 30 días) cuando se abren para visualizarlos.

  • El número situado después del tipo de informe indica el número total de informes disponibles para ese tipo.
  • Los informes se muestran con la última modificación en la parte superior.
  • Cada tipo de informe tiene dos informes predeterminados que siempre están en la parte superior de la lista y no se pueden eliminar:
    • {Type} para la semana: muestra una compilación de todos los gráficos específicos de tipo disponibles para los siete días anteriores.
    • {Type} para el mes: muestra una compilación de todos los gráficos específicos de tipo disponibles para los 30 días anteriores.

Cada listado de tipo de informe tiene el mismo formato de página con cuatro columnas:

  • Nombre del informe: el nombre proporcionado por el creador del informe.
  • Iconos activos: si el informe tiene una programación configurada, aparece un icono de calendario azul.
  • Fecha de creación: marca de fecha y hora de creación del informe. El cambio de zona horaria se basa en la zona horaria establecida para el grupo principal del usuario.
  • Última vista: indica la marca de fecha y hora de la última vez que se visualizó el informe.
Tenga en cuenta que al pasar el ratón por encima de cualquier registro de informe se muestra un botón Abrir, que se puede utilizar como una acción rápida para visualizar el informe.
Además, hay varias opciones para administrar el informe, a las que se tiene acceso seleccionando los puntos suspensivos del extremo derecho del registro. Estas opciones son las siguientes:
  • Duplicar: realiza una copia del informe que se puede editar y guardar con un nuevo nombre (según sea necesario).
  • Cambiar nombre: abre un campo de edición para cambiar el nombre del informe.
  • Eliminar: elimina el informe. Esta acción es irrevocable.
  • Abrir: abre el informe para su visualización.
    • La misma funcionalidad que el botón de acción rápida Abrir.
    • También es posible editar la configuración de un informe abierto y guardarlo con el nombre existente.
      • Si se desea un nuevo nombre, primero debe duplicar el informe.
  • (Editar) Programación: abre la interfaz para crear una nueva programación o editar una existente.
  • Enviar ahora: abre la interfaz para enviar por correo electrónico una copia del informe inmediatamente.
La lista de informes con un registro resaltado, que muestra el botón de acción rápida Abrir

Exportaciones (N): proporciona una lista de todas las exportaciones de datos creadas y guardadas por el usuario. Tenga en cuenta que una exportación de datos es un informe estático una vez generado y debe actualizarse explícitamente para actualizar los datos.

El recuento del diseño de página Exportaciones contiene seis columnas:

  • Nombre de exportación: el nombre de exportación definido por el usuario cuando se crea.
  • Iconos activos: dos iconos pueden ser visibles:
    • Editar programación: si la exportación tiene configurada una programación, aparece un icono de calendario azul.
    • Descargar: si una exportación de datos tiene una exportación lista, aparece un icono de descarga.
  • Estado: el estado actual de la exportación. Cuando se crea una exportación por primera vez, la compilación de los datos puede tardar algún tiempo.
    • Listo: una vez que la exportación se ha creado por completo, se muestra el estado Listo. Solo se pueden descargar las exportaciones que estén listas.
    • Cuando una exportación está aún en proceso de creación, se muestra una barra de procesamiento hasta que esté Lista.
  • Tipo de datos: identifica el tipo de datos que contiene la exportación (Acuerdo, Consumo de transacciones o Usuario)
  • Fecha de creación: la marca de fecha/hora de creación del informe. El cambio de zona horaria se basa en la zona horaria establecida para el grupo principal del usuario.
  • Última vista: indica la marca de fecha/hora de la última apertura del informe. Esta marca de tiempo no requiere que la exportación se modifique y se vuelva a guardar para actualizarse.

Tenga en cuenta que al pasar el ratón sobre cualquier registro de exportación se muestra un botón Abrir como una acción rápida. 

Además, hay varias opciones para administrar el informe, a las que se tiene acceso seleccionando los puntos suspensivos del extremo derecho del registro. Estas opciones son las siguientes:

  • Actualizar: actualiza el contenido incluido en la exportación a los datos más recientes. Si el informe no se ha actualizado, se muestran los datos anteriores.
  • Duplicar: hace una copia del informe que se puede editar y guardar según sea necesario.
  • Cambiar nombre: abre un campo de edición para cambiar el nombre del informe.
  • Eliminar: elimina los datos de exportación. Esta acción es irrevocable.
  • Abrir: abre la exportación para volver a configurar los valores de campo que se van a incluir en el CSV.
    • Tiene la misma funcionalidad que el botón de acción rápida Abrir.
  • (Editar) Programación: abre la interfaz para crear una nueva programación o editar una existente.
  • Descargar: descarga un archivo CSV del contenido de exportación. Se solicita al usuario que proporcione un nombre de archivo antes de la descarga.
    • Tiene la misma funcionalidad que el botón de acción rápida Descargar.
  • Enviar ahora: abre la interfaz para enviar por correo electrónico una copia del informe o exportarlo inmediatamente.
Exportar registro con el menú de opciones abierto y el botón Abrir resaltado

La fase de presentación contiene el resumen del informe y los gráficos:  

Fase de presentación

En la parte inferior de la página hay una lista desplegable de los últimos informes utilizados o creados, con los más recientes cerca de la parte superior.  

Los dos informes predeterminados (por tipo de informe) están fijados en la parte superior de la lista y no se pueden editar, cambiar de nombre ni eliminar. Son los siguientes:

  • {Report Type} para el mes: crea una vista de panel completa de los datos de acuerdos del usuario que ha iniciado sesión durante los 30 días naturales anteriores.
  • {Report Type} para la semana: idéntico al informe anterior, salvo que el plazo abarca únicamente los siete días naturales anteriores.
La sección de informes recientes con el menú de opciones expuesto y los iconos de acciones rápidas resaltados

Al pasar el ratón por encima de cualquier informe o registro de exportación, se muestran los botones de acción rápida:

  • Abrir: según el tipo de registro (Informe o Exportación):
    • Los informes abren una vista del informe. El gráfico y los filtros del informe se pueden cambiar y el puerto se puede guardar con la nueva configuración.
    • Las exportaciones abren la configuración de campo para la exportación, lo que permite volver a configurar y guardar la exportación.
  • Descargar (solo exportaciones): pone en cola un archivo CSV descargable.

Además, hay varias opciones comunes para administrar las exportaciones e informes recientes, a las que se accede seleccionando los puntos suspensivos del extremo derecho del registro. Estas opciones son las siguientes:

  • Actualizar (solo exportaciones): actualiza el contenido incluido en la exportación a los datos más recientes. Si el informe no se actualiza, se muestran los datos anteriores.
  • Duplicar: hace una copia del informe que se puede editar y guardar según sea necesario.
  • Cambiar nombre: abre un campo de edición para cambiar el nombre del informe.
  • Eliminar: elimina los datos de exportación. Esta acción es irrevocable.
  • Descargar (solo exportaciones): descarga un archivo CSV del contenido de exportación. Se solicita al usuario que proporcione un nombre de archivo antes de la descarga.
    • Tiene la misma funcionalidad que el botón de acción rápida Descargar.
  • Abrir: tiene las mismas funciones que los botones de acción rápida. Dependiendo del tipo de registro (Informe o Exportación):
    • Los informes abren una vista editable del informe.
    • Las exportaciones abren la configuración de campo editable para la exportación.

Filtrado de exportaciones e informes

La mayoría de las cuentas generan suficiente volumen para requerir que se limite el conjunto de datos del acuerdo y que se devuelvan solo los valores de un lapso de tiempo, evento o flujo de trabajo seleccionados.

Tanto las exportaciones como los informes utilizan el mismo sistema de filtrado principal para limitar el número de acuerdos que se incluyen en el conjunto de datos devuelto.

Puede limitar el conjunto de datos mediante lo siguiente:

  • Intervalo de fechas: limita el conjunto de datos devuelto a un cuadro de tiempo basado en la Fecha de creación del acuerdo
  • Filtros de flujo de trabajo: limita el conjunto de datos devuelto en función de los valores conocidos del flujo de trabajo en relación con el acuerdo.
    • Si no se selecciona ningún filtro, se devuelven todos los acuerdos dentro del rango de datos.
    • Los filtros del flujo de trabajo se suman. Todos los acuerdos que se ajustan a uno (o más) de los filtros se incluyen en el conjunto de datos devuelto.
    • Las categorías de filtrado son las siguientes:
      • Remitente: filtrado basado en los usuarios remitentes de su cuenta
      • Flujo de trabajo: filtros basados en el flujo de trabajo utilizado para enviar el acuerdo
      • Nombre del acuerdo: filtrar por el nombre de los acuerdos. Ideal para acuerdos de formularios web y otras fuentes que utilizan un nombre de acuerdo común
      • Grupo: filtrar acuerdos en función de los grupos desde los que se enviaron
Configuración de exportación de datos que muestra los filtros de fecha y flujo de trabajo expandidos

Cuando se seleccionan, los filtros de flujo de trabajo exponen un subfiltro para permitir al usuario seleccionar de forma explícita entre los valores de ese tipo de filtro conocidos por el usuario (mediante una lista desplegable de selección múltiple).

El usuario puede escribir una cadena en el campo para generar una lista de valores que coincidan.

Es posible seleccionar varios valores.

Subfiltros de objeto

Exportaciones de datos

Las exportaciones de datos están disponibles para todos los usuarios y permiten la exportación de datos de acuerdos de nivel de campo.

Cada exportación es una descarga estática de los datos disponibles en el momento en que se crea la exportación. Para actualizar los datos de una exportación, primero deben actualizarse los datos.

Se pueden crear exportaciones para recuperar datos en el contexto de Acuerdos, Consumo de transacciones y Usuario.

Los datos de campo exportados se seleccionan de forma explícita cuando se crea la exportación y se pueden editar en cualquier momento.

Gráficos de informes

La disponibilidad de los gráficos de informes depende del nivel de autoridad del usuario en el sistema de Acrobat Sign.

Gráficos disponibles actualmente:

  • Once gráficos de acuerdo
  • Una Auditoría de configuración de actividad (disponible solo para administradores)
  • Cuatro gráficos de consumo de transacciones
En desarrollo:
  • Seis gráficos de usuario
Tipo de informe Gráfico
Usuarios Administradores de grupo Administradores de cuentas
Acuerdo Acuerdos completados
Acuerdo Tiempo medio para completar
Acuerdo Acuerdos por flujo de trabajo
Acuerdo Compleción del acuerdo por flujo de trabajo
Acuerdo Tiempo para completar la tendencia
Acuerdo Tendencia de volumen de acuerdos
Acuerdo Tiempo para completar el acuerdo
Acuerdo Acuerdos por remitente No*
Acuerdo Acuerdos completados por remitente No*
Acuerdo Acuerdos por grupo No** No**
Acuerdo Acuerdo completado por grupo No** No**
Auditorías de actividad de configuración Registro de auditoría de actividad de configuración
No
Consumo de transacciones Tendencia del volumen de transacciones No** No**
Consumo de transacciones Transacciones por el remitente No** No**
Consumo de transacciones Transacciones por grupo No** No**
Consumo de transacciones Transacciones por flujo de trabajo No** No**

*Estos informes se habilitan si se concede al usuario acceso a los datos de los grupos a los que pertenece.

** Estos informes se habilitan si se concede al usuario acceso a los datos de toda la cuenta.

Formato de gráfico

Los gráficos de Acuerdo y Transacción se crean con el mismo diseño y funcionalidad:

  1. El nombre del gráfico guardado se muestra en la parte superior
  2. Los filtros aplicados actualmente al gráfico se generan como se muestra. Se pueden editar todos los filtros:
    • Todos los gráficos: indica los gráficos mostrados. Se pueden añadir uno o más gráficos y quitar el original.
    • Intervalo de fecha: se puede actualizar el ámbito de fechas de los acuerdos utilizados para generar el gráfico.
    • Filtros: añada o cambie el filtro de Flujo de trabajo, Remitente, Nombre del acuerdo o Grupo.
  3. El resumen numérico de los acuerdos basado en el estado.
  4. El gráfico.
  5. Datos de tabla, permite el acceso a lo siguiente:
    • Ver los detalles del gráfico: una vista más grande solo del gráfico en sí.
    • Ver tabla de datos: una representación basada en tablas del gráfico.
    • Ver datos sin procesar: una tabla con los acuerdos individuales utilizados para generar el gráfico.
Nota:

Editar y guardar un informe existente no permite cambiar el nombre del informe con la nueva configuración.

Si desea crear una nueva variante de un informe, primero duplíquelo y nombre el duplicado de acuerdo con la naturaleza del nuevo informe.

Diseño del gráfico

Los gráficos de barras, líneas y dispersión proporcionan detalles cuando el puntero se sitúa sobre un elemento de datos de gráfico.

Elementos de datos de gráfico

Ejemplos de gráficos de Acuerdo

Informe: acuerdos completados

Informe: tiempo medio para completar

Informe: acuerdos por flujo de trabajo

Informe: compleción del acuerdo por flujo de trabajo

Informe: tiempo para completar la tendencia

Informe: tendencia de volumen de acuerdo

Informe: Tiempo de compleción del acuerdo

Informe: acuerdo por remitente

Informe: acuerdos completados por el remitente

Informe: acuerdos por grupo

Informe: compleción del acuerdo por grupo

Ejemplos de gráficos de Consumo de transacciones

Informe: tendencia del volumen de transacciones

Informe: transacciones por remitente

Informe: Transacciones por grupo

Informe: Transacciones por flujo de trabajo

Auditorías de actividad de configuración

El informe de Auditorías de configuración de actividad es un tipo de informe concreto que permite a los administradores tener visibilidad (y un registro auditable) de cualquier cambio en la configuración aplicado a un usuario, grupo o la cuenta en su conjunto.

  • Los usuarios no tienen acceso al informe.
  • Los administradores de nivel de grupo pueden generar informes para todos los grupos en los que tengan autoridad de administración y para cualquier usuario con un grupo principal bajo el control del administrador.
  • Los administradores de nivel de cuenta pueden revisar la configuración de nivel de cuenta, además de todas las configuraciones de nivel de grupo y de usuario dentro de la cuenta.

Solo hay un tipo de informe disponible, el Registro de auditoría de configuración de actividad, que genera un informe que contiene lo siguiente:

  • Fecha en que se realizó el cambio
  • La configuración que se ha cambiado
  • El valor antiguo del ajuste
  • El nuevo valor del ajuste
  • El destinatario del cambio (usuario, grupo, cuenta)
  • El nombre del destinatario; la dirección de correo electrónico del destinatario se imprime con el nombre
  • El Actor que ejecutó el cambio
  • La dirección IP que el Actor estaba utilizando cuando se ejecutó el cambio.
Nota:

La auditoría de actividad de configuración solo puede devolver los cambios registrables después del 19 de julio de 2023. Esta es la fecha en la que se inició la recopilación de informes y no se pueden registrar las modificaciones preexistentes.

Registro de auditoría de configuración de actividad con varias entradas mostradas

Se notifican todas las actualizaciones de la configuración del sistema en el nivel de cuenta y de grupo.

Las actualizaciones de los usuarios se notifican parcialmente:

Eventos notificados

Eventos no notificados

Añadir o quitar la autoridad para enviar acuerdos

Promoción o democión de un administrador de cuenta o de grupo

Añadir o quitar autoridad para firmar acuerdos

Agregar o quitar miembros del grupo

Añadir o quitar autoridad para utilizar sellos electrónicos

Mover a un usuario dentro o fuera de un grupo

Configurar firmante delegado automáticamente

Marcar un usuario como Inactivo

Actualizar usuario para añadir o quitar la autoridad de administrador de privacidad

Eliminar un usuario con las herramientas del RGPD

Adición de una aplicación API

Todas las actividades de uso compartido

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