Funciones de los destinatarios en el envío de documentos
Los niveles de servicio de Adobe Acrobat Sign para Business y Enterprise tienen la opción de ampliar las funciones de los destinatarios del acuerdo, más allá de la función de Firmante, para cumplir mejor los requisitos de sus flujos de trabajo. Actualmente se pueden activar las funciones siguientes:
- Firmante (activada siempre para todos los clientes)
- Aprobador (solo Small Business, Business y Enterprise)
- Aceptante (solo enterprise)
- Destinatario certificado (solo enterprise)
- Rellenador de formularios (solo Small Business, Business y Enterprise)
- Delegador (solo enterprise)
Cuando se activan las opciones correspondientes, se pueden configurar las funciones de los distintos destinatarios de un acuerdo de forma individual. La opción predeterminada es Firmante.
Para activar o desactivar las opciones de las funciones, inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de envío > Roles de destinatarios permitidos.
Los firmantes deben aplicar al menos una firma en un acuerdo. Esta función es la función predeterminada para los destinatarios. Cada firmante en una transacción debe tener asignado como mínimo un campo de firma obligatorio. Si el sistema no encuentra un campo de firma para el firmante, se genera automáticamente un bloque de firma al final del documento.
El hecho de que aparezca un bloque de firma significa que no se ha asignado correctamente un campo de firma.
Los aprobadores no están obligados a firmar ni interactuar con ningún campo. Lo único que los aprobadores deben hacer es incluir su nombre antes de enviar la transacción a los firmantes. Pueden asignarse campos a los aprobadores y, si estos campos son obligatorios, tendrán que rellenarlos.
La función de aprobador resulta útil en situaciones en las que se debe “aprobar” un documento antes de enviarlo al firmante.
Los aceptadores pueden considerarse técnicamente equiparables a los aprobadores en el sentido de que no necesitan aplicar una firma, pero si se les asignan campos de formulario, están disponibles para realizar las acciones correspondientes.
La función de aceptador resulta útil cuando el destinatario necesita reconocer una aceptación de un acuerdo sin aprobar formalmente el contenido.
Los destinatarios certificados no pueden tener ningún campo de formulario asignado (cero campos). Durante el proceso de “firma”, se les solicita que deleguen o rechacen el acuerdo, así como que acusen recibo.
- La delegación transfiere la función de destinatario certificado al delegado designado.
- Si un acuerdo se rechaza, esto supone su cancelación.
- Si se acusa el recibo de un acuerdo, este continúa con el ciclo de firma.
Esta función se ha diseñado específicamente para los clientes que tienen la necesidad de rellenar contenido del formulario durante el proceso de firma, pero carecen de los sistemas para crear documentos personalizados mediante programación o para insertar el contenido del campo de una base de datos en el formulario.
Los rellenadores de formularios pueden designarse en un ciclo de firma, aunque no deben aplicar firmas de ningún tipo. Se les pueden asignar todos los tipos de campo, como los campos de firma si se considera conveniente.
La función de delegador se ha diseñado para los flujos de trabajo en los que se requiere que una persona tome la decisión final acerca de quién es la persona correcta que debe firmar o aprobar el documento a continuación.
Esta función no reemplaza la opción ad hoc para que un firmante o aprobador delegue su participación. Específicamente, esta función se utiliza cuando se requiere una opción de enrutamiento o un punto de control humanos, en un flujo de trabajo donde se deben iniciar acuerdos sin conocer previamente la lista de destinatarios completa.
Cuando se selecciona la función de delegador, aparecen dos nuevos elementos: un icono y un menú. Este menú de segundo nivel permite elegir qué función debe especificarse en se ha delegado a. La opción predeterminada es la de firmante.
No se puede delegar a la función de delegador.
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