Configurar la conservación de Firma digital

Conservar firmas digitales existentes en archivos PDF cargados para flujos de trabajo de acuerdos compatibles.

Adobe Acrobat Sign puede conservar las firmas digitales existentes en los archivos PDF cargados en lugar de aplanarlas en una sola apariencia visual. Esto ayuda a las organizaciones a usar un PDF que se firmó digitalmente antes de la carga y aún requiere firmas adicionales en Acrobat Sign.

Cuando la conservación de firma digital está habilitada, Acrobat Sign realiza validación criptográfica ligera en firmas digitales existentes en documentos PDF cargados. Las firmas que pasan la validación se conservan cuando el acuerdo cumple los requisitos para la conservación de la firma digital.

Antes de empezar

• Usa esta configuración para flujos de trabajo que comienzan con un solo PDF cargado que contenga una firma digital.
• Los archivos que no son PDF y los acuerdos con múltiples documentos cargados no son compatibles.
• Las plantillas de biblioteca, formularios web, Enviar en lote, flujos de trabajo personalizados, plantillas de campos reutilizables, funciones de firmante en persona, firmar con testigo y transacciones de notarización no son compatibles.
• Los flujos de trabajo que aplican marcas de agua de documento o pies de página de transacción no son compatibles porque estos cambios modifican el PDF y pueden invalidar las firmas digitales existentes.
• Pruebe flujos de trabajo comunes antes de habilitar la configuración ampliamente, especialmente flujos de trabajo que usan integraciones o creación de acuerdos basada en API. 
  • Las cuentas de prueba pueden aplicar una marca de agua al documento que impida la prueba exitosa de la conservación de la firma digital.
• Las firmas digitales conservadas pueden limitar las opciones de creación porque agregar campos o cambiar el contenido del documento puede invalidar la firma existente.

Configuración

Disponibilidad

• Acrobat Sign Solutions: Compatible.
• Acrobat Sign for Government: Compatible.
• Acrobat Standard y Acrobat Pro: Compatible cuando las firmas digitales están disponibles para la cuenta.

Ámbito de configuración

Para acceder a esta configuración, vaya a Configuración de la cuenta > Firmas digitales > Conservación de firmas digitales.

La conservación de Firma digital se puede configurar a nivel de cuenta y grupo.

• La configuración a nivel de grupo anula la configuración a nivel de cuenta.
• Valor predeterminado: Deshabilitado.

Dependencias

• Las firmas digitales deben estar habilitadas para la cuenta.

Cambiar esta configuración no cambia los acuerdos que ya están creados. La configuración se evalúa cuando un remitente crea un nuevo acuerdo.

Controles

Preservar firmas digitales existentes en archivos PDF cargados

Cuando está habilitado, Acrobat Sign realiza validación criptográfica ligera en firmas digitales existentes en el PDF cargado. Las firmas que pasan la validación se conservan cuando el acuerdo cumple los requisitos para la conservación de Firma digital.

Cuando está deshabilitado, Acrobat Sign aún realiza validación criptográfica ligera en firmas digitales existentes en PDFs cargados. Las firmas que pasan la validación se acoplan durante el procesamiento estándar del documento, y solo se conserva su apariencia visual.

Si una firma digital existente no pasa la validación, Acrobat Sign muestra un error e impide la creación del acuerdo.

Condiciones de acuerdo admitidas

La conservación de firmas digitales solo se admite cuando el acuerdo cumple los requisitos.

Compatible:

• El acuerdo contiene un único documento PDF cargado.
• El PDF cargado ya contiene una firma digital.
• El acuerdo se crea a través de la aplicación web, una integración compatible o la API pública.
• Los acuerdos creados por API cumplen los mismos requisitos de elegibilidad que los acuerdos creados a través de la aplicación web.

No admitido

• Varios documentos cargados.
• archivos que no sean PDF.
• Plantillas de biblioteca.
• Formularios web.
• Enviar en lote.
• Flujos de trabajo personalizados.
• Plantillas de campos reutilizables.
• Flujos de trabajo que aplican una marca de agua de documento al PDF.
• Flujos de trabajo que aplican un pie de página de transacción.
• Funciones de firmante en persona.
• Firmar con un testigo.
• Transacciones notariales.

Si un acuerdo no cumple los requisitos, Acrobat Sign impide la creación del acuerdo y muestra un mensaje que explica qué se debe cambiar antes de que el remitente pueda continuar.

Cómo funciona la configuración

Cuando un remitente carga un PDF que contiene una firma digital existente, Acrobat Sign verifica si el acuerdo cumple los requisitos para la conservación de firmas digitales.

• Si la configuración está habilitada y el acuerdo cumple los requisitos, Acrobat Sign conserva la firma digital existente e impide acciones que podrían invalidarla.
• Si la configuración está deshabilitada, Acrobat Sign utiliza el procesamiento de documentos estándar. Las firmas digitales existentes que pasan la validación se aplanan y solo se conserva su apariencia visual.
• Si el PDF cargado contiene una firma digital existente que no supera la validación, Acrobat Sign impide la creación del acuerdo.

Comportamiento de creación

Cuando se aplica la conservación de firma digital, la experiencia de creación limita las acciones disponibles del remitente.

• Los tipos de campos no compatibles se filtran.
• Un mensaje informativo explica las opciones de creación disponibles.
• Las firmas digitales existentes se muestran, pero no se pueden seleccionar, editar o interactuar con ellas de ninguna otra manera.
• El cambio a la experiencia de creación clásica se bloquea.

Comportamiento del informe de auditoría

El informe de auditoría indica que el documento cargado ya contenía una firma digital.

El estado de validación, la fuente de confianza, los resultados de validación de marca de tiempo u otros detalles de validación de firma no se incluyen en este registro.

Prácticas recomendadas

• Habilite la conservación de firma digital solo para grupos que usen flujos de trabajo con un único PDF prefirmado.
• Utilice flujos de trabajo claramente definidos para que los remitentes sepan cuándo se aplica la conservación de la firma digital.
• Evite combinar la conservación de firma digital con flujos de trabajo que usen plantillas, capas de campos reutilizables, varios archivos, envío masivo o automatización de flujos de trabajo personalizada.
• Confirme que las integraciones y los procesos de envío basados en API cumplan los mismos requisitos que los acuerdos creados en web.
• Confirma si tu entorno de prueba aplica una marca de agua de documento antes de probar la conservación de la firma digital.
• No use la conservación de firma digital como una solución completa de validación de firma. Esto realiza solo una validación criptográfica ligera.
• Revise el acuerdo completado y el informe de auditoría para confirmar que el acuerdo se completó correctamente.

Cosas que debe saber

• La conservación de firma digital se aplica cuando un remitente crea un nuevo acuerdo y carga un PDF que contiene una firma digital existente.
• Los acuerdos que no cumplen los requisitos se bloquean antes de la creación para que el remitente pueda corregir la configuración del acuerdo.
• La conservación de la firma digital se bloquea cuando el flujo de trabajo aplica una marca de agua de documento o un pie de página de transacción, ya que estos procesos reescriben el PDF y pueden invalidar las firmas digitales existentes.
• Cuando se aplica la conservación de firma digital, las opciones de creación se limitan para ayudar a prevenir cambios que podrían invalidar la firma conservada.
• Las firmas digitales existentes son visibles durante la creación, pero no se pueden seleccionar, editar o interactuar con ellas de ninguna otra manera.
• Se bloquea el cambio a la experiencia de creación clásica cuando se aplica la conservación de firma digital.
• El informe de auditoría indica que el documento cargado ya contenía una firma digital, pero no incluye el estado de validación, la fuente de confianza, los resultados de validación de marca de tiempo u otros detalles de validación de firma.
• La conservación de firma digital realiza solo una validación criptográfica ligera. No la use como una solución completa de validación de firma.