Overzicht

Dit document bevat stappen die Workday-klanten moeten uitvoeren om Adobe Sign te integreren in hun Workday-tenant. Dit document is een installatiegids en is niet bedoeld als een alomvattende trainingsgids voor Workday.

Als u Adobe Sign wilt gebruiken in Workday, dient u te weten of te leren hoe u Workday-items, zoals een framework voor bedrijfsprocessen, de set-up en configuratie van tenants, rapporten en Workday Studio-integratie, kunt instellen en aanpassen.

Dit zijn de geavanceerde stappen voor het voltooien van de integratie:

  • Activeer uw beheerdersaccount in Adobe Sign (alleen nieuwe klanten)
  • Configureer een groep in Adobe Sign die de gebruiker/sleutel voor Workday-integratie bevat
  • Neem contact op met de ondersteuning van Adobe Sign om de integratie-instellingen in te schakelen/te verifiëren
  • Genereer een integratiesleutel in Adobe Sign
  • Installeer de integratiesleutel in de Workday-tenant

Uw Adobe Sign-account activeren

Bestaande klanten met bestaande accounts kunnen doorgaan naar de stap Adobe Sign configureren voor Workday

Een introductiespecialist van Adobe zal het account van nieuwe klanten van Adobe Sign die nog geen aanmeldingsgegevens hebben (in Adobe Sign) instellen voor Workday. Als dat is gebeurd, ontvangt u een e-mail ter bevestiging:

Afbeelding van de welkomste-mail van Adobe Sign

Volg de aanwijzingen in de e-mail om uw account te initialiseren. Het dashboard van Adobe Sign wordt dan afgebeeld.

De pagina met het dashboard van Adobe Sign

Adobe Sign configureren voor Workday

Voor de configuratie van Adobe Sign voor Workday dienen twee specifieke objecten te worden gegenereerd in het Adobe Sign-systeem:

  • Een Workday-groep
    Workday vereist een speciale 'groep' in het Adobe Sign-account om de integratiefuncties mogelijk te maken. De Adobe Sign-groep wordt alleen gebruikt om het Workday-gebruik van Adobe Sign te bepalen. Elk ander potentieel gebruik (Salesforce.com, Arriba, enz.) wordt hierdoor niet beïnvloed.
    Bijvoorbeeld: e-mailkennisgevingen worden onderdrukt voor de Workday-groep, zodat Workday-gebruikers alleen kennisgevingen ontvangen in hun Postvak IN van Workday.

  • Een gebruiker die verificaties uitvoert en de integratiesleutel beheert
    De groep mag slechts één beheerder op groepsniveau bevatten.  Dit is de gezaghebbende gebruiker die de integratiesleutel beheert. Het wordt aanbevolen een professioneel (maar bestaand) e-mailadres te gebruiken, zoals HR@mydomain.com. Door een professioneel e-mailadres te gebruiken in plaats van een persoonlijk e-mailadres, verlaagt u het risico dat de gebruiker en daarmee de integratie in de toekomst wordt uitgeschakeld.

Een gebruiker en een groep maken in Adobe Sign

Een gebruiker maken in Adobe Sign:

  • Meld u als accountbeheerder aan bij Adobe Sign
  • Navigeer naar Account > Gebruikers
  • Klik op het omcirkelde plusteken om een nieuwe gebruiker te maken
Afbeelding van het navigatiepad voor het maken van een nieuwe gebruiker

Er wordt een pop-up weergegeven met de vraag of u de gegevens van de nieuwe gebruiker kunt invullen:

  • Geef een professioneel e-mailadres op waartoe u toegang hebt
    • Deze gebruiker bewaart de integratiesleutel
    • Het e-mailadres moet een bestaand adres zijn voor de verificatie
  • Voer een toepasselijke waarde in voor de voor- en achternaam
  • Selecteer [Nieuwe groep maken voor deze gebruiker] in de keuzelijst Gebruikersgroep
  • Typ bij Nieuwe groepsnaam een begrijpelijke naam, zoals Workday
  • Klik op Opslaan.
Het deelvenster Gebruiker maken

Het pop-upvenster verdwijnt en de pagina Gebruikers verschijnt weer.  De nieuwe gebruiker wordt nu vermeld, met de status GEMAAKT.

Een weergave van de nieuwe gebruiker met de status Gemaakt

De status Gemaakt geeft aan dat de gebruiker zijn e-mailadres nog niet heeft geverifieerd.

  • Meld u aan bij het postvak IN van de nieuwe gebruiker
  • Zoek de e-mail "Welkom bij Adobe Sign"
  • Klik op Klik hier om uw wachtwoord in te stellen
  • Het wachtwoord instellen
    • Met deze handeling wordt de status van de gebruiker in het systeem gewijzigd in ACTIEF
Afbeelding van de net geactiveerde gebruiker

De verifiërende gebruiker definiëren

De nieuwe gebruiker bevorderen in de Workday-groep:

  • Navigeer naar de pagina Gebruikers (als deze nog niet wordt afgebeeld)
  • Dubbelklik op de gebruiker in de Workday-groep
    • Hiermee opent u een pagina Bewerken voor gebruikersmachtigingen
  • Schakel het vakje Gebruiker is een groepsbeheerder in
  • Klik op Opslaan.
Afbeelding van het deelvenster Eigenschappen waarin wordt getoond hoe u een groepsbeheerder kunt definiëren.

Instellingen verifiëren bij de ondersteuning van Adobe Sign

De ondersteuning van Adobe Sign dient de groep en de beheerder in de omgeving van het Adobe Sign te configureren om de integratiefuncties in te schakelen. Als u een bestaande klant bent met een reeds ingesteld account, kunt u contact opnemen met uw Succes Manager om ervoor te zorgen dat dit gebeurt.

 

Nieuwe klanten aan wie geen Success Manager is toegewezen, kunnen rechtstreeks contact opnemen met de ondersteuning om te verifiëren of het account volledig is geconfigureerd:

  • Open een ticket bij de ondersteuning van Adobe Sign
  • Geef de volgende informatie op:
    • De naam van de groep die u hebt gemaakt
    • Het e-mailadres van de beheerder van de Workday-groep
  • Vraag het volgende:
    • Verificatie dat de groep en de gebruiker zijn geconfigureerd voor toegang tot Workday

Een integratiesleutel genereren

Nadat verificatie is ontvangen dat de groep en de gebruiker op de juiste wijze zijn ingeschakeld, beschikt de beheerder op groepsniveau over de rechten om toegangstokens (integratiesleutels) te genereren.

Voor nieuwe installaties dient een integratiesleutel gegenereerd te worden in Adobe Sign die vervolgens moet worden ingevoerd in Workday. Deze sleutel bevestigt dat de Adobe Sign- en Workday-omgevingen elkaar kunnen vertrouwen en inhoud kunnen uitwisselen. 

Een integratiesleutel genereren in Adobe Sign:

  • Meld u aan als beheerder op groepsniveau in Adobe Sign
  • Navigeer naar Account > Persoonlijke voorkeuren > Toegangstokens
  • Klik op het omcirkelde pluspictogram rechts in het venster
Het navigatiepad naar de pagina Toegangstokens

De interface Integratiesleutel maken wordt geladen:

Geef een intuïtieve naam op voor uw sleutel (bijv. Workday)

Voor de integratiesleutel moeten de volgende elementen zijn ingeschakeld:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Het deelvenster Integratiesleutel maken
  • Klik op Opslaan wanneer de sleutel is geconfigureerd.

 

De pagina Toegangstokens verschijnt met de sleutels die zijn ontworpen in uw account.

  • Klik op de sleuteldefinitie die voor Workday is gemaakt
    • De koppeling Integratiesleutel verschijnt boven aan de definitie
  • Klik op de koppeling Integratiesleutel
De koppeling Integratiesleutel

De integratiesleutel wordt wordt getoond.

  • Kopieer deze sleutel en sla deze op een veilige plaats op voor de volgende stap
  • Klik op OK
De integratiesleutel

De Workday-tenant configureren

De integratiesleutel installeren

Als u de integratiesleutel installeert in de Workday-tenant, stelt u een vertrouwensrelatie in met Adobe Sign. Als die relatie eenmaal is ingesteld, kan aan elk willekeurig bedrijfsproces een stap Document bekijken worden toegevoegd. Deze stap maakt het ondertekeningsproces mogelijk.

 

Opmerking: Adobe Sign is in de volledige Workday-omgeving voorzien van de merknaam "Adobe Document Cloud".

 

De integratiesleutel installeren:

  • Meld u als accountbeheerder aan bij Workday
  • Zoek naar Tenant-instellingen bewerken - Bedrijfsprocessen

 

De pagina Tenant-instellingen bewerken - Bedrijfsprocessen wordt geladen.  Vier velden op deze pagina hebben betrekking op de integratie met Adobe Sign:

Adobe Document Cloud erkennen – een vaststaande bevestigingstekst voor de integratie.

API-sleutel Adobe Document Cloud – waar de integratiesleutel is geïnstalleerd

E-mailadres afzender Adobe Document Cloud – het e-mailadres van de beheerder op groepsniveau in Adobe Sign

Documenten in afwachting van elektronische ondertekening verwijderen wanneer document wordt geannuleerd – een optionele configuratie die documenten uit de ondertekeningscyclus verwijdert wanneer een document wordt geannuleerd in Workday.

De pagina Tenant-instellingen bewerken - Bedrijfsprocessen

Voltooi de installatie:

  • Plak uw integratiesleutel in het veld Integratiesleutel Adobe Sign-API
  • Typ het e-mailadres van de beheerder op groepsniveau (gemaakt in Adobe Sign) in het veld E-mailadres afzender Adobe Document Cloud
  • Klik op OK
De invoervelden voor de integratiesleutel en het e-mailadres van de sleutelhouder

De functionaliteit van Adobe Sign kan nu worden toegevoegd aan elk bedrijfsproces door een stap Document bekijken toe toe voegen en deze te configureren voor het gebruik van eSign by Adobe als het type e-handtekening.

De stap Document bekijken configureren

Het document voor de stap Document bekijken kan een statisch document zijn, een document dat door de stap Document genereren in hetzelfde bedrijfsproces is gegenereerd of een opgemaakt rapport dat is gemaakt met de Workday Report Designer. U kunt al deze documenten verbeteren met Adobe-tekstlabels om de vormgeving en positie van specifieke componenten voor Adobe Sign te bepalen. De documentbron moet zijn opgegeven in de definitie van het bedrijfsproces. Het is niet mogelijk om een ad-hocdocument te uploaden terwijl het bedrijfsproces wordt uitgevoerd.

Uniek voor het gebruik van Adobe Sign met een stap Document bekijken is de mogelijkheid tot achtereenvolgende ondertekeningsgroepen. Zo kunt u functiegebonden groepen opgeven die documenten op volgorde ondertekenen. Parallelle ondertekeningsgroepen worden niet ondersteund.

Raadpleeg deze snelstartgids voor hulp bij het configureren van de stap Document bekijken:
https://helpx.adobe.com/nl/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Ondersteuning

Workday-ondersteuning

Workday is de eigenaar van de integratie en fungeert als uw eerste contactpunt voor vragen over het bereik van de integratie, voor verzoeken om functies of in geval van problemen met het dagelijks functioneren van de integratie.

De Workday-gemeenschap heeft verschillende goede artikelen over het oplossen van integratieproblemen en over het genereren van documenten:

Problemen met de integratie van e-handtekeningen oplossen

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

De stap Document bekijken
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisch documenten genereren

https://community.workday.com/node/176443

Configuratietips voor het genereren van documenten met een werkaanbod

https://community.workday.com/node/183242

Ondersteuning voor Adobe Sign

Adobe Sign is de integratiepartner en u dient contact op te nemen met Adobe Sign als de integratie geen handtekeningen kan verkrijgen of als de kennisgeving voor handtekeningen in de wachtrij mislukt.

Klanten van Adobe Sign dienen contact op te nemen met hun CSM (Customer Success Manager) voor ondersteuning. U kunt ook de technische ondersteuning van Adobe bellen: 1-866-318-4100, wachten tot de lijst met producten wordt opgesomd en bij de aanwijzingen eerst op 4 en dan op 2 drukken.

Adobe-tekstlabels toevoegen aan documenten
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Configuratie en voorbeelden van Document bekijken
https://helpx.adobe.com/nl/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid