Navigeer naar een entiteitrecord (zoals Kans of Account) in Dynamics CRM en selecteer deze om deze te openen.
Laatst bijgewerkt op
17 mei 2024
|
Ook van toepassing op Adobe Acrobat Sign
- Adobe Acrobat Sign-integraties
- Nieuwe functies
- Productversies en levenscyclus
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Het pakket installeren
- Het pakket configureren
- Handboek
- Digitale verificatie inschakelen
- Handleiding voor ontwikkelaars
- Geavanceerde aanpassingshandleiding
- Veldtoewijzing en sjablonenhandleiding
- Gebruikershandleiding voor gebruikers van mobiele apps
- Handleiding voor flowautomatisering
- Handleiding voor Document Builder
- Grote documenten configureren
- Upgradehandleiding
- Aanvullende informatie
- Veelgestelde vragen
- Handleiding voor het oplossen van problemen
- Aanvullende artikelen
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Acrobat Sign voor Microsoft 365
- Acrobat Sign voor Outlook
- Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
- Acrobat Sign voor teams
- Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
- Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
- Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics
- Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint
- Overzicht
- SharePoint On-Prem: Installatiehandleiding
- SharePoint On-Prem: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
- SharePoint On-Prem: Handboek
- SharePoint On-Prem: Aanvullende informatie
- SharePoint Online Installatiehandleiding
- SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
- SharePoint Online: Handboek
- SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van webformulieren
- SharePoint Online: Aanvullende informatie
- Acrobat Sign voor Microsoft 365
- Acrobat Sign voor ServiceNow
- Acrobat Sign voor HR ServiceNow
- Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
- Acrobat Sign voor Workday
- Acrobat Sign voor NetSuite
- Acrobat Sign voor SugarCRM
- Acrobat Sign voor VeevaVault
- Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
- Acrobat Sign voor Zapier
- Documentatie voor Acrobat Sign Developer
Overzicht
Adobe Acrobat Sign-integratie met Microsoft Dynamics biedt een plug-and-play-oplossing voor het verkrijgen van handtekeningen voor formulieren, contracten, overeenkomsten of andere documenten. Acrobat Sign voor Dynamics 365 CRM-integratie biedt de volgende voordelen:
- Een ingebouwde Acrobat Sign-functionaliteit in CRM-records zoals contactpersonen, accounts, leads, kansen, bestellingen, facturen, offertes, contracten en elke aangepaste CRM-entiteit zoals gedefinieerd door beheerders.
- Versnelling van het proces van offerte tot betaling door onmiddellijk overeenkomsten van Dynamics te verzenden.
- Gegevens uit Dynamics-entiteiten (zoals accounts en contactpersonen) worden samengevoegd in overeenkomsten en de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens worden teruggestuurd naar Dynamics.
- Ingeschakeld op mobiele apparaten via de Sales Hub (beschikbaar in Dynamics versie 365 9.0. en hoger).
- Flexibele ondertekeningsmogelijkheden waarmee ontvangers overal, altijd en op elk apparaat kunnen ondertekenen.
- Bijhouden van documenten die vanuit Dynamics ter ondertekening zijn verzonden.
- Geen handmatige stap tijdens het gehele proces.
Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics Online: handboek legt uit hoe u Acrobat Sign for Microsoft Dynamics CRM-integratie kunt gebruiken (versie 9.0 online en hoger). Deze bevat instructies voor het volgende:
Adobe Sign wordt geïnstalleerd door de Dynamics-beheerder, en toegang is mogelijk via beveiligingsrollen.
De Acrobat Sign Startpagina biedt toegang tot de belangrijkste kenmerken en functionaliteiten.
De banner Welkom bevat een koppeling met Meer informatie waarmee het handboek (dit document) wordt geopend, en is beschikbaar totdat de gebruiker overeenkomsten begint te genereren.
Wanneer u een overeenkomst maakt, worden het welkomstbericht en de koppeling Meer informatie vervangen door koppelingen naar overeenkomstfilters.
U kunt de huidige overeenkomsten weergeven of een nieuwe overeenkomst ter ondertekening verzenden met de volgende opties:
- Overeenkomsten in uitvoering - Er wordt een lijst weergegeven met alle overeenkomsten die door de gebruiker zijn gemaakt en die momenteel worden uitgevoerd.
- Wachtend op u - Er wordt een lijst weergegeven met overeenkomsten die momenteel op uw aandacht als ontvanger wachten.
- Handtekeningen verzoeken - Hiermee kunt u een nieuwe overeenkomst maken en deze ter ondertekening verzenden.
Opmerking: Als u de Acrobat Sign-optie niet op uw hoofdpagina ziet, neemt u contact op met uw Dynamics-beheerder om gebruikerstoegang te vragen.
Microsoft Dynamics-beheerders hebben toegang tot de volgende beheertools op de startpagina:
- Een gegevenstoewijzing maken - Snelkoppeling naar de pagina Gegevenstoewijzingen
- Een herbruikbare sjabloon maken - Snelkoppeling naar de pagina Overeenkomstsjabloon
- Gebruikerstoegang verlenen - Een snelkoppeling naar de sectie Beveiligingsrollen van de installatiehandleiding
Nieuws, waarschuwingen en foutberichten weergeven
De startpagina van Acrobat Sign geeft het nieuws, waarschuwingen en fouten weer, indien van toepassing. U kunt de berichtdetails bekijken en de berichten sluiten.
U kunt op een van de volgende manieren overeenkomsten maken en verzenden ter ondertekening:
- Via een Dynamics-entiteit
- Via + (Nieuw) menu
- Via de pagina Overeenkomsten
Overeenkomsten verzenden via een Dynamics-entiteit:
-
-
Selecteer in het hoofdmenu
(menu met meer opdrachten) > Handtekeningen aanvragen.Hiermee wordt de entiteitrecord als een nieuwe overeenkomst geopend.
-
Op de pagina Nieuwe overeenkomst die wordt geopend, configureert u de overeenkomstgegevens zoals beschreven in de onderstaande stappen.
-
Onder Ontvangers:
- Als u een of meer ondertekenaars wilt toevoegen, selecteert u + Ontvanger toevoegen.
- In het dialoogvenster Snel maken: ontvanger dat wordt geopend:
- Selecteer in het veld Type ontvanger een van de volgende typen ontvangers:
Nieuw – Als de ontvanger geen bekende waarde is in Dynamics
Contact – Voor ontvangers die gedefinieerd zijn als contactpersonen in Dynamics
Lead – Voor ontvangers die zijn gedefinieerd als Leads in Dynamics
Gebruiker – Voor interne gebruikers van uw Dynamics-omgeving - Geef voor nieuwe ontvangers de volledige naam, het e-mailadres en de rol van de ontvanger op.
- Geef zo nodig de methode voor identiteitsverificatie op.
- Als u klaar bent, selecteert u Opslaan en sluiten.
- Selecteer in het veld Type ontvanger een van de volgende typen ontvangers:
- Als u uzelf als ondertekenaar wilt toevoegen, selecteert u + Mij toevoegen. Hierdoor wordt een ontvangersrij met uw gegevens toegevoegd.
- Selecteer onder het veld Rol van ontvanger een van de volgende rollen voor elke ontvanger:
- Ondertekenaar (standaard): Ondertekenaars moeten ten minste één handtekening op de overeenkomst plaatsen.
- Goedkeurder: Goedkeurders zijn niet verplicht de overeenkomst te ondertekenen (hoewel ze dat wel kunnen als er handtekeningvelden zijn geplaatst), maar ze moeten de overeenkomst actief goedkeuren, wat een vastgelegde gebeurtenis is.
- CC: Carbon Copied (CC'd) partijen zijn opgenomen in het meldingsproces van de overeenkomst, maar hebben geen interactie met de overeenkomst of ondertekeningscyclus.
- Selecteer onder het veld Verificatie een van de volgende verificatiemethoden voor elke ontvanger:
- E-mail: Dit is de standaardwaarde en deze vereist dat de ontvanger via een e-mailkoppeling toegang krijgt tot de overeenkomst.
- Acrobat Sign: de ontvanger moet zich verifiëren bij het identiteitssysteem van de Adobe. De overeenkomsten die alleen door de afzender worden ondertekend, moeten Identiteitsverificatie instellen op Acrobat Sign.
- Telefoon: Dit verzendt een bericht naar de ontvanger met een code die deze moet invullen. De afzender moet het telefoonnummer van de ontvanger opgeven op het moment dat de ontvanger is geconfigureerd.
- Wachtwoord: De afzender moet de wachtwoordgegevens afzonderlijk met de ontvanger delen, zodat deze zijn of haar identiteit kan verifiëren.
- Kennisbank: Gebruikers in de VS kunnen de openbare informatie van de ontvanger (en eventueel het Amerikaanse Social Security Number) verifiëren om een reeks vragen te stellen.
- Als u een ondertekeningsvolgorde voor de ontvangers wilt instellen, schakelt u het selectievakje Handtekeningvolgorde in. De overeenkomst wordt verzonden in de volgorde waarin de ontvangers worden vermeld in de sectie Ontvangers.
Als u de ondertekeningsvolgorde van een ontvanger wilt wijzigen, selecteert u het veld Handtekeningvolgorde in de rij van de ontvanger en bewerkt u vervolgens de waarde voor de volgorde. Hiermee wordt de volgorde voor andere ontvangers automatisch aangepast. - Als u klaar bent, selecteert u Opslaan.
-
Selecteer in het gedeelte Bestanden de optie + Bestanden toevoegen en selecteer vervolgens het gewenste bestand op een van de volgende locaties:
- Deze computer.
- Sjablonen: Dit biedt toegang tot de sjablonen die zijn geüpload naar uw Acrobat Sign-account.
- Bestand bijvoegen uit de Acrobat Sign-bibliotheek: Dit is alleen beschikbaar als u een nieuw overeenkomstdocument maakt en niet als u een sjabloon maakt. Alleen uw beheerder kan documenten aan de bibliotheek toevoegen.
Opmerking: Alle bijgevoegde bestanden worden samengevoegd in één PDF voor het ondertekeningsproces. De volgorde waarin de documenten zullen verschijnen, is gebaseerd op de volgorde waarin ze verschijnen in de sectie Bijlagen. Als u de documenten opnieuw wilt ordenen, selecteert u het veld Volgorde en werkt u het documentnummer handmatig bij.
-
Vul de volgende velden in het gedeelte Bericht in:
- Onderwerp – Het Onderwerp is belangrijk in het meldingsproces. U ziet het in de onderwerpregel van de e-mail, vetgedrukt in de e-mailtekst en in kleinere letters in de standaardbeschrijving (hieronder geel gemarkeerd).
- Bericht – Het berichtveld is een open tekstveld waarin u elk gewenst bericht of willekeurige instructies kunt invoeren voor de ondertekenaar (hieronder groen gemarkeerd).
-
In het gedeelte Opties kunt u desgewenst een van de volgende instellingen inschakelen:
- Voorvertoning en positie van handtekeningen vóór verzending: De overeenkomst wordt automatisch geopend in de ontwerpmodus, zodat u formuliervelden kunt plaatsen.
- Voltooiingsdeadline: Hiermee wordt een einddatum voor de overeenkomst ingesteld.
- Dagen totdat de overeenkomst verloopt: Hiermee wordt het aantal dagen gedefinieerd dat de overeenkomst ondertekenbaar blijft wanneer de functie Overeenkomst verloopt is ingeschakeld.
- Persoonlijke ondertekening vereist: hiermee wordt de ontvanger verplicht om persoonlijk te ondertekenen op het lokale systeem of de tablet van de afzender, zonder tussenkomst van e-mail.
Opmerking: Voor KBA, Adobe Sign en telefoonverificatie moet u in de browser cookies van derden inschakelen.
- Landingspagina voor na ondertekening toevoegen: Hiermee kunt u een URL instellen waarnaar de ontvanger wordt doorgestuurd nadat de interactie met de overeenkomst is voltooid.
- Landingspagina voor na ondertekening: Dit veld bevat de URL voor de pagina waarnaar u ontvangers wilt doorsturen wanneer Landingspagina voor na ondertekening toevoegen is ingeschakeld.
- Vertraging in seconden voor omleiding: Deze instelling is verplicht als een Landingspagina voor na ondertekening is gedefinieerd en geeft aan hoe lang na het plaatsen van de handtekening moet worden gewacht voordat de ontvanger naar de opgegeven landingspagina wordt doorgestuurd.
- Herinnering ontvanger: Hiermee wordt een herinneringscyclus (dagelijks of wekelijks) voor de transactie gedefinieerd.
- Handtekeningtype: U kunt het elektronische of schriftelijke handtekeningtype voor uw overeenkomst instellen.
Beheerders kunnen ontvangers de mogelijkheid bieden om een schriftelijke handtekening te kiezen in plaats van een elektronische handtekening of andersom.
Voor geschreven handtekeningen moet de ontvanger het document downloaden, fysiek ondertekenen en vervolgens een gescande afbeelding van dat ondertekende document uploaden. - Taal van ontvanger: Met deze optie bepaalt u de taal die in de e-mail- en webinterface voor de ontvanger wordt gebruikt.
- Beveiligen met wachtwoord: Hiermee kunt u een wachtwoord op het definitieve document toepassen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
-
Als u alle vereiste details hebt opgegeven, klikt u in de bovenste menubalk op Overeenkomst verzenden.
Overeenkomsten verzenden via Dynamics-entiteit met behulp van sjablonen
Microsoft Dynamics-beheerders kunnen herbruikbare sjablonen maken voor terugkerende processen met een voorspelbare workflow. Deze sjablonen worden in alfabetische volgorde weergegeven in het submenu Handtekeningen aanvragen.
Als u een Overeenkomstsjabloon gebruikt, worden de vooraf gedefinieerde velden automatisch ingevuld en hoeft u alleen de gegevens van de ontvangers van de overeenkomst en de naam van de overeenkomst op te geven en het te ondertekenen document toe te voegen.
Dynamics-beheerders kunnen een of meer sjablonen maken voor elke Dynamics-entiteit (Contact, Opportunity, Account) en daardoor de overeenkomst vooraf configureren, zodat de afzender minder configuraties handmatig hoeft door te voeren.
Sjablonen zijn toegankelijk via het pictogram Meer opdrachten (…) op het lint
Overeenkomsten verzenden via het menu + (Nieuw)
Als u weet voor welk type entiteit een sjabloon is samengesteld, kunt u een nieuwe overeenkomst maken in het menu + Nieuw. Dat doet u als volgt:
- Selecteer in het hoofdmenu het pictogram + (Nieuw) > Overeenkomst.
Dit opent het deelvenster Snel maken: overeenkomst. - Selecteer de Entiteit (bijvoorbeeld Kans in dit geval) die is gekoppeld aan de sjabloon die u wilt gebruiken.
Er worden twee zoekopdrachten weergegeven waarmee u het specifieke object kunt selecteren waarmee u de overeenkomst en de sjabloon die u wilt gebruiken, kunt koppelen. - Selecteer het veld Kans kiezen en selecteer een record uit de beschikbare opties.
- Selecteer het veld Een sjabloon kiezen en selecteer een sjabloon uit de lijst met bijbehorende sjablonen.
- Selecteer Opslaan.
De overeenkomst wordt gemaakt op basis van de sjabloonwaarden:
- Als er geen ontvanger of bestand aan de sjabloon is toegevoegd, wordt de overeenkomst gemaakt in de status Concept.
- Als de sjabloon een ontvanger en een bijgevoegd bestand heeft, maar Verzenden met één klik niet voor de sjabloon is ingeschakeld, wordt de overeenkomst gemaakt in Concept-status.
- Als de sjabloon een ontvanger en een bijgevoegd bestand heeft en Verzenden met één klik is ingeschakeld, wordt de overeenkomst automatisch ter ondertekening verzonden.
Opmerking:
U kunt het systeem Snel maken alleen gebruiken met de volgende standaardentiteiten in Dynamics:
- Opportunity
- Contact
- Lead
- Account
- Contract
- Factuur
- Bestelling
- Offerte
- Gebruiker
Overeenkomsten die vanuit aangepaste entiteiten worden verzonden, moeten beginnen via de menuoptie Handtekeningen aanvragen.
Als uw bedrijf versie 9.2 of hoger voor Adobe Acrobat Sign voor Dynamics heeft geïmplementeerd, hebt u toegang tot de Adobe Acrobat Sign-functionaliteit op de Dynamics Sales Hub, Customer Service Hub en Field Services.
Deze hubs bieden dezelfde functionaliteit met betere opmaakfuncties en directe toegang via telefoons, tablets en andere mobiele apparaten.
Met het Acrobat Sign-dashboard kunt u grafische rapporten bekijken van de overeenkomsten die aan uw gebruiker zijn gekoppeld. Op het dashboard worden standaard de rapporten in de volgende drie categorieën weergegeven:
- Overeenkomsten op status
- Overeenkomststatussen per maand
- Overeenkomsten die de huidige week zijn verzonden
Met behulp van de grafieken kunt u gedetailleerde gegevens bekijken voor elk element in het rapport. Dat doet u als volgt:
- Beweeg over het element dat waarop wilt inzoomen.
- Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt, het gewenste kenmerk en diagramtype.
Er worden nieuwe grafieken weergegeven die specifiek zijn voor die subset met gegevens.
U kunt de hub Overeenkomsten gebruiken om:
- Bekijk de volledige lijst met overeenkomsten op uw account.
- Sorteer de overeenkomsten op basis van hun metadata, zoals status, maakdatum, ondertekende datum en meer.
- Maak nieuwe overeenkomsten.
- Beheer overeenkomsten.
Met toegang tot Data Mappings kunt u bestaande Gegevenstoewijzingen sorteren, beoordelen en bewerken, of nieuwe Gegevenstoewijzingen maken.
Gebruikers met systeemmachtiging voor toegang tot sjablonen kunnen bestaande sjablonen bekijken, sorteren en bewerken. U kunt de Overeenkomstsjabloon-hub gebruiken om nieuwe overeenkomstsjablonen te maken.
Microsoft Dynamics-accountbeheerders kunnen de instellingen op beheerniveau voor de Adobe Acrobat Sign-integratie openen en bewerken.
Opmerking:
U kunt nu voorkomen dat een ondertekende documentkopie wordt opgeslagen in Microsoft Dynamics door de instelling Toegang tot overeenkomstdocument blokkeren in te schakelen onder Configuratie.
Wanneer u de instelling Toegang tot overeenkomstdocument blokkeren inschakelt:
- Dit voorkomt dat gebruikers een ondertekende overeenkomst kunnen bekijken of downloaden vanuit de Dynamics-omgeving.
- De volgende instellingen worden automatisch uitgeschakeld:
- Ondertekende documenten aan de overeenkomstentiteit toevoegen
- Gecombineerd controlespoor met ondertekende overeenkomst toevoegen
- Afbeeldingen voorvertoning document weergeven
- De status van de bestaande overeenkomsten blijft ongewijzigd. De instelling wordt alleen toegepast op de overeenkomsten die zijn ondertekend nadat de instelling is ingeschakeld.
- De bestaande overeenkomsten worden niet verwijderd uit de Microsoft Dynamics-omgeving.
De status van een overeenkomst geeft de huidige juridische status aan en wordt regelmatig bijgewerkt in Dynamics. De statuswaarden zijn:
- Concept – Een overeenkomst die is gemaakt, maar nog niet verzonden.
- Verzonden voor ondertekening – Een overeenkomst die in het ondertekeningsproces zit.
- Ondertekend/goedgekeurd – Volledig ingevuld door alle partijen.
- Geannuleerd – Het ondertekeningsproces is geannuleerd voordat alle handtekeningen verzameld konden worden.
- Verlopen - Een overeenkomst die niet is voltooid vóór de geconfigureerde vervaldatum.
U kunt een overeenkomst gemakkelijk vinden door de entiteiten te controleren die verwant zijn aan de primaire entiteit die u hebt gebruikt om de overeenkomst te maken.
Als u bijvoorbeeld een overeenkomst hebt gemaakt met een Contactpersoon, kunt u controleren welke entiteiten gerelateerd zijn door naar de Contactpersoon te gaan en vervolgens Gerelateerd > Overeenkomsten te selecteren.
In het relatievenster wordt het Overeenkomsten-object weergegeven dat u kunt selecteren om de volledige lijst met overeenkomsten te openen die aan de entiteit zijn gekoppeld.
Als u de status van een overeenkomst wilt bekijken, kunt u navigeren naar Adobe Acrobat Sign > Overeenkomsten.
Alle overeenkomsten staan, onafhankelijk van de entiteit, in de overeenkomstenlijst op de pagina Overeenkomsten.
- Ondertekende overeenkomsten bevatten de Naam, Overeenkomst-status en de datums van de overeenkomsten.
- Geweigerde, ter ondertekening verzonden en Concept-overeenkomsten bevatten geen datum Ondertekend op omdat ze nog niet zijn voltooid.
- Ondertekend op geeft aan wanneer de overeenkomst is voltooid en rechtsgeldig is ondertekend. Incrementele handtekeningen tijdens het ondertekeningsproces worden niet weergegeven.
U kunt een van de volgende acties ondernemen voor niet-ondertekende overeenkomsten:
- Status bijwerken – De Acrobat Sign-server actief naar de huidige status vragen.
- Herinnering verzenden – Verzendt onmiddellijk per e-mail een herinnering naar de huidige ondertekenaar van de overeenkomst.
- Overeenkomst annuleren – Beëindigt de overeenkomst in het systeem en stuurt een annuleringsmelding naar de ondertekenaar.
