Een Sharepoint-lijst maken
Meld u aan bij uw Sharepoint-website en maak een lijst met ondertekenaars (de personen naar wie u de overeenkomst wilt verzenden voor ondertekening)
- Als voorbeeld voor deze workflow gebruiken we de naam Mr. John Smith
Het beëindigen van ondersteuning voor de integratie Adobe Acrobat Sign voor SharePoint Online is gepland voor eind juni 2024. Daarom kunt u na die datum geen overeenkomsten meer verzenden via deze integratie. U kunt nog steeds overeenkomsten vanuit SharePoint verzenden met andere integraties, zoals Acrobat Sign voor Power Automate.
We raden u aan de plug-in Acrobat Sign te verwijderen van uw SharePoint-site en workflows voor overgangen naar andere toepassingen.
Adobe Sign ondersteunt het koppelen van gegevens tussen SharePoint-lijsten en de formuliervelden in een overeenkomst.
Door workflows te gebruiken en lijstvelden toe te wijzen aan formuliervelden, kunt u documenten automatisch laten invullen voordat u ze verzendt, zodat afzenders en/of ondertekenaars het formulier sneller kunnen invullen. Bovendien verlaagt u zo de kans op typefouten.
U kunt echter ook een toewijzing maken waarmee formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst worden opgehaald en vervolgens ingevuld in een SharePoint-lijst.
Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte webformulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het lijstveld op logische wijze aan het Adobe Sign-formulierveld kunt koppelen.
Er zijn verschillende manieren om formulieren te maken die daarna in Adobe Sign kunnen worden geüpload:
Veldtoewijzing is afhankelijk van een logisch verband tussen de naam van een veld in het formulier en de naam van een kolom in SharePoint.
Ongeacht welke methode u gebruikt, zorg dat u uw velden de juiste naam geeft, zodat u ze eenvoudig kunt herkennen wanneer ze worden weergegeven in een lijst (tijdens het toewijzingsproces).
De volgende typen SharePoint-kolommen worden ondersteund: Eén regel tekst, Getal, Optie (’Keuzerondjes’), Meerdere tekstregels, Ja/Nee (selectievakje).
SharePoint-kolomtype | Adobe Sign-veldtype |
Eén regel tekst | Tekst |
Nummer | Tekst |
Optie ("Keuzerondjes") | Keuzerondjes |
Meerdere tekstregels | Tekst met meerdere regels |
Ja/Nee (selectievakje) | Selectievakje |
In het onderstaande voorbeeld wil de SharePoint-beheerder een aantal overeenkomsten verzenden naar een lijst met klanten.
Er is al een SharePoint-lijst met klanten die al bepaalde informatie over iedere ontvanger bevat(namelijk de voornaam en achternaam), maar er moet extra informatie worden verzameld (over leeftijd en beroep).
Er wordt een formulier (met tekstcodes) gemaakt om de naamwaarden uit de SharePoint-lijst te importeren en de nieuwe waarden te verzamelen waarom wordt gevraagd.
Nadat de overeenkomst is voltooid, worden de toegewezen veldwaarden in het formulier via een pushbackbewerking opgenomen in de SharePoint-lijst.
Voor de duidelijkheid toont dit voorbeeld een formulier dat alleen velden bevat.
Uw formulier heeft waarschijnlijk veel meer inhoud, maar de velden werken op dezelfde manier.
Een Sharepoint-lijst maken
Meld u aan bij uw Sharepoint-website en maak een lijst met ondertekenaars (de personen naar wie u de overeenkomst wilt verzenden voor ondertekening)
Maak een overeenkomstsjabloon (met Word, een PDF-editor, enz.)
Het is belangrijk dat u hierbij de juiste tekstcodes toepast, die er als volgt uit moeten zien: {{first_name}}
In dit voorbeeld gebruiken we een document met de naam mapping_test.docx die vier tekstcodes bevat:
Sjabloontoewijzingen maken
Er zijn twee verschillende typen sjabloontoewijzingen:
Proces Verzenden voor ondertekening starten
Nu de velden van de lijst en de overeenkomstsjabloon correct zijn gekoppeld, bent u klaar om de overeenkomst te verzenden:
Selecteer de overeenkomstsjabloon:
In deze stap is het belangrijk dat u de juiste overeenkomstsjabloon selecteert die u in stap 2 hebt gemaakt.
De pagina Verzenden invullen:
De toewijzing SharePoint → Overeenkomststjabloon controleren:
Op dit punt kunt u controleren of de toewijzing SharePoint → Overeenkomstsjabloon correct werkt.
In ons voorbeeld moet u controleren of "first_name" en "last_name" automatisch zijn ingevuld met de juiste gegevens van de SharePoint-lijst:
De ondertekeningsworkflow voltooien:
De ontvanger voltooit de overeenkomst:
Overeenkomst → SharePoint-toewijzing controleren:
Nadat de overeenkomst is voltooid: