Handboek Annuleren

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: handleiding voor toewijzingen en sjablonen

Overzicht

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: handleiding voor veldtoewijzingen en sjablonen bevat instructies over het gebruik van sjablonen en het configureren van de functie Gegevens- en samenvoegingstoewijzing.

U kunt in Acrobat Sign interactieve formulieren gebruiken om gegevens te verzamelen van uw ondertekenaars, handtekening- en initiaalvelden in uw documenten te plaatsen, informatie verzamelen van zowel verzender als ondertekenaar en meer.

U kunt zelf een Acrobat Sign-sjabloonbibliotheek maken door Acrobat Sign-formulieren en sjablonen op te slaan op het tabblad Salesforce-documenten.

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: handleiding voor veldtoewijzingen en sjablonen bevat instructies over het volgende:

Formulieren en tekstlabels maken

Voor een succesvolle toewijzing zijn standaardformulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het SFDC-objectveld op logische wijze aan het Acrobat Sign-formulierveld kunt koppelen. 

Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier.  De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades). 

data-map-test
data-map-test

U kunt Acrobat Sign-tekstlabels als volgt gebruiken:

  • Selecteer specifieke locaties op documenten voor klanten om handtekeningen en initialen toe te voegen.
  • Verzamel gegevens van ondertekenaars die later weer in uw Salesforce-account kunnen worden geplaatst. 
  • Voeg Salesforce-gegevens samen in documentvelden voordat de overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden. 

U kunt Acrobat Sign-formulieren maken door speciale tekstlabels toe te voegen aan elk document (Word, PDF, tekst en meer) dat u verzendt via Acrobat Sign. 

Tekstlabels kunnen naast de naamwaarde ook aanvullende argumenten bevatten, zoals validaties, berekeningen en reguliere expressies. Een diepgaand inzicht in het samenstellen van formulieren kan de kwaliteit van de vastgelegde gegevens tijdens het ondertekeningsproces drastisch verbeteren.

Met de functie voor het inkorten van tekstlabels kunt u formulieren maken met veldtoewijzing, waarmee u een gestandaardiseerde conventie instelt voor terugkerende veldnamen in documenten. Deze functie biedt de volgende voordelen:

  • Bespaar tijd door te voorkomen dat u formele labels opnieuw hoeft te maken.
  • Verbeter de consistentie in gegevenstoewijzingen in meerdere formulieren en gebruik als referentie voor toekomstige formulieren.

Raadpleeg de handleiding voor tekstlabels in Adobe Acrobat Sign voor meer informatie.

Samenvoegings- en gegevenstoewijzingen configureren

U kunt de volgende instellingen gebruiken om Samenvoegings- en gegevenstoewijzingen in uw Sign voor Salesforce-account te configureren:

Optionele instellingen

  • Melding toewijzingsfout inschakelen (standaard ingeschakeld): schakel deze instelling in om e-mailmeldingen naar de eigenaar van de gegevens- of samenvoegingstoewijzing te verzenden als er fouten optreden tijdens het uitvoeren van de toewijzingen.
  • API-veldnamen tonen (standaard uitgeschakeld): schakel deze optie in om de API-naam voor elk veld en de relatie met de Salesforce-objecten weer te geven terwijl u gegevens- en samenvoegingstoewijzingen instelt.

Voorgestelde instelling

  • Veldnamen uploaden naar Salesforce-formulieren: u kunt de SFDC-objectvelden vullen met Samenvoegings- en gegevenstoewijzingsveldnamen door de veldnamen te uploaden naar Salesforce. U kunt zo veldnamen selecteren uit een lijst in plaats van deze zelf te typen in een tekstveld. 
    Voer de onderstaande stappen uit om veldnamen te uploaden naar Salesforce-objectvelden:
    1. Maak een formulier met alle gedefinieerde velden.
    2. Verzend het formulier via Salesforce ter ondertekening met een duidelijke overeenkomstnaam, zoals W4-veldsjabloon. Dit helpt u bij het vinden van de juiste sjabloon tijdens het toewijzen van de velden.
    3. Voer (willekeurige) inhoud in elk veld in dat u wilt toewijzen en onderteken vervolgens de overeenkomst, zodat deze in Salesforce wordt geregistreerd als voltooid.
      U kunt de sjabloon nu selecteren met de functie Importeren van gegevens-/samenvoegingstoewijzing

Samenvoegingstoewijzingen gebruiken om documenten te genereren met Salesforce-gegevens

U kunt samenvoegingstoewijzingen in Acrobat Sign gebruiken om veldgegevens uit Salesforce samen te voegen in uw documentenvelden voordat u ze ter ondertekening verzendt.

U kunt bijvoorbeeld het adres en het telefoonnummer van een Lead uit een Salesforce-record automatisch laten invullen in de overeenkomst voordat deze ter ondertekening wordt verzonden. U kunt ook de status van een Kans wijzigen wanneer de overeenkomst volledig is ondertekend en uitgevoerd. Velden met samengevoegde gegevens kunnen worden bijgewerkt door de ondertekenaars als u ervoor kiest om de updates van ondertekenaars terug te koppelen aan Salesforce.

U kunt samenvoegingstoewijzingen ook gebruiken voor het automatisch toevoegen van de productlijsten die aan een kans zijn gekoppeld. U kunt instellen welke productkenmerken (zoals hoeveelheid en prijs) worden opgenomen in uw overeenkomsten en opgeven hoe de bijbehorende producten moeten worden gesorteerd en gefilterd. 

Over samenvoegingstoewijzingen

Een type databron voor een samenvoegingstoewijzing kan een specifieke constante waarde of een waarde uit een Salesforce-objectveld zijn waarnaar verwezen kan worden vanuit de overeenkomst in Acrobat Sign. Het doel voor elk samenvoegingstoewijzingselement is een aangewezen veld in een Acrobat Sign-overeenkomst.

De onderstaande toewijzing werkt bijvoorbeeld de Acrobat Sign-documentvelden FirstName en LastName bij met veldgegevens van de Salesforce-ontvanger (Contact). Ook wordt de naam van het account ingevuld in het veld Bedrijf.

field-mappings

Opmerking:

Wanneer u een object selecteert om toe te wijzen, begint u bij het overeenkomstobject en gaat u naar een bovenliggend/opzoekobject. De relatie tussen de objecten moet al bij de runtime zijn vastgesteld.

Als u met samenvoegingstoewijzing documenten met Salesforce-gegevens wilt genereren, moet u het volgende leren:

Gegevenstoewijzingen gebruiken om gegevens en bestanden van ondertekenaars naar Salesforce-records te sturen

Gegevenstoewijzingen van formuliervelden in Acrobat Sign helpen u te definiëren hoe Acrobat Sign Salesforce-objecten zal bijwerken met ondertekenaarsgegevens. U kunt bijvoorbeeld de contactrecord van een ondertekenaar in Salesforce.com bijwerken met het adres en het telefoonnummer dat de ondertekenaar bij het invullen en ondertekenen van uw document heeft opgegeven. Bovendien kunt u de ondertekende Acrobat Sign-overeenkomst, het controlespoor en eventuele geüploade ondersteunende documenten van ontvangers terugsturen naar Salesforce-objecten door bestandstoewijzingen in te stellen. 

Gegevenstoewijzingen

Gegevenstoewijzingen in Acrobat Sign werken Salesforce-objecten bij wanneer een Acrobat Sign-overeenkomst wordt ondertekend, of in een opgegeven fase in de overeenkomstworkflow. Elke gegevenstoewijzing wordt van tevoren ingesteld en bevat de regels voor gegevenstoewijzing. Elke regel voor gegevenstoewijzing definieert de databron en het Salesforce-doelveld dat moet worden bijgewerkt.

Een databron voor een toewijzing kan een Acrobat Sign-formulierveld, een specifieke constante waarde of een waarde uit een Adobe Sign-overeenkomstveld zijn. Het doel van elk item voor gegevenstoewijzing kan een willekeurig veld in een willekeurig Salesforce-object zijn waarnaar verwezen kan worden vanuit de Acrobat Sign-overeenkomst.

Zo wordt door de onderstaande toewijzing bijvoorbeeld de voor- en achternaam van de ondertekenaar (zoals opgegeven door de ondertekenaar) bijgewerkt in het object Contact. Ook de opportunityfase wordt bijgewerkt en de ondertekende overeenkomst en de audittrail worden aan de opportunity toegevoegd wanneer de overeenkomst wordt ondertekend. 

Andere voorbeelden van het gebruik van gegevenstoewijzingen voor het bijwerken van Salesforce:

  • Contactgegevens van ontvangers bijwerken
  • Een inkoopordernummer toevoegen aan de opportunity
  • Betaalgegevens voor het account bijwerken
  • Opportunityfase wijzigen na ondertekening van het contract
  • Het ondertekende PDF-bestand en de audittrail toevoegen aan het contact. 

Als u gegevenstoewijzingen wilt gebruiken om ondertekeningsgegevens en -bestanden naar Salesforce-records te sturen, moet u het volgende weten:

Overeenkomstsjablonen en workflows maken

Met Adobe Acrobat Sign-overeenkomstsjablonen kunt u van tevoren standaardwaarden en instellingen opgeven voor uw overeenkomsten. U kunt een overeenkomstsjabloon ook koppelen aan een knop Verzenden ter ondertekening.

Over overeenkomstsjablonen

Met overeenkomstsjablonen kunt u overeenkomstvelden vooraf definiëren, waaronder naam, bericht, taal, vervaldatums en beveiligingsopties. U kunt ook een bepaalde gegevenstoewijzing, een bepaalde samenvoegingstoewijzing of een bepaald object (zoals Kans, Account, Contactpersonen, Lead of Contract) aan de overeenkomstsjabloon koppelen. Bovendien kunt u voorinstellingen voor de ontvanger definiëren, velden aan overeenkomstvelden toewijzen en bestandsbijlagen van tevoren definiëren.

U kunt ook een knop Verzenden ter ondertekening instellen die wordt weergegeven op een gerelateerde objectrecord (bijv. kans), zodat deze standaard wordt gekoppeld aan een overeenkomstsjabloon. Om een overeenkomst te genereren met behulp van een overeenkomstsjabloon kunt u Verzenden ter ondertekening selecteren.

Meld u aan bij Salesforce, start de Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-app en selecteer vervolgens het tabblad Overeenkomstsjablonen.

Een overeenkomstsjabloon maken

Een nieuwe overeenkomstsjabloon maken:

  1. Ga naar het startprogramma voor apps en selecteer Adobe Acrobat Sign in de rechterbovenhoek.

  2. Klik op het tabblad Overeenkomstsjablonen.

  3. Selecteer Nieuw op de startpagina voor Overeenkomstsjablonen.

    new-agreement-template

  4. Voer in het dialoogvenster dat verschijnt, een sjabloonnaam in en selecteer desgewenst een workflow voor de sjabloon.
    Opmerking: U ziet de optie om alleen een workflow te selecteren als workflows zijn ingeschakeld en voor het gekoppelde Sign-account actieve workflows zijn geconfigureerd.
    Zie Workflows inschakelen.

    Een naam voor de sjabloon opgeven

  5. Selecteer Opslaan.

    Dit toont de nieuwe pagina van de Overeenkomstsjabloon met de sjabloonnaam bovenaan. Selecteer het vervolgkeuzemenu in de rechterbovenhoek om de volgende opties te bewerken:

    • Naam bewerken - Wijzig de naam van de huidige sjabloon.
    • Eigenaar wijzigen - Wijzig de eigenaar van de huidige sjabloon. Moet worden toegewezen aan een huidige gebruiker in de Salesforce-organisatie.
    • Klonen - Hiermee maakt u een duplicaat van de huidige sjabloon met een uniek Salesforce-identificatienummer.
    • Verwijderen - Hiermee verwijdert u de huidige sjabloon uit Salesforce.
    template-edit-options

    Onder de knop Opslaan worden op de pagina de sjabloon-ID en de metagegevens weergegeven over wie de sjabloon heeft gemaakt, de eigenaar is en de sjabloon het laatst heeft gewijzigd. U kunt het selectievakje Actief in-/uitschakelen om de sjabloon al dan niet beschikbaar te maken. Bij nieuwe sjablonen is de status Actief.

    template-metadata

De sjabloongegevens opgeven

template-details

Het bevat de kerngegevens die betrekking hebben op de overeenkomsten die door de sjabloon zijn gemaakt door te verwijzen naar een Salesforce-object. Vul de volgende velden in om sjabloongegevens te verstrekken:

  • Naam van overeenkomst: dit definieert de standaardnaam van de overeenkomst. Alle overeenkomsten worden oorspronkelijk met deze naam gemaakt.
    Tekstvelden zoals Naam van overeenkomst kunnen Salesforce-variabelen opnemen als onderdeel van de definitie om betekenisvolle veldwaarden dynamisch te genereren. U kunt bijvoorbeeld de naam van de overeenkomst aanpassen om de naam van een ontvanger op te nemen wanneer de overeenkomst wordt gegenereerd, zoals bijvoorbeeld Acme Corp-overeenkomst - {!Name}.
  • Salesforce-object: selecteer het Salesforce-hoofdobject dat u als hoofdverwijzing wilt gebruiken voor sommige optionele definities in de overeenkomstsjabloon.
    U kunt bijvoorbeeld Ontvangers, Veldtoewijzingen of Bijlagen in de overeenkomst opgeven met behulp van velden en gegevens uit het hoofdobject of verwante opzoekobjecten. Als u een hoofdobject in de overeenkomstsjabloon hebt gedefinieerd, moet u de overeenkomst in gang zetten via de knop Verzenden ter ondertekening in het hoofdobject. 
    Kijk hoe u de knop Verzenden ter ondertekening kunt inschakelen.
  • Toegewezen gegevens: selecteer Gegevens toewijzen in overeenkomstvelden en selecteer een toewijzingsmethode:
    • Selecteren uit object: er moet een Salesforce-object worden gedefinieerd. Op basis van het hoofdobject dat u instelt, selecteert u een bronveld en een doelovereenkomstveld. Als het hoofdobject bijvoorbeeld Kans is, selecteer dan in het volgende scherm het bronveld van uw hoofdobject (bijv. Kans) en selecteer ook het doelveld in het overeenkomstobject waaraan de gegevens worden toegewezen.
    • Specifieke waarde invoeren: stuur een letterlijke waarde naar een doelovereenkomstveld.
      Alle toegewezen velden worden weergegeven op de sjabloon waar deze afzonderlijk kunnen worden bewerkt of verwijderd.
map-data-to-fields

edit-mapped-data

Opmerking:

Om gegevens te kunnen toewijzen van of naar een secundair object dat is gekoppeld aan het hoofdobject, moet u de volgende stappen implementeren:

  1. Zorg ervoor dat er in het hoofdobject een opzoekveld is voor het secundaire object. Gegevens kunnen niet worden toegewezen aan of uit een gerelateerde lijst.
  2. Zorg ervoor dat het Overeenkomst-object een opzoekveld bevat voor het secundaire object.
  3. In de Overeenkomstsjabloon selecteert u Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden en Selecteren uit object.
  4. Selecteer voor het veld Brontype het zoekveld voor het secundaire object.
  5. Selecteer voor het veld Doelovereenkomst het zoekveld voor het secundaire object.
  6. Selecteer Opslaan.
  7. Selecteer in de overeenkomstsjabloon Opslaan om uw instellingen op te slaan.
  8. Volg de stappen om Gegevenstoewijzing of Samenvoegingstoewijzing in te stellen zoals beschreven in de onderstaande gedeelten.
  • Automatisch verzenden: schakel deze optie in als u workflows hebt geautomatiseerd die u wilt gebruiken om het verzenden van overeenkomsten te activeren, of als u automatisch een overeenkomst wilt verzenden nadat een gebruiker op de knop Verzenden ter ondertekening klikt in een Salesforce-record. Automatisch verzenden werkt alleen als ten minste één ontvanger en één bijlage is gedefinieerd in de overeenkomstsjabloon.
  • Overeenkomsttype: maak uw keuze in de lijst met gedefinieerde Overeenkomsttypen.
  • Taal: hiermee definieert u de taal voor alle communicatie met de ontvanger, waaronder e-mailberichten en schermaanwijzingen
  • Selecteer het ondertekeningstype voor deze overeenkomst:
    • Elektronische handtekening: standaard elektronische handtekeningen verzamelen.
    • Schriftelijke handtekening: selecteer deze optie om ontvangers te instrueren het document te downloaden, fysiek te ondertekenen, het ondertekende document te scannen en te uploaden naar Acrobat Sign.

Documenten bijvoegen

U moet één of meer documenten bijvoegen die de sjabloon naar verwachting zal leveren. Als er geen documenten aan de sjabloon zijn gekoppeld, moet de afzender het document zelf selecteren bij het configureren van de overeenkomst.

Als de sjabloon is ingesteld op Automatisch verzenden, moet ten minste één document aan de sjabloon worden gekoppeld.

Opmerking:

De optie Document Builder is uitgeschakeld voor Government Cloud-klanten.

template-attachments

Documenten bijvoegen:

  1. Selecteer Bestanden uploaden en upload een bestand via een menugestuurde wizard.
    Of sleep een bestand vanaf het bureaublad en zet het neer.
    Opmerking: Alle geüploade bestanden worden toegevoegd aan de inhoud van Salesforce CRM en bestanden en zijn eigendom van de uploader.
  2. Onder Selecteren om documenten toe te voegen selecteert u een van de onderstaande opties en zoekt u naar een document op basis van specifieke bibliotheken met behulp van de zoekbalk:
    • Salesforce CRM en bestanden - Uw persoonlijke bibliotheek. Alle documenten die u vanuit uw systeem uploadt, worden in deze bibliotheek opgeslagen voor toekomstig gebruik.
    • Salesforce-documenten - De Salesforce-bibliotheek die onder gebruikers wordt gedeeld.
    • Acrobat Sign-bibliotheek - Dit verwijst naar de bibliotheekinhoud die is opgeslagen in het Acrobat Sign-systeem.
    • Geavanceerd zoeken - Eén interface met alle bovenstaande opties.
  3. Onder Geavanceerde opties kunt u Documentbron kiezen selecteren. Hiermee kunt u een document of object selecteren uit een Salesforce-object of runtimevariabele. Sommige Salesforce-hoofdobjecten bieden extra opties voor de bron van het document. Als het Salesforce-object op het tabblad Sjabloongegevens bijvoorbeeld Kans is, hebt u een extra bronoptie van Toevoegen uit de kansofferte. Er zijn drie opties:
    • Toevoegen van Salesforce-object
      • Brontype - Kies tussen Bestand of Bijlage voor het objecttype voor het document
      • Documentselectie - Selecteer het document dat u wilt bijvoegen, op basis van een van de volgende criteria: nieuwste document (meest recente maakdatum), oudste
      • Document (oudste maakdatum) of alle documenten (alle gevonden documenten).
    • Toevoegen vanuit een offerte voor een kans
      • Type offerte: nieuwste offerte of oudste offerte.
      • Type offerte bepaald door: datum laatste wijziging of gerelateerde datum.
      • Type offertedocument: nieuwste document, oudste document of alle documenten.
    • Runtimevariabele
      • Voeg dynamisch een bijlage van een object toe.
      • De naam van een runtimevariabele toevoegen: geef de variabele en het ID-type van uw Salesforce-object op.
  4. Als u een veldsjabloon wilt importeren uit de Adobe Sign-bibliotheek, gebruikt u de zoekbalk onder het veld Formulierveldsjabloon toevoegen.
doc-source-add-salesforce-object

add-from-opportunity-quote

runtime-variable

Ontvangersgegevens toevoegen

U kunt het tabblad Ontvangers gebruiken om ontvangers toe te voegen en de lijst met ontvangers voor de overeenkomst te beheren. Vul hiervoor de volgende gegevens in:

  • Onder de workflow voor ondertekenen selecteert u één van de volgende twee opties:
    • Alle ontvangers ondertekenen: Alle ontvangers die in de sjabloon zijn gedefinieerd, moeten deelnemen aan het proces volgens de rol die op hen is toegepast. Selecteer dit voor alle overeenkomsten die niet alleen door de afzender hoeven te worden ondertekend.
    • Alleen afzender ondertekent: schakel deze optie in om de functie Alleen ik onderteken aan de sjabloon toe te voegen. U moet de instelling Alleen afzender ondertekent inschakelen selecteren om deze optie te gebruiken. Afhankelijk van uw vereisten kan deze optie worden ingesteld op alleen-lezen met gebruik van de instelling Alleen afzender ondertekent, alleen-lezen.
  • Onder Ontvangers selecteert u een ontvangersrol uit de vervolgkeuzelijst Ondertekenaar.
  • Zoek in het veld Contacten zoeken naar de contactgegevens van de ontvanger. Of selecteer E-mail in de vervolgkeuzelijst en voeg het e-mailadres van de ontvanger toe. Ontvangers kunnen worden toegevoegd door middel van:
    • Salesforce-object - Contact, Gebruiker, Lead of Groep.
    • E-mail - Elk e-mailadres is acceptabel.
    • Runtimevariabele - Hierbij wordt dynamisch een ontvanger toegevoegd op basis van een geïmporteerde waarde van een variabele in het hoofdobject (zoals gedefinieerd op het tabblad Sjabloongegevens).
  • Als u meer ontvangers wilt toevoegen, selecteert u Ontvanger toevoegen.
  • Selecteer Mij toevoegen om uzelf toe te voegen als ondertekenaar. Selecteer de optie Als laatste ondertekenen of Als eerste ondertekenen om de ondertekeningsvolgorde voor uzelf in te stellen. Selecteer zo nodig Host-ondertekening voor de eerste ondertekenaar.
  • Als u de identiteitsverificatiemethode wilt wijzigen, selecteert u E-mail om het identiteitsverificatiemenu te openen. Selecteer in het vervolgkeuzemenu zo nodig een van de volgende verificatiemethoden: Wachtwoord, KBA, Telefoon of Overheids-ID.
  • Voeg desgewenst een bericht toe voor de ontvangers van de overeenkomst.
  • Onder Geavanceerde opties:
    • Om gehoste, persoonlijke ondertekening mogelijk te maken selecteert u Gehoste ondertekening inschakelen (persoonlijke ondertekening).
    • Als u een voorbeeld van de overeenkomst wilt bekijken en formuliervelden wilt slepen en neerzetten voordat u deze ter ondertekening verzendt, selecteert u Voorvertonings- en positievelden inschakelen.
    • Als u de overeenkomst namens een specifieke gebruiker wilt verzenden, selecteert u Verzenden namens en specificeert u een gebruikersrecord-ID. Leer hoe u de functie 'Verzenden namens anderen' inschakelt.
    • U kunt Geavanceerde verificatiemethoden selecteren om de verificatiemethoden voor ontvangers te configureren als u de verificatie van ondertekenaars beheert op basis van de interne of externe status van de ontvanger.
add-recipients-2

add-recipients-2

Gegevenstoewijzingen toevoegen

Op het tabblad Gegevenstoewijzing kunt u ook opgeven welke gegevens- en/of samenvoegingstoewijzing (of beide) automatisch moet worden uitgevoerd wanneer overeenkomsten worden verzonden met gebruik van deze overeenkomstsjabloon.

  • Samenvoegingstoewijzing: selecteer een samenvoegingstoewijzing om Salesforce-velden samen te voegen in een overeenkomst voordat u deze verzendt.
  • Gegevenstoewijzing: selecteer een gegevenstoewijzing die u wilt gebruiken voor het toewijzen van ingevoerde gegevens in een ondertekende overeenkomst aan Salesforce.
data-mapping

Extra regels configureren

U kunt aanvullende regels configureren om algemene overeenkomsttaken te automatiseren. Hiervoor vult u zo nodig de volgende velden in:

  • Onder Automatische herinneringen selecteert u een van de volgende opties in het vervolgkeuzemenu: NooitElke dag, Tot ondertekeningElke week, Tot ondertekening.
  • Onder Dagen tot vervaldatum voert u het aantal dagen in totdat de overeenkomst verloopt. Het aantal ingevoerde dagen wordt toegevoegd aan de huidige datum wanneer de overeenkomstrecord wordt gegenereerd op basis van de overeenkomstsjabloon om de vervaldatum dynamisch te berekenen.
    Opmerking: Als u de pakketversie 21.x of ouder gebruikt, ziet u de Dagen tot vervaldatum als een nummerveld. Klanten die de pakketversie 21.x of hoger gebruiken, zien het veld als een tekstveld, zodat het naar andere velden in het hoofdobject kan verwijzen, zoals {!Expiry Date}. Klanten die een upgrade hebben uitgevoerd van een oudere versie naar v21, hebben beide velden.
  • Voer onder URL omleiden na ondertekening een URL in om de ondertekenaars van een overeenkomst na ondertekening automatisch om te leiden naar de opgegeven URL. Om deze optie te kunnen gebruiken moet de instelling Opties voor na ondertekening inschakelen zijn ingeschakeld.
  • Als u de instelling Opties na ondertekening hebt ingeschakeld en een URL voor omleiden na ondertekening hebt opgegeven, typt u in het veld Vertraging na ondertekening (seconden) het aantal seconden dat moet verstrijken voordat de omleiding wordt uitgevoerd.
  • Schakel het selectievakje Het ondertekende document beveiligen met een wachtwoord in als u de ondertekende PDF die naar ondertekenaars wordt verzonden, wilt versleutelen.
  • Selecteer het selectievakje Als standaardsjabloon instellen voor alle overeenkomsten om deze in te stellen als de standaardsjabloon voor uw nieuwe overeenkomsten. U kunt ook een specifieke overeenkomstsjabloon definiëren en koppelen aan andere overeenkomsten die de standaardovereenkomstsjabloon kan overschrijven. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste knop Verzenden ter ondertekening maken voor het Account-object dat is gekoppeld aan een specifieke overeenkomstsjabloon. Zie De knop Verzenden ter ondertekening inschakelen voor meer informatie over aangepaste knoppen.
  • Selecteer Ingeschakeld als Chatter-publicatieacties om deze overeenkomstsjabloon in te schakelen als u Chatter-publicatieacties hebt ingeschakeld voor uw organisatie. Met de Chatter-publicatieacties kunnen gebruikers overeenkomsten verzenden vanuit Chatter. Schakel dit vakje in om deze overeenkomstsjabloon in te schakelen voor de Chatter-actie voor een of meerdere van de volgende hoofdobjecten: Contactpersoon, Account of Kans. Als het hoofdobject bijvoorbeeld Kans is en u deze optie inschakelt, kunnen gebruikers met deze overeenkomstsjabloon verzenden vanuit elke Kans-Chatter-feed. Als u het hoofdobject leeg laat, kunt u de overeenkomstsjabloon inschakelen op de startpagina van de Chatter-feed.
    Raadpleeg de Adobe Acrobat Sign Chatter-publicatieactie voor meer informatie.
Opmerking:

De optie Ingeschakeld als gepubliceerde acties van Chatter is niet zichtbaar voor klanten van de Government Cloud, omdat Chatter momenteel alleen wordt ondersteund in de commerciële cloud.

template-rules

Acrobat Sign-workflows inschakelen

Salesforce kan gemakkelijk worden geconfigureerd om workflows uit Acrobat Sign te importeren, wat medewerkers de flexibiliteit geeft om vanuit beide omgevingen te verzenden met dezelfde ontvangersstructuur, verificatiemethoden, e-maildistributie enzovoort.

Het gebruik van workflows als bron voor Salesforce-sjablonen biedt ook de mogelijkheid om multifunctionele documentsjablonen te gebruiken, waarmee ontvangers gemakkelijk naar wens kunnen worden toegevoegd of overgeslagen.

Een workflow kiezen

Het definiëren van de Salesforce-sjabloon verloopt iets anders wanneer een workflow is bijgevoegd, omdat het tabblad Ontvangers in dat geval op de workflow wordt afgestemd en bepaalde geconfigureerde elementen worden ingevoegd die u normaliter in de SFDC-sjabloon definieert.

In de volgende lijst worden de verschillen in het instelproces aangegeven:

Opmerking:

Wijzigingen die in een Salesforce-sjabloon zijn aangebracht, worden niet automatisch opgeslagen.

Klik op de knop Opslaan in de rechterbovenhoek van het scherm om uw bewerkingen op te slaan.

Schakel de knop Verzenden ter ondertekening in

De knop Verzenden ter ondertekening is gekoppeld aan de standaardovereenkomstsjabloon of aan een bepaalde overeenkomstsjabloon die u hebt geconfigureerd. Standaard bevat de Acrobat Sign voor Salesforce-integratie een knop Verzenden ter ondertekening die u kunt toevoegen aan de paginalay-outs Kans, Account, Contact, Lead of Contract. U kunt ook meerdere aangepaste knoppen Verzenden ter ondertekening maken die u kunt toevoegen aan andere objecten en kunt koppelen aan verschillende overeenkomstsjablonen.

Hier is een voorbeeld van hoe u de knop ‘Verzenden ter ondertekening’ kunt inschakelen voor het object Kans:

  1. Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer.

  2. Selecteer het object dat u wilt bewerken (Kans in dit voorbeeld) in de lijst met objecten aan de linkerkant.

  3. Selecteer in het linkerdeelvenster Paginalay-outs.

  4. Selecteer de paginalay-out die u wilt bewerken.

  5. Selecteer Knoppen in de lijst in het linkerdeelvenster.

  6. Sleep de knop Verzenden ter ondertekening van de bovenste sectie naar het vak Aangepaste knoppen in de sectie Details opportunity.

Opties voor na ondertekening inschakelen

U kunt opties voor na ondertekening inschakelen om uw ondertekenaars naar een gewenste landingspagina te sturen. Dan worden de opties URL omleiden na ondertekening en Omleidingsvertraging na ondertekening beschikbaar op de verzendpagina van de overeenkomst. De ondertekenaars van een overeenkomst worden na ondertekening omgeleid naar de opgegeven URL. U kunt ze bijvoorbeeld doorsturen naar uw bedrijfswebsite of een enquêtepagina. Deze optie kan worden ingesteld op Alleen-lezen voor verzenders via de instelling Opties na ondertekening, alleen-lezen.

Opties voor na ondertekening inschakelen:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.

  2. Selecteer Instellingen voor Adobe Sign.

  3. Selecteer Beheren.

  4. Klik op Nieuw (of Bewerken).

  5. Zoek de optie Na ondertekening inschakelen en pas deze naar wens aan.

    (Optioneel) Zoek de instelling voor Opties na ondertekening, alleen-lezen en pas deze naar wens aan.

  6. Selecteer Opslaan.

Verzenden namens anderen inschakelen

Voor Adobe Acrobat Sign voor Salesforce v 11.7 of hoger kunt u de functie 'Verzenden namens' in Salesforce inschakelen, zodat personen namens anderen overeenkomsten kunnen verzenden. Deze functionaliteit is van toepassing op alle scenario's voor het verzenden van overeenkomsten, inclusief achtergrondacties die worden gestart door het bijwerken van het veld 'Achtergrondacties' of het gebruik van de optie 'Automatisch verzenden' in Overeenkomstsjablonen. Bovendien kunt u het proces stroomlijnen door een gebruikerszoekopdracht in te stellen in een overeenkomstsjabloon, zodat deze automatisch wordt ingevuld wanneer de overeenkomst wordt gegenereerd.

Als u de functie 'Verzenden namens' wilt inschakelen, moet u de machtigingenset 'Adobe Acrobat Sign-beheerder' instellen op Salesforce-beheerders. Het geeft beheerders toegang tot de volgende twee velden die nodig zijn om de functie 'Verzenden namens' in te schakelen:

  • User.EchoSign_Allow_Delegated_Sending__c
  • User.EchoSign_Email_Verified__c 

Opmerking: alle gebruikers van het Adobe Acrobat Sign-pakket moeten over Adobe Acrobat Sign-gebruikersrechten beschikken voordat ze de service kunnen gebruiken.

Voer de volgende stappen uit om verzending namens anderen toe te staan:

  1. Voeg het veld ‘Verzenden als andere gebruikers toestaan’ toe aan de gebruikersrecordlay-out met behulp van de volgende stappen:

    1. Ga naar Instellingen > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer.
    2. Selecteer Gebruiker in Objectbeheer.
    3. Selecteer in de linkerrail van de objectpagina Gebruiker de optie Paginalay-outs voor gebruikers.
    4. Selecteer Gebruikerslay-out.
    5. Als Velden zijn geselecteerd, selecteert u de optie Verzenden als andere gebruikers toestaan en sleept u deze naar het gedeelte 'Aanvullende informatie (koptekst alleen zichtbaar bij bewerken)' van de lay-out.
    6. Selecteer Opslaan.
    Acrobat Sign voor Salesforce: verzenden als andere gebruikers inschakelen

  2. Het veld ‘Adobe Acrobat Sign-e-mailadres geverifieerd’ toevoegen aan de lay-out Gebruikersrecord:

    1. Selecteer in het gedeelte Velden van de pagina Paginalay-outs voor gebruikers de optie Adobe Acrobat Sign-e-mail geverifieerd en sleep deze naar de optie 'Aanvullende informatie (koptekst alleen zichtbaar bij bewerken)' van de lay-out.
    2. Selecteer Opslaan.
    Acrobat Sign voor Salesforce: verzenden namens anderen inschakelen

    Acrobat Sign voor Salesforce: verzenden namens anderen inschakelen

  3. De instelling 'Verzenden namens anderen toestaan' inschakelen via de volgende stappen:

    1. Ga naar Instellingen > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
    2. Voor de vermelding Adobe Sign Instellingen  selecteert u Beheren.
    3. Klik op Nieuw (of Bewerken).
    4. Zoek (ctrl/cmd + f) Verzenden namens anderen toestaan en bewerk deze instelling zo nodig.
    5. Selecteer Opslaan.
    allow-sending-as-others-2

  4. Voor de specifieke gebruiker namens wie u berichten wilt verzenden, moet u de twee instellingen als volgt inschakelen:

    1. Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers.
    2. Voor een specifieke gebruiker selecteert u Bewerken.
    3. Schakel in het gedeelte Aanvullende informatie van de pagina Gebruiker bewerken de opties Adobe Sign Verzenden als andere gebruikers toestaan en Adobe Acrobat Sign-e-mailadres geverifieerd in.
    4. Selecteer Opslaan.

Alleen afzender ondertekent inschakelen

Schakel deze instelling in om de optie Alleen afzender ondertekent weer te geven en in te schakelen in de sectie Ontvangers van de verzendpagina van de overeenkomst. Wanneer de optie Alleen afzender ondertekent wordt gebruikt, krijgt de afzender de overeenkomst of het document te zien, zodat hij of zij deze kan ondertekenen. Deze functionaliteit is vergelijkbaar met die van Invullen en ondertekenen in Adobe-services. Deze optie kan worden ingesteld op Alleen-lezen met gebruik van de instelling Alleen-lezen, de afzender ondertekent.

Schakel de functie Alleen afzender ondertekent als volgt in:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.

  2. Selecteer Adobe Sign-instellingen.

  3. Selecteer Beheren.

  4. Klik op Nieuw (of Bewerken).

  5. Zoek de instelling Alleen afzender ondertekent inschakelen en bewerk dit zo nodig. (Optioneel) Ga naar de instelling voor Alleen afzender ondertekent, alleen-lezen en bewerk dit zo nodig.

  6. Selecteer Opslaan.

AgreementPanel- (of AgreementPanelWide-) en AgreementList-componenten toevoegen

Met Acrobat Sign voor Salesforce kunt u overeenkomsten bekijken en beheren via het deelvenster Overeenkomsten en de lijst met overeenkomsten. kunt AgreementPanel- (of AgreementPanelWide-) en AgreementList-componenten toevoegen aan de Lightning-pagina van elk van de volgende Salesforce-standaardobjecten en deze gebruiken om overeenkomsten te verzenden en te beheren voor elke record binnen dat object:

  • Account
  • Contact
  • Contract
  • Lead
  • Opportunity
  • Gebruiker

Voer de onderstaande stappen uit om AgreementPanel' (of AgreementPanelWide) en AgreementList toe te voegen aan een Salesforce-object:

  1. Controleer of Mijn domein is ingesteld voor uw account.
    Bekijk hoe u Mijn domein instelt om Adobe Acrobat Sign te gebruiken in de Salesforce-omgeving.

  2. Open een record voor een Salesforce-object. In het onderstaande voorbeeld worden de componenten toegevoegd aan een record in het object Kans.

    add-agreements-panel-1

  3. Selecteer in de rechterbovenhoek van de recordpagina het pictogram Instellingen om het menu te openen en selecteer vervolgens Pagina bewerken.
    Dit opent de pagina in de modus Bewerken.

  4. Blader in het linkerdeelvenster omlaag naar de lijst met Aangepast beheerde componenten.

  5. Als u een deelvenster Overeenkomst wilt toevoegen, sleept u AgreementPanel naar de gewenste locatie, zoals hieronder weergegeven. 

    Indien nodig kunt u AgreementPanelWide toevoegen in plaats van AgreementPanel. Beide componenten bieden vergelijkbare functies, maar AgreementPanelWide geeft een bredere weergave.

    add-agreements-panel-2

  6. Als u een lijst met overeenkomsten wilt toevoegen, sleept u AgreementList naar de gewenste locatie en zet u het neer zoals hieronder weergegeven.

    add-agreements-panel-3

  7. Selecteer Opslaan in de rechterbovenhoek.

    add-agreements-panel-4

  8. Als u wordt gevraagd de pagina te activeren om deze zichtbaar te maken voor de gebruikers, selecteert u Activeren.

    add-agreements-panel-5

  9. Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de gewenste formulierfactor en selecteer vervolgens Volgende. Vervolgens bekijkt u de opdracht en selecteert u Opslaan.

    Dit slaat de wijzigingen op en activeert de pagina voor gebruikers.

    add-agreements-panel-6

onLoadActions gebruiken

Salesforce kan automatisch acties activeren via de URL-parameter onLoadAction die wordt ondersteund door de Acrobat Sign-knopacties voor overeenkomsten: Verzenden, Herinneren, Verwijderen, Annuleren, Bijwerken en Weergeven. De URL-parameter respecteert de werkbalkinstellingen (zie de Geavanceerde aanpassingshandleiding) die zijn ingesteld door de beheerder, zodat alleen de ingeschakelde instellingen beschikbaar zijn.

Voorbeelden van URL's met onLoadAction:

  • Verzenden: zorg dat er een overeenkomst met de status Concept in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

  • Herinneren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

  • Verwijderen: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

  • Annuleren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

  • Bijwerken: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

  • Weergeven: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening, Ondertekend of Geannuleerd in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?