Ga naar het startprogramma voor apps en selecteer in de rechterbovenhoek Adobe Acrobat Sign.
Laatst bijgewerkt op
4 jan. 2024
- Adobe Acrobat Sign-integraties
- Nieuwe functies
- Productversies en levenscyclus
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Het pakket installeren
- Het pakket configureren
- Handboek
- Digitale verificatie inschakelen
- Handleiding voor ontwikkelaars
- Geavanceerde aanpassingshandleiding
- Veldtoewijzing en sjablonenhandleiding
- Gebruikershandleiding voor gebruikers van mobiele apps
- Handleiding voor flowautomatisering
- Handleiding voor Document Builder
- Grote documenten configureren
- Upgradehandleiding
- Aanvullende informatie
- Veelgestelde vragen
- Handleiding voor het oplossen van problemen
- Aanvullende artikelen
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Acrobat Sign voor Microsoft 365
- Acrobat Sign voor Outlook
- Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
- Acrobat Sign voor teams
- Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
- Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
- Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics
- Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint
- Overzicht
- SharePoint On-Prem: Installatiehandleiding
- SharePoint On-Prem: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
- SharePoint On-Prem: Handboek
- SharePoint On-Prem: Aanvullende informatie
- SharePoint Online Installatiehandleiding
- SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
- SharePoint Online: Handboek
- SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van webformulieren
- SharePoint Online: Aanvullende informatie
- Acrobat Sign voor Microsoft 365
- Acrobat Sign voor ServiceNow
- Acrobat Sign voor HR ServiceNow
- Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
- Acrobat Sign voor Workday
- Acrobat Sign voor NetSuite
- Acrobat Sign voor SugarCRM
- Acrobat Sign voor VeevaVault
- Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
- Acrobat Sign voor Zapier
- Documentatie voor Acrobat Sign Developer
Overzicht
Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: handleiding voor veldtoewijzingen en sjablonen bevat instructies over het gebruik van sjablonen en het configureren van de functie Gegevens- en samenvoegingstoewijzing.
U kunt in Acrobat Sign interactieve formulieren gebruiken om gegevens te verzamelen van uw ondertekenaars, handtekening- en initiaalvelden in uw documenten te plaatsen, informatie verzamelen van zowel verzender als ondertekenaar en meer.
U kunt zelf een Acrobat Sign-sjabloonbibliotheek maken door Acrobat Sign-formulieren en sjablonen op te slaan op het tabblad Salesforce-documenten.
Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: handleiding voor veldtoewijzingen en sjablonen bevat instructies over het volgende:
- Formulieren en tekstlabels maken
- Samenvoegings- en gegevenstoewijzingen configureren
- Gegevenstoewijzingen gebruiken om gegevens en bestanden van ondertekenaars naar Salesforce-records te sturen
- Samenvoegingstoewijzingen gebruiken om documenten te genereren met Salesforce-gegevens
- Overeenkomstsjablonen en workflows maken
- Acrobat Sign-workflows inschakelen
- Knop Verzenden ter ondertekening inschakelen
- Opties voor Na ondertekening inschakelen
- Verzenden namens anderen inschakelen
- Alleen de afzender toestemming geven om een overeenkomst te ondertekenen
- AgreementPanel- (of AgreementPanelWide-) en AgreementList-componenten toevoegen
- onLoadActions gebruiken
Voor een succesvolle toewijzing zijn standaardformulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het SFDC-objectveld op logische wijze aan het Acrobat Sign-formulierveld kunt koppelen.
Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier. De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades).
U kunt Acrobat Sign-tekstlabels als volgt gebruiken:
- Selecteer specifieke locaties op documenten voor klanten om handtekeningen en initialen toe te voegen.
- Verzamel gegevens van ondertekenaars die later weer in uw Salesforce-account kunnen worden geplaatst.
- Voeg Salesforce-gegevens samen in documentvelden voordat de overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden.
U kunt Acrobat Sign-formulieren maken door speciale tekstlabels toe te voegen aan elk document (Word, PDF, tekst en meer) dat u verzendt via Acrobat Sign.
Tekstlabels kunnen naast de naamwaarde ook aanvullende argumenten bevatten, zoals validaties, berekeningen en reguliere expressies. Een diepgaand inzicht in het samenstellen van formulieren kan de kwaliteit van de vastgelegde gegevens tijdens het ondertekeningsproces drastisch verbeteren.
Met de functie voor het inkorten van tekstlabels kunt u formulieren maken met veldtoewijzing, waarmee u een gestandaardiseerde conventie instelt voor terugkerende veldnamen in documenten. Deze functie biedt de volgende voordelen:
- Bespaar tijd door te voorkomen dat u formele labels opnieuw hoeft te maken.
- Verbeter de consistentie in gegevenstoewijzingen in meerdere formulieren en gebruik als referentie voor toekomstige formulieren.
Raadpleeg de handleiding voor tekstlabels in Adobe Acrobat Sign voor meer informatie.
U kunt de volgende instellingen gebruiken om Samenvoegings- en gegevenstoewijzingen in uw Sign voor Salesforce-account te configureren:
Optionele instellingen
- Melding toewijzingsfout inschakelen (standaard ingeschakeld): schakel deze instelling in om e-mailmeldingen naar de eigenaar van de gegevens- of samenvoegingstoewijzing te verzenden als er fouten optreden tijdens het uitvoeren van de toewijzingen.
- API-veldnamen tonen (standaard uitgeschakeld): schakel deze optie in om de API-naam voor elk veld en de relatie met de Salesforce-objecten weer te geven terwijl u gegevens- en samenvoegingstoewijzingen instelt.
Voorgestelde instelling
- Veldnamen uploaden naar Salesforce-formulieren: u kunt de SFDC-objectvelden vullen met Samenvoegings- en gegevenstoewijzingsveldnamen door de veldnamen te uploaden naar Salesforce. U kunt zo veldnamen selecteren uit een lijst in plaats van deze zelf te typen in een tekstveld.
Voer de onderstaande stappen uit om veldnamen te uploaden naar Salesforce-objectvelden:- Maak een formulier met alle gedefinieerde velden.
- Verzend het formulier via Salesforce ter ondertekening met een duidelijke overeenkomstnaam, zoals W4-veldsjabloon. Dit helpt u bij het vinden van de juiste sjabloon tijdens het toewijzen van de velden.
- Voer (willekeurige) inhoud in elk veld in dat u wilt toewijzen en onderteken vervolgens de overeenkomst, zodat deze in Salesforce wordt geregistreerd als voltooid.
U kunt de sjabloon nu selecteren met de functie Importeren van gegevens-/samenvoegingstoewijzing
U kunt samenvoegingstoewijzingen in Acrobat Sign gebruiken om veldgegevens uit Salesforce samen te voegen in uw documentenvelden voordat u ze ter ondertekening verzendt.
U kunt bijvoorbeeld het adres en het telefoonnummer van een Lead uit een Salesforce-record automatisch laten invullen in de overeenkomst voordat deze ter ondertekening wordt verzonden. U kunt ook de status van een Kans wijzigen wanneer de overeenkomst volledig is ondertekend en uitgevoerd. Velden met samengevoegde gegevens kunnen worden bijgewerkt door de ondertekenaars als u ervoor kiest om de updates van ondertekenaars terug te koppelen aan Salesforce.
U kunt samenvoegingstoewijzingen ook gebruiken voor het automatisch toevoegen van de productlijsten die aan een kans zijn gekoppeld. U kunt instellen welke productkenmerken (zoals hoeveelheid en prijs) worden opgenomen in uw overeenkomsten en opgeven hoe de bijbehorende producten moeten worden gesorteerd en gefilterd.
Over samenvoegingstoewijzingen
Een type databron voor een samenvoegingstoewijzing kan een specifieke constante waarde of een waarde uit een Salesforce-objectveld zijn waarnaar verwezen kan worden vanuit de overeenkomst in Acrobat Sign. Het doel voor elk samenvoegingstoewijzingselement is een aangewezen veld in een Acrobat Sign-overeenkomst.
De onderstaande toewijzing werkt bijvoorbeeld de Acrobat Sign-documentvelden FirstName en LastName bij met veldgegevens van de Salesforce-ontvanger (Contact). Ook wordt de naam van het account ingevuld in het veld Bedrijf.
Opmerking:
Wanneer u een object selecteert om toe te wijzen, begint u bij het overeenkomstobject en gaat u naar een bovenliggend/opzoekobject. De relatie tussen de objecten moet al bij de runtime zijn vastgesteld.
Een nieuwe samenvoegingstoewijzing maken:
-
-
Selecteer het tabblad Samenvoegingstoewijzingen.
-
Selecteer Nieuw op de startpagina van Samenvoegingstoewijzing.
Dit toont de pagina Nieuwe samenvoegingstoewijzing.
-
Onder het gedeelte Toewijzingsgegevens:
- Voer een naam in voor de toewijzing.
- Als u de toewijzing standaard wilt uitvoeren wanneer u een overeenkomst ter ondertekening verzendt, selecteert u het selectievakje Standaard samenvoegingstoewijzing.
-
Als u de namen van formuliervelden uit een bestaand document wilt importeren en toewijzen, selecteert u een overeenkomst die ter ondertekening werd verzonden en ondertekend.
U kunt als volgt velden uit andere overeenkomsten importeren om meer velden toe te voegen:
- Selecteer Formuliervelden importeren om de sectie Formuliervelden importeren weer te geven.
- Selecteer het zoekpictogram voor Velden importeren uit.
- Selecteer de overeenkomst waaruit u velden wilt importeren.
- Selecteer Formuliervelden importeren.
Dit toont het aantal geïmporteerde formuliervelden.
Opmerking: Velden met dubbele namen worden slechts één keer geïmporteerd.
-
Onder het gedeelte Salesforce-objectvelden toewijzen aan documentvelden kunt u een toewijzing maken van velden waarnaar kan worden verwezen vanuit het Acrobat Sign-overeenkomstobject (inclusief aangepaste velden). U kunt ook toewijzingsregels toevoegen om gegevens samen te voegen tot Acrobat Sign-documenten.
-
Selecteer Veldtoewijzing toevoegen om een nieuwe lege rij toe te voegen.
-
Definieer de toewijzingen en de toewijzingsregels in de volgende velden:
- Veld voor doeldocument: als u formuliervelden hebt geïmporteerd, selecteert u deze velden of voert u een specifieke veldnaam in. Klik op het pictogram links van het Veld voor doeldocument om te schakelen tussen een tekstinvoerveld en een selecteerbare vervolgkeuzelijst waarin de beschikbare en de geïmporteerde formulierveldwaarden worden weergegeven.
- Brontype—Selecteer Salesforce-objectveld of Constant.
- Bronwaarde—Afhankelijk van het geselecteerde Brontype, moet u het volgende opgeven:
- Als de Bronwaarde Salesforce-objectveld is, moet u een waarde selecteren. Selecteer Geselecteerd object en selecteer vervolgens in het dialoogvenster Objectselectie het veld Salesforce-bronobject.
- Als de Bronwaarde Constant is, moet u een waarde typen in het veld Bronwaarde.
- Uitschakelen: als deze optie is ingeschakeld, wordt deze toewijzingsrij niet uitgevoerd.
- Acties: selecteer dit om de rij te verwijderen.
-
Herhaal stap 1-2 om meer toewijzingsrijen toe te voegen.
In de sectie Velden voor Salesforce-productlijnitems toewijzen aan Adobe-documentvelden kunt u aan een opportunity gekoppelde productlijsten toevoegen.
-
Selecteer Veldtoewijzing toevoegen om een nieuwe lege rij toe te voegen.
-
Selecteer Geselecteerd object.
-
Selecteer in het dialoogvenster Objectselectie dat wordt geopend een Salesforce-bronveld, selecteer Kans, Kansproduct en voeg vervolgens de productkenmerken toe, zoals hoeveelheden, prijs en regelbeschrijving die zijn opgenomen in uw overeenkomsten. U kunt ook het sorteerveld en de sorteervolgorde opgeven.
-
Selecteer Gereed.
-
Herhaal stap 1-4 om meer toewijzingsrijen toe te voegen.
Nadat u uw sjabloon voor samenvoegingstoewijzing hebt voltooid, selecteert u Opslaan.
U kunt zo veel samenvoegingstoewijzingen maken als u wilt. U kunt één van deze toewijzingen definiëren als de standaardtoewijzing die altijd wordt uitgevoerd wanneer een overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden. Slechts één toewijzing kan de standaardtoewijzing zijn.
U kunt ook expliciet opgeven welke samenvoegingstoewijzing u voor een overeenkomst wilt gebruiken door ernaar te verwijzen in het veld Samenvoegingstoewijzing (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) van de overeenkomst. U kunt een Salesforce-workflow gebruiken of activeren om eventuele aangepaste bedrijfslogica uit te voeren om te bepalen welke sjabloon u wilt gebruiken. Houd er rekening mee dat u dat veld niet hoeft in te stellen om te verwijzen naar de standaardtoewijzing. De standaardtoewijzing wordt uitgevoerd als dit veld niet wordt ingevuld.
Opmerking:
Het wordt aanbevolen dat omvangrijke of complexe implementaties alleen standaardtoewijzing gebruiken tijdens de eerste proefversie of 'proof of concept'. Het dient een gewoonte te zijn om sjablonen expliciet te koppelen.
Voor Salesforce-velden gelden validatieregels die ertoe kunnen leiden dat een toewijzing mislukt. Als u bijvoorbeeld het e-mailveld in Salesforce toewijst aan een Adobe Acrobat Sign-tekstveld, kan het mislukken als het e-mailadres niet geldig is.
Als een toewijzing om een bepaalde reden mislukt, wordt het foutbericht in het veld Samenvoegingstoewijzingsfout (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) geregistreerd in het Adobe Acrobat Sign-overeenkomstobject en wordt er een e-mail verzonden naar de eigenaar van de samenvoegtoewijzing om de fout aan te geven.
Opmerking: U kunt een rapport- of lijstweergave maken om mislukte toewijzingsvelden weer te geven.
-
Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
-
Selecteer Adobe Sign-instellingen.
-
Selecteer Beheren op de pagina Instellingen voor Adobe Sign.
-
Selecteer Nieuw of Bewerken op de pagina Aangepaste instellingen.
-
Selecteer het selectievakje Melding toewijzingsfout inschakelen.
Het e-mailbericht is standaard ingeschakeld, maar u kunt het uitschakelen door de volgende instelling aan te passen:
Gegevenstoewijzingen van formuliervelden in Acrobat Sign helpen u te definiëren hoe Acrobat Sign Salesforce-objecten zal bijwerken met ondertekenaarsgegevens. U kunt bijvoorbeeld de contactrecord van een ondertekenaar in Salesforce.com bijwerken met het adres en het telefoonnummer dat de ondertekenaar bij het invullen en ondertekenen van uw document heeft opgegeven. Bovendien kunt u de ondertekende Acrobat Sign-overeenkomst, het controlespoor en eventuele geüploade ondersteunende documenten van ontvangers terugsturen naar Salesforce-objecten door bestandstoewijzingen in te stellen.
Gegevenstoewijzingen
Gegevenstoewijzingen in Acrobat Sign werken Salesforce-objecten bij wanneer een Acrobat Sign-overeenkomst wordt ondertekend, of in een opgegeven fase in de overeenkomstworkflow. Elke gegevenstoewijzing wordt van tevoren ingesteld en bevat de regels voor gegevenstoewijzing. Elke regel voor gegevenstoewijzing definieert de databron en het Salesforce-doelveld dat moet worden bijgewerkt.
Een databron voor een toewijzing kan een Acrobat Sign-formulierveld, een specifieke constante waarde of een waarde uit een Adobe Sign-overeenkomstveld zijn. Het doel van elk item voor gegevenstoewijzing kan een willekeurig veld in een willekeurig Salesforce-object zijn waarnaar verwezen kan worden vanuit de Acrobat Sign-overeenkomst.
Zo wordt door de onderstaande toewijzing bijvoorbeeld de voor- en achternaam van de ondertekenaar (zoals opgegeven door de ondertekenaar) bijgewerkt in het object Contact. Ook de opportunityfase wordt bijgewerkt en de ondertekende overeenkomst en de audittrail worden aan de opportunity toegevoegd wanneer de overeenkomst wordt ondertekend.
Andere voorbeelden van het gebruik van gegevenstoewijzingen voor het bijwerken van Salesforce:
- Contactgegevens van ontvangers bijwerken
- Een inkoopordernummer toevoegen aan de opportunity
- Betaalgegevens voor het account bijwerken
- Opportunityfase wijzigen na ondertekening van het contract
- Het ondertekende PDF-bestand en de audittrail toevoegen aan het contact.
Als u gegevenstoewijzingen wilt gebruiken om ondertekeningsgegevens en -bestanden naar Salesforce-records te sturen, moet u het volgende weten:
Volg de onderstaande stappen om een Acrobat Sign-gegevenstoewijzing te maken:
-
Selecteer Adobe Acrobat Sign in de linkerbovenhoek van de pagina voor het startprogramma van apps.
-
Selecteer het tabblad Gegevenstoewijzingen.
-
Selecteer Nieuw op de startpagina voor Gegevenstoewijzingen.
-
Op de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing:
- Geef een intuïtieve naam op voor de toewijzing.
- Schakel het selectievakje Standaard gegevenstoewijzing in om deze als standaardtoewijzing in te stellen. Hierdoor wordt de toewijzing standaard uitgevoerd nadat de overeenkomsten zijn ondertekend.
- Daarnaast kunt u ook gegevenstoewijzingen toewijzen aan een overeenkomstsjabloon die moet worden gebruikt wanneer een overeenkomst wordt gemaakt.
-
Als u de toewijzing nu wilt opslaan zonder gedefinieerde velden, selecteert u Opslaan.
Zo niet, dan gaat u verder met Veld-naar-veldtoewijzingen definiëren.Opmerking:Als u geen aangepaste Acrobat Sign-velden hebt in het document waaruit u importeert, kunt u de standaard Acrobat Sign-velden die bij elke ondertekende overeenkomst worden inbegrepen, zoals ondertekend (datum), e-mail, voornaam, achternaam, titel en bedrijf, niet importeren.
In de sectie Veldtoewijzing kunt u veld-naar-veldrelaties definiëren tussen de velden in de Salesforce-omgeving en de overeenkomstformuliervelden. U kunt toewijzingsregels maken voor elk veld in Salesforce, inclusief de aangepaste velden.
Om de velden van het overeenkomstformulier toe te wijzen aan de velden in de Salesforce-omgeving doet u het volgende:
- Selecteer het doelveld van het Salesforce-object waaruit de gegevens worden opgehaald.
- Definieer de bron van de gegevens.
- Stel de statusgebeurtenis in die ervoor moet zorgen dat de inhoud van het bronveld naar het doelveld wordt gestuurd.
Om de veldnamen uit de ondertekende overeenkomst te importeren en het selecteren van veldnamen uit een selectielijst in te schakelen moeten beheerders hun formuliervelden uploaden naar Salesforce.
U kunt veldnamen importeren uit een ondertekende overeenkomst om de velden in het formulier beschikbaar te maken. Als u veldnamen importeert, worden alleen de velden geretourneerd die tijdens het ondertekeningsproces zijn bijgewerkt en worden de ongewijzigde velden genegeerd.
Velden importeren uit een overeenkomst:
-
Selecteer het zoekpictogram naast Formuliervelden importeren om een opzoekpagina te openen met een lijst van uw recente overeenkomsten.
-
Selecteer de overeenkomst waarvan u de veldnamen wilt importeren.
-
Selecteer Formuliervelden importeren.
Dit toont het aantal geïmporteerde velden.
Veld-naar-veldrelaties definiëren:
-
Selecteer Toewijzing toevoegen onder Veldtoewijzingen om een record toe te voegen.
-
Specificeer het doel, de bron en de trigger als volgt:
- Onder Het Salesforce-object dat moet worden bijgewerkt selecteert u het Salesforce-doelobject waarvoor u de gegevens wilt bijwerken.
- Onder Het Salesforce-veld dat moet worden bijgewerkt selecteert u het Salesforce-doelobject waarvoor u de gegevens wilt bijwerken.
- Onder Waar komen de gegevens vandaan? Type selecteren selecteert u een van de volgende opties:
- Overeenkomstveld: biedt een lijst met objecten op het Overeenkomst-object in Salesforce.
- Constant: hiermee kan een constante (letterlijke) waarde worden ingevoegd.
- EchoSign-formulierveld: hiermee kan een lijst worden weergegeven met veldnamen die zijn geïmporteerd uit ondertekende overeenkomsten.
Opmerking: U kunt de waarden voor elk veld ook handmatig invoeren.
- Overeenkomstveld: biedt een lijst met objecten op het Overeenkomst-object in Salesforce.
- Onder Wat is de waarde van de gegevens selecteert u een van de volgende opties op basis van de geselecteerde optie Gegevens afkomstig van:
- Bronlocatie is een EchoSign-formulierveld—Selecteer een EchoSign-formulierveld of typ een specifieke veldnaam. Selecteer het pictogram links van het veld om te wisselen tussen een tekstinvoerveld en een selecteerbare vervolgkeuzelijst waarin de beschikbare en de geïmporteerde formulierveldwaarden worden weergegeven.
- Bronlocatie is 'Constant'—Typ een specifieke waarde. U kunt bijvoorbeeld een veldwaarde plaatsen die u in plaats van een Salesforce-keuzelijst wilt gebruiken. Of typ een getal dat of tekst die u wilt bijwerken in een Salesforce-veld.
- Bronlocatie is Overeenkomstveld—Selecteer een overeenkomstveld in de vervolgkeuzelijst.
- Onder Wanneer moet de toewijzing worden uitgevoerd? Overeenkomststatus selecteren selecteert u een van de volgende statusopties die moeten worden uitgevoerd wanneer de overeenkomststatus verandert naar de opgegeven status:
- Ondertekend/Goedgekeurd/Geaccepteerd/Formulier ingevuld/Geleverd
- Wachtend op Controleondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
- Uit voor ondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
- Geannuleerd/Geweigerd
- Verlopen
- Ondertekend/Goedgekeurd/Geaccepteerd/Formulier ingevuld/Geleverd
-
Herhaal stap 1-2 totdat al uw veldrelaties zijn gedefinieerd en selecteer vervolgens Save.
Op recordniveau kunt u de uitvoering van een inhoudsupdate beheren. Dat doet u als volgt:
- Selecteer onder Acties het pictogram Instellingen (tandwiel).
- Selecteer in het dialoogvenster Instellingen veldtoewijzingswaarde dat wordt geopend, een van de volgende opties:
- Bestaande niet overschrijven: hiermee wordt voorkomen dat de waarde wordt overschreven als het Salesforce-doelveld al een waarde bevat.
- Niet leeg schrijven: hiermee wordt voorkomen dat een lege waarde wordt geschreven naar het Salesforce-doelveld als de bronwaarde van de Acrobat Sign-overeenkomst leeg is.
- Als u een toewijzingsrij wilt uitschakelen zodat deze niet wordt uitgevoerd, selecteert u Uitschakelen.
U kunt de voltooide Acrobat Sign-overeenkomst en/of het controlespoor toewijzen aan het geselecteerde Salesforce-doelobject. Hiervoor voert u de onderstaande stappen uit:
-
Selecteer Toewijzing toevoegen onder het gedeelte Bestandstoewijzing.
-
Definieer als volgt de bestanden die u wilt toevoegen, het doelobject waaraan u ze wilt toevoegen en de stijl van de toevoeging:
- Onder Welk Salesforce-object moet worden bijgewerkt selecteert u het Salesforce-doelobject dat met de bestanden moet worden bijgewerkt.
- Onder Hoe wilt u het bestand toevoegen selecteert u één van de volgende opties:
- Een referentiekoppeling toevoegen aan het bestand: biedt een URL naar de overeenkomst-PDF. De referentiekoppelingen moeten worden toegewezen aan een op tekst gebaseerd veld zoals een tekenreeks of keuzelijst. Referentiekoppelingen ondersteunen alleen het bestandstype Ondertekende overeenkomst - Samengevoegde PDF.
- Bestand rechtstreeks aan object toevoegen: voegt het PDF-document rechtstreeks toe aan het object waaraan u het toewijst als een bijlagenlijst beschikbaar is voor dat object. Salesforce-objecten ondersteunen geen bestandsbijlagen, zoals Gebruikers.
- Opslaan als bijlage: hiermee kan het document worden opgeslagen als een Bijlage-objecttype. Als deze optie niet is ingeschakeld, wordt de content opgeslagen als een Bestandsobject.
- Onder Welk veld om de bestands-URL toe te voegen selecteert u het doelveld waarnaar de URL wordt gekopieerd. Dit is alleen vereist als u Een referentiekoppeling aan het bestand toevoegen selecteert.
- Onder Welk bestand u wilt toevoegen selecteert u één van de volgende opties:
- Ondertekende overeenkomst - Samengevoegde PDF - Selecteer deze optie als u in één transactie meerdere documenten ter ondertekening verstuurt en als u wilt dat de uiteindelijke ondertekende PDF wordt opgeslagen als één samengevoegde PDF.
- Ondertekende overeenkomst - Afzonderlijke PDF's - Selecteer deze optie als u meerdere documenten ter ondertekening verstuurt in één transactie en u de individuele bestanden als afzonderlijke PDF's aan de Salesforce-record wilt toevoegen.
- Controlespoor - Selecteer deze optie om het controlespoor in de vorm van een PDF te plaatsen in de Salesforce-record.
- Ondersteunende documenten - Selecteer deze optie om eventuele ondersteunende documenten die door de ontvangers zijn geüpload, naar de Salesforce-record te sturen.
-
Onder Wanneer moet de toewijzing worden uitgevoerd? - Selecteer Overeenkomststatus selecteert u een van de volgende opties om de overeenkomststatus op te geven die wordt geactiveerd om gegevenstoewijzing uit te voeren:
- Ondertekend/Goedgekeurd/Geaccepteerd/Formulier ingevuld/Geleverd
- Wachtend op Controleondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
- Uit voor ondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
- Geannuleerd/Geweigerd
- Verlopen
-
Als u klaar bent, selecteert u Opslaan.
-
Als u een aangepast subdomein hebt in uw Adobe Acrobat Sign-URL (zoals https://caseyjones.na1.adobesign.com), moet u de URL toevoegen aan de lijst met Externe sites van Salesforce wanneer u de ondertekende overeenkomst toewijst. Dat doet u als volgt:
- Navigeer naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Instellingen externe site.
- Selecteer Nieuwe externe site.
- Voeg uw Adobe Sign-URL toe als een nieuwe URL voor een externe site.
U kunt naar wens vele gegevenstoewijzingen maken en één daarvan definiëren als de standaardtoewijzing. De standaardtoewijzing wordt uitgevoerd wanneer de status van een overeenkomst verandert. Slechts één toewijzing kan de standaardtoewijzing zijn.
U kunt ook expliciet opgeven welke toewijzing u voor een overeenkomst wilt gebruiken door ernaar te verwijzen in het veld Gegevenstoewijzing van de overeenkomst (echosign_dev1__Process_Template__c). U kunt een Salesforce-workflow gebruiken of activeren om eventuele aangepaste bedrijfslogica uit te voeren om te bepalen welke gegevenstoewijzing u wilt gebruiken.
Opmerking: U hoeft dat veld niet in te stellen om te verwijzen naar de standaardtoewijzing. De standaardtoewijzing wordt automatisch uitgevoerd als dit veld niet wordt ingevuld.
U kunt een toewijzing ook uitvoeren voor of nadat de overeenkomststatus verandert naar Ondertekend (voer bijvoorbeeld de toewijzing uit nadat de eerste ondertekenaar heeft ondertekend). Dit doet u door het selectievakje Gegevenstoewijzing triggeren (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) in te stellen. U kunt een Salesforce-workflow gebruiken of activeren om eventuele aangepaste bedrijfslogica uit te voeren om te bepalen wanneer een gegevenstoewijzing moet worden uitgevoerd.
Bovendien kunt u een gegevenstoewijzing koppelen aan een overeenkomstsjabloon. Zie Overeenkomstsjablonen voor meer informatie.
Voor Salesforce-velden gelden validatieregels die ertoe kunnen leiden dat een toewijzing mislukt. Bij het toewijzen van een Acrobat Sign-tekstveld aan een e-mailveld in Salesforce kan bijvoorbeeld de validatie mislukken als de inhoud van het veld geen geldig e-mailadres is.
Gebruik waar mogelijk de validatieregels van Acrobat Sign voor formuliervelden om er zeker van te zijn dat de gegevens die de ondertekenaars invoeren naar Salesforce kunnen worden gestuurd. Met de standaardvalidatieregels van Acrobat Sign voor PDF-formuliervelden in PDF-documenten kunt u validatieregels maken wanneer u Adobe Sign-tekstlabels gebruikt. Zie de documentatie over tekstlabels voor meer informatie.
Als een toewijzing om een bepaalde reden mislukt, wordt het foutbericht in het veld Gegevenstoewijzingsfout (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) in het Acrobat Sign-overeenkomstobject geregistreerd en wordt een e-mailbericht verzonden naar de eigenaar van de gegevenstoewijzing waarin de fout wordt aangegeven.
Opmerking:
Het is ook mogelijk om een rapport of lijstweergave te maken waarin de mislukte toewijzingsvelden worden getoond.
De e-mailmelding is standaard ingeschakeld, maar u kunt deze uitschakelen met behulp van de volgende stappen:
- Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
- Selecteer Adobe Sign-instellingen.
- Selecteer Beheren.
- Klik op Nieuw of Bewerken.
- Zoek (ctrl/cmd +f) de instelling Melding toewijzingsfout inschakelen.
- Bewerk de instelling naar wens.
- Selecteer Opslaan.
Met Adobe Acrobat Sign-overeenkomstsjablonen kunt u van tevoren standaardwaarden en instellingen opgeven voor uw overeenkomsten. U kunt een overeenkomstsjabloon ook koppelen aan een knop Verzenden ter ondertekening.
Over overeenkomstsjablonen
Met overeenkomstsjablonen kunt u overeenkomstvelden vooraf definiëren, waaronder naam, bericht, taal, vervaldatums en beveiligingsopties. U kunt ook een bepaalde gegevenstoewijzing, een bepaalde samenvoegingstoewijzing of een bepaald object (zoals Kans, Account, Contactpersonen, Lead of Contract) aan de overeenkomstsjabloon koppelen. Bovendien kunt u voorinstellingen voor de ontvanger definiëren, velden aan overeenkomstvelden toewijzen en bestandsbijlagen van tevoren definiëren.
U kunt ook een knop Verzenden ter ondertekening instellen die wordt weergegeven op een gerelateerde objectrecord (bijv. kans), zodat deze standaard wordt gekoppeld aan een overeenkomstsjabloon. Om een overeenkomst te genereren met behulp van een overeenkomstsjabloon kunt u Verzenden ter ondertekening selecteren.
Meld u aan bij Salesforce, start de Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-app en selecteer vervolgens het tabblad Overeenkomstsjablonen.
Een nieuwe overeenkomstsjabloon maken:
-
Voer in het dialoogvenster dat verschijnt, een sjabloonnaam in en selecteer desgewenst een workflow voor de sjabloon.
Opmerking: U ziet de optie om alleen een workflow te selecteren als workflows zijn ingeschakeld en voor het gekoppelde Sign-account actieve workflows zijn geconfigureerd.
Zie Workflows inschakelen. -
Dit toont de nieuwe pagina van de Overeenkomstsjabloon met de sjabloonnaam bovenaan. Selecteer het vervolgkeuzemenu in de rechterbovenhoek om de volgende opties te bewerken:
- Naam bewerken - Wijzig de naam van de huidige sjabloon.
- Eigenaar wijzigen - Wijzig de eigenaar van de huidige sjabloon. Moet worden toegewezen aan een huidige gebruiker in de Salesforce-organisatie.
- Klonen - Hiermee maakt u een duplicaat van de huidige sjabloon met een uniek Salesforce-identificatienummer.
- Verwijderen - Hiermee verwijdert u de huidige sjabloon uit Salesforce.
Onder de knop Opslaan worden op de pagina de sjabloon-ID en de metagegevens weergegeven over wie de sjabloon heeft gemaakt, de eigenaar is en de sjabloon het laatst heeft gewijzigd. U kunt het selectievakje Actief in-/uitschakelen om de sjabloon al dan niet beschikbaar te maken. Bij nieuwe sjablonen is de status Actief.
-
Het bevat de kerngegevens die betrekking hebben op de overeenkomsten die door de sjabloon zijn gemaakt door te verwijzen naar een Salesforce-object. Vul de volgende velden in om sjabloongegevens te verstrekken:
- Naam van overeenkomst: dit definieert de standaardnaam van de overeenkomst. Alle overeenkomsten worden oorspronkelijk met deze naam gemaakt.
Tekstvelden zoals Naam van overeenkomst kunnen Salesforce-variabelen opnemen als onderdeel van de definitie om betekenisvolle veldwaarden dynamisch te genereren. U kunt bijvoorbeeld de naam van de overeenkomst aanpassen om de naam van een ontvanger op te nemen wanneer de overeenkomst wordt gegenereerd, zoals bijvoorbeeld Acme Corp-overeenkomst - {!Name}. - Salesforce-object: selecteer het Salesforce-hoofdobject dat u als hoofdverwijzing wilt gebruiken voor sommige optionele definities in de overeenkomstsjabloon.
U kunt bijvoorbeeld Ontvangers, Veldtoewijzingen of Bijlagen in de overeenkomst opgeven met behulp van velden en gegevens uit het hoofdobject of verwante opzoekobjecten. Als u een hoofdobject in de overeenkomstsjabloon hebt gedefinieerd, moet u de overeenkomst in gang zetten via de knop Verzenden ter ondertekening in het hoofdobject.
Kijk hoe u de knop Verzenden ter ondertekening kunt inschakelen. - Toegewezen gegevens: selecteer Gegevens toewijzen in overeenkomstvelden en selecteer een toewijzingsmethode:
- Selecteren uit object: er moet een Salesforce-object worden gedefinieerd. Op basis van het hoofdobject dat u instelt, selecteert u een bronveld en een doelovereenkomstveld. Als het hoofdobject bijvoorbeeld Kans is, selecteer dan in het volgende scherm het bronveld van uw hoofdobject (bijv. Kans) en selecteer ook het doelveld in het overeenkomstobject waaraan de gegevens worden toegewezen.
- Specifieke waarde invoeren: stuur een letterlijke waarde naar een doelovereenkomstveld.
Alle toegewezen velden worden weergegeven op de sjabloon waar deze afzonderlijk kunnen worden bewerkt of verwijderd.
Opmerking:
Om gegevens te kunnen toewijzen van of naar een secundair object dat is gekoppeld aan het hoofdobject, moet u de volgende stappen implementeren:
- Zorg ervoor dat er in het hoofdobject een opzoekveld is voor het secundaire object. Gegevens kunnen niet worden toegewezen aan of uit een gerelateerde lijst.
- Zorg ervoor dat het Overeenkomst-object een opzoekveld bevat voor het secundaire object.
- In de Overeenkomstsjabloon selecteert u Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden en Selecteren uit object.
- Selecteer voor het veld Brontype het zoekveld voor het secundaire object.
- Selecteer voor het veld Doelovereenkomst het zoekveld voor het secundaire object.
- Selecteer Opslaan.
- Selecteer in de overeenkomstsjabloon Opslaan om uw instellingen op te slaan.
- Volg de stappen om Gegevenstoewijzing of Samenvoegingstoewijzing in te stellen zoals beschreven in de onderstaande gedeelten.
- Automatisch verzenden: schakel deze optie in als u workflows hebt geautomatiseerd die u wilt gebruiken om het verzenden van overeenkomsten te activeren, of als u automatisch een overeenkomst wilt verzenden nadat een gebruiker op de knop Verzenden ter ondertekening klikt in een Salesforce-record. Automatisch verzenden werkt alleen als ten minste één ontvanger en één bijlage is gedefinieerd in de overeenkomstsjabloon.
- Overeenkomsttype: maak uw keuze in de lijst met gedefinieerde Overeenkomsttypen.
- Taal: hiermee definieert u de taal voor alle communicatie met de ontvanger, waaronder e-mailberichten en schermaanwijzingen
- Selecteer het ondertekeningstype voor deze overeenkomst:
- Elektronische handtekening: standaard elektronische handtekeningen verzamelen.
- Schriftelijke handtekening: selecteer deze optie om ontvangers te instrueren het document te downloaden, fysiek te ondertekenen, het ondertekende document te scannen en te uploaden naar Acrobat Sign.
U moet één of meer documenten bijvoegen die de sjabloon naar verwachting zal leveren. Als er geen documenten aan de sjabloon zijn gekoppeld, moet de afzender het document zelf selecteren bij het configureren van de overeenkomst.
Als de sjabloon is ingesteld op Automatisch verzenden, moet ten minste één document aan de sjabloon worden gekoppeld.
Opmerking:
De optie Document Builder is uitgeschakeld voor Government Cloud-klanten.
Documenten bijvoegen:
- Selecteer Bestanden uploaden en upload een bestand via een menugestuurde wizard.
Of sleep een bestand vanaf het bureaublad en zet het neer.
Opmerking: Alle geüploade bestanden worden toegevoegd aan de inhoud van Salesforce CRM en bestanden en zijn eigendom van de uploader.
- Onder Selecteren om documenten toe te voegen selecteert u een van de onderstaande opties en zoekt u naar een document op basis van specifieke bibliotheken met behulp van de zoekbalk:
- Salesforce CRM en bestanden - Uw persoonlijke bibliotheek. Alle documenten die u vanuit uw systeem uploadt, worden in deze bibliotheek opgeslagen voor toekomstig gebruik.
- Salesforce-documenten - De Salesforce-bibliotheek die onder gebruikers wordt gedeeld.
- Acrobat Sign-bibliotheek - Dit verwijst naar de bibliotheekinhoud die is opgeslagen in het Acrobat Sign-systeem.
- Geavanceerd zoeken - Eén interface met alle bovenstaande opties.
- Onder Geavanceerde opties kunt u Documentbron kiezen selecteren. Hiermee kunt u een document of object selecteren uit een Salesforce-object of runtimevariabele. Sommige Salesforce-hoofdobjecten bieden extra opties voor de bron van het document. Als het Salesforce-object op het tabblad Sjabloongegevens bijvoorbeeld Kans is, hebt u een extra bronoptie van Toevoegen uit de kansofferte. Er zijn drie opties:
- Toevoegen van Salesforce-object
- Brontype - Kies tussen Bestand of Bijlage voor het objecttype voor het document
- Documentselectie - Selecteer het document dat u wilt bijvoegen, op basis van een van de volgende criteria: nieuwste document (meest recente maakdatum), oudste
- Document (oudste maakdatum) of alle documenten (alle gevonden documenten).
- Toevoegen vanuit een offerte voor een kans
- Type offerte: nieuwste offerte of oudste offerte.
- Type offerte bepaald door: datum laatste wijziging of gerelateerde datum.
- Type offertedocument: nieuwste document, oudste document of alle documenten.
- Runtimevariabele
- Voeg dynamisch een bijlage van een object toe.
- De naam van een runtimevariabele toevoegen: geef de variabele en het ID-type van uw Salesforce-object op.
- Toevoegen van Salesforce-object
- Als u een veldsjabloon wilt importeren uit de Adobe Sign-bibliotheek, gebruikt u de zoekbalk onder het veld Formulierveldsjabloon toevoegen.
U kunt het tabblad Ontvangers gebruiken om ontvangers toe te voegen en de lijst met ontvangers voor de overeenkomst te beheren. Vul hiervoor de volgende gegevens in:
- Onder de workflow voor ondertekenen selecteert u één van de volgende twee opties:
- Alle ontvangers ondertekenen: Alle ontvangers die in de sjabloon zijn gedefinieerd, moeten deelnemen aan het proces volgens de rol die op hen is toegepast. Selecteer dit voor alle overeenkomsten die niet alleen door de afzender hoeven te worden ondertekend.
- Alleen afzender ondertekent: schakel deze optie in om de functie Alleen ik onderteken aan de sjabloon toe te voegen. U moet de instelling Alleen afzender ondertekent inschakelen selecteren om deze optie te gebruiken. Afhankelijk van uw vereisten kan deze optie worden ingesteld op alleen-lezen met gebruik van de instelling Alleen afzender ondertekent, alleen-lezen.
- Onder Ontvangers selecteert u een ontvangersrol uit de vervolgkeuzelijst Ondertekenaar.
- Zoek in het veld Contacten zoeken naar de contactgegevens van de ontvanger. Of selecteer E-mail in de vervolgkeuzelijst en voeg het e-mailadres van de ontvanger toe. Ontvangers kunnen worden toegevoegd door middel van:
- Salesforce-object - Contact, Gebruiker, Lead of Groep.
- E-mail - Elk e-mailadres is acceptabel.
- Runtimevariabele - Hierbij wordt dynamisch een ontvanger toegevoegd op basis van een geïmporteerde waarde van een variabele in het hoofdobject (zoals gedefinieerd op het tabblad Sjabloongegevens).
- Als u meer ontvangers wilt toevoegen, selecteert u Ontvanger toevoegen.
- Selecteer Mij toevoegen om uzelf toe te voegen als ondertekenaar. Selecteer de optie Als laatste ondertekenen of Als eerste ondertekenen om de ondertekeningsvolgorde voor uzelf in te stellen. Selecteer zo nodig Host-ondertekening voor de eerste ondertekenaar.
- Als u de identiteitsverificatiemethode wilt wijzigen, selecteert u E-mail om het identiteitsverificatiemenu te openen. Selecteer in het vervolgkeuzemenu zo nodig een van de volgende verificatiemethoden: Wachtwoord, KBA, Telefoon of Overheids-ID.
- Voeg desgewenst een bericht toe voor de ontvangers van de overeenkomst.
- Onder Geavanceerde opties:
- Om gehoste, persoonlijke ondertekening mogelijk te maken selecteert u Gehoste ondertekening inschakelen (persoonlijke ondertekening).
- Als u een voorbeeld van de overeenkomst wilt bekijken en formuliervelden wilt slepen en neerzetten voordat u deze ter ondertekening verzendt, selecteert u Voorvertonings- en positievelden inschakelen.
- Als u de overeenkomst namens een specifieke gebruiker wilt verzenden, selecteert u Verzenden namens en specificeert u een gebruikersrecord-ID. Leer hoe u de functie 'Verzenden namens anderen' inschakelt.
- U kunt Geavanceerde verificatiemethoden selecteren om de verificatiemethoden voor ontvangers te configureren als u de verificatie van ondertekenaars beheert op basis van de interne of externe status van de ontvanger.
Op het tabblad Gegevenstoewijzing kunt u ook opgeven welke gegevens- en/of samenvoegingstoewijzing (of beide) automatisch moet worden uitgevoerd wanneer overeenkomsten worden verzonden met gebruik van deze overeenkomstsjabloon.
- Samenvoegingstoewijzing: selecteer een samenvoegingstoewijzing om Salesforce-velden samen te voegen in een overeenkomst voordat u deze verzendt.
- Gegevenstoewijzing: selecteer een gegevenstoewijzing die u wilt gebruiken voor het toewijzen van ingevoerde gegevens in een ondertekende overeenkomst aan Salesforce.
U kunt aanvullende regels configureren om algemene overeenkomsttaken te automatiseren. Hiervoor vult u zo nodig de volgende velden in:
- Onder Automatische herinneringen selecteert u een van de volgende opties in het vervolgkeuzemenu: Nooit, Elke dag, Tot ondertekening, Elke week, Tot ondertekening.
- Onder Dagen tot vervaldatum voert u het aantal dagen in totdat de overeenkomst verloopt. Het aantal ingevoerde dagen wordt toegevoegd aan de huidige datum wanneer de overeenkomstrecord wordt gegenereerd op basis van de overeenkomstsjabloon om de vervaldatum dynamisch te berekenen.
Opmerking: Als u de pakketversie 21.x of ouder gebruikt, ziet u de Dagen tot vervaldatum als een nummerveld. Klanten die de pakketversie 21.x of hoger gebruiken, zien het veld als een tekstveld, zodat het naar andere velden in het hoofdobject kan verwijzen, zoals {!Expiry Date}. Klanten die een upgrade hebben uitgevoerd van een oudere versie naar v21, hebben beide velden. - Voer onder URL omleiden na ondertekening een URL in om de ondertekenaars van een overeenkomst na ondertekening automatisch om te leiden naar de opgegeven URL. Om deze optie te kunnen gebruiken moet de instelling Opties voor na ondertekening inschakelen zijn ingeschakeld.
- Als u de instelling Opties na ondertekening hebt ingeschakeld en een URL voor omleiden na ondertekening hebt opgegeven, typt u in het veld Vertraging na ondertekening (seconden) het aantal seconden dat moet verstrijken voordat de omleiding wordt uitgevoerd.
- Schakel het selectievakje Het ondertekende document beveiligen met een wachtwoord in als u de ondertekende PDF die naar ondertekenaars wordt verzonden, wilt versleutelen.
- Selecteer het selectievakje Als standaardsjabloon instellen voor alle overeenkomsten om deze in te stellen als de standaardsjabloon voor uw nieuwe overeenkomsten. U kunt ook een specifieke overeenkomstsjabloon definiëren en koppelen aan andere overeenkomsten die de standaardovereenkomstsjabloon kan overschrijven. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste knop Verzenden ter ondertekening maken voor het Account-object dat is gekoppeld aan een specifieke overeenkomstsjabloon. Zie De knop Verzenden ter ondertekening inschakelen voor meer informatie over aangepaste knoppen.
- Selecteer Ingeschakeld als Chatter-publicatieacties om deze overeenkomstsjabloon in te schakelen als u Chatter-publicatieacties hebt ingeschakeld voor uw organisatie. Met de Chatter-publicatieacties kunnen gebruikers overeenkomsten verzenden vanuit Chatter. Schakel dit vakje in om deze overeenkomstsjabloon in te schakelen voor de Chatter-actie voor een of meerdere van de volgende hoofdobjecten: Contactpersoon, Account of Kans. Als het hoofdobject bijvoorbeeld Kans is en u deze optie inschakelt, kunnen gebruikers met deze overeenkomstsjabloon verzenden vanuit elke Kans-Chatter-feed. Als u het hoofdobject leeg laat, kunt u de overeenkomstsjabloon inschakelen op de startpagina van de Chatter-feed.
Raadpleeg de Adobe Acrobat Sign Chatter-publicatieactie voor meer informatie.
Opmerking:
De optie Ingeschakeld als gepubliceerde acties van Chatter is niet zichtbaar voor klanten van de Government Cloud, omdat Chatter momenteel alleen wordt ondersteund in de commerciële cloud.
Salesforce kan gemakkelijk worden geconfigureerd om workflows uit Acrobat Sign te importeren, wat medewerkers de flexibiliteit geeft om vanuit beide omgevingen te verzenden met dezelfde ontvangersstructuur, verificatiemethoden, e-maildistributie enzovoort.
Het gebruik van workflows als bron voor Salesforce-sjablonen biedt ook de mogelijkheid om multifunctionele documentsjablonen te gebruiken, waarmee ontvangers gemakkelijk naar wens kunnen worden toegevoegd of overgeslagen.
Het definiëren van de Salesforce-sjabloon verloopt iets anders wanneer een workflow is bijgevoegd, omdat het tabblad Ontvangers in dat geval op de workflow wordt afgestemd en bepaalde geconfigureerde elementen worden ingevoegd die u normaliter in de SFDC-sjabloon definieert.
In de volgende lijst worden de verschillen in het instelproces aangegeven:
Opmerking:
Als u Adobe Acrobat Sign voor Salesforce V 24.14 of hoger gebruikt, kunt u de stap met vereisten overslaan. Voor pakket V 24.14 of hoger hoeven gebruikers het Salesforce-account niet te configureren voor pushovereenkomsten of te beschikken over een URL van de callbacksite en melding.
Voor toegang tot Workflows in Salesforce:
- Zorg dat er ten minste één workflow beschikbaar is in Acrobat Sign.
- Het Salesforce-account voor pushovereenkomsten configureren. Dit genereert de URL van de callbacksite die u nodig hebt in de volgende stap.
- Geef uw URL van de Callback-site op in het veld Callback-URL overeenkomstmelding in de aangepaste Adobe Sign-instellingen als volgt:
- Meld u aan als Salesforce-beheerder.
- Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
- Selecteer Adobe Sign-instellingen.
- Selecteer Beheren.
- Selecteer Bewerken.
- Kopieer de waarde in Callback-URL Adobe naar Salesforce-site en plak deze in het veld Callback-URL overeenkomstmelding.
- Selecteer Opslaan.
U kunt nu workflows gebruiken in uw Salesforce-organisatie.
- Selecteer Adobe Acrobat Sign in de rechterbovenhoek van de startpagina voor apps.
- Klik op het tabblad Overeenkomstsjablonen.
- Selecteer Nieuw op de startpagina van Overeenkomstsjablonen.
- Geef een sjabloonnaam op.
- Selecteer een workflow in de vervolgkeuzelijst Workflow kiezen. U ziet alleen workflows die beschikbaar zijn voor uw gebruiker in Adobe Sign.
Op het tabblad Sjabloongegevens wordt Naam van overeenkomst automatisch ingevuld zoals gedefinieerd door de workflow.
Alle andere velden zijn beschikbaar om te configureren als standaardsjabloon.
Onder het tabblad Bijlage ziet u alleen de documenten die beschikbaar zijn volgens de Acrobat Sign-workflow.
- De Documenttitel-waarden in Acrobat Sign worden geïmporteerd en weergegeven in de kolom Titel in Salesforce.
- Documenten die zijn bijgevoegd in de Acrobat Sign-workflow, worden geïmporteerd in een lijst voor de Bestandskiezer in Salesforce.
- Er is slechts één optie in de kiezer: het bestand dat is gedefinieerd in de Acrobat Sign-workflow. Het bestand moet bij het samenstellen van de sjabloon expliciet in de kiezer worden geselecteerd, en het wordt automatisch bijgevoegd als gebruikers de sjabloon aanroepen.
- Documenten die in Acrobat Sign zijn gedefinieerd en waaraan het bestand niet is bijgevoegd, worden als optie bij Bestand toevoegen weergegeven
- Dit ‘lege’ bestand kan worden ingevuld op sjabloonniveau en wordt ingevuld wanneer gebruikers de sjabloon aanroepen. Als een bestand niet op sjabloonniveau is toegevoegd, blijft het veld open zodat de afzender een bestand kan toevoegen bij het maken van de overeenkomst.
Op het tabblad Ontvanger worden de lijst met ontvangers en de volgorde van de Acrobat Sign-workflow geïmporteerd.
- De naamwaarde van de ontvanger in de Acrobat Sign-workflow wordt geïmporteerd als de meest linkse titel van de ontvangersrecord.
- Ontvangers die expliciet zijn geïdentificeerd met een e-mail in de workflow, vullen die e-mail in de Salesforce-sjabloon in.
- Als het bewerken van de ontvanger niet is toegestaan in de Acrobat Sign-workflow, vergrendelt de sjabloon het veld voor die ontvanger, waardoor bewerken wordt voorkomen.
- Ontvangers die niet expliciet in de workflow zijn geïdentificeerd, kunnen in de sjabloon worden bewerkt.
- Als een waarde aan de sjabloon is toegevoegd, wordt die waarde ingevoegd wanneer de sjabloon wordt aangeroepen en kan deze door de afzender worden bewerkt
- Ontvangers die ‘Optioneel’ zijn in de Adobe Sign-workflow, kunnen in Salesforce leeg worden gelaten
Het Overeenkomstbericht en de CC-geadresseerden worden ook geïmporteerd naar het tabblad Ontvanger (vanuit het gedeelte Informatie over overeenkomst van de Acrobat Sign-workflow).
Opmerking:
Als uw Acrobat Sign-workflow verificatiemethoden voor uw ontvangers bevat, worden deze ook geïmporteerd, hoewel ze niet in de sjabloon worden weergegeven.
De gegevenstoewijzing kan niet worden geïmporteerd vanuit de Acrobat Sign-workflow, maar kan nog steeds handmatig worden geconfigureerd voor de sjabloon.
Op het tabblad Regels wordt de waarde van Dagen tot vervaldatum uit de workflow geïmporteerd:
Opmerking:
Wijzigingen die in een Salesforce-sjabloon zijn aangebracht, worden niet automatisch opgeslagen.
Klik op de knop Opslaan in de rechterbovenhoek van het scherm om uw bewerkingen op te slaan.
De knop Verzenden ter ondertekening is gekoppeld aan de standaardovereenkomstsjabloon of aan een bepaalde overeenkomstsjabloon die u hebt geconfigureerd. Standaard bevat de Acrobat Sign voor Salesforce-integratie een knop Verzenden ter ondertekening die u kunt toevoegen aan de paginalay-outs Kans, Account, Contact, Lead of Contract. U kunt ook meerdere aangepaste knoppen Verzenden ter ondertekening maken die u kunt toevoegen aan andere objecten en kunt koppelen aan verschillende overeenkomstsjablonen.
Hier is een voorbeeld van hoe u de knop ‘Verzenden ter ondertekening’ kunt inschakelen voor het object Kans:
-
Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer.
-
Selecteer het object dat u wilt bewerken (Kans in dit voorbeeld) in de lijst met objecten aan de linkerkant.
-
Selecteer in het linkerdeelvenster Paginalay-outs.
-
Selecteer de paginalay-out die u wilt bewerken.
-
Selecteer Knoppen in de lijst in het linkerdeelvenster.
-
Sleep de knop Verzenden ter ondertekening van de bovenste sectie naar het vak Aangepaste knoppen in de sectie Details opportunity.
U kunt aangepaste knoppen Verzenden ter ondertekening voor andere objecten maken. U kunt de naam van de knop aan uw wensen aanpassen.
Hier is een voorbeeld van hoe u een aangepaste knop ‘Verzenden ter ondertekening’ kunt maken voor het object Kans:
-
Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer.
-
Selecteer het object dat u wilt bewerken (Kans in dit voorbeeld) in de lijst met objecten aan de linkerkant.
-
Wanneer de objectpagina wordt geladen, selecteert u de optie Knoppen, koppelingen en acties in de linkerrail.
-
Selecteer in de rechterbovenhoek de knop Nieuwe knop of koppeling.
Dit toont de pagina Aangepaste knop of koppeling bewerken.
-
U kunt de instellingen voor de standaardknop Kans (zie onderstaand screenshot) kopiëren, maar u moet de variabele van de object-ID aan het einde van het pad vervangen door de gewenste variabele:
{! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }
- (Optioneel) Een specifieke overeenkomstsjabloon aan een knop koppelen:
Als u een specifieke overeenkomstsjabloon wilt koppelen aan een specifieke knop Verzenden ter ondertekening, moet het pad van de knop er als volgt uitzien:
{!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}
templateId dient hierbij te worden ingesteld op de specifieke id van de overeenkomstsjabloon die zal worden gebruikt. Als deze waarde niet is ingesteld, wordt de standaardovereenkomstsjabloon gebruikt. U kunt templateId van de URL opvragen op de overeenkomstsjabloonpagina:
- (Optioneel) Nadat op de knop is geklikt en de overeenkomst is gegenereerd, wordt de gebruiker met een retURL-parameter naar een andere pagina dan de overeenkomstpagina gestuurd.
Voorbeeld: u kunt een knop Verzenden ter ondertekening zo definiëren dat een gebruiker die erop klikt naar een opgegeven URL of terug naar de record gaat in plaats van naar de overeenkomstpagina. Als u deze knop wilt definiëren, gebruikt u deze tekenreeks als voorbeeld:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}
- (Optioneel) Nadat op de knop is geklikt, wordt een onLoadAction voor Verzenden geactiveerd
Voorbeeld: u kunt een knop Verzenden ter ondertekening zo definiëren dat een gebruiker die erop klikt naar de overeenkomstpagina wordt gestuurd. Als de pagina is geladen, wordt de overeenkomst 'verzonden' zonder verdere tussenkomst van de gebruiker. Als u deze knop wilt definiëren, gebruikt u deze tekenreeks als voorbeeld:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send
Zie onLoadActions voor meer informatie over onLoadActions. U kunt de Verzenden-waarde ook toewijzen aan het veld Handeling bij laden (keuzelijst) in de overeenkomstrecord. Zie Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden voor informatie over het definiëren van deze toewijzing.
-
Selecteer Opslaan.
Nadat u de aangepaste knop hebt gemaakt, gaat u naar de paginalay-out van het object en voegt u de knop toe aan de pagina. Dit proces is vergelijkbaar met de eerder vermelde stappen voor het Kans-voorbeeld.
U kunt opties voor na ondertekening inschakelen om uw ondertekenaars naar een gewenste landingspagina te sturen. Dan worden de opties URL omleiden na ondertekening en Omleidingsvertraging na ondertekening beschikbaar op de verzendpagina van de overeenkomst. De ondertekenaars van een overeenkomst worden na ondertekening omgeleid naar de opgegeven URL. U kunt ze bijvoorbeeld doorsturen naar uw bedrijfswebsite of een enquêtepagina. Deze optie kan worden ingesteld op Alleen-lezen voor verzenders via de instelling Opties na ondertekening, alleen-lezen.
Opties voor na ondertekening inschakelen:
-
Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
-
Selecteer Instellingen voor Adobe Sign.
-
Selecteer Beheren.
-
Klik op Nieuw (of Bewerken).
-
Zoek de optie Na ondertekening inschakelen en pas deze naar wens aan.
(Optioneel) Zoek de instelling voor Opties na ondertekening, alleen-lezen en pas deze naar wens aan.
-
Selecteer Opslaan.
Voor Adobe Acrobat Sign voor Salesforce v 11.7 of hoger kunt u de functie 'Verzenden namens' in Salesforce inschakelen, zodat personen namens anderen overeenkomsten kunnen verzenden. Deze functionaliteit is van toepassing op alle scenario's voor het verzenden van overeenkomsten, inclusief achtergrondacties die worden gestart door het bijwerken van het veld 'Achtergrondacties' of het gebruik van de optie 'Automatisch verzenden' in Overeenkomstsjablonen. Bovendien kunt u het proces stroomlijnen door een gebruikerszoekopdracht in te stellen in een overeenkomstsjabloon, zodat deze automatisch wordt ingevuld wanneer de overeenkomst wordt gegenereerd.
Als u de functie 'Verzenden namens' wilt inschakelen, moet u de machtigingenset 'Adobe Acrobat Sign-beheerder' instellen op Salesforce-beheerders. Het geeft beheerders toegang tot de volgende twee velden die nodig zijn om de functie 'Verzenden namens' in te schakelen:
- User.EchoSign_Allow_Delegated_Sending__c
- User.EchoSign_Email_Verified__c
Opmerking: alle gebruikers van het Adobe Acrobat Sign-pakket moeten over Adobe Acrobat Sign-gebruikersrechten beschikken voordat ze de service kunnen gebruiken.
Voer de volgende stappen uit om verzending namens anderen toe te staan:
-
Voeg het veld ‘Verzenden als andere gebruikers toestaan’ toe aan de gebruikersrecordlay-out met behulp van de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer.
- Selecteer Gebruiker in Objectbeheer.
- Selecteer in de linkerrail van de objectpagina Gebruiker de optie Paginalay-outs voor gebruikers.
- Selecteer Gebruikerslay-out.
- Als Velden zijn geselecteerd, selecteert u de optie Verzenden als andere gebruikers toestaan en sleept u deze naar het gedeelte 'Aanvullende informatie (koptekst alleen zichtbaar bij bewerken)' van de lay-out.
- Selecteer Opslaan.
-
Het veld ‘Adobe Acrobat Sign-e-mailadres geverifieerd’ toevoegen aan de lay-out Gebruikersrecord:
- Selecteer in het gedeelte Velden van de pagina Paginalay-outs voor gebruikers de optie Adobe Acrobat Sign-e-mail geverifieerd en sleep deze naar de optie 'Aanvullende informatie (koptekst alleen zichtbaar bij bewerken)' van de lay-out.
- Selecteer Opslaan.
-
De instelling 'Verzenden namens anderen toestaan' inschakelen via de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
- Voor de vermelding Adobe Sign Instellingen selecteert u Beheren.
- Klik op Nieuw (of Bewerken).
- Zoek (ctrl/cmd + f) Verzenden namens anderen toestaan en bewerk deze instelling zo nodig.
- Selecteer Opslaan.
- Ga naar Instellingen > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
-
Voor de specifieke gebruiker namens wie u berichten wilt verzenden, moet u de twee instellingen als volgt inschakelen:
- Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers.
- Voor een specifieke gebruiker selecteert u Bewerken.
- Schakel in het gedeelte Aanvullende informatie van de pagina Gebruiker bewerken de opties Adobe Sign Verzenden als andere gebruikers toestaan en Adobe Acrobat Sign-e-mailadres geverifieerd in.
- Selecteer Opslaan.
Schakel deze instelling in om de optie Alleen afzender ondertekent weer te geven en in te schakelen in de sectie Ontvangers van de verzendpagina van de overeenkomst. Wanneer de optie Alleen afzender ondertekent wordt gebruikt, krijgt de afzender de overeenkomst of het document te zien, zodat hij of zij deze kan ondertekenen. Deze functionaliteit is vergelijkbaar met die van Invullen en ondertekenen in Adobe-services. Deze optie kan worden ingesteld op Alleen-lezen met gebruik van de instelling Alleen-lezen, de afzender ondertekent.
Schakel de functie Alleen afzender ondertekent als volgt in:
-
Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen.
-
Selecteer Adobe Sign-instellingen.
-
Selecteer Beheren.
-
Klik op Nieuw (of Bewerken).
-
Zoek de instelling Alleen afzender ondertekent inschakelen en bewerk dit zo nodig. (Optioneel) Ga naar de instelling voor Alleen afzender ondertekent, alleen-lezen en bewerk dit zo nodig.
-
Selecteer Opslaan.
Met Acrobat Sign voor Salesforce kunt u overeenkomsten bekijken en beheren via het deelvenster Overeenkomsten en de lijst met overeenkomsten. kunt AgreementPanel- (of AgreementPanelWide-) en AgreementList-componenten toevoegen aan de Lightning-pagina van elk van de volgende Salesforce-standaardobjecten en deze gebruiken om overeenkomsten te verzenden en te beheren voor elke record binnen dat object:
- Account
- Contact
- Contract
- Lead
- Opportunity
- Gebruiker
Voer de onderstaande stappen uit om AgreementPanel' (of AgreementPanelWide) en AgreementList toe te voegen aan een Salesforce-object:
-
Controleer of Mijn domein is ingesteld voor uw account.
Bekijk hoe u Mijn domein instelt om Adobe Acrobat Sign te gebruiken in de Salesforce-omgeving. -
Open een record voor een Salesforce-object. In het onderstaande voorbeeld worden de componenten toegevoegd aan een record in het object Kans.
-
Selecteer in de rechterbovenhoek van de recordpagina het pictogram Instellingen om het menu te openen en selecteer vervolgens Pagina bewerken.
Dit opent de pagina in de modus Bewerken. -
Blader in het linkerdeelvenster omlaag naar de lijst met Aangepast beheerde componenten.
-
Als u een deelvenster Overeenkomst wilt toevoegen, sleept u AgreementPanel naar de gewenste locatie, zoals hieronder weergegeven.
Indien nodig kunt u AgreementPanelWide toevoegen in plaats van AgreementPanel. Beide componenten bieden vergelijkbare functies, maar AgreementPanelWide geeft een bredere weergave.
-
Als u een lijst met overeenkomsten wilt toevoegen, sleept u AgreementList naar de gewenste locatie en zet u het neer zoals hieronder weergegeven.
-
Selecteer Opslaan in de rechterbovenhoek.
-
Als u wordt gevraagd de pagina te activeren om deze zichtbaar te maken voor de gebruikers, selecteert u Activeren.
-
Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt de gewenste formulierfactor en selecteer vervolgens Volgende. Vervolgens bekijkt u de opdracht en selecteert u Opslaan.
Dit slaat de wijzigingen op en activeert de pagina voor gebruikers.
Salesforce kan automatisch acties activeren via de URL-parameter onLoadAction die wordt ondersteund door de Acrobat Sign-knopacties voor overeenkomsten: Verzenden, Herinneren, Verwijderen, Annuleren, Bijwerken en Weergeven. De URL-parameter respecteert de werkbalkinstellingen (zie de Geavanceerde aanpassingshandleiding) die zijn ingesteld door de beheerder, zodat alleen de ingeschakelde instellingen beschikbaar zijn.
Voorbeelden van URL's met onLoadAction:
- Verzenden: zorg dat er een overeenkomst met de status Concept in uw account voorkomt.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
- Herinneren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
- Verwijderen: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
- Annuleren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
- Bijwerken: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
- Weergeven: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening, Ondertekend of Geannuleerd in uw account voorkomt.
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
Adobe MAX
De creativiteitsconferentie
14–16 oktober Miami Beach en online
Adobe MAX
De creativiteitsconferentie
14–16 oktober Miami Beach en online