Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: Installatiehandleiding (v24)

Adobe Acrobat Sign-integratie voor Salesforce is ontworpen om u een soepele ervaring voor e-handtekeningen te geven die meerdere voordelen biedt, waaronder:

• U kunt eenvoudig overeenkomsten bijhouden en beheren.
  
• Sluit sneller deals met Acrobat Sign en Salesforce-integratie.
• Vereenvoudig ondertekeningsprocessen met Process Builder om sneller succes te behalen.Acrobat Sign werkt in Salesforce-clouds en ondersteunt de nieuwste technologieën zoals Lightning en Salesforce1 mobile.
  
• Volg afspraken met Acrobat Sign in uw e-mailclient en integreer deze in Salesforce CPQ en Community Cloud-portals.
  
• Ondertekende documenten worden automatisch teruggestuurd naar uw team in Salesforce en u kunt veilig betalingen innen in Salesforce met Acrobat Sign.
  
• Minimaliseer zakelijke en juridische risico 's met geautomatiseerde handtekeningprocessen en authenticatie.

Acrobat Sign voor Salesforce werkt vanuit elke browser en elk mobiel apparaat. De toepassing is verkrijgbaar in de AppExchange en ondersteunt de volgende Salesforce-edities:

• Professional
• Enterprise
• Unlimited
• Developer
• Performance

Vereisten

Voordat u het Adobe Acrobat Sign for Salesforce-pakket downloadt, moet u contact opnemen met het ondersteuningsteam van Acrobat Sign om te zorgen voor het volgende:

• Adobe Acrobat Sign -account is correct ingevuld in het Salesforce-kanaal.
• Het juiste gebruikers-ID (e-mailadres) is aangewezen als beheerder in het Acrobat Sign-systeem.
• Alle potentiële gebruikersdomeinen (die uw gebruikers in hun e-mailadressen zullen gebruiken) zijn opgenomen. Neem geen openbare domeinen op zoals gmail.com of yahoo.com.
• Een lijst van alle gebruikers in het Adobe Acrobat Sign-systeem die de domeinen in uw bezit gebruiken. Mogelijk moet u geldige gebruikers vragen om te worden verplaatst naar uw Adobe Acrobat Sign-account.

Opmerking: Het e-mailadres van de gebruiker in Adobe Acrobat Sign moet overeenkomen met het primaire e-mailadres van de gebruiker. Anders moet u de e-mailwaarde van Adobe Acrobat Sign wijzigen.

Als u Adobe Acrobat Sign voor Salesforce wilt installeren en gebruiken, moet u mogelijk de volgende instellingen aanbrengen in de Salesforce-omgeving:

• Zorg ervoor dat alle pop-upblokkeringen tijdens installatie/configuratie zijn uitgeschakeld.
• Schakel cookies in uw browser in. 
• Schakel cookies van derden in. Deze zijn in sommige browsers vereist.
• Schakel Mijn domein in om Adobe Acrobat Sign te gebruiken in de Lightning-omgeving.
• Navigeer naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Sessie-instellingen en zorg ervoor dat Sessies vergrendelen op het IP-adres waarvan ze afkomstig zijn is uitgeschakeld.
• Wijs een geldige licentie toe aan gebruikers en beheerders van Adobe Acrobat Sign.
• Controleer de grootte van het uploadbestand. Bestandsbeperkingen: de maximale grootte van het uploadbestand in Salesforce Lightning is ongeveer 700 kB. U kunt Salesforce configureren om op de achtergrond documenten uit de bibliotheek te verzenden van maximaal 9 MB.
  Zie Salesforce configureren om grote documenten te verzenden.

Ondersteunde browsers

• Chrome - huidige versie
• Firefox - huidige versie
• Safari - huidige versie
• Edge - huidige versie

Opmerking: Salesforce-beheerders kunnen de instellingswizard niet starten in Edge-browsers.

Bekende problemen

Bekend probleem met de applicatie Acrobat Sign voor Salesforce:

Als u het delen van accounts hebt ingeschakeld op uw Acrobat Sign-account, kunnen niet in de overeenkomst opgenomen gebruikers de overeenkomst niet bekijken in de Salesforce-omgeving, tenzij:

• De overeenkomst is gemaakt op basis van een gedeelde bibliotheeksjabloon in de Adobe Acrobat Sign-bibliotheek.
• De bibliotheeksjabloon zodanig wordt gedeeld dat de toeschouwer is opgenomen via: (a) Gedeeld voor alle gebruikers in de account, of (b) Gedeeld op groepsniveau, waar de afzender en de bekijker in dezelfde groep zitten.

Opmerking: U kunt Adobe Acrobat Sign gebruiken om de overeenkomst te bekijken.

Adobe Acrobat Sign-ondersteuning

Voor vragen of aanvullende hulp kunt u contact opnemen met Adobe Acrobat Sign Support of uw klantsuccesmanager.

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce v24 installeren

Tests voor nieuwe klanten en voor de eerste keer installeren:Bij nieuwe Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-klanten kunt u binnen een paar minuten beginnen met het installeren en het verzenden van testovereenkomsten. Installatie van de basisfuncties neemt slechts 15 minuten in beslag

Bestaande klanten die een upgrade uitvoeren vanuit vorige versies – Om optimaal gebruik te maken van de nieuwste functies en de beste ondersteuning te krijgen, raden wij klanten ten zeerste aan om een upgrade uit te voeren naar de nieuwste versie van het pakket. Raadpleeg de Upgradehandleiding voor meer informatie als u een upgrade uitvoert naar Adobe Acrobat Sign voor Salesforce v23.x vanaf een eerdere versie.

De Lightning-ervaring wordt volledig ondersteund door het Adobe Acrobat Sign-pakket en deze instructies zijn geschreven met behulp van de Lightning-interface.

Belangrijke opmerkingen over Sandbox-tests

Tijdens tests in een Salesforce Sandbox gebruikt u meestal geen echt e-mailadres waar u toegang toe hebt. (bijv. gebruiker@bedrijf.com.sandboxnaam) Als dit het geval is, raden we u ten zeerste aan uw Salesforce Sandbox-e-mailadres te wijzigen in een echt e-mailadres voordat u begint met testen, zodat uw Adobe Acrobat Sign-account is gekoppeld aan een echt e-mailadres. Als dat niet het geval is, kan het problematisch zijn uw e-mailadres later te wijzigen wanneer u naar Productie gaat, omdat uw Adobe Acrobat Sign-account dan is gekoppeld aan een e-mailadres dat niet bestaat en niet kan worden geverifieerd om e-mailwijzigingen aan te brengen.

Adobe Acrobat Sign-pakket installeren

U hebt een Salesforce-account nodig om het Adobe Acrobat Sign-pakket te installeren. Is dit niet het geval, dan kunt u er als volgt een aanmaken tijdens het installatieproces:

Configuraties na de installatie (vereist)

U moet de volgende configuratiestappen uitvoeren voordat u Adobe Acrobat Sign-overeenkomsten kunt verzenden vanuit Salesforce:

Adobe Acrobat Sign-machtigingensets toepassen

Acrobat Sign installeert vier machtigingensets waarmee u op veldniveau snel en gemakkelijk toegang verleent tot de aangepaste objecten:

• Adobe Acrobat Sign-gebruiker: minimaal vereiste machtigingen voor een afzender-gebruiker van Adobe Acrobat Sign voor Salesforce. Bevat beperkte toegang tot de vereiste onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabbladen, klassen en pagina's
• Adobe Acrobat Sign-communitygebruiker: minimaal vereiste machtigingen voor een Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-communitygebruiker. Bevat beperkte toegang tot de vereiste onderdelen die zijn opgenomen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's.
• Adobe Acrobat Sign-beheerder: minimaal vereiste machtigingen voor een Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-gebruiker met de rol van beheerder. Bevat volledige toegang tot alle onderdelen in het beheerde pakket: objecten, velden, tabblad, klassen en pagina's.
• Adobe Acrobat Sign Integration-gebruiker: alle vereiste machtigingen voor een gebruiker van Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-integratie. Bevat alle beheerdersmachtigingen en toegang tot alle ondernemingsgegevens.

Zorg dat de machtigingenset Adobe Acrobat Sign Integration-gebruiker aan u is toegewezen, en aan alle beheerders met volledige toegang.

Alle gebruikers van het Adobe Acrobat Sign-pakket moeten gemachtigd zijn als Adobe Acrobat Sign-gebruiker voordat ze de service kunnen gebruiken.

De wizard Adobe Acrobat Sign instellen starten

Overeenkomstobject aan pagina-indelingen toevoegen

U kunt de bruikbaarheid van Adobe Acrobat Sign verbeteren door het overeenkomstobject toe te voegen aan de paginalay-outs. Gebruikers moeten voornamelijk omgaan met het object Agreements wanneer ze documenten verzenden ter ondertekening.

Optionele configuraties na de installatie

Adobe Acrobat Sign biedt een zeer breed scala aan optionele configuratieopties die uw ervaring met elektronisch ondertekenen kunnen verbeteren.

Raadpleeg de Geavanceerde configuratiehandleiding voor meer informatie over optionele en waardevolle configuraties.

Delegeerdersrollen inschakelen voor ontvangers

De rol van delegeerder is een tijdelijke rol voor wanneer u weet dat de overeenkomst door iemand moet worden verwerkt, maar u op het moment dat u de overeenkomst verzendt nog niet kunt bepalen wie dat moet zijn.  De delegeerder wordt niet geacht zelf te handelen en beschikt bij het ontvangen van het document dus niet over velden.  Zodra de gedelegeerde de overeenkomst heeft gedelegeerd aan iemand, krijgt deze persoon de volledige toegang tot alle benodigde velden.

Er zijn delegeerdersopties voor alle vijf standaardrollen (ondertekenaar, goedkeurder, acceptant, formulierinvuller en gecertificeerde ontvanger).

Delegeerdersrollen inschakelen:

Overeenkomsten toevoegen aan andere Salesforce-objecten

U kunt Adobe Acrobat Sign-overeenkomsten koppelen aan Salesforce-objecten naar keuze (standaard of aangepaste objecten). Hiermee kunt u overeenkomsten maken die aan die objecten zijn gekoppeld en worden alle gerelateerde overeenkomsten op de pagina van dat object weergeven.

Voer de onderstaande stappen uit om overeenkomsten aan een object te koppelen:

Geavanceerde methoden voor identiteitsauthenticatie

Wettelijk gezien is authenticatie via een e-mailadres (en derhalve de ondertekenings-URL in het e-mailbericht) genoeg voor het bemachtigen van een bindende handtekening. In veel gevallen is er echter behoefte aan een verificatie met twee factoren van de identiteit van de ondertekenaar. Adobe Acrobat Sign biedt vier identiteitsverificatiemethoden met twee factoren (klanten in de VS hebben vijf opties als KBA wordt inbegrepen):

• Wachtwoord (standaard ingeschakeld): ontvangers moeten een wachtwoord invoeren om de overeenkomst weer te geven en ondertekenen. Wachtwoord moet apart aan de ontvangers worden doorgegeven. Standaard ingeschakeld
• Telefonische verificatie – De ontvanger krijgt een automatisch verstuurd sms-bericht of telefoontje met de vereiste code.
  • Kosten per transactie van toepassing
  • Standaard uitgeschakeld
• Knowledge Based Authentication: ontvangers beantwoorden vragen uit openbaar toegankelijke databases om hun identiteit te verifiëren.
  • Kosten per transactie van toepassing
  • Alleen voor ondertekenaars uit de VS
  • Standaard uitgeschakeld
• Verificatie met overheids-ID: ontvangers dienen een afbeelding in van een paspoort of een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs/rijbewijs
  • Kosten per transactie van toepassing
  • Moet worden ingeschakeld door uw succesmanager in het Acrobat Sign-systeem
  • Standaard uitgeschakeld

Er zijn twee configuratieopties om te overwegen:

• Welke verificatiemethoden met twee factoren wilt u inschakelen indien van toepassing?
  • Houd er rekening mee dat er kosten zijn verbonden aan telefonische verificatie, KBA-verificatie en verificatie via overheids-ID. Schakel deze methoden dus alleen in als dit contractueel is toegestaan.
• Wilt u dat alle ondertekenaars altijd dezelfde verificatiemethode gebruiken of wilt u de verificatie per ontvanger instellen?
  • Het concept van ‘interne’ vs. ‘externe’ ondertekenmethoden is eveneens toegestaan. Acrobat Sign classificeert ieder e-mailadres in uw Acrobat Sign-account als interne ondertekenaar, terwijl ieder e-mailadres dat niet in uw account voorkomt, als extern wordt gerekend.
  • Sterk aanbevolen als u een betaalde verificatiemethode gebruikt en interne medeondertekeningen verzamelt.

Geavanceerde identiteitsverificatiemethoden inschakelen in Acrobat Sign

De geavanceerde verificatiemethoden in het Adobe Acrobat Sign-account inschakelen:

Geavanceerde identiteitsverificatiemethoden inschakelen in Salesforce

Beschikbare verificatiemethoden in Salesforce aanpassen:

Geavanceerde identiteitsverificatie per ontvanger inschakelen in Acrobat Sign

Klanten die een verificatie met twee factoren implementeren, willen waarschijnlijk aparte identificatiemethoden inschakelen, zodat hun interne ondertekenaars minder streng gecontroleerd worden.

De configureerbare instellingen staan op dezelfde locatie als de verificatiemethoden.

De opties in het Adobe Acrobat Sign-account inschakelen:

Verschillende identiteitsverificatiemethoden inschakelen voor interne ontvangers in Salesforce

Beschikbare verificatiemethoden in Salesforce aanpassen:

Adobe Acrobat Sign voor Salesforce - Professional Edition

Als u gebruikmaakt van Salesforce Professional Edition, zorg er dan voor dat u de instructies in de volgende secties volgt nadat u de standaard installatiestappen hebt voltooid.

Aandachtspunten

Configuraties voor Adobe Acrobat Sign

Alle aangepaste objecten die met Adobe Acrobat Sign voor Salesforce worden verzonden, zijn ingesteld op Privétoegang in de instellingen van het standaardniveau van de organisatie.Dit is bedoeld om te zorgen voor een correct beveiligingsniveau volgens de Salesforce-beveiligingsrichtlijnen.

Beheerders dienen Delen op recordniveau (en andere machtigingsmodellen) in Salesforce grondig te lezen en te begrijpen. Dit is een handige opfrisser.

Als uw bedrijfsvereisten een minder beperkende omgeving garandeert, dan kan dit worden bereikt:

• Navigeer naar Setup > Beveiliging > Instelling voor delen 
• Bewerk de machtiging voor delen voor 'Openbaar lezen/schrijven' voor de objecten op basis van uw vereiste 
• Klik op Opslaan wanneer u klaar bent

Het wijzigen van objecten in Openbare toegang betekent dat de record door alle geverifieerde gebruikers kan worden bekeken/bewerkt.

We raden u aan om hiervoor rolhiërarchie, groepen, profielmachtigingen, machtigingensets, enzovoort te gebruiken in plaats van de standaardinstelling voor de gehele organisatie te wijzigen.

Salesforce-besturingselementen

De onderstaande instellingen zijn niet specifiek voor de Adobe Acrobat Sign voor Salesforce-applicatie, maar het zijn bronnen die gebruikt worden. 

Aangezien elke wijziging van deze instellingen van toepassing is op de hele organisatie (inclusief andere apps die in de organisatie zijn geïnstalleerd, alsmede de aangepaste code), wil Adobe Acrobat Sign de geconfigureerde instelling van de beheerder niet overschrijven.

Wij raden echter sterk aan deze instellingen in te schakelen om de volgende redenen:

Veelvoorkomende problemen

Toegang verlenen tot aanvullende profielen

Tijdens de installatie hebt u mogelijk alleen beheerders toegang verleend tot Adobe Acrobat Sign voor Salesforce.

Raadpleeg Adobe Acrobat Sign voor Salesforce: toegang tot profielen verlenen om de toegang tot extra gebruikersprofielen uit te breiden.

E-mailadressen of wachtwoorden bijwerken

Wachtwoordwijzigingen van de beheerdersaccount in Salesforce

Als het Salesforce-wachtwoord of de gebruikersnaam is gewijzigd voor het account dat is gekoppeld aan Adobe Acrobat Sign voor uw Salesforce-organisatie, vergeet dan niet deze bij te werken zodat statusupdates correct blijven werken voor overeenkomsten in uw organisatie.

1. Ga naar de pagina Adobe Acrobat Sign-beheerder en selecteer Automatische statusupdates inschakelen.
2. Selecteer Inschakelen.
3. Geef toegang tot Adobe Acrobat Sign wanneer daarom wordt gevraagd.

E-mailadressen van gebruikers in Adobe Acrobat Sign bijwerken

Als het e-mailadres van een gebruiker in uw Salesforce-organisatie wordt gewijzigd, moet dat e-mailadres ook worden gewijzigd in Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign-gebruikers kunnen hun eigen e-mailadres wijzigen. Meer informatie over het wijzigen van e-mailadressen in de Acrobat Sign Help vindt u hier.

Acrobat Sign-accountbeheerders kunnen ook de e-mailadressen van gebruikers wijzigen met behulp van de bulkupdatefunctie. Meer informatie over het gebruik van bulkupdates in de Acrobat Sign Help vindt u hier.

Het opzoeken van leads in Professional- en Enterprise-edities is mislukt

Het is niet mogelijk om leads op te zoeken in Professional en Enterprise-edities als het gebruikersprofiel geen toegang tot het veld Mobiel van het Lead-object toelaat.

Dit corrigeert u als volgt:

• Ga naar: Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer
• Selecteer Lead uit de lijst met objecten links in het venster
• Selecteer Velden en relaties uit de opties in het menu aan de linkerkant
• Klik op het Veld-label voor het veld Mobiel
• Klik op de knop Beveiliging op veldniveau instellen
• Stel de desbetreffende profielen in door Zichtbaar en Alleen-lezen aan te vinken
• Klik op Opslaan
  

Analytics-verzameling in- of uitschakelen

Een optionele Analytics-instelling is toegevoegd zodat Adobe Acrobat Sign gebruiksgegevens kan verzamelen om het product te verbeteren. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor productontwikkeling en niet voor marketingdoeleinden.

Opmerking:

• De Analytics-instelling is standaard ingeschakeld bij de meeste klanten.
  
• De Analytics-instelling is standaard uitgeschakeld voor klanten in Canada en de Europese Unie.
• U kunt de instelling in- of uitschakelen door Analytics-instellingen te selecteren op het tabblad Adobe Acrobat Sign-beheerder.