Adobe Sign voor SharePoint (On-Premises): Handleiding voor sjabloontoewijzingen

 Een Sharepoint-lijst maken

Meld u aan bij uw Sharepoint-website en maak een lijst met ondertekenaars (de personen naar wie u de overeenkomst wilt verzenden voor ondertekening)

• Als voorbeeld voor deze workflow gebruiken we de naam Mr. John Smith

Maak een overeenkomstsjabloon (met Word, een PDF-editor, enz.)

Het is belangrijk dat u hierbij de juiste tekstcodes toepast, die er als volgt uit moeten zien: {{first_name}}

In dit voorbeeld gebruiken we een document met de naam mapping_test.docx die vier tekstcodes bevat:

• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{age}}
• {{occupation}}

Sjabloontoewijzingen maken

Er zijn twee verschillende typen sjabloontoewijzingen: 

• Met de toewijzing SharePoint-naar-overeenkomst kunt u de gegevens uit een SharePoint-lijst (stap 1) vooraf invullen in de Adobe Sign-overeenkomst

1. Selecteer het keuzerondje SharePoint-naar-overeenkomst-toewijzing
2. Kies de juiste lijst in de vervolgkeuzelijst
   • Het is belangrijk dat u de sjabloontoewijzingen instelt op basis van de juiste lijst (dit is de lijst die in stap 1 is gemaakt). Als dit niet gebeurt, functioneert de sjabloontoewijzing niet correct
   • U kunt unieke sjabloontoewijzingen definiëren voor afzonderlijke SharePoint-lijsten
3. Configureer de juiste toewijzing tussen SharePoint en de overeenkomstvelden
   • Het SharePoint-veld is de naam van de kolom die in de SharePoint-lijst wordt genoemd (stap 1)
   • Het overeenkomstveld is de naam van de tekstcode die in de overeenkomstsjabloon wordt gebruikt (stap 2) 
   • In dit voorbeeld gebruiken we "FirstName" en "LastName" voor de toewijzing SharePoint Overeenkomst, zodat de overeenkomstige velden voor "first_name" en "last_name" vooraf worden ingevuld in de overeenkomstsjabloon op basis van de waarden in de SharePoint-lijst 

• Met de toewijzing Overeenkomst-naar-SharePoint kunt u de SharePoint-lijst bijwerken met de waarden in de overeenkomstenvelden nadat de overeenkomst is voltooid:

1. Selecteer het keuzerondje Overeenkomst-naar-SharePoint-toewijzing.
2. Kies de juiste lijst in de vervolgkeuzelijst. 
3. Configureer de juiste toewijzing tussen SharePoint en de overeenkomstvelden. 
   • In dit voorbeeld gebruiken we "Beroep" en "Leeftijd" voor de toewijzing Overeenkomst → SharePoint. Deze komt overeen met de velden met de tekstcodes "beroep" en "leeftijd"

Proces Verzenden voor ondertekening starten

Nu de velden van de lijst en de overeenkomstsjabloon correct zijn gekoppeld, bent u klaar om de overeenkomst te verzenden:

• Ga naar de SharePoint-lijst (die in stap 1 is gemaakt)
• Selecteer een ondertekenaar in de lijst. Mr. John Smith in dit voorbeeld
• Ga naar het Adobe Sign-lintmenu en selecteer de optie Verzenden voor ondertekening

Selecteer de overeenkomstsjabloon:

In deze stap is het belangrijk dat u de juiste overeenkomstsjabloon selecteert die u in stap 2 hebt gemaakt.

• Selecteer de overeenkomstsjabloon (mapping_test in dit voorbeeld)
• Klik op Bijvoegen

De pagina Verzenden invullen:

• Voer het e-mailadres van de ontvanger in
  • Als u het voorbeeld uitvoert, voert u een e-mailadres in waarvoor u toegang hebt
    • Dit e-mailadres moet anders zijn dan het e-mailadres waarmee u het overeenkomstformulier verzendt
• Pas zo nodig het bericht aan
• Controleer of de juiste overeenkomstsjabloon is gekoppeld in de sectie Bestanden
• Schakel Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen in
• Klik op Volgende

De toewijzing SharePoint → Overeenkomststjabloon controleren:

Op dit punt kunt u controleren of de toewijzing SharePoint → Overeenkomstsjabloon correct werkt.

In ons voorbeeld moet u controleren of "first_name" en "last_name" automatisch zijn ingevuld met de juiste gegevens van de SharePoint-lijst:

• Controleren of elk toegewezen veld de juiste waarden importeert
  
• Controleer dat niet-toegewezen velden leeg zijn. Deze velden moeten worden ingevuld door de ontvanger
• Voeg naar wens extra velden toe
  • Voeg ten minste een handtekeningveld toe
• Klik op Verzenden

De ondertekeningsworkflow voltooien:

De ontvanger voltooit de overeenkomst:

• De ontvanger heeft toegang tot de overeenkomst via een koppeling in de e-mail die hij of zij heeft gekregen
  • Als u ons voorbeeld uitvoert, meldt u zich aan bij het postvak van het e-mailadres waarnaar u de overeenkomst hebt verzonden
• De ontvanger vult het overeenkomstformulier in
  • Voer waarden in voor de velden beroep en leeftijd
• Onderteken het document
• Klik op Klik om te ondertekenen om het ondertekeningsproces te voltooien

Overeenkomst → SharePoint-toewijzing controleren:

Nadat de overeenkomst is voltooid:

• Meld u weer aan bij uw SharePoint-account
• Ga naar de SharePoint-lijst (stap 1)
• Controleer of de Overeenkomst → SharePoint-toewijzing goed functioneert door de lijst te controleren en door na te gaan of de nieuwe waarden van de overeenkomstsjabloon via een pushbewerking in de SharePoint-lijst zijn geplaatst