Handboek Annuleren

Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 Online: Installatiehandleiding

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 27 okt. 2023

Adobe Sign

App openen

Adobe Acrobat Sign-integraties
Nieuwe functies
Productversies en levenscyclus
Acrobat Sign voor Salesforce
Acrobat Sign voor Microsoft
1. Acrobat Sign voor Microsoft 365
  1. Installatiehandleiding
2. Acrobat Sign voor Outlook
  1. Handboek
3. Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
  1. Handboek
4. Acrobat Sign voor teams
5. Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
  1. Handboek
  2. Aanvullende informatie
6. Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
  1. Handboek
  2. Aanvullende informatie
7. Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics
8. Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint
Acrobat Sign voor ServiceNow
Acrobat Sign voor HR ServiceNow
1. Installatiegids (verouderd)
Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
Acrobat Sign voor Workday
Acrobat Sign voor NetSuite
1. Installatiehandleiding
2. Aanvullende informatie
Acrobat Sign voor SugarCRM
Acrobat Sign voor VeevaVault
Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
1. Installatiehandleiding
Acrobat Sign voor Zapier
Documentatie voor Acrobat Sign Developer

Overzicht

Acrobat Sign biedt een plug-and-play-integratieoplossing met Microsoft Dynamics CRM die de volgende voordelen biedt:

Versnel het proces van offerte tot betaling door overeenkomsten zoals contracten en verkoopdocumenten te verzenden.
Gegevens uit Dynamics-entiteiten, zoals accounts en contactpersonen, worden automatisch samengevoegd in overeenkomsten en de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens worden teruggestuurd naar Dynamics.
Maakt mobiele functionaliteit mogelijk via de Sales Hub. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor installaties in Dynamics 365 9.x en hoger.
Hiermee kunnen ontvangers op elk moment en vanaf elk apparaat gemakkelijk ondertekenen.
Voor ondertekening verzonden documenten kunnen vanuit Dynamics worden bijgehouden.
Geen handmatige stap tijdens het gehele proces.

Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 Online: Installatiehandleiding bevat instructies voor het volgende:

Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 installeren
Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 configureren
Optionele instellingen implementeren
Aangepaste CRM-entiteiten toevoegen aan Acrobat Sign

Extra bronnen

Als u uw reeds geïnstalleerde Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365-pakket wilt upgraden naar de nieuwste versie, raadpleegt u de Upgradehandleiding.

Als u Microsoft Dynamics 365 On-Premise gebruikt, raadpleegt u de Installatiehandleiding voor v9 On-Premise.
Voor de nieuwste release-updates raadpleegt u de Aanvullende informatie.
Als u wilt weten hoe u Acrobat Sign for Microsoft 365 online kunt gebruiken, raadpleegt u het Handboek.
Raadpleeg voor meer informatie over het aanpassen en automatiseren van ondertekeningsworkflows de Handleiding voor processen en workflows.

Neem contact op met de klantenondersteuning als u vragen of bedenkingen hebt over het installatieproces.

Vereisten

Als u Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 wilt installeren en gebruiken, moet u voor het volgende zorgen:

De vereiste Taalpakketten zijn geïnstalleerd in Dynamics 365.
De gebruiker heeft een licentie voor een Acrobat Sign-account op ondernemingsniveau of een proefaccount op ondernemingsniveau.
Het e-mailadres van de Acrobat Sign-beheerder moet hetzelfde zijn als het adres voor het instellen van de Dynamics CRM-beheerder. Als een beheerder op groepsniveau een integratiesleutel maakt, moeten gebruikers een lidmaatschap hebben van de primaire groep van die beheerder om toegang te krijgen tot de applicatie.

Alle mogelijke gebruikersdomeinen worden opgenomen. Omvat geen openbare domeinen zoals gmail.com, yahoo.com en andere.
U hebt een lijst nodig van alle gebruikers in het Acrobat Sign-systeem die gebruikmaken van uw eigen domeinen en een verzoek indienen om geldige gebruikers te verplaatsen naar uw CRM-gekoppelde Acrobat Sign-account.
Opmerking: alle e-mailadressen van gebruikers moeten overeenkomen met het primaire e-mailadres van de CRM-gebruiker. Anders moet u de e-mailwaarde van Acrobat Sign wijzigen.
Acrobat Sign-gebruikers en -beheerders krijgen een CRM Cal-licentie voor lezen/schrijven toegewezen binnen de Dynamics-omgeving.

De limiet voor de bestandsuploadgrootte kan worden geconfigureerd in CRM (de standaardwaarde is 5 MB). Gebruikers krijgen een foutmelding als ze proberen bestanden toe te voegen die groter zijn dan de ingestelde waarde. Als de ondertekende PDF groter is dan de ingestelde waarde, kan het bestand niet worden gekoppeld aan de bovenliggende (of toegewezen) entiteit.

Ondersteunde browsers

Chrome - huidige versie
Firefox - huidige versie
Safari - huidige versie
Edge - huidige versie

Edge-browsers

Om Microsoft Dynamics naadloos te laten werken in de Microsoft Edge-browser moet u de onderstaande sites vertrouwen in uw browserbeveiligingsconfiguratie:

https://*.adobesigncdn.com
https://*.adobesign.com
https://*.echocdn.com
https://*.echosign.com
https://cc-api-data.adobe.io
Als u gebruikmaakt van een extern systeem voor Identity Management, moet u die URL ook toevoegen

Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 Online installeren

Ga naar de Microsoft AppSource-pagina voor het Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365-pakket en selecteer Nu downloaden.

Opmerking:

U kunt een gratis proefperiode van 30 dagen aanvragen voor Adobe Acrobat Sign voor Dynamics CRM.
Controleer uw gebruikersgegevens en bekijk de machtigingsgegevens in het dialoogvenster Bevestigen dat verschijnt. Als u klaar bent, selecteert u Nu downloaden.
In het dialoogvenster Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 installeren dat wordt geopend:
1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Omgeving selecteren de juiste omgeving waarin u Acrobat Sign wilt installeren.
2. Schakel het selectievakje 'Ik ga akkoord met de juridische voorwaarden en privacyverklaring van Microsoft' in.
3. Schakel het selectievakje 'Ik ga akkoord met de juridische voorwaarden en privacyverklaring van Microsoft voor het importeren van pakketten in Dynamics 365' in.
4. Selecteer Installeren.
Opmerking:

Als er al een eerder Adobe Acrobat Sign voor Dynamics-pakket is geïnstalleerd, wordt een upgrade naar de nieuwe versie uitgevoerd.
Controleer de voortgang van de installatie op de pagina Power Platform-beheercentrum die wordt geopend. Dit kan ongeveer 30 minuten duren. Vernieuw de pagina om de status bij te werken.

Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 configureren

Na installatie van het Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365-pakket moet u de volgende configuratie-instellingen implementeren:

Wanneer u Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 online voor het eerst installeert, moet u een integratiesleutel genereren in Acrobat Sign en deze invoeren in de online Dynamics 365-omgeving. Deze sleutel is de toegangstoken waarmee de Acrobat Sign- en Dynamics-omgevingen geverifieerd worden, zodat ze op een vertrouwelijke manier inhoud kunnen uitwisselen.

Een integratiesleutel genereren in Acrobat Sign:

Meld u bij Microsoft Dynamics 365 aan met uw beheerdersreferenties.
Uw beheerdersaccount in Acrobat Sign bevat de integratiesleutel.
Ga naar Adobe Acrobat Sign > Startpagina.
Onder het veld Integratiesleutel selecteert u Ga naar Adobe Acrobat Sign om de integratiesleutel te genereren.
Meld u op de Acrobat Sign-aanmeldingspagina aan met uw beheerdersreferenties.

Het e-mailadres van uw beheerdersaccount moet hetzelfde zijn als het e-mailadres van uw Dynamics-beheerder.
Ga naar Account > Acrobat Sign-API > API-informatie. Selecteer vervolgens Integratiesleutel.

Opmerking:

Als de koppeling Integratiesleutel niet zichtbaar is op uw pagina met API-informatie, neemt u contact op met de klantenondersteuning om uw accountinstellingen te wijzigen om deze vereiste functionaliteit beschikbaar te maken.
In de interface Integratiesleutel maken:
- Geef de sleutel een intuïtieve naam, zoals Dynamics CRM.
- Schakel de volgende elementen in:
  
  user_read
  
  user_write
  
  user_login
  
  agreement_read
  
  agreement_write
  
  agreement_send
  
  library_read
  
  library_write
- Selecteer Opslaan.
Op de pagina Toegangstokens die wordt geopend:
1. Selecteer de sleutel die u zojuist hebt gemaakt. Deze toont de koppeling Integratiesleutel, zoals hieronder weergegeven.
2. Selecteer de Integratiesleutel.
3. Kopieer deze sleutel en sla deze op voor de volgende stap.
4. Selecteer OK.
Ga terug naar de Dynamics CRM-omgeving en voer de volgende stappen uit:
1. Ga naar Adobe Acrobat Sign > Startpagina.
2. In het veld Integratiesleutel plakt u de eerder gekopieerde sleutel en selecteert u vervolgens Valideren.
Op de Startpagina van Acrobat Sign die verschijnt:
1. Plak uw integratiesleutel in het veld Integratiesleutel.
2. Selecteer Valideren.
Als de pagina is vernieuwd, wordt de integratiesleutel vergrendeld (met een groen vinkje dat aangeeft dat de installatie is gelukt) en verandert de knop Valideren in Adobe Acrobat Sign starten.
Selecteer Adobe Acrobat Sign starten.
In het dialoogvenster Adobe Acrobat Sign-activiteitenfeeds inschakelen dat wordt geopend, kunt u Inschakelen selecteren om de Adobe Acrobat Sign-activiteitenfeeds in te schakelen.

U kunt activiteitenfeeds handmatig in- of uitschakelen op de pagina Beheerinstellingen > Configuratie.

U moet de weergave van verouderde formulieren uitschakelen als u Acrobat Sign wilt gebruiken. Dat doet u als volgt:

Selecteer Instellingen > Administratie (onder Systeem) op Dynamics 365 CRM-pagina.
Zorg ervoor dat in het dialoogvenster Systeeminstellingen de instelling Verouderde formulierweergave gebruiken is ingesteld op Nee. Selecteer vervolgens OK.

Elke Dynamics-gebruiker die de Acrobat Sign-applicatie moet gebruiken, moet een van de volgende beveiligingsrollen hebben geconfigureerd in de Dynamics-omgeving:

Adobe Sign Reader - Geeft de gebruiker alleen-lezen toegang tot overeenkomstrecords.
Adobe Sign-gebruiker - Hiermee kan de gebruiker werken met overeenkomsten en andere applicatie-entiteiten. Met deze rol kan de gebruiker alleen zijn of haar eigen records zien en heeft hij of zij gebruikersmachtigingen voor ingebouwde CRM-records zoals contactpersonen, accounts, leads, kansen, bestellingen, facturen en offertes.
Adobe Sign-beheerder - Deze rol biedt extra privileges in aanvulling op de Adobe Sign-gebruikersrol, zoals het aanpassen van algemene instellingen, het migreren van gegevens en inzicht in alle overeenkomsten in de hele applicatie.

De beveiligingsrollen configureren:

Selecteer Instellingen > Beveiliging (onder Systeem)
op de Dynamics 365 CRM-pagina.
Op de pagina Beveiliging die wordt geopend, selecteert u Gebruikers.
Op de pagina Gebruikers die wordt geopend:
1. Selecteer alle gebruikers aan wie u een type beveiligingsrol wilt toewijzen.
2. Selecteer in het bovenste menu Rollen beheren.
3. Schakel in het dialoogvenster Gebruikersrollen beheren het selectievakje in voor de gewenste beveiligingsrol.
4. Selecteer OK.

U kunt de functie Automatische statusupdates in real time inschakelen, die gebruikmaakt van Acrobat Sign-webhooks om een Power Automate-flow te activeren wanneer de status van een overeenkomst verandert.

Realtimestatusupdates voor overeenkomsten inschakelen:

Selecteer op de Dynamics 365-pagina het startprogramma voor apps in de rechterbovenhoek en selecteer vervolgens Power Automate.
Op de pagina Power Automate die wordt geopend:
1. Selecteer Connectoren in het linkerdeelvenster.
2. Zoek in de verbindingsbalk Zoeken naar Adobe Acrobat Sign en selecteer vervolgens Adobe Acrobat Sign in de lijst met beschikbare opties.
Voeg de Adobe Acrobat Sign-connector toe aan uw lijst met Power Automate-connectoren.
Selecteer in het linkerdeelvenster de optie Sjablonen en gebruik vervolgens de zoekbalk om de Update Dynamics-overeenkomstrecord voor de wijziging van de overeenkomststatus in Adobe Acrobat Sign te zoeken en toe te voegen.
Voer verificatie bij de sjabloonservices uit:
- Common Data Service - Dit is de algemene gegevensservice in Dynamics. Beheerders kunnen verifiëren door het pictogram + naast de servicenaam te selecteren.
  U moet zich verifiëren met uw Dynamics-beheerder-ID als u niet automatisch bent geverifieerd.
- Adobe Acrobat Sign - Hiermee opent u de Oauth-verificatie bij de Adobe Acrobat Sign-service.Zorg dat u voor de verificatie hetzelfde e-mailadres van de beheerder op accountniveau gebruikt als waarmee de integratiesleutel is gemaakt.
Als u zich hebt geverifieerd bij de services, verschijnt er een groen vinkje naast de geverifieerde service. Als u klaar bent, selecteert u Doorgaan.
Op de pagina met sjabloongegevens die wordt geopend:
1. Onder de sectie Wanneer de status van de overeenkomst verandert in het veld Naam voert u de naam van de trigger in.
2. Onder de sectie Een record bijwerken , selecteert u de juiste omgeving (met Acrobat Sign geïnstalleerd).
3. Selecteer Opslaan.

Aangepaste instellingen implementeren (optioneel)

U kunt sjablonen samenstellen, gegevens in kaart brengen en aangepaste workflows maken met de beheertools en configuratie-instellingen die beschikbaar zijn op de pagina Acrobat Sign beheerdersinstellingen.

Instellingen openen en wijzigen:

Navigeer naar Adobe Acrobat Sign > Beheerinstellingen.
Op de pagina Beheerinstellingen opent u de vereiste tools onder de verschillende tabbladen zoals beschreven in de volgende stappen.
Onder Account en instellingen kunt u het volgende doen:
- Toegang tot de integratiesleutel voor de initiële accountinstelling.
- Controleer de status van de accountinstelling.
- Geef de volgende checklist weer voor het instellen van accounts:
  
  Koppel Adobe Sign naar Dynamics 365 - Geeft een groen vinkje weer als de integratiesleutel met succes is geïnstalleerd.
  
  Oude formulierrendering weergeven in Dynamics 365 - Geeft een groen vinkje als de rendering van oude formulieren is uitgeschakeld.
  
  Automatische realtimestatusupdates met Power Automate - Geeft een groen vinkje weer wanneer realtime-updates zijn geconfigureerd.
Onder Configuratie kunnen beheerders de volgende instellingen in- of uitschakelen:
- Autoprovisioning van gebruikers inschakelen - Hiermee worden alle nieuwe gebruikers die toegang krijgen tot de Adobe Acrobat Sign-entiteit automatisch ingevuld bij hun eerste gebruik. Invulling is gebaseerd op het primaire e-mailadres van de gebruiker en niet op de gebruikersnaam, en vindt op de achtergrond plaats zonder verdere actie van de gebruiker of accountbeheerder.
  Nieuwe gebruikers die automatisch worden ingevuld in Acrobat Sign, hebben een willekeurig wachtwoord. Aangezien de integratie werkt als een geverifieerde applicatie via API, is er geen functioneel probleem binnen de Dynamics-omgeving. Als de gebruiker zich echter wil aanmelden bij Acrobat Sign, moet deze het wachtwoord opnieuw instellen via de koppeling Ik ben mijn wachtwoord vergeten op de startpagina van Acrobat Sign.
- Ondertekende documenten bij overeenkomstentiteit voegen- Hiermee wordt een PDF-kopie van het voltooide document teruggestuurd naar Dynamics, als bijlage bij de overeenkomstrecord (onder het gedeelte Notities). Het originele document blijft op de Acrobat Sign-servers staan.
- Gecombineerd controlespoor bij de ondertekende overeenkomst voegen - Hiermee wordt de controlespoor-PDF van Acrobat Sign aan de record van de overeenkomst gekoppeld (onder het gedeelte Notities) zodra de overeenkomst is ondertekend en voltooid. Het controlespoor vermeldt expliciet de gebeurtenissen (bekeken, ondertekend en gedelegeerd) van de overeenkomst, de tijdlijn van die gebeurtenissen en het IP-adres waar de gebeurtenissen plaatsvonden.
- Controlespoor bijvoegen - Hiermee wordt het controlerapport aan de overeenkomstrecord (onder het gedeelte Notities) toegevoegd als een afzonderlijk bestand.
- Documentvoorvertoning weergeven - Hiermee wordt een afbeelding van het ondertekende of voltooide document aan de record toegevoegd zodat u deze eenvoudig kunt bekijken zonder een PDF-bestand te hoeven downloaden en openen. De bijgevoegde afbeelding verschijnt onder aan de overeenkomstrecord.
- Activiteitenfeeds voor Adobe-overeenkomstentiteit inschakelen - Hiermee worden activiteitenfeeds voor de overeenkomstentiteit ingeschakeld.
- Toegang tot overeenkomstdocument blokkeren - Als deze optie is ingeschakeld, kan een ondertekende documentkopie niet worden opgeslagen in Microsoft Dynamics en kunnen gebruikers de kopie niet bekijken of downloaden vanuit de Dynamics-omgeving.
Opmerking:
Als u de instelling Toegang tot overeenkomstdocument blokkeren inschakelt:

De volgende instellingen worden automatisch uitgeschakeld:

Ondertekende documenten aan de overeenkomstentiteit toevoegen

Gecombineerd controlespoor met ondertekende overeenkomst toevoegen

Afbeeldingen voorvertoning document weergeven

De status van de bestaande overeenkomsten blijft ongewijzigd. De instelling wordt alleen toegepast op de overeenkomsten die worden ondertekend nadat de instelling is ingeschakeld.

De bestaande overeenkomsten worden niet verwijderd uit de Microsoft Dynamics-omgeving.

De vereiste authenticationmethoden voor gebruikersidentiteit inschakelen in uw Acrobat Sign-account:

Meld u aan bij uw Acrobat Sign-account met uw beheerdersgegevens.
Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen.
Op de pagina Instellingen verzenden die wordt geopend, scrolt u naar beneden naar de sectie Opties voor ondertekenaaridentificatie en schakelt u de selectievakjes in voor de methoden voor identiteitsverificatie die u wilt inschakelen.
Selecteer Opslaan.

Meer informatie over Acrobat Sign-verificatiemethoden.

Als u voor uw werkproces handtekeningen nodig hebt die voldoen aan CFR 21 Part 11, moet u de Bio-Pharma-instellingen configureren in uw Adobe Acrobat Sign-account. Dat doet u als volgt:

Meld u aan bij uw Acrobat Sign-account met uw beheerdersgegevens.
Ga naar Account > Accountinstellingen > Bio-Pharma-instellingen.
Op de pagina Bio-Pharma-instellingen schakelt u de selectievakjes in voor de instellingen die u wilt inschakelen.
Selecteer Opslaan.

Ga voor meer informatie over de Bio-pharma-instellingen naar Bio-pharma-instellingen configureren.

U kunt de huidige integratiesleutel uit uw Dynamics-omgeving verwijderen om de vertrouwensrelatie tussen Dynamics CRM en Adobe Acrobat Sign te verbreken, zodat alle nieuwe transacties en updates voor bestaande transacties worden stopgezet. Als de sleutel verwijderd is, kan deze op elk moment opnieuw worden toegepast, zodat de twee systemen opnieuw met elkaar kunnen werken.

De sleutel verwijderen:

Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheerinstellingen.
Selecteer in de bovenste balk Sleutel verwijderen.

U kunt ook de integratiesleutel van uw Acrobat Sign-account intrekken. Als u de sleutel intrekt, wordt het gebruik van de sleutel in Acrobat Sign permanent uitgeschakeld.

Een sleutel intrekken:

Meld u aan als beheerder bij uw Adobe Acrobat Sign-account.
Ga naar Account > Persoonlijke voorkeuren > Toegangstokens.
Klik op de sleuteldefinitie voor de integratiesleutel die u wilt intrekken. De koppeling Intrekken verschijnt.
Selecteer Intrekken.
Selecteer desgevraagd Ja.

U kunt gegevenstoewijzing als volgt gebruiken:

Verbeter het proces voor het genereren van overeenkomsten en zorg ervoor dat documentvelden de juiste inhoud hebben door veldwaarden rechtstreeks uit Dynamics CRM te halen.
Stuur nieuwe content van voltooide overeenkomsten terug naar Dynamics, waardoor u waardevolle updates voor uw CRM kunt uitvoeren zonder dat u handmatige gegevensmanipulaties hoeft uit te voeren.

Voor een succesvolle gegevenstoewijzing hebt u vooraf gemaakte formulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het CRM-veld logisch kunt koppelen aan het Adobe Acrobat Sign-formulierveld.

Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier. De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades).

Tekstlabels kunnen naast de naam aanvullende argumenten bevatten zoals validaties, berekeningen en normale expressies.

Kijk hoe u formulieren maakt en hoe u de kwaliteit verbetert van de gegevens die u vastlegt tijdens het ondertekeningsproces.

Kijk hoe u formulieren in PDF-indeling maakt.

Opmerking:

De functie voor het verkorten van tekstlabels kan erg handig zijn tijdens het maken van formulieren en het toewijzen van velden, omdat er zo een veldnaamconventie wordt gemaakt die in elk document terugkeert (bovendien bespaart de functie u tijd omdat het formele label niet telkens opnieuw gemaakt hoeft te worden). Zo wordt gegevenstoewijzing over meerdere formulieren aanzienlijk verbeterd, en hebt u een goede basis voor toekomstige formulieren.

U kunt een van de volgende twee manieren gebruiken om een sjabloon voor gegevenstoewijzing te definiëren:

Via de pagina Gegevenstoewijzingen
1. Ga naar Adobe Acrobat Sign > Gegevenstoewijzing.
2. Op de pagina Gegevenstoewijzingen kunt u de bestaande gegevenstoewijzingen bekijken, bewerken of verwijderen.
3. Selecteer in de rechterbovenhoek +Nieuw om toegang te krijgen tot de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing.
Via de pagina Beheerinstellingen
1. Selecteer op de pagina Beheerinstellingen Nieuwe gegevenstoewijzing maken.
2. Geef een intuïtieve naam voor de gegevenstoewijzing op.
3. U kunt deze gegevenstoewijzing instellen als de standaard.
4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Entiteit de CRM-entiteit.
  Zo beperkt u de beschikbare toewijzingsvelden tot uitsluitend de gedefinieerde entiteit. U kunt meerdere gegevenstoewijzingen per entiteit hebben. Zodra de entiteitswaarde is ingesteld, kan deze niet meer worden gewijzigd. Zodra de waarde Entiteit is ingesteld, wordt het tabblad Gegevenstoewijzing weergegeven.
5. Selecteer Gegevenstoewijzing voor toegang tot de tools voor veldtoewijzing.

De Dynamics CRM-velden aan de Adobe Sign-veldnamen koppelen

U kunt relaties maken tussen Dynamics CRM-veldnamen en de Acrobat Sign-formulierveldnamen die u hebt gedefinieerd. Gegevenstoewijzingen worden geconfigureerd op basis van de manier waarop de gegevens stromen:

CRM-GEGEVENS TOEWIJZEN AAN ADOBE ACROBAT SIGN-OVEREENKOMST - Velden op uw formulier worden vooraf ingevuld op basis van veldwaarden die aan de gedefinieerde Dynamics-entiteit zijn gekoppeld.
U kunt een 'hunt-groep' met alternatieve CRM-veldwaarden maken waarmee het formulierveld in Acrobat Sign kan worden ingevuld. Elk groepslid wordt achtereenvolgens geprobeerd totdat een waarde die niet gelijk is aan null, wordt gevonden en ingevoegd. (Zie verderop)
ADOBE ACROBAT SIGN-OVEREENKOMST TOEWIJZEN AAN CRM-GEGEVENS - De lege velden van de Dynamics-entiteit worden ingevuld op basis van formulierveldwaarden die zijn verkregen door middel van het ondertekeningsproces (na voltooiing van de overeenkomst).
Adobe Sign vult standaard geen nieuwe waarde in een CRM-veld met inhoud in.
De relatie kan in de gegevenstoewijzing worden gedefinieerd om de inhoudsbeveiliging te overschrijven en bestaande veldwaarden te vervangen door nieuwe inhoud uit het ondertekende formulier.

Ondersteunde gegevenstypen

Adobe Acrobat Sign-gegevenstoewijzing ondersteunt de volgende gegevenstypen:
Tekst - Tekstformuliervelden worden ondersteund als één tekstregel in CRM.
Booleaans (twee opties) – Selectievakjes worden ondersteund voor booleaanse CRM-velden.
Als formuliervelden met een vervolgkeuzelijst of keuzerondje worden gebruikt voor Booleaanse CRM-velden, kan de toewijzing van CRM naar Acrobat Sign mislukken. De toewijzing van Acrobat Sign naar CRM werkt echter wel.
Optieset – Formuliervelden met een vervolgkeuzelijst en keuzerondje worden ondersteund voor CRM-optiesetvelden.

CRM-gegevensvelden koppelen aan Acrobat Sign-overeenkomstvelden:

Selecteer in het vervolgkeuzemenu Kenmerk het CRM-veld.
Typ in het vak Overeenkomstveld de veldnaam van het Adobe Acrobat Sign-formulier.
(Optioneel) Schakel het vakje Toewijzing in omgekeerde richting toevoegen in als u deze veldtoewijzingen van Acrobat Sign ook wilt relateren aan CRM.
(Optioneel) Selecteer Overschrijven als u wilt dat de bestaande inhoud in het CRM-veld wordt genegeerd en er verplicht nieuwe inhoud uit het Acrobat Sign-veld in het veld wordt ingevuld.
Selecteer Toevoegen.

Zodra de nieuwe veldrelatie is verwerkt, verschijnt deze onder de configuratie-instellingen.

Als u Omgekeerde richtingstoewijzing hebt toegevoegd, ziet u de nieuwe relatie ook ingevuld onder de Acrobat Sign to CRM-configuratievelden.

Als u ervoor hebt gekozen om de inhoudsbeveiliging te Overschrijven, ziet u dat in de relatierecord.

Acrobat Sign-overeenkomstvelden aan CRM-gegevensvelden koppelen:

Het proces voor discrete toewijzing van Adobe naar CRM is hetzelfde als het zojuist beschreven proces, maar er is geen optie om toewijzing in omgekeerde richting toe te voegen.

Toegewezen relaties verwijderen

U kunt een of meer toegewezen relaties als volgt verwijderen:

Selecteer de records die u wilt verwijderen door het vinkje bij de record te selecteren.
Selecteer in de bovenste balk het pictogram Meer opdrachten en selecteer vervolgens Verwijderen.

Alternatieve veldtoewijzingsrelaties (hunt-groep) maken

Als u een veld in een Adobe Acrobat Sign-formulier definieert dat ingevuld kan worden door verschillende CRM-velden, kunt u een gerangschikte lijst (hunt-groep) maken met CRM-kenmerken waarmee wordt geprobeerd het Adobe Acrobat Sign-formulier in te vullen.

Bijvoorbeeld: u hebt het CRM-veld Voornaam toegewezen aan een formulierveld Vnaam, en daarna het CRM-veld Yomi Voornaam aan diezelfde formulierveldnaam. De applicatie probeert eerst het veld in te vullen met inhoud uit het veld Voornaam. Als er geen inhoud wordt gevonden, probeert Adobe Acrobat Sign inhoud te gebruiken in het veld Yomi Voornaam. Als er in geen enkel element van de hunt-groep inhoud gevonden wordt, dan wordt het veld leeg gelaten.

De hunt-groep definiëren:

Maak een CRM naar Adobe Acrobat Sign-relatie tussen uw primaire CRM-kenmerk en de veldnaam in het Acrobat Sign-formulier.
Zodra de eerste record geïmplementeerd is, wijzigt u het CRM-kenmerk in het secundaire CRM-kenmerk en voegt u die relatie toe.
Selecteer desgevraagd OK.

Zodra de record in het systeem is bijgewerkt, ziet u dat de records zijn gewijzigd en er een voorvoegsel vóór het entiteitskenmerk is toegevoegd:

# verschijnt vóór het primaire kenmerk/standaardkenmerk. Dit veld wordt altijd als eerste gecontroleerd op inhoud. Opeenvolgende relaties krijgen het nummer 1-N. De eerste alternatieve veldrelatie wordt aangegeven door (1) en wordt altijd als eerste alternatieve veld gecontroleerd. (2) is het tweede alternatieve veld, enzovoort.

Bijlagen toevoegen aan verwante entiteiten

Wanneer een overeenkomst volledig is ondertekend en uitgevoerd, maakt Adobe Acrobat Sign een PDF-kopie van het document en een controlespoor van het ondertekeningsproces. Deze documenten kunnen als PDF-bestand worden toegevoegd aan elke andere CRM-entiteit die is gekoppeld aan de hoofdentiteit van de sjabloon.

In de sectie ONDERTEKENDE OVEREENKOMST EN AUDITTRAIL TOEWIJZEN AAN CRM-ENTITEIT van de sjabloonpagina zijn in de vervolgkeuzelijst drie Documenttypen beschikbaar:

Ondertekende PDF – De volledige tekst van het ondertekende document. Dit is een kopie van het origineel dat blijft staan op de servers van Acrobat Sign.
Audittrail – Een volledig overzicht van alle belangrijkste gebeurtenissen (ondertekening, delegering, etc.) en de bijbehorende metagegevens (tijd/datum, IP-adres, etc.)
Gecombineerde PDF - Beide documenten worden gecombineerd in één PDF en als bijlage bijgevoegd

U kunt een of meer bestanden aan elke gerelateerde entiteit toevoegen, maar u moet ze expliciet en apart toewijzen.

Een bijlage toewijzen:

Selecteer het gewenste Documenttype in de keuzelijst
Selecteer de entiteit waarnaar u het document wilt sturen in de vervolgkeuzelijst Aan CRM-record koppelen. Alleen entiteiten waarvoor een relatie tot de hoofdentiteit is gedefinieerd, verschijnen in de lijst
Selecteer Toevoegen.

De relaties van de bijlagen verschijnen onder de configuratie-instellingen.

Een bijlage verwijderen

Selecteer het vinkje voor de records die u wilt verwijderen.
Selecteer het pictogram Meer opdrachten en selecteer vervolgens Verwijderen.

Als Acrobat Sign-beheerder in de Dynamics-omgeving hebt u de bevoegdheid om overeenkomstsjablonen te maken waarmee de meeste overeenkomstvelden vooraf worden geconfigureerd, waarmee bestandsbijlagen kunnen worden toegevoegd en waarmee de betreffende overeenkomst aan de relevante gegevenstoewijzing wordt gekoppeld.

De sjablonen zijn aan een Dynamics-entiteit gekoppeld en worden beschikbaar voor overeenkomsten die vanuit die entiteit worden verzonden wanneer ze als Actief zijn gemarkeerd.

Opmerking:

Gegevenstoewijzingen vormen de kern van overeenkomstsjablonen en moeten zijn gedefinieerd voordat de overeenkomstsjabloon wordt geconfigureerd.

Gebruik een van de volgende manieren om een nieuwe overeenkomstsjabloon te configureren:

Via overeenkomstsjablonen

Ga naar Adobe Acrobat Sign > Overeenkomstsjablonen.
De pagina Overeenkomstsjablonen wordt geladen met alle bestaande sjablonen die u kunt bekijken, bewerken of verwijderen.
Selecteer in de rechterbovenhoek +Nieuw om een nieuwe sjabloon te starten.

Via beheerinstellingen

Selecteer in het linkerdeelvenster Beheerinstellingen.
Selecteer het tabblad Configuratie en selecteer vervolgens Nieuwe overeenkomstsjabloon maken.
Op de pagina Nieuwe overeenkomstsjabloon, geeft u een intuïtieve naam op voor de sjabloon en selecteert u de entiteit waaraan de sjabloon moet zijn gekoppeld.

Opmerking: De entiteit kan later niet worden gewijzigd. Zodra de entiteit is geselecteerd, wordt de sjabloon opgeslagen en wordt de volledige overeenkomst geladen.

U kunt de overeenkomstsjabloon configureren door de vereiste informatie op te geven op de volgende vier tabbladen:

Sjabloondetails - definieert de relatie tussen de belangrijkste objecten als de sjabloon actief is.
Ontvangers - maakt een vooraf geconfigureerd ondertekeningspad voor de sjabloon mogelijk.
Overeenkomstdetails - bevat de elementen van de individuele overeenkomst.
Verwant - een lijst met gerelateerde objecten.

Sjabloongegevens

Bij de sjabloondetails ziet u de relatie tussen de sjabloon, de entiteit en de gegevenstoewijzing voor deze sjabloon. De sjabloon bevat de volgende velden:

Sjabloonnaam: de naam van de sjabloon. Dit is de naam die boven aan de pagina wordt weergegeven.
Primaire entiteit: sjablonen zijn gekoppeld aan één entiteit binnen Dynamics. De gedeclareerde entiteit is de enige entiteit waardoor deze sjabloon wordt weergegeven. Deze waarde wordt vergrendeld wanneer de overeenkomst is gemaakt.
Gegevenstoewijzing: dit veld geeft de naam aan van de gegevenstoewijzing die aan de sjabloon is gekoppeld.

Actief: dit bepaalt of gebruikers de sjabloon kunnen selecteren bij verzending vanuit de primaire entiteit.
Verzenden met één klik: als deze optie is ingeschakeld, wordt de overeenkomst automatisch verzonden wanneer de sjabloon wordt geselecteerd.
Stel dat u een NDA-sjabloon (een sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst) hebt gemaakt waarop Contactpersoon als de primaire entiteit is ingesteld, en de ontvangerssectie is geconfigureerd om het e-mailadres van de contactpersoon te importeren. Dan hoeft u hoeft alleen de sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst te selecteren van de contactpersoon naar wie hij/zij de overeenkomst wil verzenden. De configuratiefase wordt overgeslagen en de overeenkomst wordt verzonden zonder verdere interactie.
Als er geen ontvanger is geconfigureerd, wordt Verzenden met één klik genegeerd en wordt de overeenkomst geopend voor handmatige configuratie.

Ontvangers

De sectie Ontvangers bevat de lijst en de ondertekeningsvolgorde van ontvangers die u van tevoren wilt configureren voor de sjabloon.

U kunt een lijst met ontvangers in een sjabloon corrigeren met de optie + Nieuwe ontvanger. Standaard wordt de ontvangerslijst leeg gelaten zodat de afzender deze handmatig kan invullen tijdens het configureren van de overeenkomst.

U moet een standaardontvanger expliciet toevoegen via de optie + Nieuwe ontvanger en vervolgens de standaardwaarden opslaan die worden weergegeven met Maken vanuit primaire entiteit ingeschakeld.

Met de optie Standaardverificatie overschrijven kunt u de standaardverificatiemethode (ingesteld in de sectie Beveiliging) omzeilen en alleen voor deze ontvanger een andere verificatiemethode toepassen.

Snelle ontvanger - Autorisatie overschrijven

Als u meer ontvangers wilt toevoegen (bijvoorbeeld voor een intern proces voor medeondertekening) of ontvangers die niet betrokken zijn bij het ondertekeningsproces, moet u het selectievakje Maken vanuit primaire entiteit uitschakelen en vervolgens de ontvanger definiëren. Dit is een uitstekende optie voor het verzenden van CC-berichten naar teams die alleen de uiteindelijke documenten hoeven te beheren.

Overeenkomstdetails

De sectie Overeenkomstdetails bevat vier secties:

Berichtdetails: de naam van de overeenkomst en het algemene bericht dat elke ontvanger kan lezen in de e-mail met het verzoek voor ondertekening.
Bijgevoegde bestanden: de bestanden die ter ondertekening worden verzonden.
Overeenkomstopties: opties voor het configureren van de overeenkomst.
Beveiligingsopties: de optie om de PDF te beveiligen met een wachtwoord.

Aangepaste CRM-entiteiten toevoegen aan Acrobat Sign

U kunt uw overeenkomsten koppelen aan de volgende ingebouwde CRM-entiteiten in het Adobe Acrobat Sign-pakket:

Contactpersonen
Accounts
Leads
Opportunities
Offertes
Facturen
Orders
Contracten

Aangepaste entiteiten kunnen een overeenkomst alleen starten vanuit de menuoptie Handtekeningen aanvragen.Met het Snel maken-systeem kunt u geen overeenkomst starten vanuit een aangepaste entiteit.

U kunt uw aangepaste CRM-entiteit of een andere ingebouwde CRM-entiteit aan dit bereik toevoegen met behulp van eenvoudige stappen, zoals uitgelegd in de volgende stappen.In de voorbeeldinstellingen wordt uitgelegd hoe u een aangepaste CRM-entiteit genaamd 'Customer' toevoegt.

Ga naar Instellingen > Aanpassing.
Op de pagina Aanpassing, selecteert u Het systeem aanpassen.
Op de pagina Standaardoplossing die wordt geopend:
1. In het linkerdeelvenster onder Componenten vouwt u de lijst met entiteiten uit.
2. Zoek de aangepaste entiteit (in dit geval 'Customer') en vouw deze uit.
3. Klik één keer op de naam van de entiteit om de velden en besturingselementen weer te geven.
4. Kopieer de waarde uit het veld Naam. Dit is de interne systeemnaam van uw aangepaste entiteit.
Selecteer in het linkerdeelvenster onder Aangepaste entiteit de optie 1:N-relaties en selecteer vervolgens Nieuwe één-naar-veel-relatie.
In het dialoogvenster Nieuwe relatie dat wordt geopend:
1. Selecteer in het veld Verwante entiteit de optie Overeenkomst.
  De naam van het veld verandert in {entityName}_adobe_agreement.
2. In het veld Weergavenaam plakt u de naam van uw aangepaste entiteit ('new_customer' in ons voorbeeld).
  Het veld Naam verandert in de waarde 'new_' + {entityName} + 'Id'. (new_new_customerID)
3. Klik op Opslaan en sluiten.
Op de pagina 1:N-relaties die wordt geopend, selecteert u Alle aanpassingen publiceren.