Handboek Annuleren

Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installatiehandleiding

  1. Adobe Acrobat Sign-integraties
  2. Nieuwe functies
  3. Productversies en levenscyclus
  4. Acrobat Sign voor Salesforce
    1. Het pakket installeren
    2. Het pakket configureren
    3. Handboek
    4. Digitale verificatie inschakelen
    5. Handleiding voor ontwikkelaars
    6. Geavanceerde aanpassingshandleiding
    7. Veldtoewijzing en sjablonenhandleiding
    8. Gebruikershandleiding voor gebruikers van mobiele apps
    9. Handleiding voor flowautomatisering
    10. Handleiding voor Document Builder
    11. Grote documenten configureren
    12. Upgradehandleiding
    13. Aanvullende informatie
    14. Veelgestelde vragen
    15. Handleiding voor het oplossen van problemen
    16. Aanvullende artikelen
  5. Acrobat Sign voor Microsoft
    1. Acrobat Sign voor Microsoft 365
      1. Installatiehandleiding
    2. Acrobat Sign voor Outlook
      1. Handboek
    3. Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
      1. Handboek
    4. Acrobat Sign voor teams
      1. Handboek
      2. Handboek voor Live Sign
      3. Gebruikershandleiding voor mobiele apparaten
      4. Aanvullende informatie
      5. Microsoft Teams-goedkeuringen
    5. Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
      1. Handboek
      2. Aanvullende informatie
    6. Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
      1. Handboek
      2. Aanvullende informatie
    7. Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 
      1. Overzicht
      2. Dynamics Online: Installatiehandleiding 
      3. Dynamics Online: Handboek 
      4. Dynamics On-Prem: Installatiehandleiding 
      5. Dynamics On-Prem: Handboek
      6. Dynamics Workflowhandleiding
      7. Dynamics 365 voor Talent
      8. Upgradehandleiding
      9. Aanvullende informatie
    8. Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint 
      1. Overzicht
      2. SharePoint On-Prem: Installatiehandleiding
      3. SharePoint On-Prem: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
      4. SharePoint On-Prem: Handboek
      5. SharePoint On-Prem: Aanvullende informatie
      6. SharePoint Online Installatiehandleiding
      7. SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
      8. SharePoint Online: Handboek
      9. SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van webformulieren
      10. SharePoint Online: Aanvullende informatie
  6. Acrobat Sign voor ServiceNow
    1. Overzicht
    2. Installatiehandleiding
    3. Handboek
    4. Aanvullende informatie
  7. Acrobat Sign voor HR ServiceNow
    1. Installatiegids (verouderd)
  8. Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
    1. Installatiegids voor Cockpit (verouderd)
    2. Installatiegids voor rekrutering (verouderd)
    3. Handboek voor rekrutering
    4. Installatiehandleiding voor Cloud Foundry
    5. Aanvullende informatie
  9. Acrobat Sign voor Workday
    1. Installatiehandleiding
    2. Handleiding om snel aan de slag te gaan
    3. Tutorial voor configuratie
  10. Acrobat Sign voor NetSuite
    1. Installatiehandleiding
    2. Aanvullende informatie
  11. Acrobat Sign voor SugarCRM
  12. Acrobat Sign voor VeevaVault
    1. Installatiehandleiding
    2. Handboek
    3. Upgradehandleiding
    4. Aanvullende informatie
  13. Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
    1. Installatiehandleiding
  14. Acrobat Sign voor Zapier
    1. Overzicht van Acrobat Sign voor Zapier
    2. Ondersteunde workflows voor elektronische ondertekening
    3. Ondersteunde acties
    4. Geautomatiseerde workflows voor elektronische ondertekening maken
  15. Documentatie voor Acrobat Sign Developer
    1. Overzicht
    2. Webhooks
    3. Tekstlabels

Adobe Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Installatiehandleiding is ontworpen om instructies te geven voor het installeren en configureren van de Acrobat Sign-integratie voor Microsoft Dynamics CRM.

Overzicht

Acrobat Sign biedt een plug-and-play-integratieoplossing met Microsoft Dynamics CRM. Deze integratie heeft de volgende voordelen:

  • Versnelt het quote-to-cash-proces door overeenkomsten (zoals contracten en verkoopdocumenten) vanuit Dynamics te verzenden.
  • Gegevens uit Dynamics-entiteiten, zoals accounts en contactpersonen, worden automatisch samengevoegd in overeenkomsten en de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens worden teruggestuurd naar Dynamics.
  • Hiermee schakelt u mobiele functionaliteit in via de Sales Hub (voor installaties op Dynamics 365 9.x en later).
  • Ontvangers kunnen gemakkelijk altijd en overal ondertekenen op elk apparaat.
  • Voor ondertekening verzonden documenten kunnen vanuit Dynamics worden bijgehouden.
  • Geen handmatige stap tijdens het gehele proces.

Dit document is uitdrukkelijk bedoeld voor Microsoft Dynamics 365 On-Premises 9.0 en hoger.

De reikwijdte van dit document is gericht op een nieuwe installatie van de oplossing Adobe Acrobat Sign voor Dynamics On-Premises.

Als de oplossing al is geïnstalleerd en u de oplossing wilt upgraden naar de nieuwste versie, raadpleegt u de Upgradehandleiding.

Vereisten

  • Microsoft Dynamics 365 On-Premises 9.0 of hoger
  • Zorg ervoor dat alle vereiste taalpakketten zijn geïnstalleerd in Dynamics 365 voordat u het Adobe Acrobat Sign-pakket installeert.
  • Een gelicentieerd Adobe Acrobat Sign-account op ondernemingsniveau of een proefaccount op ondernemingsniveau.
    • Controleer of het e-mailadres van de Adobe Acrobat Sign-beheerder op accountniveau hetzelfde is als dat van de installerende Dynamics CRM-beheerder.
  • Geef alle domeinen op die uw gebruikers in hun e-mailadressen kunnen gebruiken. Neem geen openbare domeinen op zoals gmail.com of yahoo.com.
  • Verkrijg een lijst van alle gebruikers in het Adobe Acrobat Sign-systeem die uw eigen domeinen gebruiken
    • Zodra u deze hebt verkregen, moet u mogelijk verzoeken om geldige gebruikers naar uw CRM-gekoppelde Adobe Acrobat Sign-account te verplaatsen.
    • Het e-mailadres van de gebruiker in Adobe Acrobat Sign moet overeenkomen met het primaire e-mailadres van de CRM-gebruiker. Als dit niet het geval is, moet de e-mailwaarde van Adobe Acrobat Sign worden gewijzigd.

Verifieer binnen de Dynamics-omgeving het volgende:

  • Licenties – Adobe Acrobat Sign-gebruikers en -beheerders moeten worden toegewezen met lezen/schrijven CRM Cal-licenties.
  • Bestandslimieten – U kunt de maximale grootte voor geüploade bestanden configureren in CRM (de standaardwaarde is 5 MB). Gebruikers krijgen een foutmelding als ze proberen bestanden toe te voegen die groter zijn dan de ingestelde waarde.
    • Als de ondertekende PDF groter is dan de ingestelde waarde, kan het bestand niet worden gekoppeld aan de bovenliggende (of toegewezen) entiteit.

Ondersteunde browsers

  • Chrome - huidige versie
  • Firefox - huidige versie
  • Safari - huidige versie
  • Edge - huidige versie

Edge-browsers

Om Microsoft Dynamics naadloos te laten werken in de Microsoft Edge-browser moet u de onderstaande sites vertrouwen in uw browserbeveiligingsconfiguratie:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Als u gebruikmaakt van een extern systeem voor Identity Management, moet u die URL ook toevoegen

Het pakket ophalen

Het pakket op locatie installeren

Het Adobe Acrobat Sign voor Dynamics 365-pakket wordt geleverd met een begeleide installatiewizard/uitvoerbaar bestand: PackageDeployer.exe

Deployer.exe is de beste methode om een schone installatie van het pakket te realiseren met minimale interactie van de beheerder en aanzienlijke logboekregistratie voor het geval er zich een probleem voordoet.

Beheerders die implementeren vanaf een niet-Windows-systeem kunnen het exe-bestand niet starten. Daarom is er een handmatig importproces beschikbaar. Beheerders op het Windows-platform kunnen ook handmatig installeren, maar het wordt sterk aanbevolen zo mogelijk het uitvoerbare bestand te gebruiken.

Let op:

In geen geval mag het uitvoerbare bestand OnPrem worden gebruikt om te proberen een installatie uit te voeren in een online omgeving.

  1. Download het AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer-pakket en sla het op uw lokale systeem op.

  2. Extraheer het gedownloade bestand.

    Deployer extraheren

  3. Open de geëxtraheerde map en dubbelklik op PackageDeployer.exe.

    Deployer extraheren

  4. Selecteer op de toolpagina Deployer-pakket Doorgaan.

    Opstartscherm

    OPMERKING: Als u op Doorgaan klikt, kan er een foutmelding op het scherm verschijnen:

    Foutbericht

    Als dit gebeurt:

    1. Keer terug naar de geëxtraheerde map
    2. Zoek en klik met de rechtermuisknop op PackageForDynamicsV9.x.dll
    3. Klik op Eigenschappen onder aan het pop-upmenu
    4. Schakel het vakje Blokkering opheffen in de pop-up Eigenschappen in
    5. Klik op Toepassen
    6. Klik op OK
    7. Ga terug naar stap 3 en dubbelklik op PackageDeployer.exe om de installatie te hervatten
    De blokkering van DLL opheffen

  5. In het verbindingsscherm:

    • Selecteer het juiste Implementatietype (On-Premises).
    • Geef de verificatiegegevens op om verbinding te maken met de instantie waar u het pakket wilt implementeren.
    • Kies Aanmelden.
    Verificatietype

  6. Na succesvolle verificatie worden de gebruiksvoorwaarden voor het Adobe Acrobat Sign-pakket weergegeven.

    • Bekijk de Gebruiksvoorwaarden
    • Klik op Volgende wanneer u gereed bent
    Gebruiksvoorwaarden voor Adobe Sign

  7. Lees de informatie in het scherm Klaar om te installeren

    • Kies Volgende
    Klaar om te installeren

  8. Kies Volgende als de validatie is voltooid

    Geïnstalleerd

  9. De implementatiestatus van het pakket en het logboekbestand kunnen worden bekeken.

    • Nadat de geslaagde implementatie van het pakket is bevestigd, klikt u op Volgende
  10. Controleer de naam van en de informatie over het pakket en kies Voltooien om de Package Deployer-tool af te sluiten. De oplossing is geïnstalleerd.

Handmatige installatie-instructies voor niet-Windows-platforms

Niet-Windows-systemen kunnen het bestand PackageDeployer.exe niet gebruiken om automatisch de oplossing Adobe Acrobat Sign voor Dynamics te installeren.  Daarom moeten beheerders op iOS-systemen (bijvoorbeeld) het _Deployer-bestand extraheren en de managed.zip-pakketten afzonderlijk en in volgorde importeren.

Importeer de pakketten in deze volgorde:

  1. Het hoofdpakket (lijkt op: AdobeSign_9_4_4_0_managed.zip)
  2. Het SiteMap-pakket
  3. Het CustomerServiceHub-pakket
  1. Download het huidige On-Premises-pakket van https://helpx.adobe.com/sign/using/integration-guides.html#Dynamics

  2. Extraheer het gedownloade bestand.

  3. Navigeer naar de geëxtraheerde map en naar de submap PkgFolder

  4. Controleer of de PkgFolder drie zipbestanden bevat:

    • AdobeSign_<version_number>_managed.zip
      • Deze hoofdoplossing biedt een plug-and-play-integratieoplossing met Microsoft Dynamics 365
    • AdobeSign_CustomerServiceHub_<version_number>_managed.zip
      • Biedt toegang tot de Adobe Acrobat Sign-functionaliteit op de Dynamics Customer Service Hub
    • AdobeSign_SiteMap_<version_number>_managed.zip
      • Biedt toegang tot de Adobe Acrobat Sign-functionaliteit op de Dynamics Site Map
    iOS-installatiepakketten

  5. Meld u als beheerder aan bij uw Dynamics 365 On-Prem-omgeving

    • Ga naar Instellingen > Oplossingen
    Ga naar Hoofdmenu > Instellingen > Oplossingen

  6. Het scherm Alle oplossingen wordt geladen:

    • Klik op het pictogram Importeren
    Het pictogram Importeren

  7. De pagina Oplossingspakket selecteren wordt geladen:

    Blader naar de map waarin de On-Prem-zip is geëxtraheerd en naar de submap PkgFolder .

    Selecteer en importeer de pakketten in de onderstaande volgorde:

    1. AdobeSign_<version_number>_managed.zip
    2. AdobeSign_CustomerServiceHub_<version_number>_managed.zip
    3. AdobeSign_SiteMap_<version_number>_managed.zip

    Herhaal stap 7-10 totdat alle drie de pakketten zijn geïmporteerd.

    Blader naar het binaire bestand van Adobe Sign v5

  8. De pagina Informatie over oplossing wordt geladen:

    • Klik op Volgende
    Pagina Informatie over oplossing

  9. De pagina Opties voor importeren wordt geladen:

    • Zorg ervoor dat de optie Eventuele SDK-berichtverwerkingsstappen inschakelen... geactiveerd is
    • Klik op Importeren
    Pagina Opties voor importeren

  10. De pagina Oplossing wordt geïmporteerd wordt geladen en het pakket wordt geïmporteerd. 

    Dit proces kan een paar minuten duren. Wanneer het proces is voltooid, verschijnt een bevestiging.

    • Klik op Sluiten
    Het geïmporteerde pakket

    Zodra alle drie de pakketten zijn geïnstalleerd, bent u klaar om verder te gaan met Configuratie na de installatie

Let op:

Houd er rekening mee dat als u de Adobe Acrobat Sign-oplossing verwijdert, alle overeenkomstinformatie in uw Dynamics 365-omgeving wordt verwijderd.

De overeenkomsten en documenten zijn nog steeds rechtstreeks beschikbaar via de Adobe Acrobat Sign-webapplicatie.

  1. Meld u aan als beheerder bij uw Dynamics CRM-omgeving

    • Ga naar Instellingen > Oplossingen
    Ga naar Hoofdmenu > Instellingen > Oplossingen

  2. Op de pagina Oplossingen:

    • Selecteer één oplossing en klik op Verwijderen
      • Als u Adobe Acrobat Sign for Dynamics op een schone manier wilt verwijderen, moet u de pakketten afzonderlijk in de volgende volgorde verwijderen:
        1. CustomerServiceHub
        2. Siteoverzicht
        3. Hoofdpakket

    U wordt gevraagd het verwijderen van een beheerde oplossing te bevestigen.

    • Kies OK om door te gaan
    Herhaal het bovenstaande proces totdat alle drie de pakketten zijn verwijderd 
    Verwijder de oplossingen een voor een

Configuratie na de installatie (vereist)

De integratiesleutel installeren

Voor nieuwe installaties is het nodig dat er een integratiesleutel wordt gegenereerd in Adobe Acrobat Sign en vervolgens wordt ingevoerd in Dynamics. Deze sleutel is het toegangstoken dat ervoor zorgt dat de Adobe Acrobat Sign- en Dynamics-omgevingen elkaar vertrouwen en content delen.

Een integratiesleutel genereren in Adobe Acrobat Sign:

  1. Meld u aan als beheerder bij uw Acrobat Sign-account

    • Ga naar Account > Adobe Acrobat Sign-API > API-informatie
    • Klik op de koppeling integratiesleutel in het midden van de pagina
    Opmerking:

    Als u de koppeling integratiesleutel niet ziet op de pagina API-informatie, neemt u contact op met de klantenondersteuning om uw accountinstellingen te controleren en de vereiste wijzigingen aan te brengen, zodat deze verplichte functionaliteit beschikbaar wordt.

    Navigeer naar Account > Persoonlijke voorkeuren > Toegangstokens

  2. De interface Integratiesleutel maken wordt geladen:

    • Geef een intuïtieve naam op voor uw sleutel (bijv. Dynamics CRM)
    • Configureer de integratiesleutel met de volgende elementen ingeschakeld:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Klik op Opslaan wanneer de sleutel is geconfigureerd
    De interface Integratiesleutel maken

  3. De pagina Toegangstokens verschijnt met de sleutels die zijn ontworpen in uw account.

    • Klik op de sleuteldefinitie die voor Dynamics CRM is gemaakt
      • De koppeling Integratiesleutel verschijnt boven aan de definitie.
    • Klik op de koppeling Integratiesleutel
    De koppeling Integratiesleutel

  4. De integratiesleutel verschijnt:

    • Kopieer deze sleutel en sla deze op een veilige plaats op voor stap 6
    • Klik op OK
    De integratiesleutel

  5. De integratiesleutel installeren in Dynamics CRM:

    Meld u aan als beheerder bij uw Dynamics CRM-omgeving

    • Ga naar Hoofdmenu > Adobe Acrobat Sign > Beheerinstellingen
  6. De pagina Beheerinstellingen van Adobe Acrobat Sign wordt geladen:

    • Plak uw integratiesleutel in het veld Integratiesleutel
    • Klik op Sleutel valideren op het lint
    De Adobe Sign-configuratiepagina

    Na een korte vertraging wordt de pagina vernieuwd, wat aangeeft dat u verbonden bent en welke integratiesleutel wordt gebruikt.

    • Het veld Integratiesleutel wordt vergrendeld
    • De knop Sleutel valideren verandert in Sleutel verwijderen
    De pagina Beheerinstellingen van Adobe Sign wordt geladen


Controleren of oude formulierweergave is uitgeschakeld

De verouderde formulierweergave moet worden uitgeschakeld om Adobe Acrobat Sign te kunnen gebruiken. Dat doet u als volgt:

  1. Ga naar Instellingen > Beheer

    • Klik op Systeeminstellingen
  2. De pagina Systeeminstellingen wordt geladen:

    • Zorg ervoor dat de optie Oude formulierweergave gebruiken is ingesteld op Nee
    • Klik op OK
    De pagina Systeeminstellingen

Adobe Acrobat Sign implementeren voor gebruikers door beveiligingsrollen toe te wijzen

Voor elke Dynamics-gebruiker die Adobe Acrobat Sign gaat gebruiken, moet de beveiligingsrol zijn geconfigureerd in de Dynamics-omgeving.

De beveiligingsrollen zijn:

  • Adobe Acrobat Sign Reader - Hiermee kunnen gebruikers overeenkomstrecords alleen lezen.
  • Adobe Acrobat Sign-gebruiker - Hiermee kan de gebruiker werken met overeenkomsten en andere toepassingselementen. Met deze rol kan de gebruiker alleen zijn of haar eigen records zien en heeft gebruikersmachtigingen voor ingebouwde CRM-records zoals contactpersonen, accounts, leads, kansen, bestellingen, facturen en offertes.
  • Adobe Acrobat Sign-beheerder - Deze rol biedt extra privileges in aanvulling op de Adobe Acrobat Sign-gebruikersrol, zoals het aanpassen van algemene instellingen, het migreren van gegevens en zichtbaarheid van alle overeenkomsten in de hele applicatie.

De beveiligingsrollen configureren:

  1. Ga naar Instellingen > Beveiliging

  2. De paginaBeveiliging wordt geopend:

    • Selecteer Gebruikers
    De pagina Beveiliging

  3. De pagina Ingeschakelde gebruikers wordt geladen

    • Selecteer alle gebruikers aan wie u een type beveiligingsrol wilt toewijzen
    • Klik op Rollen beheren
    De pagina Ingeschakelde gebruikers

  4. Het pop-upvenster Gebruikersrollen beheren verschijnt

    • Selecteer de gebruikersrol die u wilt definiëren voor deze gebruikers
    • Klik op OK
    Het pop-upvenster Gebruikersrollen beheren

Optionele configuraties

Adobe Acrobat Sign-beheerinstellingen

De pagina Adobe Acrobat Sign-beheerinstellingen biedt toegang tot de beheertools voor het maken van sjablonen, het toewijzen van gegevens en het maken van aangepaste workflows. U kunt ook optionele instellingen gebruiken om de gebruikerservaring aan te passen.  

Naar de instellingen gaan:

  • Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheerinstellingen

De pagina Beheerinstellingen van Adobe Acrobat Sign wordt geladen. Er zijn twee secties:

  • Account en installatie: De integratiesleutel en checklist voor het eerste accountconfiguratieproces
  • Configuratie: Snelle koppelingen naar de meest voorkomende beheerfuncties en bijbehorende documentatie, evenals optionele markeringen voor de gebruikerservaring
Adobe Sign-beheerpagina

Adobe Acrobat Sign verbinden met Dynamics 365

In deze sectie wordt specifiek de integratiesleutelkoppeling tussen de Dynamics-omgeving en de Adobe Acrobat Sign-servers besproken.

  • De sleutel kan op elk gewenst moment worden verwijderd om de verbinding met de Adobe Acrobat Sign-services te verbreken

 


Checklist voor installatie

In deze sectie wordt de voortgang van de installatie gemeten aan de hand van de belangrijkste configuratiepunten:

  • Adobe Acrobat Sign koppelen aan Dynamics 365 - Controleert of de integratiesleutel is geïnstalleerd.
  • Verouderde formulierweergave weergeven in Dynamics 365 - Controleert of de verouderde formulierweergave is uitgeschakeld.
De sectie Configuratie

Beheertools

Veelgebruikte tools waarmee beheerders de waarde van de Adobe Acrobat Sign-service kunnen verhogen:

  • Nieuwe gegevenstoewijzing maken - Hiermee opent u de interface Nieuwe gegevenstoewijzing
  • Nieuwe overeenkomstsjabloon maken - Hiermee opent u de interface Nieuwe overeenkomstsjabloon
  • Gebruikerstoegang wijzigen - Een snelkoppeling naar de configuratiehandleiding - De sectie Gebruikers beheren

Optionele configuraties

  • Automatische gebruikerstoewijzing inschakelen - Als deze optie is ingeschakeld, kunnen nieuwe gebruikers die toegang hebben tot de Adobe Acrobat Sign-entiteit bij het eerste gebruik automatisch een gebruiker toewijzen aan het Adobe Acrobat Sign-systeem.  Deze toewijzing is gebaseerd op het primaire e-mailadres van de gebruiker, niet op de gebruikersnaam, en wordt uitgevoerd op de achtergrond zonder verdere actie van de gebruiker of accountbeheerder.  
Opmerking:

Nieuwe gebruikers die automatisch worden geregistreerd in Adobe Acrobat Sign, krijgen een willekeurig wachtwoord. Omdat de integratie verloopt als een geverifieerd proces via API, is er geen functioneel probleem in de Dynamics-omgeving.Als de gebruiker zich echter rechtstreeks wil aanmelden bij Adobe Acrobat Sign, moet deze eerst zijn of haar wachtwoord opnieuw instellen via de koppeling 'Ik ben mijn wachtwoord vergeten' op de startpagina van Adobe Acrobat Sign. 

  • Ondertekende documenten toevoegen aan overeenkomsten entiteit - Met deze optie wordt een PDF-kopie van het voltooide document teruggestuurd naar Dynamics, gekoppeld aan de overeenkomstrecord (in de sectie Opmerkingen).  Dit is een kopie van het origineel, dat op de Adobe Acrobat Sign-servers blijft staan.
  • Gecombineerd controlespoor koppelen met ondertekende overeenkomst - Als deze optie is ingeschakeld, wordt een PDF van het Adobe Acrobat Sign-controlespoor toegevoegd aan de overeenkomstrecord (in de sectie Opmerkingen) wanneer de overeenkomst is ondertekend/voltooid. De audittrail bevat een expliciete opsomming van de overeenkomstgebeurtenissen (bekeken, ondertekend, gedelegeerd, etc.), de tijdlijn van deze gebeurtenissen en het IP-adres waar de gebeurtenissen zijn uitgevoerd.
  • Controlespoor bijvoegen - Indien dit is ingeschakeld, wordt het controlespoor als een afzonderlijk bestand bij de overeenkomstrecord gevoegd (onder de sectie Opmerkingen).
  • Voorvertoningen van documentvoorbeelden weergeven - Met deze optie wordt een afbeelding van het ondertekende/voltooide document bij de record gevoegd, zodat het gemakkelijk kan worden bekeken zonder dat er een PDF gedownload en geopend moet worden. Deze afbeelding wordt onder aan de overeenkomstrecord geïnstalleerd.
  • Activiteitenfeeds inschakelen bij Adobe-overeenkomstentiteit - Als deze optie is ingeschakeld, worden activiteitsfeeds ingeschakeld voor de overeenkomstentiteit.


Bronnen

Een overzicht van de meest gebruikelijke hulpbronnen:

Activiteitenfeeds inschakelen voor de Adobe-overeenkomstentiteit (aanbevolen)

Door de activiteitenfeed voor het object adobe_agreement in te schakelen kan Acrobat Sign de gebeurtenissen van de overeenkomst bijwerken in de sectie Berichten van de overeenkomstrecord en de CRM-records die het hoofdobject waren voor de overeenkomst (contactpersonen, accounts, enz.).

  1. Ga naar de beheerpagina van Adobe Acrobat Sign

  2. Schakel de optie Activiteitenfeeds inschakelen bij Adobe-overeenkomstentiteit in

    Activiteitenfeeds inschakelen

  3. Sla de configuratie op


Optionele verificatiemethoden inschakelen

Ga naar uw Adobe Acrobat Sign-account en configureer alle verificatiemethoden die u voor uw gebruikers wilt inschakelen:

  • Aanmelden als Adobe Acrobat Sign-accountbeheerder
  • Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Verzendinstellingen > Identiteitsverificatiemethoden
Verificatiemethoden configureren


Handtekeningen voor de biofarmaceutische industrie (CFR 21 part 11) inschakelen

Als uw werkproces vereist dat u werkt met CFR 21 part 11-compatibele handtekeningen, moet u de Bio-Pharma-besturingselementen in uw Adobe Acrobat Sign-account configureren:

  • Meld u aan als beheerder bij Adobe Acrobat Sign
  • Navigeer naar Account > Accountinstellingen > Bio-Pharma-instellingen  
Biofarmaceutische controles configureren


De integratiesleutel verwijderen/intrekken

Als u de huidige integratiesleutel uit uw Dynamics-installatie moet verwijderen, gaat u naar de algemene instellingen op de configuratiepagina van Adobe Acrobat Sign.  Door de sleutel te verwijderen verdwijnt de vertrouwensrelatie tussen Dynamics CRM en Adobe Acrobat Sign, waardoor alle nieuwe transacties en updates voor bestaande transacties worden stopgezet. Als de sleutel verwijderd is, kan deze op elk moment opnieuw worden toegepast, zodat de twee systemen opnieuw met elkaar kunnen werken.

De sleutel verwijderen:

  • Ga naar Adobe Acrobat Sign > Beheerinstellingen
  • Klik op Sleutel verwijderen op het lint
De pagina Beheerinstellingen van Adobe Sign wordt geladen

Een sleutel verwijderen is niet hetzelfde als een sleutel intrekken.  Het intrekken van een sleutel gebeurt in Adobe Acrobat Sign, en zorgt ervoor dat die sleutel nooit meer gebruikt kan worden in Adobe Acrobat Sign.

Een sleutel intrekken:

Meld u aan als beheerder bij uw Adobe Acrobat Sign-account

  • Ga naar Account > Persoonlijke voorkeuren > Toegangstokens
  • Klik op de sleuteldefinitie voor de integratiesleutel die u wilt intrekken
    • De koppeling Intrekken verschijnt
  • Klik op Intrekken
De koppeling Intrekken

  • Klik op Ja bij de aanwijzing

Gegevens toewijzen

Door gegevenstoewijzing wordt het genereren van uw overeenkomsten aanzienlijk verbeterd en bent u er zeker van dat de velden in het document de juiste inhoud bevatten, zonder dat er een menselijke fout kan zijn gemaakt, omdat de veldwaarden rechtstreeks uit Dynamics CRM worden gehaald.

Bovendien kan gegevenstoewijzing nieuwe inhoud uit voltooide overeenkomsten terug naar Dynamics sturen, waardoor waardevolle updates van uw CRM mogelijk zijn zonder handmatig gegevens te moeten manipuleren.  


Een snelle opmerking met betrekking tot formulieren/tekstlabels

Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte formulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het CRM-veld op logische wijze aan het Adobe Acrobat Sign-formulierveld kunt koppelen. 

Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier. De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades). 

Voorbeeld van formuliervelden

Tekstlabels kunnen aanvullende argumenten bevatten naast de naam, zoals validaties, berekeningen en normale expressies. Een gedetailleerde uitleg over de opbouw van een formulier vindt u hier. Zo kunt u de kwaliteit van de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens drastisch verbeteren.

Opmerking:

De functie voor het verkorten van tekstlabels kan erg handig zijn tijdens het maken van formulieren en het toewijzen van velden, omdat er zo een veldnaamconventie wordt gemaakt die in elk document terugkeert (bovendien bespaart de functie u tijd omdat het formele label niet telkens opnieuw gemaakt hoeft te worden). Zo wordt gegevenstoewijzing over meerdere formulieren aanzienlijk verbeterd, en hebt u een goede basis voor toekomstige formulieren.

Het is ook mogelijk om formulieren in PDF-indeling te maken.

 

Een gegevenstoewijzingssjabloon definiëren

U kunt gegevenstoewijzingen op twee manieren configureren.

De eerste optie is om naar Adobe Acrobat Sign > Gegevenstoewijzing te gaan

Dan wordt de pagina Gegevenstoewijzingen geladen met een lijst met alle bestaande gegevenstoewijzingen die u kunt bekijken, bewerken of verwijderen.

  • Klik op +Nieuw in de linkerbovenhoek om de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing te openen
 De pagina Toewijzingssjabloon actieve overeenkomsten

 

De tweede optie is om te klikken op de koppeling Nieuwe gegevenstoewijzing maken op de pagina Beheerinstellingen.

Met deze koppeling slaat u de lijst met alle gegevenstoewijzingen over en wordt de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing meteen geopend.

 

Het laden van de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing kan een paar minuten duren. Wanneer het veld Entiteit uitgevouwen wordt, is de pagina helemaal geladen.

1. Geef een intuïtieve naam voor de gegevenstoewijzing op.

2. Stel deze gegevenstoewijzing desgewenst in als de standaardtoewijzing die voor deze entiteit moet worden gebruikt.

3. Selecteer de CRM-entiteit in de vervolgkeuzelijst.

  • Zo beperkt u de beschikbare toewijzingsvelden tot uitsluitend de gedefinieerde entiteit.
  • Een entiteit kan meerdere gegevenstoewijzingen hebben.
  • Zodra de entiteitswaarde is ingesteld, kan deze niet worden gewijzigd.
Pagina Gegevenstoewijzing

 

Zodra de waarde van Entiteit is ingesteld, wordt het tabblad Gegevenstoewijzing weergegeven. Klik op dat tabblad om toegang te krijgen tot de tools voor de veldtoewijzing:

Tools voor veldtoewijzing

De Dynamics CRM-velden aan de Adobe Acrobat Sign-veldnamen koppelen

U kunt nu beginnen met het maken van relaties tussen Dynamics CRM-veldnamen en de door u gedefinieerde formulierveldnamen van Adobe Acrobat Sign. Gegevenstoewijzingen worden geconfigureerd op basis van de manier waarop de gegevens stromen:

  • CRM-GEGEVENS TOEWIJZEN AAN ADOBE ACROBAT SIGN-OVEREENKOMST - Velden op uw formulier worden vooraf ingevuld op basis van veldwaarden die aan de gedefinieerde Dynamics-entiteit zijn gekoppeld.
    • Er kan een 'hunt-groep' met alternatieve CRM-veldwaarden worden gemaakt waarmee het formulierveld in Adobe Acrobat Sign kan worden ingevuld. Elk lid van de groep wordt achtereenvolgens geprobeerd totdat een waarde die niet gelijk is aan nul wordt gevonden en ingevoegd. (Zie verderop)
  • ADOBE ACROBAT SIGN-OVEREENKOMST TOEWIJZEN AAN CRM-GEGEVENS - De lege velden van de Dynamics-entiteit worden ingevuld op basis van formulierveldwaarden die zijn verkregen door middel van het ondertekeningsproces (na voltooiing van de overeenkomst).
    • Adobe Acrobat Sign vult standaard geen nieuwe waarde in een CRM-veld met content in.
    • De relatie kan op de gegevenstoewijzing worden gedefinieerd om de contentbeveiliging te overschrijven en bestaande veldwaarden te vervangen door nieuwe inhoud uit het ondertekende formulier.


Gegevenstypen

Adobe Acrobat Sign-gegevenstoewijzing ondersteunt de volgende gegevenstypen:

  • Tekst – Tekstformuliervelden worden ondersteund als één tekstregel in CRM.
  • Booleaans (twee opties) – Selectievakjes worden ondersteund voor booleaanse CRM-velden. 

○ Als formuliervelden van het type vervolgkeuzelijst of keuzerondje voor booleaanse CRM-velden worden gebruikt, bestaat het risico dat de toewijzing van CRM aan Adobe Acrobat Sign mislukt.  Toewijzing van Adobe Acrobat Sign aan CRM werkt nog wel

  • Optieset – Formuliervelden met vervolgkeuzelijsten en keuzerondjes worden ondersteund voor CRM-optiesetvelden


Velden koppelen (CRM-gegevens aan Adobe Acrobat Sign-overeenkomst):

  • Selecteer het CRM-veld in het keuzemenu Kenmerk
  • Typ de naam van een Adobe Acrobat Sign-formulierveld in het invoervak van het Overeenkomstveld
  • (Optioneel) Schakel het selectievakje Toewijzing in omgekeerde richting toevoegen in als u deze velden ook wilt koppelen als ze door Adobe Acrobat Sign worden toegewezen aan CRM
  • (Optioneel) Schakel het selectievakje Overschrijven in als u wilt dat de bestaande inhoud in het CRM-veld genegeerd wordt en er verplicht nieuwe inhoud uit het Adobe Acrobat Sign-veld in het veld wordt ingevuld.
  • Klik op Toevoegen

De nieuwe veldrelatie wordt gedurende enkele seconden verwerkt, daarna verschijnt de relatie onder de configuratie-instellingen. 

Beide gegevenstoewijzingsvelden worden getoond

Als u ervoor hebt gekozen om de omgekeerde richting toe te voegen, verschijnt de nieuwe relatie ook in de Adobe Acrobat Sign naar CRM-configuratievelden. 

Als u ervoor hebt gekozen om de inhoudsbeveiliging te Overschrijven, ziet u dat in de relatierecord.


Velden koppelen (Adobe Acrobat Sign-overeenkomst aan CRM-gegevens):

Het proces voor discrete toewijzing van Adobe naar CRM is hetzelfde als het zojuist beschreven proces, maar er is geen optie om toewijzing in omgekeerde richting toe te voegen.


Toegewezen relaties verwijderen

U kunt een of meer toegewezen relaties als volgt verwijderen:

  • Selecteer de records die u wilt verwijderen door ze links van de record aan te vinken
  • Klik op het pictogram Meer opdrachten rechtsboven in de lijst en selecteer Verwijderen
Een relatie verwijderen

Alternatieve veldtoewijzingsrelaties (hunt-groep)

Als u een veld in een Adobe Acrobat Sign-formulier definieert dat ingevuld kan worden door verschillende CRM-velden, kunt u een gerangschikte lijst (hunt-groep) maken met CRM-kenmerken waarmee wordt geprobeerd het Adobe Acrobat Sign-formulier in te vullen.

Bijvoorbeeld: u hebt het CRM-veld Voornaam toegewezen aan een formulierveld VNaam, en daarna ook het CRM-veld Yomi Voornaam aan diezelfde formulierveldnaam.  De applicatie probeert eerst inhoud in te vullen uit het veld Voornaam, en als er geen inhoud wordt gevonden, wordt geprobeerd inhoud uit het veld Yomi Voornaam te gebruiken. Als er in geen enkel element van de hunt-groep inhoud gevonden wordt, dan wordt het veld leeg gelaten.

De hunt-groep definiëren:

  • Maak een relatie van CRM naar Adobe Acrobat Sign op basis van uw primaire CRM-kenmerk en de veldnaam in het Adobe Acrobat Sign-formulier.
  • Zodra de eerste record geïmplementeerd is, wijzigt u het CRM-kenmerk in het secundaire CRM-kenmerk en voegt u die relatie toe. 
  • Klik op OK bij de vraag of u de alternatieve toewijzing wilt maken

 

Nadat de record in het systeem is bijgewerkt, ziet u dat de records gewijzigd zijn en er een voorvoegsel vóór het entiteitskenmerk is toegevoegd:

  • # verschijnt vóór het primaire kenmerk/standaardkenmerk. Dit veld wordt altijd als eerste gecontroleerd op inhoud
  • Opeenvolgende relaties krijgen het nummer 1-N. De eerste alternatieve veldrelatie wordt aangegeven door (1) en zal altijd als eerste alternatieve veld worden gecontroleerd.  (2) is het tweede alternatieve veld, enzovoort. 
Hunt-groep

Bijlagen toevoegen aan verwante entiteiten

Wanneer een overeenkomst volledig is ondertekend en uitgevoerd, maakt Adobe Acrobat Sign een PDF-kopie van het document en een controlespoor van het ondertekeningsproces. Deze documenten kunnen als PDF-bestand worden toegevoegd aan elke andere CRM-entiteit die is gekoppeld aan de hoofdentiteit van de sjabloon.

In de sectie ONDERTEKENDE OVEREENKOMST EN AUDITTRAIL TOEWIJZEN AAN CRM-ENTITEIT van de sjabloonpagina zijn in de vervolgkeuzelijst drie Documenttypen beschikbaar:

  • Ondertekende PDF – De volledige tekst van het ondertekende document. Dit is een kopie van het origineel dat blijft staan op de servers van Adobe Acrobat Sign.
  • Audittrail – Een volledig overzicht van alle belangrijkste gebeurtenissen (ondertekening, delegering, etc.) en de bijbehorende metagegevens (tijd/datum, IP-adres, etc.)
  • Gecombineerde PDF - Beide documenten worden gecombineerd in één PDF en als bijlage bijgevoegd

U kunt een of meer bestanden aan elke gerelateerde entiteit toevoegen, maar u moet ze expliciet en apart toewijzen.

Een bijlage toewijzen:

  • Selecteer het gewenste Documenttype in de keuzelijst
  • Selecteer de entiteit waarnaar u het document wilt sturen in de keuzelijst Aan CRM-record koppelen.
    • Alleen entiteiten waarvoor een relatie tot de hoofdentiteit is gedefinieerd, verschijnen in de lijst
  • Klik op Toevoegen 

De relaties van de bijlagen verschijnen onder de configuratie-instellingen.

Keuzelijst met entiteitopties


Een bijlage verwijderen

Een bijlagerecord verwijderen:

  • Selecteer de records die u wilt verwijderen door ze links van de record aan te vinken
  • Klik op het pictogram Meer opdrachten en selecteer de optie Verwijderen
Een record verwijderen

Overeenkomstsjablonen

Als Adobe Acrobat Sign-beheerder in de Dynamics-omgeving hebt u de bevoegdheid om overeenkomstsjablonen te maken waardoor de meeste overeenkomstvelden vooraf worden geconfigureerd, bestandsbijlagen worden toegevoegd en de betreffende overeenkomst aan de relevante gegevenstoewijzing wordt gekoppeld.

De sjablonen zijn aan een Dynamics-entiteit gekoppeld en worden beschikbaar voor overeenkomsten die vanuit die entiteit worden verzonden wanneer ze als Actief zijn gemarkeerd.

Opmerking:

Gegevenstoewijzingen vormen de kern van overeenkomstsjablonen en moeten zijn gedefinieerd voordat de overeenkomstsjabloon wordt geconfigureerd. 

Net als bij Gegevenstoewijzing zijn er twee manieren om een nieuwe overeenkomstsjabloon te configureren:

De eerste optie is om te navigeren  naar: Adobe Acrobat Sign > Overeenkomstsjablonen

 

De pagina Overeenkomstsjablonen wordt geladen met alle bestaande sjablonen die u kunt weergeven, bewerken of verwijderen.

  • Klik op +Nieuw in de linkerbovenhoek van het scherm om een nieuwe sjabloon te beginnen.
Nieuwe sjabloon

 

De tweede optie is om te klikken op de koppeling Nieuwe overeenkomstsjabloon maken op de pagina Beheerinstellingen.

Met deze koppeling slaat u de lijst met alle overeenkomstsjablonen over en wordt de pagina Nieuwe overeenkomstsjabloon meteen geopend.

 

Als de pagina Nieuwe overeenkomstsjabloon wordt geopend:

  • Typt u een duidelijke naam voor de sjabloon, zodat gebruikers weten wanneer ze deze moeten gebruiken
  • Geeft u op aan welke entiteit de sjabloon moet worden gekoppeld.
    • De entiteit kan later niet worden gewijzigd
    • Zodra de entiteit is geselecteerd, wordt de sjabloon opgeslagen en wordt de volledige overeenkomst geladen
Nieuwe sjabloon

 

De overeenkomstsjabloon heeft vier tabbladen met elk bewerkbare waarden die u kunt configureren:

  • Sjabloondetails - Definieert de relatie tussen de belangrijkste objecten als de sjabloon actief is
  • Ontvangers - Maakt een vooraf geconfigureerd ondertekeningspad voor de sjabloon mogelijk
  • Overeenkomstdetails - Bevat de elementen van de individuele overeenkomst
  • Verwant - Een lijst met gerelateerde objecten


Sjabloongegevens

Bij de sjabloondetails ziet u de relatie tussen de sjabloon, de entiteit en de gegevenstoewijzing voor deze sjabloon.

Sjabloondetails

De naam van de sjabloon wordt in een groot lettertype bovenaan weergegeven

  • Sjabloonnaam – De naam van de sjabloon. Dit is de naam die boven aan de pagina wordt weergegeven
  • Primaire entiteit – Sjablonen zijn aan één entiteit in Dynamics gekoppeld. De gedeclareerde entiteit is de enige entiteit waardoor deze sjabloon wordt weergegeven
    • Deze waarde wordt vergrendeld wanneer de overeenkomst is gemaakt
  • Gegevenstoewijzing – De naam van de gegevenstoewijzing die aan de sjabloon is gekoppeld.
  • Actief – Dit selectievakje bepaalt of gebruikers de sjabloon kunnen selecteren bij verzending vanuit de primaire entiteit
  • Verzenden met één klik – Als deze optie is ingeschakeld, wordt de overeenkomst automatisch verzonden wanneer de sjabloon wordt geselecteerd. 
    • Voor  :  u hebt een NDA-sjabloon (een sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst), waarop Contactpersoon als de primaire entiteit is ingesteld, en de ontvangerssectie is geconfigureerd om het e-mailadres van de contactpersoon te importeren.
      • De afzender hoeft alleen de NDA-sjabloon te selecteren van de contactpersoon naar wie hij/zij de overeenkomst wil verzenden. De configuratiefase wordt overgeslagen en de overeenkomst wordt verzonden zonder verdere interactie.
      • Als er geen ontvanger is geconfigureerd, wordt Verzenden met één klik genegeerd en wordt de overeenkomst geopend voor handmatige configuratie


Ontvangers

De sectie Ontvangers bevat de lijst en de ondertekeningsvolgorde van ontvangers die u van tevoren wilt configureren voor de sjabloon.

Lijst met ontvangers

Ontvangers - U kunt een ontvangerslijst in een sjabloon vastleggen door op het pictogram Nieuwe ontvanger te klikken, uiterst rechts in het venster. Er wordt een vervolgkeuzelijst met de configuratieopties geopend.

  • Standaard wordt de ontvangerslijst leeg gelaten zodat de afzender deze handmatig kan invullen tijdens het configureren van de overeenkomst
  • U moet een standaardontvanger expliciet toevoegen door op Nieuwe ontvanger te klikken en vervolgens de standaardwaarden op te slaan terwijl Maken op basis van primaire entiteit ingeschakeld is
  • Met de optie Standaardverificatie overschrijven kunt u de standaardverificatiemethode (ingesteld in de sectie Beveiliging) omzeilen en voor alleen deze ontvanger een andere verificatiemethode toepassen.
Snelle ontvanger - Autorisatie overschrijven

  • Als u extra ontvangers wilt toevoegen (bijvoorbeeld bij een intern proces voor medeondertekening), of ontvangers die niet betrokken zijn bij het ondertekeningsproces, hoeft u alleen het selectievakje Maken op basis van primaire entiteit uit te schakelen en vervolgens de ontvanger te definiëren. Dit is een uitstekende optie voor het verzenden van CC-berichten naar teams die alleen de uiteindelijke documenten hoeven te beheren
Extra ontvangers


Overeenkomstdetails

De sectie Overeenkomstdetails bevat vier secties:

  • Berichtdetails - De naam van de overeenkomst en het algemene bericht dat elke ontvanger kan lezen in de e-mail met het verzoek voor ondertekening
  • Bijgevoegde bestanden - De bestanden die ter ondertekening worden verzonden
  • Overeenkomstopties - Opties voor het configureren van de overeenkomst
  • Beveiligingsopties - De optie om de PDF te beveiligen met een wachtwoord
Sjabloon - Overeenkomstdetails

Berichtdetails

  • Overeenkomstnaam – De naam van de overeenkomst is belangrijk in het meldingsproces. U ziet deze in de onderwerpregel van de e-mail, in het vet in de e-mailtekst en in kleinere letters in de standaardbeschrijving (hieronder geel gemarkeerd)
  • Bericht – Het berichtveld is een open tekstveld waarin u elk gewenst bericht of willekeurige instructies kunt invoeren voor de ondertekenaar (hieronder groen gemarkeerd)
E-mail controleren en ondertekenen

Opmerking:

In de velden Overeenkomstnaam en Bericht kunt u Dynamics-veldwaarden invoeren om personalisatie voor de ontvanger te verbeteren. U kunt een lijst met mogelijke waarden openen door een accolade links te typen: {


Bestanden bijvoegen

In deze sectie kunt u vooraf een bestandsblijage voor de overeenkomst toevoegen. Als u bijvoorbeeld een sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) maakt, kunt u het NDA-bestand van het bedrijf rechtstreeks aan de sjabloon toevoegen, zodat de afzender die niet hoeft te doen.

Sjabloon - Bestanden bijvoegen


Overeenkomstopties:

Sjabloon - Overeenkomstopties

  • Voorvertoning en positie van handtekeningen vóór verzending – Als deze optie is ingeschakeld, wordt de ontwerpomgeving automatisch geopend, zodat de afzender formuliervelden kan plaatsen
  • Overeenkomst verloopt – Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een einddatum gedefinieerd waarna de overeenkomst verloopt
    • Dagen tot van overeenkomst – Hier wordt het aantal dagen gedefinieerd dat de overeenkomst ondertekend kan worden wanneer de functie Overeenkomst verloopt is ingeschakeld
  • Openingspagina voor na ondertekening toevoegen – Als deze optie ingeschakeld is, kunt u bepalen naar welke URL de ontvanger wordt omgeleid wanneer hij/zij klaar is met de overeenkomst
    • Openingspagina voor na ondertekening – Dit veld bevat de URL van de pagina waarnaar u ontvangers wilt omleiden wanneer Openingspagina voor na ondertekening toevoegen is ingeschakeld
    • Vertraging in seconden voor omleiding - Bepaal hoeveel seconden wordt gewacht voordat de ontvanger naar uw landingspagina wordt geleid
  • Persoonlijke ondertekening vereist – Als de ondertekenaar moet ondertekenen op het lokale systeem of de tablet van de afzender zonder gebruik te maken van e-mail, kunnen afzenders de handtekening hosten met deze optie
  • Mijn handtekening vereisen – Deze instelling wordt gebruikt als de afzender deel uitmaakt van het ondertekeningsproces
    • De afzender moet als eerste of als laatste tekenen of de enige ondertekenaar zijn
    • De ondertekeningsvolgorde is Ingevoerde volgorde
  • Ondertekeningsvolgorde – Kies tussen twee workflows voor het ondertekenen van uw document
    • Willekeurige volgorde verwittigt alle ondertekenaars tegelijk en laat ze ondertekenen zonder dat ze op elkaar moeten wachten
    • Ingevoerde volgorde zorgt voor een strikt sequentieel ondertekeningsproces gebaseerd op de volgorde waarin u de ondertekenaars voor de overeenkomst hebt gedefinieerd
  • Handtekeningtype – Kies de indeling waarin het document ondertekend moet worden
    • ESIGN verstuurt uw elektronisch te ondertekenen overeenkomsten via e-mail, waarna de ontvanger elektronisch moet ondertekenen
    • SCHRIFTELIJK levert uw documenten via e-mail en vraagt de ondertekenaar deze uit te printen en fysiek te ondertekenen. Vervolgens moet u het document weer naar het Adobe Acrobat Sign-systeem uploaden via dezelfde e-mailkoppeling
  • Herinneringen voor ontvangers plannen  Hier wordt een herinneringscyclus voor de transactie gedefinieerd. U kunt opgeven dat herinneringen dagelijks of wekelijks naar de huidige ontvanger moeten worden verzonden
  • Ondertekeningstaal – Met deze instelling wordt de taal bepaald waarin de overeenkomst naar de ondertekenaar verzonden wordt. Alle e-mails en aanwijzingen/instructies op het scherm verschijnen in de gekozen taal


Beveiligingsopties

In deze sectie worden de standaardverificatiemethode voor de ontvangers en het optionele wachtwoord voor het uiteindelijke PDF-document gedefinieerd

Sjabloon - Beveiligingsopties

  • Wachtwoord instellen om ondertekende PDF te openen – Schakel deze optie in als u een wachtwoord wilt instellen voor het uiteindelijke document om ongeoorloofde toegang te voorkomen
  • Identiteits-verificatie  Bepaalt de tweede verificatiefactor om de ontvanger te verifiëren
    • Email – Er wordt geen tweede verificatiefactor gebruikt
    • Wachtwoord – Standaardveld voor alfanumeriek wachtwoord. Als dit gebruikt wordt, moet de verzender het wachtwoord meedelen aan de ondertekenaar buiten de band
    • Op basis van kennis  – Bij verificatie op basis van kennis wordt gebruik gemaakt van openbare databases om de ondertekenaar enkele vragen te stellen over zijn verleden om zijn identiteit te controleren
    • Webidentiteit – Er wordt gebruik gemaakt van sociale media voor een tweede verificatie

Adobe Acrobat Sign voor de klantenservice-hub

Als uw bedrijf Adobe Acrobat Sign voor Dynamics versie 9.2 of hoger heeft geïmplementeerd, hebt u ook toegang tot de Adobe Acrobat Sign-functionaliteit in de klantenservice-hub van Dynamics.

De hub biedt dezelfde functionaliteit met betere opmaakfuncties en directe toegang tot telefoons, tablets en andere mobiele apparaten.

Het Hub-dashboard biedt een overzichtelijk grafisch rapport van de overeenkomsten die betrekking hebben op uw gebruiker.

Met de rapporten kunt u inzoomen op elk element en nieuwe grafieken produceren die specifiek gelden voor die onderliggende gegevens.

De pagina is opgesplitst in drie standaardsecties:

  • Overeenkomsten op status
  • Overeenkomststatussen per maand
  • Overeenkomsten die de huidige week zijn verzonden 
CS Hub - Dashboard

De sectie Overeenkomsten bevat een complete lijst met uw overeenkomsten. Hier kunt u de overeenkomsten ook sorteren op basis van hun metagegevens (status, aanmaakdatum, ondertekeningsdatum, enzovoort).

U kunt desnoods ook een nieuwe overeenkomst maken.

CS Hub - Overeenkomsten

Gebruikers met toegang tot de sectie Gegevenstoewijzing kunnen de bestaande gegevenstoewijzingen sorteren, controleren en bewerken.

Ook kunnen er nieuwe gegevenstoewijzingen worden gemaakt.

CS Hub - Gegevenstoewijzing

Gebruikers die door het systeem zijn gemachtigd voor toegang tot de sjablonen, kunnen de bestaande sjablonen bekijken, sorteren en bewerken.

Ook kunnen ze nieuwe overeenkomstsjablonen maken.

CS Hub - Overeenkomstsjablonen

Dynamics-beheerders kunnen de instellingen voor de Adobe Acrobat Sign-integratie op beheerniveau openen en bewerken.

De pagina Beheerinstellingen van Adobe Sign wordt geladen

Aangepaste CRM-entiteiten aan Adobe Acrobat Sign toevoegen

Het Adobe Acrobat Sign-pakket bevat verschillende ingebouwde CRM-entiteiten waaraan u uw overeenkomsten kunt koppelen:

  • Contactpersonen
  • Accounts
  • Leads
  • Opportunities
  • Offertes
  • Facturen
  • Orders
  • Contracten

 

U kunt uw aangepaste CRM-entiteit (of elke andere ingebouwde CRM-entiteit) op de volgende manier hieraan toevoegen.

Opmerking:

Aangepaste entiteiten kunnen een overeenkomst alleen starten vanuit het menu-item Vragen om handtekeningen.

Met het Snel maken-systeem kunt u geen overeenkomst starten vanuit een aangepaste entiteit.

 

Laten we in ons voorbeeld uitgaan van de aangepaste CRM-entiteit "Klant".

  • Ga naar Instellingen > Aanpassing
Navigeer naar Hoofdmenu > Instellingen > Aanpassing

De pagina Aanpassing wordt geladen

  • Klik op de optie Het systeem aanpassen
De pagina Aanpassing

De pagina Standaardoplossing wordt geopend in een apart venster

In de linkerbalk onder Componenten

  • Open de lijst Entiteiten
  • Zoek de standaardentiteit (in dit geval "Klant") en open deze
  • Klik één keer op de naam van de entiteit om de velden en besturingselementen weer te geven
De pagina Standaardoplossing

  • Kopieer de waarde van het veld Naam (in dit voorbeeld is de waarde "new_customer"). 
    • Dit is de interne systeemnaam van uw aangepaste entiteit.
  • Ga naar de optie 1:N-relaties onder uw aangepaste entiteit
    • Klik op de knop Nieuwe 1-veel-relatie.
 De optie 1:N-relaties

Er wordt een nieuw venster Relatie geopend

De nieuwe relatie maken:

  1. Kies Overeenkomst in het veld Gerelateerde entiteit
    • De naam van het veld verandert in {entityName}_adobe_agreement 

 2. Plak de naam van uw aangepaste entiteit ("new_customer" in ons voorbeeld) in het veld Weergavenaam.

  • Het veld Naam verandert in de waarde "new_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

 3. Klik op Opslaan en sluiten

  • Het venster Relatie wordt gesloten
  • Klik op Alle aanpassingen publiceren boven aan de pagina 1:N-relaties
Alle aanpassingen publiceren boven aan de pagina 1:N-relaties

 Adobe

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?