Adobe Sign voor Salesforce - Veldtoewijzing en sjablonen

Zoeken

Een configuratiegids voor Adobe Sign voor Salesforce-sjablonen en de functies Gegevenstoewijzing en Samenvoegingstoewijzing

Overzicht

U kunt in Adobe Sign interactieve formulieren gebruiken om gegevens te verzamelen van uw ondertekenaars, handtekening- en initiaalvelden in uw documenten te plaatsen, informatie verzamelen van zowel verzender als ondertekenaar en meer.

U kunt uw eigen Adobe Sign-sjabloonbibliotheek maken door Adobe Sign-formulieren en -sjablonen op te slaan op het tabblad Salesforce-documenten.

Adobe Sign-tekstlabels bieden de volgende voordelen:

  • Specifieke locaties instellen waar klanten documenten kunnen ondertekenen en paraferen
  • Gegevens verzamelen van ondertekenaars die later weer in uw Salesforce-account kunnen worden geplaatst. (Zie Gegevenstoewijzingen)
  • Salesforce-gegevens samenvoegen in documentvelden voordat de overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden. (Zie Samenvoegingstoewijzingen)

U kunt Adobe Sign-formulieren maken door speciale tekstlabels toe te voegen aan elk document dat u via Adobe Sign verzendt (Word-, PDF-, tekstbestanden, enzovoort). Lees de documentatie over tekstlabels voor meer informatie.

Er zijn twee optionele instellingen voor gegevens- en samenvoegingstoewijzingen. Beide instellingen kunnen naar wens worden geconfigureerd: ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen:

1. Wilt u een e-mail ontvangen wanneer een gegevens- of samenvoegingstoewijzing mislukt?

  • Melding toewijzingsfout inschakelen (standaard ingeschakeld) – Schakel deze instelling in om e-mailmeldingen naar de eigenaar van de gegevens- of samenvoegingstoewijzing te verzenden als er fouten optreden tijdens het uitvoeren van de toewijzingen.

2. Wilt u de API-namen zichtbaar maken als u velden selecteert tijdens gegevens- of samenvoegingstoewijzingen?

  • API-veldnamen tonen (standaard uitgeschakeld) - Schakel deze optie in om de API-naam voor elk veld en elke relatie van de Salesforce-objecten weer te geven als u gegevenstoewijzingen en samenvoegingstoewijzingen instelt.

U kunt de gegevenstoewijzing of samenvoegingstoewijzing van veldnamen aan SFDC-objecten vereenvoudigen door veldnamen te 'uploaden' naar Salesforce. U kunt zo veldnamen selecteren uit een lijst in plaats van deze zelf te typen in een tekstveld.

U gaat dan als volgt te werk:

  1. Maak een formulier met alle gedefinieerde velden

  2. Verzend het formulier via Salesforce ter ondertekening met een duidelijke overeenkomstnaam, zoals W4-veldsjabloon

    • Zo kunt u sneller de juiste sjabloon vinden als u uw velden toewijst

  3. Voer (willekeurige) inhoud in in elk veld dat u wilt toewijzen en onderteken de overeenkomst, zodat deze in Salesforce wordt geregistreerd als voltooid.

    • Dankzij het voltooiingsproces beschikt Salesforce over een bron waaruit de veldnamen opgehaald kunnen worden

  4. U kunt de sjabloon nu selecteren met de functie Importeren van gegevenstoewijzing/samenvoegen


Een snelle opmerking met betrekking tot formulieren/tekstlabels

Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte formulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het SFDC-objectveld op logische wijze aan het Adobe Sign-formulierveld kunt koppelen. 

Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier.  De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades). 

Tekstlabels kunnen aanvullende argumenten bevatten naast de naam, zoals validaties, berekeningen en normale expressies. Een gedetailleerde uitleg over de opbouw van een formulier vindt u hier. Zo kunt u de kwaliteit van de tijdens het ondertekeningsproces vastgelegde gegevens drastisch verbeteren.

Opmerking:

De functie voor het verkorten van tekstlabels kan erg handig zijn tijdens het maken van formulieren en het toewijzen van velden, omdat er zo een veldnaamconventie wordt gemaakt die in elk document terugkeert (bovendien bespaart de functie u tijd omdat het formele label niet telkens opnieuw gemaakt hoeft te worden). Zo wordt gegevenstoewijzing over meerdere formulieren aanzienlijk verbeterd, en hebt u een goede basis voor toekomstige formulieren.


Samenvoegingstoewijzingen – Documenten genereren met Salesforce-gegevens

Met samenvoegingstoewijzingen in Adobe Sign kunt u veldgegevens uit Salesforce samenvoegen in uw documentenvelden voordat u ze ter ondertekening te verzendt.

U kunt bijvoorbeeld het adres en het telefoonnummer van een Lead uit een Salesforce-record automatisch laten invullen in de overeenkomst voordat deze naar de Lead wordt verzonden ter ondertekening. U kunt ook de status van een Opportunity wijzigen wanneer de overeenkomst volledig is ondertekend en uitgevoerd. Velden met samengevoegde gegevens kunnen worden bijgewerkt door de ondertekenaars als u ervoor kiest om de updates van ondertekenaars terug te koppelen aan Salesforce.

U kunt samenvoegingstoewijzingen ook gebruiken voor het automatisch toevoegen van de productlijsten die aan een opportunity zijn gekoppeld. U kunt instellen welke productkenmerken (bijvoorbeeld hoeveelheid en prijs) worden opgenomen in uw overeenkomsten en opgeven hoe de bijbehorende producten moeten worden gesorteerd en gefilterd. 


Informatie over samenvoegingstoewijzingen

Een type gegevensbron voor een samenvoegingstoewijzing kan een specifieke constante waarde of een waarde uit een Salesforce-objectveld zijn waarnaar wordt verwezen vanuit de Adobe Sign-overeenkomst. Het doel voor elk samenvoegingstoewijzingselement is een opgegeven veld in een Adobe Sign-overeenkomst.

De onderstaande koppeling werkt bijvoorbeeld de Adobe Sign-documentvelden “FirstName” en “LastName” bij met veldgegevens van de Salesforce-ontvanger (Contact). Ook wordt de naam van het account ingevuld in het veld Bedrijf.

Opmerking:

Wanneer u een toe te wijzen object selecteert, begint u met het overeenkomstobject en gaat u verder met een bovenliggend object of opzoekobject. De relatie tussen de objecten moet al bij de runtime zijn vastgesteld.


Een samenvoegingstoewijzing maken

Zo maakt u een nieuwe samenvoegingstoewijzing:

  1. Selecteer Adobe Sign in het startprogramma voor apps linksboven in het scherm

  2. Klik op het tabblad Samenvoegingstoewijzingen

  3. Klik op de startpagina van Samenvoegingstoewijzing op Nieuw

    Nieuwe samenvoegingstoewijzing

    De pagina Nieuwe samenvoegingstoewijzing wordt geopend.

    De pagina Nieuwe samenvoegingstoewijzing

  4. Typ in de sectie Toewijzingsgegevens een naam voor de toewijzing en bepaal of u deze wilt gebruiken als de standaardtoewijzing. Als u Standaardsamenvoegingstoewijzing selecteert, wordt de toewijzing standaard uitgevoerd als u een overeenkomst verzendt ter ondertekening.

    Toewijzingsnaam

  5. Als u namen van formuliervelden uit een bestaand document wilt importeren en toewijzen, kunt u een overeenkomst selecteren die ter ondertekening is verzonden en die is ondertekend. U kunt velden uit meerdere overeenkomsten importeren om extra velden toe te voegen. Velden met dezelfde naam worden niet tweemaal geïmporteerd. Ga als volgt te werk om formuliervelden te importeren:

    • Klik op de schakeloptie weergeven in de header Formuliervelden document importeren om de sectie Formuliervelden document importeren weer te geven.
    Velden importeren

    • Klik op het pictogram Zoeken na het veld Velden importeren van
    • Selecteer de overeenkomst waaruit u velden wilt importeren
    • Klik op de knop Formuliervelden importeren.

    Het aantal geïmporteerde velden wordt weergegeven:

  6. In de sectie Salesforce-objectvelden toewijzen aan documentvelden kunt u een toewijzing maken van velden waarnaar kan worden verwezen vanuit het Adobe Sign-overeenkomstobject (inclusief aangepaste velden). U kunt ook toewijzingsregels toevoegen om gegevens samen te voegen in Adobe Sign-documenten. 

    Salesforce-objectvelden toewijzen


Ga als volgt te werk om een rij voor toewijzing van samenvoegingsvelden te maken:

  1. Klik op Veldtoewijzing toevoegen om een nieuwe, lege rij toe te voegen.

  2. Definieer de toewijzingen en de toewijzingsregels in de volgende selecties:

    • Veld voor doeldocument—Als u formuliervelden hebt geïmporteerd, kunt u deze velden selecteren. Of u kunt een specifieke veldnaam invoeren.
      • Klik op het pictogram links van het Veld voor doeldocument om te schakelen tussen een tekstinvoerveld en een selecteerbare vervolgkeuzelijst waarin de beschikbare en de geïmporteerde formulierveldwaarden worden weergegeven.
    • Brontype—Selecteer Salesforce-objectveld of Constant.
    • Bronwaarde—Afhankelijk van het geselecteerde Brontype, moet u het volgende opgeven:
      • Als de Bronwaarde Salesforce-objectveld is, moet u een waarde selecteren. Klik daartoe op de koppeling Geselecteerd object om het dialoogvenster Objectselectie weer te geven waarin u het Salesforce-bronobject kunt selecteren.

            Als de Bronwaarde Constant is, moet u een waarde typen in het veld Bronwaarde.

    • Uitschakelen—Als deze optie ingeschakeld is, wordt deze toewijzingsrij niet uitgevoerd
    • Handelingen—Klik op dit pictogram om de rij te verwijderen

  3. Herhaal stap 1-2 om meer toewijzingsrijen toe te voegen.

In de sectie Velden voor Salesforce-productlijnitems toewijzen aan Adobe-documentvelden kunt u aan een opportunity gekoppelde productlijsten toevoegen.


Ga als volgt te werk om een rij voor toewijzing van samenvoegingsvelden te maken:

  1. Klik op Veldtoewijzing toevoegen om een nieuwe, lege rij toe te voegen.

  2. Klik op Geselecteerd object om het dialoogvenster Objectselectie weer te geven.

  3. Selecteer in het dialoogvenster Objectselectie een Salesforce-bronveld. Selecteer daarna achtereenvolgens Opportunity en Opportunityproduct en voeg de productkenmerken toe, zoals hoeveelheid, prijs en artikelbeschrijving, die u wilt opnemen in de overeenkomsten. U kunt ook het sorteerveld en de sorteervolgorde opgeven.

  4. Klik op Gereed.

     

     

  5. Herhaal stap 1-4 om meer toewijzingsrijen toe te voegen.

    Wanneer u uw sjabloon voor samenvoegingstoewijzing hebt voltooid, klikt u op Opslaan


Standaard en meerdere samenvoegingstoewijzingen gebruiken

U kunt zo veel samenvoegingstoewijzingen maken als u wilt. U kunt één van deze toewijzingen definiëren als de standaardtoewijzing die altijd wordt uitgevoerd wanneer een overeenkomst ter ondertekening wordt verzonden. Slechts één toewijzing kan de standaardtoewijzing zijn.

U kunt ook expliciet opgeven welke samenvoegingstoewijzing u voor een overeenkomst wilt gebruiken door ernaar te verwijzen in het veld Samenvoegingstoewijzing (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) van de overeenkomst. U kunt een Salesforce-workflow gebruiken of activeren om eventuele aangepaste bedrijfslogica uit te voeren om te bepalen welke sjabloon u wilt gebruiken. Houd er rekening mee dat u dat veld niet hoeft in te stellen op verwijzing naar de standaardtoewijzing. De standaardtoewijzing wordt uitgevoerd als dit veld niet wordt ingevuld.

Opmerking:

Grote of complexe implementaties kunnen beter alleen standaardtoewijzingen gebruiken tijdens de proeffase of 'proof of concept'. Het dient een gewoonte te zijn om sjablonen expliciet te koppelen.


Bestandsbijlagen

Er zijn instellingen voor samenvoegingstoewijzing die bepalen hoe bestandsbijlagen worden verwerkt. Standaard wordt het oorspronkelijke bijgevoegde document (bijvoorbeeld een NDA-sjabloon) verwijderd en wordt het samengevoegde document bij de overeenkomstrecord gevoegd nadat de overeenkomst is verzonden.

  • Samengevoegd document bijvoegen – Wanneer een samenvoegingstoewijzing wordt gebruikt voor een overeenkomst, kiest u deze optie om het document met de samengevoegde gegevens bij de overeenkomstrecord te voegen nadat de overeenkomst is verzonden.
  • Originele document verwijderen – Wanneer een samenvoegingstoewijzing wordt gebruikt voor een overeenkomst, kiest u deze optie om het oorspronkelijke sjabloondocument uit de overeenkomstrecord te verwijderen nadat de overeenkomst is verzonden.
Opmerking:

Dit zijn globale instellingen die van toepassing zijn op alle sjablonen voor samenvoegingstoewijzing.

Zo wijzigt u deze instellingen:

 

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen

  2. Klik op het label voor Adobe Sign-instellingen voor toewijzingssamenvoeging

  3. Klik op de knop Beheren

  4. Klik op de knop New

  5. Bewerk de instellingen naar wens en klik op Opslaan


Problemen met samenvoegingstoewijzingen oplossen

Voor Salesforce-velden gelden validatieregels die ertoe kunnen leiden dat een toewijzing mislukt. Het toewijzen van een Salesforce e-mailveld aan een Adobe Sign-tekstveld kan bijvoorbeeld mislukken als de inhoud van het veld geen geldig e-mailadres is.

Als een toewijzing om een bepaalde reden mislukt, wordt het foutbericht in het veld Samenvoegingstoewijzingsfout (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) geregistreerd in het Adobe Sign-overeenkomstobject en wordt een e-mailbericht met informatie over de fout verzonden naar de eigenaar van de samenvoegingstoewijzing.  

Opmerking:

Het is ook mogelijk om een rapport of lijstweergave te maken waarin de mislukte toewijzingsvelden worden getoond

Het e-mailbericht is standaard ingeschakeld, maar u kunt deze uitschakelen door de volgende instelling aan te passen:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen

  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen

  3. Klik op de knop Beheren op de pagina Aangepaste instelling definiëren

  4. Klik op Nieuw of Bewerken op de pagina Aangepaste instelling

  5. Zoek de optie Melding toewijzingsfout inschakelen en wijzig deze in de gewenste instelling


Gegevenstoewijzingen – gegevens en bestanden van ondertekenaars naar Salesforce-records sturen

Met Adobe Sign-toewijzingen voor formulierveldgegevens kunt u bepalen hoe Adobe Sign de Salesforce.com-objecten bijwerkt met de vastgelegde gegevens van ondertekenaars. U kunt bijvoorbeeld de contactrecord van een ondertekenaar in Salesforce.com bijwerken met het adres en het telefoonnummer dat de ondertekenaar bij het invullen en ondertekenen van uw document heeft opgegeven. Bovendien kunt u de ondertekende Adobe Sign-overeenkomst, de audittrail en eventuele geüploade ondersteunende documenten van ontvangers terugsturen naar Salesforce-objecten door bestandstoewijzingen in te stellen. 


Informatie over formulierveldgegevens toewijzen

Adobe Sign-gegevenstoewijzingen werken Salesforce-objecten bij wanneer een Adobe Sign-overeenkomst wordt ondertekend of een opgegeven fase in de overeenkomstworkflow bereikt. Elke gegevenstoewijzing wordt van tevoren ingesteld en bevat de regels voor gegevenstoewijzing. Elke regel voor gegevenstoewijzing definieert de gegevensbron en het Salesforce-doelveld dat moet worden bijgewerkt.

Een gegevensbron voor een toewijzing kan een Adobe Sign-formulierveld, een specifieke constante waarde of een waarde uit een Adobe Sign-overeenkomstveld zijn. Het doel van elk item voor gegevenstoewijzing kan een willekeurig veld in een willekeurig Salesforce-object zijn waarnaar wordt verwezen vanuit de Adobe Sign-overeenkomst.

Zo wordt door de onderstaande toewijzing bijvoorbeeld de voor- en achternaam van de ondertekenaar (zoals opgegeven door de ondertekenaar) bijgewerkt in het object Contact. Ook de opportunityfase wordt bijgewerkt en de ondertekende overeenkomst en de audittrail worden aan de opportunity toegevoegd wanneer de overeenkomst wordt ondertekend. 

Enkele andere voorbeelden voor het gebruik van gegevenstoewijzingen voor het bijwerken van Salesforce:

  • Contactgegevens van ontvangers bijwerken
  • Een inkoopordernummer toevoegen aan de opportunity
  • Betaalgegevens voor het account bijwerken
  • Opportunityfase wijzigen na ondertekening van het contract
  • Het ondertekende PDF-bestand en de audittrail toevoegen aan het contact. 

 


Gegevenstoewijzingen voor formuliervelden maken

Voer de onderstaande stappen uit om een nieuwe Adobe Sign-gegevenstoewijzing te maken:

  1. Selecteer Adobe Sign in het startprogramma voor apps linksboven in het scherm

  2. Klik op het tabblad Gegevenstoewijzingen

  3. Klik op de startpagina van Gegevenstoewijzingen op de knop Nieuw

  4. Een naam invoeren voor uw gegevenstoewijzing

    Typ op de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing een duidelijke naam voor de toewijzing en bepaal of u de toewijzing wilt gebruiken als de standaardtoewijzing.

    Als u 'Standaardgegevenstoewijzing?' inschakelt, wordt de toewijzing standaard uitgevoerd nadat uw overeenkomsten zijn ondertekend

    • U hoeft geen standaardgegevenstoewijzing in te stellen. In plaats daarvan kunt u als standaard ook een Overeenkomstsjabloon toewijzen die wordt gebruikt wanneer een overeenkomst wordt gemaakt
    Gegevenstoewijzing, nieuw

  5. U kunt de toewijzing nu opslaan zonder gedefinieerde velden, of u kunt doorgaan naar Veld-naar-veldtoewijzingen definiëren

    Opmerking:

    Als er geen aangepaste Adobe Sign-velden voorkomen in het document waaruit u importeert, is het niet mogelijk de standaard Adobe Sign-velden te importeren die bij elke ondertekende overeenkomst worden meegeleverd. (Zoals ondertekeningsdatum, e-mail, voornaam, achternaam, titel en bedrijf.)


Veld-naar-veldtoewijzingen definiëren

In de sectie Veldtoewijzing kunt u veld-naar-veldrelaties definiëren tussen de velden in de Salesforce-omgeving en de overeenkomstformuliervelden.

  • U kunt toewijzingsregels maken voor elk veld in Salesforce, inclusief aangepaste velden

Het proces voor veldtoewijzingen gaat als volgt:

  1. Selecteer het doel Salesforce object.field dat de gegevens moet ontvangen
  2. Definieer de bron van de gegevens
  3. Welke statusgebeurtenis moet ervoor zorgen dat de inhoud van het bronveld naar het doelveld wordt gepusht?

Over het algemeen wordt aanbevolen dat beheerders hun formuliervelden uploaden naar Salesforce, zodat ze vervolgens de veldnamen uit de ondertekende overeenkomst kunnen importeren en veldnamen uit een keuzelijst kunnen selecteren (versus handmatig in te typen):

Bovenaan de sectie Veldtoewijzing staat een optie om velden te importeren van een ondertekende overeenkomst

Hiermee kunt u elke overeenkomst selecteren die met succes is ondertekend en de veldnamen importeren die beschikbaar zijn in het formulier

  • Alleen velden die tijdens het ondertekeningsproces zijn bijgewerkt, worden geretourneerd. Velden die ongewijzigd zijn, worden genegeerd

Ga als volgt te werk om velden uit een overeenkomst te importeren:

  1. Klik op het zoekpictogram naast de knop Formuliervelden importeren

    • Op de zoekpagina wordt een lijst met uw recente overeenkomsten getoond.

  2. Selecteer (klik op) de overeenkomst met de veldnamen die u wilt importeren

    Importvelden voor gegevenstoewijzing

  3. Klik op de knop Formuliervelden importeren. Het aantal geïmporteerde velden wordt weergegeven.


Veld-naar-veldrelaties definiëren:

  1. Klik op Toewijzing toevoegen om een record toe te voegen

  2. Geef het doel, de bron en de trigger op:

    1a. Welk Salesforce-object moet worden bijgewerkt? — Selecteer het Salesforce-doelobject waarvoor u de gegevens wilt bijwerken

    1b. Welk Salesforce-veld moet worden bijgewerkt? — Selecteer het Salesforce-doelveld waarvoor u de gegevens wilt bijwerken

    2a. Waar komen de gegevens vandaan? — Selecteer Type — Selecteer een van de volgende opties:

    • Overeenkomstveld – Biedt een lijst met objecten op het Overeenkomst-object in Salesforce
    • Constant - Hiermee kan een constante (letterlijke) waarde worden ingevoegd
    • EchoSign-formulierveld – Hiermee kan een lijst worden weergegeven met veldnamen die zijn geïmporteerd uit ondertekende overeenkomsten
      • U kunt de waarden ook met de hand invoeren

    2b. Wat is de waarde van gegevens?—Afhankelijk van de geselecteerde optie bij Wat is de bronlocatie van de gegevens? dient u hier het volgende op te geven:

    • Bronlocatie is een EchoSign-formulierveld—Selecteer een EchoSign-formulierveld of typ een specifieke veldnaam. Klik op het pictogram links van het veld om te schakelen tussen een tekstinvoerveld en een selecteerbare vervolgkeuzelijst waarin de beschikbare en de geïmporteerde formulierveldwaarden worden weergegeven.
    • Bronlocatie is 'Constant'—Typ een specifieke waarde. U kunt bijvoorbeeld een veldwaarde plaatsen die u in plaats van een Salesforce-keuzelijst wilt gebruiken. Of typ een getal dat of tekst die u wilt bijwerken in een Salesforce-veld.
    • Bronlocatie is Overeenkomstveld—Selecteer een overeenkomstveld in de vervolgkeuzelijst.

    3. Wanneer moet de toewijzing worden uitgevoerd? – Status van overeenkomst selecteren—De gegevenstoewijzing wordt uitgevoerd wanneer de overeenkomst de opgegeven status krijgt.

    • Ondertekend/Goedgekeurd/Geaccepteerd/Formulier ingevuld/Geleverd
    • Wachtend op Controleondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
    • Uit voor ondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
    • Geannuleerd/Geweigerd
    • Verlopen

  3. Herhaal stap 1-2 totdat al uw veldrelaties zijn gedefinieerd.

    Sla de voortgang op.

Op recordniveau kunt u ervoor kiezen om de pushbewerking voor het updaten van inhoud te regelen. Klik onder Handelingen op het pictogram Instellingen (tandwiel).

U kunt de volgende instellingen opgeven in het dialoogvenster Instellingen veldtoewijzingswaarde:

  • Bestaande niet overschrijven—Als deze optie is ingeschakeld en er al een waarde staat in het Salesforce-doelveld, wordt de waarde niet overschreven met gebruik van deze toewijzingsregel.
  • Geen blanco schrijven—Als deze optie ingeschakeld is en de bronwaarde van de Adobe Sign-overeenkomst leeg is, moet de lege waarde niet met gebruik van deze toewijzingsregel naar het Salesforce-doelveld worden geschreven.

U kunt een toewijzingsrij desgewenst ook uitschakelen, zodat deze niet wordt uitgevoerd. Schakel hiertoe de optie Uitschakelen in.


Een bestandstoewijzing definiëren

U kunt de voltooide Adobe Sign-overeenkomst en/of de audit trail als volgt toewijzen aan het geselecteerde Salesforce-doelobject:

  1. In de sectie Bestandstoewijzing:

    Klik op Toewijzing toevoegen

  2. Definieer de bestanden die u wilt toevoegen, het doelobject waaraan u ze wilt toevoegen en de stijl van de toevoeging:

    1. Welk Salesforce-object moet worden bijgewerkt? — Selecteer het doel-Salesforce-object dat moet worden bijgewerkt met de bestanden

    2a. Hoe wilt u het bestand toevoegen? — Hoe wilt u dat het bestand wordt vertegenwoordigd in de doelobjecten:

    • Een referentiekoppeling toevoegen aan het bestand - Verschaft een URL naar de overeenkomst-PDF
      • Referentiekoppelingen moeten worden toegewezen in een tekstveld (bijv. tekenreeks, keuzelijst). Zie 2c hieronder
      • Referentiekoppelingen ondersteunen alleen het bestandstype Ondertekende overeenkomst - Samengevoegde PDF
    • Bestand rechtstreeks bijvoegen bij object—Voeg het PDF-document rechtstreeks toe aan het object waaraan u het toewijst als een bijlagenlijst beschikbaar is voor dat object
      • Niet alle Salesforce-objecten ondersteunen bestandsbijlagen (bijv Gebruikers)

    2b. Opslaan als bijlage - Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt het document opgeslagen als objecttype Bijlage Als deze optie niet is ingeschakeld, wordt de inhoud opgeslagen als een Bestand-object

    2c. Welk veld wilt u toevoegen aan de bestands-URL? – Alleen vereist als u Een referentiekoppeling toevoegen aan het bestand hebt geselecteerd. U dient het doelveld te selecteren waar de URL naartoe wordt gekopieerd

    3. Welk bestand wilt u toevoegen? – De volgende opties zijn beschikbaar:

    • Ondertekende overeenkomst - Samengevoegde PDF - Selecteer deze optie als u in één transactie meerdere documenten ter ondertekening verstuurt en als u wilt dat de uiteindelijke ondertekende PDF wordt opgeslagen als één samengevoegde PDF
    • Ondertekende overeenkomst - Afzonderlijke PDF's - Selecteer deze optie als u meerdere documenten ter ondertekening verstuurt in één transactie en u de individuele bestanden als afzonderlijke PDF's aan de Salesforce-record wilt toevoegen
    • Audittrail - Selecteer deze optie om de audittrail in de vorm van een PDF te plaatsen in de Salesforce-record
    • Ondersteunende documenten - Selecteer deze optie om eventuele ondersteunende documenten die door de ontvangers zijn geüpload, via een pushbewerking in de Salesforce-record op te nemen

  3. Wanneer moet de toewijzing worden uitgevoerd? - Status van overeenkomst selecteren - De gegevenstoewijzing wordt uitgevoerd wanneer de overeenkomst verandert in de opgegeven status.

    De volgende opties zijn beschikbaar:

    • Ondertekend/Goedgekeurd/Geaccepteerd/Formulier ingevuld/Geleverd
    • Wachtend op Controleondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
    • Uit voor ondertekening/Goedkeuring/Acceptatie/Formulier-invullen/Levering
    • Geannuleerd/Geweigerd
    • Verlopen

  4. Wanneer uw gegevenstoewijzing is voltooid, klikt u op de knop Opslaan

  5. Klanten met een aangepast subdomein in hun Adobe Sign-URL (bijvoorbeeld: https: //caseyjones.na1.adobesign.com) moeten hun URL toevoegen aan de Salesforce-lijst voor externe sites.

    Dit is alleen nodig bij het toewijzen van de ondertekende overeenkomst:

    1. Navigeer naar Setup > Instellingen > Beveiliging > Instellingen externe site
    2. Klik op de knop Nieuwe externe site
    3. Voeg uw Adobe Sign-URL toe als een nieuwe URL voor een externe site
    Instellingen voor externe sites


Standaard en meerdere gegevenstoewijzingen gebruiken

U kunt zo veel gegevenstoewijzingen maken als u wilt. U kunt één van deze toewijzingen definiëren als de standaardtoewijzing die altijd wordt uitgevoerd wanneer de status van een overeenkomst wordt gewijzigd. Slechts één toewijzing kan de standaardtoewijzing zijn.

U kunt ook expliciet opgeven welke toewijzing u voor een overeenkomst wilt gebruiken door ernaar te verwijzen in het veld Gegevenstoewijzing van de overeenkomst (echosign_dev1__Process_Template__c). U kunt een Salesforce-workflow gebruiken of activeren om eventuele aangepaste bedrijfslogica uit te voeren om te bepalen welke gegevenstoewijzing u wilt gebruiken. Houd er rekening mee dat u dat veld niet hoeft in te stellen op verwijzing naar de standaardtoewijzing. De standaardtoewijzing wordt uitgevoerd als dit veld niet wordt ingevuld.

U kunt een toewijzing ook uitvoeren voor- of nadat de overeenkomststatus is gewijzigd in 'Ondertekend' (voer de toewijzing uit nadat de eerste ondertekenaar heeft ondertekend). Dit doet u door het selectievakje Gegevenstoewijzing triggeren (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) in te stellen. U kunt een Salesforce-workflow gebruiken of activeren om eventuele aangepaste bedrijfslogica uit te voeren om te bepalen wanneer een gegevenstoewijzing moet worden uitgevoerd.

Bovendien kunt u een gegevenstoewijzing koppelen aan een overeenkomstsjabloon. Zie Overeenkomstsjablonen voor meer informatie.


Problemen met gegevenstoewijzingen oplossen

Voor Salesforce-velden gelden validatieregels die ertoe kunnen leiden dat een toewijzing mislukt. Het toewijzen van een Adobe Sign-tekstveld aan een Salesforce-validatie van een e-mailveld kan bijvoorbeeld mislukken als de inhoud van het veld geen geldig e-mailadres is.

Gebruik waar mogelijk de validatieregels van Adobe Sign voor formuliervelden om er zeker van te zijn dat de gegevens die de ondertekenaars invoeren weer in Salesforce kunnen worden geplaatst. Met de standaardvalidatieregels van Adobe Sign voor PDF-formuliervelden in PDF-documenten kunt u validatieregels maken wanneer u Adobe Sign-tekstlabels gebruikt. Zie de documentatie over tekstlabels voor meer informatie.

Als een toewijzing om een bepaalde reden mislukt, wordt het foutbericht in het veld Gegevenstoewijzingsfout (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) geregistreerd in het Adobe Sign-overeenkomstobject en wordt een e-mailbericht met informatie over de fout verzonden naar de eigenaar van de gegevenstoewijzing.  

Opmerking:

Het is ook mogelijk om een rapport of lijstweergave te maken waarin de mislukte toewijzingsvelden worden getoond

Het e-mailbericht is standaard ingeschakeld, maar u kunt deze uitschakelen door de volgende instelling aan te passen:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen
  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen
  3. Klik op Beheren
  4. Klik op Nieuw (of Bewerken)
  5. Zoek (ctrl/cmd +f) de instelling Melding toewijzingsfout inschakelen
  6. Bewerk de instelling naar wens
  7. Klik op Opslaan


Overeenkomstsjablonen en workflows

Met Adobe Sign-overeenkomstsjablonen kunt u op eenvoudige wijze van tevoren veel standaardwaarden en instellingen opgeven voor uw overeenkomsten. U kunt een overeenkomstsjabloon ook koppelen aan een knop Verzenden ter ondertekening.


Overeenkomstsjablonen

Bij overeenkomstsjablonen gaat het om het vooraf definiëren van overeenkomstvelden, waaronder naam, bericht, taal, vervaldatums en beveiligingsopties. U kunt ook een bepaalde gegevenstoewijzing, een bepaalde samenvoegingstoewijzing en een bepaald object (zoals Opportunity, Account, Contact, Lead of Contract) koppelen aan de overeenkomstsjabloon. Bovendien kunt u voorinstellingen voor de ontvanger definiëren, velden aan overeenkomstvelden toewijzen en bestandsbijlagen van tevoren definiëren.

U kunt ook een knop Verzenden ter ondertekening instellen. Deze knop wordt weergegeven op een verwante objectrecord (zoals Opportunity), zodat de record standaard is gekoppeld aan een overeenkomstsjabloon. Klik op de knop om een overeenkomst te genereren met gebruik van een overeenkomstsjabloon.


Een overeenkomstsjabloon maken

Als u een nieuwe overeenkomstsjabloon wilt maken, voert u onderstaande stappen uit:

  1. Selecteer Adobe Sign in het startprogramma voor apps linksboven in het scherm
  2. Klik op de knop Overeenkomstsjablonen
  3. Klik op de startpagina van Overeenkomstsjablonen op de knop Nieuw
Nieuwe sjabloon

 

Via een overlay wordt u gevraagd om de nieuwe sjabloonnaam in te voeren:

    4. Voer de sjabloonnaam in en klik op Opslaan

►Als workflows zijn ingeschakeld, kunt u desgewenst een workflow voor de sjabloon selecteren. Dit is echter niet vereist. 

Een naam voor de sjabloon opgeven

De nieuwe pagina Overeenkomstsjabloon wordt geopend met de naam bovenaan.

Rechts van de naam staat het vervolgkeuzepictogram 'meer tonen' met de volgende menuopties:

  • Naam bewerken - Wijzig de naam van de huidige sjabloon
  • Eigenaar wijzigen - Wijzig de eigenaar van de huidige sjabloon. Moet worden toegewezen aan een huidige gebruiker in de Salesforce-organisatie
  • Klonen - Hiermee maakt u een duplicaat van de huidige sjabloon met een uniek Salesforce-identificatienummer
  • Verwijderen - Hiermee Verwijdert u de huidige sjabloon uit Salesforce
Opties voor koptekst van overeenkomstsjabloon

 

Direct onder de knop Opslaan staan de sjabloon-id en de metagegevens over wie de sjabloon heeft gemaakt, wie de eigenaar is en wie de sjabloon het laatst heeft gewijzigd.

Met de schakeloptie Actief/Uitgeschakeld wordt de sjabloon al dan niet beschikbaar. Bij nieuwe sjablonen is de status Actief.

Metagegevens van sjabloon

De optie Sjabloongegevens bevat de belangrijkste gegevens waarmee de overeenkomsten die door de sjabloon zijn gemaakt, worden gekoppeld aan het Salesforce-object waarnaar wordt verwezen.

  • Naam van overeenkomst - Dit veld definieert de standaardnaam van de overeenkomst. Alle overeenkomsten worden oorspronkelijk met deze naam gemaakt.

Tekstvelden zoals Naam van overeenkomst kunnen Salesforce-variabelen opnemen als onderdeel van de definitie en zo betekenisvolle veldwaarden dynamisch genereren.

In het veld Naam van overeenkomst kunt u bijvoorbeeld een ontvangersnaam opnemen wanneer de overeenkomst wordt gegenereerd. Voorbeeld: Acme Corp-overeenkomst - {!Name}

  • Salesforce-object - Selecteer het Salesforce-object dat u als hoofdverwijzing wilt gebruiken voor sommige optionele definities in de overeenkomstsjabloon.

U kunt bijvoorbeeld Ontvangers, Veldtoewijzingen of Bijlagen voor de overeenkomst definiëren om velden en toewijzingen op te zoeken in het hoofdobject of gegevens in opzoekobjecten. 

Als u een hoofdobject in de overeenkomstsjabloon hebt gedefinieerd, dient u de overeenkomst in gang te zetten via de knop Verzenden ter ondertekening in het hoofdobject. (Zie De knop Verzenden ter ondertekening inschakelen voor meer informatie over het inschakelen van een standaardknop of het maken van nieuwe knoppen Verzenden ter ondertekening.)

  • Automatisch verzenden - Schakel deze optie in als u workflows hebt geautomatiseerd die u wilt gebruiken om het verzenden van overeenkomsten te activeren of als u automatisch een overeenkomst wilt verzenden als een gebruiker op de knop Verzenden ter ondertekening klikt in een Salesforce-record. 

Automatisch verzenden werkt alleen als ten minste één ontvanger en één bijlage is gedefinieerd in de overeenkomstsjabloon.

Geavanceerde opties

  • Overeenkomsttype - Maak uw keuze uit de lijst met gedefinieerde Overeenkomsttypen
    • Nuttig voor het verbeteren van de rapporteerbaarheid
  • Taal - Hiermee definieert u de taal voor alle communicatie met de ontvanger, waaronder e-mailberichten en scherminstructies
  • Selecteer het handtekeningtype voor deze overeenkomst - Selecteer de standaardwaarde voor het type handtekening dat moet worden opgehaald:
    • E-handtekening - Elektronische handtekeningen worden standaard verzameld
    • Schriftelijke handtekening - Ontvangers krijgen instructies voor het downloaden en fysiek ondertekenen van het document, alsook voor het scannen van het ondertekende document en het uploaden ervan naar Adobe Sign


Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden

U kunt als volgt gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden in de overeenkomstsjabloon:

Klik op de koppeling Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden

U kunt als volgt gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden in de overeenkomstsjabloon:

Klik op de koppeling Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden en selecteer een toewijzingsmethode:

  • Selecteren uit object
    • Voor deze optie moet een Salesforce-object worden gedefinieerd
    • Op basis van het hoofdobject dat u instelt, selecteert u een bronveld en een doelovereenkomstveld. 

Het hoofdobject kan bijvoorbeeld Opportunity zijn. Selecteer in het volgende scherm het bronveld in het hoofdobject (bijv. Opportunity) en selecteer ook het doelveld in het overeenkomstobject waaraan de gegevens worden toegewezen.

  • Specifieke waarde invoeren
    • Een letterlijke waarde naar een doelovereenkomstveld pushen

Alle toegewezen velden worden weergegeven op de sjabloon waar deze afzonderlijk kunnen worden bewerkt of verwijderd.

Voeg de documenten die de sjabloon moet leveren bij als bijlage.

Als er geen documenten aan de sjabloon zijn gekoppeld, moet de afzender het document zelf selecteren bij het configureren van de overeenkomst.

Als de sjabloon is ingesteld op Automatisch verzenden, moet ten minste één document aan de sjabloon worden gekoppeld.

  • Uploaden om een document toe te voegen - Met dit bovenste veld kunt u een bestand toevoegen door het vanaf het bureaublad te slepen en neer te zetten, of u kunt een bestand uploaden via een wizard met menuopties
Opmerking:

Elk bestand dat is geüpload via slepen-en-neerzetten of Bestanden uploaden wordt toegevoegd aan de inhoud van Salesforce CRM & bestanden (opgeslagen als een bestand) die eigendom is van de uploader.

  • Selecteren om documenten toe te voegen - Met deze optie kunt u naar een document in specifieke bibliotheken zoeken met behulp van de zoekbalk onder de opties van de keuzerondjes:
    • Salesforce CRM & bestanden - Uw persoonlijke bibiliotheek. Alle documenten die u van uw systeem uploadt, worden in deze bibliotheek opgeslagen voor toekomstig gebruik
    • Salesforce-documenten- De Salesforce-bibliotheek die wordt gedeeld tussen gebruikers
    • Adobe Sign-bibliotheek - De bibliotheekinhoud die is opgeslagen in het Adobe Sign-systeem
    • Geavanceerd zoeken - Eén interface met alle bovenstaande opties

Geavanceerde opties

Document van object of runtimevariabele toevoegen - Hiermee kunt u een document of object selecteren van een Salesforce-object of runtimevariabele.  

Sommige Salesforce-hoofdobjecten bieden aanvullende opties voor de bron van het document (bv.: als het Salesforce-object dat op het tabblad Sjabloondetails is gedefinieerd Opportunity is, beschikt u over een aanvullende bronoptie van Toevoegen vanaf opportunity-offerte)

 

Er zijn drie opties:

○ Toevoegen van Salesforce-object

►Brontype - Kies het objecttype voor het document tussen Bestand of Bijlage

►Documentselectie - Selecteer het document dat u wilt koppelen, op basis van een van de volgende criteria:

○ Laatste document - Meest recente aanmaakdatum

○ Oudste document - Oudste aanmaakdatum

○ Alle documenten - Alle gevonden documenten

○ Toevoegen van een offerte van Opportunity

►Type offerte:

○ Nieuwste offerte

○ Oudste offerte

►Type offerte bepaald door:

○ Laatste wijzigingsdatum

○ Datum gemaakt

►Type offertedocument

○ Laatste document

○ Oudste document

○ Alle documenten

○ Runtimevariabele

Dynamisch een bijlage van een object toevoegen

►De naam van een runtimevariabele toevoegen- Geef de variabele en het ID-type van uw Salesforce-object op

 

  • Formulierveldsjabloon toevoegen - Importeer een veldsjabloon vanaf de Adobe Sign-bibliotheek

Op het tabblad Ontvangers kunt u de stapel met ontvangers voor de overeenkomst beheren.

  • Alle Ontvangers ondertekenen - Van alle ontvangers die in de sjabloon zijn gedefinieerd wordt vereist dat ze aan het proces deelnemen in de rol die aan hen is toegeschreven. Dit is de instelling voor alle overeenkomsten waarvan wordt verwacht dat ze niet alleen door de afzender worden ondertekend
  • Alleen afzender ondertekent - Schakel deze optie in om de functie Alleen ik onderteken aan de sjabloon toe te voegen.

De instelling Alleen afzender ondertekent inschakelen moet zijn ingeschakeld om deze optie te kunnen gebruiken. Afhankelijk van uw vereisten, kan deze optie worden ingesteld op Alleen-lezen met gebruik van de instelling Alleen afzender ondertekent, alleen-lezen.

De stapel met ontvangers bepaalt vier essentiële elementen van de overeenkomst:

  • Wie is betrokken bij de overeenkomst? Elke ontvanger van de overeenkomst (en elke partij op de Cc:-regel) wordt afzonderlijk vermeld
  • Hoe worden ze geverifieerd? Identiteitsverificatie kan per ontvanger worden geconfigureerd
  • Wat mogen ze doen? Aan elke ontvanger kan een eigen rol worden toegewezen. Deze rol bepaalt hoe ze met de overeenkomst kunnen werken en hoe ze worden vastgelegd in het auditrapport
  • In welke volgorde krijgen ze toegang tot de overeenkomst? Het meest linkse nummer geeft aan wanneer een ontvanger toegang krijgt tot het document.

Bij de meeste ondertekeningsprocessen worden de stappen na elkaar uitgevoerd, maar u kunt ook een parallel proces instellen door de indexnummers handmatig dezelfde waarde te geven. Dit kan voor de hele stapel met ontvangers, waardoor u een volledig parallel proces krijgt, of voor slechts een gedeelte van de stapel. Dit laatste heet dan een hybride ondertekeningsstroom.

Ontvangers kunnen worden toegevoegd door middel van:

  • Salesforce-object - Contact, Gebruiker, Lead of Groep
  • E-mail - Elk e-mailadres is acceptabel
  • Runtimevariabele - Hierbij wordt dynamisch een ontvanger toegevoegd op basis van een geïmporteerde waarde van een variabele in het hoofdobject (zoals gedefinieerd op het tabblad Sjabloongegevens)

De sectie Berichten importeert de waarde voor Naam overeenkomst van het tabblad Sjabloongegevens.

  • Het tekstveld onder de overeenkomstnaam geeft het algemene tekstbericht weer in de e-mail die aan de ontvangers wordt afgeleverd.

Geavanceerde opties

  • Gehoste handtekening (persoonlijke handtekening) inschakelen - Schakel dit in om gehoste, persoonlijke handtekeningen mogelijk te maken als de ondertekenaar beschikbaar is
    • Een handtekening hosten is niet compatibel met het vooraf invullen van een formulier en ook niet met een voorvertoning om velden in te stellen (hieronder)
  • Voorvertoning en positie van velden inschakelen - Schakel deze optie in om een voorvertoning van de overeenkomst te kunnen bekijken en er velden naar toe te kunnen slepen voordat u de overeenkomst verzendt ter ondertekening
  • Verzenden uit naam van - De overeenkomst wordt verzonden namens de gebruikersrecord-ID die door dit veld wordt opgegeven

Opmerking: Als u de functie Verzenden uit naam van gebruikt, moet u deze eerst inschakelen door deze instructies te volgen.

  • Geavanceerde verificatiemethoden - Met deze opties kunt u de verificatiemethoden voor ontvangers configureren als u ondertekenaarverificatie op basis van de status van de interne of externe ontvanger beheert

Op het tabblad Gegevenstoewijzing kunt u desgewenst opgeven welke gegevenstoewijzing of samenvoegingstoewijzing (of beide) automatisch moeten worden uitgevoerd bij het verzenden van overeenkomsten met behulp van deze overeenkomstsjabloon.

• Samenvoegingstoewijzing—Selecteer een samenvoegingstoewijzing om Salesforce-velden samen te voegen in een overeenkomst voordat u deze verzendt

• Gegevenstoewijzing—Selecteer een gegevenstoewijzing die u wilt gebruiken voor het weer toewijzen van de ingevoerde gegevens in een ondertekende overeenkomst aan Salesforce

 

Aanvullende regels zijn de opties voor het automatiseren van algemene overeenkomsttaken:

  • Automatische herinneringen—Selecteer een optie voor automatische herinneringen. De opties zijn Nooit, Elke dag, tot ondertekening heeft plaatsgevonden; of Elke week, tot ondertekening heeft plaatsgevonden
  • Dagen tot vervaldatum—Voer het aantal dagen in totdat de overeenkomst verloopt
    • Het aantal ingevoerde dagen wordt toegevoegd aan de huidige datum wanneer de overeenkomstrecord wordt gegenereerd op basis van de overeenkomstsjabloon om de vervaldatum dynamisch te berekenen

Opmerking: Voor organisaties die een pakketversie voor 21.x gebruiken, wordt Dagen tot vervaldatum weergegeven als een numeriek veld.

Voor organisaties met een geïnstalleerde pakketversie 21.x of hoger wordt dit veld als een tekstveld weergegeven, waardoor het kan verwijzen naar andere velden in het hoofdobject (bv. {!Expiry Date}

Klanten die een upgrade hebben uitgevoerd vanaf een versie voor v21 hebben beide velden

  • URL omleiden na ondertekening—Voer een URL in als u de ondertekenaars van een overeenkomst automatisch wilt doorsturen naar een opgegeven URL nadat zij hun handtekening hebben geplaatst. Om deze optie te kunnen gebruiken, moet de instelling Opties voor na ondertekening inschakelen zijn ingeschakeld
  • Omleidingsvertraging na ondertekening (seconden)—Als de instelling Opties voor na ondertekening inschakelen is ingeschakeld en een URL omleiden na ondertekening (zie verderop) is opgegeven, typt u het aantal seconden dat moet verstrijken voordat de omleiding wordt uitgevoerd
  • Het ondertekende document beveiligen met een wachtwoord —Schakel deze optie in als u de ondertekende PDF die naar ondertekenaars wordt verzonden, wilt versleutelen
  • Instellen als standaardsjabloon voor alle overeenkomsten —Schakel deze optie in als u dit als de standaardovereenkomstsjabloon voor uw nieuwe overeenkomsten wilt instellen. U kunt ook een specifieke overeenkomstsjabloon definiëren en koppelen aan andere overeenkomsten die de standaardovereenkomstsjabloon kan overschrijven. U kunt bijvoorbeeld een aangepaste knop Verzenden ter ondertekening maken voor het Account-object dat is gekoppeld aan een specifieke overeenkomstsjabloon. Zie De knop Verzenden ter ondertekening inschakelen voor meer informatie over aangepaste knoppen
  • Ingeschakeld als Chatter Publisher-actie — Als u Chatter Publisher-acties voor uw organisatie hebt ingeschakeld, dan kunt u dit selectievakje inschakelen om deze overeenkomstsjabloon in te schakelen. Met de Chatter-uitgevershandeling kunnen gebruikers overeenkomsten verzenden vanuit Chatter. Schakel dit vakje in om deze overeenkomstsjabloon in te schakelen voor de Chatter-handeling voor een of meerdere van de volgende hoofdobjecten: Contactpersoon, Account of Opportunity. Als het hoofdobject bijvoorbeeld Opportunity is en u deze optie inschakelt, kunnen gebruikers met deze overeenkomstsjabloon verzenden vanuit elke Opportunity Chatter-feed. Als u het hoofdobject leeg laat, kunt u de overeenkomstsjabloon inschakelen op de startpagina van de Chatter-feed. Ontdek meer over het inschakelen van de Adobe Sign Chatter Publisher-actie


Adobe Sign-workflows inschakelen

Salesforce kan gemakkelijk worden geconfigureerd om workflows uit Adobe Sign te importeren, wat medewerkers de flexibiliteit geeft om vanuit beide omgevingen te verzenden met dezelfde ontvangersstructuur, verificatiemethoden, e-maildistributie enzovoort.

Het gebruik van workflows als bron voor Salesforce-sjablonen biedt ook de mogelijkheid om multifunctionele documentsjablonen te gebruiken, waarmee ontvangers gemakkelijk naar wens kunnen worden toegevoegd of overgeslagen.

Een workflow kiezen

Het definiëren van de Salesforce-sjabloon verloopt iets anders wanneer een workflow is bijgevoegd, omdat het tabblad Ontvangers in dat geval op de workflow wordt afgestemd en bepaalde geconfigureerde elementen worden ingevoegd die u normaliter in de SFDC-sjabloon definieert.

In de volgende lijst worden de verschillen in het instelproces aangegeven:

Er zijn drie vereisten om in Salesforce toegang tot workflows te verkrijgen:

  1. Zorg dat er ten minste één workflow beschikbaar is in Adobe Sign
  2. Configureer het Salesforce-account voor pushovereenkomsten
    • Dit proces genereert de Callbacksite-URL die u in de volgende stap nodig hebt, dus doe dit eerst
  3. Geef uw Callbacksite-URL op in het veld Callback-URL overeenkomstmelding in de aangepaste Adobe Sign-instellingen:
    • Zorg dat pushovereenkomsten zijn geconfigureerd en doe het volgende:
      • Meld u aan als Salesforce-beheerder    
      • Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen
      • Klik op het label Adobe Sign-instellingen
      • Klik op Beheren
      • Klik op Bewerken
      • Kopieer de waarde in Callback-URL Adobe naar Salesforce-site en plak deze in het veld Callback-URL overeenkomstmelding 
      • Klik op Opslaan
De overeenkomstmelding van de callback-URL toepassen

Workflows zijn nu klaar voor gebruik in uw Salesforce-organisatie.

  1. Selecteer Adobe Sign in het startprogramma voor apps linksboven in het scherm
  2. Klik op het tabblad Overeenkomstsjablonen
  3. Klik op de startpagina van Overeenkomstsjablonen op de knop Nieuw
  4. Geef een sjabloonnaam op
  5. Selecteer een workflow in de vervolgkeuzelijst Workflow kiezen
    • U ziet alleen workflows die beschikbaar zijn voor uw gebruiker in Adobe Sign
         
Workflowsjabloon

Op het tabblad Sjabloongegevens wordt Naam van overeenkomst automatisch ingevuld zoals gedefinieerd door de workflow.

Alle andere velden zijn beschikbaar om te configureren als standaardsjabloon.

Geïmporteerde overeenkomstnaam

Het tabblad Bijlage wordt verkleind om alleen de documenten weer te geven die beschikbaar zijn volgens de Adobe Sign-workflow.

  • De Documenttitel-waarden in Adobe Sign worden geïmporteerd en weergegeven in de kolom Titel in Salesforce.
  • Documenten die zijn bijgevoegd in de Adobe Sign-workflow, worden geïmporteerd in een lijst voor de bestanden kiezer in Salesforce.
    • Er is slechts één optie in de kiezer: het bestand dat is gedefinieerd in de Adobe Sign-workflow
    • Het bestand moet expliciet worden geselecteerd in de kiezer bij het bouwen van de sjabloon
      • Het bestand wordt automatisch bijgevoegd wanneer gebruikers de sjabloon aanroepen
    • Documenten die in Adobe Sign zijn gedefinieerd en waaraan het bestand niet is bijgevoegd, worden als optie bij Bestand toevoegen weergegeven
      • Dit ‘lege’ bestand kan worden ingevuld op sjabloonniveau en wordt ingevuld wanneer gebruikers de sjabloon aanroepen.
      • Als een bestand niet op sjabloonniveau is toegevoegd, blijft het veld open zodat de afzender een bestand kan toevoegen bij het maken van de overeenkomst
Geïmporteerde bijlagen

In het tabblad Ontvanger worden de lijst met ontvangers en de volgorde van de Adobe Sign-workflow geïmporteerd.

  • De waarde van de ontvangersnaam in de Adobe Sign-workflow wordt geïmporteerd als de meest linkse ‘titel’ van de ontvangersrecord.
  • Ontvangers die expliciet zijn geïdentificeerd met een e-mail in de workflow, vullen die e-mail in de Salesforce-sjabloon in.
    • Als het bewerken van de ontvanger niet is toegestaan in de Adobe Sign-workflow, vergrendelt de sjabloon het veld voor die ontvanger, waardoor bewerken wordt voorkomen
    • Ontvangers die niet expliciet in de workflow zijn geïdentificeerd, kunnen in de sjabloon worden bewerkt
    • Als een waarde aan de sjabloon is toegevoegd, wordt die waarde ingevoegd wanneer de sjabloon wordt aangeroepen en kan deze door de afzender worden bewerkt
  • Ontvangers die ‘Optioneel’ zijn in de Adobe Sign-workflow, kunnen in Salesforce leeg worden gelaten
Geïmporteerde ontvangerslijst

 

Het overeenkomstbericht en de Cc-geadresseerden worden ook geïmporteerd in het tabblad Ontvanger (vanuit de sectie Informatie over overeenkomst van de Adobe Sign-workflow).

Geïmporteerd bericht en Cc

Opmerking:

Als uw Adobe Sign-workflow verificatiemethoden voor uw ontvangers bevat, worden deze ook geïmporteerd, hoewel ze niet in de sjabloon worden weergegeven.

De gegevenstoewijzing kan niet worden geïmporteerd vanuit de Adobe Sign-workflow, maar kan nog steeds handmatig voor de sjabloon worden geconfigureerd.

Op het tabblad Regels wordt de waarde van Dagen tot vervaldatum uit de workflow geïmporteerd:

Geïmporteerde vervaldatum

Opmerking:

Wijzigingen die in een Salesforce-sjabloon zijn aangebracht, worden niet automatisch opgeslagen.

Klik op de knop Opslaan in de rechterbovenhoek van het scherm om uw bewerkingen op te slaan.


De knop Verzenden ter ondertekening inschakelen

De knop Verzenden ter ondertekening is gekoppeld aan de standaardovereenkomstjabloon of aan een bepaalde overeenkomstsjabloon die u hebt geconfigureerd. Standaard bevat de Adobe Sign voor Salesforce-integratie een knop Verzenden ter ondertekening die u kunt toevoegen aan de paginalay-outs Opportunity, Account, Contact, Lead of Contract. U kunt ook meerdere aangepaste knoppen Verzenden ter ondertekening maken die u kunt toevoegen aan andere objecten en kunt koppelen aan verschillende overeenkomstsjablonen.

Hier volgt een voorbeeld van het inschakelen van de knop Verzenden ter ondertekening voor het object Opportunity:

  1. Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer

  2. Selecteer het object dat u wilt bewerken (Opportunity in dit voorbeeld) in de lijst met objecten aan de linkerkant

  3. Klik op de optie Paginalay-outs links in het scherm

  4. Selecteer de paginalay-out die u wilt bewerken

  5. Wanneer de paginalay-out wordt geopend, selecteert u Knoppen in de lijst links

  6. Sleep de knop Verzenden ter ondertekening van de bovenste sectie naar het vak Aangepaste knoppen in de sectie Details opportunity.

U kunt aangepaste knoppen Verzenden ter ondertekening voor andere objecten maken. U kunt de naam van de knop aan uw wensen aanpassen.

Hier volgt een voorbeeld van het maken van een aangepaste knop Verzenden ter ondertekening voor het object Opportunity:

  1. Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer

  2. Selecteer het object dat u wilt bewerken (Opportunity in dit voorbeeld) in de lijst met objecten aan de linkerkant

  3. Wanneer de objectpagina wordt geladen, selecteert u de optie Knoppen, koppelingen en acties in de linkerrail

  4. Klik op de knop Nieuwe knop of koppeling rechtsboven in het scherm

    • De pagina Aangepaste knop of koppeling bewerken wordt weergegeven

  5. U kunt de instellingen voor de standaardknop Opportunity (zie onderstaand screenshot) kopiëren, maar u moet de variabele van de object-id aan het einde van het pad vervangen door de gewenste variabele:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Code voor het toewijzen van een knop

    • (Optioneel) Een specifieke overeenkomstsjabloon aan een knop koppelen:

    Als u een specifieke overeenkomstsjabloon wilt koppelen aan een specifieke knop Verzenden ter ondertekening, moet het pad van de knop er als volgt uitzien:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    templateId dient hierbij te worden ingesteld op de specifieke id van de overeenkomstsjabloon die zal worden gebruikt. Als deze waarde niet is ingesteld, wordt de standaardovereenkomstsjabloon gebruikt. U kunt templateId van de URL opvragen op de overeenkomstsjabloonpagina:

    Sjabloon-URL

    • (Optioneel) Als u op de knop hebt geklikt en de overeenkomst is gegenereerd, stuurt u de gebruiker met een retURL-parameter naar een andere pagina dan de overeenkomstpagina.

    Voorbeeld: u kunt een knop Verzenden ter ondertekening zo definiëren dat een gebruiker die erop klikt naar een opgegeven URL of terug naar de record gaat in plaats van naar de overeenkomstpagina. Als u deze knop wilt definiëren, gebruikt u deze tekenreeks als voorbeeld:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

     

    • (Optioneel) Als u op de knop hebt geklikt, kunt u een onLoadAction triggeren voor Verzenden

    Voorbeeld: u kunt een knop Verzenden ter ondertekening zo definiëren dat een gebruiker die erop klikt naar de overeenkomstpagina wordt gestuurd. Als de pagina is geladen, wordt de overeenkomst 'verzonden' zonder verdere tussenkomst van de gebruiker. Als u deze knop wilt definiëren, gebruikt u deze tekenreeks als voorbeeld:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Zie onLoadActions voor meer informatie over onLoadActions. U kunt de Verzenden-waarde ook toewijzen aan het veld Handeling bij laden (keuzelijst) in de overeenkomstrecord. Zie Gegevens toewijzen aan overeenkomstvelden voor informatie over het definiëren van deze toewijzing.

  6. Klik op de knop Opslaan.

    Nadat u de aangepaste knop hebt gemaakt, gaat u naar de paginalay-out van het object en voegt u de knop toe aan de pagina. Dit proces is vergelijkbaar met de eerder vermelde stappen voor het Opportunity-voorbeeld.


Opties voor na ondertekening inschakelen

Schakel deze optie in om uw ondertekenaars naar de gewenste openingspagina te leiden. Dan worden de opties URL omleiden na ondertekening en Omleidingsvertraging na ondertekening beschikbaar op de verzendpagina van de overeenkomst. De ondertekenaars van een overeenkomst worden na ondertekening omgeleid naar de opgegeven URL. U kunt ze bijvoorbeeld doorsturen naar uw bedrijfswebsite of naar een enquêtepagina. Deze optie kan worden ingesteld op Alleen-lezen voor verzenders via de instelling Opties na ondertekening, alleen-lezen.

Opties voor na ondertekening inschakelen:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen

  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen

  3. Klik op Beheren

  4. Klik op Nieuw (of Bewerken)

  5. Zoek de instelling Opties voor na ondertekening inschakelen

    1. (Optioneel) Zoek de instelling Opties na ondertekening, alleen-lezen

  6. Bewerk de instelling naar wens en klik op Opslaan


De functie Verzenden uit naam van inschakelen

U kunt de functie Verzenden uit naam van bijvoorbeeld inschakelen als iemand in uw Salesforce-organisatie overeenkomsten moet verzenden uit naam van iemand anders. Deze functie werkt voor elke verzonden overeenkomst, inclusief verzendbewerkingen op de achtergrond die worden geactiveerd wanneer het overeenkomstveld Achtergrondhandeling wordt bijgewerkt of wanneer de optie Automatisch verzenden wordt gekozen in overeenkomstsjablonen. U kunt ook een opzoekhandeling instellen voor een gebruiker in een overeenkomstsjabloon om Verzenden uit naam van deze gebruiker te activeren, zodat dit automatisch wordt ingevuld wanneer de overeenkomst wordt gegenereerd. 

De functie Verzenden uit naam van inschakelen:

  1. Ga als volgt te werk om de instelling Verzenden namens anderen toestaan in te schakelen:

    1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen
    2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen.
    3. Klik op de knop Beheren.
    4. Klik op de knop Nieuw (of Bewerken).
    5. Zoek (ctrl/cmd + f) Verzenden namens anderen toestaan en bewerk deze instelling zo nodig
    6. Klik op de knop Opslaan.

  2. Voeg het veld DC: Verz. als andere gebruikers toestaan als volgt toe aan de gebruikersrecordlay-out:

    1. Navigeer naar Setup > Platformtools > Objecten en velden > Objectbeheer.
    2. Selecteer Gebruiker in Objectbeheer
    3. Selecteer Paginalay-outs voor gebruikers links op de objectpagina Gebruiker
    4. Klik op de koppeling Lay-out voor gebruiker
    5. Zorg dat Velden is geselecteerd en klik op Adobe Sign verzenden als andere gebruikers toestaan. Sleep dit veld vervolgens naar de sectie Aanvullende informatie (alleen zichtbaar bij bewerking) van de indeling
    6. Klik op de knop Opslaan.

  3. Schakel de optie Adobe Sign verzenden als andere gebruikers toestaan als volgt in voor de specifieke gebruiker namens wie u wilt verzenden:

    1. Navigeer naar Setup > Beheer > Gebruikers > Gebruikers
    2. Klik op de handeling Bewerken voor de specifieke gebruiker.
    3. Schakel in de sectie Aanvullende informatie op de pagina Gebruiker bewerken de optie Adobe Sign verzenden als andere gebruikers toestaan in.
    4. Klik op de knop Opslaan.

  4. Ga als volgt te werk om het veld Verzenden uit naam van anderen toe te voegen aan de paginalay-out van de overeenkomst:

    a. Ga naar Set-up > Samenstellen > Maken > Objecten

    b. Klik op de koppeling Overeenkomst

    c. Klik op Veldensets boven aan de pagina om naar deze sectie te gaan

    d. Klik op de handeling Bewerken

    e. Zorg dat Overeenkomst is geselecteerd, zoek het veld Verzenden uit naam van, klik erop en sleep het naar de sectie In de veldenset.

    f. Wanneer u de overeenkomst instelt om te worden verzonden, dient u in het veld Verzenden uit naam van de gebruiker in te vullen die andere gebruikers toestemming heeft gegeven om namens hem of haar te verzenden. 

     


Alleen afzender ondertekent inschakelen

Schakel deze instelling in om de optie Alleen afzender ondertekent weer te geven en in te schakelen in de sectie Ontvangers van de verzendpagina van de overeenkomst. Wanneer de optie Alleen afzender ondertekent wordt gebruikt, krijgt de afzender de overeenkomst of het document te zien, zodat hij of zij deze kan ondertekenen. Deze functionaliteit is vergelijkbaar met die van Invullen en ondertekenen in Adobe-services. Deze optie kan worden ingesteld op Alleen-lezen met gebruik van de instelling Alleen-lezen, de afzender ondertekent.

Schakel de functie Alleen afzender ondertekent als volgt in:

  1. Ga naar Setup > Platformtools > Aangepaste code > Aangepaste instellingen

  2. Klik op het label Adobe Sign-instellingen

  3. Klik op Beheren

  4. Klik op Nieuw (of Bewerken)

  5. Zoek de instelling Alleen afzender ondertekent inschakelen

    • (Optioneel) Zoek de instelling Alleen-lezen, de afzender ondertekent

  6. Bewerk de instelling naar wens en klik op Opslaan


onLoadActions

Salesforce kan automatisch handelingen activeren via de URL-parameter onLoadAction die wordt ondersteund door de Adobe Sign-knophandelingen voor overeenkomsten: Herinneren, Verzenden, Verwijderen, Annuleren, Bijwerken en Weergeven. De URL-parameter respecteert de werkbalkinstellingen (zie de Geavanceerde aanpassingsgids) die de beheerder heeft ingesteld, zodat alleen de ingeschakelde knoppen beschikbaar zijn.

Voorbeelden van URL's met onLoadAction:

  • Verzenden: zorg dat er een overeenkomst met de status Concept in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Herinneren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Verwijderen: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Annuleren: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Bijwerken: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Weergeven: zorg dat er een overeenkomst met de status Verzonden voor ondertekening, Ondertekend of Geannuleerd in uw account voorkomt.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Overenkomst-id]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

Gerelateerde informatie

Adobe-logo

Aanmelden bij je account

Snelle koppelingen

Al je lidmaatschappen weergeven Je lidmaatschappen beheren

Juridische kennisgevingen    |    Online privacybeleid

Vraag het de community

Vragen stellen en antwoord krijgen van experts.

Nu vragen

Contact met ons opnemen

Echte hulp van echte mensen.

Nu starten
^ Naar boven