Installatiegids Workday

Dit document bevat stappen die Workday-klanten moeten uitvoeren om Adobe Sign te integreren in hun Workday-tenant. Dit document is een installatiegids en is niet bedoeld als een alomvattende trainingsgids voor Workday.

Als u Adobe Sign wilt gebruiken in Workday, dient u te weten of te leren hoe u Workday-items, zoals een framework voor bedrijfsprocessen, de set-up en configuratie van tenants, rapporten en Workday Studio-integratie, kunt instellen en aanpassen.

Dit zijn de geavanceerde stappen voor het voltooien van de integratie:

• Activeer uw beheerdersaccount in Adobe Sign (alleen nieuwe klanten)
• Een groep voor de Workday-verificatiegebruiker configureren in Adobe Sign
  
• De OAuth-relatie tot stand tussen Workday en Adobe Sign tot stand brengen

Bestaande klanten met bestaande accounts kunnen doorgaan naar de stap Adobe Sign configureren voor Workday

Een introductiespecialist van Adobe zal het account van nieuwe klanten van Adobe Sign die nog geen aanmeldingsgegevens hebben (in Adobe Sign) instellen voor Workday. Als dat is gebeurd, ontvangt u een e-mail ter bevestiging:

Volg de aanwijzingen in de e-mail om uw account te initialiseren en om naar de startpagina van Adobe Sign te gaan.

Voor de configuratie van Adobe Sign voor Workday dienen twee specifieke objecten te worden gegenereerd in het Adobe Sign-systeem:

• Een Workday-groep
  Workday vereist een speciale 'groep' in het Adobe Sign-account om de integratiefuncties mogelijk te maken. De Adobe Sign-groep wordt alleen gebruikt om het Workday-gebruik van Adobe Sign te bepalen. Elk ander potentieel gebruik (Salesforce.com, Arriba, enz.) wordt hierdoor niet beïnvloed.
  Bijvoorbeeld: e-mailkennisgevingen worden onderdrukt voor de Workday-groep, zodat Workday-gebruikers alleen kennisgevingen ontvangen in hun Postvak IN van Workday.


• Een gebruiker die zich verifieert om de OAuth-relatie tot stand te brengen
  De groep kan slechts één beheerder op groepsniveau hebben.  Dit is de gezaghebbende gebruiker die de OAuth-relatie tussen Workday en Adobe Sign onderhoudt. Het wordt aanbevolen een professioneel (maar bestaand) e-mailadres te gebruiken, zoals HR@mydomain.com. Door een professioneel e-mailadres te gebruiken in plaats van een persoonlijk e-mailadres, verlaagt u het risico dat de gebruiker en daarmee de integratie in de toekomst wordt uitgeschakeld.

Een gebruiker maken in Adobe Sign:

• Meld u als accountbeheerder aan bij Adobe Sign
• Navigeer naar Account > Gebruikers
• Klik op het omcirkelde plusteken om een nieuwe gebruiker te maken

Er wordt een pop-up weergegeven met de vraag of u de gegevens van de nieuwe gebruiker kunt invullen:

• Geef een professioneel e-mailadres op waartoe u toegang hebt
  • Deze gebruiker brengt de OAuth-relatie tot stand en onderhoudt deze
    
  • Het e-mailadres moet een bestaand adres zijn voor de verificatie
• Voer een toepasselijke waarde in voor de voor- en achternaam
• Selecteer [Nieuwe groep maken voor deze gebruiker] in de keuzelijst Gebruikersgroep
• Typ bij Nieuwe groepsnaam een begrijpelijke naam, zoals Workday
• Klik op Opslaan.

Het pop-upvenster verdwijnt en de pagina Gebruikers verschijnt weer.  De nieuwe gebruiker wordt nu vermeld, met de status GEMAAKT.  

De status Gemaakt geeft aan dat de gebruiker zijn e-mailadres nog niet heeft geverifieerd.

• Meld u aan bij het postvak IN van de nieuwe gebruiker
• Zoek de e-mail “Welkom bij Adobe Sign”
• Klik op Klik hier om uw wachtwoord in te stellen
• Het wachtwoord instellen
  • Met deze handeling wordt de status van de gebruiker in het systeem gewijzigd in ACTIEF

De nieuwe gebruiker bevorderen in de Workday-groep:

• Navigeer naar de pagina Gebruikers (als deze nog niet wordt afgebeeld)
• Dubbelklik op de gebruiker in de Workday-groep
  • Hiermee opent u een pagina Bewerken voor gebruikersmachtigingen
• Schakel het vakje Gebruiker is een groepsbeheerder in
• Klik op Opslaan.

Om de verbinding tussen de Workday-tenant en Adobe Sign te voltooien, moet een vertrouwde relatie tussen de services tot stand worden gebracht.

Als die relatie eenmaal is ingesteld, kan aan elk willekeurig bedrijfsproces in Workday een stap Document bekijken worden toegevoegd. Deze stap maakt het ondertekeningsproces via Adobe Sign mogelijk.

De vertrouwde relatie tot stand brengen:

• Meld u als accountbeheerder aan bij Workday
• Zoek naar Tenant-instellingen bewerken - Bedrijfsprocessen

De pagina Tenant-instellingen bewerken - Bedrijfsprocessen wordt geladen. 

• Zoek de sectie Configuratie elektronische handtekening:

• Klik op de knop Verifiëren met Adobe
  • Hiermee wordt het OAuth2.0-verificatieproces gestart, waarbij u het volgende moet doen:
    • Geef de inloggegevens op voor de Adobe Sign-groepsbeheerder die is gemaakt tijdens de stap De verifiërende gebruiker definiëren
    • Geef toestemming voor de toegang tot Adobe Sign die de Workday-tenant nodig heeft

Als de verbinding tot stand is gebracht, is het selectievakje Adobe-configuratie ingeschakeld geselecteerd en kunt u Adobe Sign gebruiken met Workday.

Het document voor de stap Document bekijken kan een statisch document zijn, een document dat door de stap Document genereren in hetzelfde bedrijfsproces is gegenereerd of een opgemaakt rapport dat is gemaakt met de Workday Report Designer. U kunt al deze documenten verbeteren met Adobe-tekstlabels om de vormgeving en positie van specifieke componenten voor Adobe Sign te bepalen. De documentbron moet zijn opgegeven in de definitie van het bedrijfsproces. Het is niet mogelijk om een ad-hocdocument te uploaden terwijl het bedrijfsproces wordt uitgevoerd.

Uniek voor het gebruik van Adobe Sign met een stap Document bekijken is de mogelijkheid tot achtereenvolgende ondertekeningsgroepen. Zo kunt u functiegebonden groepen opgeven die documenten op volgorde ondertekenen. Parallelle ondertekeningsgroepen worden niet ondersteund.

Raadpleeg deze snelstartgids voor hulp bij het configureren van de stap Document bekijken:
https://helpx.adobe.com/nl/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Workday is de eigenaar van de integratie en fungeert als uw eerste contactpunt voor vragen over het bereik van de integratie, voor verzoeken om functies of in geval van problemen met het dagelijks functioneren van de integratie.

De Workday-gemeenschap heeft verschillende goede artikelen over het oplossen van integratieproblemen en over het genereren van documenten:

Problemen met de integratie van e-handtekeningen oplossen

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

De stap Review Documents (Documenten bekijken)
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisch documenten genereren

https://community.workday.com/node/176443

Configuratietips voor het genereren van documenten met een werkaanbod

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign is de integratiepartner en u dient contact op te nemen met Adobe Sign als de integratie geen handtekeningen kan verkrijgen of als de kennisgeving voor handtekeningen in de wachtrij mislukt.

Klanten van Adobe Sign dienen contact op te nemen met hun CSM (Customer Success Manager) voor ondersteuning. U kunt ook de technische ondersteuning van Adobe bellen: 1-866-318-4100, wachten tot de lijst met producten wordt opgesomd en bij de aanwijzingen eerst op 4 en dan op 2 drukken.

• Adobe-tekstlabels toevoegen aan documenten
  
• Documentconfiguratie en voorbeelden bekijken