Pakiet instalacyjny Adobe Sign dla serwera SharePoint Online jest dostępny dla każdego konta enterprise zainteresowanego instalacją rozwiązania Adobe Sign. Przed przystąpieniem do instalacji skontaktuj się ze swoim menedżerem ds. sukcesów, aby upewnić się, że konto zostało założone na odpowiednim kanale, tak aby możliwe było włączenie żądanej funkcji API.

Omówienie

Integracja Adobe Sign dla serwera Microsoft SharePoint zapewnia zintegrowane rozwiązanie do tworzenia, wysyłania, śledzenia i zarządzania podpisami elektronicznymi.

Dokumentacja i pakiet instalacyjny, do którego się odnosi, zostały opracowane dla wielu dzierżawców usługi Microsoft SharePoint Online (zwanej dalej w tym podręczniku „SharePoint”).

Rozwiązanie zostało opracowane jako dodatek dla serwera SharePoint i zapewnia następujące opcje:

  • wysyłanie umowy z biblioteki dokumentów SharePoint lub listy do podpisania;
  • możliwość wysyłania dokumentów do pojedynczego odbiorcy lub grupy odbiorców z biblioteki dokumentów SharePoint lub niestandardowych list SharePoint;
  • odwzorowanie danych z list SharePoint oraz z bibliotek dokumentów do dokumentów przez odwzorowanie scalające, gdy dokumenty zostaną wysłane do podpisania;
  • odwzorowanie danych z pól podpisanych umów do kolumn tekstowych na listach SharePoint oraz bibliotek dokumentów przy użyciu odwzorowania danych, gdy dokument został podpisany i jego stan został automatycznie lub ręcznie odświeżony przez stronę Stan umowy;
  • archiwizacja wszystkich podpisanych umów w ramach SharePoint;
  • możliwość dodawania strony Zarządzaj Adobe Sign jako części strony internetowej SharePoint, której użytkownicy SharePoint mogą używać do śledzenia i aktualizacji umów.


Wymagania

Aby skonfigurować rozwiązanie MUSISZ być jednocześnie administratorem witryny SharePoint administratorem konta Adobe Sign. Jeśli nie jesteś administratorem konta Adobe Sign, skontaktuj się z administratorem, aby skonfigurować integrację.

Rozwiązanie Adobe Sign możne zostać zainstalowane i skonfigurowane wyłącznie przez administratora witryny Microsoft SharePoint. Aby uzyskać dodatkowe uprawnienia systemu, które mogą być wymagane do instalacji rozwiązania SharePoint, należy zapoznać się z dokumentacją serwera SharePoint oraz witryną SharePoint organizacji lub skontaktować się z administratorem-dzierżawcą usługi.

W przypadku dzierżawcy pakietu Microsoft Office 365 imię, nazwisko i służbowy adres e-mail należy ustawić dla wszystkich użytkowników SharePoint, którzy chcą uzyskać dostęp do dodatku Adobe Sign na swoich witrynach SharePoint.

Wszyscy użytkownicy programu Adobe Sign muszą być obecni w grupie domyślnych członków lub domyślnych właścicieli witryny SharePoint. Wszyscy użytkownicy programu Adobe Sign muszą posiadać na tej witrynie uprawnienia co najmniej na poziomie Edycji.


Obsługiwane przeglądarki

Obsługiwane są wszystkie przeglądarki Chrome, Firefox i Safari,

Internet Explorer 11 i nowsze wersje (w tym Edge).

Aby dodatki SharePoint mogły działać, konieczna jest konfiguracja ustawienia Zaufane witryny w przeglądarkach Internet Explorer/Edge.  Przeglądarka Internet Explorer 10 i jej starsze wersje nie są obsługiwane.

Ponadto użytkownicy przeglądarek IE 11/Edge będą musieli dodatkowo edytować ustawienie Zaufane witryny, aby dodać następujące adresy URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Aby edytować ustawienie Zaufane witryny:

1. Otwórz przeglądarkę IE 11.

► Użytkownicy przeglądarki Edge powinni nacisnąć kombinację klawiszy Windows + S.

2. Kliknij ikonę Narzędzia (koło zębate) i wybierz pozycję Opcje Internetowe z rozwijanego menu.

► Użytkownicy przeglądarki Edge powinni wpisać frazę Opcje internetowe i nacisnąć klawisz Enter.

IE11 Options

3. Zostanie otworzone menu Opcje internetowe. Wybierz kartę Bezpieczeństwo.

4. Kliknij ikonę Zaufane witryny.

5. Kliknij przycisk Witryny.

6. Wprowadź jeden z adresów URL i kliknij przycisk Dodaj.

7. Powtórz tę czynność dla wszystkich powyższych adresów URL.

8. Po zakończeniu zamknij menu Opcje internetowe.

Trusted Sites HelpX


Instalacja

Uwaga:

Nie zaleca się grupowego instalowania dodatku Adobe Sign dla SharePoint Online na kilku witrynach za pomocą wdrażania z poziomu dzierżawcy z powodu poniższych ograniczeń.

Aby zainstalować wersję online usługi Adobe Sign for SharePoint:

1. Uwierzytelnij swoją tożsamość w witrynie.

2. Przejdź do: Zawartość witryny > Nowa > Aplikacja.

Nav to App

 

3. Kliknij pozycję Sklep SharePoint.

SharePoint Store

 

4. Wyszukaj Adobe Sign w polu wyszukiwania Znajdź aplikację (w prawym górnym rogu strony).

5. Jednym kliknięciem ikony Adobe Sign wybierz ją w wynikach wyszukiwania.

AS in Store-rebranded

 

6. Kliknij przycisk DODAJ, aby rozpocząć automatyczną instalację.

Instalacja aplikacji może potrwać kilka minut.


Konfiguracja — wymagana

Po zainstalowaniu aplikacji do rozpoczęcia wysyłania umów wymagane są tylko dwa kroki:

  • przydzielenie użytkownikowi dostępu do dodatku,
  • połączenie z Adobe Sign.


Dodaj użytkowników do grupy domyślnych członków lub właścicieli witryny

Użytkowników programu Adobe Sign należy dodać do grupy domyślnych właścicieli lub członków witryny i muszą mieć uprawnienia przynajmniej na poziomie Edycji.

Widoczność dla interfejsu użytkownika programu Adobe Sign jest określana na podstawie uprawnień użytkownika:

  • Interfejs administratora programu Adobe Sign jest widoczny dla użytkownika, gdy:
    • użytkownik jest obecny w PowiązanejGrupieWłaścicieli.
  • Standardowy interfejs użytkownika programu Adobe Sign jest wyświetlany, gdy:
    • użytkownik jest obecny w PowiązanejGrupieCzłonków.

Program nie działa tylko w przypadku użytkowników z grupy odwiedzających.

Uwaga:

Administrator witryny musi dołączyć takich użytkowników do jednej/obu grup(-y) witryn(-y) jako normalnych użytkowników z określonymi uprawnieniami. Administrator witryny powinien włączyć poniższe uprawnienia dla swoich użytkowników, w zależności od grupy, do której są oni dodani:

  • Członkowie kolekcji <SITE_COLLECTION_NAME> → Włącz Edytowanie
  • Właściciele kolekcji <SITE_COLLECTION_NAME> → Włącz Pełna kontrola

 

Powiązane grupy mogą mieć różne nazwy. 

Użytkownik posiadający pełną kontrolę nad daną witryną SharePoint może przeglądać swoje grupy domyślne po przejściu na stronę https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitename] może być ciągiem znaków określającym witrynę najwyższego poziomu lub zagnieżdżoną podstronę.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Uwaga:

Po dodaniu użytkowników do grup może wystąpić kilka minut opóźnienia, zanim serwery firmy Microsoft zostaną prawidłowo zsynchronizowane.  Nie ma to wpływu na dalszą konfigurację, jednak na czas wyświetlania tego okna użytkownik powinien wstrzymać testowanie/użytkowanie narzędzia.


Nawiązanie zaufanego połączenia z Adobe Sign

Adobe Sign nawiązuje połączenie OAuth ze środowiskiem SharePoint w celu płynnego użytkowania aplikacji przez wszystkich użytkowników.

Aby nawiązać połączenie, wymagane są uprawnienia administratora konta w aplikacji Adobe Sign oraz na serwerze SharePoint.  Zaleca się użycie funkcjonalnego adresu e-mail (np. AdobeSignAdmin@MyDomain.com), jeśli jest to możliwe, aby zminimalizować ryzyko dezaktywacji konta administratora z jakiegokolwiek powodu.

Aby nawiązać połączenie OAuth:

1. Przejdź do strony Ustawienia Adobe Sign.

2. Kliknij łącze Zaloguj się do usługi Adobe Sign.

3. Wybierz żądany zakres instalacji Adobe Sign:

► Połącz tę stronę SharePoint z kontem Adobe Sign (zakres lokalny dla administratora strony SharePoint).

• Ta funkcja łączy dodatek z kontem Adobe Sign na bieżącym poziomie witryny SharePoint.

enable_oauth_-_newsiteinstall

1. Uwierzytelnij swoją tożsamość w usłudze Adobe Sign przy użyciu poświadczeń administratora.

2. Kliknij Allow Access (Zezwól na dostęp), aby zatwierdzić zaufaną relację między Adobe Sign i SharePoint.

○ Gdy połączenie zostanie nawiązane, na ekranie pojawi się chwilowo komunikat o pomyślnym zakończeniu operacji.

 

local_auth
local_approve_access

Po pomyślnym uwierzytelnieniu na poziomie witryny wyświetli się adres e-mail i nazwa użytkownika (nad dwoma łączami), który uwierzytelnił swoją tożsamość w usłudze Adobe Sign.

  • Tekst łącza zmieni się, wskazując na możliwość połączenia strony SharePoint z innym kontem Adobe Sign.
local_logged_in

► Połącz swojego dzierżawcę SharePoint z kontem Adobe Sign (zakres globalny tylko w przypadku administratora-dzierżawcy pakietu O365).

• W przypadku dodatkowych instancji połączonych w zakresie globalnym nie jest wymagane powtarzające się logowanie OAuth w Adobe Sign.

• Uwierzytelnienie Adobe Sign OAuth wykonane na jakiejkolwiek instancji dodatkowej w zakresie globalnym ustanowi połączenie usługi Sign ze wszystkimi innymi zainstalowanymi instancjami połączonymi w zakresie globalnym.

○ Uwierzytelnianie OAuth musi zostać przeprowadzone na co najmniej jednej instancji dodatkowej w zakresie globalnym.

• Każda nowo zainstalowana instancja dodatkowa zostanie automatycznie powiązana z kontem Adobe Sign dostępnym w zakresie globalnym.

enable_oauth_-_newtenantinstall

Pojawi się okno potwierdzenia, informujące o łączeniu dzierżawcy z Twoim kontem Adobe Sign. Ta operacja wymaga loginu administratora pakietu Microsoft Office 365.

  • Kliknij Continue (Kontynuuj).
tenant_challenge

1. Uwierzytelnij swoją tożsamość w usłudze SharePoint przy użyciu poświadczeń administratora.

2. Kliknij Accept (Akceptuj), aby zatwierdzić dostęp do zasobów SharePoint.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Uwierzytelnij swoją tożsamość w usłudze Adobe Sign przy użyciu poświadczeń administratora.

4. Kliknij Allow Access (Zezwól na dostęp), aby zatwierdzić zaufaną relację między Adobe Sign i SharePoint.

○ Gdy połączenie zostanie nawiązane, na ekranie pojawi się chwilowo komunikat o pomyślnym zakończeniu operacji.

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

Po pomyślnym uwierzytelnieniu na poziomie dzierżawcy wyświetli się adres e-mail oraz imię użytkownika (nad dwoma łączami), który uwierzytelnił swoją tożsamość w usłudze Adobe Sign, oraz potwierdzenie, że konto jest „skonfigurowane dla Twojego dzierżawcy w usłudze SharePoint przez Twojego administratora-dzierżawcę pakietu Office 365”.

  • Tekst łącza zmieni się, wskazując na możliwość połączenia dzierżawcy SharePoint z innym kontem Adobe Sign.
configured_account-tenantlevel

Uwaga:

Jeśli chcesz wdrożyć SharePoint na wielu witrynach, możliwa jest autoryzacja jednej lub więcej witryn z poziomu witryny. Można jednocześnie korzystać z uwierzytelnienia z poziomu dzierżawcy.

W przypadku korzystania z obu rodzajów uwierzytelnienia i jeśli witryna, którą konfigurujesz, jest uwierzytelniona na poziomie witryny, pojawi się łącze, które pozwoli na podniesienie poziomu uwierzytelnienia do poziomu dzierżawcy.

switch_from_sitetotenant


Konfiguracja — opcjonalna

Następujące ustawienia opcjonalne, mimo że niewymagane, mogą znacznie zwiększyć korzyści, które oferuje usługa Adobe Sign.

Przechowywanie podpisanych dokumentów

Jako administrator możesz określić globalny folder docelowy, w którym będą przechowywane wszystkie wypełnione umowy dla całej witryny. Ustawienie to jest konfigurowane na stronie Ustawienia konta Adobe Sign.

Jeśli zdefiniowany jest globalny folder przechowywania, wszystkie podpisane umowy i pliki PDF rejestru kontrolnego są automatycznie zapisywane w tym folderze przechowywania. Są to między innymi umowy wysłane z bibliotek oraz list dokumentów.

signed_folder

Jeśli na stronie Ustawienia konta Adobe Sign nie określono globalnego folderu przechowywania, w bibliotece dokumentów, z poziomu której utworzono/wysłano umowę, zostanie automatycznie utworzony nowy folder o nazwie Podpisane umowy. W przypadku wszystkich wypełnionych umów wysyłanych z tej samej biblioteki wypełnione pliki PDF są zwracane do tego samego folderu Podpisane umowy.

Default folder

 

Jeśli nie wybrano ogólnego domyślnego pliku, umowy wysyłane z list są dołączane do pozycji listy (w postaci załączników).

List Attachments

Rejestry kontrolne

Domyślnie usługa Adobe Sign zwraca tylko podpisane umowy w formacie PDF.  Należy jednak pamiętać, że po włączeniu opcji Przechowuj rejestr kontrolny z podpisaną umową zwracany jest drugi plik PDF, który zawiera pełny rejestr kontrolny umowy.

document_storage1

Odwzorowanie szablonu

Adobe Sign obsługuje powiązanie danych między listami SharePoint a polami formularza umowy.

Przy użyciu obiegów pracy i odwzorowania pól listy do pól formularza możesz automatycznie wstępnie wypełnić dokumenty przed wysłaniem, skracając czas wypełniania formularzy przez nadawców i/lub sygnatariuszy i ograniczając ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych.

W razie potrzeby można również utworzyć odwzorowanie wyodrębniające dane z pól formularza z podpisanej umowy w celu wypełnienia listy SharePoint.

Krótka uwaga na temat formularzy i „znaczników tekstowych”

Pomyślne odwzorowanie wymaga wcześniejszego stworzenia formularzy ze zdefiniowanymi nazwami pól, dzięki czemu można logicznie powiązać pola listy z polami formularza Adobe Sign. 

Poniżej przedstawiono prosty formularz.  Pola są definiowane parami okrągłych nawiasów po obu stronach (określającymi szerokość pola) i nazwą pola (ciąg znaków między okrągłymi nawiasami). Ta składnia oparta o tekst jest zbiorczo określana jako „znaczniki tekstowe”.

Data Mapping Example Form

Znaczniki tekstowe mogą zawierać dodatkowe argumenty po wartości nazwy, w tym zatwierdzenia, obliczenia wyrażenia regularne. Szczegółowe wyjaśnienie budowy formularzy można znaleźć tutaj. Jej zrozumienie może znacząco poprawić jakość danych uzyskiwanych podczas procesu podpisywania.

Formularze w formacie PDF można również tworzyć przy użyciu programu Acrobat.

Środowisko tworzenia dokumentu Adobe Sign może również służyć do tworzenia formularzy, jeśli pozwolisz użytkownikom na załączanie dokumentów zapisanych w bibliotece Adobe Sign.

 

Odwzorowanie pól

Powiązanie nazw pól Listy i Formularza po zdefiniowaniu Listy i Formularza jest proste i szybkie.  

Uwaga:

Obsługiwane są następujące typy kolumn SharePoint: pojedynczy wiersz tekstu, numer, wybór („Przyciski opcji”), kilka wierszy tekstu, tak/nie (pole wyboru). 

Typ kolumny SharePoint Znacznik tekstowy Sign Przykładowe znaczniki w dokumencie
Pojedynczy wiersz tekstu Tekst {{text}}
Liczba Tekst {{number:num}}
Wybór („Przyciski opcji”) Przyciski opcji {{(Red)Color_es_:signer1}}
Wiele wierszy tekstu Tekst wielowierszowy {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Tak / nie (pole wyboru) Pole wyboru {{ck_es_:checkbox:label("Zgadzam się")}}

Aby utworzyć listę odwzorowań:

1. Przejdź do strony Ustawienia Adobe Sign.

2. Kliknij kartę Odwzorowania szablonów.

3. Wybierz odwzorowanie do zdefiniowania:

► Odwzorowanie SharePoint do umowy — wstępne wypełnianie pól z listy;

► Odwzorowanie umowy do SharePoint — zbieranie informacji z pól z wypełnionych umów.

Uwaga: każde odwzorowanie jest odrębne. Jeśli chcesz utworzyć proces, w której formularz będzie zapełniany informacjami z listy i chcesz umożliwić wprowadzanie zaktualizowanej zawartości z powrotem do listy po wypełnieniu umowy, musisz utworzyć oba szablony.

4. Zaznacz listę, której chcesz użyć do odwzorowania.

mapping_-_selecttempalate

 

Strona zostanie odświeżona, aby wyświetlić wybraną listę w polu listy rozwijanej, ikonę plusa do wstawiania nowych wierszy parowania oraz dwa nowe nagłówki pola:

○ Pole SharePoint — nazwa pola listy

○ Pole umowy — nazwa pola formularza.

template_mappingfields2

 

5. Kliknij ikonę Plusa na dole pary pól, aby otworzyć parowanie nowych pól.

Po kliknięciu ikony pojawią się dwa nowe pola. Jedno pole rozwijane, zawierające wszystkie pola listy SharePoint oraz jedno pole do wpisanie nazwy pola formularza umowy.

6. Wybierz nazwę pola dla pola SharePoint z menu rozwijanego.

7. Wpisz nazwę pola formularza umowy, dla którego chcesz utworzyć relację odwzorowania.

8. Powtórz kroki 6 i 7 dla wszystkich pól, które wymagają sparowania.

Każdą parę nazw pól należy skonfigurować osobno.  Jeśli parę trzeba usunąć, kliknij ikonę kosza po prawej stronie wiersza.

9. Po zdefiniowaniu wszystkich par pól kliknij przycisk Zapisz.

Szablony odwzorowania są trwałe i mają zastosowanie do wszystkich umów wysyłanych za pomocą dokumentu lub listy, z którą powiązane jest odwzorowanie. W dowolnej chwili po utworzeniu szablonu administrator może wrócić do funkcji Odwzorowania szablonów, wybrać dokument lub listę i zobaczyć istniejące relacje odwzorowania. Administrator ma również możliwość swobodnej edycji, dodawania lub usuwania poszczególnych powiązań par zależnie od potrzeb.

Jeśli administrator chce usunąć wszystkie wiersze odwzorowania szablonu zdefiniowane w dokumencie biblioteki lub listy SharePoint jednym kliknięciem, może w tym celu wybrać żądany dokument lub listę i kliknąć przycisk Wyczyść poprzednie odwzorowanie.  Usuniętych wierszy odwzorowania nie można odzyskać, trzeba je będzie utworzyć ponownie.

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online