Adobe Sign dla SharePoint (On-Premises): podręcznik użytkownika

Integracja Adobe Sign dla Microsoft SharePoint zapewnia zintegrowane rozwiązanie do tworzenia, wysyłania, śledzenia i zarządzania podpisami elektronicznymi. Integracja jest dostępna w przypadku lokalnych wersji programu Microsoft SharePoint 2013 lub 2016. Jest to rozwiązanie dla Microsoft SharePoint umożliwiające:

• Dodawanie stron Zarządzaj Adobe Sign jako składników sieciowych SharePoint, za pomocą których użytkownicy SharePoint mogą śledzić i aktualizować umowy
• Wysyłanie dowolnych dokumentów z biblioteki dokumentów SharePoint do podpisania
• Wysyłanie dokumentów do jednego odbiorcy lub grupy odbiorców z list SharePoint oraz mapowanie danych z list SharePoint w dokumentach podczas wysyłania do podpisów
• Archiwizację wszystkich podpisanych umów w ramach SharePoint

W tym dokumencie określenie „umowa” jest używane do opisania transakcji lub dokumentów, które były (lub zostaną) wysłane do podpisania/zatwierdzenia.

„Odbiorca” to ogólne określenie sygnatariusza, osoby zatwierdzającej lub osoby delegującej (czyli jest to każdy, do kogo wysyłasz dokument w celu wykonania jakiejś czynności).

Dla użytkowników, którzy aktualizują poprzednią wersję

Jeśli aktualizujesz poprzednią wersję programu Adobe Sign dla SharePoint, pamiętaj, że poprzednio używane domyślne ustawienia szablonu umowy należy ponownie zdefiniować w taki sposób, jak zostało to opisane w części Określanie ustawień osobistych.

Dostęp do funkcji usługi Adobe Sign

Adobe Sign to pakiet rozwiązania farmy, który jest instalowany przez administratora SharePoint. Jako użytkownik możesz zobaczyć kartę Adobe Sign w górnej części witryny SharePoint.

Kliknięcie karty Adobe Sign powoduje wyświetlenie wstążki zawierającej wszystkie dostępne funkcje Adobe Sign.

Wstążka składa się z pięciu ikon:

• Wyślij do podpisania
• Stan umowy
• Szablon biblioteki
• Zarządzaj umowami
• Ustawienia

Pierwsze cztery to czynności używane regularnie do tworzenia i wysyłania umów.

Ostatnia ikona, Ustawienia, służy do definiowania szablonu umowy. Po zdefiniowaniu ustawień prawdopodobnie nie wrócisz już do tej strony, o ile nie będzie konieczne dostosowanie szablonu.  Zacznijmy więc od niej.

Określanie ustawień osobistych

Ustawienia osobiste umożliwiają zdefiniowanie domyślnej nazwy umowy i wiadomości dla wszystkich umów wysyłanych z programu SharePoint za pomocą aplikacji Adobe Sign.

Pole Nazwa umowy (maks. 255 znaków) umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.  Ten ciąg znaków jest umieszczany w wierszu Temat w wiadomości e-mail (zaznaczono poniżej na żółto), a także w wartości nazwy na stronie Zarządzaj. Niepowtarzalna i rozpoznawalna nazwa umowy pomoże odbiorcom lepiej zidentyfikować wiadomość e-mail i ułatwi wyszukiwanie (w razie potrzeby).

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje (zaznaczono poniżej na zielono). Komunikat pojawi się w wiadomości e-mail z prośbą o podpisanie wysłanej do wszystkich odbiorców i nie powinien być używany jako osobiste notatki dołączane dla każdego odbiorcy.

Szablony dokumentów list niestandardowych

Tuż pod polami domyślnej nazwy i wiadomości umowy znajdują się dwa ustawienia, które określają sposób dołączania dokumentów podczas wysyłania umowy z listy.

Zachowanie domyślne to zezwolenie nadawcy na wybranie dokumentu z narzędzia SharePoint.

Użytkownik ma dwie dostępne opcje zmiany domyślnego zachowania:

► W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza SharePoint — po włączeniu tej opcji nadawca pomija możliwość dołączenia dokumentu z programu SharePoint. Zamiast tego użytkownikowi wyświetlane są opcje załączenia plików, określone w systemie Adobe Sign.  Mogą one obejmować jedną lub więcej następujących czynności:

o Dołącz z lokalnego systemu

o Dołącz z biblioteki szablonów Adobe Sign

            Gdy opcja jest wyłączona, zostanie wyświetlony monit o wybranie szablonu dokumentu z listy dokumentów SharePoint.

► W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu — po włączeniu tej opcji SharePoint zapamięta załączony plik i załączy go automatycznie do następnej umowy utworzonej z listy, pomijając krok wyboru pliku.  Jest to świetna opcja w przypadku, gdy wielokrotnie używasz tego samego dokumentu.

Wysyłanie umowy

Rozpoczynanie umowy

Wysyłanie umów i uzyskiwanie podpisów to główne funkcje usługi Adobe Sign, a w środowisku SharePoint istnieją trzy sposoby rozpoczęcia tego procesu:

• Wysyłanie ze wstążki
• Wysyłanie za pomocą prawego przycisku myszy
• Wysyłanie z list

Wszystkie trzy opcje powodują otworzenie strony konfiguracyjnej, która umożliwia zdefiniowanie odbiorców oraz kolejności podpisywania, jeśli wymagany jest więcej niż jeden podpis.

Wysyłanie ze wstążki

Wysyłanie ze wstążki przydaje się, jeżeli chcesz dołączyć wiele dokumentów SharePoint:

1. Wybierz dokumenty do wysłania, klikając symbol zaznaczenia po lewej stronie nazwy dokumentu.
2. Kliknij kartę ze wstążki w górnej części strony.
   • Wszystkie zaznaczone dokumenty zostaną automatycznie załączone.
3. Kliknij ikonę Wyślij do podpisania.

Wysyłanie za pomocą prawego przycisku myszy

Wysyłanie za pomocą prawego przycisku myszy umożliwia szybkie wysłanie dokumentu z listy, ale załącza tylko jeden plik do umowy:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dokument, który chcesz wysłać do podpisania.
2. Wybierz wielokropek (...), aby otworzyć menu kontekstowe.
3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z menu.

Wyślij z list

Wysyłanie z listy to taki sam proces, jak wysyłanie dokumentu ze wstążki lub za pomocą prawego przycisku myszy.

istnieją dwie istotne różnice:

• Żadne dokumenty nie są dołączane automatycznie. W zależności od ustawień osobistych należy wykonać jedną z poniższych czynności:
  • Dodać plik z programu SharePoint
  • Załączyć pliki na stronie umowy
• Zwrócony plik PDF z podpisaną kopią (i ewentualnie ścieżką audytu) zostanie dołączony do listy, a nie dostarczony do nowego folderu.
  • Wyjątek stanowi sytuacja, w której folder przechowywania dokumentów został określony przez administratora SharePoint — w takim przypadku plik PDF zostanie zapisany w tym folderze.

Konfiguracja umowy

Po otwarciu nowej umowy zostanie wyświetlona strona konfiguracyjna, którą można przeglądać w czterech odpowiednich dla zadań częściach:

A. Odbiorcy — osoby podpisujące lub zatwierdzające umowę

B. Szczegóły wiadomości — nazwa i ogólna wiadomość umowy

C. Opcje — opcjonalnie funkcje związane z umową

D. Pliki — faktyczne dokumenty/pliki do podpisania/zatwierdzenia

○ Należy pamiętać, że dokument wykorzystany do otworzenia umowy zostanie automatycznie dołączony do umowy.

Sekcja Odbiorcy

W sekcji Odbiorcy przełącznik w górnej części strony prosi o wybranie podstawowej kolejności podpisywania w obiegu pracy:

• Gdy opcja Finalizuj w kolejności jest włączona (patrz poniżej), odbiorcy będą numerowani zgodnie z kolejnością uczestnictwa, a sekwencyjny proces podpisywania będzie przechodzić z jednego kroku do następnego.

○ W ramach sekwencji można określić kroki „zbiorcze”, dzięki którym:

► Podzbiór sygnatariuszy może podpisywać równocześnie (hybrydowy obieg pracy)

► Dowolny członek grupy może złożyć podpis w imieniu całej grupy (grupa odbiorców)

• Gdy opcja Finalizuj w dowolnej kolejności jest włączona, użytkownicy nie są numerowani i mogą składać podpisy równolegle.

Po prawej stronie przełącznika kolejności podpisywania dostępne są dwa łącza:

• Dodaj mnie — kliknij łącze, aby ustawić siebie jako następnego sygnatariusza w kolejności podpisywania.
• Dodaj grupę odbiorców — kliknij łącze, aby utworzyć krok „zbiorczy”, w którym możesz określić grupę sygnatariuszy mogących składać podpisy. Możesz np. utworzyć grupę dla działu kadr, w której tylko jedna osoba składa podpisy.

Każdy odbiorca jest tworzony z pięcioma elementami:

A. Krok podpisu — określa, w którym momencie procesu odbiorca otrzymuje dostęp do umowy (gdy włączona jest opcja Finalizacja w kolejności).

B. Rola — definiuje sposób, w jaki odbiorca może pracować nad dokumentem.

○ Sygnatariusze (domyślne) — odbiorcy, którzy powinni złożyć przynajmniej jeden podpis.

○ Osoby zatwierdzające — odbiorcy, którzy przeglądają i zatwierdzają dokument, ale nie muszą składać wiążących podpisów.

○ Osoby delegujące — odbiorcy, którzy nie podpisują ani nie zatwierdzają dokumentów. Delegują oni możliwość podpisania lub zatwierdzenia innej osobie.

C. Adres e-mail — kto jest odbiorcą? Musi to być osobisty adres e-mail.

D. Proces weryfikacji — w jaki sposób odbiorca będzie uwierzytelniany?

○ Adres e-mail (domyślnie) — uwierzytelnianie w oparciu o dostęp do poczty e-mail

○ Hasło — wygenerowane przez nadawcę hasło alfanumeryczne, które należy przekazać odbiorcy innym kanałem.

○ Media społecznościowe — uwierzytelnianie poprzez inne portale społecznościowe, takie jak Facebook czy LinkedIn.

○ KBA (tylko na terenie USA) — uwierzytelnianie w oparciu o wiedzę wymaga od odbiorcy wpisania swojego numeru ubezpieczenia społecznego, a następnie odpowiedzi na kilka pytań wygenerowanych na podstawie publicznych baz danych.

○ Telefon — wymaga podania przez nadawcę numeru telefonu odbiorcy, dzięki czemu będzie mu można wysłać kod SMS, gdy potrzebny będzie jego podpis.

E. Notatka prywatna (opcjonalnie) — nadawca może przekazać każdemu odbiorcy indywidualne instrukcje, które pojawiają się, gdy odbiorca wyświetli umowę.

Łącze Pokaż odbiorców DW poniżej listy odbiorców wyświetla pole, w którym można wprowadzić adresy e-mail do wiadomości (DW), na które zostanie przesłana kopia umowy bez możliwości podpisania/zatwierdzenia.

Hybrydowe obiegi pracy

„Hybrydowy” obieg pracy to przykład sekwencyjnej kolejności podpisywania, gdzie jeden lub więcej kroków podpisywania obejmuje dwóch lub więcej odbiorców, którzy uzyskują dostęp do dokumentu w tym samym czasie. Wszyscy równolegli sygnatariusze muszą uzupełnić swoją część, zanim proces sekwencyjny przejdzie do następnego kroku podpisywania.

Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:

Krok 1 to fclarke@gmail.com. Gdy umowa zostanie wysyłana do podpisu, tylko użytkownik fclarke otrzyma powiadomienie. Gdy fclarke podpisze dokument, przechodzimy do następnego kroku.

Krok 2 to krok hybrydowy. Wszyscy trzej odbiorcy otrzymali taki sam numer (2), co oznacza, że program Adobe Sign poinformuje wszystkich odbiorców w tym samym czasie.  Mogą oni złożyć podpisy w dowolnej kolejności, jednak wszyscy muszą uzupełnić swoją część, zanim cykl podpisywania przejdzie do następnego kroku.

Krok 3 to kolejny indywidualny odbiorca, jednak tym razem jest on określony jako osoba zatwierdzająca (ikona haczyka, a nie końcówka pióra). Gdy odbiorca z „kroku 3” zatwierdzi swoją część, umowa zostaje zakończona — dokument jest sfinalizowany. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię dokumentu w formacie PDF.

Aby stworzyć grupę hybrydową, wprowadź adresy e-mail wszystkich stron, tak jakby byli to indywidualni odbiorcy, a następnie kliknij i przeciągnij pole odbiorcy nad inne pole w grupie hybrydowej. Na ekranie wyświetli się informacja o tworzeniu grupy równoległej.

Grupy odbiorców

Grupy odbiorców są przydatne, gdy konieczny jest podpis organizacji, a nie konkretnej osoby w grupie.  

Na powyższej ilustracji przedstawiony jest przykładowy cykl podpisywania składający się z 3 kroków:

Krok 1 (JohnDoe) jest sygnatariuszem i zostanie poinformowany o konieczności złożenia podpisu zaraz po wysłaniu dokumentu.  Gdy JohnDoe złoży swój podpis, umowa przejdzie do kroku 2.

Krok 2 to grupa odbiorców osób zatwierdzających o nazwie „HR Group”. Do grupy dodano czterech sygnatariuszy, a każdemu został przydzielony inny proces weryfikacji (przykładowo). Gdy którykolwiek z odbiorców zatwierdzi dokument, umowa przejdzie do trzeciego kroku.

Krok 3 to indywidualny sygnatariusz. W momencie złożenia końcowego podpisu dokument zostaje sfinalizowany. Wszystkie strony zostaną o tym poinformowane i otrzymają kopię dokumentu w formacie PDF.

Aby utworzyć grupę odbiorców, kliknij łącze Dodaj grupę odbiorców w prawym górnym rogu pola odbiorcy. Spowoduje to utworzenie zbioru, w którym należy wprowadzić nazwę grupy oraz potencjalnych odbiorców.

Sekcja Wiadomość

Sekcja Wiadomość zawiera dwa pola, które mogą znacznie zwiększyć skuteczność, a jeśli skonfigurowano osobisty szablon, te pola zostaną automatycznie wypełnione zdefiniowanymi wartościami.

Pole Nazwa umowy umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.

Uwaga: ta wartość może być edytowana do momentu wysłania umowy.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje.

• Jeśli Twoje konto zostało skonfigurowane do używania szablonów wiadomości, łącze dostępu do szablonów jest wyświetlane w prawej górnej części sekcji wiadomości.

Sekcja Opcje

Sekcja Opcje umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentem po jego wysłaniu:

• Ochrona hasłem — wymagaj od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF.  To hasło jest definiowane przez nadawcę i przekazywane innym kanałem. Usługa Adobe Sign nie przechowuje tego hasła, dlatego należy je zapamiętać!
• Termin sfinalizowania — ustaw liczbę dni, po upływie których umowa wygasa i nie można już jej ukończyć.
  •  Termin sfinalizowania będzie widoczny tylko wtedy, jeśli zostanie włączony przez administratora.
• Ustaw przypomnienie — ustaw częstotliwość przypomnień tak, aby były wysyłane do momentu sfinalizowania umowy. Informowani będą tylko bieżący odbiorcy.
• Język odbiorcy — wybierz język, którego chcesz używać w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorców oraz podczas korzystania z funkcji podpisywania.

Sekcja Pliki

W sekcji Pliki można załączyć dokumenty do transakcji. Oryginalny dokument wykorzystany do rozpoczęcia umowy powinien być już załączony.

Adobe Sign połączy wszystkie dokumenty w jeden plik PDF do podpisania i utworzy go na podstawie kolejności dokumentów na liście. Kolejność dokumentów można zmienić, klikając i przeciągając poszczególny dokument na nową pozycję listy.

Pliki można dołączyć z biblioteki Adobe Sign, usługi Dokumenty Google, Box.net lub Dropbox, bądź przesłać je z lokalnego systemu za pomocą funkcji wyszukiwania plików lub metody „przeciągnij i upuść”.

Dozwolone typy plików: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu

Tuż pod listą plików znajduje się pole wyboru Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.  Ta opcja pozwala otwierać przesłane dokumenty i w razie potrzeby umieszczać w nich pola formularza.

Należy umieścić przynajmniej pola podpisu, jednak dostępnych jest wiele innych pól, których można używać do tworzenia złożonych formularzy.

Śledzenie umów

Stan umowy

Po wysłaniu umowy najlepiej jest śledzić jej postęp na stronie Stan umowy, do której można przejść za pomocą ikony stanu umowy na wstążce usługi Adobe Sign.

Strona Stan umowy zawiera wszystkie umowy wysłane ze środowiska SharePoint, do przeglądania których masz uprawnienia.

Domyślna kolejność listy to kolejność według daty wysłania — ostatnie umowy znajdują się na górze listy:

Aby filtrować umowy w widoku, można użyć pola wyszukiwania, które znajduje się w prawym górnym rogu strony.  Pole wyszukiwania umożliwia wyszukanie dowolnego ciągu w polach i zwraca wszystkie wyniki:

Wyszukiwanie stanu umowy za pomocą dokumentu lub listy

Wszystkie wysłane umowy można łatwo wyszukać przy pomocy dokumentu lub listy SharePoint w następujący sposób:

1. Znajdź i wybierz dokument / pozycję listy do wyszukania.
2. Kliknij opcję Stan umowy (na wstążce lub w menu kontekstowym wyświetlanym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy).

Odświeżanie stanu umowy

Kolumna daleko po prawej stronie tabeli stanu umowy to operacja „Odśwież”, która aktywnie wysyła zapytanie do usługi Adobe Sign o zaktualizowanie stanu umowy.  Usługa SharePoint będzie automatycznie i regularnie aktualizować wszystkie umowy oczekujące na działanie ze strony odbiorcy. Operacja Odśwież pozwala na aktualizowanie umowy poza cyklem, gdy konieczne jest poznanie stanu w czasie rzeczywistym.

Usuwanie rekordu umowy

Ostatnia ikona w prawej części strony Stan umowy to ikona Usuń.  Ta operacja spowoduje usunięcie rekordu umowy w SharePoint, ale nie spowoduje anulowania ani usunięcia umowy w usłudze Adobe Sign.  Tej operacji należy używać ostrożnie, ponieważ nie można jej cofnąć.

Podpisane dokumenty

W zależności od konfiguracji pakietu Adobe Sign przez administratora SharePoint podpisane dokumenty są wypychane do następujących miejsc:

• Folder globalny — w przypadku tej konfiguracji wszystkie sfinalizowane dokumenty znajdują się w tym folderze.
• Nowy folder w bibliotece źródłowej — jeśli nie określono folderu globalnego, nowy folder o nazwie „Podpisane umowy” zostanie utworzony w bibliotece Dokument, z której umowa została utworzona/wysłana. W przypadku wszystkich sfinalizowanych umów wysyłanych z tej samej biblioteki wypełnione pliki PDF są zwracane do tego samego folderu Podpisane umowy.
• Dołączone do pozycji listy — jeśli użytkownik wyśle umowę z pozycji listy, załączniki są wyświetlane na liście.

Zarządzanie umowami

Ikona Zarządzaj umowami otwiera inny widok umów powiązanych z użytkownikiem, zawierający więcej funkcji.  Podczas gdy strona Stan umowy wyświetla prosty widok wszystkich umów z opcją aktualizacji ich stanu, widok zarządzania umowami oferuje szerszy wgląd w umowy i dodatkowe opcje modyfikowania ich właściwości.

Struktura strony Zarządzaj

Strona Zarządzaj zawiera dużo osadzonych funkcji. W celu uproszczenia można ją podzielić na trzy obszary funkcjonalne:

A. Zawartość i filtry

B. Lista umów

C. Narzędzia umów

Filtry zawartości

Strona Zarządzaj ma cztery opcje zawartości/filtrowania:

Lista umów

Lista umów wyświetla poszczególne umowy, które są zgodne z wybraną zawartością. Lista jest zredukowana przez zastosowane filtry.

Dla każdej umowy wyświetlane są następujące informacje:

Odbiorca – obecny odbiorca (jeśli umowa jest przetwarzana) lub pierwszy odbiorca (jeśli umowa wygasła, została sfinalizowana lub anulowana).

• Nazwa odbiorcy jest wyświetlana, jeśli jest znana. Jeśli Nazwa odbiorcy jest nieznana, wyświetlany jest adres e-mail odbiorcy.

Nadawca – nadawca umowy.

Tytuł – nazwa umowy.

Stan – bieżący stan umowy względem cyklu podpisywania. (W poniższym przykładzie użyto opcji Wszystkie, więc wyświetlane są różne stany).

Data modyfikacji – data ostatniej modyfikacji umowy.

Domyślna kolejność sortowania umów wykorzystuje ostatnią datę modyfikacji.

Niemniej można kliknąć dowolny nagłówek kolumny, aby posortować zestaw danych wg wartości.

Lista umów

Narzędzia umów są dostępne po kliknięciu dowolnej umowy lub szablonu:

Pojawia się panel po prawej stronie, w którym znajdują się narzędzia zapewniające dostęp do umowy i możliwości manipulowania umową (lub dokumentem w bibliotece / formularzem internetowym / formularzem wysyłania zbiorczego):

Wyświetl i podpisz – opcja dostępna tylko w przypadku umów, które mają stan Oczekujące na Ciebie.

Otwórz umowę / szablon / formularz internetowy / Wyślij zbiorczo – otwiera obiekt w pełnym widoku dokumentu.

• Umowy przedstawiają bieżący stan umowy, jeśli znajdują się w cyklu podpisywania.
• Szablony przedstawiają dokumenty bazowe użyte do utworzenia szablonu.

Użyj szablonu – tylko szablony (dokumenty w bibliotece).  Ta opcja rozpoczyna nową umowę z dołączonym szablonem.

Uzyskaj kod – tylko formularze internetowe. Ta opcja otwiera stronę, na której użytkownik może skopiować kod HTML lub kod skryptu formularza internetowego.

Edytuj szablon / formularz internetowy – umożliwia użytkownikowi edycję szablonu.

Przypomnienie – umożliwia użytkownikowi ustawienie przypomnienia dla bieżącego odbiorcy.

Anuluj – anuluje umowę.

Pobierz plik PDF – pobiera kopię PDF umowy w bieżącym stanie.

• Szablony nadrzędne będą pobierać kopie PDF oryginalnych dokumentów użytych do utworzenia szablonu.

Pobierz raport inspekcji – pobiera raport inspekcji umowy.

Pobierz dane pól formularza – pobiera plik CSV z zawartością pola dla sfinalizowanej umowy.

• Obiekty szablonów nadrzędnych pobierają plik CSV z zawartością na poziomie pola dla wszystkich umów podrzędnych, które zostały sfinalizowane.

Zmodyfikuj umowę – umożliwia użytkownikowi edytowanie dokumentów umów i/lub pól umieszczonych w dokumencie.

• Ta opcja jest dostępna tylko do momentu, w którym pierwszy odbiorca podejmie działanie.

Usuń – tylko szablony (dokumenty w bibliotece). Usuwa szablon z systemu. Jest to działanie nieodwołalne.

Ukryj umowę / szablon / formularz internetowy / Wyślij zbiorczo — ukrywa obiekt z widoku użytkownika.  To działanie usuwa obiekt tylko z widoku; nie są wykonywane żadne inne operacje.

Udostępnij – umożliwia użytkownikowi udostępnienie obiektu wyraźnie dla innego użytkownika.  Tego działania nie można cofnąć.

Uwagi – umożliwia użytkownikowi wprowadzenie osobistych uwag do obiektu.

Pobierz poszczególne pliki – umożliwia użytkownikowi pobranie poszczególnych plików, jeśli do utworzenia umowy/szablonu użyto wielu plików.

Wyświetl raport aktywności — tylko Wyślij zbiorczo. Ta opcja tworzy podsumowanie postępów umów wysłanych za pomocą funkcji Wyślij zbiorczo z podziałem listy odbiorców na kategorie dopasowane do stanu podpisywania umowy.

Zastąp aktualnego odbiorcę – opcja dostępna tylko w przypadku umów wysłanych przez użytkownika. Umożliwia użytkownikowi zastąpienie aktualnego odbiorcy umowy.

Aktywność – rozproszona lista zdarzeń, które miały miejsce w związku z umową. Rozpoczyna się od zdarzenia utworzenia, rejestruje wszystkie działania odbiorcy i kończy się stanem Sfinalizowana/Anulowana/Wygasła.

Szybkie łącza do typowych zadań

Poniżej przedstawiono materiały referencyjna dla najczęściej używanych zadań wraz z dokładnym przeglądem strony zarządzania oraz najważniejszych funkcji.

• Ustawianie przypomnień
• Zastępowanie sygnatariusza umowy
• Edycja dokumentu lub pól w umowie, która została wysłana
• Udostępnianie umowy
• Wyświetlanie ścieżki audytu umowy

Szablony biblioteki (dokumenty)

Ikona szablonów biblioteki na wstążce Adobe Sign umożliwia wysłanie dokumentu SharePoint do środowiska tworzenia treści Adobe Sign, w którym można umieścić pola formularza, a następnie zapisanie formularza z udostępnionymi polami w bibliotece Adobe Sign.

Aby wyświetlić szablon dokumentu:

1. Kliknij dokument, z którego chcesz utworzyć szablon.
2. Kliknij ikonę szablonu biblioteki na wstążce (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu).
   • Zostanie otworzone środowisko tworzenia dokumentów Adobe Sign, wyświetlając cały dokument.
3. Umieść w dokumencie wymagane pola
   • Jeśli tworzysz szablon, który wymaga wprowadzania danych/podpisów od dwóch osób, umieść wszystkie pola dla pierwszego odbiorcy.  Zmień pole Odbiorcy na Uczestnik 2, a następnie umieść pola dla drugiego sygnatariusza / drugiej osoby zatwierdzającej.

4. Po zakończeniu pracy nad szablonem kliknij przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

• Spowoduje to zapisanie szablonu w bibliotece Adobe Sign.  

Kopia PDF do pobrania