Podręcznik użytkownika Anuluj

Adobe Sign dla SharePoint (On-Premises) — instrukcja mapowania szablonów

  1. Integracje z usługą Adobe Acrobat Sign
  2. Nowości
  3. Wersje produktów i cykl eksploatacji
  4. Acrobat Sign dla Salesforce
    1. Instalacja pakietu
    2. Konfigurowanie pakietu
    3. Podręcznik użytkownika
    4. Podręcznik dla programistów
    5. Instrukcja wprowadzania ustawień zaawansowanych
    6. Instrukcja mapowania pól i szablonów
    7. Podręcznik użytkownika aplikacji mobilnej
    8. Przewodnik automatyzacji obiegów
    9. Przewodnik narzędzia Document Builder
    10. Konfigurowanie dużych dokumentów
    11. Instrukcja aktualizacji
    12. Informacje o wydaniu
    13. Często zadawane pytania
    14. Przewodnik rozwiązywania problemów
    15. Dodatkowe artykuły
  5. Acrobat Sign dla Microsoft
    1. Acrobat Sign dla Microsoft 365
      1. Instrukcja instalacji
    2. Acrobat Sign dla Outlook
      1. Podręcznik użytkownika
    3. Acrobat Sign dla programu Word/PowerPoint
      1. Podręcznik użytkownika
    4. Acrobat Sign dla Teams
      1. Podręcznik użytkownika
      2. Podręcznik Sign na żywo
      3. Podręcznik użytkownika mobilnego
      4. Informacje o wydaniu
      5. Zatwierdzenia Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign dla Microsoft PowerApps i Power Automate
      1. Podręcznik użytkownika
      2. Informacje o wydaniu
    6. Łącznik Acrobat Sign dla Microsoft Search
      1. Podręcznik użytkownika
      2. Informacje o wydaniu
    7. Acrobat Sign dla Microsoft Dynamics
      1. Omówienie
      2. Dynamics Online: Instrukcja instalacji 
      3. Dynamics Online: Podręcznik użytkownika 
      4. Dynamics On-Prem: Instrukcja instalacji 
      5. Dynamics On-Prem: Podręcznik użytkownika
      6. Instrukcja obiegu pracy Dynamics
      7. Dynamics 365 dla Talent
      8. Instrukcja aktualizacji
      9. Informacje o wydaniu
    8. Acrobat Sign dla Microsoft SharePoint
      1. Omówienie
      2. SharePoint On-Prem: Instrukcja instalacji
      3. SharePoint On-Prem: Instrukcja mapowania szablonu
      4. SharePoint On-Prem: Podręcznik użytkownika
      5. SharePoint On-Prem: Informacje o wydaniu
      6. SharePoint Online: Instrukcja instalacji
      7. SharePoint Online: Instrukcja mapowania szablonu
      8. SharePoint Online: Podręcznik użytkownika
      9. SharePoint Online: Instrukcja mapowania formularzy internetowych
      10. SharePoint Online: Informacje o wydaniu
  6. Acrobat Sign dla ServiceNow
    1. Omówienie
    2. Instrukcja instalacji
    3. Podręcznik użytkownika
    4. Informacje o wydaniu
  7. Acrobat Sign dla HR ServiceNow
    1. Instrukcja instalacji
  8. Acrobat Sign dla SAP SuccessFactors
    1. Podręcznik instalacji kokpitu (wycofano)
    2. Podręcznik instalacji dotyczący rekrutacji (wycofano)
    3. Podręcznik użytkownika dotyczący rekrutacji
    4. Podręcznik instalacji usługi Cloud Foundry
    5. Informacje o wydaniu
  9. Acrobat Sign dla oprogramowania Workday
    1. Instrukcja instalacji
    2. Skrócona instrukcja obsługi
    3. Samouczek dotyczący konfiguracji
  10. Acrobat Sign dla NetSuite
    1. Instrukcja instalacji
    2. Informacje o wydaniu
  11. Adobe Acrobat Sign dla SugarCRM
  12. Acrobat Sign dla VeevaVault
    1. Instrukcja instalacji
    2. Podręcznik użytkownika
    3. Instrukcja aktualizacji
    4. Informacje o wydaniu
  13. Acrobat Sign dla Coupa BSM Suite
    1. Instrukcja instalacji
  14. Acrobat Sign — dokumentacja programisty
    1. Omówienie
    2. Elementy webhook
    3. Znaczniki tekstowe
Uwaga:

Obsługa programu Adobe Acrobat Sign dla Microsoft SharePoint On-Premises ma się zakończyć do 22 października 2023 r. W rezultacie po upływie tego terminu nie będzie już można wysyłać umów za pośrednictwem tej integracji.

Integracja programu Adobe Acrobat Sign z usługą Microsoft SharePoint Online pozostanie nienaruszona.

Opis ogólny

Adobe Sign obsługuje powiązanie danych między listami SharePoint a polami formularza umowy.

Przy użyciu obiegów pracy i mapowania pól listy do pól formularza możesz automatycznie wstępnie wypełnić dokumenty przed wysłaniem, skracając czas wypełniania formularzy przez nadawców i/lub sygnatariuszy i ograniczając ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych.

W razie potrzeby można również utworzyć mapowanie wyodrębniające dane z pól formularza z podpisanej umowy w celu wypełnienia listy SharePoint.


Kilka słów na temat tworzenia formularzy internetowych z polami

Pomyślne mapowanie wymaga stworzenia formularzy internetowych ze zdefiniowanymi nazwami pól, dzięki czemu można logicznie powiązać pola listy z polami formularza Adobe Sign.

Istnieje wiele sposobów tworzenia formularzy, które można następnie przesłać do usługi Adobe Sign:

  • Środowisko tworzenia aplikacji Adobe Sign umożliwia automatyczne wykrywanie pól, co znacznie przyspiesza tworzenie formularzy.
    • Automatycznie rozmieszczone pola formularza mają nazwę ogólną (pole niestandardowe 1) i należy zmienić ich nazwę na coś wskazującego na użycie pola.
  • Formularze w formacie PDF można również tworzyć przy użyciu programu Acrobat.  Formularze programu Acrobat mogą również automatycznie wykrywać odpowiednie miejsce pola.
    • Program Acrobat automatycznie umieszcza pola, używając nazwy pola pochodzącej z tekstu dokumentu. Nazwy te są często niejasne lub rozbudowane i należy je edytować do intuicyjnej wartości, aby można było je wstawić w pole.
  • Znaczniki tekstowe mogą być używane, jeśli generowanie dokumentu tworzy edytowalny dokument tekstowy

Mapowanie pól opiera się na logicznym powiązaniu nazwy pola w formularzu i nazwy kolumny w programie SharePoint.

Niezależnie od używanej metody należy poprawnie nazwać pola, aby można je było łatwo zidentyfikować, gdy są wyświetlane w formacie listy (podczas procesu mapowania).

Uwaga:

Obsługiwane są następujące typy kolumn SharePoint: Pojedynczy wiersz tekstu, Liczba, Wybór („Przyciski opcji”), Wiele wierszy tekstu, Tak/nie (pole wyboru). 

Typ kolumny SharePoint Typ pola Adobe Sign
Pojedynczy wiersz tekstu Tekst 
Liczba Tekst
Wybór („Przyciski opcji”) Przyciski opcji
Wiele wierszy tekstu Tekst wielowierszowy
Tak/nie (pole wyboru) Pole wyboru


Obieg pracy mapowania szablonu krok po kroku

W poniższym przykładzie administrator programu SharePoint chce wysłać umowy do listy klientów.

Istniejąca lista programu SharePoint z klientami zawiera już pewne szczegóły dotyczące poszczególnych odbiorców („Imię” i „Nazwisko”), ale zbierane są dodatkowe informacje („Wiek” i „Zawód”).

Utworzony zostanie formularz (za pomocą znaczników tekstowych) w celu zaimportowania wartości nazw z listy programu SharePoint i zebrania żądanych nowych wartości.

Po zakończeniu umowy wartości mapowanych pól w formularzu są ponownie umieszczane na liście programu SharePoint.

Uwaga:

W tym przykładzie przedstawiono formularz zawierający tylko pola w celu zachowania przejrzystości.

Formularz będzie prawdopodobnie miał dużo więcej zawartości, ale pola będą działały tak samo.

  1.  Tworzenie listy programu SharePoint

    Zaloguj się do witryny SharePoint i utwórz listę sygnatariuszy (są to osoby, do których chcesz wysłać umowę do podpisania).

    • W tym przykładowym obiegu pracy użyjemy pana Jana Kowalskiego.
    obraz

  2. Utwórz szablon umowy (za pomocą formatu Word, PDF itp.)

    Należy pamiętać o użyciu odpowiednich znaczników tekstowych, które powinny być podobne do następujących: {{first_name}}

    W tym przykładzie używamy dokumentu o nazwie test_mapowania.docx, który zawiera cztery znaczniki tekstowe:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    – obraz

  3. Utwórz mapowania szablonów

    Istnieją dwa rodzaje mapowania szablonów:

    • Mapowanie SharePoint do umowy służy do wstępnego wypełniania szczegółów z listy SharePoint (krok 1) do umowy Adobe Sign.
    1. Wybierz przycisk opcji Mapowania SharePoint do umowy.
    2. Wybierz właściwą listę z rozwijanego menu.
      • Należy skonfigurować mapowanie szablonu dla poprawnej listy (np.: lista utworzona w kroku 1). W przeciwnym razie mapowanie szablonu nie będzie działać poprawnie.
      • Możesz zdefiniować unikatowe mapowania szablonów dla poszczególnych list programu SharePoint.
    3. Skonfiguruj prawidłowe mapowanie między polami SharePoint i Umowa.
      • Pole SharePoint jest nazwą kolumny wymienionej na liście programu SharePoint (krok 1).
      • Pole Umowa jest nazwą „Znacznik tekstowy” używaną w szablonie umowy (krok 2).
      • W tym przykładzie używamy wartości „FirstName” i „LastName” dla programu SharePoint → Mapowanie umowy, dzięki czemu odpowiednie wartości „first_name” i „last_name” zostaną wstępnie wypełnione w szablonie umowy przy użyciu wartości z listy programu SharePoint.
    obraz

    • Mapowanie umowy do programu SharePoint służy do aktualizowania listy programu SharePoint wartościami z pól umowy po zakończeniu umowy:
    1. Wybierz przycisk opcji Mapowanie umowy do programu SharePoint.
    2. Wybierz odpowiednią listę z rozwijanego menu. 
    3. Skonfiguruj prawidłowe mapowanie między polami programu SharePoint i umowy. 
      • W tym przykładzie używamy pól „Zawód” i „Wiek” dla Umowa → Mapowanie SharePoint, które odpowiada polom „zawód” i „wiek” znacznika tekstowego.
    obraz

  4. Rozpocznij proces Wyślij do podpisania

    Mając poprawnie powiązane pola między listą a szablonem umowy, możesz wysłać umowę:

    • Przejdź do listy programu SharePoint (utworzonej w kroku 1).
    • Wybierz sygnatariusza z listy. W tym przykładzie jest to pan Jan Kowalski.
    • Przejdź do menu wstążki Adobe Sign i wybierz opcję Wyślij do podpisania.
    obraz

  5. Wybierz szablon umowy

    Na tym etapie należy wybrać właściwy szablon umowy utworzony w kroku 2.

    • Wybierz szablon umowy (test_mapowania w tym przykładzie).
    • Kliknij opcję Dołącz.
    obraz

  6. Uzupełnij stronę wysyłania:

    • Wprowadź adres e-mail odbiorcy
      • Jeśli postępujesz zgodnie z tym przykładem, wprowadź adres e-mail, do którego masz dostęp.
        • Ten adres e-mail musi być inny niż adres, z którego wysyłasz umowę.
    • Zmień Wiadomość stosownie do potrzeb.
    • Sprawdź, czy w sekcji Pliki dołączono prawidłowy szablon umowy.
    • Zaznacz opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.
    • Kliknij przycisk Dalej.
    Konfiguracja umowy

  7. Sprawdź mapowanie funkcji SharePoint → Szablonu mowy:

    Na tym etapie powinna istnieć możliwość sprawdzenia, czy mapowanie szablonu umowy w programie SharePoint działa poprawnie.

    Zgodnie z naszym przykładem nazwy „imię” i „nazwisko” zostały automatycznie uzupełnione odpowiednimi informacjami na podstawie informacji z listy programu SharePoint:

    • Sprawdź, czy każde mapowane pole importuje poprawne wartości.
    • Sprawdź, czy niezmapowane pola są puste. Są to pola, które wypełnia odbiorca.
    • Dodaj dodatkowe pola zgodnie z wymaganiami.
      • Dodaj co najmniej pole Podpis.
    • Kliknij przycisk Wyślij.
    Umieszczanie pól

  8. Zakończ obieg pracy sygnatariusza:

    Odbiorca wypełnia umowę:

    • Odbiorca uzyskuje dostęp do umowy za pomocą łącza w wiadomości e-mail.
      • Jeśli korzystasz z przykładu, zaloguj się do skrzynki-e-mail, na którą wysłano umowę.
    • Odbiorca wypełnia formularz umowy.
      • Wprowadź wartości dla pól zawód i wiek.
    • Podpisz dokument.
    • Kliknij przycisk Kliknij, aby podpisać, aby zakończyć proces podpisywania.
    Kliknij, aby podpisać

  9. Sprawdź mapowanie funkcji Umowa → SharePoint:

    Po pomyślnym zakończeniu umowy:

    • Zaloguj się ponownie na koncie SharePoint.
    • Przejdź do listy programu SharePoint (krok 1).
    • Sprawdź, czy mapowanie umowy programu SharePoint zadziałało poprzez sprawdzenie listy i sprawdzenie, czy nowe wartości z szablonu umowy zostały przesłane do programu SharePoint.
    obraz

Adobe

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online

Adobe MAX

The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online

Adobe MAX 2024

Adobe MAX
The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online

Adobe MAX

The Creativity Conference

14–16 października, plaża Miami Beach i online