Adobe Sign dla SharePoint (On-Premises) — instrukcja mapowania szablonów

 Tworzenie listy programu SharePoint

Zaloguj się do witryny SharePoint i utwórz listę sygnatariuszy (są to osoby, do których chcesz wysłać umowę do podpisania).

• W tym przykładowym obiegu pracy użyjemy pana Jana Kowalskiego.

Utwórz szablon umowy (za pomocą formatu Word, PDF itp.)

Należy pamiętać o użyciu odpowiednich znaczników tekstowych, które powinny być podobne do następujących: {{first_name}}

W tym przykładzie używamy dokumentu o nazwie test_mapowania.docx, który zawiera cztery znaczniki tekstowe:

• {{first_name}}
• {{last_name}}
• {{age}}
• {{occupation}}

Utwórz mapowania szablonów

Istnieją dwa rodzaje mapowania szablonów:

• Mapowanie SharePoint do umowy służy do wstępnego wypełniania szczegółów z listy SharePoint (krok 1) do umowy Adobe Sign.

1. Wybierz przycisk opcji Mapowania SharePoint do umowy.
2. Wybierz właściwą listę z rozwijanego menu.
   • Należy skonfigurować mapowanie szablonu dla poprawnej listy (np.: lista utworzona w kroku 1). W przeciwnym razie mapowanie szablonu nie będzie działać poprawnie.
   • Możesz zdefiniować unikatowe mapowania szablonów dla poszczególnych list programu SharePoint.
3. Skonfiguruj prawidłowe mapowanie między polami SharePoint i Umowa.
   • Pole SharePoint jest nazwą kolumny wymienionej na liście programu SharePoint (krok 1).
   • Pole Umowa jest nazwą „Znacznik tekstowy” używaną w szablonie umowy (krok 2).
   • W tym przykładzie używamy wartości „FirstName” i „LastName” dla programu SharePoint → Mapowanie umowy, dzięki czemu odpowiednie wartości „first_name” i „last_name” zostaną wstępnie wypełnione w szablonie umowy przy użyciu wartości z listy programu SharePoint.

• Mapowanie umowy do programu SharePoint służy do aktualizowania listy programu SharePoint wartościami z pól umowy po zakończeniu umowy:

1. Wybierz przycisk opcji Mapowanie umowy do programu SharePoint.
2. Wybierz odpowiednią listę z rozwijanego menu. 
3. Skonfiguruj prawidłowe mapowanie między polami programu SharePoint i umowy. 
   • W tym przykładzie używamy pól „Zawód” i „Wiek” dla Umowa → Mapowanie SharePoint, które odpowiada polom „zawód” i „wiek” znacznika tekstowego.

Rozpocznij proces Wyślij do podpisania

Mając poprawnie powiązane pola między listą a szablonem umowy, możesz wysłać umowę:

• Przejdź do listy programu SharePoint (utworzonej w kroku 1).
• Wybierz sygnatariusza z listy. W tym przykładzie jest to pan Jan Kowalski.
• Przejdź do menu wstążki Adobe Sign i wybierz opcję Wyślij do podpisania.

Wybierz szablon umowy

Na tym etapie należy wybrać właściwy szablon umowy utworzony w kroku 2.

• Wybierz szablon umowy (test_mapowania w tym przykładzie).
• Kliknij opcję Dołącz.

Uzupełnij stronę wysyłania:

• Wprowadź adres e-mail odbiorcy
  • Jeśli postępujesz zgodnie z tym przykładem, wprowadź adres e-mail, do którego masz dostęp.
    • Ten adres e-mail musi być inny niż adres, z którego wysyłasz umowę.
• Zmień Wiadomość stosownie do potrzeb.
• Sprawdź, czy w sekcji Pliki dołączono prawidłowy szablon umowy.
• Zaznacz opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.
• Kliknij przycisk Dalej.

Sprawdź mapowanie funkcji SharePoint → Szablonu mowy:

Na tym etapie powinna istnieć możliwość sprawdzenia, czy mapowanie szablonu umowy w programie SharePoint działa poprawnie.

Zgodnie z naszym przykładem nazwy „imię” i „nazwisko” zostały automatycznie uzupełnione odpowiednimi informacjami na podstawie informacji z listy programu SharePoint:

• Sprawdź, czy każde mapowane pole importuje poprawne wartości.
  
• Sprawdź, czy niezmapowane pola są puste. Są to pola, które wypełnia odbiorca.
• Dodaj dodatkowe pola zgodnie z wymaganiami.
  • Dodaj co najmniej pole Podpis.
• Kliknij przycisk Wyślij.

Zakończ obieg pracy sygnatariusza:

Odbiorca wypełnia umowę:

• Odbiorca uzyskuje dostęp do umowy za pomocą łącza w wiadomości e-mail.
  • Jeśli korzystasz z przykładu, zaloguj się do skrzynki-e-mail, na którą wysłano umowę.
• Odbiorca wypełnia formularz umowy.
  • Wprowadź wartości dla pól zawód i wiek.
• Podpisz dokument.
• Kliknij przycisk Kliknij, aby podpisać, aby zakończyć proces podpisywania.

Sprawdź mapowanie funkcji Umowa → SharePoint:

Po pomyślnym zakończeniu umowy:

• Zaloguj się ponownie na koncie SharePoint.
• Przejdź do listy programu SharePoint (krok 1).
• Sprawdź, czy mapowanie umowy programu SharePoint zadziałało poprzez sprawdzenie listy i sprawdzenie, czy nowe wartości z szablonu umowy zostały przesłane do programu SharePoint.