Adobe Sign dla serwera SharePoint Online — podręcznik użytkownika

Integracja Adobe Sign dla serwera Microsoft® SharePoint zapewnia rozwiązanie do tworzenia, wysyłania, śledzenia i zarządzania podpisami elektronicznymi.

Integracja Adobe Sign dla Microsoft® SharePoint została opracowana jako dodatkowa aplikacja dla SharePoint, której można używać do następujących celów:

• Wysyłanie umowy z biblioteki dokumentów SharePoint lub listy do podpisania.
• Wysyłanie dokumentów do pojedynczego odbiorcy lub grupy odbiorców z biblioteki dokumentów SharePoint lub niestandardowych list SharePoint.
• Mapowanie danych z list SharePoint oraz z bibliotek dokumentów do dokumentów przez mapowanie scalające, gdy dokumenty zostaną wysłane do podpisania.
• Mapowanie danych z pól formularza podpisanej umowy do kolumn tekstowych list SharePoint i w postaci biblioteki dokumentów poprzez mapowanie danych. Po podpisaniu dokumentu jego status jest automatycznie aktualizowany. 
• Archiwizacja wszystkich podpisanych umów w ramach SharePoint.
• Dodawanie stron zarządzania Adobe Sign jako składników sieciowych SharePoint, za pomocą których użytkownicy SharePoint mogą śledzić i aktualizować umowy.

Zobacz Podręcznik instalacji programu Adobe Acrobat Sign dla Microsoft® SharePoint.

Obsługiwane przeglądarki

• Edge — bieżąca wersja
• Chrome — bieżąca wersja
• Firefox — bieżąca wersja
• Safari — bieżąca wersja

Przeglądarki Edge

Aby dodatki SharePoint mogły działać, konieczna jest konfiguracja ustawienia Zaufane witryny w przeglądarce Microsoft® Edge.  Przeglądarka Internet Explorer w wersji 11 lub starszych nie jest obsługiwana.

Ponadto użytkownicy przeglądarki Microsoft® Edge muszą dodatkowo edytować ustawienia zaufanych witryn, aby uwzględnić następujące adresy URL:

• https://*.microsoftonline.com
• https://*.sharepoint.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com

Aby edytować ustawienie Zaufane witryny:

1. Otwórz przeglądarkę Edge, a następnie naciśnij klawisze Windows® + S na klawiaturze.
2. W polu wyszukiwania wpisz Opcje internetowe.
3. Z menu Opcje internetowe wybierz kartę Zabezpieczenia.
4. Wybierz ikonę Zaufane witryny.
5. Wybierz Witryny.
6. Wprowadź jeden z powyższych adresów URL i kliknij przycisk Dodaj.
7. Powtórz krok 6 dla każdego adresu URL.
8. Po zakończeniu zamknij menu Opcje internetowe.

Dostęp do funkcji usługi Adobe Sign

Adobe Sign jest dodatkiem instalowanym przez administratora serwera SharePoint. Jako użytkownik możesz zobaczyć kartę Adobe Sign w górnej części witryny SharePoint.

Kliknięcie karty Adobe Sign powoduje wyświetlenie wstążki zawierającej wszystkie dostępne funkcje Adobe Sign.

Ikony wstążki są niedostępne do momentu kliknięcia obszaru witryny Dokument lub Lista albo zaznaczenia dokumentu.  Po kliknięciu obszaru witryny ikony wstążki staną się aktywne.

Wstążka/menu składa się z pięciu ikon:

• Wyślij do podpisania
• Stan umowy
• Szablon biblioteki
• Zarządzaj umowami
• Ustawienia

Pierwsze cztery to czynności używane regularnie do tworzenia i wysyłania umów.

Ostatnia ikona, Ustawienia, służy do definiowania osobistego szablonu umowy. Po definiowaniu ustawień prawdopodobnie nie wrócisz już do tej strony, o ile konieczne nie będzie dostosowanie szablonu.  Zacznijmy więc od niej.

Określanie ustawień osobistych

Ustawienia osobiste umożliwiają zdefiniowanie domyślnej nazwy i wiadomości umowy dla wszystkich umów wysyłanych z serwera SharePoint za pomocą aplikacji Adobe Sign.

Pole Nazwa umowy (maks. 255 znaków) umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.  Ten ciąg znaków jest umieszczany w wierszu Temat w wiadomości e-mail (zaznaczono poniżej na żółto) do odbiorców, a także w wartości nazwy na stronie Zarządzaj. Wybranie niepowtarzalnej i rozpoznawalnej nazwy umowy pomoże odbiorcom lepiej zidentyfikować wiadomość e-mail i usprawni wyszukiwanie umowy w razie potrzeby.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje (zaznaczono poniżej na zielono). Komunikat pojawi się w wiadomości e-mail Sprawdź i podpisz wysyłanej do wszystkich odbiorców i nie powinien być używany do osobistych notatek dołączanych dla każdego odbiorcy.

Szablony dokumentów list niestandardowych

Tuż pod polami domyślnej nazwy i wiadomości umowy znajdują się dwa ustawienia, które określają sposób dołączania dokumentów podczas wysyłania umowy z listy.

Zachowanie domyślne to zezwolenie nadawcy na wybranie dokumentu z narzędzia SharePoint.

Użytkownik ma dwie dostępne opcje zmiany domyślnego zachowania:

► W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza SharePoint — po włączeniu tej opcji nadawca pomija możliwość dołączenia dokumentu z programu SharePoint. Zamiast tego użytkownikowi wyświetlane są opcje załączenia plików, określone w systemie Adobe Sign.  Mogą one obejmować jedną lub więcej następujących czynności:

o Dołącz z lokalnego systemu

o Dołącz z biblioteki szablonów Adobe Sign

► W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu — po włączeniu tej opcji serwer SharePoint zapamięta załączony plik i załączy go automatycznie do następnej umowy utworzonej z listy, z pominięciem kroku wyboru pliku.  Jest to świetna opcja w przypadku, gdy wielokrotnie używasz tego samego dokumentu.

Wysyłanie umowy

Rozpoczynanie umowy

Wysyłanie umów i uzyskiwanie podpisów to główne zadania usługi Adobe Sign, a w środowisku SharePoint istnieją cztery sposoby rozpoczęcia tego procesu:

• Wysyłanie ze wstążki lub menu
• Wysyłanie za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy
• Wysyłanie z List za pomocą wstążki lub menu
• Wysyłanie z List za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy

Wszystkie cztery opcje powodują otworzenie strony konfiguracyjnej, która umożliwia zdefiniowanie odbiorców oraz kolejności podpisywania, jeśli wymagany jest więcej niż jeden podpis.

Wysyłanie ze wstążki/menu

Wysyłanie ze wstążki jest wykorzystywane, jeżeli chcesz dołączyć wiele dokumentów SharePoint:

1. Wybierz jeden lub więcej dokumentów do wysłania poprzez kliknięcie symbolu zaznaczenia na lewo od nazwy dokumentu.

2. Kliknij kartę ze wstążki w górnej części strony.

3. Kliknij ikonę Wyślij do podpisania.

○ Wszystkie zaznaczone dokumenty zostaną automatycznie załączone.

Wyślij za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy

Wywoływane za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy umożliwia szybkie wysłanie dokumentu na liście dokumentów, ale załącza tylko jeden plik umowy:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy dokument, który chcesz wysłać do podpisania.

2. Wybierz opcję Zaawansowane z menu podręcznego.

3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z podmenu.

Struktura menu klasycznego jest nieco inna:

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz z menu opcję Zaawansowane, a następnie Wyślij do podpisania z podmenu.

Wysyłanie z list

Wysyłanie z listy można wykonać, używając wstążki lub menu kontekstowego, wyświetlanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy.

Wysyłanie z List za pomocą wstążki lub menu

1. Kliknij wybraną pozycję listy.

2. Kliknij ikonę Adobe Sign na wstążce lub menu.

3. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z listy rozwijanej.

Wyślij z List za pomocą menu kontekstowego wyświetlanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz opcję Wyślij do podpisania z menu.

Struktura menu klasycznego jest nieco inna:

1. Kliknij wybraną pozycję listy prawym przyciskiem myszy.

2. Wybierz z menu opcję Zaawansowane, a następnie Wyślij do podpisania z podmenu.

Strona zostanie odświeżona do widoku wyboru pliku:

3. Wybierz plik.

4. Kliknij opcję Dołącz.

Jeśli włączono opcję W przypadku list niestandardowych użyj szablonu dokumentu spoza serwera SharePoint, okno załączania plików SharePoint zostanie pominięte, a użytkownik przejdzie bezpośrednio do konfiguracji strony umowy.  W takim przypadku, aby dodać dokumenty do podpisania, konieczne będzie użycie Sekcji plików.

Należy zapamiętać dwie ważne funkcje:

► Jeśli wybrano opcję W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu, ostatni plik użyty dla tej listy zostanie automatycznie dołączony.

o Jeśli chcesz dołączyć inny plik, wyłącz opcję W przypadku list niestandardowych zawsze używaj wyznaczonego szablonu dokumentu.

► Zwrócony plik PDF z podpisaną kopią (i ewentualnie ścieżką audytu) zostanie dołączony do pozycji listy jako załącznik, a nie dostarczony do nowego folderu.

o Jeśli folder przechowywania dokumentów został określony przez administratora serwera SharePoint, plik PDF zostanie zamiast tego dostarczony do danego folderu.

Konfiguracja umowy

Po otwarciu nowej umowy zostanie wyświetlona strona konfiguracyjna, którą można przeglądać w czterech odpowiednich dla zadań częściach:

A. Odbiorcy — osoby pracujące nad umową

B. Wiadomość — nazwa i ogólna wiadomość umowy

C. Opcje — opcjonalnie funkcje związane z umową

D. Pliki — faktyczne dokumenty/pliki do podpisania/zatwierdzenia

o Należy pamiętać, że dokument wykorzystany do rozpoczęcia procesu wysyłania zostanie automatycznie dołączony do umowy.

Sekcja Odbiorcy

Każdy odbiorca jest tworzony z pięcioma elementami:

A. Indeks podpisywania — ta liczba wskazuje względne umiejscowienie odbiorcy w cyklu podpisywania po wybraniu sekwencyjnego obiegu pracy.

B. Rola — definiuje sposób, w jaki odbiorca może pracować nad dokumentem. Role są przydzielane przez administratora konta, w związku z tym nie wszystkie poniższe opcje mogą być widoczne dla użytkownika:

○ Sygnatariusze (domyślne) — odbiorcy, którzy powinni złożyć przynajmniej jeden podpis.

○ Osoby zatwierdzające — odbiorcy, którzy przeglądają i zatwierdzają dokument, ale nie muszą składać wiążących podpisów.

○ Osoby akceptujące — mechanicznie osoby akceptujące działają w taki sam sposób jak osoby zatwierdzające, z tą główną różnicą, że raport kontroli rozpoznaje je jako osoby akceptujące umowę, a nie zatwierdzające dokument.

○ Certyfikowani odbiorcy — certyfikowani odbiorcy nie mogą mieć żadnych przypisanych pól formularza. Podczas procesu podpisywania zostaną proszeni o oddelegowanie, odrzucenie lub akceptację umowy.

○ Osoby wypełniające — rola stworzona specjalnie dla klientów, którzy muszą wypełnić formularz podczas procesu podpisywania, ale nie posiadają systemów do systematycznego tworzenia dokumentów niestandardowych lub kopiowania zawartości pól z bazy danych do formularza.

○ Osoby delegujące — rola osoby delegującej jest przeznaczona dla obiegów pracy, w których dana osoba musi wybrać kolejną osobę podpisującą lub zatwierdzającą dokument. Dla każdej innej roli istnieje wersja Delegator.

C. Adres e-mail — kto jest odbiorcą? Musi to być osobisty adres e-mail.

○ Dodaj mnie — nadawca może dołączyć siebie samego do cyklu podpisywania, klikając łącze Dodaj mnie w prawym górnym rogu sekcji Odbiorcy.

○ Dodaj grupę odbiorców — czasami odbiorcą w cyklu podpisywania może być jedna z kilku osób. Na przykład, jeśli potrzebujesz podpisu osoby z zespołu prawnego, ale może to być dowolna z pięciu osób. Grupa odbiorców umożliwia nadawcy wymienienie na liście wszystkich pięciu możliwych sygnatariuszy, przy czym wymagany będzie podpis tylko jednej osoby z pięciu. (Patrz odbiorca 3 na rysunku powyżej).

D. Proces weryfikacji — w jaki sposób odbiorca będzie uwierzytelniany?

○ Adres e-mail (domyślnie) — uwierzytelnianie w oparciu o dostęp do poczty e-mail.

○ Hasło — wygenerowane przez nadawcę hasło alfanumeryczne, które należy przekazać odbiorcy innym kanałem.

○ Media społecznościowe — uwierzytelnianie poprzez inne portale społecznościowe, takie jak Facebook czy LinkedIn.

○ KBA (tylko na terenie USA) — uwierzytelnianie w oparciu o wiedzę wymaga od odbiorcy wpisania swojego numeru ubezpieczenia społecznego, a następnie odpowiedzi na kilka wygenerowanych, nietypowych pytań na podstawie publicznych baz danych.

○ Telefon — wymaga podania przez nadawcę numeru telefonu odbiorcy, dzięki czemu będzie mu można wysłać kod SMS, gdy potrzebny będzie jego podpis.

E. Wiadomość prywatna (opcjonalnie) — nadawca może przekazać każdemu odbiorcy indywidualne instrukcje, które pojawiają się, gdy odbiorca wyświetli umowę. Opcja ta musi zostać włączona przez Administratora konta w interfejsie użytkownika usługi Adobe Sign.

Łącze Pokaż odbiorców DW tuż poniżej listy odbiorców wyświetla pole, w którym można wprowadzić adresy e-mail do wiadomości (DW), do których zostanie przesłana kopia umowy bez możliwości jej modyfikowania.

Tuż nad listą odbiorców znajduje się przełącznik proszący o wybranie podstawowej kolejności podpisywania w obiegu pracy:

○ Gdy opcja Finalizuj w kolejności jest włączona (patrz wyżej), odbiorcy będą indeksowani, a sekwencyjny proces podpisywania przechodzi z jednego kroku do następnego.

○ Gdy opcja Finalizuj w dowolnej kolejności jest włączona, użytkownicy nie są numerowani i mogą składać podpisy równolegle.

Sekcja Wiadomość

Sekcja Wiadomość zawiera dwa pola, które mogą znacznie zwiększyć skuteczność, a jeśli skonfigurowano osobisty szablon, te pola są automatycznie wypełniane zdefiniowanymi wartościami.

Pole Nazwa umowy umożliwia wprowadzenie dowolnego ciągu identyfikującego umowę.

Pole Wiadomość umowy to zwykłe pole tekstowe, w którym możesz wprowadzić dowolne komentarze lub instrukcje.

Sekcja Opcje

Sekcja Opcje umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentem po jego wysłaniu:

► Ochrona hasłem — wymagaj od odbiorców wprowadzenia hasła, które umożliwi otwarcie i wyświetlenie podpisanego pliku PDF.  To hasło jest definiowane przez nadawcę i przekazywane innym kanałem. Usługa Adobe Sign nie przechowuje tego hasła, dlatego należy je zapamiętać!

► Termin sfinalizowania — kliknij pole Data sfinalizowania, aby wyświetlić interfejs kalendarza. Wybierz dzień, w którym umowa wygasa i nie można już jej wypełnić. Aby ta funkcja była dostępna, opcja Wygaśnięcie dokumentu musi zostać włączona przez administratora konta.

► Ustaw przypomnienie — ustaw częstotliwość przypomnień (raz dziennie lub raz na tydzień), które będą wysyłane do momentu sfinalizowania umowy. Informowani będą tylko bieżący odbiorcy.

►Typy podpisów — ta opcja określa oczekiwany proces podpisywania:

o Elektroniczny — ta opcja próbuje zebrać podpisy cyfrowe od wszystkich sygnatariuszy umowy.

o Odręczny — gdy potrzebny jest fizyczny podpis, ta opcja wyświetli monit o wydrukowanie dokumentu przez sygnatariuszy, fizyczne złożenie podpisu, a następnie przesłanie go z powrotem do systemu Adobe Sign. (Instrukcje dostarczane sygnatariuszom w momencie otwarcia przez nich umowy) Aby obieg pracy podpisu odręcznego był dostępny, musi zostać włączony przez administratora konta.

► Język odbiorcy — wybierz język, którego chcesz użyć w wiadomościach e-mail wysyłanych do odbiorców oraz podczas korzystania z funkcji podpisywania.

o To ustawienie definiuje również widoczne szablony wiadomości, jeśli twoje konto jest skonfigurowane do korzystania z tych funkcji.

Sekcja Pliki

Jeśli twoje konto SharePoint zezwala na dokumenty zewnętrzne, sekcja Pliki znajduje się w miejscu dołączania dokumentów do transakcji. Jeśli rozpoczęto proces z dokumentem SharePoint, plik ten powinien już być załączony.

Adobe Sign połączy wszystkie dokumenty w jeden plik PDF do podpisania i utworzy ten plik PDF w oparciu o kolejność, w jakiej dokumenty zostały wymienione na liście. Kolejność dokumentów można zmienić, klikając i przeciągając poszczególny dokument na nową pozycję listy.

Pliki można dołączać z biblioteki Adobe Sign lub przesyłać z lokalnego systemu za pomocą wyszukiwania plików lub przeciągając je i upuszczając.

Dozwolone typy plików: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Wyświetlanie podglądu i dodawanie pól podpisu

Tuż pod listą Plików znajduje się pole wyboru Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.  Ta opcja pozwala otwierać przesłane dokumenty i w razie potrzeby umieszczać w nich pola formularza.

Jeśli nie używasz zaprojektowanych szablonów, należy umieścić przynajmniej pola podpisu. Dostępnych jest wiele innych pól, których w razie potrzeby można używać do tworzenia złożonych formularzy.

Śledzenie umów

Stan umowy

Po wysłaniu umowy najlepiej jest śledzić jej postęp na stronie stanu umowy, do której można przejść za pomocą ikony stanu umowy na wstążce usługi Adobe Sign.

Wszystkie wysłane umowy można łatwo wyszukać przy pomocy dokumentu lub listy usługi SharePoint w następujący sposób:

1. Znajdź i wybierz dokument/pozycję listy do wyszukania.

○ Można wybrać wielu dokumentów.

2. Kliknij opcję Stan umowy (na wstążce lub w menu kontekstowym wyświetlanym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy).

Jeśli nie wybierzesz określonych dokumentów ani pozycji listy do wyszukiwania, usługa SharePoint zwróci wyniki ze wszystkich dokumentów/list z biblioteki lub listy, które zostały zainicjowane przez użytkownika.

Jeśli użytkownik kliknie ikonę stanu umowy na wstążce na stronie głównej, usługa SharePoint zwróci wyniki ze wszystkich dokumentów zainicjowanych przez tego użytkownika w obrębie całej kolekcji witryn.

Filtrowanie

Aby filtrować umowy w widoku, można użyć pola wyszukiwania, które znajduje się w prawym górnym rogu strony.  To pola wyszukiwania wyszukuje dowolny rdzeń ciągu w dowolnych polach i zwraca wszystkie zgodne wyniki:

Usuwanie rekordu umowy

Ostatnia ikona w prawej części strony Stan umowy to ikona Usuń.  Ta operacja powoduje usunięcie rekordu umowy w SharePoint, ale nie powoduje anulowania ani usunięcia Umowy w usłudze Adobe Sign.  Tej operację należy używać ostrożnie, ponieważ nie można jej cofnąć.

Podpisane dokumenty

W zależności od konfiguracji przechowywania podpisanych umów przez administratora SharePoint podpisane dokumenty (i ewentualnie ścieżki audytu) są wypychane do następujących miejsc:

► Folder globalny — przy tej konfiguracji wszystkie wypełnione dokumenty znajdują się w tym folderze.

► Nowy folder „Podpisane umowy” w bibliotece źródłowej — jeśli nie określono folderu globalnego, nowy folder o nazwie „Podpisane umowy” zostanie utworzony w bibliotece Dokument, z której umowa została utworzona/wysłana. W przypadku wszystkich wypełnionych umów wysyłanych z tej samej biblioteki wypełnione pliki PDF są zwracane do tego samego folderu Podpisane umowy.

► Dołączane do pozycji listy — jeśli użytkownik wyśle umowę z pozycji listy, załączniki są wyświetlane na liście.

Zarządzanie umowami

Ikona Zarządzaj umowami otwiera inny widok umów powiązanych z użytkownikiem, zawierający więcej funkcji.  Podczas gdy strona Stan umowy wyświetla prosty widok wszystkich umów z opcją aktualizacji ich stanu, widok zarządzania umowami oferuje szerszy wgląd w umowy i dodatkowe opcje modyfikowania ich właściwości.

Struktura strony Zarządzaj

Strona Zarządzaj zawiera dużo osadzonych funkcji. W celu uproszczenia można ją podzielić na trzy obszary funkcjonalne:

A. Zawartość i filtry

B. Lista umów

C. Narzędzia umów

Filtry zawartości

Strona Zarządzaj ma cztery opcje zawartości/filtrowania:

Lista umów

Lista umów wyświetla poszczególne umowy, które są zgodne z wybraną zawartością. Lista jest zredukowana przez zastosowane filtry.

Dla każdej umowy wyświetlane są następujące informacje:

Odbiorca – obecny odbiorca (jeśli umowa jest przetwarzana) lub pierwszy odbiorca (jeśli umowa wygasła, została sfinalizowana lub anulowana).

• Nazwa odbiorcy jest wyświetlana, jeśli jest znana. Jeśli Nazwa odbiorcy jest nieznana, wyświetlany jest adres e-mail odbiorcy.

Nadawca – nadawca umowy.

Tytuł – nazwa umowy.

Stan – bieżący stan umowy względem cyklu podpisywania. (W poniższym przykładzie użyto opcji Wszystkie, więc wyświetlane są różne stany).

Data modyfikacji – data ostatniej modyfikacji umowy.

Domyślna kolejność sortowania umów wykorzystuje ostatnią datę modyfikacji.

Niemniej można kliknąć dowolny nagłówek kolumny, aby posortować zestaw danych wg wartości.

Narzędzia umów

Narzędzia umów są dostępne po kliknięciu dowolnej umowy lub szablonu:

Pojawia się panel po prawej stronie, w którym znajdują się narzędzia zapewniające dostęp do umowy i możliwości manipulowania umową (lub dokumentem w bibliotece / formularzem internetowym / formularzem wysyłania zbiorczego):

Wyświetl i podpisz — opcja dostępna tylko w przypadku umów, które mają stan Oczekujące na Ciebie.

Otwórz umowę / szablon / formularz internetowy / Wyślij zbiorczo – otwiera obiekt w pełnym widoku dokumentu.

• Umowy przedstawiają bieżący stan umowy, jeśli znajdują się w cyklu podpisywania.
• Szablony przedstawiają dokumenty bazowe użyte do utworzenia szablonu.

Użyj szablonu – tylko szablony (dokumenty w bibliotece).  Ta opcja rozpoczyna nową umowę z dołączonym szablonem.

Uzyskaj kod – tylko formularze internetowe. Ta opcja otwiera stronę, na której użytkownik może skopiować kod HTML lub kod skryptu formularza internetowego.

Edytuj szablon / formularz internetowy – umożliwia użytkownikowi edycję szablonu.

Przypomnienie – umożliwia użytkownikowi ustawienie przypomnienia dla bieżącego odbiorcy.

Anuluj – anuluje umowę.

Pobierz plik PDF – pobiera kopię PDF umowy w bieżącym stanie.

• Szablony nadrzędne będą pobierać kopie PDF oryginalnych dokumentów użytych do utworzenia szablonu.

Pobierz raport inspekcji – pobiera raport inspekcji umowy.

Pobierz dane pól formularza – pobiera plik CSV z zawartością pola dla sfinalizowanej umowy.

• Obiekty szablonów nadrzędnych pobierają plik CSV z zawartością na poziomie pola dla wszystkich umów podrzędnych, które zostały sfinalizowane.

Zmodyfikuj umowę – umożliwia użytkownikowi edytowanie dokumentów umów i/lub pól umieszczonych w dokumencie.

• Ta opcja jest dostępna tylko do momentu, w którym pierwszy odbiorca podejmie działanie.

Usuń – tylko szablony (dokumenty w bibliotece). Usuwa szablon z systemu. Jest to działanie nieodwołalne.

Ukryj umowę / szablon / formularz internetowy / Wyślij zbiorczo — ukrywa obiekt z widoku użytkownika.  To działanie usuwa obiekt tylko z widoku; nie są wykonywane żadne inne operacje.

Udostępnij – umożliwia użytkownikowi udostępnienie obiektu wyraźnie dla innego użytkownika.  Tego działania nie można cofnąć.

Uwagi – umożliwia użytkownikowi wprowadzenie osobistych uwag do obiektu.

Pobierz poszczególne pliki – umożliwia użytkownikowi pobranie poszczególnych plików, jeśli do utworzenia umowy/szablonu użyto wielu plików.

Wyświetl raport aktywności — tylko Wyślij zbiorczo. Ta opcja tworzy podsumowanie postępów umów wysłanych za pomocą funkcji Wyślij zbiorczo z podziałem listy odbiorców na kategorie dopasowane do stanu podpisywania umowy.

Zastąp aktualnego odbiorcę – opcja dostępna tylko w przypadku umów wysłanych przez użytkownika. Umożliwia użytkownikowi zastąpienie aktualnego odbiorcy umowy.

Aktywność – rozproszona lista zdarzeń, które miały miejsce w związku z umową. Rozpoczyna się od zdarzenia utworzenia, rejestruje wszystkie działania odbiorcy i kończy się stanem Sfinalizowana/Anulowana/Wygasła.

Szybkie łącza do typowych zadań

Poniżej przedstawiono materiały referencyjna dla najczęściej używanych zadań wraz z dokładnym przeglądem strony zarządzania oraz najważniejszych funkcji.

Szablony biblioteki (dokumenty)

Ikona Szablonów biblioteki na wstążce Adobe Sign umożliwia wysłanie dokumentu SharePoint do środowiska tworzenia treści Adobe Sign, w którym można umieszczać pola formularza, a następnie zapisanie formularza z udostępnionymi polami w bibliotece Adobe Sign.

Aby wyświetlić szablon dokumentu:

1. Kliknij dokument, z którego chcesz utworzyć szablon.

2. Kliknij ikonę szablonu biblioteki na wstążce (lub kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu).

○ Zostanie otworzone środowisko tworzenia dokumentów Adobe Sign, wyświetlając cały dokument.

3. Umieść w dokumencie wymagane pola.

○ Jeśli utworzysz szablon, który wymaga wprowadzania danych/podpisów od dwóch osób, umieść wszystkie pola dla pierwszego odbiorcy.  Następnie zmień pole Odbiorcy na Uczestnik 2, a następnie umieść pola dla drugiego sygnatariusza.

Uwaga: podczas tworzenia szablonu w środowisku Tworzenia dokumentów można utworzyć dokument dla maksymalnie 99 odbiorców. Aby wstawić Uczestnika 3+, kliknij opcję Dodaj nowego uczestnika w górnej części listy uczestników.

4. Po zakończeniu pracy nad szablonem kliknij przycisk Zapisz znajdujący się w prawym dolnym rogu.

○ Spowoduje to zapisanie szablonu w bibliotece Adobe Sign.  

Dodatek Adobe Sign zawiera dwie funkcje automatyzacji, które może skonfigurować administrator serwera SharePoint. Jeśli poniższa funkcjonalność jest przydatna w Twoim przypadku, skontaktuj się z administratorem serwera SharePoint, aby omówić najlepszy sposób jej używania.

Przechowywanie dokumentów dotyczących podpisanych umów w obrębie całej witryny

Administratorzy mogą skonfigurować jeden centralny folder, w którym będą przechowywane wszystkie podpisane umowy (i opcjonalnie powiązane ścieżki audytu). Obejmuje to innymi dokumenty z Bibliotek oraz z List.

Jeśli centralny folder dla podpisanych dokumentów nie został zdefiniowany, wszystkie podpisane umowy zostaną przekazane z powrotem do biblioteki dokumentów, z której zostały wysłane.

W bibliotece zostanie utworzony nowy folder o nazwie „Podpisane umowy”.

W przypadku umów wysłanych z list podpisana umowa w formacie PDF (i potencjalnie ścieżki audytu) zostanie dołączona do pozycji Lista.

Scalanie szablonu pola

Adobe Sign obsługuje koncept tworzenia dokumentów z polami, które mogą być zapełnione przez listy SharePoint. 

Ponadto można utworzyć szablony, które będą aktualizować zawartość List zawartością pól, przechwyconą z podpisanej umowy.