Instrukcja instalacji usługi Adobe Sign dla HR (ServiceNow)

Aplikacja Adobe Sign dla HR umożliwia wysyłanie żądań podpisania dokumentu do konta Adobe Sign za pośrednictwem platformy ServiceNow, korzystając z natywnej funkcji usługi HR. Usługi HR można stworzyć w oparciu o żądanie podpisu za pośrednictwem usługi Adobe Sign, dodając po prostu opcję kierującą do usługi HR.

Niniejszy dokument zawiera informacje o instalacji aplikacji podstawowej, omówienie dostępnych opcji oraz typowe wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów:

• Instalacja aplikacji ze sklepu ServiceNow Store
  • Instalacja zestawu aktualizacji Adobe Sign — HR Core
  • Dodawanie widżetu podpisywania do stron zadań i biletów w portalu HR
  • Użytkownicy z uprawnieniami (role)
  • Nawiązywanie połączenia OAuth między usługą Adobe Sign a platformą ServiceNow
  • Przetestuj konfigurację
• Zainstalowane komponenty sprawy/zadania
• Konfigurowanie ustawień opcjonalnych
  • Dodawanie pola „Stan podpisu” do widoku listy spraw HR
  • Niestandardowy widok / reguła spraw HR
  • Dodawanie listy powiązanej „Adobe Signers” do rekordu sprawy HR
• Usługi
  • Przykładowe usługi
  • Dodawanie funkcji Adobe Sign do usługi HR
• Dodawanie nowych dokumentów/szablonów
  • PDF — moduł zarządzanych dokumentów
  • Oparte na HTML — szablony dokumentów HR
• Raporty
• Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Wymagania wstępne

Poniżej znajdują się zależności do zainstalowania aplikacji Adobe Sign dla HR:

• Wymagane wtyczki

  • Aplikacja w zakresie zasobów ludzkich: bazowa

  • Aplikacja w zakresie zasobów ludzkich: portal usług

• Licencja Adobe Sign Enterprise — do korzystania z aplikacji wymagana jest licencja Adobe Sign Enterprise.
  • Kliknij tutaj, aby zarejestrować się w celu uzyskania darmowej wersji próbnej
  • Ustanowienie połączenia OAuth wymaga poziomu konta administratora w aplikacji Adobe Sign
• Włączone okienka wyskakujące przeglądarki — upewnij się, że okienka wyskakujące nie są blokowane w przeglądarce. Dostęp OAuth wymaga dostępu do wyskakujących okienek

Proces instalacji

Podobnie jak każda inna aplikacja w zakresie platformy ServiceNow, aplikacja Adobe Sign dla HR musi zostać zarejestrowana lub zakupiona za pośrednictwem sklepu ServiceNow Store.

Instalacja aplikacji Adobe Sign dla HR

Po zarejestrowaniu/zakupie aplikacji Adobe Sign dla HR zostanie ona wyświetlona w obszarze Aplikacje systemowe -> Aplikacje w instancji platformy ServiceNow.

Menu:

Po zakończeniu instalacji w lewym panelu nawigacyjnym dostępne jest nowe menu aplikacji: Adobe Sign dla HR

Instalacja zestawu aktualizacji „Adobe Sign — HR Core Updates”

Po pomyślnym zainstalowaniu aplikacji Adobe Sign dla HR wymagane jest zastosowanie aktualizacji Adobe Sign — HR Core Updates.

Dodawanie widżetu podpisywania do stron zadań i biletów w portalu HR

Aby umożliwić sygnatariuszowi podpisanie umowy, utworzono dwa widżety portalu usług:

• Widżet Strona biletów Adobe Sign HR ma być używany na stronie biletu HR (hrj_ticket_page)
• Strona Szczegóły zadania Adobe Sign HR może być używana na stronie szczegółów zadania HR (hri_task_details)

Dokładnie ten sam proces można zastosować, aby dodać widget Szczegóły zadania Adobe Sign HR za pomocą strony „hri_task_details” (uwaga na zrzucie ekranu powyżej pod widżetem Dokument).

• Więcej informacji na stronach portalu usług

Użytkownicy z uprawnieniami (role)

Aplikacja HR obejmuje dwie role:

• Administrator (x_adosy_sign_hr.admin)
  • Użytkownicy platformy ServiceNow z rolą x_adosy_sign_hr__admin mają pełny dostęp do wszystkich funkcji, a także do obu menu użytkownika (jak pokazano w sekcji dotyczącej instalacji).
• Użytkownik (x_adosy_sign_hr.sender)
  • Użytkownicy platformy ServiceNow z rolą x_adosy_sign_hr.sender otrzymują dostęp do aplikacji na potrzeby jej obsługi.
  • Rolę nadawcy należy dodać do każdej grupy lub grup HR, które muszą mieć możliwość korzystania z aplikacji Adobe Sign w celu wysłania dokumentu do podpisania.

Nawiązywanie połączenia OAuth między usługą Adobe Sign a platformą ServiceNow

Aby połączyć aplikację Adobe Sign z platformą ServiceNow, wymagany jest administrator grupy lub konta Adobe Sign. 

• Utwórz bezpłatne konto próbne, jeśli nie masz jeszcze konta Adobe Sign dla firm

Połączenie między platformą ServiceNow a usługą Adobe Sign można ustanowić, klikając łącze Połącz z Adobe w menu Adobe Sign dla HR.

Po zalogowaniu wymagane uprawnienia aplikacji są wyświetlane w oknie uwierzytelniania.

Kliknij opcję Zezwól na dostęp, aby udzielić tych uprawnień i nawiązać połączenie między platformą ServiceNow a usługą Adobe Sign.

UWAGA: uwierzytelnianie odbywa się w wyskakującym okienku. Jeśli wyskakujące okienka są blokowane przez przeglądarkę, należy je odblokować.

Testowanie konfiguracji

Testowanie można przeprowadzić za pomocą jednej z przykładowych usług.

Po połączeniu, jeśli zalogowany użytkownik ma odpowiednie role, przykład powinien być wykonywany poprawnie. Aplikacja Adobe Sign wymaga do działania tylko prawidłowego połączenia z Adobe Sign.

Dodatkowe informacje można znaleźć w sekcji Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów.

Zainstalowane komponenty sprawy/zadania

Specjalnie dla aplikacji Adobe Sign dla HR utworzono kilka niestandardowych składników:

• Lista powiązana sygnatariuszy Adobe — wyświetla listę wszystkich sygnatariuszy w bieżącej sprawie HR
  • Można dodawać nowych sygnatariuszy
  • Kolejność podpisywania można zmienić

UWAGA — ta lista powiązana musi zostać dodana do widoku Sprawa HR, co wyjaśniono w sekcji Opcje ręczne.

• Operacja interfejsu użytkownika Wyślij do usługi Adobe Sign — przycisk wysyłający załączony plik PDF do podpisania w usłudze Adobe Sign.

UWAGA — opcja sprawy „Adobe Sign: włącz dla sprawy” umożliwia aktywację/dezaktywację tego przycisku.

Jeśli opcja Sprawa nie jest dostępna w usłudze HR, przycisk nie będzie dostępny. Wyjaśniono to bardziej szczegółowo w sekcji Usługi.

• Przejrzyj szczegóły usługi Adobe Sign — ten przycisk umożliwia agentowi HR dodanie lub zmianę kolejności sygnatariuszy w umowie.

UWAGA — ten przycisk jest aktywowany poprzez dodanie opcji sprawy Adobe Sign: wyślij z podglądem do rekordu Konfiguracja usługi HR.

Po kliknięciu agent jest kierowany do strony „Wyślij” w usłudze Adobe Sign, na której mogą wprowadzać zmiany.

Konfigurowanie ustawień opcjonalnych

Dodawanie pola „Stan podpisu” do widoku listy spraw HR

Przed wprowadzeniu modyfikacji sprawa HR pozostaje w stanie Praca w toku nawet po otrzymaniu podpisu.

Aby ułatwić agentowi HR sprawdzenie, czy sprawa jest gotowa do przeglądu/zamknięcia, stan podpisu umowy można dodać do domyślnego widoku listy spraw HR.

To pole reaguje na stan umowy Adobe Sign i odpowiednio wyświetla stan podpisu Adobe Sign.

Aby dodać do widoku domyślnego, przejdź do widoku listy Sprawa HR jako administrator

Kliknij nagłówek prawym przyciskiem myszy i wybierz kolejno Konfiguruj > Układ listy

Dodaj pole Umowa. Stan podpisu do widoku listy Wybrane

Użytkownicy muszą kliknąć ikonę koła zębatego i zresetować kolumny do ustawień domyślnych, aby zaktualizować widok i zobaczyć nowe pole.

Niestandardowy widok / reguła spraw HR

Powyższe kroki określają widok domyślny, aby wyświetlić pole Stan podpisu, ale można również utworzyć widok niestandardowy i regułę widoku, która tworzy widok widoczny tylko dla użytkowników z rolami ServiceNow.

Przejdź do formularza Dostosuj układ listy jak powyżej, ale tym razem wybierz opcję Nowe w polu rozwijanym Nazwa widoku.

Nadaj nazwę nowemu widokowi i zapisz go. Powinien zostać wyświetlony nowy widok.

Domyślnie pola używane w widoku domyślnym są już zaznaczone.

Zmień pola stosownie do potrzeb, a następnie zapisz widok.

Nowy widok powinien być teraz widoczny jako wybór w rozwijanym nagłówku widoku

Można utworzyć regułę widoku w celu ukrycia nowego widoku przed wszystkimi osobami z wyjątkiem użytkowników usługi Adobe Sign.

Przejdź do Interfejs systemu > Wyświetl reguły

Utwórz nową regułę na podstawie tabeli Sprawa HR Core(upewnij się, że jesteś w zakresie HR: Core) i ogranicz widok według roli.

UWAGA — ograniczanie według roli odbywa się za pomocą skryptu przy użyciu opcji „zaawansowane”. Zarys procesu, a także przykładowy fragment kodu, można znaleźć tutaj

Wynik końcowy/skrypt powinien wyglądać podobnie do poniższego zrzutu ekranu.

Dodawanie listy powiązanej „Adobe Signers” do rekordu sprawy HR

Kliknij nagłówek prawym przyciskiem myszy i wybierz kolejno Konfiguruj > Listy powiązane

Przenieś listę powiązaną Sygnatariusze Adobe z kolumny Dostępne do kolumny Wybrane c.

Należy również dodać rolę Nadawca do wszystkich grup, które muszą zobaczyć listę powiązaną.

Po dodaniu do sprawy HR można dodawać nowych sygnatariuszy wraz ze zmianą kolejności podpisywania.

Usługi

Usługi HR Adobe Sign zostały utworzone w celu zademonstrowania działania tej funkcji oraz możliwości jej użycia w celu tworzenia nowych lub dodawania do istniejących usług. Zawierają one kompletne przykłady konfiguracji usług HR w celu wykorzystania aplikacji Adobe Sign dla HR.

Przykładowe usługi

Istnieją trzy przykładowe usługi HR, które zostały udostępnione, aby pokazać funkcjonalność usługi Adobe Sign. Są one wymienione w menu Adobe Sign — usługi HR . Każda usługa ma własny szablon sprawy i dokument, jak wyjaśniono poniżej.

• Adobe Sign — usługa wyboru udziałów w spółce — jest to przykładowa usługa udostępniająca dokument PDF do obsługi podpisów elektronicznych firmy Adobe i danych formularzy do wypełnienia.
• Adobe Sign — usługa pozwolenia na parkowanie — jest to przykładowy szablon dokumentu zawierający wstępnie wypełnione dane pracowników ServiceNow wraz z wypełnianymi polami danych Adobe Sign i podpisami. Jest on tworzony w formacie HTML, a następnie konwertowany na format PDF przez ServiceNow podczas etapu generowania w podglądzie.
• Adobe Sign — zasady dotyczące zwierząt domowych z 2 sygnatariuszami, przykład — przykładowy formularz PDF na temat zasad dotyczących zwierząt domowych dla 2 sygnatariuszy. Zawiera mapowanie danych pracowników ServiceNow wraz z przechwytywaniem danych sygnatariusza w wypełnianym formularzu.

Poniżej znajdują się łącza do dokumentacji ServiceNow dotyczącej każdego ze elementów.

• Usługi HR — co użytkownik może zobaczyć i z czego korzystać. Dokumentacja
• Zarządzane dokumenty — miejsce przesyłania pliku PDF i zarządzania nim. Dokumentacja
• Szablony dokumentów HR — definicja używanego dokumentu, który musi zostać podpisany. Dokumentacja
• Szablony spraw i zadań HR — definiowanie parametrów sprawy HR i generowanych zadań. Dokumentacja
• Operacje usług — można określić, jakie działania są generowane i wykonywane przez usługę. Dokumentacja

Dodawanie funkcji Adobe Sign do usługi HR

Dodano „opcje spraw” HR, które wyzwalają wyświetlanie elementów związanych z usługą Adobe Sign podczas procesu.

• Adobe Sign: włącz dla sprawy — jest to opcja podstawowa, którą należy dodać do usługi HR, aby móc korzystać z funkcji Adobe Sign. Przycisk Podpisywanie przy użyciu usługi Adobe Sign zostanie dodany do obiegu spraw HR, a widżety Adobe Sign będą dostępne dla sygnatariusza za pośrednictwem portalu usług HR (po ręcznym dodaniu do stron).
• Adobe Sign: wyślij z podglądem — ta opcja umożliwia wyświetlenie podglądu dokumentu Adobe Sign i dodanie/zmianę kolejności sygnatariuszy przez agenta HR obsługującego bilet.

Dodawanie nowych dokumentów/szablonów

Nowe dokumenty można dodawać za pomocą modułu zarządzanych dokumentów (PDF) oraz modułu szablonów dokumentów HR (HTML). Obie metody umożliwiają korzystanie z dokumentu w połączeniu z usługą Adobe Sign w celu uzyskania podpisów.

PDF — moduł zarządzanych dokumentów

Moduł zarządzanych dokumentów umożliwia przesłanie nowego dokumentu PDF, który może być wykorzystywany jako podstawa nowej usługi HR.

Poniżej opisano podstawowe etapy, a więcej informacji na temat zarządzanych dokumentów można znaleźć tutaj

Wypełnij szczegóły dokumentu i prześlij rekord.

UWAGA — aby dokument był widoczny dla działu HR i można go było używać w usłudze Adobe Sign, pole Dział musi być ustawione na HR.

Należy również pamiętać, że przed przesłaniem pola należy je wypełnić. Po przesłaniu rekordu pole dział jest tylko do odczytu.

Po przesłaniu plik PDF można przesłać za pomocą operacji interfejsu użytkownika Prześlij/wpisz zmianę na dole rekordu.

Wyślij pożądany plik PDF i zapisz go w wyskakującym oknie.

UWAGA — nazwa przesłanego dokumentu zostanie zmieniona na nazwę określoną w kroku Przekaż/Sprawdź poniżej.

Zostanie utworzony rekord Wersja dokumentu, który zawiera załącznik w trybie roboczym.

Ponieważ dokument jest nadal w trybie roboczym, nie jest jeszcze gotowy do użycia. Należy go przesłać do sprawdzenia, a następnie opublikować.

Otwórz rekord zmiany i kliknij przycisk Prześlij zmianę

Spowoduje to przeniesienie dokumentu do etapu Gotowe do opublikowania.

Otwórz rekord zmiany jeszcze raz i kliknij przycisk Opublikuj zmianę

Pojawi się wyskakujące okienko umożliwiające zmianę nazwy lub numeru zmiany.

Kliknij przycisk Opublikuj

Przejdź do sekcji Administracja HR > Szablony dokumentów

Zarządzany dokument powinien być dostępny do tworzenia szablonu dokumentu do użycia w obszarze Usługa HR.

Kliknij przycisk Nowy.

Wybierz Szablon dokumentu PDF

Pole Wersja dokumentu można wypełnić nowo utworzonym dokumentem

Oparte na HTML — szablony dokumentów HR

Szablon dokumentu HR może być również oparty na języku HTML i może być używany dla podpisów Adobe Sign w taki sam sposób, jak zarządzany dokument.

Moduł HR zawiera kilka gotowych przykładów, takich jak szablon „Przykładowa umowa edukacyjna”, który pokazuje podstawową ideę dokumentu HTML.

Przejdź do sekcji Administracja HR > Szablony dokumentów

Wybierz Dokument oparty na HTML.

UWAGA — upewnij się, że wybrany szablon jest szablonem dokumentu HR, aby zobaczyć HTML.

Typ Szablon PDF HR jest generowany z pliku PDF zgodnie z opisem w poprzedniej sekcji i nie ma skojarzonego z nim kodu HTML.

Każde pole skojarzone z wybraną tabelą można dodać do dokumentu jako zmienną.

W naszym przykładowym dokumencie poniżej ciąg subject_person jest dodawany jako zmienna z tabeli Sprawa HR.

W przypadku używania tego szablonu zmienna jest wypełniana nazwą w polu subject_person sprawy.

Inne informacje o użytkowniku można pobrać z profilu Użytkownik HR.

Dodawanie funkcji podpisu Adobe Sign do szablonu dokumentu HTML HR

Aby dodać podpis Adobe Sign do szablonu dokumentu opartego na kodzie HTML, należy dodać znaczniki Adobe Sign.

Poniżej opisano ten proces, korzystając z tego samego dokumentu co powyżej.

Zwróć uwagę na wyróżnioną linię na powyższym zrzucie ekranu.

Po wysłaniu do usługi Adobe Sign staje się ona polem podpisu i zostaje umieszczona w dokumencie dokładnie w tym miejscu.

Istnieją różne typy znaczników tworzących różne rodzaje pól z szeroką gamą opcji konfiguracji.

Więcej informacji o znacznikach tekstowych można znaleźć tutaj.

Raporty

Po podpisaniu umowa jest pobierana w formacie PDF i dołączana do nadrzędnego rekordu sprawy HR.

Oprócz pliku PDF dane formularza transakcji zostały dołączone do rekordu umowy, a także umieszczone w tabeli Dane formularza Adobe Sign.

Administrator może wykorzystać tabelę do tworzenia szczegółowych raportów dotyczących danych w podpisanych rekordach.

Aby umożliwić bardziej szczegółowe raportowanie, można tworzyć i raportować tabele rozszerzające tabelę podstawową (na przykład w odniesieniu do konkretnego szablonu dokumentu).

Przejdź do sekcji Definicja systemu > Tabele i kolumny 

Kliknij opcję Utwórz tabelę

Utwórz nową tabelę, która rozszerza Dane formularza Adobe Sign i usuń zaznaczenie pola wyboru Utwórz moduł

UWAGA — jest to czynność opcjonalna. Jeśli chcesz, aby administratorzy mogli przechodzić do tej tabeli za pomocą menu nawigacyjnego po lewej stronie, utwórz moduł i umieść go w menu Adobe Sign dla HR.

Po utworzeniu tabeli dodaj kolumny odpowiadające nazwom pól dokumentu.

UWAGA — nazwy kolumn muszą dokładnie odpowiadać nazwom pól dokumentu i muszą być typu „ciąg”, ponieważ dane zwrócone dla tego pola zostaną umieszczone w kolumnie jako ciąg znaków. Jeśli dane nie znajdują się w kolumnach zgodnie z oczekiwaniami, upewnij się, że nazwy są dokładnie takie same, a ich typy to „ciąg”.

Następnie możesz przejść do szablonu dokumentu HR, który chcesz raportować, i dodać tabelę do pola Tabela danych formularza, które jest widoczne, gdy pole wyboru Opracowano dla usługi Adobe Sign jest zaznaczone.

Teraz każda usługa HR korzystająca z tego szablonu będzie wysyłać dane do tabeli podanej w polu Tabela danych formularza i sprawy raportowanej i/lub dodanej do pulpitu.

Pomoc techniczna i rozwiązywanie problemów

Informacje kontaktowe działu pomocy technicznej

Dokumentacja pomocy znajduje się w menu administratora. Poniższa strona internetowa zawiera także informacje kontaktowe działu pomocy technicznej

• Metody kontaktu: strona internetowa, telefon lub e-mail (wszystkie metody są zawarte na stronie internetowej)
• Szczegółowe dane kontaktowe: //https://echosign.zendesk.com/hc/pl-pl

Rozwiązywanie problemów

Poniżej znajduje się kilka powszechnie występujących problemów, które mogą wystąpić podczas konfiguracji i użytkowania aplikacji Adobe Sign for HR:

Konkretne przyciski i składniki usługi Adobe Sign nie są widoczne lub nie działają

Upewnij się, że do usługi HR dodano nowe opcje sprawy usługi HR Adobe Sign. Są one wyzwalaczami włączającymi funkcje Adobe Sign dla poszczególnych usług HR.

Błąd połączenia podczas przechodzenia do łącza „Połącz z Adobe Sign”

Okno Adobe Sign nie jest wyświetlane podczas łączenia się z kontem Adobe Sign

Okno połączenia jest okienkiem wyskakującym i może być blokowane przez niektóre przeglądarki. Upewnij się, że wyskakujące okienka nie są blokowane.

Okno wyskakujące połączenia nie odświeża się

W przeglądarce Apple Safari występuje znany błąd, który powoduje zawieszenie/odświeżenie tego okna. W przypadku korzystania z przeglądarki Safari zamknij okno podręczne i ręcznie odśwież okno. Po odświeżeniu powinien zostać wyświetlony nowy stan połączenia.

Rekordy zadań / uczestników nie są ustawione na „Gotowe” lub „Wysłane do podpisania”

Upewnij się, że konto Adobe Sign jest połączone. Zmiany stanu rekordów zależą od odbioru danych z powrotem z usługi Adobe Sign. Jeśli połączenie nie jest nawiązane, nie otrzymasz wyzwalacza umożliwiającego zmianę stanów.

Opcje menu są/nie są widoczne dla użytkowników

Upewnij się, że wszyscy użytkownicy, którzy potrzebują dostępu do aplikacji, mają przypisane prawidłowe role. Jeśli używasz grup, upewnij się, że one również mają przypisane potrzebne role.

UWAGA — moduły HR i zarządzanych dokumentów mają przypisane odrębne role. W celu wykonywania pewnych funkcji użytkownik Adobe może również potrzebować dodatkowych ról z tych modułów.

Większość operacji może wykonywać użytkownik o roli „Administrator HR”.

Gdy agent używa przycisku „Wyślij do usługi Adobe Sign”, otrzymuje błąd dotyczący adresu e-mail

Upewnij się, że użytkownik ustawiony jako sygnatariusz ma prawidłowy adres e-mail. Nazwa użytkownika i adresy e-mail są sprawdzane przy przesyłaniu.

Zadania HR są w trybie roboczym / przycisk „Wyślij do usługi Adobe Sign” nie wyświetla się

Upewnij się, że dokument PDF został wygenerowany i wyświetlony jest podgląd. Jeśli tak, zostanie on dołączony do sprawy nadrzędnej. Ten dokument jest wyzwalaczem wyświetlającym przycisk.

Po wysłaniu dokumentu do Adobe stan zadania powinien zmienić się na Gotowe, a zadanie będzie dostępne w portalu HR, aby sygnatariusz mógł podjąć działania.

Listy powiązanej „Sygnatariusze Adobe” nie ma w rekordzie spraw HR

Upewnij się, że użytkownik/grupa, która nie widzi powiązanej listy, ma rolę „nadawcy”. Ta powiązana lista jest widoczna tylko wtedy, gdy rola jest obecna.