Podręcznik użytkownika Anuluj

Adobe Sign dla SharePoint Online: instrukcja mapowania formularzy internetowych

Uwaga:

Wsparcie dla integracji Adobe Acrobat Sign dla SharePoint Online zostanie zakończone w czerwcu 2024. W rezultacie po upływie tego terminu nie będzie już można wysyłać umów za pośrednictwem tej integracji. Nadal będzie można wysyłać umowy z SharePoint przy użyciu innych integracji, takich jak Acrobat Sign dla Power Automate

Zalecamy usunięcie wtyczki Acrobat Sign z witryny SharePoint i przeniesienie obiegów pracy do innych aplikacji

Omówienie

Usługa Adobe Acrobat Sign dla SharePoint Online umożliwia mapowanie danych między listami programu SharePoint (online) a polami umieszczonymi w formularzach internetowych. Umożliwia automatyczne wyodrębnianie danych pola formularza internetowego z podpisanej umowy w celu wypełnienia listy SharePoint.

Mapowanie pól między formularzami internetowymi Adobe Acrobat Sign i listami SharePoint jest dostępne tylko dla instalacji online, a nie dla instalacji lokalnych. Aby wdrożyć mapowanie pól, należy zainstalować pakiet Adobe Acrobat Sign dla SharePoint Online w wersji 2.0 lub nowszej.

Wymagania wstępne

Aby pomyślnie mapować pola formularzy internetowych, należy zweryfikować następujące warunki wstępne:

  • Należy upewnić się, że połączenie Adobe Acrobat Sign dla Microsoft SharePoint Online jest aktywne.
    Uwaga: administratorzy muszą wchodzić na stronę ustawień integracji Adobe Acrobat Sign dla SharePoint Online przynajmniej raz na 30 dni, aby uniknąć dezaktywacji połączenia.
  • Musisz mieć zbudowane formularze internetowe ze zdefiniowanymi nazwami pól, które mogą być logicznie powiązane z polami List. Do tworzenia formularzy, które można przesłać do programu Acrobat Sign, można użyć jednego z poniższych sposobów:
    • Korzystanie ze środowiska tworzenia Adobe Acrobat Sign z automatycznym wykrywaniem pól. Automatycznie rozmieszczone pola formularza mają nazwę ogólną (pole niestandardowe 1) i należy zmienić ich nazwę na coś wskazującego na użycie pola.
    • Tworzenie formularzy przy pomocy programu Acrobat.  Formularze programu Acrobat mogą automatycznie wykrywać położenie pól przy użyciu nazwy pola pochodzącej z dalszego tekstu w dokumencie. Nazwy te są często niejasne lub rozbudowane i należy je zmienić na intuicyjne, aby można było je wstawić do pola.
    • Korzystanie ze znaczników tekstowych, jeśli generowanie dokumentu tworzy edytowalny dokument tekstowy.
  • Formularze internetowe muszą mieć zdefiniowane nazwy pól, aby można było logicznie powiązać pole Lista z polem formularza Adobe Acrobat Sign. Do tworzenia formularzy, które można przesłać do programu Adobe Acrobat Sign, można użyć poniższych sposobów:
  • Pola formularza muszą mieć logiczną i identyfikowalną nazwę, ponieważ mapowanie pól opiera się na logicznym powiązaniu nazwy pola w formularzu z nazwą kolumny w SharePoint.
  • Mapowanie pól formularza obsługuje następujące typy kolumn SharePoint i pól znaków Acrobat Sign:
Typ kolumny SharePoint Typ pola Adobe Sign
Pojedynczy wiersz tekstu Tekst 
Liczba Tekst
Wiele wierszy tekstu Tekst wielowierszowy
Tak/nie (pole wyboru)

Pole wyboru

Konfiguracja mapowania formularzy internetowych

Postępuj zgodnie z krokami w poniższym przykładzie, który pokazuje, jak administrator SharePoint może przechwytywać dane z formularza internetowego w celu wypełnienia listy klientów w SharePoint.

  1. Utwórz formularz internetowy Adobe Acrobat Sign lub zidentyfikuj istniejący formularz internetowy do użycia.

    Po utworzeniu i zapisaniu formularza internetowego skopiuj adres URL lub osadzony kod, aby opublikować ten formularz na stronie internetowej, w witrynie SharePoint lub w dowolnym innym miejscu, aby rozpocząć zbieranie odpowiedzi. Jeśli korzystasz z wcześniej istniejącego formularza internetowego, pomiń krok 2.

    Interfejs sieciowy Adobe Acrobat Sign umożliwia utworzenie osadzanego formularza sieciowego wielokrotnego użytku. Zobacz, jak Tworzyć formularz internetowy.

    Tworzenie formularza internetowego

  2. Wypełnij formularz internetowy i pamiętaj o przeprowadzeniu procesu podpisywania, aby ostateczna umowa pojawiła się w sekcji Zakończone na stronie Zarządzanie.

    Formularz internetowy musi zostać pomyślnie podpisany co najmniej raz, aby pola formularza znajdowały się w kontekście, w którym SharePoint może uzyskać do nich dostęp.

    Jeśli korzystasz z istniejącego formularza, który został pomyślnie podpisany, przejdź do kroku 3.

  3. Utwórz nową listę w SharePoint, aby za każdym razem, gdy wypełniana jest nowa umowa w formularzu internetowym, na liście pojawiała się nowa pozycja z danymi powiązanymi z tą umową.

    Musisz dołączyć kolumnę dla każdego pola w formularzu internetowym, które chcesz przechwycić.

    Tworzenie nowej listy SharePoint

  4. Aby utworzyć mapowania formularzy internetowych, przejdź do menu Adobe Sign > Ustawienia, a następnie wybierz kartę Mapowania formularzy internetowych.

    Na karcie Mapowania formularzy internetowych możesz przejrzeć listę utworzonych formularzy internetowych i wybrać formularz internetowy, którego chcesz użyć do mapowania danych.

    Każdy formularz internetowy zawiera podstawowe informacje w nagłówkach kolumn:

    • Formularz internetowy — nazwa formularza internetowego zaimportowana z Adobe Sign.
    • Lista — nazwa listy programu SharePoint, na którą jest zmapowany formularz internetowy. Jeśli pola jest puste, związek nie istnieje.
    • Liczba zmapowanych pól — liczba zmapowanych relacji pól.
      Znak plus oznacza, że żadne pola nie zostały zmapowane. Możesz wybrać ikonę plusa, aby otworzyć interfejs mapowania.
      Liczba wskazuje liczbę relacji pól, które zostały zmapowane. Możesz wybrać ikonę ołówka, aby edytować mapowanie pola.
    • Kopiuj podpisany formularz internetowy w SharePoint — określa, czy kopia wypełnionej umowy formularza internetowego jest zapisywana w SharePoint. Po wybraniu opcji Nie zapisuj kopia nie jest zapisywana w SharePoint, a kopia w Adobe Sign pozostaje. Po wybraniu opcji Zapisz kopia podpisanej umowy jest przechowywana w SharePoint oraz w Adobe Sign.
    Uwaga:

    Jeśli żaden formularz internetowy nie jest dostępny dla użytkownika (co oznacza pominięcie kroku 1 powyżej), pojawi się łącze Nie masz jeszcze formularzy internetowych. Przejdź do aplikacji Adobe Sign, aby je utworzyć.

    Kliknięcie łącza powoduje otwarcie strony głównej Adobe Sign, na której można utworzyć formularz internetowy.

    Przechodzenie do ustawień Adobe Sign

    Wybór formularza internetowego

  5. W kolumnie Liczba zmapowanych pól wybierz ikonę plusa dla formularza internetowego, dla którego chcesz skonfigurować mapę danych.

    Kliknij znak plus, aby rozpocząć konfigurację mapowania

  6. Na wczytanej stronie Utwórz mapowanie:

    1. Sprawdź, czy formularz internetowy jest już wybrany.
    2. Wybierz listę, której chcesz użyć do zaakceptowania zawartości pola z formularza internetowego. Ujawnione zostaną zasady mapowania.
    3. Aby utworzyć nową relację między polami, wybierz opcję Dodaj regułę.
    4. Wybierz nazwę pola z kolumny Pola formularza internetowego i odpowiadającą jej nazwę Kolumna SharePoint
    5. Aby dodać kolejne mapowanie pustego pola, wybierz opcję Dodaj regułę.
    6. Skonfiguruj wszystkie pola formularza internetowego, które chcesz dostarczyć do listy SharePoint.

    Ponieważ pola w formularzu internetowym są mapowane na pola SharePoint, stają się one niewybieralne, co uniemożliwia mapowanie tego samego pola formularza internetowego na inne docelowe pole SharePoint.

    Skonfigurowane mapowanie formularzy internetowych

    Uwaga:

    Jeśli formularz internetowy ma więcej niż jednego odbiorcę (np. jednego lub więcej kontrsygnatariuszy), pola formularza internetowego zawierają numer indeksu umożliwiający identyfikację odbiorcy, do którego dane pole jest przypisane.

    • Każde pole z [1] jest przypisane do pierwszego odbiorcy (pierwotnego sygnatariusza)
    • Pole z [2] jest przypisane do drugiego odbiorcy (pierwszego kontrasygnatariusza)
    • Pole z [3] jest przypisane do trzeciego odbiorcy (drugiego kontrasygnatariusza)
    Wielu odbiorców

    Wielu odbiorców w interfejsie Utwórz formularz internetowy

  7. Po zmapowaniu wszystkich pól wybierz opcję Zapisz.

    Otworzy się strona Mapowania formularzy internetowych. Skonfigurowany formularz internetowy pokazuje liczbę zmapowanych pól.

    Aby edytować istniejące mapowanie, wybierz ikonę ołówka obok liczby zmapowanych pól, a następnie przełącz przycisk Zapisz, aby skopiować podpisany formularz internetowy do SharePoint.

    Zmapowany formularz internetowy w sekcji mapowania formularza internetowego

    Zapisz podpisany dokument w programie SharePoint

  8. Sprawdź, czy mapowanie formularzy internetowych działa.

    Gdy sygnatariusze wypełniają zmapowane formularze internetowe, dane formularza są automatycznie wypełniane prawidłowymi informacjami na podstawie informacji z listy SharePoint. Możesz sprawdzić, czy każde mapowane pole importuje poprawne wartości.

    Sprawdzanie, czy lista jest wypełniana

  9. Opcjonalnie wybierz opcję Ustawienia plików podpisu dla formularzy internetowych.

    Umowy dotyczące formularzy internetowych mają dedykowany folder, do którego są kierowane. Jeśli folder nie zostanie wybrany, Acrobat Sign dla SharePoint automatycznie utworzy folder „podpisane formularze internetowe”, w którym będą przechowywane umowy dotyczące formularzy internetowych. Można również wybrać opcję zapisywania umów we własnym folderze do przechowywania umów dotyczących formularzy internetowych, wybierając go na karcie „Ustawienia plików podpisu”.

  10. Opcjonalnie można zweryfikować umowę dotyczącą formularzy internetowych przechowywanych w SharePoint.

    Możesz teraz przejść do wybranego folderu (lub do folderu „podpisane formularze internetowe”, jeśli go nie wybrano), aby zobaczyć kompletne umowy dotyczące formularzy internetowych. W przypadku wybrania opcji włączenia rejestru kontrolnego plik PDF rejestru kontrolnego każdej umowy jest kopiowany z powrotem do tego samego folderu w SharePoint.

Pomoc dostępna szybciej i łatwiej

Nowy użytkownik?