Adobe Sign dla SharePoint (On-Premises): instrukcja instalacji

Integracja Adobe Sign dla serwera Microsoft SharePoint zapewnia zintegrowane rozwiązanie do tworzenia, wysyłania, śledzenia i zarządzania podpisami elektronicznymi. Integracja jest dostępna w przypadku lokalnych wersji programu Microsoft SharePoint 2013 i 2016 On-Premise. Jest to rozwiązanie dla Microsoft SharePoint umożliwiające:

• Dodawanie stron Zarządzaj Adobe Sign jako składników sieciowych SharePoint, za pomocą których użytkownicy SharePoint mogą śledzić i aktualizować umowy
• Wysyłanie dowolnych dokumentów z biblioteki dokumentów SharePoint do podpisania
• Wysyłanie dokumentów do pojedynczego odbiorcy lub grupy odbiorców z biblioteki dokumentów SharePoint lub niestandardowych list SharePoint
• Mapowanie danych z list SharePoint oraz z bibliotek dokumentów do dokumentów przez mapowanie scalające, gdy dokumenty zostaną wysłane do podpisania
• Mapowanie danych z pól podpisanej umowy do kolumn tekstowych na listach SharePoint oraz bibliotek dokumentów przy użyciu mapowania danych, gdy dokument został podpisany i jego status został automatycznie lub ręcznie odświeżony poprzez stronę Stan umowy
• Archiwizację wszystkich podpisanych umów w ramach SharePoint

Wymagania

Rozwiązanie Adobe Sign może zostać zainstalowane i skonfigurowane tylko przez administratora Microsoft SharePoint; do zainstalowania rozwiązania wymagane są również uprawnienia administracyjne na serwerze SharePoint. Aby uzyskać dodatkowe uprawnienia systemu, które mogą być wymagane do instalacji rozwiązania SharePoint, należy zapoznać się z dokumentacją serwera SharePoint oraz skontaktować się z administratorem SharePoint. Aby skonfigurować rozwiązanie, konieczne są również uprawnienia administratora konta w usłudze Adobe Sign i dostęp do klucza integracji konta Adobe Sign. Poniższe wymagania systemowe obejmują komponenty serwera i klienta wymagane do pomyślnego zainstalowania i uruchomienia usługi Adobe Sign dla SharePoint.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise lub SharePoint 2019 On-Premise
  

Kwestie, o których warto wiedzieć

Sesje przeglądarek typu prywatnego/incognito nie są obsługiwane przez pakiet Adobe Sign.

Program SharePoint ma ograniczenia dotyczące znaków, które należy mieć na uwadze, szczególnie podczas nadawania nazw plikom:

• Ścieżki URL nie mogą przekraczać 260 znaków
• Nazwy plików nie mogą przekraczać 128 znaków

Administratorzy identyfikowani jako konta systemowe podczas logowania w dowolnym zbiorze witryn powinni wprowadzić własne informacje w polu Lista AdobeSignUserInfo:

W przypadku wcześniejszych rozwiązań zwykli użytkownicy SharePoint mogą nie mieć dostępu do zbioru witryn.

Problem występuje, gdy:

• Rozwiązanie EchoSign (wersje wcześniejsze niż 4) jest zainstalowane w zbiorze witryn
• Administrator SharePoint osadził rozwiązanie jako części strony internetowej na dowolnej stronie programu SharePoint
• Użytkownik SharePoint jest członkiem grupy właściciela/osoby odwiedzającej/członków zbioru witryn
• Użytkownik SharePoint nie jest członkiem grupy użytkowników lub administratorem EchoSign

Aby rozwiązać problem, usuń część strony internetowej ze strony SharePoint. 

Instalacja

Aby zainstalować wersję on-premise pakietu Adobe Sign for SharePoint:

1. Pobierz nowy plik Adobe Sign for SharePoint.zip.
   
2. Zaloguj się na serwerze SharePoint jako administrator.
3. Prześlij plik Adobe Sign for SharePoint.zip na serwer.
4. Rozpakuj plik, aby wyodrębnić plik wykonywalny.
5. Kliknij plik Adobe Sign for SharePoint.exe.
6. Otworzy się kreator instalacji.  Kliknij przycisk Dalej.

  7. Skrypt wykona kontrolę systemu. Jeśli wszystko działa prawidłowo, kliknij przycisk Dalej.

  8. Wyświetli się umowa licencyjna użytkownika końcowego.

○ Zaznacz pole Akceptuję warunki Umowy licencyjnej

○ Kliknij przycisk Dalej

  9. Załaduje się strona Aplikacja sieci Web / Zbiory witryn.  Wybierz zbiory witryn, w których chcesz zainstalować rozwiązanie.

  10. Po zakończeniu instalacji kliknij przycisk Dalej.

  11. Po wyświetleniu strony Szczegóły wdrożenia możesz kliknąć przycisk Zamknij.

Opcje aktywacji/usuwania

Ponowne uruchomienie skryptu instalacji spowoduje uruchomienie tego samego kreatora i procesu sprawdzania systemu. 

Po sprawdzeniu systemu zamiast przejść do strony umowy licencyjnej użytkownika końcowego skrypt wyświetli monit:

○ Aktywuj — opcja Aktywuj umożliwia administratorowi aktywację rozwiązania Adobe Sign w dodatkowych witrynach w środowisku SharePoint. Po wybraniu tej opcji wczyta się strona Aplikacja sieci Web / Zbiory witryn, która będzie wyświetlać wszystkie witryny, w których nie jest aktywne jest rozwiązanie Adobe Sign (krok 9 powyżej).

○ Usuń — ta opcja spowoduje całkowite usunięcie rozwiązania ze wszystkich zbiorów witryn, w których aktywowano usługę Adobe Sign. Ukończone pliki dokumentów pozostaną w programie SharePoint.

Umowy, które są w toku, będą nadal aktywne w Adobe Sign i zostaną wypełnione normalnie. Wypełnione dokumenty nie będą już zwracane do SharePoint.

Konfiguracja po instalacji

Po zainstalowaniu pakietu należy wykonać cztery dodatkowe czynności konfiguracyjne:

• Instalacja klucza integracji
• Określ sposób dodawania użytkowników
• Zdecyduj, czy chcesz dołączyć rejestry kontrolne do podpisanych dokumentów
• Określ miejsce przechowywania podpisanych umów

Instalacja klucza integracji

Dla nowych instalacji wymagane jest wygenerowanie klucza integracji w usłudze Adobe Sign, a następnie przejście do SharePoint. Klucz ten jest tokenem dostępu, który uwierzytelnia środowiska Adobe Sign i SharePoint, tworząc relację opartą na zaufaniu, i udostępnia zawartość.

Aby wygenerować klucz integracji w usłudze Adobe Sign:

• Zaloguj się do administratora konta Adobe Sign.
• Wybierz kolejno Konto > Adobe Sign API > Informacje o API
• Kliknij łącze Klucz integracji na środku strony

Ładuje się interfejs Utwórz klucz integracji:

Wprowadź łatwą w identyfikacji nazwę klucza (np. SharePoint)

Dla klucza integracji należy włączyć następujące elementy:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Kliknij przycisk Zapisz po konfiguracji klucza.

Wyświetlona zostaje strona Tokeny dostępu, na której wyświetlone są klucze określone na Twoim koncie.

• Kliknij definicję klucza utworzoną dla SharePoint

○ Łącze klucza integracji wyświetla się w górnej części definicji.

• Kliknij łącze klucza integracji.

Wyświetlony zostaje klucz integracji:

• Skopiuj klucz i zapisz w bezpiecznym miejscu, aby go użyć w następnym kroku.
• Kliknij przycisk OK.

Aby zainstalować klucz integracji w SharePoint:

• Zaloguj się do administratora witryny SharePoint
• Przejdź do ikony Ustawienia Adobe Sign, aby wyświetlić stronę Ustawienia

1. Na stronie ustawień kliknij kartę Ustawienia konta.
2. Wklej klucz integracji do podanego pola.
3. Kliknij przycisk Zapisz.

Dodawanie użytkowników

Pierwszym etapem dodawania użytkowników jest udzielenie im dostępu do rozwiązania Adobe Sign. W tym celu:

1. Przejdź do opcji Ustawienia witryny > Użytkownicy i uprawnienia > Osoby i grupy.
2. Edytuj grupy Adobe Sign według potrzeb:

○ Administrator usługi Adobe Sign: użytkownicy, którzy mogą skonfigurować rozwiązanie Adobe Sign (tj. wypełnić stronę ustawień i wypełnić listę AdobeSignUserInfo). Tylko powiązani administratorzy zbioru witryn lub aplikacji internetowych mogą skonfigurować tę grupę. Użytkownicy należący do tej grupy mogą uzyskać dostęp do kart Ustawienia osobiste, Ustawienia konta, Przechowywanie umóworaz Mapowanie szablonów na stronie Ustawienia.

○ Użytkownik Adobe Sign: użytkownicy, którzy mają używać rozwiązania skonfigurowanego przez administratorów zbioru witryn. Użytkownicy należący do tej grupy mogą uzyskać dostęp tylko do karty Ustawienia osobiste na stronie Ustawienia.

Automatyczne obsługa administracyjna użytkowników w usłudze Adobe Sign

Usługa Adobe Sign wymaga, aby wszyscy użytkownicy wysyłający umowy mieli do tego licencję w systemie Adobe Sign. Po pierwszym użyciu użytkownik jest automatycznie konfigurowany w usłudze Adobe Sign, jeśli jeszcze nie istnieje. Domyślnie ten użytkownik jest obsługiwany przy użyciu informacji dostępnych w profilu SharePoint użytkowników.

Pobieranie informacji o użytkownikach z listy AdobeSignUserInfo

Włączenie tej funkcji poinformuje program SharePoint, aby korzystał z wartości z listy AdobeSignUserInfo w celu tworzenia nowych użytkowników oraz analizowania istniejących sesji użytkowników Adobe Sign.

Jeśli funkcja nie jest włączona, SharePoint będzie używać wartości skojarzonych z listy SharePointUser zdefiniowanych przez SharePoint.

Warto zauważyć, że można skojarzyć adresy e-mail (a tym samym dostęp do usługi Adobe Sign) z użytkownikami SharePoint, którzy nie mają publicznego adresu e-mail lub muszą używać innego adresu e-mail niż wartość e-mail SharePoint (np.: Bob@MyDomain.dom jest użytkownikiem programu SharePoint, ale musi wysyłać umowy przy użyciu wartości adresu e-mail HumanResources@MyDomain.dom)

Aby użyć wartości listy dla automatycznej obsługi administracyjnej, należy wykonać dwie czynności:

1. Aktualizować listę AdobeSignUserInfo
2. Włączyć funkcję Pobieranie informacji o użytkownikach z listy AdobeSignUserInfo

Aby zaktualizować listę AdobeSignUserInfo

1. Przejdź do Zawartość witryny > AdobeSignUserInfo
2. Edytuj listę, aby zawierała żądane wartości użytkownika

Aby włączyć generowanie użytkowników z listy AdobeSignUserInfo:

1. Zaloguj się do swojego konta Adobe Sign jako administrator.
2. Przejdź do interfejsu Ustawienia Adobe Sign.
3. Kliknij kartę Ustawienia konta.
4. Zaznacz pole Pobieranie informacji o użytkownikach z listy AdobeSignUserInfo.
5. Kliknij przycisk Zapisz.

Pobierz rejestr kontrolny dla podpisanych umów

Jeśli ta opcja jest włączona, plik PDF z rejestrem kontroli zostanie zwrócony wraz ze finalnym dokumentem po zakończeniu każdej umowy. Rejestr kontrolny jest dokumentem podsumowującym wszystkie ważne zdarzenia dotyczące umowy (wysłane, wyświetlone, podpisane), w tym metadane użytkownika skojarzone z tymi zdarzeniami (godzina/data, adres IP)

Aby włączyć dostarczanie rejestru kontrolnego:

1. Zaloguj się do swojego konta Adobe Sign jako administrator.
2. Przejdź do interfejsu Ustawienia Adobe Sign.
3. Kliknij kartę Ustawienia konta.
4. Zaznacz pole Pobierz rejestr kontrolny dla podpisanych umów.
5. Kliknij przycisk Zapisz.

Definiowanie folderu docelowego podpisanej umowy

Kompletną dokumentację można skonfigurować tak, aby była przechowywana w jednym określonym folderze dla całego (globalnego) zbioru witryn.

Jeśli nie wyznaczono żadnego folderu globalnego, ostateczny podpisany dokument zostanie zwrócony do podfolderu Podpisane umowy, który zostanie utworzony w bibliotece dokumentów, z której wysłano dokument.

Aby skonfigurować globalny folder podpisanych umów:

1. Zaloguj się do swojego konta Adobe Sign jako administrator.
2. Utwórz folder docelowy w dowolnym miejscu.
3. Przejdź do strony Ustawienia Adobe Sign.
4. Kliknij kartę Przechowywanie umów.
5. Znajdź folder na liście dostępnych folderów i kliknij go, aby go zaznaczyć.
6. Kliknij przycisk Zapisz.

Odwzorowanie szablonu

Adobe Sign obsługuje powiązanie danych między listami SharePoint a polami formularza umowy.

Przy użyciu obiegów pracy i mapowania pól listy do pól formularza możesz automatycznie wstępnie wypełnić dokumenty przed wysłaniem, skracając czas wypełniania formularzy przez nadawców i/lub sygnatariuszy i ograniczając ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych.

W razie potrzeby można również utworzyć mapowanie wyodrębniające dane pól formularza z podpisanej umowy i wypełnić listę SharePoint.

Pełną instrukcję dotyczącą konfigurowania mapowań szablonów można znaleźć tutaj.